近年、チャットボットは企業のWebサイトやECサイトに広く取り入れられているため、使ったことがある方も多いのではないでしょうか。
最近は企業だけでなく、大学、私立校、専門学校、塾といった教育機関のWebサイトにもチャットボットが導入されています。
今回の記事では、学校や教育現場でのチャットボットの役割、導入効果や事例、使用するときのコツについて解説するので、導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
弊社が運営するチャットボット「さっとFAQ」はExcelから会話データの作成ができ、プログラミングスキルがなくても導入・運用が可能です。30日間の無料トライアルもありますので、ぜひご検討ください。
学校や教育現場でのチャットボットの役割
学校や教育機関におけるチャットボットの役割を3点解説します。
生徒や保護者との連絡
チャットボットは、学内外の生徒や保護者との連絡ツールとして活用できます。
学内の生徒に対しては、学校生活の連絡事項、授業時間の変更など、通常は学生課で得られる情報を一元化できます。生徒は学校に電話したり、校内に掲示板を見に行ったりしなくても、正しい情報がわかるので便利です。
学外の学生や保護者に対しては、学校のホームページに設置することで入試関連情報、資料ダウンロード、キャンパスライフなどを発信できます。こちらも、わざわざ学校に問い合わせることなく、必要な情報を取得できるため受験準備がスムーズになるでしょう。
入試の問い合わせ
上記でも解説した通り、入試の問い合わせ対応をチャットボットで自動化できます。
特に、受験シーズンが近づくと問い合わせ数が急増します。受験日、試験科目、会場、入学費用など1日に同じ質問が何度も来ることがあり、職員の業務負担を軽減するためにチャットボットの活用は非常に有効だといえるでしょう。
生徒の学習サポート
学校によってはリモート授業を実施していることがあります。その際、教師・学生間で連携を取るために、チャットボットが効果的です。
チャットボットに授業に必要な情報を記憶させ、わからないことがあれば学生がアクセスして自動対話形式で自己解決できるよう設定します。また、チャットボットで学生の習得度をデータで把握できれば、リモートでも学生に寄り添った教育の提供が可能です。
授業内容だけでなく、リモート学習で活用する配信ツールの使い方、環境設定、履修科目、取得単位など、学生生活に必要となる補助的な情報もチャットボットで完結できるようにすると良いでしょう。
学校や教育現場におけるチャットボットの効果
チャットボットを学校や教育現場で活用すると、どのような効果があるのでしょうか。ここでは6点解説します。
素早い対応で入学動機を高められる
チャットボットにあらかじめ設定されている回答なら、即時回答が可能です。電話問い合わせの場合、担当者が回答を把握していなければ待ち時間が発生し、保護者や学生に不安感や不満を与えてしまう可能性があります。
その点、チャットボットは自動対応でき、回答品質も一定なので保護者に安心感を与えられるでしょう。
入試を控えて志望校に迷う生徒や保護者にとって、対応に不備があると過敏に反応し、他校を選んでしまうかもしれません。したがって、知りたい情報をその場で得られるチャットボットは、学校のブランド力や入試動機を高める役割があります。
窓口対応の業務負担を軽減できる
これまで窓口に問い合わせが集中していた質問について、チャットボットが自動対応すれば、担当者の業務負担を激減させることができます。
履修登録、学内システム、学生証、休暇、ゼミ、学内アルバイトなど、学生窓口には非常に多くの質問が毎日のように寄せられています。そこでよくある質問を集めてFAQを作成し、チャットボットに学習させると職員はインターンや就職支援など別のコア業務に注力できるようになるでしょう。
学生の声を拾いやすい
学生の中には人と話すのが苦手で、わからないことがあっても教師や学生課に聞きにくいという人もいるでしょう。そのような学生にとって、チャットボットなら気楽に質問でき、正しい情報をいつでも問い合わせできます。
アルバイトや就職活動、留学で海外にいて直接の問い合わせが難しい学生にとっても、24時間365日稼働しているチャットボットは、非常に便利です。
また、チャットボットを活用すると、学生や保護者はどのような点に関心や興味があるか、データで確認できるようになります。普段はなかなか聞けない当事者の声を拾えるようになり、ブランド力を高めるための施策を取りやすくなるでしょう。
対話しながら学習できる
学習シーンでは、教師ばかりが話しっぱなしになるのではなく、生徒と対話しながら学ぶことが重要です。学習者が主体的に学ぶことで、学習が進みます。
そこでチャットボットを活用すると、会話形式で学生は疑問点を解消できるようになります。授業で発言しづらくても、デジタルヒューマンの立場であるチャットボットなら、話しやすいというメリットがあるでしょう。
