学校Webサイトでチャットボットを活用して問い合わせ対応を効率化|導入事例・おすすめサービスを紹介

活用方法

近年、チャットボットは企業のウェブサイトやECサイトに広く取り入れられているため、使ったことがある方も多いのではないでしょうか。

最近は企業だけでなく、大学、私立校、専門学校、塾といった教育機関のウェブサイトにもチャットボットが導入されています。

今回の記事では、学校や教育現場でのチャットボットの役割、導入効果や事例、使用するときのコツについて解説するので、導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

弊社が運営するチャットボット「さっとFAQ」はエクセルから会話データの作成ができ、プログラミングスキルがなくても導入・運用が可能。30日間の無料トライアルもありますので、検討していただけたら幸いです。

\ 導入実績 250社 チャットボット数 850体以上 /

チャットボット「さっとFAQ」の詳細はこちら

学校や教育現場でのチャットボットの役割

学校や教育機関におけるチャットボットの役割を3点解説します。

生徒や保護者との連絡

チャットボットは、学内外の生徒や保護者との連絡ツールとして活用できます。

学内の生徒に対しては、学校生活の連絡事項、授業時間の変更など、通常は学生課で得られる情報を一元化できます。生徒は学校に電話したり、校内に掲示板を見に行ったりしなくても、正しい情報がわかるので便利です。

学外の学生や保護者に対しては、学校のホームページに設置することで入試関連情報、資料ダウンロード、キャンパスライフなどを発信できます。こちらも、わざわざ学校に問い合わせることなく、必要な情報を取得できるため受験準備がスムーズになるでしょう。

入試の問い合わせ

上記でも解説した通り、入試の問い合わせ対応をチャットボットで自動化できます。

特に、受験シーズンが近づくと問い合わせ数が急増します。受験日、試験科目、会場、入学費用など1日に同じ質問が何度も来ることがあり、職員の業務負担を軽減するためにチャットボットの活用は非常に有効だといえるでしょう。

生徒の学習サポート

学校によってはリモート授業を実施していることがあります。その際、教師と学生間で連携を取るために、チャットボットが効果的です。

チャットボットに授業に必要な情報を記憶させ、わからないことがあれば学生がアクセスして自動対話形式で自己解決できるよう設定します。また、チャットボットで学生の習得度をデータで把握できれば、リモートでも学生に寄り添った教育を提供することが可能です。

授業内容だけでなく、リモート学習で活用する配信ツールの使い方、環境設定、履修科目、取得単位など、学生生活に必要となる補助的な情報もチャットボットで完結できるようにするといいでしょう。

学校や教育現場におけるチャットボットの効果

チャットボットを学校や教育現場で活用すると、どのような効果があるのでしょうか。ここでは4点解説します。

素早い対応で入学動機を高められる

チャットボットにあらかじめ設定されている回答なら、即時回答が可能です。電話問い合わせの場合、担当者が回答を把握していなければ待ち時間が発生し、保護者や学生に不安感や不満を与えてしまう可能性があります。

その点、チャットボットは自動対応でき、回答品質も一定なので保護者に安心感を与えられるでしょう。

入試を控えて志望校に迷う生徒や保護者にとって、対応に不備があると過敏に反応し、他校を選んでしまうかもしれません。従って、知りたい情報をその場で得られるチャットボットは、学校のブランド力や入試動機を高める役割があります。

窓口対応の業務負担を軽減できる

これまで窓口に問い合わせが集中していた質問について、チャットボットが自動対応すれば、担当者の業務負担を激減させることができます。

履修登録、学内システム、学生証、休暇、ゼミ、学内アルバイトなど、学生窓口には非常に多くの質問が毎日のように寄せられています。そこでよくある質問を集めてFAQを作成し、チャットボットに学習させると職員はインターンや就職支援など別のコア業務に注力できるようになるでしょう。

