【無料あり】ビジネス情報共有アプリおすすめ13選｜目的に合わせた選び方も解説

「チーム内の情報共有がうまくいかず、業務に遅れが出ている」このような情報共有に関する悩みは、ビジネスシーンで多くの人が抱えている問題です。特にリモートワークの普及により、円滑なコミュニケーションの重要性はますます高まっています。

本記事では、ビジネスにおける悩みを解決する最適な情報共有アプリのご紹介と、目的に応じた選び方についても解説します。ビジネス向けの無料プランがあるアプリも厳選していますので、個人やチームに最適なアプリを見つけ、業務効率化の参考にしていただければ幸いです。

弊社サンソウシステムズでは、社内情報にすばやくアクセスする手助けができるチャットボット「さっとFAQ」を提供しています。チャットボットにあらかじめ回答を設定しておけば、情報の場所がわからなくなったとき、すぐに適切な回答を得られるのが特徴です。

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情報共有アプリとは

情報共有アプリとは、組織やグループ内の情報を一元管理し、円滑なコミュニケーションを促進するためのツールです。グループウェアと呼ばれることもあり、チャットやファイル共有、タスク管理、スケジュール調整などの機能を備えています。複数の機能を活用することで、メンバー間の認識のズレを防ぎ、業務の生産性を高めることができます。

メールや電話を使った情報共有は、必要な情報が紛れてしまい、見たいときに見つけられず、複数人での情報共有に向きません。また、近年、リモートワークや多様な働き方が広まったことで、対面でのコミュニケーション機会は減少しました。

結果、情報格差の発生や、必要な情報がすぐに見つからないといった課題が顕在化しています。そのため、時間や場所を選ばずに情報を共有できるアプリの重要性が高まっているのです。

情報共有アプリの概要

情報共有アプリが持つ主な機能は、コミュニケーションを円滑にし、情報を整理するものです。

具体的には、以下のような機能が挙げられます。

• チャット・メッセージ機能：リアルタイムでの意見交換や連絡に利用する
• ファイル共有機能：書類や画像、動画などの資料をメンバーと共有する
• タスク管理機能：「誰が」「何を」「いつまでにおこなうか」を明確にし、進捗管理する
• カレンダー共有機能：チームや個人の予定を共有し、スケジュール調整をしやすくする
• ナレッジ共有（社内Wiki）機能：業務マニュアルや議事録などを蓄積し、いつでも検索できる

これらの機能を組み合わせ、チームやグループ内のあらゆる情報を一元管理し、効率的に共有できます。

情報共有アプリの活用例

情報共有アプリは、さまざまなビジネスシーンで効果的に活用できます。ビジネスでの具体的な活用例は以下の通りです。

• プロジェクトメンバー間の進捗状況をリアルタイム共有
• 営業チームの日報や成功事例の蓄積・共有
• 全社向けのアナウンスや社内規定を掲載するポータルサイト
• 業務マニュアルや議事録を保管する社内Wiki

情報共有アプリは仕事の生産性を高めるだけでなく、業務上の手間をなくし、より効率的な業務遂行をサポートしてくれます。

情報共有アプリの種類

情報共有アプリは、主な機能や用途によっていくつかの種類に分類できます。自分がどのタイプが必要かを把握するために、以下の表を参考にしてください。それぞれの特徴を理解することで、より目的に合ったアプリを選びやすくなります。

ビジネスで情報共有アプリを使うメリット

情報共有アプリの導入は、情報が伝わりやすくなるだけでなく、組織全体の生産性や競争力の向上にもつながります。本章では、具体的なメリットを5つ解説します。

業務効率化で生産性が向上する

業務をおこなう中で、必要な情報はメール、チャット、手元のメモなど、さまざまな場所に散らばりがちです。情報共有アプリはさまざまな場所にある情報を一つの場所に集約する役割を持つため、必要な情報へのアクセスが格段に速くなります。「あの資料はどこ？」と探す時間が削減され、従業員は本来の業務に集中でき、仕事の生産性アップが可能です。

