情報共有アプリでビジネスを円滑に！メリットやおすすめアプリを紹介

情報共有アプリは、業務上で必要な情報共有や連絡を効率的におこなえます。昨今、社内情報の共有に活用する企業が増加中です。情報共有アプリの中には共有機能以外のさまざまな機能を搭載しているものがあり、ビジネスに役立てられることで注目されています。

とはいえ、自社に合ったツールを導入しなければ、使いこなせなかったり、費用対効果を感じられなかったりすることも多いです。今回は、ビジネスで使えるおすすめの情報共有アプリや企業が導入するメリット、選び方まで幅広く紹介します。

弊社サンソウシステムズでは、社内情報にすばやくアクセスする手助けができるチャットボット「さっとFAQ」を提供しています。チャットボットにあらかじめ回答を設定しておけば、情報の場所がわからなくなったとき、すぐに適切な回答を得られるのが特徴です。

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情報共有アプリとは

情報共有アプリは、社内に蓄積された情報を集約し、社内で共有できるツールです。情報共有アプリは、グループウェアとも呼ばれています。情報共有アプリを導入すると、あらゆる業務に関する情報を手軽に共有できるようになり、業務効率化につながります。

メールや電話を使った情報共有は、必要な情報が紛れてしまい、見たいときに見つけられず、複数人での情報共有に向いていません。情報共有アプリを使えば手軽に情報を共有・蓄積できるため、スムーズな共有に欠かせないツールなのです。
グループウェアが気になる方は、次の記事をご覧ください。

グループウェアとは？種類やメリット、選び方をわかりやすく解説

グループウェアとは何かについてわかりやすく解説しています。グループウェアを導入するメリット・デメリットや選ぶ際のポイント、ChatGPTとの連携についても解説しているので、導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

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2024.02.17

情報共有アプリの種類

ビジネス向けの情報共有ツールにはさまざまなものがあります。ここでは、タイプごとに分類してそれぞれ紹介します。適切なツールを選ぶためにも、まずは各ツールの役割や特徴などを確認しておきましょう。

情報ストック型

情報ストック型は、社内に蓄積されたノウハウや知識をストックし、共有するタイプのアプリです。Wikipediaの社内版「社内Wiki」をイメージすると良いでしょう。

ノート機能でテキストとして情報を残せるのはもちろん、画像やファイルなども蓄積できます。テーマごとにメッセージ機能を活用してコミュニケーションがとれるため、情報が分散せず、整理された状態での業務遂行が可能です。

過去のデータや資料などを一元化できるだけではなく、知りたい情報をすぐに検索・確認できる点がメリットです。

チャット型

チャット型は、社内・社外と円滑なコミュニケーションや情報共有をおこなえます。音声通話はもちろんのこと、Web会議やビデオ通話など、活発にコミュニケーションをとりたい企業におすすめです。

社内だけではなく、社外とのコミュニケーションツールとしても活用できる点が大きなメリットです。メールに比べて気軽にコミュニケーションをとれるため、情報共有が活発化します。意思疎通をタイムリーにおこない、業務連絡を効率化したい企業におすすめです。

ファイル共有型

ファイル共有型は、データやファイルの共有・保管などをオンライン上でできます。複数人があらゆる デバイスから共同編集することも可能なため、業務を円滑に進められます。

情報やファイルを一元管理できるだけではなく、データが自動でバックアップできたり、ストレージの管理が不要だったりする点がメリットです。

ツールの中にはオフライン利用に対応しているものもあり、インターネット環境のない場所でも利用できるツールもあります。

タスク管理型

タスク管理型は、業務の進捗状況や、担当者ごとの業務のボリュームを共有できます。社員一人ひとりが抱える業務を見える化することで、企業全体の業務効率化が可能です。

付箋のように直感的にタスクを管理できるツールのほか、ガントチャート機能が利用できるなど、ツールによって機能はさまざまです。タスクやプロジェクトの進捗状況を一元化することで、関係各所との業務連携もスムーズになるでしょう。

社内SNS型

社内SNS型は、社内に特化したコミュニケーションタイプのアプリです。親しみやすいデザインやスタンプ機能などで気軽にコミュニケーションをとれます。

ツールによって機能はさまざまですが、できることはチャット型と同じような内容です。チャット型は社外向けに、社内SNS型は社内向けにと使い分けて活用するのも良いでしょう。

