社内にマニュアルがある企業は多いですが、どこにどの情報があるのかまで完璧に把握している社員はそう多くありません。担当者の中には、「社内の情報を一元管理したい」「リモートワーク時の情報格差を解消したい」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そのような企業におすすめなのが、社内Wikiの活用です。社内Wikiを導入して、社内で蓄積した情報を一元管理すれば、手間なく情報を探せるようになります。本記事では社内Wikiに載せる情報や、おすすめのツールを紹介しますので、最後までご覧ください。
また、弊社サンソウシステムズでは月額1万円から利用できる「さっとFAQ」というチャットボットツールを提供しています。Excelから会話データを作成できるため、専門的なプログラミングスキルは必要ありません。誰でも簡単にさっと導入・運用できるところが特徴です。
今なら30日間の無料トライアルも利用可能です。「まずは使って試してみたい」という方はぜひこの機会に導入をご検討ください。
社内Wikiとは
社内Wikiとは、企業内の特定の情報を蓄積・共有する社内版Wikipedia（ウィキペディア）のようなものです。Wikipedia同様、社内の誰でも記事ページを作成、編集、閲覧できるため、社内のノウハウを蓄積するのに適しています。
社内wikiの主な機能は、下記の通りです。
- Web上での文書作成や編集
- 検索
- 権限設定
- ファイル共有
- コメント
- 情報セキュリティ対策
ツールによって、文字だけでなく、画像や動画で共有できるものもあります。
社内Wikiに含めるべき内容
「社内Wikiに何を書いたらいいのかわからない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか？
ここでは、社内Wikiに含めるべき内容を紹介します。
社員全員が知っておくべき基本的な情報
社内Wikiのメリットは、社員なら誰でも閲覧や編集ができることです。そのため、社内の基本的な情報は社内Wikiに載せるようにしましょう。
社員全員が知っておくべき情報の具体例は、下記の通りです。
- 社内マニュアル
- 用語集
- 社内で使用しているツールのマニュアル
社内の基本的な情報は、知りたいと思ったときにすぐ見られる社内Wikiでの管理がおすすめです。特に社内マニュアルは、ファイル形式がバラバラだったり、情報が古かったりする可能性もあるので、社内Wikiに登録して定期的な見直しをしましょう。
また、社内や業界特有のビジネス用語は、社内で当たり前に使っていても社歴の浅い社員には理解できない可能性があるので、社内Wikiに載せましょう。社内Wikiに情報をまとめると探す手間も省けるので、社員の業務効率化にもつながるでしょう。
社内でよくある質問（FAQ）
総務部やヘルプデスクなど、社員からの質問を多く受ける部署は、問い合わせの対応に時間を取られてしまう問題があります。一つひとつは些細な質問でも、同じような質問を受け続ければ、担当者のストレスの原因にもなりかねません。そのため経費精算の方法や議事録の回し方など、その会社特有のルールは社内Wikiでの管理がおすすめです。
社内Wikiで情報を管理し、全社で社内Wikiの使用を徹底すれば、担当者の業務負担が減り、本来の業務に集中できるようになるでしょう。質問をしたい社員も、社内Wikiを見ればすぐに回答が得られるので、社内全体の業務効率化を期待できます。
チーム内のガイドラインやノウハウ
顧客情報や業務中に得たノウハウなど、今まで個人が管理していた情報も社内Wikiでの管理がおすすめです。特に顧客情報はチーム全体で知っておいた方が、チーム内の連携もスムーズです。顧客の名前や連絡先などの基本的な情報に加え、顧客とのやり取りやタスクも一元管理することで、担当者変更時の引き継ぎ漏れが防げます。
また業務の属人化を防ぐためにも、社員個人のノウハウも社内Wikiで管理しましょう。通常のマニュアルでは載せることを尻込みするような情報でも、社内Wikiなら編集ができるので、気軽に登録ができます。業務の属人化を防げると、業務の進捗管理が簡単になり、社員にかかる負担の軽減につながるでしょう。