また、タスク管理機能によって、誰が何をしているかが明確になり、業務の重複や抜け漏れを防ぐことにもつながります。

さらに、場所や時間にとらわれずに情報にアクセスできるため、リモートワークや出張時でも効率的に業務を進められることもメリットの一つです。

社内の情報共有で業務効率を高める方法｜活用できるツールも解説

社内でルールが決まっていなかったり、個人プレイヤーが多かったりすると、なかなか情報共有が進みません。この記事では、社内で情報共有を進めるための具体的な方法を解説します。成功事例も載せているので、ぜひ参考にしてみてください。

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2023.02.19

コミュニケーションが円滑になる

チャット機能によって、メールよりも気軽に、そして迅速にコミュニケーションを取れます。プロジェクトやチーム単位でグループを作成して利用できるため、Eメールのように宛先やCCなどをチェックする必要もありません。対応がスムーズになり、チーム全体の連携が強化されます。

また、メールでよく使われる「お世話になっております」などの定型文も不要なため、意見交換やコミュニケーションを気軽におこなえます。チームやプロジェクト内で気軽にコミュニケーションがとれる環境作りは、業務効率化にもつながるでしょう。

ナレッジ共有を促進できる

個々の従業員が持つ知識やノウハウは、組織にとって貴重な財産です。ナレッジ共有型のアプリを使えば、社内の情報を「社内Wiki」として蓄積し、全社で共有できます。

新入従業員の教育コスト削減や、担当者が不在でも業務が滞らない体制づくりに大きく貢献します。

業務の属人化を防ぐ

「この仕事は〇〇さんしかわからない」という状況は、担当者の急な退職や異動によって業務が停止してしまう恐れがあります。業務の属人化と呼ばれる状況は、組織にとって大きなリスクです。

情報共有アプリによる業務プロセスやマニュアルの共有で、誰でも業務をおこなえる体制を整え、属人化を防げます。

情報格差が解消される

すべての従業員が同じ情報にリアルタイムでアクセスできる環境は、部署や役職による情報格差をなくします。本来社内全体に周知されるべき情報がしっかりと行き渡ることで、全社的な視点で判断できるようになり、業務の質も均一化することが可能です。

結果として、組織としての一体感が生まれ、より強いチームワークが期待できます。また、従業員の知識も均一化され、仕事の品質も安定します。

【失敗事例で学ぶ】情報共有アプリを選ぶ5つのポイント

多くのメリットがある情報共有アプリですが、選び方を間違えると「導入したのに誰も使わない」といった失敗に陥りがちです。本章では、よくある失敗事例から学び、自社や自分のチームに最適なアプリを選ぶための5つの重要なポイントを解説します。これらのポイントを押さえることで、導入後の定着率を高められます。

目的の明確化

情報共有アプリを選ぶ上で最も重要なのは、「何のために導入するのか」と目的をはっきりさせることです。例えば、「チーム内のコミュニケーションを活性化させたい」のであればビジネスチャット型、「業務マニュアルを整備したい」のであればナレッジ共有型が適しています。

目的が曖昧なままでは必要な機能がわからず、結局使われない状況に陥ります。

直感的に使える操作感

どれほどに高機能なアプリでも、使い方が複雑でわかりにくければ従業員に使ってもらえません。特に、ITツールに不慣れな人がチームにいる場合は、誰でも直感的に操作できるシンプルなアプリを選ぶことが重要です。

多くのツールには無料トライアル期間があるので、実際にチームの数名で試してみて、操作感を確認することをおすすめします。

セキュリティ対策

ビジネスで利用する場合、セキュリティ対策は外せないポイントです。顧客情報や機密情報を扱う可能性があるため、安全に利用できるかを厳しくチェックする必要があります。

具体的には、以下のような機能が備わっているかを確認しましょう。

• データの暗号化：通信や保存されているデータが暗号化されているか
• アクセス権限設定：メンバーごとに閲覧・編集できる範囲を制限できるか
• 二要素認証：ログイン時のセキュリティを強化できるか
• IPアドレス制限：特定の場所からしかアクセスできないように設定できるか

注意したいのが、無料アプリは十分なセキュリティ対策がされていない場合があることです。セキュリティが不安で重要な情報を共有できない失敗事例もあるため、費用面だけでなく、セキュリティ面もしっかりとチェックすることが重要です。