企業が情報共有アプリを導入するメリット

情報共有アプリを導入すると、情報を一元管理できたり業務効率化につながったり、コミュニケーションが円滑になったりするなどのメリットがあります。ここでは、企業が情報共有アプリを利用するメリットについて解説します。情報共有アプリの利用を検討している企業は、メリットを押さえることで社内の理解を得やすくなるでしょう。

情報を一元管理できる

情報共有アプリは、社内に散在するあらゆる情報をまとめて一元管理できるのがメリットです。メールに添付されたファイルや、チャットで活発におこなわれた業務連絡など、情報を見落としてしまったり流れてしまったりすることもあるでしょう。それぞれの情報やファイルを別々の場所で管理していると、情報を見たいときにどこにあるかわからない状態になりかねません。

情報共有アプリを活用すれば、知りたい情報をすぐに検索できます。情報を探すのにかかる時間を削減できるため、業務が円滑に進むでしょう。

業務効率化につながる

情報共有が円滑になれば、必要な情報を検索する時間がなくなります。プロジェクトやチーム単位でグループを作成して利用できるため、Eメールのように宛先やCCなどをチェックする必要もありません。

メールでよく使われる「お世話になっております」などの定型文も不要なため、意見交換やコミュニケーションを気軽におこなえます。チームやプロジェクト内で気軽にコミュニケーションがとれる環境作りは、業務効率化をおこなう上で重要な要素です。

コミュニケーションが円滑になる

チャット型や社内SNS型の情報共有ツールを利用すれば、Eメールと比べて簡単にコミュニケーションがとれます。

社内や取引先との連携が不十分だと、認識のずれからミスに発展してしまうこともあるでしょう。コミュニケーションが密になれば、良好な信頼関係を構築できます。

取引先との連絡はもちろんのこと、部署を超えたコミュニケーションも気軽におこなえるため、会社全体の雰囲気を良くし、離職率を下げる手助けにもなるでしょう。

情報格差がなくなる

情報共有アプリを活用して社内全体で情報共有できる環境を整えれば、社内の情報格差がなくなります。

本来社内全体に周知されるべき情報が行き渡っていない場合、社員ごとの業務品質に差が生じてしまいます。もしも品質を維持できなければ、取引先との関係が悪くなったり、継続的な受注が困難になったりする可能性もあるでしょう。

社内で適切に情報共有をおこなえば、情報格差の改善につながります。社員の知識が均一化され、仕事の品質も安定するでしょう。

情報共有アプリを導入するデメリット

企業が情報共有アプリを導入することは、多くのメリットがある一方で、デメリットもあります。導入前にこれらのポイントを把握し、対策を講じることが重要です。

特に社内外で運用ルールを定め適切な運用ができなければ、モチベーションが下がる可能性もあるので注意が必要です。

情報過多になる可能性

情報共有アプリを導入すると、従業員間の共有情報の量は急増する傾向があります。
情報共有アプリは本来、情報検索の効率を向上させるために導入されるものです。しかし適切な整理や管理がおこなわれないと、その目的を逸脱し、時間の浪費を引き起こす可能性があります。

また、通知が多いと仕事に集中できなくなることも考えられるため、プロジェクト単位で共有担当と共有内容を区分けするなど整理すると良いでしょう。

適切な情報管理の必要性

情報の量が膨大になると、取り扱いが煩雑になる恐れがあります。例えば、チャットアプリではトーク履歴が多くなれば文章が流れていき過去の会話を追いにくくなります。

また、文書管理ではファイル階層が多層になることで目的の情報にたどり着きにくくなるなど運用する上で注意が必要です。情報共有アプリを導入する際に事前にルールを決めておくのがおすすめです。定めたルールをアプリに設定できると、社員の誤操作を防止できます。

情報共有アプリの選び方

自社にあったアプリを導入しなければ、現場に浸透せず使わなくなるおそれがあります。情報共有アプリを選ぶ際のポイントを押さえることで、導入後も上手に活用できるでしょう。

