少子高齢化の影響による労働人口の減少から、日本は慢性的な人手不足に陥っています。この問題は今後ますます深刻化すると予想されており、企業は早急に対策を打たなければいけません。
今すでに「人手不足で困っているから対策したい」「今後、人手不足になる可能性があるから対策を知っておきたい」と考えている企業担当者も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、日本の現状や人手不足に陥る原因を紐解き、人手不足に有効な対策を紹介します。実際に人手不足対策をしている企業事例や、効果的なITツールも紹介するのでぜひ参考にしてください。
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日本は慢性的な人手不足に陥っている
少子高齢化が進む日本では人手不足が慢性的な問題となっており、今後さらに深刻化すると予想されています。対策を検討する前に、まずは日本の現状と将来の予想について理解しておきましょう。
人手不足の現状
2023年になり、これまで一時的に悪化していたあらゆる需要が急回復してきました。そのため、多方面では供給が追いつかない状況が続いています。
2023年4月に帝国データバンクが実施した「人手不足に対する企業の動向調査」によると、51.4％の企業が正社員の人手不足に陥っているという事態が判明しました。特に以下の7業種は、正社員の人手不足が深刻な状況になっています。
- 旅館・ホテル
- 情報サービス
- メンテナンス・警備・検査
- 建設
- 人材派遣・紹介
上記の業種は、人手不足の割合が2021年から2023年にかけて年々増加しています。2012年から2019年にかけても毎年増加し続けていたこともあり、今後も更に人手不足が増加すると予測できるでしょう。
また非正規社員に関しては、30.7％の企業が人手不足と回答しています。なかでも飲食店は85.2％もの企業が人手不足と回答しており、業種によってその差は大きく異なります。
参照：人手不足に対する企業の動向調査｜株式会社帝国データバンク
将来の人手不足の予想
今後ますます少子高齢化が進むと予想されている日本では、将来の人手不足が大きく懸念されています。
パーソル総合研究所と中央大学経済学部の阿部正浩教授が共同開発した「予測モデル」を使用して2030年の人手不足を予想した結果、なんと644万人もの人手不足に陥るという結果が出ました。
特にサービス業の人手不足が最も深刻で、将来的に400万人もの人手不足が予想されています。飲食店などのサービス業は現在でも人手不足が問題となっているため、事態は今後さらに重くなることでしょう。
どの業種においても、需要と供給のギャップを明確化し、先の見通しを立てる必要があると言えます。
人手不足に陥る背景・原因
社内で採用活動に注力していてもなお、日本はなぜ人手不足に陥っているのでしょうか。それは、社会全体を通して人手不足が続いているからに他なりません。
人手不足に陥る背景・原因には、以下のようなものがあります。
少子高齢化
日本が慢性的な人手不足に陥っている背景としてまず挙げられるのが少子高齢化です。
統計局の調査によると、2022年10月時点で15～64歳人口の割合は59.4％となっており、2022年に引き続き1950年以降過去最低の水準となっています。人口ピラミッドでは、50歳前後を境に年齢が若くなるにつれて人口の減少が明らかです。
将来を担う15歳未満の人口が特に少なく、将来的な人手不足が予想できます。
参照：人口推計（2022年（令和3年）10月1日現在）｜総務省統計局
求職者と企業のミスマッチ
求職者が求めている仕事内容と企業が求めている人材のミスマッチも、人手不足を深刻化させている原因の一つです。
東京ハローワークのデータによると、事務職の求人数が20,571に対し、求職者数が48,456と、約28,000人の差があります。その一方で、販売職やサービス職、福祉関連職などは求職者数よりも求人数が上回っています。
このことから、求職者が「働きたい」と思う職種と、企業が「人材を獲得したい」と思う職種にはミスマッチが起きていることがわかるでしょう。職種によって求職者数が偏っているために、人手不足が深刻化していると言えるのです。
参照：職種別有効求人・求職状況（一般常用）2022年3月｜東京ハローワーク
人手不足が著しい業種
業界として成長を続けている業種でも、成長と同時に人手不足が加速している場合もあります。ここでは、厚生労働省のデータを基に、人手不足が著しい業種を紹介します。
医療・福祉業界
