社内Wikiは、社内の情報やナレッジを蓄積し、共有できるツールです。コミュニケーションを最適化し、会社の生産性向上を目的として、導入を検討している方もいるのではないでしょうか。
社内Wikiのようなツールは、費用がかかることから、導入に踏み切れていない方もいると思います。新しいツールを導入する上では、そのツールで自社の課題を解決できるのか、慎重に検討する必要があります。そこで、まずは無料で導入できる社内Wikiで、トライアル運用を実施してみることが一つの手段です。
本記事では、無料で導入できる社内Wikiツールを紹介します。ツール選定のポイントについても解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。
また、弊社サンソウシステムズでは、社内Wikiとして利用できるチャットボット「さっとFAQ」を提供しています。専門知識を必要とせず、誰でも簡単にExcelで会話データを作成できます。
今なら30日間の無料トライアルも実施しているので、「まずは試してみたい」とお考えの方は、ぜひお問い合わせください。
社内Wikiとは
社内Wikiとは、社内の情報やナレッジなどを蓄積・共有できる、いわば百科事典のようなツールです。社内の誰もがコンテンツを作成・編集・閲覧できます。
社内Wikiを活用すると、業務上でわからないことが出てきた際に、ほかの社員に尋ねることなく、自分自身で解決可能です。そのため、主にコミュニケーションを効率化して、会社全体の生産性を高める目的で導入されています。
情報の属人化解消や社員の教育コスト削減など、幅広い課題を解決できるでしょう。
社内Wikiには、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれの特徴と自社の課題を照らし合わせて、最適なツールを選ぶことが大切です。
| 種類 | 特徴 |
| クラウド型 | インターネット上のサーバーを利用するため、低コスト。 |
| オンプレミス型 | 自社でサーバーを用意するため、セキュリティとカスタマイズ性の高さが特徴。クラウド型に比べて初期費用が高い。 |
社内Wikiのメリットや活用方法について知りたい方は、以下の記事で詳しく紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
社内Wiki選定のポイント
社内Wikiを選ぶ際は、自社の課題を解決できるかが重要です。課題解決に導くツールを見極めるには、各要素を確認する必要があります。ここでは、社内Wiki選定のポイントについて詳しく解説します。
機能の充実度
社内Wikiには、ツールによって備わっている機能が異なります。社内Wikiを活用して課題を解決するには、運用を円滑にする機能の充実度が大切です。
ファイル共有やコメント、情報セキュリティ対策など、自社に必要な機能の有無を必ず確認します。ほかにも、変更履歴閲覧や権限設定、スマートフォン対応など、ツールによって機能は異なります。
しかし、ただ機能が多ければ良いというわけではありません。不要な機能ばかりで、活用できる機能が少ないツールは避け、必要な機能が充実しているツールを選びましょう。
使いやすさ
社内Wikiを導入する際は、誰でも直感的に使えることが大切です。社内には、特に年配の社員など、ITツールを苦手とする社員も少なくありません。また、社内Wikiは、使われて初めて意味があるツールです。
そのため、デザインがシンプルであったり、投稿の作成や追記が簡単であったり、誰でも利用できるツールを選びましょう。もちろん、ITリテラシーが高い会社では、複雑な操作が必要なツールでも問題なく、使いやすさの加減は企業によってさまざまです。
まずは無料トライアルやデモ版などで、PCに疎い社員でも、問題なく利用できることの確認が大切です。
情報検索のしやすさ
社内Wikiを選ぶ上で、情報検索のしやすさが最も重要といっても過言ではありません。
社内Wikiには、多くの情報が蓄積されるため、情報検索がしにくいことで、欲しい情報になかなかたどり着けないこともあります。たとえ有益な情報を蓄積していたとしても、その情報が必要なときに閲覧できなければ意味がありません。
情報検索のしやすさは、以下の機能が備わっているか確認しましょう。
- タグ
- 条件検索・絞り込みが可能（期間、フォルダ、ファイルの種類など）
- 複数キーワードでの検索が可能
もちろん、情報検索がしやすいだけではなく、投稿を作成する際に工夫が必要です。情報検索で検出されやすいよう、タイトル付けをわかりやすくするなど、社内でルールを設けることも大切です。
適正な価格
社内Wikiを選ぶ際は、課題解決の可否や費用対効果の良し悪しを考慮し、選択することが大切です。
まずは、会社の予算や導入目的からクラウド型かオンプレミス型かを選択しましょう。初期費用や運用コスト、機能性などを重視し、自社に最適なツールを選択することが大切です。
なかには、無料トライアル期間を設けているツールもあるため、積極的に活用しましょう。
セキュリティ対策
社内Wikiは、社内の情報を一元管理するために利用されることが多く、なかには社外秘の情報もあります。その場合、セキュリティレベルが高いツールを選ぶことが大切です。