連携機能

すでに社内で利用しているツールがあれば、ツールと連携できるかどうかも確認します。既存のツールと連携できないと、二度手間が発生してしまう可能性があるため、注意が必要です。例えば、GoogleカレンダーやSalesforce（CRM）などと連携すれば情報を二重入力する手間が省け、業務効率がさらに向上します。

API連携に対応しているアプリであれば、より柔軟なカスタマイズが可能です。

サポート体制

アプリの導入時や運用中に問題が発生した際に、迅速に対応してくれるサポート体制が整っているかも重要です。特に海外製のアプリの場合、日本語のサポートが十分でないこともあります。

トラブル時に困ることのないよう、マニュアルやFAQが充実しているか、メールや電話での問い合わせ窓口があるかなどを事前に確認しておくと安心して利用できます。

費用

情報共有アプリの料金体系は、月額制が一般的で、利用するユーザー数や機能に応じて料金が変わるプランが多くなっています。まずは無料プランや無料トライアルで試してみて、自社のニーズに合うと判断してから有料プランへの移行がおすすめです。

「無料プランでどこまでできるのか（利用人数、データ容量、機能制限など）」をしっかり比較検討し、試してみましょう。

【無料あり】目的別おすすめ情報共有アプリ13選

最後に、おすすめの情報共有アプリを種類ごとに紹介します。それぞれ特徴が異なるため、自社に合う種類のアプリはどれかを考えながら読み進めてください。

本章からは、ビジネスシーンで特に評価の高い情報共有アプリを、目的別に分類して13個ご紹介します。「多機能・統合型」「ナレッジ共有特化型」「タスク・プロジェクト管理特化型」「ファイル共有特化型」の4つのカテゴリに分けているので、あなたの目的に合ったものを見つけてください。

ビジネスチャット型｜円滑なコミュニケーション促進に

チーム内の迅速なコミュニケーションを軸に、ファイル共有やタスク管理など、さまざまな機能を統合したタイプのアプリです。複数のツールを使い分ける手間を省きたいチームにおすすめです。

Slack：外部連携に強く、多機能なプラットフォームとして活用可能

Slackは、世界中で広く利用されているビジネスチャットツールです。強みは、Google Driveや Trello、GitHubなど2,000を超える外部サービスと連携できることです。さまざまな通知をSlackに集約し、業務効率化に役立ちます。

また、自由度の高いカスタマイズ性も魅力の一つです。APIが公開されているため、自社で開発したツールやサービスとの連携も可能です。加えて、Slack内で公開されているさまざまな用途に合わせたアプリによって、簡単に機能を追加できます。例えば、勤怠管理アプリやアンケートアプリなどの導入で、Slackをより多機能なプラットフォームとして活用可能です。

さらに、チャンネルと呼ばれるグループの作成で、プロジェクトやチームごとにコミュニケーションを整理できます。誰でも参加できるパブリックチャンネルに加え、招待されたメンバーのみが参加できるプライベートチャンネルを使うことで、機密性の高い情報のやり取りもおこなえます。

無料プランでは、直近90日間のメッセージ履歴の閲覧や、10個までのアプリ連携が可能です。

Microsoft Teams：Office 365ユーザーに最適、ビデオ会議も強力

Microsoft Teamsは、WordやExcel、PowerPointといったOffice 365のアプリケーションと簡単に連携できるのが特徴です。Teams上でファイルの共同編集や、SharePointと連携したファイル管理などができます。変更履歴も自動的に記録されるため、誰がいつ何を変更したのかを簡単に確認できます。

加えて、タスク管理機能も搭載されており、チームのタスクを一覧で表示し、進捗状況を確認できることも特徴の一つです。

また、高品質なビデオ会議機能も標準で搭載されており、リモートワーク環境での会議にも最適です。すでにMicrosoft 365を導入している企業にとっては、最も導入しやすい選択肢です。

無料プランでは、最大100人までの会議やファイル共有、チャット機能などが利用できます。有料プランへのアップグレードで、会議時間の延長やストレージ容量の増加、高度なセキュリティ機能などが利用できるようになります。

Chatwork：シンプルで使いやすく、中小企業におすすめ

Chatworkは、シンプルで直感的な操作性が特徴のビジネスチャットツールです。ITツールに不慣れな方でも簡単に使いこなせるため、幅広い業種や規模の企業で導入されています。