学生の声を拾いやすい

学生の中には人と話すのが苦手で、わからないことがあっても教師や学生課に聞きにくいという人もいるでしょう。そのような学生にとって、チャットボットなら気楽に質問でき、正しい情報をいつでも問い合わせできます。

アルバイトや就職活動、留学で海外にいて直接の問い合わせが難しい学生にとっても、24時間365日稼働しているチャットボットは、非常に便利です。

また、チャットボットを活用すると、学生や保護者はどのような点に関心や興味があるか、データで確認できるようになります。普段はなかなか聞けない当事者の声を拾えるようになり、ブランド力を高めるための施策を取りやすくなるでしょう。

対話しながら学習できる

学習シーンでは、教師ばかりが話しっぱなしになるのではなく、生徒と対話しながら学ぶことが重要です。学習者が主体的に学ぶことで、学習が進みます。

そこでチャットボットを活用すると、会話形式で学生は疑問点を解消できるようになります。授業で発言しづらくても、デジタルヒューマンの立場であるチャットボットなら、話しやすいというメリットがあるでしょう。

特に、AIを搭載したチャットボットなら自然な会話が期待できます。学生も楽しみながら学習できるようになるので、おすすめです。

学校や教育現場でのチャットボットの使用事例

次に、学校や教育現場でチャットボットが活用された事例を紹介します。

武蔵野大学:入試や履修、資格取得に関する問い合わせを効率化

総合トップ | 武蔵野大学 通信教育部
武蔵野大学、武蔵野大学大学院通信教育部はインターネットを利用して学習する通信制の大学です。

武蔵野大学は通信教育課程のWEBサイトにFAQチャットボットの「さっとFAQ」を導入しました。

受験生や在学生から頻繁に寄せられる質問に対する回答を自動化することで、対応窓口の効率化を実現。

複数のボットを様々な部門の担当者が作成するにあたり、操作や設定が簡単なチャットボットツールを用いることで、導入や維持管理のコストを大きくかけずに業務効率化を進められた事例です。

佛教大学:通信教育で学習支援強化と業務効率化

佛教大学
佛教大学公式サイト。佛教大学は京都市北区紫野キャンパスを拠点とした総合大学です。大学の概要、学部・大学院、入試情報、キャリア支援、研究・社会連携活動、附置機関などをご覧いただけます。

佛教大学は、通信教育課程にAI型のチャットボットを導入すると発表しました。これまでは、通信教育課程に在籍する学生から年間40,000件ほど問い合わせがありましたが、チャットボットを導入することで大幅に職員の負担を減らすことができます。

問い合わせ内容は、入学や学習内容などが含まれ、今後はチャットボットの導入で生徒側の利便性も高まると期待されています。

桜美林学園:年間3万件の学生問い合わせ業務を効率化

桜美林学園
学校法人桜美林学園の公式Webサイトです。桜美林学園は「キリスト教精神に基づく国際人の育成」を建学の理念とし、大学、高等学校・中学校、幼稚園を設置する学校法人です。2021年に創立100周年を迎えます。

桜美林学園では、学生からの問い合わせが年間約30,000件にまで及んでいました。そこで、質問の意味を解析するAI型のチャットボットを導入し、職員の業務効率化に取り組んでいます。

問い合わせ内容は、学生生活、国際交流、留学情報、入試情報など多岐に渡り、受験生と在校生の部門別に管理しながら自動対応しています。

駒澤大学:LINEチャットボットを活用

駒澤大学
駒澤大学は、開校から130余年。現在、15,000人が7学部、9大学院研究科で学ぶ総合大学です。全ての学部が世田谷区の駒沢キャンパスにあり、学部学科の専門教育の枠を超えた知識や人間関係を育みます。