厚生労働省「労働経済動向調査」によると、2023年2月現在、医療・福祉業界の常用労働者は「おおいに不足している」「やや不足している」が合計の6割以上を占めています。なかでも特に不足しているのが「正社員等」で、全体の66%が「不足している」と回答している状況。これはあらゆる業種の中でも非常に多い割合だと言えます。
医療・福祉分野の中でも人手不足が顕著なのは介護分野です。団塊の世代が75歳に達する2025年にはさらに介護サービスのニーズが増加すると見込まれています。その一方で、賃金水準が上がらない、雇用管理が不十分などが理由となり、人手不足が続いているのです。
建設業
建設業の常用労働者は、2023年2月時点で、常用労働者は「おおいに不足している」「やや不足している」が合計の5割以上を占めています。特に不足しているのは「正社員等」です。
建設業では、管理職や事務職、専門・技術職の人材が多く不足しているのが特徴です。休日が取りにくいことなどが理由となり、工事に直接関わる技能労働者が少ない状況が続いています。
さらに若者の入職者や離職率が高かったりすることにより、高齢化も進行しています。高齢の技能労働者の大量退職が迫ってきているため、早急な改善が必要です。
運輸業・郵便業
運輸業・郵便業の常用労働者も、2023年2月時点で、「おおいに不足している」「やや不足している」が合計の5割以上を占めています。
運輸業・郵便業では、輸送・機械運転職の人間が特に不足しています。宅配便の取り扱い数が増える中、ドライバーの人数は減少が続き、さらに現役のドライバーは高齢化していくでしょう。
長距離ドライバーは、家に帰れなかったり、労働時間が不規則だったりすることから、特に人手が不足しがちです。
ドライバーが必須な業種であることからも、給与体系の見直しや自動運転・機械化の進歩などによって改善すべき深刻な問題だと言えるでしょう。
人手不足を解消するためにおこなうべき対策
人手不足は今後ますます深刻化が懸念されているため、早急に対策を打つ必要があります。ここでは、人手不足の解消に有効な対策を紹介します。
現在は人手不足と縁がない企業でも、将来を視野に入れ、人手不足の対策方法を理解しておきましょう。
職場環境の改善
職場環境の改善は、すぐに取り組みやすい人手不足対策の一つです。
ひとくちに職場環境と言っても、以下のようにさまざまな要素が含まれます。
- 作業しやすい机や椅子、パソコンなどの設備
- 移動しやすい導線設計
- 適度な室温と照明
- 清潔なトイレ
- 上司・部下・同僚との人間関係
- 適切な仕事量
- スキルに合った仕事内容
- 気持ちの良いあいさつ
- リモートワーク環境の整備
- 情報管理・セキュリティ対策
上記のように、職場環境には目に見える部分だけでなく見えない部分も含まれます。従業員がストレスなく働ける環境を整えることで、採用活動の際に求職者へのアピールや優秀な人材を定着させ、離職率を改善する効果が期待できます。
自社の職場環境の見直しをおこなうためにも、まずは従業員へのヒアリングなどで現状の課題を把握することが大切です。
人事制度・働き方改革の見直し（副業、女性のキャリア）
人事制度や働き方改革の見直しは、人材の定着のほか、企業の生産性向上にもつながります。
従業員自身の自己実現やスキルアップ、企業イノベーションのために、副業の許可を進めるのも一つです。以前は副業を禁止する企業が多くありましたが、柔軟なワークスタイルが広まった今、副業を許可する企業は増えてきています。
そのほか、女性やシニア層の働きやすい環境整備も重要です。出産などライフイベントのある女性は、働き方によっては離職を余儀なくされてしまうこともあります。フルタイム以外の働き方を許容したり、労働環境を改善したりすることで、優秀な人材を獲得・定着させる可能性がアップするでしょう。
学び直し制度の実施
従業員に求められるスキルは、時代の変化とともに変化します。近年では変化の速度が増々加速し、ついていけなくなる企業も少なくありません。時代の流れに乗るためには、学び直し制度を実施して人材のスキルアップを図る必要があります。
学び直し制度とは、定期的に教育を受け続けていく仕組み・制度です。教育を受けながら時代に合った知識・技術の習得を目的としています。従業員本人の適性を考慮しながら実施するため、能力と業務のミスマッチを防ぐことにもつながります。
今いる人材のスキルアップや能力の発掘は、従業員にとっても、企業にとってもメリットがあります。学び直し制度を活用し、人材の定着を図りましょう。
労働条件（待遇）の改善
労働条件に不満を抱えて離職する人も少なくありません。そのため、優秀な人材を確保するためには労働条件の見直しが必須です。
労働条件には、給与や賞与、労働時間や休日などがあります。そのほか、有給や産休・育休、介護休暇などの諸条件も含まれます。