チャット機能に加えて、個別のチャット内でタスクを作成・管理できる機能もあり、依頼の抜け漏れ防止に役立ちます。タスクの担当者や期限の設定や進捗管理も可能なため、チームでも活用可能です。ファイル共有機能も搭載されており、書類や画像などのファイルを簡単に共有できることも特徴の一つです。

無料プランでは、参加できるグループチャット数に制限（7つまで）がありますが、基本的な機能は十分に利用可能です。

おすすめ無料ビジネスチャットを徹底比較！選定ポイントと有料版との違いも

【2025年最新】ビジネスチャットを無料で始めるなら必見！おすすめツール14選を機能比較表付きで紹介。無料ビジネスチャットの選択ポイントや有料版との違い、失敗しないツールの選び方まで詳しく解説します。

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2025.03.28

社内SNS型｜従業員間の連携強化に

社内SNS型は、Facebookのような操作画面で、従業員が気軽に情報発信や意見交換をおこなえるアプリです。部署や役職の垣根を越えたコミュニケーションを促進し、組織の一体感をつくるのに役立ちます。

Viva Engage：Microsoft 365連携で情報共有を加速

Viva Engageは、Microsoftが提供する企業向けSNSです。Microsoft 365のプランに含まれていることが多く、TeamsやSharePointとの連携で、より効果的な情報共有ができます。また、投稿へのコメント、いいね！をすることで、他のメンバーと簡単に交流できることも特徴です。

全社的なアナウンスから、特定の興味・関心に基づいたチーム作成まで、多様なコミュニケーションの場をつくることが可能です。組織全体のエンゲージメントを高め、オープンな企業文化を育みたい場合にぴったりでしょう。

Talknote：従業員間の情報共有がスムーズ

Talknoteは、情報共有やコミュニケーションをスムーズにしてくれる社内SNSツールです。特に、日本の働き方に合った設計で、現場スタッフやマネージャーまで幅広い従業員に使いやすいことが魅力です。

Talknoteの特徴は、投稿やコメント、リアクション（いいね！など）を通じて、従業員同士が気軽につながれることです。また、「未読管理」や「アクションリマインド」といった機能によって、「伝えたつもり」「聞いたつもり」の行き違いを減らせます。

スマートフォンでも使えるため、オフィスだけでなく、店舗や施設、現場などでもすぐに情報をチェックできるので、介護・飲食・教育など、デスクにいないスタッフが多い職場にもぴったりです。グループごとに話題を分けてやりとりすることで、プロジェクト単位の情報整理も容易におこなえます。

ナレッジ共有特化型｜社内Wiki・マニュアル作成に

業務マニュアルや議事録、よくある質問（FAQ）など、チームの情報を蓄積し、いつでも誰でも簡単に検索・活用することに特化したアプリが、ナレッジ共有特化型です。業務の属人化を防ぎ、組織全体の生産性を向上させたい場合に最適です。

さっとFAQ：Excelで手軽にFAQチャットボットを構築

「さっとFAQ」は、プログラミングの知識がなくても、使い慣れたExcelで簡単にFAQチャットボットを作成できるサービスです。社内からの問い合わせ対応を自動化し、ヘルプデスクや総務部門の負担を大幅に軽減します。例えば、社内規定や経費精算の方法といった頻繁な質問を、チャットボットによる自動回答で簡単に解決でき、担当者はより重要な業務に集中できます。

また、月額1万円からという低コストで導入できる点も大きな魅力です。導入後のサポートも充実しており、操作方法やFAQデータの作成方法などについて、専門のスタッフが丁寧にサポートするため、はじめて情報共有アプリを活用する方でも安心です。

Notion：自由度の高いカスタマイズで情報を整理

Notionは、書類作成（Wiki）、タスク管理、データベースなどを自由に組み合わせ、チームに合った情報共有の仕組みを構築できるアプリです。例えば、一ページで議事録と関連タスクを管理する、顧客リストをデータベースで作成するなど、あらゆる使い方が可能です。カスタマイズ性が高いため、情報整理にこだわりたいチームや、複数のツールを一つにまとめたいと考えている場合にぴったりでしょう。

