業務を効率化できる社内Wikiについて、聞いたことはあるものの、どういうものかあまり知らない方もいるでしょう。
そこで本記事では、社内Wikiについての説明や、具体的な活用方法、社内Wikiを利用するメリットを紹介します。後半では、おすすめの社内Wikiツールも紹介しているため、業務を効率化したい方はぜひ参考にしてください。
また、社内Wikiの運用にはチャットボットの活用もおすすめです。弊社サンソウシステムズが提供するハイブリッド型チャットボットツール「さっとFAQ」では、Excelから会話データを簡単に作成できます。
30日間の無料トライアルも用意したので、気になる方はチェックしてみてください。
社内Wikiとは
社内Wikiとは、企業や組織内で情報を共有するためのオンライン情報管理・共有システムです。
各々が持つ知識や経験、業務ノウハウを一元化でき、アクセスしやすい形での保存・共有が可能です。そのため、社内Wikiの導入により、従業員間での知識や情報共有の促進が期待できます。
また、社内Wikiに共有された情報はリアルタイムでの編集・更新が可能で、常に最新の情報を掲載できます。ユーザーごとに情報のアクセス・編集権限を設定できるため、情報セキュリティ対策も可能です。さらに、社内Wikiでは自由に情報の検索ができ、誰かに聞かなくても社内Wikiに投稿されている情報であれば、簡単にアクセスでき、スムーズな問題解決が可能です。
社内Wikiの具体的な活用方法
社内Wikiの活用シーンに決まりはありませんが、具体的な活用方法には以下のようなものがあります。
- 会議の議事録
- 社内マニュアルの整備
- プロジェクト管理
- Q＆A
- 社内研修・教育資料
さまざまな活用方法を通して、社内Wikiは企業内での知識共有の基盤として役立てられます。これにより、組織内での情報の透明性が高まり、業務の効率化と生産性の向上が期待できるでしょう。
また、各従業員が手軽に情報を投稿・編集できるため、継続的な知識の更新と蓄積がおこなわれ、常に最新かつ正確な情報が共有されるプラットフォームを作り上げられます。
社内Wikiのメリット
社内Wikiを導入すれば、組織内での情報共有の大幅な効率化が期待できます。
ここでは、社内Wikiを導入するメリットを紹介します。
業務を効率化できる
社内Wikiには検索機能が備わっているケースが多く、業務で不明な点が出てきた際に、必要な情報を検索できます。情報を簡単に検索できるため、多くの資料を一つずつ調べる必要はありません。
また、社内Wikiで検索をすれば、自分で必要な情報を収集できます。先輩や上司に質問せずに解決できるようになり、質問に答える側の説明時間も削減が可能です。時間の節約は、ほかの重要なタスクに集中するための余裕を生み出します。従業員はより迅速に業務を進められ、結果として業務の質も高まるでしょう。
さらに、社内Wikiの導入により、業務の標準化を促進できます。従業員間での作業手順やノウハウが統一されることで、業務の一貫性が増し、より高品質なサービスや製品を提供できる基盤づくりに役立ちます。
業務の属人化を防止できる
一部の人のみが特定の情報を知っているという業務の属人化が発生している場合、業務対応できる人が限られるため、顧客を待たせてしまう場合があります。
また、異動や退職の引継ぎの際に多くの手間と時間が発生します。うまく引継ぎがおこなわれなかった場合、貴重な情報を社内で知っている人がいなくなってしまうと業務に問題が出るでしょう。
社内Wikiを導入すれば、業務の属人化を防止できます。顧客対応の際は顧客を待たせることなく対応できるようになり、引継ぎにも多くの時間がかからなくなります。
社内Wikiツールの選び方
社内Wikiツールの導入を検討しているものの、さまざまな会社からツールが提供されており、どれを選べば良いかわからないと思う方も少なくありません。
どのツールを選ぶかは、社内Wikiの品質にも大きく影響します。導入後に後悔しないためにも、以下の点を意識して社内Wikiツールを選びましょう。
操作性から選ぶ
業務担当者にとって使いにくいツールの場合、効果の高い社内Wikiは期待できません。
購入担当者が「機能が多いと使いやすそう」と判断して導入したツールが、業務担当者にとっては「どれが本当に必要なのかがわからない」と感じる可能性があります。機能が多いツールを便利だと考える人もいれば、利用したい機能が一目でわかるようなものが便利と考える人もいます。
社内Wikiツールを選ぶ際は、自分ではなく、業務担当者にとって使いやすいものかどうかを意識して選びましょう。無料体験があるツールの場合、実際の業務担当者に操作してもらうことがおすすめです。
搭載されている機能から選ぶ
