社内にマニュアルがある企業は多いですが、社員全員が内容や情報の場所を把握しているわけではありません。担当者の中には、「社内の情報を一元管理したい」「リモートワーク時の情報格差を解消したい」と悩む担当者も少なくないでしょう。
そんな課題を解決する手段としておすすめなのが、社内Wikiの活用です。社内Wikiを導入して、社内で蓄積した情報を一元管理すれば手間なく情報を探せます。本記事では社内Wikiに載せる情報や、おすすめのツールを紹介しますので、最後までご覧ください。
また、弊社サンソウシステムズでは月額1万円から利用できる「さっとFAQ」というチャットボットツールを提供しています。Excelから会話データを作成できるため、専門的なプログラミングスキルは必要ありません。誰でも簡単にさっと導入・運用できるところが特徴です。
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社内Wikiとは
社内Wikiとは、企業内の特定の情報を蓄積・共有するための社内版Wikipedia（ウィキペディア）のようなものです。Wikipedia同様、誰でも記事ページを作成、編集、閲覧できるため、社内のノウハウを蓄積するのに適しています。
社内Wikiの主な機能は、下記の通りです。
- Web上での文書作成や編集
- 検索
- 権限設定
- ファイル共有
- コメント
- 情報セキュリティ対策
ツールによってはテキストだけでなく、画像や動画を使った情報共有も可能です。
上記の機能を活用することで、業務の属人化を防ぎ、チーム全体の生産性を向上させることができます。
社内Wikiに含めるべき内容
「社内Wikiに何を書いたら良いのかわからない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
ここでは、社内Wikiに含めるべき内容を紹介します。
社員全員が知っておくべき基本的な情報
社内Wikiのメリットは、社員全員が自由に閲覧や編集ができる点です。そのため、社内の基本的な情報は社内Wikiに載せるようにしましょう。
社員全員が知っておくべき情報の具体例は、下記の通りです。
- 社内マニュアル
- 業務用語集
- 社内で使用しているツールのマニュアル
社内Wikiの活用により、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。特に社内マニュアルは、複数のファイルで管理されていると探しにくく、情報が古くなる可能性も高まります。社内Wikiに登録して定期的な見直しをしましょう。
また、業界特有の専門用語や社内用語は、既存の社員には馴染みがあっても、新入社員や転職者には理解しづらいことがあります。社内Wikiに情報をまとめると探す手間も省けるので、社員の業務効率化にもつながるでしょう。
社内でよくある質問（FAQ）
総務部やヘルプデスクなど、社員からの質問を受ける部署は、質問の対応に時間を取られてしまう問題があります。同じような内容が繰り返されると担当者の負担が積み重なり、ストレスの原因になることもあるでしょう。
そのため、経費精算の手順や議事録の共有方法など、その企業特有のルールは社内Wikiで一元管理するのが効果的です。
社内Wikiで情報を管理し、全社で社内Wikiの使用を徹底すれば、担当者の業務負担が減り本来の業務に集中できるようになるでしょう。質問がある社員も、社内Wikiを見ればすぐに回答が得られるので、社内全体の業務効率化を期待できます。
チーム内のガイドラインやノウハウ
顧客情報や業務中に得たノウハウなど、今まで個人が管理していた情報も社内Wikiでの管理がおすすめです。特に顧客情報はチーム全体で共有することで、コミュニケーションが円滑になり、チーム内の連携が向上します。
顧客の名前や連絡先などの基本的な情報に加え、顧客とのやり取りやタスクも一元管理することで、担当者変更時の引き継ぎ漏れを防げます。
また業務の属人化を防ぐためにも、社員個人のノウハウも社内Wikiで管理しましょう。
通常のマニュアルには載せにくい情報も、社内Wikiなら気軽に編集・登録できるため、知識が蓄積しやすくなります。
業務の属人化を防げると、業務の進捗管理が簡単になり、社員にかかる負担の軽減につながるでしょう。
チームのミーティングノートやメモ
会議の内容を振り返りたいのに必要な情報が埋もれて見つからず、探せないという経験をした方は多いのではないでしょうか。
社内Wikiにミーティングの議事録やメモを登録しておけば、あとで情報を検索しやすくなります。また社内Wikiは社員なら誰でも閲覧可能なので、ミーティングに参加していない社員も議事録を確認できます。