セキュリティ面では、オンプレミス型のツールが安心できます。オープンサーバーではなく、自社サーバーを構築して利用するため、セキュリティ性が高く、情報漏洩のリスクを低減できます。
加えて、情報の閲覧を制限できるツールもおすすめです。社内Wikiはすべての社員がアクセスできることから、内部から情報が漏洩する可能性もあります。重要な情報はアクセスを制限するなど、情報漏洩対策ができるツールを選びましょう。
無料で使える社内Wikiツール8選
社内Wikiがどのようなツールなのか試してみたい方は、無料で使える社内Wikiツールがおすすめです。導入効果を確かめたり、自社に必要な機能を把握したりするために、無料で使える社内Wikiツールを紹介します。
| 種類 | 特徴 |
| さっとFAQ | チャットボットツール。質問を選択すれば回答が得られる。 会話内容はExcelから作れるため、簡単におこなえる。 |
| Evernote | ノート機能に特化した社内Wikiツール。画像やPDFデータの添付も可能。 |
| Notion | タスクやプロジェクト管理も同時にできる、機能性に優れた社内Wikiツール。 |
| Confluence | 社員の心理的なハードルを下げて、利用率を高められる社内Wikiツール。 |
| Knowledge | 基本機能を搭載した完全無料の社内Wikiツール。トライアル運用におすすめ。 |
| PukiWiki | 豊富なプラグインが用意された、拡張性の高い社内Wikiツール。 |
| Wiki.js | 簡単操作と運用改善に優れた社内Wikiツール。 |
| DokuWiki | 約50言語に対応できる社内Wikiツール。 |
さっとFAQ
さっとFAQは、事前に質問と回答を設定しておき、質問があった際に自動で返答するプログラムを用いたチャットボットツールです。
短文の会話形式で問い合わせができ、即座に必要な情報を得られるため、社内Wikiとして活用が可能です。
会話内容はExcelから簡単に作成できるため、専門的なプログラミングは必要ありません。月額1万円から利用できコストパフォーマンスにも優れています。
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Evernote
Evernoteは、ノートとタスク、スケジュールを一か所にまとめられる社内Wikiにおすすめのツールです。ノートには、テキストはもちろん、画像や音声、PDFファイルなども追加できます。ノートは、自動で同期されるため、時間・場所問わず閲覧が可能です。
また、検索機能も備えているため、必要な情報を素早く見つけられるでしょう。
フリープランでは、タスクやカレンダー、高度な検索など、基本的な機能を利用できます。接続デバイスは2台までであるため、試運用をしたい方におすすめのツールです。
Notion
Notionは、AIを搭載した社内Wikiツールです。Wikiのほかに、ドキュメントやプロジェクト、カレンダー機能があり、情報やナレッジだけでなく、プロジェクトやスケジュールの管理もできます。
AIに質問することで、Notionに蓄積された情報の中から、適切な回答を自動で生成します。またAIは、翻訳や執筆などもできるため、社内Wikiとしての利用以外でも活用可能です。
デザインもシンプルでわかりやすく、利便性と機能性を兼ね備えたツールと言えるでしょう。
Confluence
Confluenceは、チームの生産性向上を目的に開発された、オンプレミス型の社内Wikiツールです。テンプレートが用意されていたり、AIが作成をサポートしたりできるため、ナレッジの作成や共有がしやすいという魅力があります。
また、ホワイトボード機能は、共有・コラボレーションできるため、複数人で同時にアイデア出しなどの実施が可能です。社内情報の一元化とAIによる作業スピードの向上によって、チーム全体の生産性を高められるでしょう。
フリープランでは、ユーザー数に制限がある代わりに、作成できるスペースやページは無制限です。1つのチーム内など、一部の利用したい場合は、十分に活用できるでしょう。
Knowledge
Knowledgeは、自社サーバーにインストールすることで導入できるオンプレミス型の社内Wikiツールです。完全無料で利用でき、投稿に対するコメントや評価、モバイル対応など、基本的な機能が搭載されています。
タブレットやスマートフォンなどから、いつでも投稿の共有・閲覧ができるため、作業の効率化が図れます。また、オンプレミス型であることから、セキュリティレベルも高く、情報漏洩のリスクを低減できるでしょう。
PukiWiki
PukiWikiは、自由にページを作成・編集できるクラウド型ツールです。Pukiwikiには、豊富なプラグインが用意されており、必要な機能を拡張できます。欲しい機能がある場合は、プラグインのリクエストもできるため、自社に最適な社内Wikiを実現できるでしょう。
テキストだけでなく、画像やPDFなどのファイルも添付可能です。導入方法も簡単で、手軽に導入できる社内Wikiツールと言えます。
Wiki.js
Wiki.jsは、2017年にリリースされたオープンソースの社内Wikiツールです。操作画面の見やすく、好みの外観にカスタマイズできることもあり、直感的にページを作成できます。