社内Wikiツールによって搭載されている機能が異なるため、自社に必要な機能が搭載されているものを選びましょう。
例えば、スマートフォンから社内Wikiへのアクセスを想定している場合、スマートフォンに対応しているか、スマートフォンを利用した場合の操作性に問題はないかを確認する必要があります。
自社にとって必要な機能を判断するには、自社が抱える課題を洗い出し、課題解決につなげられるような機能を備えた社内Wikiツールを選ぶことが重要です。
利用料金から選ぶ
社内Wikiツールは導入して終わりではなく、継続的に利用し続けるものです。月額料金が高くて負担が大きい場合には、継続的な利用は難しいでしょう。長期的な利用を前提に、無理なく利用を継続できる料金設定のツールを選ぶ必要があります。
まずは導入を検討しているツールの費用を確認し、予算内で利用できるものをリストアップしましょう。また、料金プランが複数用意されているツールもあります。基本プランで必要な機能が揃っている場合や、ユーザー数による料金変動がない場合、コストを抑えながら長期間にわたる利用も見込めます。
料金の変動なども加味した上で、将来的にユーザー数が増えたり、追加機能が必要になったりした場合の費用も確認しておくと良いでしょう。
セキュリティ対策が充実しているものから選ぶ
社内Wikで扱う情報は企業の重要な情報であるため、社外に漏洩しないようなセキュリティ対策が必要です。社内Wikiツールを選ぶ際は、2段階認証などセキュリティ対策が充実しているものを選びましょう。
セキュリティ対策として考慮すべき点はほかにも多数あります。例えば、データ暗号化が施されているか、安全なデータバックアップと復元機能が提供されているか、システムが定期的なセキュリティ監査を受けているかなどです。
加えて、アクセス権限が細かく設定できるツールを選ぶことも重要です。アクセス権限の柔軟性が高ければ、特定の情報には関係者だけがアクセスできるように設定でき、データ漏洩リスクを最小限に抑えられます。
これらの要因を考慮し、企業の機密情報を守れる、安心・安全な社内Wikiツールを選ぶよう心掛けましょう。セキュリティは企業活動の根幹をなす要素ですので、十分な検討が必要です。
おすすめの社内Wikiツール
この章では、おすすめの社内Wikiツールを紹介します。社内Wikiの導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。
直感的に操作できる社内Wikiツール
ここでは、直感的に操作できる社内Wikiツールを紹介します。
| ツール名 | 特徴 |
| Qast | 機能がシンプルで直感的な操作が可能 |
| Notion | 何千種類ものテンプレートが用意されている |
| Backlog | チームメンバーの進捗状況をすぐに確認できる |
| esa.io | 記事をカテゴリ別に分類可能 |
| NotePM | キーワードでの絞り込み検索が可能 |
| toaster team | AIを活用したマニュアル作成が可能 |
| Confluence | 階層構造で情報を整理できる |
| flouu | リクエスト機能で特定の人に閲覧を依頼できる |
Qast
Qast（キャスト）は、any株式会社が提供する社内Wikiツールです。
初めて社内Wikiツールを使う人でも、直感的に操作できる管理画面になっています。投稿や閲覧・検索などすべての機能がシンプルな点が特徴的で、業種や職種を問わず誰でも抵抗感なく利用できます。
また、Wiki形式だけではなく、Q＆A形式で情報を蓄積できる点も魅力です。社内で自ら発信するナレッジはWiki形式、疑問はQ＆A形式と使い分けられます。
さらに、Q＆Aに投稿する質問・回答はどちらも匿名投稿が可能です。そのため、誰もが気軽に利用できる利便性を備えていると言えます。
Notion
Notion（ノーション）は、Notion Labsが提供する社内Wikiツールです。大企業からスタートアップ企業、Fortune（フォーチュン） 500の企業で活用されています。SlackやGitHubなどの外部ツールとも連携でき、Notionから各外部ツールの内容やステータスを確認できます。
何千種類ものテンプレートが用意されており、利用目的に応じて自由に選べます。また、ドラッグ＆ドロップ操作でダッシュボードを操作できるため、難しい操作方法を覚える必要はありません。
さらに、同じコンテンツが複数の場所に存在している場合、Notionの「同期ブロック機能」により一か所の編集のみで、同期されたすべての場所に変更が反映されるという便利な機能も備わっています。
Backlog
Backlog（バックログ）は、株式会社ヌーラボが提供する社内Wikiツールです。2022年12月末時点で13,000件以上の契約件数があり、サービス継続率は99.5％と非常に高い数字を誇っています。