社内Wikiの活用で部署間や組織間のコミュニケーションが生まれ、お互いの業務理解も深まるでしょう。
社内Wikiの作成手順
社内Wikiを作成する際は、手順に沿って効率よく進めていきましょう。
1.ナレッジを集約して整理する
まずは社内にあるナレッジを集め、整理します。
具体的には、各部署や担当者が持っているマニュアル、業務手順、FAQ、用語集などの資料を集め、情報を集約します。この際、情報を分類しやすいようにカテゴリ分けやタグ付けを行い、重要度や利用頻度に応じて優先順位をつけましょう。
また、属人的なノウハウや過去の成功事例なども忘れずに集約することがポイントです。
初めにナレッジを整理しておくことで社内の情報を整理し、誰もがアクセスしやすい状態を整えることが可能になります。
2.社内Wikiツールを導入する
次に、集約したナレッジを効率的に管理するために自社に適した社内Wikiツールを導入します。
導入時は、使いやすさや検索機能、セキュリティ対策が充実しているかを確認しましょう。また、チームごとに権限設定ができるか、画像や動画などのコンテンツも共有可能かどうかも選定のポイントです。さらに、他の業務システムとの連携があると便利です。
例えば、チャットツールやタスク管理ツールとあわせて使用すれば、日常の業務フローにWikiを組み込むことができ、効率的に活用できるでしょう。
3.情報を蓄積していく
社内Wikiツールを導入したら、使用していくにつれて取得できる情報を蓄積していきます。最初からすべての情報を完璧に載せようとする必要はなく、頻繁に使用されるマニュアルやFAQなどから優先的に蓄積を進めましょう。
情報の整理が進むと、社員自身が必要な情報を追加・編集できるようになるでしょう。作成を促すため、フォーマットを統一するのも効果的です。
また、全社的なルールを決め編集者を増やすことで、社内Wikiが単なるデータベースではなく、社内全体で活用されるプラットフォームとして機能するようになります。
4.情報を定期的に更新していく
情報の鮮度を保つためには社内Wikiに登録された内容を定期的に見直し、更新することが重要です。特に、業務フローの変更や新たなルールが追加された際は、すぐに反映しましょう。
定期的な更新スケジュールを設定し担当者や各部署に責任を持たせることで、情報が古くなることを防ぎます。また、社員からのフィードバックを受けて改善を続けることで使いやすさも向上します。
最新情報が常に揃っている社内Wikiが維持されれば、業務の効率化はもちろん、組織全体の成長にもつながるでしょう。
社内Wikiに使えるツール
社内Wikiの作成が難しいと思っている方は、多いのではないでしょうか。社内Wikiの作成は、ツールの活用で簡単にできます。
ここでは社内Wikiに使えるツールを紹介します。下記に各ツールの特徴をまとめましたので、ご覧ください。
| ツール名 | 価格（有料版） | 特徴 |
| さっとFAQ | 10,000円 | チャットボットツール。会話内容はExcelから作成できるため、操作が簡単 |
| Notion | 10ドル（月払い） | 多機能クラウドツール。カスタマイズ性に富んでいて、自由に社内Wikiの作成が可能 |
| Qast | 720円／1ユーザー | ナレッジ管理ツール。テンプレートがあり、Q&Aの蓄積に特化したツール |
| Scrapbox | 1,100円／1ユーザー | ノートツール。単語のリンクを通じて自動でページがつながり合うため、分類や整理が不要 |
| Dropbox Paper | 無料（ユーザー限定） | Dropboxユーザーなら無料で使える共同編集ツール。ドキュメント作成からタスク管理、スケジュールの追加まで幅広く活用できる |
| Confluence | Standard：679円/1ユーザー Premium：1,277円/1ユーザー | ナレッジマネジメントとプロジェクトコラボレーションを支援する情報共有プラットフォーム |
| Qiita Team | Personal：500円/1人 Micro：1,520円/〜3人 Small：4,900円/〜7人 Medium：7,050円/〜10人 Large：15,300円/〜17人 | 国内最大級のエンジニアコミュニティ「Qiita」が運営する社内向け情報共有ツールで、シンプルなエディタと直感的なUIが魅力。 |
また、社内Wikiに使えるツールの選び方は、こちらの記事で解説していますので合わせてご覧ください。
さっとFAQ
株式会社サンソウシステムズが提供するさっとFAQは、短文の会話形式で問い合わせができるため、必要な情報を簡単に得られます。