とはいえ、企業によっては簡単に給与を上げたり休日を増やしたりすることが難しい場合もあるでしょう。そのような場合は、テレワーク（リモートワーク）や時短勤務などの多様な働き方を認めたり、ハラスメント対策に関する項目を追加したりすることも有効です。
また、食堂や託児施設を設置したり家賃を補助したりするなど、福利厚生の制度を充実させている企業もあります。
採用活動の強化
採用活動の強化も人手不足対策に効果的です。
「求人を出してもなかなか応募がないから、採用基準を下げよう」と考える企業も少なくありませんが、採用後のミスマッチを引き起こすリスクがあるためおすすめできません。採用基準は下げずに、採用活動の幅を広げてみましょう。
ハローワークや求人サイトへの掲載しか採用活動をしていない場合は、以下の方法を試してみてください。
- 採用計画を立てる
- SNSで発信する
- 求人サイトの登録者にスカウトを送る
- 採用イベントに参加する
- 自社の採用サイトを立ち上げる
- 従業員の知人に声をかけてもらう
そのほか、今までは新卒採用しかしていない企業は中途採用も視野に入れたり、正社員だけでなくパートやアルバイトなども対象としたりする方法も考えられます。
人材育成の強化
限られた人員数でも生産性を向上させることで、人手不足分を補うことができます。
今いる従業員一人ひとりの生産性を向上させるため、人材育成を強化してスキル向上を図りましょう。具体的には、資格取得のサポート、社内研修の実施、上司との1on1ミーティングなどが挙げられます。また、管理者のマネジメント力を強化することで、部下への指導やアドバイスが的確になるため、人材育成を促進させることにつながります。
ただし、一人ひとりの生産性が向上したからといって、過度な仕事量を与えるのは厳禁です。各従業員に合わせて、無理のない適切な仕事量を見極めましょう。
リモートワーカーの採用
地域によっては、自社の所在地付近に求職者が少ない場合もあります。そのような場合は、自社がある地域以外の地方在住者や海外在住者などを、リモートワーカーとして採用するのも一つの手です。
職種によっては、オフィスに出社しなくても問題なく業務をおこなえる仕事内容もあります。そのような職種は積極的にリモートワークを取り入れて他地域の在住者を採用することで、人手不足を解消できるでしょう。
高齢者の採用
高齢者の採用も、人手不足対策として有効です。
高齢者社会の日本では、定年退職後の年代の人口が多い傾向にあります。今まで働いてきた経験と知識が豊富な高齢者の中には、まだまだ現役で働きたいと思っている人も少なくありません。そのような高齢者を採用することで、人手不足を補えます。
高齢者採用においては、行政のサポートもあります。厚生労働省では、高齢者を雇用する企業向けに助成金の支給や相談サービスをおこなっているので、活用するのもよいでしょう。
障がい者の採用
仕事内容によっては健常者でなくても問題なくこなせる業務もあります。障がいの種類や度合いは人それぞれですが、多様な人材の活用という視点では、障がい者の採用も効果的です。
障がい者の採用に不安がある企業には、厚生労働省の助成金などの手厚いサポートもあります。
そもそも障がい者雇用率制度では、従業員数が43.5人以上の企業は障がい者を1人以上雇用しなければいけないと定められています。従わない場合は行政指導を受けることがあるため、積極的に障がい者採用を検討しましょう。
ただし、バリアフリーにするなどの職場環境の整備は必須です。
外国人の採用
在留外国人の採用も、人手不足対策の一案です。
令和3年末の時点で、在留外国人は約276万人となっています。これほど多くの外国人が日本にいることを考えると、労働力として活用しない手はありません。
外国人を採用することにより、企業のグローバル化も期待できます。外国語での対応が可能になるので、事業の幅も広がるでしょう。
参照：令和３年末現在における在留外国人数について｜出入国在留管理庁
業務のアウトソーシング（外注）
人手不足により自社で対応できない業務は、外部の企業や個人にアウトソーシング（外注）する方法もあります。
例えば、コールセンター業務や営業活動などを代行している専門の会社へアウトソーシングすることで、自社で不足している分を補えます。また、フリーランスで活動している個人への依頼も一案です。
専門会社やスキルのある個人へアウトソーシングすることで、専門的なスキルがあるために成果が出やすかったりノウハウを伝授してもらえたりするメリットもあります。
ITツールの導入による業務効率化
手軽にできる人手不足対策として、ITツールの活用が挙げられます。ITツールの導入で業務が効率化すれば、限られた人員でも生産性を向上させる効果が期待できるでしょう。