チームのミーティングノートやメモ
会議の内容をあとから内容を振り返りたいと思っていても、情報が埋もれてしまって探せないという経験をした方は多いのではないでしょうか。
社内Wikiにミーティングの議事録やメモを登録しておけば、あとで情報を検索しやすくなります。また社内Wikiは社員なら閲覧可能なので、ミーティングに参加しなかった社員も議事録を確認できます。
社内Wikiの活用で部署間や組織間のコミュニケーションが生まれ、お互いの業務理解も深まるでしょう。
社内Wikiに使えるツール
社内Wikiの作成が難しいと思っている方は、多いのではないでしょうか？社内Wikiの作成は、ツールの活用で簡単にできます。
ここでは社内Wikiに使えるツールを紹介します。下記に各ツールの特徴をまとめましたので、ご覧ください。
| ツール名 | 価格（有料版） | 特徴 |
| さっとFAQ | 10,000円 | チャットボットツール。会話内容はExcelから作成できるため、操作が簡単 |
| Notion | 10ドル（月払い） | 多機能クラウドツール。カスタマイズ性に富んでいて、自由に社内Wikiの作成が可能 |
| Qast | 720円／1ユーザー | ナレッジ管理ツール。テンプレートがあり、Q&Aの蓄積に特化したツール |
| Scrapbox | 1,100円／1ユーザー | ノートツール。単語のリンクを通じて自動でページがつながり合うため、分類や整理が不要 |
また、社内Wikiに使えるツールの選び方は、こちらの記事で解説していますので合わせてご覧ください。
さっとFAQ
株式会社サンソウシステムズが提供するさっとFAQは、短文の会話形式で問い合わせができるため、必要な情報を簡単に得られます。
また、チャットボットは24時間365日の稼働が可能なので、社員は疑問を感じたらすぐに問い合わせができます。従来であれば、担当者に問い合わせて回答をもらうまでに待っていた時間もなくなるので、業務をスピーディーにこなせるようになるでしょう。
チャットの会話内容はExcelから簡単に作成でき、専門的なプログラミングスキルは必要ありません。月額1万円から利用できるコストパフォーマンスの良さも魅力です。
30日間の無料トライアルも準備していますので、導入前にじっくり使い心地を確認できます。
Notion
Notionとは、メモやタスク管理、ドキュメント管理、データベースなど、仕事で使うさまざまなツールをひとつにまとめた「オールインワンワークスペース」です。Notionはカスタマイズ性に富んでいるため、自由度の高いツールを探している方におすすめです。
社内WikiとしてNotionを使うなら、「Wiki」機能を使って社内Wikiを作成しましょう。Wiki機能でできることは、下記の通りです。
- ページの有効期限を設定する
- ページオーナーを設定する
NotionのWiki機能では、7日間〜無制限まで有効期限が設定できます。そのため、定期的に見直しが必要な情報の管理におすすめです。期限が切れると、オーナーまで通知が届くようになっているため、定期的な見直しに役立つでしょう。
また、Notionではページごとにオーナーを設定できます。オーナーがわかると、ページの内容に対して質問したいときにスムーズに問い合わせが可能です。
Notionについてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事も合わせてご覧ください。
Qast
Qastとは、属人化する情報やノウハウを社内に蓄積できるナレッジマネジメントツールです。業務上のQ&Aを蓄積し、メモをチームに共有できるため、業務の効率化を実現できます。
項目に記入していくだけで投稿が作成できるテンプレートを活用すれば、誰でも簡単に社内Wikiの投稿が可能です。また、添付ファイル内の文字を読み取って検索できたり、Q&Aを解決・未解決でソートできたりするため、効率的に検索できます。
Qastについて詳しく知りたい方は、下記の記事もあわせてご覧ください。
Scrapbox