また、テンプレートも豊富に用意されているため、用途に合わせて簡単に情報を整理できることも特徴の一つです。さらに、API連携機能で他のツールとの連携も可能です。例えば、GoogleカレンダーやSlackなどのツールとつなぐことで、よりチームに合った使い方ができます。

Stock：シンプルな操作で情報共有をスムーズに

Stockは、ノート（情報の蓄積機能）、タスク管理、メッセージの3つの機能に特化したシンプルなツールです。誰でも簡単に情報をストックできるのがポイントで、多機能さよりも、導入のしやすさと定着を重視するチームにおすすめです。

スマートフォンやタブレットで撮影した写真なども簡単に共有でき、ダウンロード不要かつブラウザ上でプレビューできるのも魅力です。データは完全に暗号化され、厳格なセキュリティ環境下で保護されているため、安心して使用できます。

社内Wikiでおすすめの無料ツール｜選定のポイントを徹底解説

社内Wikiの導入や作成に役立ち無料で使えるツールを紹介しています。選定のポイントや導入を失敗しないためのポイントについても紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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2024.05.17

プロジェクト管理型｜効率的な管理と可視化に

プロジェクト管理型は、「誰が」「何を」「いつまでにおこなうか」を明確にし、プロジェクト全体の進捗状況をチームで共有・可視化するためのツールです。タスクの抜け漏れを防ぎ、計画的な業務進行をサポートします。

Trello：カンバン方式でタスクを視覚的に管理

Trelloは、「ボード」と呼ばれる掲示板の上で、「カード（タスク）」を「リスト（進捗段階）」間でドラッグ＆ドロップして管理する方式のツールです。「未着手」「作業中」「完了」といったリストを作成し、タスクの進捗を視覚的に把握できます。ホワイトボードに付箋を貼る・剥がすような感覚で、誰でもすぐに使いこなせます。

また、あらゆるタスクや情報を同じ場所にまとめて管理・維持が可能なため、「今、誰が何をおこなっているか」「やらなければいけないことは何か」を瞬時に明確に把握できることも特徴の一つです。

Asana：複雑なプロジェクトも効率的に管理

Asanaは、複数のタスクやメンバーが関わる大規模なプロジェクトの管理におすすめなツールです。タイムライン（ガントチャート）ビューによって、プロジェクト全体のスケジュールと各タスクのつながりが可視化され、計画の遅延リスクを早期に発見できます。

受信トレイでは、自分がメンバーになっているプロジェクトや、自分に割り当てられたタスクの更新情報の閲覧が可能です。タイムライン機能では、プロジェクト全体の進捗をカレンダーと照らし合わせて、ガントチャートとして確認もできます。プロジェクト管理を体験してみたいと考えている企業や、小規模で運営開始したい企業にもおすすめです。

Jooto：国産ならではの使いやすさでプロジェクトを成功に導く

Jootoは、カンバン方式を採用した日本のプロジェクト管理ツールです。シンプルでわかりやすいデザインと、日本企業にマッチした使い勝手が特徴です。ガントチャート機能も標準で搭載されており、タスク管理とスケジュール管理を一つのツールで完結できることがポイントです。タスク管理に加え、ファイル共有機能も搭載しており、書類や画像などのファイルを簡単に共有できます。

日本語でのサポートが充実しているため、初めてプロジェクト管理ツールを導入する企業でも安心して利用できる点が魅力です。

ファイル共有特化型：大容量ファイルの安全な共有・管理

書類、画像、動画といった大容量のファイルを、安全かつ効率的に保管・共有することに特化したクラウドストレージサービスです。場所やデバイスを問わずファイルにアクセスできるため、リモートワークや外出先での作業にも最適です。

Google Drive：Google Workspaceとの連携で生産性を向上

Google Driveは、Google書類、スプレッドシート、スライドといったGoogle Workspaceの各アプリケーションと互換性の高さが特徴です。Drive上で直接ファイルを作成・編集し、リアルタイムで複数人の共同作業が可能です。コメント機能や変更履歴の追跡機能も充実しており、チームでの書類作成役立つでしょう。

