グループウェアで文書管理をするメリットとより効果を出す方法を解説

近年、企業の文書管理がしっかりとおこなわれているかが顧客満足度や、会社の存続に大きく関わっていると注力することが増えてきました。

文書管理が徹底されていないと、重要な書類を個人で保管して紛失してしまったということはないでしょうか？また共有文書として保管されていても、「誰が」「いつ」「使用する」ものなのかが明確ではなく、有効的に使用できないということも起きてしまいます。

文書管理の方法次第で競合他社に後れを取ってしまったり、顧客満足度を下げたりしてしまう可能性があるでしょう。

この記事では、文書管理をするという目線からグループウェアについて紹介します。文書管理に課題を持っている方や、これからグループウェアの導入を考えている方はぜひ参考にしてみてください。

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文書管理とは

文書管理とは、個人管理の文書と企業全体で管理する文書の両方に対しておこなう管理のことを指し、文書の「作成」「活用」「処理」「伝達」「保管」「破棄」までの流れに沿って管理をおこないます。管理される文書は、従業員個人が管理する文書と企業全体で管理する共有文書の2通りがあります。また契約書、労務関連の書類、稟議書、図面等幅広い文書が該当するため、どの部門にも大きく関わるのが文書管理です。

企業では、「業務効率化や生産性」「顧客満足度」「コンプライアンスや説明責任の対応」の向上のために重視しています。

文書管理をするメリット

企業が文書管理をおこなうメリットは3つあります。3つのメリットを享受することで会社の利益を増やし、リスクマネジメントをおこなうことが可能になります。

• 業務の浸透性を高める
• 説明責任を果たす
• 業務効率を上げることで、生産性を向上させる

グループウェアとは

まず、グループウェアについて簡単におさらいします。グループウェアとは、業務を遂行する際に円滑に進めるための機能を複合的に利用できるアプリケーションソフトです。

代表的なものだと、ドキュメントや画像の共有ができる「ファイル共有」や社内申請や稟議をおこなう機能の「ワークフロー」、プロジェクトの進捗やタスク管理ができる「プロジェクト管理」などが挙げられます。

特にリモートワークを採用している企業では、一元管理を可能とするグループウェアを導入することで、リモート体制でも問題なくスムーズに業務の遂行が可能です。

様々な機能がついているため、企業に必要な機能がついているグループウェアを導入することが重要です。1つのものに特化したシステムを導入することも方法の1つですが、業務上すべての機能が1つになっているグループウェアを導入する企業が増えています。

無料で使えるグループウェア19選！使う際の注意点やメリットも解説

この記事では、無料で使えるグループウェアを紹介しています。近年、リモートワークや企業内での情報共有・コミュニケーションのために、グループウェアが取り入れられるようになっています。導入を検討する際の参考にしてみてください。

www.satfaq.jp

2023.10.16

グループウェアで文書管理をするメリット

文書管理だけを目的としたアプリケーションがある中で、グループウェアで文書管理をおこなうメリットを紹介します。

グループウェアでは、社内外関わらずコミュニケーションをわかりやすくし、文書を探す手間を省けるなどのメリットがあります。それぞれ詳しくみていきましょう。

情報を一元管理化して、業務効率を上げられる

グループウェアの文書管理は、文書の作成・共有・承認・公開までをワンストップで対応できるため、シンプルな業務工程にすることが可能です。また、グループウェアは文書管理以外の機能も入っているため、さまざまなツールを連携させることで、ツールを行き来するような手間を省けます。そのうえ文書管理ができれば、文書のログやバージョン管理なども手軽にできるでしょう。

例えば、会社の共有フォルダで管理されたものは、安全上オフィスからしかアクセスができないようになっているものがほとんどではないでしょうか。クラウド管理のグループウェアであれば、場所を選ばずに業務が可能です。また、グループウェアであれば共有フォルダとは違い、キーワード検索やメニュー画面からフォルダを確認ができるため、必要なフォルダを探す時間や手間を削減できます。探し物の時間を削減し、するべき仕事に集中することで、より成果のあがりやすい環境にすることが可能と言えるでしょう。

その他にも、多数の人数を巻き込むプロジェクトであれば文書をメールで添付する場面はありませんか。更新が必要な文書であれば、更新のたびに関係者各位に連絡をしないといけない手間がかかります。

グループウェアでは、更新のタイミングやファイル格納のタイミングで自動メール送付の設定が可能です。文書の使い方に合わせて通知設定や相手先を設定できるため、どの部署の人でも有益に使用できます。

ナレッジ共有や、外部の顧客とのやり取りをスムーズにおこなえる

グループウェアの文書管理は、ナレッジ共有・顧客とのやり取りの記録や顧客情報の管理がスムーズにおこなえるでしょう。

ナレッジを個別で管理していませんか？部署ごとの管理により共有されていたナレッジ共有の文書が、一元管理化することで全従業員が見たいときに見られます。そのため、全従業員への教育リソースを抑えつつ、生産性の向上が可能です。