特に、AIを搭載したチャットボットなら自然な会話が期待できます。学生も楽しみながら学習できるようになるので、おすすめです。
データ収集と教育プログラムへの反映ができる
チャットボットを教育の場に導入する効果の1つは、データを集めて、より良い教育プログラムづくりに役立てられることです。学生がどのような質問や相談をするのか、その内容は普段の授業での発言やアンケートからは見えてこない、貴重な情報源です。
ある授業や分野に関して理解できていないとする質問が多く寄せられた場合、現在使っている教材や教え方に改善の余地があるサインの可能性もあるでしょう。
さらに、学生がチャットボットとやり取りしたデータを分析することで、一人ひとりの学び方や理解の深さの違いも見えてきます。図表を好む生徒もいれば、論理的に段階を追った解説を好む生徒もいるでしょう。
データ収集によって学生の傾向を分析し、教材の内容や教え方を柔軟に調整できます。
多言語対応による外国人学生向けの支援ができる
チャットボットが多言語対応の場合、グローバルな教育現場で心強い味方となり得ます。留学生が母国語で、24時間いつでも相談できるため、言葉の心配なく必要な情報をすぐに得られることが魅力です。
留学生の入学の手続きや学校生活の質問に、中国語や英語、ベトナム語など、対応している範囲で、それぞれの言語でチャットボットが答えてくれます。リアルタイムで応答してくれるので、留学生は知りたい情報をすぐに手に入れられ、勉強に集中できる環境が整えられるでしょう。
また、海外の提携校との交換留学プログラムや留学に必要な手続きも、それぞれの国の言葉で正確な情報を提供できます。多言語で対応できるチャットボットは、大学が目指す国際化への取り組みを、技術の面から支えてくれる力強い存在です。
学校や教育現場でチャットボットを導入する際の注意点
学校や教育現場でチャットボットを導入する際の注意点を3点紹介します。注意点を理解した上で活用することが重要なポイントです。
学生との会話の機会が減る
チャットボットの導入により、直接的なコミュニケーションが少なくなることが課題の1つです。学生が質問や悩みをチャットボットだけで解決しようとすると、教員との直接の会話が減ってしまい、信頼関係を築いたり、深く学んだりする機会を見逃す可能性があります。
学生時代は、さまざまな人と関わり合いながら、社会性やコミュニケーション力を育てていく大切な時期です。
チャットボットを使い始めたとしても、すぐにコミュニケーションの機会が減るわけではありませんが、定期的な面談や、意見を出し合うグループワークを授業に取り入れるなど、意識して直接の対話の場を作っていくことが大切になるでしょう。
また、教員側でもチャットボットでの相談内容を適宜確認し、必要に応じて直接話し合う機会を設けるなど、技術と人との関わりのバランスをとることが求められます。
専門知識を持った人材が必要
チャットボットを教育現場に導入する際、適切な運用と管理のために専門知識を持った人材の確保が重要な課題です。まずは教員や学生に、チャットボットをどのように使うのが良いのか、個人情報をどのように守るのか、そしてAIにできることとできないことを理解してもらわなければなりません。
また、システムを動かしていく上では、情報セキュリティやデータ保守に詳しいIT担当のサポートも必要です。
ただし、システムをゼロから作る必要はありません。すでに使われているチャットボットのサービスを利用することで、安全面での対策や運用の方法も、スムーズに取り入れられます。
実績のあるサービスを活用することで、管理側の負担も軽くなり、安心して効果的にチャットボットの導入が可能です。限られた人材や時間を活用しながら、より良い学習環境を整えられます。
セキュリティ対策をしっかりおこなう
教育機関でチャットボットを導入する際に、最も気をつけるべきポイントはセキュリティ対策です。学生はプライベートな情報を包み隠さずチャットボットに入力することもあるため、チャット内容を適切に管理しなければなりません。
学生や教員を含めた個人情報が流出しないように、外部からの侵入を防ぎ、不正アクセスを検知する仕組みなどが必要です。
また、利用者に対して入力された個人情報をどのように扱うのかを明示し、安心して利用してもらえるような対応も必要となるでしょう。
個人情報を取り扱う場合に、必要な要件は個人情報保護法によって定められています。データ保護に関する法規制を遵守しなければなりません。個人情報保護法には、利用目的や安全管理措置、苦情の申出先など公表すべき事項も定められているため注意が必要です。
学生が安心してチャットボットを利用できるよう、セキュリティ面に配慮した環境を整えることが求められます。
学校や教育現場でのチャットボットの使用事例