例えば、展示会で大量の名刺交換をする企業は、一枚ずつ名刺の情報をデータベースに打ち込む手間が発生します。そこで名刺管理システムを導入すると、スマートフォンのカメラで撮影するだけで自動的にデータ化されるため、入力の手間を削減できます。大量の紙として名刺を保管する必要もなくなり、いつでもどこでも名刺情報を確認できるので業務効率化にもつながるはずです。
このように、ITツールを積極的に活用して業務効率を改善することを「DX（デジタルトランスフォーメーション）」と言います。現在、政府が主体となってDX化を推進しており、今後ますます企業のDX化は重要視されていくと言われています。ぜひ今のうちにITツールを積極的に活用し、DX化を推し進めましょう。
人手不足対策に活用できるITツール
前述の通り、人手不足対策としてITツールを活用した業務効率化は有効な手段です。
ここでは、人手不足対策におすすめのITツールを紹介します。
チャットボット
「顧客や社内からの問い合わせ対応の工数が多い」「問い合わせに対応する人員が足りず、十分な対応ができていない」などの課題がある場合は、チャットボットの導入が効果的です。
チャットボットとは、あらかじめ選択肢と回答を設定しておくだけで、顧客の問い合わせに対し、自動でチャット対応ができるツールです。
例えばECサイトでは、返品やキャンセルの要望、送料に関する質問などがユーザーから多く寄せられます。件数が増えるほど、担当者の問い合わせ対応の負担も大きくなるでしょう。
電話がつながりにくかったり、土日に問い合わせを受け付けていなかったりすると、ユーザーはすぐにほしい情報を得られないため、ストレスを抱えてしまいます。
チャットボットを導入して問い合わせ対応を自動化すれば、待ち時間がないうえに、24時間365日稼働するため、これらの問題を解決できます。
RPA
単純なルーチンワークをRPAで自動化することで、人手不足対策になります。
RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、AIや機械学習などの技術を活用したロボットプログラムです。コンピューター上の操作を設定すると、ロボットが自動で設定通りの操作をおこないます。それにより、データ入力やテキスト転記など、単純でルール化できる業務内容の効率化が可能です。
単純な業務をロボットに任せれば、従業員は人間にしかできない判断力や発想力が求められる仕事に専念でき、限られた人員でも生産性を向上できます。
ビジネスチャットツール
社内の情報共有を円滑にして業務効率化を図りたい場合には、ビジネスチャットツールが適しています。
テレワークなどで従業員同士の顔を合わせる機会が減った現代では、コミュニケーションがうまくいかず、業務に支障をきたす例は珍しくありません。
ビジネスチャットツールは、一般ユーザー向けのチャットツールとは異なり、タスク管理機能やビデオ通話機能などが搭載されています。ビジネス向けの機能が充実しているので、スムーズな情報共有やコミュニケーションの促進が期待できるでしょう。
オンライン商談システム
営業人員が不足している場合には、オンライン商談システムを導入して営業活動をオンライン化するのも一案です。商談をオンライン化することで移動時間を削減できるため、効率化が見込めます。
資料共有機能やホワイトボード機能などを活用すると、対面での商談のようにスムーズな商談が展開できるでしょう。
オンライン商談システムには録画機能が搭載されているものもあるので、商談後に録画を確認して内容を振り返り、プレゼンや営業トークをブラッシュアップしていくなど、教育面での活用も可能です。
名刺管理システム
膨大な名刺の管理に困っている場合は、名刺管理システムがおすすめです。
名刺管理システムには、スマートフォンカメラで名刺を撮影するだけで自動的にデータベースに登録されるものがあるため、わざわざ名刺情報を入力する手間がかかりません。名刺情報に紐づいて商談内容やアプローチ履歴などを蓄積できる機能もあり、社内の情報共有も円滑になるでしょう。
膨大な名刺の中から特定の顧客の名刺を探し出すことは大変手間がかかりますが、名刺管理システムでは検索してすぐに情報にアクセスできるので、業務効率化が期待できます。
人手不足対策に成功した企業事例
次は、実際に人手不足対策をおこない、成功した企業の事例を紹介します。
自社の課題をイメージし、対策の参考にしてみてください。
参照：中小企業・小規模事業者の人手不足対応事例集｜経済産業省
【株式会社大善】パワーアシストスーツや小運搬機器導入で身体的負担を軽減
株式会社大善は、福島県で物流業を柱とする企業です。
ITや機械の導入を進めているものの、物を運んだりフォークリフトを運転したりする人的な労働力は不可欠であり、人手不足に悩まされていました。また、所長や副所長のようなマネジメント人材の不足も問題として挙げられていました。