また、営業部で活躍するのは顧客情報や、顧客とのやり取りの記録などを文書として保管が可能な点です。契約書締結のやり取りをスムーズにできるため、その他の業務で発生する文書を一元管理できます。そのため、顧客と互いにストレスが少ない取引を可能とし、顧客満足度・営業の生産性の向上が期待できるでしょう。

紙で管理していた文書をデータ化することで、探す手間を省ける

いままで紙で文書管理をしていた企業は、グループウェアでの文書管理を導入することで、デジタルで管理が可能です。つまり、ペーパーレス化が進み、書類を探す手間を減らせます。

現在ではPCやスマートフォンが普及し、紙で保管していた文書をデジタルデータに変換して保管する動きが主流です。さらには、2022年1月からは「改正電子帳簿保存法」が施行され、より「ペーパーレス化」が重要視されています。また、人はものを探している時間が年間で150時間ほど、1日30分も費やしているとも言われています。

グループウェアでは、必然的に文書は全て紙からデジタルデータに移行することになり、ペーパーレス化が可能です。加えて、どこにどんな文書が管理されているかもグループウェアで一元管理化されるため、より文書を探す手間も減らせます。

管理する文書が多い方は、チャットボットが入っているグループウェアをおすすめします。チャットボットに質問をすれば、すぐに文書を見つけられるため、チャットボット機能無しのグループウェアよりも探す手間の省略が可能です。

コンプライアンスの徹底・文書を高い安全性で管理できる

コンプライアンスとは、辞書で法令遵守のことです。特に、企業活動において社会規範に反することなく、公正・公平に業務遂行することを指します。

コンプライアンスを保つために監査や法的処置が行われる際に企業は、必要な文書を提示する義務があります。重要な文書の透明性を高めるためにも文書管理は重要です。

グループウェアの文書管理は、保存だけでなく編集履歴の確認、アクセス権の設定等を一つのプラットフォームでおこなうため、1つのルールを決めれば、より安全で簡単な管理が可能です。また、フォルダごとにアクセス権限設定ができるため、誤って削除してしまうことを未然に防げます。

加えて、文書内での編集をログに記録する機能もついており、不正な改ざんなどが起きた場合でもすぐに原因を見つけられるのがグループウェアでの文書管理の大きな強みと言えるでしょう。

グループウェアを選ぶポイント

自社の課題を解決するためには、適切なグループウェアの選び方を知っておく必要があります。ここではグループウェア選びのポイントを解説します。

誰でも使える操作性

グループウェアは担当部署に関係なく、全従業員が使用します。そのため、ITリテラシーに関係なく、誰でも簡単に操作ができる仕組みになっているかを注意して確認しましょう。

使いにくい仕組みやUIになっていると、社内での浸透率が悪くなり、効果が出るまでに時間がかかり、大幅な人的リソースが必要になるといったことが起こります。操作性の高いグループウェアを導入することで、短期的な浸透を目指し、ストレスなくスムーズな定着を可能にしましょう。

「わからない」を迅速に解決してくれるサポート内容

導入初期から導入後にかけて起こるトラブルを迅速に解決できるグループウェアを選びましょう。

グループウェアの導入は、必ず慣れるまでに一定の期間が必要となります。特に浸透期間は、トラブルが多くサポートに連絡をすることが増えるでしょう。そのときに、サポート先への連絡手段が多ければ多いほど、トラブルへの迅速な対応が可能です。

わからないことがスムーズに解決することで、従業員にストレスを与えることなくグループウェアの導入ができます。

文書管理ができるグループウェア比較12選

ここからは、文書管理機能を搭載しているグループウェアを紹介していきます。各々共通のツールから独自の機能が入っているため、必要な機能を考えながら導入するグループウェアは選択しましょう。

desknet’s NEO

【公式】desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）- 組織とともに進化をつづけるグループウェア (desknets.com)

desknet’s NEOは官公庁から一般企業まで幅広い組織で使用されているグループウェアです。機能が豊富で、アプリケーションは25個以上あります。文書管理機能はもちろん、他のグループウェアにはないチャットボットサポートがあります。

チャットボットサポートにはサンソウシステムが提供する「さっとFAQ」との連携が可能です。実績も多くあるため、詳細が気になる方は資料をダウンロードください。

サイボウズ Office

サイボウズ Office | 中小企業の“チーム力”を強化するグループウェア (cybozu.co.jp)

サイボウズ Officeは中小企業から人気の高いグループウェアです。使いやすいUIが人気を呼び、今では累計7万社以上の導入実績を持っています。モバイルとクラウドにも対応をしているため、社外からのアクセスも簡単です。

J-MOTTOグループウェア

クラウド型グループウェアならJ-MOTTO

J-MOTTOグループウェアは1人165円で利用できるグループウェアです。サポートツールも他のグループウェアと比較して足らないところがない中で、費用を抑えながら導入が可能です。

NI Collabo 360

多機能・低価格の経営改善型グループウェア「NI Collabo 360」 (ni-ware.com)

NI Collabo 360は使用するデバイスを選ばないため、パソコン以外にタブレットの使用が多い企業やスマートフォンの使用が多い企業におすすめなグループウェアです。導入後のアフターフォローにも力を入れているため、グループウェアが初めての企業も安心です。