次に、学校や教育現場でチャットボットが活用された事例を紹介します。
武蔵野大学：入試や履修、資格取得に関する問い合わせを効率化
武蔵野大学は通信教育課程のWebサイトにFAQチャットボットの「さっとFAQ」を導入しました。
受験生や在学生から頻繁に寄せられる質問に対する回答を自動化することで、対応窓口の効率化を実現。
複数のボットをさまざまな部門の担当者が作成するにあたり、操作や設定が簡単なチャットボットツールを用いることで、導入や維持管理のコストを大きくかけずに業務効率化を進められた事例です。
佛教大学：通信教育で学習支援強化と業務効率化
引用：https://www.bukkyo-u.ac.jp/
佛教大学は、通信教育課程にAI型のチャットボットを導入すると発表しました。これまでは、通信教育課程に在籍する学生から年間40,000件ほど問い合わせがありましたが、チャットボットを導入することで大幅に職員の負担を減らすことができます。
問い合わせ内容は、入学や学習内容などが含まれ、今後はチャットボットの導入で生徒側の利便性も高まると期待されています。
桜美林学園：年間3万件の学生問い合わせ業務を効率化
桜美林学園では、学生からの問い合わせが年間約30,000件にまで及んでいました。そこで、質問の意味を解析するAI型のチャットボットを導入し、職員の業務効率化に取り組んでいます。
問い合わせ内容は、学生生活、国際交流、留学情報、入試情報など多岐に渡り、受験生と在校生の部門別に管理しながら自動対応しています。
駒澤大学：LINEチャットボットを活用
引用：https://www.komazawa-u.ac.jp/
駒澤大学の教務課窓口へのよくある質問の問い合わせ数を減らすために、学生に普及しているLINEを活用したチャットボットを導入しました。
その結果、チャットボットは運用開始1か月で16,000回実行され、学生の履修登録が必要となる時期には、1日1,000回以上ものセッションが行われたと言います。
東北工業大学：情報サービスセンターにチャットボットを導入
東北工業大学は、情報システムや学内ネットワークについて、学生だけでなく職員からもシステムの使用方法やトラブルの問い合わせが多く発生していました。しかし、対応する職員によって質の違いが見られていました。
それを解決するためにAI型のチャットボットを導入し、職員の業務負担を軽減するだけでなく、正しい情報を素早く提供できるようになっています。
個別指導塾スタンダード：資料請求などCVを50%アップ
個別指導塾スタンダードで、双方向コミュニケーションが取れるLINEを使ったチャットボットを導入。マーケティングとしても活用でき、資料請求や無料体験の申し込みの案内が可能です。
その結果、LINEの友達からのコンバージョン率が15%増え、全体のコンバージョン率が前年比で50%にまで高まりました。これは、検索連動型広告に負けないくらいの結果となっています。
学校や教育現場でチャットボットを導入する際のポイント
学校や教育現場でチャットボットを導入するポイントとして4つの内容を紹介します。
チャットボットを導入する目的を明確にする
教育現場でチャットボットを導入する際は、目的を明確にすることが大切です。チャットボットができることと、できないことを理解して、どのような場面で活かしていくのかをあらかじめ決めなければなりません。
チャットボットを利用する学生にはさまざまな対象が考えられます。学生それぞれが、知っていることや知りたいことが異なるため、利用者と想定される質問内容を明確にしておくことで、より役立つ回答が可能です。
対象ユーザーと対象範囲を周知しておくことで、学生もどこまで質問できるのかを判断できるほか、予想外の質問を避けられます。直接問い合わせが必要な線引きもしておくことで、よりスムーズな利用につなげられるでしょう。
チャットボットを利用する目的を明確にすることで、学生にとってより頼りがいのあるツールとして利用していけます。
プライバシーポリシーの規定と遵守
チャットボットを導入する際に、最も気を付けるべきポイントが個人情報とプライバシーの保護です。チャットボットを通じてやりとりされる情報は、外部に漏れることがないように安全に保管し管理しなければなりません。
学生がチャットボットに寄せる相談内容や学習記録などを、どのように保護するのか、誰がどのような目的で使えるのかをあらかじめ決めておきます。法律で定められた個人情報の取り扱いルールに沿って、慎重に進めていく必要があるでしょう。
また、情報の扱い方は、プライバシーポリシーとして利用者に明示する必要があります。この情報は学習環境の改善のために使うことや、個人が特定されるような使い方は一切しないことなど、具体的な約束事を示すことで、安心して利用できる環境を整えることが重要です。