駒澤大学の教務課窓口へのよくある質問の問い合わせ数を減らすために、学生に普及しているLINEを活用したチャットボットを導入しました。

その結果、チャットボットは運用開始1か月で16,000回実行され、学生の履修登録が必要となる時期には、1日1,000回以上ものセッションが行われたといいます。

東北工業大学:情報サービスセンターにチャットボットを導入

東北工業大学

東北工業大学は、情報システムや学内ネットワークについて、学生だけでなく職員からもシステムの使用方法やトラブルの問い合わせが多く発生していました。しかし、対応する職員によって質の違いが見られていました。

それを解決するために、AI型のチャットボットを導入し職員の業務負担を軽減するだけでなく、正しい情報を素早く提供できるようになっています。

個別指導塾スタンダード:資料請求などCVを50%アップ

低料金で個別指導の学習塾なら【個別指導塾スタンダード】
【学習塾のスタンダード】は、小学校・中学校・高校の全学年、全教科に対応した個別指導塾です。いつでも入会費無料0円。直営だから良質な講師を良心的な価格でご提供!まずは無料の入塾体験からお気軽にどうぞ!

個別指導塾スタンダードで、双方向コミュニケーションが取れるLINEを使ったチャットボットを導入。マーケティングとしても活用でき、資料請求や無料体験の申し込みの案内が可能です。

その結果、LINEの友達からのコンバージョン率が15%増え、全体のコンバージョン率が前年比で50%にまで高まりました。これは、検索連動型広告に負けないくらいの結果となっています。

学校や教育現場でチャットボットを使うときのコツ

学校や教育現場でチャットボットを使う際のコツを3点解説します。

チャットボットが対応できない質問は人が対応する

チャットボットは学習した内容なら正確に回答することができますが、質問の難易度によっては完全に答えることができません。その場合、有人対応に切り替えるよう設定しておくことが大切です。

チャットボットで答えられない質問に対しては、問い合わせ電話番号やメールアドレス、窓口の応答時間、場所などを案内するといいでしょう。

チャットボットを導入したからといって、窓口対応をなくすのは現実的ではありません。簡易的な質問はチャットボットに集約させ、難解な質問は職員が対応して役割を分担させましょう。

チャットボットでできること5選|できないことと対策も解説
「チャットボットで、できること・できないことを知りたい」と悩んでいる方へ。本記事では、チャットボットでできることを5つ紹介します。またチャットボットではできないこととその対策方法についても併せて解説します。

FAQの数を増やす

チャットボットの運用が始まったら、FAQの数をできる限り増やしましょう。最初から完璧を目指してすべての質問をカバーするのではなく、主要なFAQから掲載して徐々に範囲を広げていきます。

学生がチャットボットを活用して回答が得られない状況が続けば、チャットボットが使われないようになる恐れがあります。それを避けるためにも、FAQの数を増やし充実化を図ることが大切です。

データ分析して改善を続ける

チャットボットは問い合わせ内容や会話のログデータを保管しておくことができます。問い合わせ数が溜まったら、データ分析して改善につなげることが大切です。

特に問い合わせが多い項目について、学生へのサポート内容を充実させたり、わかりやすい表記に工夫したりすれば、サービスの質を高めブランド力を強められるようになるでしょう。

学校や教育現場でチャットボットを活用しよう

学校や教育機関でチャットボットを活用すると、学生生活をサポートできるだけでなく、職員の負担を減らし、教師による教育も充実化が図れます。

チャットボットはいつでもコミュニケーションが取れるため、忙しく学生生活を送っていても必要な情報を得ることが可能です。

弊社サンソウシステムズが提供するチャットボット「さっとFAQ」は月額1万円から利用できます。エクセルからFAQの会話データを作成できるため、運用も簡単です。

30日間の無料トライアルもご用意しておりますので、「まずは使ってみたい」という方におすすめです。ぜひ、この機会に導入をご検討ください。

\ 導入実績 250社 チャットボット数 850体以上 /

チャットボット「さっとFAQ」の詳細はこちら
タイトルとURLをコピーしました