WaWaOffice

WaWaOffice｜業務改善に役立つ拡張性の高いグループウェア

WaWaOfficeは導入実績社数が1,500社以上の人気のグループウェアです。自社開発をおこなっているため、顧客がすでに使用しているシステムとの連携の相談も可能です。導入後のサポート体制も充実しています。

GroupSession

無料ではじめるグループウェア｜GroupSession

GroupSessionは一般企業だけでなく、学校・自治体・病院といった幅広い顧客に導入されているグループウェアです。社内の情報共有や、コミュニケーションをスムーズにするツールが豊富です。人気の理由は、使いやすさを重視したUIにもあります。

Chat&Messenger

Web会議の Chat&Messenger | ビジネスチャット、Web会議、スケジュール、文書管理、勤怠を統合したグループウェア (chat-messenger.com)

Chat&Messengerは無料プランがある珍しいグループウェアです。導入形態も顧客の状態に合わせて選択できます。

クロジカ

クロジカ | 黒字化をカジュアルに。 (kurojica.com)

クロジカは、顧客の必要なアプリケーションを独自で選択することが可能なグループウェアです。グループウェアを初めて導入する企業であれば、必要最低限のアプリケーションからはじめ、グループウェアに慣れてからほかの機能を追加していくという使い方が可能です。

グループウェアと一緒にとチャットボットを導入する効果

文書管理をグループウェアでしようか考えている、グループウェアの導入を検討している方は同時にチャットボットの導入がおすすめです。

次に、グループウェアを導入する際にチャットボットの導入をおすすめする理由を紹介します。チャットボットの中には、グループウェアと連動できるものもあるため、より有効に活用できるようになります。

グループウェアの導入によるデメリットを補える

初めてグループウェアを導入する際に重要なことは、「わからないことを誰に聞けば解決するのか」を明確にすることです。グループウェアは機能が豊富だが、使い方がわからないという場面はありませんか。

また、今までのやり方を一掃し、新しいツールを使うこと自体に苦手意識を持つ方もいらっしゃいます。グループウェアを浸透させるのに大切なことは、ヘルプデスクや総務部で対応できるようにすることです。

ですが、ヘルプデスクの対応をする人員リソースを揃えたり、業務が一時的に増えたりと問題が起きてしまいます。ヘルプデスクとして、人を配置するのではなくチャットボットをグループウェアと連携させることで人員リソースを割かずに問題解決が可能です。

チャットボットであれば、事前によく発生する質問への回答を準備しておくことで、わからないことをスムーズに解決できるため、グループウェア導入時に起こるデメリットを補うことが可能です。

チャットボットであれば、業務の自動化も可能！

チャットボット付きのグループウェアのメリットは、フォローが充実するだけではありません。タスク管理や、報告業務の自動化が可能です。そのため、より業務が自動化し効率が上がるのもメリットの1つと言えるでしょう。

株式会社サンソウシステムズは「さっとFAQ」というチャットボットを提供しております。グループウェア導入時に発生する疑問や不明点をチャットボットで簡単に解決できるため、従業員のストレスを軽減できるでしょう。早くグループウェアに慣れることで、導入後すぐに日常的な業務の効率を上げることが可能です。

「さっとFAQ」であればExcelで簡単に会話データを作成でき、プログラミングなどの知識が無くてもすぐに導入できます。少しでもご興味がある方は資料をダウンロードしてみてください。

ChatGPT搭載のチャットボットで、より仕事が捗る

今注目を浴びているChatGPTのAPI連携をグループウェアでできれば、より業務効率が上がります。グループウェア上で調べたい内容についてChatGPTを通して最短で質問ができるようになるためです。

仕事をしている中で、調べものをする際にネットワークを開くことなく、グループウェア上にあるChatGPTのアイコンをクリックするだけで、質問ができるようになり、業務のひと手間を省けます。

サンソウシステムズは、ChatGPTのAPI連携にも対応が可能です。シチュエーションごとに活用事例を通して詳しく紹介しておりますので、気になる方はぜひダウンロードしてみてください。

グループウェアを上手に選び、文書管理の工数削減だけではなく、より効率的な業務改善を目指そう。

グループウェア1つとっても多くの選択肢がある中で自社に最適なシステムを選んでいくことが難しくなってきました。

今回は文書管理をグループウェアでおこなうことに注目していますが、グループウェアを導入した先を見据えて選んでいくことが重要です。ただ文書管理の工数を減らしたい、ではなく文書管理が関わる業務やグループウェアを導入した際に発生する業務を考えて、サポート体制が整っているグループウェアを選んでいきましょう。

さっとFAQはグループウェア「desknet’s NEO」と連携し、チャットボットを通して初めてグループウェアを導入する顧客1人ひとりがいつでもどこでもつまずくことなく、グループウェアを使いこなしていただくサポートを行います。

サンソウシステムズではサポート実績などを詳細に紹介しております。導入後の浸透や、サポート体制を重視したい方はダウンロードしてみてください。