企業にとって、社内の情報共有はとても重要なポイントです。効率的な社内の情報共有がなされていれば、企業活動はスムーズに進むでしょう。
一方で社内の情報共有について問題がある場合、企業活動にも長期的な悪影響が出てきます。情報共有できていないばかりに、顧客を巻き込んだ大きなトラブルに発展してしまうことも。
しかし「どのように社内の情報共有を効率化すればよいかわからない」と感じている担当者も多いはずです。そのような場合は、他社の成功事例を参考にしてみましょう。
社内での情報共有を効率化した事例10選
今回は特に注目すべき、社内の情報共有の効率化事例を10選解説します。
それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。
チャットボットで顧客対応と社内情報共有を同時に効率化：昭和鉄工株式会社
出典：昭和鉄工株式会社
昭和鉄工株式会社は、ボイラーやヒーター、空調機を取り扱うメーカーです。同社は全般的な業務の効率化に課題を抱え、対策を考案しました。
その際、「さっとFAQ」の存在を知ります。同ツールは、いわゆるチャットボットと呼ばれるツールです。顧客からの問い合わせに対して、テキストで自動応答するという機能を備えています。さっとFAQの場合、非常に費用が安く、さらには運用ハードルも低かったため、同社は「新卒採用サイトのQ&A」に、さっとFAQを導入しました。
導入後、さっとFAQはわずか1ヶ月の間に1,000件もの問い合わせに対して回答していました。さらに社内外からの評価も高く、「最新鋭であるチャットボットを導入している」という点で企業イメージも向上。
そしてさっとFAQの成功によって、「業務の効率化」に対するモチベーションが、企業全体から生まれました。今後はさっとFAQから得られた知見をもとに、社内全体の情報共有をより理想的なものへ発展させる計画が進められています。
ツール導入で無駄な作業を徹底的に削減：シチズン時計株式会社
出典：シチズン時計株式会社
シチズン時計株式会社は、世界各国に時計製品ビジネスを展開する企業です。同社では社内の情報共有について、長らくメールを利用していました。しかし社内でやりとりされるメールの数は非常に多く、確認や返信といった作業に多くの時間がかかっていました。さらにメールの着信を見落としてしまい、情報が正しく共有されないというトラブルも。
同社はメールでの情報共有から、社内SNSツール「SKIP」を導入。同ツールによって情報共有の大部分はSNSで実施されるようになりました。結果として同社でやりとりされるメールの数は7割削減されています。さらに共有される情報量も増え、他部門の状況をより正確に把握できる状況が整いました。
社員全体が円滑なコミュニケーションを実現：株式会社ネクシィーズグループ
株式会社ネクシィーズグループは、電力事業と電子メディア事業を手がける企業です。同社は風通しがよい社風であり、首脳部と現場の関係性は良好かつ親密でした。
首脳部は主にブログを通し、ビジョンや理念について発信。そのブログを社員が閲覧するという形で、ある種の社内情報の共有がなされていました。しかしこの方法では、首脳陣のビジョンや理念が現場で活かされるまでには時間がかかっていました。
また当時は業務上のやりとりについて、主にLINEを利用。しかしLINEはビジネス上のやりとりには不向きか部分があり、課題を感じていました。
上記のような背景があり、同社はカルチャー共有ツール「Talknote」を導入。首脳部と現場のコミュニケーションや業務上のやりとりは、すべてTalknoteに集約されました。
結果として首脳部のビジョンは、ただちに全社員へと共有されるように改善されます。またチャット機能で業務上のやりとりが行われ、より適切な形でのコミュニケーションが達成されました。
業務効率とコミュニケーションを向上させる：東京地下鉄株式会社
出典：東京地下鉄株式会社
東京地下鉄株式会社は、社内の情報共有について、紙や電話連絡を中心としていました。しかしこれらの方法では情報共有の効率にも限界があります。直近には国際スポーツ大会開催による利用者の増加というイベントがありました。
この課題をクリアするため、同社はコミュニケーションツール「Wow Talk」を導入。Wow Talkはメンバーへの一斉アナウンスや音声通話、ファイル共有などさまざまな機能を備えたツールです。
結果としてWow Talkは、同社の状態にしっかりとフィットしました。紙と電話連絡よりも圧倒的に素早く社内情報を共有できるように変化します。運行情報や引き継ぎなどの運転に直結するやりとりも、Wow Talkで実施されるようになりました。そして直近に控えていた利用者増加の対応というミッションも、効率化された体制で迎えることができ、満足のいくサービスが提供できました。