分析モジュールを活用すれば、セッション追跡やブラウザのパフォーマンスを確認できます。社内での利用状況を把握できるため、運用改善に役立つでしょう。
日本語のマニュアルも完備されているため、ツールが苦手な方でも、安心して利用できます。
DokuWiki
DokuWikiは、操作性とプラグインの豊富さが特徴のオープンソース社内Wikiです。インストールのしやすさや、操作がシンプルで、誰でも簡単に利用できる魅力があります。
また、アクセス制御・認証機能も内蔵しており、重要な情報の閲覧を、必要に応じて制限できます。加えて、50以上の言語にも対応しているため、グローバル企業でも問題なく利用が可能です。
社内Wiki導入のポイント
社内Wikiの導入では、ツール選びだけでなく、社内の体制や準備も大切です。しっかりと体制を整えた上で、導入することで、導入効果を高められるでしょう。
社内Wiki導入のポイントについて見ていきましょう。
社内Wiki専用のチームを立ち上げる
社内Wikiを導入する際は、社内Wiki専用のチームを立ち上げます。同時に責任者を設け、責任者とチームを中心に、導入の準備や利用の促進活動を実施します。
新しいツールを社内に導入する際に、課題となるのが利用率です。ツールを導入しても、新しいツールの活用に消極的な社員や、ツールが導入されたことを知らない社員がいることもあります。
そのため、社内Wiki専用チームや責任者は、全体に周知したり、導入の目的を伝達したりなど、利用を促進して費用対効果を高める必要があります。
事前に運用ルールを決めておく
社内Wikiを導入する際、事前に運用ルールを決めておくことが大切です。
運用ルールがある程度明確になっていなければ、利用方法やタイミングがわからず、利用率の低下につながります。内容やタイミング、表記ルールなど、あらかじめ設定しておきましょう。
もちろん、すべて細かくルール設定をする必要はありません。ある程度の大枠を決めておき、運用を開始してから細かく決めたり、修正したりすることが大切です。
事前にコンテンツを用意しておく
社内Wikiの運用を開始する前に、ある程度のコンテンツを用意しておきます。社員にとって、一からコンテンツを作成するのは心理的なハードルが高いため、社内Wikiチームがあらかじめコンテンツを作成することが大切です。
カテゴリごとにいくつかのコンテンツを用意しておけば、テンプレートとして活用できるため、利用率を高めることにもつながります。また、何の情報も蓄積がない状態よりも、ある程度のコンテンツを用意している方が、閲覧する社員を増やせるでしょう。
研修やサポート体制を整備する
どれだけ操作性に優れた社内Wikiであっても、社内での研修制度やサポート体制を整えることが必要不可欠です。研修やサポートをおこなうことで、新しいツールを利用することへのハードルを下げられます。
また、各機能の目的や効果的な使い方を研修によって理解できれば、社内Wikiの利用頻度の向上や効果的な運用を実現できるでしょう。ITリテラシーが低い社員もいるため、サポート体制を整えて、質問への回答や指導ができるようにすることが大切です。
社内Wikiの代替としてチャットボットも有効
社内情報やナレッジの共有をおこなえる社内Wikiですが、その代替としてチャットボットも有効です。社内ポータルサイトなどにチャットボットを埋め込むことで、社員自身で疑問を解消でき、コミュニケーションの効率化が図れます。
各種手続きや業務に関するマニュアル、ヘルプデスクなどにおける顧客とのやり取りのデータなどを蓄積でき、幅広い部署で活躍します。
対話形式で情報を取得可能
チャットボットは、社内Wikiと異なり、対話形式で情報を取得が可能です。社員が業務上で疑問が生じた際に、チャットボットに質問することで、自動で回答します。
特にAI型チャットボットでは、蓄積されたデータの中から最適な回答を自動で生成し、回答します。そのため、社内の問い合わせを削減でき、会社全体の生産性を向上できるでしょう。
24時間365日質問に対応
チャットボットは、時間や場所を問わず利用が可能です。24時間365日、いつでも回答できるため、社内ヘルプデスクの勤務時間などに縛られることはありません。
そのため、必要な情報を取得でき、属人化の解消や業務の効率化が実現できます。
チャットボットのメリットについて、より詳しく知りたい方は、以下のリンクで解説しています。ぜひご覧ください。
社内Wikiを導入して会社全体の生産性を向上させよう
社内Wikiを選択する際は、自社の解決したい課題や目的から、慎重にツールを選定します。必要な機能や操作性、導入・運用費用を考慮し、自社に適切なツールを選びましょう。
そのためにも、まずは無料で利用できるツールを導入して、トライアル運用を実施することがおすすめです。無料ツールで、課題解決や目的達成が見込める場合、有料ツールなどに移行して本格的に運用を始めましょう。
また、社内Wikiの導入を検討している方には、チャットボットもおすすめです。業務効率化や属人化の解消をおこない、会社全体の生産性を高められます。
弊社サンソウシステムズでは、月額1万円から導入できるチャットボット「さっとFAQ」を提供しています。最短3日で運用を開始できるため、社内Wikiとしての有用性をすぐに確認できるでしょう。
30日間の無料トライアルも実施しているので、トライアル運用を実施したい方は、ぜひお問い合わせください。