シンプルな操作画面になっており、マーケターやデザイナーなど誰でも簡単に操作できます。チームメンバーの進捗状況をいつでもすぐにチェックできるため、プロジェクトをスムーズに進められる点も特徴です。
また、バグ管理システムが搭載されており、システムの不具合を管理できます。再現方法や修正担当者などバグに関する必要な情報の記録も可能です。
esa.io
esa（エサ）は、合同会社esaが提供する社内Wikiツールです。
チャットのように気軽に発信できる点が魅力で、記事のタイトルに「/」をつけるだけで、記事をカテゴリ別に分類できます。気軽にリアルタイムに情報を共有できる点が魅力です。
また、何度も更新を繰り返すことを前提としているツールであり、書いている途中でドキュメントを保存しても、チームメンバーに通知は飛びません。
さらに、SlackやDiscord、Microsoft Teamsなど、多くの企業で利用されているチャットツールと連携でき、esa内で掲載された記事の更新情報を外部ツールで受け取れます。
NotePM
NotePM（ノートピーエム）は、株式会社プロジェクト・モードが提供する社内Wikiツールです。登録企業は7,000社を超えており、さまざまな業界で利用されています。
強力な検索機能が魅力で、WordやExcel・PDFなどのファイルの中身を検索できます。キーワードでの絞り込みも可能で、気になる情報をすぐに見つけられる点も魅力です。また、ページを閲覧したユーザーの記録が残るため、「あの書類確認した？」と質問する必要はありません。
さらに、動画を共有できる機能も搭載されており、トップ営業マンの商談動画やスマートフォンで撮影した動画マニュアルなどを社内で簡単に共有できます。人気の高いページを確認できるレポート機能や、ナレッジ共有の貢献度が高い従業員を集計できる機能などもあり、定量的な把握が可能です。
toaster team
toaster team（トースターチーム）は、noco株式会社が提供する社内Wikiツールです。累計導入社数は2,000を超えています。誰でも簡単にマニュアルとナレッジを作成できる点が魅力で、2021年にはGOOD DESIGN賞を受賞しました。
AIを活用したマニュアルの作成ができ、接客マニュアルや操作手順など、さまざまな場面での活用が期待できます。
Confluence
Confluence（コンフルエンス）は、Atlassian US, Inc.が提供する社内Wikiツールです。
階層構造で情報を整理できるため、必要な情報がどこにあるのか一目で見つけられます。また、ウォッチ機能を活用し、特定の情報が更新された際に通知を受け取れる点も魅力です。さらに、さまざまなプロジェクトを進める上で役立つテンプレートが用意されており、1からページを作成する必要がなく、スムーズに業務を進められます。
プランは4つに分かれており、金額が増えるにつれ、利用できる容量やユーザー数も増えるため、状況に合わせて柔軟にプランを選択できます。
flouu
flouu（フロー）は、プライズ株式会社が提供する社内Wikiツールです。
投稿を誰が見たかを判別できる機能が付いており、閲覧者を確認できます。特に読んで欲しい人がいる場合には、リクエスト機能を活用して閲覧の依頼も可能です。また、投稿の内容だけでなく、コメントや添付ファイルの中身も横断的に検索できる「全文検索機能」を備えています。さまざまな絞り込み条件の設定もでき、気になる情報への到達速度を速められるでしょう。
さらに、投稿内容を見ながら同じページでチャットできる機能も搭載されているため、リアルタイムなコミュニケーションを実現できます。
セキュリティ対策が充実している社内Wikiツール
ここでは、セキュリティ対策が充実している社内Wikiツールを紹介します。
| ツール名 | 特徴 |
| Kibela | さまざまなセキュリティ対策機能を搭載 |
| DocBase | 国際標準規格「ISO 27001」やISMSを取得済 |
| GURU | 独立した第三者を利用した「SOC2タイプ2」の監査を実施 |
Kibela
Kibela（キベラ）は、株式会社ビットジャーニーが提供する社内Wikiツールです。高度なセキュリティ対策が魅力で、セキュリティの対策方法には以下のようなものがあります。
- SAML 2.0認証シングルサインオン
- 監査ログ
- G Suite OAuth2認証
- 多要素認証
- IPアドレスアクセス制限 など
また、無駄を省いたシンプルなデザインとなっており、ツールの操作に疲弊しません。利用する人の職種は問わず、誰でも簡単に活用できます。
DocBase