社内Wikiによる業務の効率化：Sunnyキッズクリニック
Sunnyキッズクリニックは、埼玉県川口市の小児科クリニックです。同クリニックは創業初期の時点で、「ITによる、働きやすい環境の実現」を標ぼうしていました。
同クリニックはあらゆるデータの管理方法として、社内Wikiツール「NotePM」を導入。日報やレセプト記録、議事録やマニュアルをNotePMひとつで管理しています。
これにより社内情報の共有は、格段に効率化されました。さらには医学的な知識もナレッジとして蓄積されており、患者の問い合わせに対してスピーディーな対応を実現しています。
LINEを活用した社内情報共有を実現：株式会社ヤナセ
出典：株式会社ヤナセ
株式会社ヤナセは、高級車の輸入販売を手がける企業です。同社は従来、電話やメールを用いて、顧客とのコミュニケーションを図っていました。しかしSNSへの移行が進む世相を受け、自社でもSNSでのコミュニケーションを検討するようになります。
同社はコミュニケーションツールとしてLINE WORKSを選択。同ツールを通じて顧客とのやりとりを始めます。また一斉送信を活用して、顧客に情報発信するようになりました。そうすることで、より顧客と親密な信頼関係を築けるようになったとのこと。
LINE WORKSの導入により、社内の情報共有まで効率化されました。LINE WORKSを通じて、社員同士での業務連絡が行われ、重要な情報がより早いタイミングで共有されるようになっています。
20%の業務効率化を達成：株式会社：ジェイ・シー・エス
株式会社ジェイ・シー・エスは、クレジットカード決済や集金を主業とする企業です。同社は最初、営業部と業務部におけるコミュニケーション不全を課題として抱えていました。社内情報共有を実施するためにグループチャットなども用意していましたが、ほとんど活用されていませんでした。
この状況を解決するため、顧客管理ツール「Salesforce」とコミュニケーションツール「Chatter」を導入します。
Salesforceによって、これまで適切にストックされていなかった顧客情報を一括で管理できるようになりました。さらにChatterでは、営業部と業務部のコミュニケーションが活発化。ふたつのツールを組み合わせることで、同社の業務効率は20%向上したとのことです。
社内の情報共有で適切な戦略立案を実現：全日本食品株式会社
出典：全日本食品株式会社
全日本食品会社は、1,600店舗の食料品店が加盟するボランタリーチェーンを運営しています。同社は業界のDX化に対応するため、社内での情報共有や戦略的な計画立案ができる環境を作りたいと考えていました。
そこで同社は、「NIKKEI The KNOWLEDGE」を導入。同ツールは、業界に応じたノウハウやニュースを自動的に取得し、社内へ情報共有する機能を有しています。
同ツールの導入により、新聞やネットニュースに頼っていた情報取得が一本化されました。そしてツールを通じて、組織全体に情報が共有されるような環境へと変化しています。さらに社内で情報共有されたことで、世相を反映して戦略的な行動が立案しやすい仕組みが完成しました。
チャットツールでの情報共有の加速：橋本総業株式会社
出典：橋本総業株式会社
橋本総業株式会社は、生活や建築における設備の販売を手がける会社です。同社もまた、社内での情報共有について課題を抱えていました。特に「営業と事務での情報共有が遅れる」「気軽にアイデアを提案できる場がない」などの課題は、同社にとって重大な問題でした。
ある時、同社の常務が、課題解消に向けてチャットツールの導入を提案。そして、日本の企業で導入事例の多いチャットツール「ChatWork」を導入しました。
ChatWork上で部門ごとのチャットワークグループを作成し、社内での情報共有を開始。メールよりもすばやく効率的に、必要な情報を届けられるようになりました。またChatWorkであれば気軽にアイデアを提案できるため、新しいナレッジが次々と生まれる体制へと変化しています。
情報のデータベース化を実現しナレッジを収集：株式会社フューチャーゲート
株式会社フューチャーゲートは、産前産後のケアアイテムを販売する企業です。大部分はECサイトで事業展開しており、ユーザーから高い評価を受けています。
同社は事業において多大な成功を収めてはいますが、ECサイトにおける「実施した施策」と「施策によって得られる結果」をナレッジベース化する方法が確立していませんでした。よって施策自体の効果がどの程度だったのか、社員の肌感覚でしか理解していない状態です。
