ナレッジ共有にエクセルは使える?専用ツールに移行すべき理由

基礎知識

「ナレッジ共有を効率化したい」「しかし、その方法やツールがわからない」「エクセルでのナレッジ共有は可能か」というような悩みを持っている人は多いでしょう。結論から言えば、エクセルでもナレッジ共有は可能です。しかし、それがツールとして最善とは言い難い部分もあります。

本記事では以下の点について解説します。

  • ナレッジ共有をエクセルで実施するメリットとデメリット
  • ナレッジ共有をツールへ移行するメリット
  • 共有に向いている4つのツール

ナレッジ共有のスタイルについて悩んでいる担当者はぜひご一読ください。また、ナレッジ共有ツールとして、チャットボットも有力な候補です。

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ナレッジ共有とは?エクセルは不向き?

ネットワーク

ナレッジ共有はエクセルでも可能で、極端に不向きなわけでもありません。ただし他の方法と比較して特段すぐれた点はなく、少なくともベストなやり方ではないでしょう。

エクセルは、あくまでも表計算ツールです。ある程度他者と共有する機能は持っていても、専用ツールと比較すれば、利便性をはじめ、あらゆる部分で不足があります。

下記ではナレッジ共有ツールとしてのエクセルについて、メリットとデメリットを解説するのでご参考ください。

ナレッジ共有をエクセルで実施するメリット

ナレッジ共有をエクセルで実施するメリットとして以下4点が挙げられます。

  • 導入がしやすい
  • 多くの企業と社員が使い慣れている
  • 表計算機能が充実している
  • スキルがあれば高度なシートを作成できる

それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。

導入がしやすい

メリットとして、ナレッジ共有するために導入しやすい点が挙げられます。エクセルはMicrosoft Officeのひとつであり、パソコンにはかならず付属しているような存在です。最近ではサブスクリプション形式でも利用できます。

また、使用方法も基本的な部分であれば簡単で、導入にあたってほとんどハードルがありません。だからこそ表計算ソフトの枠組みを超えて、ナレッジ共有ツールとして活用されています。

多くの企業と社員が使い慣れている

ナレッジ共有にエクセルが使われる背景には、多くの企業と社員が使い慣れているというメリットも関係します。パソコンが使えるなら、たいていMicrosoftOfficeは利用可能です。

中にはMOS資格所有者もおり、彼らによってより高度なカスタマイズを実施できるケースもあります。

表計算機能が充実している

エクセルは、当然ながら表計算機能が充実しています。関数は自由度が高く、これだけでナレッジ共有ツールに求められる挙動はある程度再現できます。

たとえば簡単なカウントアップや平均値算出などは、初心者でも容易に実施可能です。

スキルがあれば高度なシートを作成できる

エクセルでナレッジ共有する場合、スキルがあれば高度なシートを作成できます。突き詰めれば高度なデータベースとして活用することも可能です。

これはMOS有資格者が社内にいれば、さほどむずかしいことではありません。うまくエクセルの機能性を引き出されば、優秀なナレッジ共有ツールとして活用できます。

ナレッジ共有をエクセルで実施するデメリット

一方でエクセルによるナレッジ共有には、以下のデメリットがあります。

  • ファイルが消失したり破損したりすることがある
  • 大規模・複数人数での共有には不向き
  • 作り込みすぎると扱いづらくなる
  • 権限設定がアバウト

いずれも社内で情報を共有するといううえでは重大なデメリットです。それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。

ファイルが消失したり破損したりすることがある

エクセルでナレッジ共有する場合、ファイルの消失や破損が懸念されます。誰かが誤って削除、改変するかもしれません。データ量が膨大になるとエクセル自体に不具合が出て、破損する場合もあります。

さらに複製が容易なので、外部流出といったセキュリティリスクにも不安が残ります。

複数人数・大規模な共有には不向きである

エクセルの致命的なデメリットとして、複数人数で同時に操作できない点が挙げられます。多人数が個別で編集し、いくつものバージョンがあちこちに点在するという、複雑な状況が発生するかもしれません。

作り込みすぎると扱いづらくなる

エクセルは、操作が簡単なソフトです。しかし高度な関数などを盛り込むと、初心者では扱いづらくなります。するとエクセルに精通したスタッフしかナレッジを正確に参照できないケースもあります。

これではナレッジが適切に共有されているとは言えません。社員ごとのレベルの違いをどのように踏まえて、共有ツールとして運用するかを考える必要があります。

権限設定がアバウト

エクセルはリアルタイム共有を前提としないため、権限設定がアバウトな側面があります。よって、「誰が何まで見られるのか」区分けするのがやや困難です。

必要のない権限を与えた結果、トラブルになることもあります。この問題を解決するのは困難で、エクセルをナレッジ共有ツールとしたときの限界が感じられる部分です。

ナレッジ共有をエクセルからツールへ切り替えるメリットとは?