自社の導入目的から選ぶ

前述したとおり、情報共有アプリには複数の種類があります。同じ情報共有アプリでも特徴や機能が異なるため、情報共有アプリを選ぶ際は、自社の導入目的に適しているかどうかを確認することが大切です。

情報を検索できる機能やコミュニケーションを円滑にするチャット機能など、自社の目的に合わせて優先度の高い機能が搭載されたアプリを選びましょう。それぞれのアプリの特徴や利用できる人数、費用、プランなどについても確認しておくと安心です。

操作性で選ぶ

導入したアプリが社内に浸透するかどうかは、機能面に加えて操作性も重要です。一部メンバーだけではなく、どのような人でも簡単に使いこなせるアプリを選ぶと良いでしょう。

特に、年齢層の幅が広い企業では、全員にITリテラシーが備わっているとは限りません。パソコンやスマートフォンの操作が苦手な人でも直感的に操作ができるようなアプリを選ぶのがおすすめです。使いやすいアプリであれば、導入時の教育コストも抑えられます。

対応デバイスで選ぶ

導入するアプリが複数のデバイスに対応しているかどうかも重要です。パソコンのみの対応など、特定のデバイスからしか使えないアプリを選ぶと、アクセス方法が制限されるため、手軽なアクセスが難しいです。

近年はパソコンだけではなくスマートフォンを使って業務をおこなう人も増えてきています。会社の外でもアプリを使用する予定があれば、スマートフォンからでも簡単に情報を共有したり編集したりできるアプリを選ぶと良いでしょう。その際、対応OSがiOSのみ、Androidのみと制限されている場合もあるため、機種まで確認しておくと安心です。

セキュリティ・サポート体制で選ぶ

情報共有アプリは、リアルタイムで情報を共有する性質上、オンラインで使用することが前提です。そのため、インターネット上から情報が漏洩するリスクもあります。

このリスクを限りなく減らすため、アプリの導入を検討する際は、セキュリティやサポート体制が整っているか必ず確認しましょう。データの暗号化機能や認証機能など、万が一の場合のセキュリティ機能が備わったアプリを選ぶのがおすすめです。

無料トライアルの有無

情報共有アプリは、それぞれのサイトで機能や料金についての基本的な情報が記載されています。とはいえ、実際に使ってみなければ、自社に合っているかどうかを判断するのは難しいでしょう。無料トライアルがあるアプリなら、本格導入前に無料で使い心地を試せます。

アプリを導入する際には、社内で稟議を通す必要があります。その際、無料トライアルで実際に使ってみた結果を踏まえて提案をすれば、よりスムーズに稟議が進むでしょう。

導入時の注意点

自社のニーズにマッチした情報共有アプリの選定と導入は、社内コミュニケーションの活性化と業務の効率向上に不可欠です。慎重な検討と長期的な視点での運営管理が必要になります。

予算の確認

予算の確認は極めて重要です。情報共有アプリの多くは導入初期コストのほか、継続的な月額費用が発生します。サービスによっては利用者数やデータ使用量に応じたプランが設定されているため、事前にコストをしっかりと調べる必要があります。さらに、顧客の環境や社内ルールに合わせたアプリを導入する必要が生じる場合もあるため、さまざまな可能性を考慮しておきましょう。

導入後のフォローアップ計画

新システムへの移行は、トレーニングやサポートが必要です。導入直後だけでなく、長期の視点で運用ルールを策定しつつ、新機能などの更新があればサポートをおこなうことで不安を取り除き、スムーズな運用につながります。

従業員からの意見やフィードバックの収集

従業員の意見やフィードバックの収集は、導入アプリの成功を決める鍵といえます。実際にアプリを使用する人々の意見は、使い勝手や機能性の向上に大いに役立つでしょう。従業員が新しいシステムにより関与し、積極的に使用する動機づけになります。

使わなくなったアプリの整理・廃止

新システムの導入は既存のツールの置き換えが考えられます。古いアプリや使われなくなったツールを適切に管理することで、コストを節約し、情報セキュリティを強化できます。その際に契約を解除する際に残っているデータの引き継ぎや移行、旧ツールのセキュリティには注意しておきましょう。
効率よく情報共有をおこないたい方は、こちらの記事もご覧ください。