DocBase（ドックベース）は、株式会社クレイが提供する社内Wikiツールです。登録実績は約10,000社で、大手からベンチャー企業まで、またさまざまな業界で活用されています。
セキュリティ面においては、国際標準規格「ISO 27001」やISMSを取得しています。SAML2.0によるシングルサインオンや2段階認証といった機能も搭載されており、アカウントの不正利用防止が可能です。
また、シンプルなエディタ画面が魅力で、誰でも気軽に投稿できます。さらに、ドキュメントの投稿や編集、削除、権限の変更などの操作を記録でき、記録したデータはCSV形式でダウンロードが可能です。そのため、何か問題が発生した際の調査も簡単におこなえます。
GURU
GURU（グル）は、アメリカの企業Guru Technologies, Inc.が提供する社内Wikiツールです。セキュリティ面では、独立した第三者を利用した「SOC2タイプ2」の監査を実施しているほか、GDPR（EU一般データ保護規則）にも対応しています。
Slackから閲覧・編集できる点が特徴で、Slackを日常的にチームで使用している方の利用に向いています。ほかにも、GoogleやDropboxなど、多くの外部ツールとの連携が可能です。
便利なツールであるものの、日本語は非対応のため、英語が苦手で使いにくいと感じる方もいるかもしれません。
無料で利用できる社内Wiki
最後に、無料で利用できる社内Wikiを紹介します。
| ツール名 | 特徴 |
| Docuwiki | データベース不要のオープンソースの社内Wikiツール |
| Evernote | 文書の中の文字検索ができる機能を搭載 |
| Knowledge | スマートフォンにも対応しておりスマートフォンから社内Wikiを利用できる |
| Wiki.js | オープンソースソフトウェアのためライセンスフリーで利用可能 |
Docuwiki
Docuwiki（ドクウィキ）は、オープンソースの社内Wikiツールで、データベースは不要です。完全無料で利用できるため、社内Wiki作成に費用をかけたくない方に向いています。
チームごと・用途ごとにWikiを何個でも作成でき、だれがいつ何を編集したかの確認も可能です。また、アクセス制限機能も備わっており、「権限なし」「読取」「編集」「作成」「アップロード」「削除」「管理」の合計7つの権限が用意されています。
さらに、プラグインの追加で機能を拡張できる点も魅力です。海外で開発されたツールであるものの、50以上の言語に対応しています。
Evernote
Evernote（エバーノート）は、Evernote社が提供する社内Wikiツールです。2台の端末まで無料で利用できます。
オンラインから直接WebページやPDFなどをクリップして、注釈を挿入できるため、効率的な情報管理が可能です。また、高度な文字認識機能が搭載されており、文書の中の文字を検索できます。
さらに、投稿したドキュメント内にToDoリストを作成でき、各タスクに期日や繰り返し設定、ほかの人への割り当てもでき、プロジェクトをスムーズに進められます。
Knowledge
Knowledge（ナレッジ）は、オープンソースの社内Wikiツールです。完全無料で利用できる点が魅力で、セットアップも簡単に完了します。
投稿した内容をタグでグルーピングでき、知りたい情報に効率よくたどりつけます。スマートフォンにも対応しているため、スマートフォンから社内Wikiを利用したい場合におすすめです。
Wiki.js
Wiki.jsは、拡張可能なオープンソースの社内Wikiツールです。完全に無料で利用でき、GoogleやMicrosoft、GitHubなどのサードパーティー認証ができます。
また、ライトモードやダークモードをはじめ、Wikiのデザインを自由にカスタマイズも可能です。さらに、全文検索やタグ検索にも対応しており、社内Wikiとしての利用に必要な機能が十分に備わっているツールと言えるでしょう。
社内Wikiを導入する際の注意点
社内Wikiの導入を検討している場合、知識の共有や情報管理を効果的におこなうためにも事前に理解しておくべきポイントがあります。
ここでは、社内Wikiを導入する際の注意点を詳しく紹介します。
社内Wikiを推し進める施策を考えておく
社内Wikiは知識共有のプラットフォームであり、従業員全員の積極的な利用によって、その価値の最大化が可能です。しかし、社内Wikiを導入したとしても、すぐに全社に浸透させられるわけではありません。社内Wikiの活用を推進するには、従業員のモチベーション向上と利用スキルの習得が重要なポイントです。そのため、社内Wikiの利用を促す施策を事前に考えておく必要があります。