会議

エクセルでも、ある程度のレベルならナレッジ共有を実施することは可能です。しかし、当然ながら表計算ソフトに多くは望めません。いずれナレッジ共有を専門とするツールへの切り替えが必要となるでしょう。

専用ツールには以下のメリットがあります。

  • 情報共有がスピーディーになる
  • 同時編集できる
  • 閲覧履歴や利用状態を追跡できる
  • コストはさほどかからない
  • セキュリティ面でも安心できる

エクセルになくてナレッジ共有ツールにはある利点を、一つひとつおさえていきましょう。

情報共有がスピーディーになる

ナレッジ共有をエクセルからツールに切り替えれば、情報共有がスピーディーになります。たとえばチャットボットへ切り替えた場合を想定してみましょう。

チャットボットは、「チャットで質問したら、自動的に答えを返す」という会話システムです。つまりエクセルと違い、ただ「聞くだけ」で、ナレッジを共有できます。

これは業務を効率化する、あるいは利便性を高めるうえで重要なポイントです。スピーディーなナレッジ共有で、より合理的な企業活動が実現できます。

同時編集できる

ナレッジ共有をエクセルからツールへ切り替えれば、多くの場合、同時編集できます。つまり一つのシートやファイルを二人以上で操作することが可能です。

したがってエクセルのように個人だけで編集し、「複数バージョンが存在する」といったトラブルは避けられます。また、複数人で閲覧しながら、ナレッジについて検討することも可能です。

閲覧履歴や利用状態を追跡できる

ナレッジ共有をエクセルからツールへ切り替えれば、閲覧履歴や履歴状態を追跡できます。

たとえば社内Wikiであれば、誰がいつアクセスしたか確認することが可能です。すると、「どのページが参照されているのか」を把握し、さらなる改善へとつなげられます。

エクセルは編集履歴を追跡できますが、閲覧履歴はさほど正確には追いかけられません。よって社員の利用方法から改善策を作り出すには不向きな部分があります。

いわゆるバージョン管理の利便性においては、ナレッジ共有ツールとエクセルには大きな開きがあります。

コストはさほどかからない

ナレッジ共有にかかる費用は高額だと誤解されがちです。しかしコストはさほどかかりません。たとえばチャットボットであれば、月額10,000円程度から利用できます。

あるいは社内SNSやWikiであれば、一部機能は制限されるものの無料で利用できるケースもあります。

セキュリティ面でも安心できる

ナレッジ共有ツールは、セキュリティ面でも安心できます。たとえば社内SNSならファイルの流出などは考えづらいでしょう。

また多くのナレッジ共有ツールでは、閲覧権限を多段階で設定することが可能です。よって不要に権限外へ情報を公開するトラブルもある程度避けられます。

エクセルの代わりになるナレッジ共有におすすめの4つのツール

シェアリング

エクセルは、ナレッジ共有に不向きではありません。かといって過不足ないかと言われればそうではなく、いずれは専用ツールへの移行が必要です。

エクセルにこだわり続けると、最悪の場合「容易に複製できる」利点が逆手に取られ、情報流出などトラブルへとつながるかもしれません。

エクセル以外で、ナレッジ共有に向いているツールとして以下が挙げられます。

  • チャットボット
  • 社内Wiki
  • ナレッジマネジメントツール
  • 社内SNS

それぞれ違いはありますが、少なくともエクセルよりはナレッジ共有ツールとして適切です。それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。

チャットボット

エクセルに代わるナレッジ共有ツールとして、チャットボットは有力な候補です。これは「チャットで質問すれば、テキストベースでナレッジが自動応答される」というシステムです。

チャットボットには、あらかじめ質問に対する回答、つまり対応するナレッジをプログラミングできます。そして利用者側はわざわざエクセルを開かなくても、チャットボットにテキストを入力すれば速やかにナレッジを閲覧することが可能です。

チャットボットは比較的導入費用の安いツールで、月額10,000円程度にて利用することも可能です。費用対効果が高いことから、多くの企業がチャットボットを導入しています。

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社内Wiki

社内Wikiは、内容が充実しているなら優秀なナレッジ共有ツールとなります。更新や保守が容易で、いつでも最新のバージョンを保つことが可能です。

複数人で編集できるため、チームで運用しやすい利点も持っています。ただし編集権限を有する人物が多いと、内容が雑多になることも少なくありません。

社内Wikiを利用する場合、編集ルールの整備がポイントとなります。また編集中の誤操作や削除をどのように防止するかも重要です。

ナレッジマネジメントツール

ナレッジマネジメントツールとは、従業員同士で知識やノウハウをシェアするサービスです。プロダクトにもよりますが、比較的機能が充実しており、ナレッジ共有において大きく貢献します。

ファイル共有やコミュニケーションツールが付属している場合もあり、ツールとしては基本的に高性能です。ただし初期費用やランニングコストが高い傾向にあり、導入にはハードルがあります。

社内SNS

社内SNSも、ナレッジ共有で役立つツールです。企業あるいは部署内でのみ利用できるソーシャルネットワークを展開できるシステムで、近年注目されています。

社内でのコミュニケーション活性化に主眼を置いており、ナレッジだけではなく結束を強める意味でも重要なツールです。まるでTwitterやInstagramのように活用し、お互いを理解し合う様子も見られます。

ただしナレッジ共有という部分では、やや機能に不足があるかもしれません。またソーシャルネットワークである以上、社員には利用ルールを熟知させる必要もあります。

まとめ:ナレッジ共有はエクセルから専用ツールへ切り替える

ネットワークと指先

エクセルは、ナレッジ共有を主目的としたソフトではありません。しかしMicrosoft Office製品なだけあって完成度が高く、表計算ソフトでありながら、ある程度のナレッジを共有する目的でも利用可能です。

スモールビジネスであれば、エクセルでも対応できるケースはあります。ただしある程度事業形態が大きくなると、さすがに細かいところで不足が出てきます。

たとえば、「同時編集ができない」「バージョン管理が困難」といった点は、ナレッジ共有ツールとして使う上では致命的な弱点です。

そういった背景を踏まえれば、ナレッジ共有を主目的とした専用ツールへの移行が必要になります。その場合は、社内SNSやナレッジマネジメントツールなど、移行先はさまざま考えられます。

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