また、GmailやGoogleカレンダーとの連携もスムーズで、Googleのサービスをメインで利用しているユーザーにおすすめです。

Dropbox：シンプルで安定したファイル共有

Dropboxは、すべてのファイルを1か所のクラウドストレージに保存でき、情報を一元化できるアプリです。PCに専用フォルダをインストールすれば、ローカルファイルを扱うのと同じ感覚でクラウド上のファイルを操作できるシンプルさが特徴です。

また、PCやスマートフォン、タブレット間でのファイル同期の速さと安定性も魅力で、外部のユーザーとも共有リンクを使って簡単に大容量ファイルをやり取りできます。

ユーザーの人数や保存できる容量によって複数のプランが準備されているため、自社に合わせて選べるのも魅力です。

自社にマッチする情報共有アプリの選び方

本章では、自社にマッチする情報共有アプリの選び方を解説します。

1. 目的の明確化

最初に、情報共有アプリを導入する目的を明確にしましょう。

例えば、

• 社内コミュニケーションの活性化
• ナレッジ共有の促進
• プロジェクト進捗の可視化
• 顧客対応の迅速化

など、具体的な目的を設定することで、必要な機能や使いやすさが見えてきます。

2. 必要な機能の洗い出し

目的が明確になったら、必要な機能を洗い出します。一般的に情報共有アプリには、以下のような機能があります。

• テキストチャット
• ファイル共有
• ビデオ会議
• タスク管理
• Wiki
• 検索機能
• 通知機能
• 権限管理

これらの機能の中から、自社のニーズに合ったものを選びましょう。例えば、プロジェクトチームでの利用が多い場合は、タスク管理機能やファイル共有機能が重要になります。

3. 導入・運用コストの比較

情報共有アプリの導入には、初期費用や月額費用が発生します。無料プランがあるアプリもありますが、利用人数や機能に制限がある場合が多いです。例えば、ストレージ容量が少なく、特定の機能（高度な検索機能、アクセス権限の詳細設定、API連携など）が利用できないことがあります。

一方、有料プランは、無料プランで制限されていた機能が利用できるだけでなく、セキュリティ機能の強化や、専任のサポートチームによるサポートを受けられるといったメリットもあります。必要な機能の有無や操作性、サポート面などさまざまな面を考慮した上で導入・運用コストを比較検討し、予算に合ったアプリを選びましょう。

4. 使いやすさの確認

情報共有アプリは、従業員全員が日常的に利用するツールなため、使いやすさが重要なポイントです。

無料トライアル期間を利用して、直感的に操作できるか、必要な情報にすぐにアクセスできるかなどを確認します。異なる年齢層やITスキルを持つ従業員に実際に触ってもらい、フィードバックを集めることがおすすめです。

5. セキュリティ対策の確認

情報共有アプリには、機密情報や個人情報が含まれる可能性があります。そのため、セキュリティ対策が万全であるかを確認しなければなりません。

例えば、

• データの暗号化
• アクセス制御
• 監査ログ
• 二段階認証

などのセキュリティ機能が搭載されているかを確認します。また、プライバシーポリシーやセキュリティに関する規約も確認しておくことが重要です。

6. 連携機能の確認

既存のシステムとの連携機能も重要なポイントです。

例えば、

• メールシステム
• カレンダー
• CRM（顧客管理ツール）
• SFA（営業支援システム）

など、既存のシステムと連携することで、業務効率を大幅に向上できます。

7. サポート体制の確認

導入後も安心して利用するためには、サポート体制の確認が不可欠です。

例えば、

• 電話サポート
• メールサポート
• チャットサポート
• FAQ
• 導入支援サービス

など、充実したサポート体制があるかを確認します。また、導入事例やユーザーレビューも参考にすることがおすすめです。

最適なアプリで情報共有をスムーズにし、業務効率化と生産性向上を目指そう

情報共有アプリは、社内に蓄積された情報やデータを手軽に共有できるツールです。情報共有は業務のベースとなるため、業界や業種を問わずどのような企業でも対策しておかなければなりません。

同じ情報共有アプリでも機能や操作性に違いがあるため、自社の業務や規模に合ったものを選ぶことが重要です。心配な場合は無料トライアルを利用し、導入前に使い心地を確かめてみると良いでしょう。

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今なら30日間の無料トライアルも実施しています。業務効率化につながるツールをお探しなら、ぜひこの機会にご検討ください。