例えば、Wikiの利用方法や機能を理解してもらうために定期的な勉強会を開いたり、不明点が発生した場合にサポートを受けられる体制を構築したりするのが良いでしょう。また、業務の中で社内Wikiに触れるような仕組みづくりや、社内Wikiの活用に応じたインセンティブの設定も効果的です。
わかりやすいルールを作成する
社内Wikiを浸透させるには、わかりやすいルール作成が必要です。部署や個人によるルールのバラつきは、社内Wikiの最大の強みである「全社で情報を共有する」機能を低下させてしまいます。また、保管方法や整理方法が異なる場合、情報の検索が難しく、利用者の利便性が損なわれるでしょう。
そのため、例えば議事録保存のルールを設定する際、「議事録」フォルダを指定し、それを全部署で統一します。タイトルやファイル名も統一のフォーマットを使用しましょう。これにより、必要な情報に誰もが素早く簡単にアクセスできるようになります。
また、「情報は一箇所にまとめる」、「フォルダ分けは一律にする」などのルールも設定し、徹底することが重要です。社内Wikiを効果的に利用するには、全社で共通のルールを設定・周知し、徹底してルールを守ることが大切です。
情報の整理と更新を定期的に行う
社内Wikiの情報は定期的に整理・更新する必要があります。情報が更新されず古いままで放置されていると、同じ事柄について異なる情報が重複して掲載される可能性があります。どの情報が正しいのか判断が難しくなり、従業員の混乱を招きかねません。定期的に情報が更新され、常に最新の情報が掲載されていれば、従業員からの信頼感も増し、安心して利用してもらえます。
そのため、社内Wikiの情報を更新する管理者を決めたほうが良いでしょう。管理者は、各部署の情報が定期的に更新されているかをチェックし、古い情報や間違った情報の修正を促します。特に、業務プロセスやプロジェクト進捗に関わる情報は変更が多いため、可能な限りリアルタイムでの更新をおこない、情報の鮮度と正確性を保つ必要があります。
社内Wikiにチャットボットを導入するメリット
社内Wikiには、チャットボットもおすすめです。ここでは、社内Wikiにチャットボットを導入するメリットを紹介します。
必要な情報を簡単に得られる
チャットボットを導入すれば、社内Wikiの情報アクセスをよりスムーズかつ効率的にし、従業員が必要な情報を素早く、簡単に手に入れられる環境構築が可能です。
企業の成長と共に増えてゆく社内ルールやマニュアルは、従業員にとって正しい情報を探し出すのが困難なほど膨大になります。チャットボットは直感的な対話形式で必要なデータを提供できるため、従業員は情報を検索したり探し出したりする時間と労力を省けます。
例えば「新しいプロジェクトの開始手順は？」といった質問に対しても、チャットボットは瞬時に正確な情報の提供が可能です。また、曖昧な問いに対しても対話を通じてユーザーが望む回答を探し出し、適切な情報を提示できます。
これにより、業務の効率が向上し、企業全体のビジネスパフォーマンスも向上するでしょう。
気軽に利用できる
チャットボットを社内Wikiとして導入すれば、従業員は担当者に直接問い合わせる必要がなくなり、気軽に問い合わせられるようになります。
チャットボットは24時間365日いつでも稼働しているため、従業員は疑問が発生した際、すぐに質問を投げかけられ、素早く回答を得られます。そのため、従来であれば人への質問に伴う回答待ちの時間が必要でしたが、チャットボットであれば迅速かつスムーズな疑問の解決が可能です。また、チャットボットがビジネスチャットプラットフォームに組み込まれている場合、従業員は同僚にメッセージを送るような感覚で疑問を投げかけられます。
このように、チャットボットの導入により、従業員の作業効率が向上し、企業全体の業務プロセスもスムーズに進行します。結果として、時間の節約と業務効率のアップが期待できるでしょう。
まとめ：業務効率化ならチャットボットの導入もおすすめ
社内Wikiを導入すれば、チームメンバーならいつでも必要な情報を検索できます。社内Wikiツールによって機能や料金が異なるため、特徴を理解した上で、導入するツールを検討しましょう。
また、業務を効率化したいのであれば、チャットボットの導入もおすすめです。チャットボットとは自動会話プログラムのことであり、ロボットとの会話を進めるだけで知りたい情報の取得が可能です。回答を待つ時間をなくし、スムーズに疑問を解消できるため、従業員のストレスも減り、企業全体の業務効率向上にもつながります。
なお、当サイトを運営する株式会社サンソウシステムズは、チャットボット「さっとFAQ」を提供しています。会話履歴からデータを分析し、ユーザーに合わせて適切なページや情報を自動で案内できるため、社内FAQとしても活用が可能です。
月額1万円からの低価格、30日間の無料トライアルもご用意したので、気になる方はチェックしてみてください。