社内の情報共有における成功事例10選｜効果を高めるポイントも解説

いつの時代でも、全ての企業にとって重要な社内の情報共有という課題。社内の情報共有が適切に進めば、全体で同じビジョンに向かって突き進むことができるでしょう。本記事の成功事例を参考に、社内の情報共有の革新に乗り出しましょう。

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2023.09.05

おすすめの情報共有アプリ

最後に、おすすめの情報共有アプリを種類ごとに紹介します。それぞれ特徴が異なるため、自社に合う種類のアプリはどれかを考えながら読み進めてください。

情報ストック型のおすすめの情報共有アプリ

情報ストック型のツールは、今後に役立つ情報やあとで見返したい大事な内容を記載できるため、チーム内にノウハウを蓄積できます。

ここでは、おすすめのストック型の情報共有アプリをご紹介します。

さっとFAQ

「さっとFAQ」は、ナレッジなどの情報共有に活用できるチャットボットです。チャットボットというと顧客対応のイメージが強いかもしれませんが、問い合わせや疑問などの情報が寄せられて集約される場の一つでもあります。チャットボットを社内で閲覧できるようにしておけば、顧客ニーズの発掘や施策の改善点・問題点などを考えるのに役立てられるでしょう。データが蓄積されリアルタイムで共有できる、情報共有のためのツールであるといえます。

また、Excelを使って質問と回答の登録ができるため、ITスキルに自信のない方でも導入しやすいツールです。分析用のダッシュボードを利用すれば、どの情報にニーズがあるのかなども把握できます。

チャットボットは24時間365日対応でき、テレワーク環境下でも活躍できるでしょう。

Stock

誰でも簡単に情報をストックできるのが「Stock」です。ノート機能を活用してテキストで用件や、画像やファイルなどを簡単に残せて便利です。

タスク管理やメッセージ機能も搭載されており、情報が分散せずに整理された状態で業務を進められます。スマートフォンやタブレットで撮影した写真なども簡単に共有でき、ダウンロード不要かつブラウザ上でプレビューできるのも魅力です。

データは完全に暗号化され、厳格なセキュリティ環境下で保護されているため、安心できるアプリといえます。

Evernote

手軽に情報を一元管理できるアプリケーションが「Evernote」です。ノート機能では、テキストに限らず、画像や音声など多岐にわたる情報をひとつの場所で統合して管理できます。
また、GmailやSlack、Google Driveなどの外部ツールとの連携が可能で、業務の幅が広がります。

検索機能は特に強力で、キーワードだけでなく設定したタグによる検索も可能です。これにより、膨大な情報の中から必要なノートをすばやく見つけられます。

また、共有機能を使えば、選んだユーザーと簡単にノートを共有できるため、チームでのコラボレーションも容易です。プロジェクトの進捗状況やアイデアなどをリアルタイムで共有し、より円滑に業務ができるでしょう。

Notion

情報の整理と管理を直感的かつ効率的におこなえるよう設計されたアプリケーションが「Notion」です。使いやすいノート機能を駆使して、テキスト、画像やファイルを追加できます。

タスクの管理も優れており、ToDoリストの作成やスケジューリング、メッセージのやり取りが一つのインターフェイス内で完結できます。これにより、情報が一か所に集約され、仕事の進行状況を容易に追跡が可能です。
使い勝手の良さとセキュリティの確実性を兼ね備えたワークスタイルにマッチした情報管理アプリです。

Notion以外にも無料で使えるグループウェアを知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

無料で使えるグループウェア19選！使う際の注意点やメリットも解説

この記事では、無料で使えるグループウェアを紹介しています。近年、リモートワークや企業内での情報共有・コミュニケーションのために、グループウェアが取り入れられるようになっています。導入を検討する際の参考にしてみてください。

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2023.10.16

チャット型のおすすめの情報共有アプリ

チャット型のツールは、円滑なコミュニケーションをとりたい企業におすすめです。
ここでは、おすすめのチャット型の情報共有アプリをご紹介します。

Chatwork

社内外のコミュニケーションを活性化するチャット型の情報共有アプリとして有名なのが「Chatwork」です。43万社以上の企業で採用されており、あらゆる業種や職種で働く人々のコミュニケーションを円滑にしています。