また、チャットボットは24時間365日の稼働が可能なので、社員は疑問を感じたらすぐに問い合わせができます。従来であれば、担当者に問い合わせて回答をもらうまでに待っていた時間もなくなるので、業務をスピーディーにこなせるようになるでしょう。
チャットの会話内容はExcelから簡単に作成でき、専門的なプログラミングスキルは必要ありません。月額1万円から利用できるコストパフォーマンスの良さも魅力です。
30日間の無料トライアルも準備していますので、導入前にじっくり使い心地を確認できます。
Notion
Notionとは、メモやタスク管理、ドキュメント管理、データベースなど、仕事で使うさまざまなツールをひとつにまとめた「オールインワンワークスペース」です。Notionはカスタマイズ性に富んでいるため、自由度の高いツールを探している方におすすめです。
社内WikiとしてNotionを使うなら、「Wiki」機能を使って社内Wikiを作成しましょう。Wiki機能でできることは、下記の通りです。
- ページの有効期限を設定する
- ページオーナーを設定する
NotionのWiki機能では、7日間〜無制限まで有効期限が設定できます。そのため、定期的に見直しが必要な情報の管理におすすめです。期限が切れると、オーナーまで通知が届くようになっているため、定期的な見直しに役立つでしょう。
また、Notionではページごとにオーナーを設定できます。オーナーがわかると、ページの内容に対して質問したいときにスムーズに問い合わせが可能です。
Notionについてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事も合わせてご覧ください。
Qast
Qastとは、属人化する情報やノウハウを社内に蓄積できるナレッジマネジメントツールです。業務上のQ&Aを蓄積し、メモをチームに共有できるため、業務の効率化を実現できます。
項目に記入していくだけで投稿が作成できるテンプレートを活用すれば、誰でも簡単に社内Wikiの投稿が可能です。また、添付ファイル内の文字を読み取って検索できたり、Q&Aを解決・未解決でソートできたりするため、効率的に検索できます。
Qastについて詳しく知りたい方は、下記の記事もあわせてご覧ください。
Scrapbox
Scrapboxは、オンライン上にてメモの保存・整理ができるツールです。ページは単語のリンクを通じて自動でつながり合うため、分類や整理が必要ありません。また、画像や動画、地図などが簡単に添付できるため、テキストの文章だけでは理解しにくい概念も簡単に説明が可能です。
ページを階層化できないデメリットがありますが、同時編集ができるので、複数人で効率的に管理したい企業におすすめです。
Dropbox Paper
Dropbox Paperは、Dropboxユーザーなら無料で使える共同編集ツールで、ドキュメント作成からタスク管理、スケジュールの追加まで幅広く活用できます。
画像や動画をドラッグ&ドロップで簡単に登録でき、どのようなファイル形式でも表示可能です。注釈機能を使ってスムーズにフィードバックを行い、カレンダー連携で必要な情報も瞬時に検索可能です。
ドキュメントをプレゼン仕様に変換できるため、資料作成も効率化します。直感的な操作で使えるため、社内に定着する時間も短縮できるでしょう。
Confluence
Confluenceは、ナレッジマネジメントとプロジェクトコラボレーションを支援する情報共有プラットフォームです。
組織全体で使えるデータベースを簡単に構築でき、豊富なテンプレートを使って誰でも直感的に設定・作成・検索が可能です。乱雑なメモもAIが自動で整理・要約してくれるため、情報の一元管理がスムーズにできるのも特徴の1つと言えるでしょう。
バーチャル環境で提供されており、リモートワークでも快適に利用可能です。最大10ユーザーまでのプランは無料で提供され、どの職種にもフィットする使いやすさが魅力です。
Qiita Team
Qiita Teamは、国内最大級のエンジニアコミュニティ「Qiita」が運営する社内向け情報共有ツールで、シンプルなエディタと直感的なUIが魅力です。
シンタックスハイライト機能で開発ドキュメントも簡単に作成でき、初心者でも書式設定ツールバーで手軽に記事編集が可能です。
投稿した記事は自動的にフィードで共有されるため、情報発信に集中でき日報や議事録などのテンプレート機能も充実しています。Qiitaを普段使いするエンジニアには特に馴染みやすく、外部ツールとの連携で業務活用の幅も広がります。
社内Wikiが失敗する原因