透明性のある情報管理によって、チャットボットをスムーズに活用できるように努めていかなければなりません。
複数のチャットボットを比較する
教育現場にチャットボットを導入する際、複数の候補の中から目的や状況に合ったものを探すことがポイントです。どのような機能が備わっているのか、学校の状況に合っているのかなど、目的に沿って候補を絞っていきます。
価格や機能の比較だけではなく、導入後のフォロー体制も重要なポイントです。トラブル発生時の対応や、不明点を相談できる環境があるかなどの視点で確認しておかなければなりません。
チャットボットは導入したら終わりではなく、むしろ導入してからの改善が重要です。よく寄せられる質問や回答が不十分な部分など、活用状況を見ながら改善を重ねていく必要があります。
利用データの分析や改善提案までサポートしてくれると、より効果的な活用ができるでしょう。長期的な視点でチャットボットを選ぶことで、より充実した教育支援ツールとして活用できます。
導入コストとランニングコストに注意する
チャットボットを導入する際のコストは、単にどれだけ予算を抑えて導入できるかだけでなく、掛けた予算に対してどれだけのメリットがあるのかの視点で見ていくことが大切です。
教員が余裕を持って授業の準備ができるようになる、学生がより気軽に質問できるなど、さまざま面での効果を総合的に判断する必要があります。
システムの選び方も大切なポイントです。新しいチャットボットを新規に作るのではなく、既存のサービスを活用する方が、安心して使えて費用も抑えられることが多くあります。
まずは小規模な範囲で試験的に試してみることも効果的です。学生の範囲や教科の範囲などを限定した形で使い始めて、どのような効果があるのかを確かめながら、少しずつ広げていく方法が良いでしょう。
慎重に進めることで、トラブルを少なく導入できるほか、運用していく上での課題も抽出できます。
学校や教育現場でチャットボットを使うときのコツ
学校や教育現場でチャットボットを使う際のコツを4点解説します。
チャットボットが対応できない質問は人が対応する
チャットボットは学習した内容なら正確に回答することができますが、質問の難易度によっては完全に答えることができません。その場合、有人対応に切り替えるよう設定しておくことが大切です。
チャットボットで答えられない質問に対しては、問い合わせ電話番号やメールアドレス、窓口の応答時間、場所などを案内すると良いでしょう。
チャットボットを導入したからといって、窓口対応をなくすのは現実的ではありません。簡易的な質問はチャットボットに集約させ、難解な質問は職員が対応して役割を分担させましょう。
FAQの数を増やす
チャットボットの運用が始まったら、FAQの数をできる限り増やしましょう。最初から完璧を目指してすべての質問をカバーするのではなく、主要なFAQから掲載して徐々に範囲を広げていきます。
学生がチャットボットを活用して回答が得られない状況が続けば、チャットボットが使われなくなる恐れがあります。その事態を避けるためにも、FAQの数を増やし充実化を図ることが大切です。
データ分析して改善を続ける
チャットボットは問い合わせ内容や会話のログデータを保管しておくことができます。問い合わせ数が溜まったら、データ分析して改善につなげることが大切です。
特に問い合わせが多い項目について、学生へのサポート内容を充実させたり、わかりやすい表記に工夫したりすれば、サービスの質を高めブランド力を強められるようになるでしょう。
回答内容を定期的に確認する
チャットボットは学生生活をサポートしてくれる心強い味方ですが、ときには誤った回答をおこなう場合もあることを理解する必要があります。そのため、どのような回答をしているのかを、定期的に確認しましょう。
例えば、学校の行事予定や課題の締め切りなどの質問に対して、正確ではない情報を伝えてしまうこともあるでしょう。その際は、できるだけ早く学生に訂正と正しい情報を知らせなければなりません。
また、同じ間違いを繰り返さないように、チャットボットへのフィードバックも必要です。回答内容の確認に関しては曜日を決めるなど、確認する仕組みづくりをすることで、より安心して利用できます。
学校や教育現場でチャットボットを活用しよう
学校や教育機関でチャットボットを活用すると、学生生活をサポートできるだけでなく、職員の負担を減らし、教師による教育も充実化が図れます。
チャットボットはいつでもコミュニケーションが取れるため、忙しく学生生活を送っていても必要な情報を得ることが可能です。
弊社サンソウシステムズが提供するチャットボット「さっとFAQ」は月額1万円から利用できます。ExcelからFAQの会話データを作成できるため、運用も簡単です。
30日間の無料トライアルもご用意しておりますので、「まずは使ってみたい」という方におすすめです。ぜひ、この機会に導入をご検討ください。