機能はシンプルで、システムが苦手な方でも簡単に利用できるのが魅力です。ブラウザ版だけでなく、スマートフォンアプリもあるので、内勤者だけでなく外勤メインの社員でも利用できます。

完全無料で利用できるフリープランもあるため、「ビジネスチャットがどのようなものか使ってみたい」といった企業はもちろん、スモールスタートしたい企業にもおすすめです。

Microsoft Teams

企業内外のコラボレーションを革新する統合型のコミュニケーションツールが「Microsoft Teams」です。チャット、ビデオ会議、ファイル共有、アプリケーションの統合といった多機能を備え、世界中の多くの企業で導入されています。

直感的な操作性が特長であり、技術に不慣れな方からITのプロフェッショナルまで、幅広いユーザーに支持されています。Office 365とも連携し、文書作成やプレゼンテーション、表計算など、業務で必要なさまざまな作業を一つのプラットフォーム内で完結が可能です。

さらに、企業の規模やニーズに合わせてさまざまなプランが提供されているため、小規模なスタートアップから大企業まで、あらゆるビジネスシーンにおいて柔軟に導入ができます。

Slack

「Slack」はビジネス向けのチャットツールで、直感的なユーザーインターフェースで、慣れていない人でも簡単に使用できるようになっています。Webブラウザはもちろん、スマートフォンアプリからでもアクセスが可能です。

Slackのメイン機能は、テキストでコメントをやり取りするチャット機能です。「タイムライン」と呼ばれる時系列で管理され、古い内容から順番に並ぶ仕様になっています。チャットの内容はプロジェクトごと、チームごとにスレッドを分けて管理できるので、情報が整理しやすいです。

Slackで使える主なチャットの機能は、下記の通りです。

• 部署やプロジェクトなどグループでやり取りできる「チャンネル」
• 特定のメンバーとやり取りしたいときに使える「グループチャット機能」
• 個人間のチャットができるチャットができる「ダイレクトチャット」

チャット内では「メンション」で宛先を指定したり、特定のメッセージに対する返信「スレッド」機能を使ったりすることで、重要なメッセージを見落とす心配もありません。

Slackはただのチャットアプリではなく、チームがより効率的に連携し、生産性を最大化するためのコミュニケーションのハブとして活用できます。

Discord

「Discord」はリアルタイムのテキストチャット、音声通話、ビデオ通話、そして画面共有機能の使い勝手が良いです。かつてはゲーマーの間でその名が知られるようになりましたが、現在ではビジネス環境まで、幅広いシーンでの情報共有ツールとしての地位を確立しています。

全世界での月間アクティブユーザー数が1億5000万人を超えるなど、その普及ぶりは目覚ましいものがあります。直感的なインターフェースがこの人気を後押ししており、テクノロジーに精通していないユーザーであってもすぐに使えるでしょう。

低予算でコミュニケーションツールを導入したい組織にとって理想的な選択です。個々の「サーバー」を立ち上げ、「チャンネル」を設定することで、議題やプロジェクトごとに会話を整理し、チームの生産性を向上させます。
Discordは、仕事の効率化とチームの一体感を促進するための重要なプラットフォームとして、多くの人々に選ばれ続けています。

LINEWORKS

LINEのような使い心地で、導入した日から誰でもすぐに使える社内SNSが「LINEWORKS」です。おなじみのチャット画面やスタンプを活用したコミュニケーションはもちろんのこと、トークやメール、アドレス帳や掲示板に資料を保存や閲覧ができるDriveなど業務の効率化に必要な機能が充実しています。

LINEを活用している人も多く、同じような操作性なので、導入ハードルの低さが特徴です。LINEWORKSは通常版のLINEとは違い、管理者が招待することでユーザーが利用できます。管理者の許可がないと外部との連絡もできないので、セキュリティ面も安心です。

また通常版のLINEは、個人のデバイスに登録されている電話番号と紐づいて友達登録がされますが、LINEWORKSは勝手に友達登録されない仕様です。認証も管理者が発行したIDとパスワードでするので、プライバシーも守られます。セキュリティを重視しつつも、誰でも使いやすいツールを導入したい企業におすすめです。

LINEWORKSについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

LINEWORKSはチャットボット連携可能！メリットや活用シーン

LINEWORKSとチャットボットを連携するメリットや活用シーン、選び方について解説。LINEWORKSはチャットボットと連携することで利便性を追求できます。連携できるチャットボットも紹介しているので参考にしてください。

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2024.02.17

ファイル共有型のおすすめの情報共有アプリ

ファイル共有型のツールは、スマートフォンやパソコンで資料やファイルデータ、画像をシェアする機会の多い企業におすすめです。
ここでは、おすすめのファイル共有型の情報共有アプリをご紹介します。

Dropbox

画像やファイルの保存・共有に最適なのが「Dropbox」です。すべてのファイルを1か所のクラウドストレージに保存でき、情報を一元化できます。データの同期も早いため、パソコンやスマートフォンなど個人のデバイス間でのファイルの共有も高速で可能です。

1アカウントあたり2TBのファイルを保存・同期できる実用性の高さが評価され、すでに7億人以上のユーザーが登録しています。ユーザーの人数や保存できる容量によって複数のプランが準備されているため、自社に合わせて選べるのも魅力です。

Dropboxの主な機能は、下記の通りです。

• リンクを発行するだけで内奥が共有できる「フォルダの共有」
• 共有メンバーを制限できる「ファイル権限」
• インターネットに接続していなくてもファイルにアクセスできる「オフライン同期機能」

ストレージはすべて暗号化され十分に容量が提供されるほか、電子署名なども追加料金なしで利用が可能です。

Google Drive

Googleの提供するクラウドベースのファイル保存・共有サービス「Google Drive」は、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドなどとの互換性の高さが特徴です。チームでの文書作成や共同編集がリアルタイムでおこなえ、効率的なコラボレーションを実現します。

Googleドライブと他のストレージツールの違いは、検索精度の高さです。Googleドライブでは、検索項目でフィルタリングをかけたり、PDFや画像ファイルの中身の文字まで認識したりして、適合するファイルを探し出せます。

15GBまでなら無料で、Googleアカウントさえあれば、今この瞬間から利用が可能です。スマートフォン、タブレット、パソコンなど対応しているデバイスも多く、高度なセキュリティを備えているため、情報漏洩が気になるビジネスシーンでも活用できるでしょう。

OneDrive for Business

Microsoftの「OneDrive for Business」は、企業向けに設計されたクラウドストレージサービスで、Office 365との統合性が高いです。

普段からWordやExcel、PowerPointを利用している企業は多いのではないでしょうか？それらのファイルをクラウドストレージ上でストレスなく管理するなら、OneDrive for Businessがおすすめです。

OneDrive for Businessには、ファイルの共同編集、チャット機能などが備わっており、業務の効率化も叶います。特にチャット機能は、他のMicrosoftアプリと連携してメッセージ形式のやりとりはもちろん、音声やビデオでのコミュニケーションも可能です。重要なメッセージはピン留めして残せるので、情報が埋もれてしまう心配もありません。

ただし、法人専用のアカウントを利用するため、無料プランがありません。いきなり有料プランを契約することになるので、機能面やコスト面が自社に合うか、導入前に検討をしましょう。

タスク管理型のおすすめの情報共有アプリ

タスク管理型のツールは、作業の抜け漏れ防止やチーム全体の情報管理にも活用できます。
ここでは、おすすめのファイル共有型の情報共有アプリをご紹介します。

Trello

チームメンバーが異なる場所にいても、あらゆるタスクや情報を同じ場所にまとめて管理・維持できるのが「Trello」です。「今、誰が何をおこなっているか」「やらなければいけないことは何か」を瞬時に明確に把握できます。

毎週の予定から年次計画まで、タイムライン ビューですべてのタスクの把握が可能です。予定をすばやく確認することで、進捗を妨げる可能性のある業務を特定し、効率的に業務を進められます。

Trelloではタスクをボードに貼り付けて完了したら次へ移動する「カンバン方式」に基づいたUIを採用しています。直感的で容易にタスク管理をできるので、効率的にタスク管理も可能です。