Scrapboxは、オンライン上にてメモの保存・整理ができるツールです。ページは単語のリンクを通じて自動でつながり合うため、分類や整理が必要ありません。また、画像や動画、地図などが簡単に添付できるため、テキストの文章だけでは理解しにくい概念も簡単に説明が可能です。
ページを階層化できないデメリットがありますが、同時編集ができるので、複数人で効率的に管理したい企業におすすめです。
社内wiki導入のポイント
高機能なツールを使用しても、ただ社内Wikiを導入しただけで成果があがるとは限りません。
ここでは、社内Wiki導入を成功させるためのポイントを紹介します。
社内Wiki推進チームを立ち上げる
社内Wikiの導入には、多くのステップを踏まなくてはなりません。実際にはツールの検討や導入の社内通知、導入、運用が軌道に乗るまでの利用促進などがあり、通常業務と兼務するには負担が大きすぎます。そのため全社での利用を目指すなら、複数の部署からメンバーを選出して、社内Wikiの推進チームを立ち上げましょう。
推進チームを立ち上げたら、導入から運用後までのロードマップを作成し、計画的に作業を進めてください。特に、社内Wikiに載せる情報の精査や情報更新の管理は重要なので、時間をかけましょう。
社内Wikiは誰でも書き込みや更新をできますが、その情報が必ずしも正しいとは限りません。そのため、情報の正誤を確認するためのフローを定めておくと、導入後もスムーズに運用ができるでしょう。
導入の目的を決める
社内Wikiは便利なツールです。しかし明確な導入目的を決めないで立ち上げると、社員は「自分の業務には必要がないので、利用も書き込みもしない」「どのような情報を書けばいいのかわからない」と戸惑う可能性があります。そのため社内Wikiを導入する際には、社内の課題を洗い出してからツールの検討をしましょう。
また、社内Wikiには利用者数や載せられる情報量に制限があります。管理したい情報が膨大な場合は、社内Wiki専用ツールを導入した方が効果的でしょう。
社内Wikiで共有するデータを事前に準備する
社内Wikiの更新は誰でも可能ですが、社内Wikiを導入開始から余すことなく活用していくためには、リリースの段階である程度の情報をストックしておきましょう。社内Wikiの中に情報がまったくない状態だと、「情報がないので閲覧する意味がない」と活用されない可能性があります。
社内Wiki推進チームが主導して、各フォルダに情報をアップしておけば、他の社員もその情報を見本にして新たな情報の書き込みが可能です。
もし社内FAQなど、すでに作成済みの情報がある場合は、それを社内Wikiに移植するだけで使用できます。リリース時から情報があることで、社内Wikiの有用性のアピールにつながるでしょう。
運用ルールはシンプルにする
社内Wikiは社員であれば誰でも情報をアップできるツールです。そのため社内Wikiの導入前に運用ルールを定めておきましょう。しかし運用ルールがあまりにも細かいと、社員にとって利用しにくく、「ルールがよくわからないから書き込めない」など、活用されない可能性があります。
したがって運用ルールは、できるだけシンプルに設定しましょう。運用ルールとして設定すべき項目は、下記の通りです。
- 情報のカテゴリ分けと保管場所
- 保管の形式
- ファイル名やラベル
- 更新頻度
これらの情報が定まっていれば、情報の保管場所やどれが最新情報かがすぐにわかるので、スムーズな運用が可能です。ただしルールを細かく設定すると、閲覧や更新が面倒になります。社内Wikiの導入当初は、ルールのハードルを低めに設定しましょう。
まとめ：チャットボットを活用して社内Wikiを導入しよう！
社内Wikiの導入は、業務の属人化の防止や業務効率化につながります。また、社内Wikiはチャットボットなどのツールを使えば、簡単に導入が可能です。
弊社サンソウシステムズが提供する「さっとFAQ」は、Excelから会話データを作成でき、登録・設定するだけで簡単に導入できるチャットボットです。専門的なプログラミングスキルは必要なく、誰でも簡単にさっと導入・運用できます。
今なら30日間の無料トライアルも利用可能ですので、「一度使って試してみたい」という方は、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。