業務を効率化できる社内Wiki。聞いたことがあるものの、どういうものかあまり知らないという方もいるでしょう。
そこで、本記事では社内Wikiとはどういったものか説明します。後半では、おすすめの社内Wikiツールも紹介するため、業務を効率化したい方はぜひ参考にしてください。
チャットボット初心者の方におすすめです。
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社内Wikiとは
社内Wikiとは、百科事典「Wikipedia」のように社内の情報をまとめたものです。社員が自由に情報の追加や更新をできるようになっており、業務ノウハウを蓄積することを目的としています。
社内Wikiの具体的な活用方法
社内Wikiを活用するシーンには決まりがありませんが、具体的な活用方法には以下のようなものがあります。
- 会議の議事録
- 社内マニュアル
- 用語集
- 目安箱
- 日報・週報
- おすすめツール など
社内Wikiのメリット
社内Wikiを導入する主なメリットは、以下の2つです。
- 業務を効率化できる
- 業務の属人化を防止できる
業務を効率化できる
社内Wikiを導入すると、社員が業務で不明点があった際に必要な情報を検索できます。情報を簡単に検索できるため、多くの資料を一つずつ調べる必要はありません。
また、社内Wikiで検索すれば自分で必要な情報を収集できます。先輩や上司に質問せずに解決できるようになり、質問に答える側の説明時間も削減可能です。
業務の属人化を防止できる
一部の人のみ特定の情報を知っているという業務の属人化が発生している場合、業務対応できる人が限られるため、顧客を待たせてしまう場合があります。
また、異動や退職の引継ぎの際に多くの手間と時間が発生します。うまく引継ぎがおこなわれなかった場合は、貴重な情報を社内で知っている人はいなくなってしまうのです。
社内Wikiを導入することで、業務の属人化を防止できます。顧客対応の際は顧客を待たせることなく対応できるようになり、引継ぎにも多くの時間がかからなくなるのです。
社内Wikiツールの選び方
社内Wikiツールとは、その名の通り、社内Wikiを作成する際に使用するツールです。様々な会社から提供されており、どれを選べばよいかわからないという方が多いでしょう。
どのツールを導入するかは、社内Wikiの品質にも大きく影響します。後悔しないためにも、以下の点を意識して社内Wikiツールを選びましょう。
- 操作性から選ぶ
- 搭載されている機能から選ぶ
- 利用料金から選ぶ
- セキュリティ対策が充実しているものから選ぶ
操作性から選ぶ
業務担当者にとって使いにくいツールの場合、効果の高い社内Wikiは期待できません。
購入担当者が「機能が多いと使いやすそう」と判断して導入したツールが、業務担当者にとっては「どれが本当に必要な機能なのかわからない」と感じる可能性があります。機能が多いツールを便利と考える人もいれば、使用する機能が一目でわかるようなツールが便利と考える人もいるのです。
社内Wikiツールを選ぶ際は、自分ではなく、業務担当者にとって使いやすいものかどうか意識して選びましょう。無料体験があるツールの場合は、業務担当者に実際に操作してもらうことがおすすめです。
搭載されている機能から選ぶ
社内Wikiツールによって搭載されている機能が異なるため、自社に必要な機能が搭載されているものを選びましょう。例えば、スマホから社内Wikiへのアクセスを想定している場合は、スマホに対応しているか、スマホを使用した場合の操作性に問題はないかを確認する必要があります。
自社にどのような機能が必要かどうか判断するためには、自社で抱えている問題を明確にする必要があります。課題を解決する機能はどういったものかを考えて、社内Wikiツールを選びましょう。
利用料金から選ぶ
社内Wikiツールは導入して終わりではなく、継続的に使用し続けるものです。月額料が高くて負担が大きい場合には、継続的な使用は難しいでしょう。長期的に利用することを前提に、無理なく利用を継続できる料金のツールを選ぶ必要があります。
セキュリティ対策が充実しているものから選ぶ
社内Wikで扱う情報は企業の重要な情報であるため、社外に漏洩しないようなセキュリティ対策が必要です。社内Wikiツールを選ぶ際は、2段階認証などセキュリティ対策が充実しているものを選びましょう。
おすすめの社内Wikiツール15選
この章では、おすすめの社内Wikiツール15選を紹介します。
直感的に操作できる社内Wikiツール
直感的に操作できる社内Wikiツールを紹介します。
Qast
Qast（キャスト）は、any株式会社が提供する社内Wikiツールです。
初めて社内Wikiツールを使用する人でも、直感的に操作できる管理画面になっています。投稿や閲覧・検索などすべての機能がシンプルな点が特徴です。
また、Wiki形式だけではなく、Q＆A形式で情報を蓄積できる点も魅力です。社内のナレッジはWiki形式、疑問はQ＆A形式と使い分けられます。
Notion
Notion（ノーション）は、Notion Labsが提供する社内Wikiツールです。
何千種類ものテンプレートが用意されており、使用目的に応じて自由に選べます。また、ドラッグ＆ドロップ操作でダッシュボードを操作できるため、難しい操作方法を覚える必要はありません。
Backlog
Backlog（バックログ）は、株式会社ヌーラボが提供する社内Wikiツールです。
シンプルな操作画面になっており、マーケターやデザイナーなど誰でも簡単に操作できます。チームメンバーの進捗状況をいつでもすぐに確認できるため、プロジェクトをスムーズに進められる点も特徴です。
また、バグ管理システムが搭載されており、システムの不具合を管理できます。再現方法や修正担当者などバグに関する必要な情報の記録も可能です。
esa.io
esa（エサ）は、合同会社esaが提供する社内Wikiツールです。