社内Wikiは、導入しても必ず成功するわけではありません。失敗する原因を知り、同じ失敗を繰り返さないようにしましょう。
社内Wikiツールが使いづらい
「社内Wikiツールが使いづらい」というのは、直感的に使用できなかったり、必要な情報へのアクセスが複雑であったりする状態を指します。
例えば、検索機能が弱く目的の情報を見つけにくい、編集画面がわかりづらく簡単に記事を作成・更新できないといった場合、社員の使用頻度が下がります。
また、動作が遅かったり他の業務ツールとの連携が不十分だったりすると、使い勝手の悪いシステムとして認識されてしまう原因になりかねません。
結果的に社員がWikiの利用を避け、代わりに個人のメモやメール、チャットなど他の手段に頼るようになるのです。そのため、ツールが操作しやすく、情報へのアクセスが迅速であることは、社内Wikiの定着に欠かせない要素といえるでしょう。
導入目的が不明確
「目的が不明確で社内Wikiが利用されない」という状況は、導入の際に「なぜ社内Wikiを使うのか」「どのような情報を集約するのか」といった明確なビジョンが共有されていないことが原因です。
目的が曖昧だと、社員はどの情報をWikiに載せるべきか迷い、更新の必要性を感じなくなります。また、社内Wikiを使うことが業務の一環として認識されないため、他の手段（メールやチャット、Excelなど）に頼りがちになります。
目的を明確にし、社内全体で「この情報はWikiで共有する」というルールを徹底することで、社員が意識的に利用し、業務効率化につながるツールとして活用されるようになります。
社内wiki導入のポイント
高機能なツールを使用しても、ただ社内Wikiを導入しただけで成果があがるとは限りません。
ここでは、社内Wiki導入を成功させるためのポイントを紹介します。
社内Wiki推進チームを立ち上げる
社内Wiki導入を成功させるためには、プロジェクトを主導する「推進チーム」を立ち上げることが重要です。推進チームはWikiの運用方針を決定し、導入後の課題解決や社員からのフィードバック対応を行います。
IT担当者や部門代表者など複数部署からメンバーを選出することで、組織全体の視点を取り入れた運用が可能になります。社員への周知やトレーニングを行い、ツールの浸透を図る役割もあるのです。
推進チームが主体的に活動することで、Wikiの定着率が高まり、成功につながるでしょう。
導入の目的を決める
社内Wiki導入で失敗しないためには導入の目的を明確にしましょう。
「ナレッジ共有による業務効率化」「問い合わせ対応の負担軽減」など、具体的なゴールを設定することで、社員全員がWiki活用の価値を理解しやすくなります。
目的が曖昧だとどの情報を載せるべきか迷いが生じ、ツールの使用頻度も低くなりがちです。また、目的を明確にすることで、導入後の効果測定がしやすくなり、PDCAサイクルを回して社内Wikiを継続的に改善する指標も得られるでしょう。
社内Wikiで共有するデータを事前に準備する
社内Wikiの導入時には、どのデータを共有するかを事前に整理しておくことも大切です。
社員がすぐに使える状態の社内Wikiを提供することで、初期の利用ハードルを下げ定着しやすくなります。
例えば、社内マニュアル、FAQ、業務手順書などを最初に登録しておけば、導入直後から社員が便利だと感じやすくなります。また、部署ごとに必要な情報を洗い出しておくことで、情報の抜け漏れを防ぎ、スムーズな運用開始が可能です。
運用ルールはシンプルにする
社内Wikiを長期的に活用するためには、運用ルールをできるだけシンプルにすることが重要です。複雑なルールは社員に負担を与え、更新が滞る原因になります。
例えば、「誰でも更新できる」「情報の更新頻度を月1回にする」など、わかりやすいルールを設定することで、社員が気軽に活用しやすくなります。また、権限設定やフォーマットも簡素化すれば、社内Wikiの活用を自然な業務フローに組み込むことが可能です。
まとめ：チャットボットを活用して社内Wikiを導入しよう！
社内Wikiの導入は、業務の属人化の防止や業務効率化につながります。また、社内Wikiはチャットボットなどのツールを使えば、簡単に導入が可能です。
弊社サンソウシステムズが提供する「さっとFAQ」は、Excelから会話データを作成でき、登録・設定するだけで簡単に導入できるチャットボットです。専門的なプログラミングスキルは必要なく、誰でも簡単にさっと導入・運用できます。
今なら30日間の無料トライアルも利用可能ですので、「一度使って試してみたい」という方は、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。