カンバン方式で見やすいメリットはありますが、100人以上が関わり、タスクが1,000を超えて階層にまたがってしまう場合は、タスク全体の把握が漏れる恐れがあります。そのため小〜中規模プロジェクトでの利用がおすすめです。

asana

プロジェクト管理とチームワークを強化するために設計された「asana」は、多くの企業で導入されています。世界190ヵ国、100万以上のチームがこのツールを採用しています。直感的に操作ができるインターフェースは、システムに詳しくないユーザーでも簡単に扱える点が特徴です。個人、チーム、組織単位での管理が可能で、業務・タスクの一元管理と見える化が可能です。

マイタスク機能では、4つの優先度レベルにタスクを分類して表示をします。緊急度の高いタスクが一目で把握できるので、対応漏れが発生するリスクを低減できます。

受信トレイでは、自分がメンバーになっているプロジェクトや、自分に割り当てられたタスクの更新情報の閲覧が可能です。タイムライン機能では、プロジェクト全体の進捗をカレンダーと照らし合わせて、ガントチャートとして確認もできます。

プロジェクト管理を体験してみたいと考えている企業や、小規模で運営開始したい企業にも最適な選択肢となるでしょう。

todoist

「todoist」は、日々のやるべきことをオンライン上で管理できるタスク管理ツールです。無料で使い始められる上、クライアント管理やイベント管理といった、仕事で役立つテンプレートが豊富に搭載されています。

todoistはチェックリストとタスクの作成に特化したツールで、シンプルさが特徴です。スマートフォンアプリやWebブラウザなど、どこからでもアクセスができるので、タスクを思いついたらすぐ登録が可能です。

繰り返し機能を設定しておけば、定期的に繰り返すタスクを何個も登録する手間が省けます。Googleカレンダーとも連携ができるので、タスクをGoogleカレンダーに反映させるといった操作もできます。

jooto

「Jooto」 はカンバン方式を採用した直感的なタスク管理ツールで、タスクの進捗を一目で確認ができます。ガントチャート機能も備え、分単位でスケジュールを設定し、通知のカスタマイズが可能です。プロジェクト横断管理機能により、プロジェクト全体を一覧にでき、フィルター機能や色付きの表示で管理がしやすいです。

タスクのカード内には、さまざまなデザインファイルの添付ができます。画像や動画なども一緒に共有できるので、業務の効率化も叶います。タスクに優先度を付ければ、今取り組むべき課題が明確化されてスムーズに仕事ができるでしょう。

またそれぞれのカードでチェックリストも作れるので、進捗の管理までJooto上でできます。フリープランなら100MBを4人まで使えるので、無料版で使い心地を確かめてから、有料版に移行するのもおすすめです。

backlog

「backlog」は、チームがコラボレーションしながら作業を進められるプロジェクト管理・タスク管理ツールです。タスクを細かく分割して各担当者と期限設定ができます。これによりタスク管理の明確化が可能です。

基本機能はテキスト入力で自由に編集できる「Wiki」、課題の検索や仕分けを簡単にし、関連する課題を管理しやすくする「親子課題」、タスクをブックマークできる「ウォッチ」機能などがあります。

タスクの管理を一目で把握できるので、対応漏れや遅延も防げます。もちろん、ファイル共有や絵文字を利用したコメント機能など、コミュニケーション面も網羅しているので、チームでの活用も可能です。

さらにエンジニアに便利なGitやSubversionといったリポジトリ機能を搭載しているため、ソースコードの追跡やコミット履歴の管理もできます。

Web会議に使えるおすすめの情報共有アプリ

リモートワークや出張が多い企業や、他の営業所と連携して仕事をすることが多い企業には、Web会議に使える情報共有アプリがおすすめです。ここでは、おすすめのWeb会議に使える情報共有アプリをご紹介します。

Zoom

「Zoom」はビデオ通話やオンラインミーティング、ウェビナーなどのビデオ会議をおこなうためのクラウドベースのソフトウェアツールです。会議の主催者（ホスト）が発行したリンクを知っている人なら誰でも会議に参加でき、パソコンやスマートフォン、タブレットなど多様なデバイスで利用できます。ビデオや音声のオン・オフ、画面共有、チャット機能など、豊富な機能があります。またレコーディング機能もあるので便利です。