そこで同社は採用枠を見直し、女性や高齢者の採用活動に注力すると決定。それに合わせて、身体的負荷を軽減するためにパワーアシストスーツや小運搬機器の導入し、女性専用休憩スペースの確保などもおこなったのです。
さらに、優秀な人材が定年退職年齢を超えても継続して働けるよう、就業規則も変更しました。
その結果、女性や高齢者の積極採用に繋がり、安定的な人材確保が実現しました。加えて、女性社員のモチベーションが向上するという相乗効果も生まれています。
【三幸製菓株式会社】メディア出演や外国人採用で優秀な人材を確保
新潟県に本社を構える食品製造業の三幸製菓株式会社は、首都圏の学生を採用対象とすることが難しく、新卒の総合職採用に課題を抱えていました。
そこで、面接以外の選考方法を取り入れたり、オンラインでの面接を行ったりするなど、採用活動の工夫をおこないました。また、外国人にも視野を広げ、採用活動を強化したのです。
結果として、採用活動の質が向上、確度の高い選考が実現。さらに、メディアでの露出を増やしたことで知名度が高まり、自然と優秀な人材が集まるようになりました。
【株式会社LiB】働き方改革で従業員の定着率が向上
株式会社LiBは、東京都で人材紹介業をしています。
優秀な人材の確保に悩まされていた同社は、会社経営者・他社在職者・フリーランサーなど他の仕事をしながら、複業として働ける人材の採用に乗り出しました。また、遠隔地や海外に居住している人材も対象とし、リモートワークでも円滑にコミュニケーションができるよう、ITツールを導入して職場環境も整備。
その結果、優秀な人材を採用できただけでなく、従業員の満足度も向上して定着率が改善され、人手不足の解消を実現しました。
【株式会社セプテーニ・ホールディングス】新卒採用にチャットボット導入後2ヵ月で3,400コール｜さっとFAQ
ネットマーケティング事業などを展開する株式会社セプテーニ・ホールディングスは、新卒採用サイトでチャットボットを導入しました。
導入後はたった2ヵ月で3,400件もの会話が発生し、有益な情報を学生に提供できるようになりました。チャットボットを採用サイト上とマイページと呼ばれる個人ページに設置し、学生とのつながりを強固なものにしています。
今後は説明会の参加案内や学生の離脱防止を工夫しながら、チャットボット上の会話をブラッシュアップする準備も進めています。
【花キューピット株式会社】チャットボット導入で繁忙期の人手不足を解消｜さっとFAQ
フラワーギフトの受注事業を展開する花キューピット株式会社は、カスタマーセンターを取り巻く環境に課題を持っていました。
同社のカスタマーセンターは、人材の採用難やロケーションの確保、繁閑の差が激しいという課題がありました。業務を効率化するだけでは限界があると感じ、ユーザーの自己解決を促すためにチャットボット「さっとFAQ」の導入を決定します。
導入後、ユーザーからの基本的な質問はチャットボットで自己解決できており、顧客満足度の向上にも直結していると実感されています。
参照：「お花を贈りたい」という思いに寄り添って お客様の手間をチャットボットで軽減
業務を効率化して人材不足を解消するならチャットボットが有効
企業の人手不足にはさまざまな原因がありますが、企業が発展を続ける限り、直面する課題であると言えます。対策としては、職場環境の改善や採用活動の見直しのほか、ITツールの導入で業務を効率化するなどの方法が考えられます。
なかでも、外部からの問い合わせや社内問い合わせ業務を改善したい場合は、チャットボットツールの同柄がおすすめです。
弊社サンソウシステムズが提供する「さっとFAQ」は、業務効率の改善に役立つチャットボットです。Excelから会話データを作成でき、そのデータを登録・設定するだけで簡単に導入できます。
人手不足でお悩みの方は、ぜひ導入を検討してみてください。
自社でできる人手不足対策から始めよう
日本の人手不足は深刻で、今後ますます事態が重くなると予想されています。2030年には644万人もの人手不足に陥るという予測もあり、今は人手不足と無縁な企業でも、将来的には人材の確保に悩まされる可能性があるのです。
まだ対策をしていない企業は、本記事で紹介した内容を参考にし、早急に人手不足対策に乗り出しましょう。今のうちから対策を打っておけば、事態が深刻化した際にも冷静に対応できます。
そのためには、まずは自社でできる対策から始めることが大切です。なかでもおすすめの方法は、ITツールの活用です。業務を自動化・効率化することで、人手不足の対策になります。
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