チャットのように気軽に発信できる点が魅力で、記事のタイトルに「/」をつけるだけで、記事をカテゴリ別に分類できます。気軽にリアルタイムに情報を共有できる点が魅力です。
また、何度も更新することを前提としているツールであり、書いている途中でドキュメントを保存しても、チームメンバーに通知は飛びません。
NotePM
NotePM（ノートピーエム）は、株式会社プロジェクト・モードが提供する社内Wikiツールです。登録企業は5,000社を超えています。
強力な検索機能が魅力で、WordやExcel・PDFなどのファイルの中身を検索できます。キーワードで絞り込めるため、気になる情報をすぐに見つけられる点も魅力です。
また、ページを閲覧したユーザーの記録が残るため、「あの書類確認した？」と質問する必要はありません。
toaster team
toaster team（トースターチーム）は、noco株式会社が提供する社内Wikiツールです。累計導入社数は2,000を超えています。
誰でも簡単にマニュアルとナレッジを作成できる点が魅力で、2021年にはGOOD DESIGN賞を受賞しました。
Confluence
Confluence（コンフルエンス）は、アトラシアン社が提供する社内Wikiツールです。
階層構造で情報を整理できるため、必要な情報がどこにあるのか一目で見つけられます。また、ウォッチ機能を活用し、特定の情報が更新された際に通知を受け取れる点も魅力です。
flouu
flouu（フロー）は、プライズ株式会社が提供する社内Wikiツールです。
閲覧状況を確認する機能が搭載されており、誰が投稿を確認したのか確認できます。特に読んで欲しい人がいる場合には、リクエスト機能を活用して閲覧を依頼することも可能です。
セキュリティ対策が充実している社内Wikiツール
セキュリティ対策が充実している社内Wikiツールを紹介します。
Kibela
Kibela（キベラ）は、株式会社ビットジャーニーが提供する社内Wikiツールです。
高度なセキュリティ対策が魅力で、セキュリティの対策方法には以下のようなものがあります。
- SAML 2.0認証シングルサインオン
- 監査ログ
- G Suite OAuth2認証
- 多要素認証
- IPアドレスアクセス制限 など
また、無駄を省いたシンプルなデザインとなっており、ツールの操作に疲弊しません。使用する職種は問わず、誰でも簡単に活用できます。
DocBase
DocBase（ドックベース）は、株式会社クレイが提供する社内Wikiツールです。
国際標準規格『ISO 27001』やISMSを取得しています。SAML2.0によるシングルサインオンや2段階認証といった機能も搭載されており、アカウントの不正利用防止が可能です。
また、シンプルなエディタ画面が魅力で、誰でも気軽に投稿できます。
GURU
GURU（グル）は、Content Guruが提供する社内Wikiツールです。
Slackから閲覧・編集できる点が特徴で、Slackを日常的にチームで使用している方の利用に向いています。その他にも、GoogleやDropboxとの連携が可能です。
便利なツールであるものの、日本語に対応していません。直感的に操作できる画面ですが、英語が苦手で使いにくいと感じる方はいるでしょう。
無料で利用できる社内Wiki
無料で利用できる社内Wikiを紹介します。
Docuwiki
Docuwiki（ドクウィキ）は、オープンソースの社内Wikiツールで、データベースは不要です。
完全無料で利用できるため、社内Wiki作成に費用をかけたくない方に向いています。また、プラグインの追加で機能を拡張できる点も魅力です。
海外で開発されたツールであるものの、50以上の言語に対応しており、問題なく使用できます。
Evernote
Evernote（エバーノート）は、Evernote社が提供する社内Wikiツールです。2台の端末まで無料で利用できます。
オンラインから直接WebページやPDFなどをクリップして、注釈を挿入できるため、効率的に情報を管理可能です。また、高度な文字認識機能が搭載されており、文書の中の文字を検索できます。
Knowledge
Knowledge（ナレッジ）は、オープンソースの社内Wikiツールです。
完全無料で利用できる点が魅力で、セットアップも簡単に完了します。スマホにも対応しているため、スマホから社内Wikiを利用したい場合におすすめです。
Crowi
Crowi（クロウイ）は、オープンソースの社内Wikiツールです。
完全無料で利用できて、オンプレミス環境でも操作できる点が特徴です。操作画面はシンプルなデザインとなっており、誰でも簡単に利用できます。
「無料で利用したい」「オンプレミス環境で利用したい」という要望を叶えられるツールです。
社内Wikiを導入する際の注意点
社内Wikiは導入してすぐに効果が出るものではありません。社内Wikiを導入しても、操作方法を業務担当者が覚えなければ、導入効果は期待できません。
業務担当者は操作方法を覚えること以外にもやるべきことが多いため、短時間で効率的に操作方法を理解できるような研修の開催がおすすめです。
まとめ：業務効率化ならチャットボットの導入もおすすめ
社内Wikiを導入すれば、チームメンバーならいつでも必要な情報を検索できます。社内Wikiツールによって機能や料金が異なるため、特徴を理解したうえで、導入するツールを検討しましょう。
また、業務を効率化したいのであれば、チャットボットの導入もおすすめです。チャットボットとは自動会話プログラムのことであり、ロボットとの会話を進めるだけで知りたい情報を獲得できます。
なお、当サイトを運営する株式会社サンソウシステムズは、チャットボット「さっとFAQ」を提供しています。会話履歴からデータを分析し、ユーザーに合わせて適切なページや情報を自動で案内できるため、社内FAQとしても活用が可能です。
興味がある方はぜひチャットボットの導入も検討してください。