無料でオンライン会議を開催できて、背景も自由に変えられるので、リモートワークの導入など働き方が多様化している現在、多くのユーザーから支持されています。大勢で利用しても接続が安定してスムーズに会議ができるのも、メリットといえるでしょう。

一方で、無料プランで3人以上が参加する会議は40分の時間制限があります。会議内ではチャットを使えますが、会議前や終了後はチャットの履歴が見られなくなってしまう点は、不便だと感じる方は少なくありません。

事前の連絡や残しておきたい会議の内容などは、別のツールで共有しておくことをおすすめします。

Skype

「Skype」は、Microsoft社が開発・提供している、インターネットを介して音声通話、ビデオ通話、インスタントメッセージングができるアプリです。現在ではスマートフォンの普及により、当たり前に無料通話やチャットを使用しています。そのような便利なサービスの先駆者ともいえるのがSkypeなのです。

ユーザーは世界中の他のSkypeユーザーと無料で通信でき、低コストで国際電話をかけられます。また、ファイル転送や画面共有などの機能もあり、個人利用はもちろんのこと、ビジネスの会議やプレゼンテーションでも広く使われています。

Google Meet

「Google Meet」は、Googleアカウントを持っていれば誰でも利用できます。わかりやすい画面・シンプルな操作が特徴で、手軽にビデオ会議を開始できるのが特徴です。

1会議に最大250人が参加可能で、高品質のビデオ通話、画面共有機能、字幕表示などができます。時間制限は1対1の通話は24時間、3人以上の通話は1時間です。

また、Googleのほかのアプリケーションとの統合が進んでおり、カレンダーへのスケジュール連携やGmailからの会議の開始が簡単にできます。
セキュリティやプライバシーに対するGoogleの取り組みも、多くのユーザーにとって信頼の置けるポイントです。

情報共有アプリのこれからのトレンド

情報共有アプリの分野は、テクノロジーの進歩に伴い継続的に進化しています。将来的には、コミュニケーションと情報共有をより直感的に効率化することが期待されます。

AIの活用

人工知能（AI）の導入は、情報共有アプリをよりスマートに、利便性を向上させてくれるでしょう。AIは、メッセージの優先順位付け、スケジュールの最適化をおこないます。そして自動翻訳機能を実装すると、グローバルにも対応できるかもしれません。また、AIを利用したチャットボットは、ユーザーの質問に即座に答えたり、問題解決を支援したり、情報共有をより効率的なものにしてくれるでしょう。

AR・VR技術の組み込み

拡張現実（AR）および仮想現実（VR）技術は、仮想の会議室作成や3Dモデリングの共有など、情報共有の新たな可能性が期待できます。これらの技術により、ユーザーは物理的な距離を超え、教育、設計、リモートワークなど多くの領域での情報共有の方法を変革する可能性を秘めています。

クロスプラットフォームの拡大

ユーザーはパソコン、スマートフォン、タブレットなど、どのデバイスからでも同じアプリケーションにアクセスし、情報を共有できるようになりました。

今後、さらに多くのアプリやデバイスが相互互換性を持ち、異なるプラットフォーム間でもユーザーが効果的に連携できることが期待されています。

効率的な情報共有にはアプリの活用が有効！

情報共有アプリは、社内に蓄積された情報やデータを手軽に共有できるツールです。情報共有は業務の基盤となるため、業界や業種を問わずどのような企業でも対策しておく必要があります。

同じ情報共有アプリでも機能や操作性に違いがあるため、自社の業務や規模に合ったものを選ぶことが重要です。心配な場合は無料トライアルを利用し、導入前に使い心地を確かめてみると良いでしょう。

弊社サンソウシステムズでは、社内情報にすばやくアクセスできるチャットボット「さっとFAQ」を提供しています。あらかじめ回答を設定することで、情報の場所がわからなくなったときにすぐに適切な回答にたどり着けます。会話データはExcelで簡単に作成でき、専門的なプログラミングスキルは不要なため、誰でも簡単に導入・運用できる点が特徴です。

今なら30日間の無料トライアルも実施しています。業務効率化につながるツールをお探しなら、ぜひこの機会にご検討ください。