同社はこの状況をクリアするために、情報共有ツール「Stock」を導入しました。Stockは専門的な技術がなくても運用できるツールです。誰しもが積極的にツールを活用できるため、施策とその結果が素早くStock内に蓄積されるようになりました。
事例から学ぶ社内情報共有のポイントとは？
社内の情報共有については、さまざまな成功事例があります。担当者及び企業視点で重要になるのは、「成功事例をどのように自社へ反映させるか」ということです。特に以下のようなポイントは、社内の情報共有を効率化させるうえで、成功事例とともに深く分析する必要があるでしょう。
情報共有の重要さを社内で浸透させる
成功事例と同じような改善を求めるなら、「社内で情報共有することの重要性を浸透させること」です。
残念ながら社内での情報共有がうまくいっていないのなら、そもそも組織自体が「社内の情報共有は取り立てて注目するような課題ではない」と考えているでしょう。そこで重要性を訴えることで、社内の情報共有に対する危機感やモチベーションを高めておくことが重要です。
組織全体で社内における情報共有の重要性を再認識しましょう。
社内における適切なレクチャー
社内での情報共有を効率化するうえでは、やはり何らかのツールが必要となるでしょう。その場合、ツールの使い方や利用目的によって、社内で適切にレクチャーしておく必要があります。
近年の情報共有ツールは性能が高い一方、やや操作や仕様の理解が難しい側面もあります。適切にツールを活用できなければ、社内での情報共有は、当然ながら思ったとおりには効率化されません。
したがって社内で情報共有ツールを使う場合、ツールについて適切にレクチャーする必要があるでしょう。
情報共有のあり方について規律を設ける
新しいツールが導入されれば、社内での情報共有のフローは大きく変化します。フローの変化に伴って情報共有のあり方について新しい規律を設ける必要があるでしょう。たとえば「1日1回、ツールで日報を報告する」「ツール上で言及してはいけないトピックを提示する」といったことです。ツールに対して規律を盛り込むことで、よりよい社内情報の共有が達成されます。
【成功事例多数】社内での情報共有におすすめできるツール3選
社内で情報共有できるツールは、現在では数多く存在します。先ほど紹介した成功事例でも、さまざまなツールが使われていました。
これだけ多くのツールが存在するとなると、「何を選ぶべきかわからない」と感じる人も多いでしょう。今回は社内における情報共有でおすすめできるツールを解説します。
ChatWork（チャットワーク）
出典：ChatWork
ChatWorkは、もっとも幅広く利用されているチャットツールです。ChatWorkには、
- 個人間チャット
- グループチャット
- タスク共有
- ファイル共有
- ビデオ通話
など、さまざまな機能がそろっています。ChatWorkだけでも、社内においてじゅうぶんな情報共有を実施することが可能です。また、プランによってはチャットログなどもダウンロードして保存し、ナレッジとして蓄積することが可能です。
Slack（スラック）
出典：Slack
Slackは、社内情報の共有やチャット、音声通話ができたり、アクセシビリティに優れていたりする、多機能なコミュニケーションツールです。非常に使い勝手がよく、性能が多いことから、多くの企業が導入しています。
他にもGoogleドライブやMicrosoft Officeとのシステム連携や、ワークフロー作成ツールも搭載。社内での情報共有を進めながら、作業の効率化も図れます。セキュリティの面でも堅牢性が評価されており、総じてクオリティの高いツールだと言えるでしょう。
さっとFAQ
さっとFAQは、いわゆるチャットボットのひとつです。365日24時間体制で、利用者の問い合わせに対してテキストで回答する機能を持っています。
さっとFAQは、社内の情報共有を進める目的でも活用されているチャットボットです。さっとFAQには、問い合わせ内容から得られたデータを分析できるダッシュボード機能が用意されています。このダッシュボードは社内で共有して閲覧することが可能です。
ダッシュボードには、質問内容や問い合わせ回数などが集約され、顧客ニーズや今後の課題点を考察することが可能です。つまりデータを参照することで、社内全体で今後の方向性を検討できます。
まとめ：事例を参考にして社内情報共有のあり方を検討
いつの時代でも、すべての企業にとって共通の課題となる社内での情報共有。企業や事業の規模が大きくなればなるほど、社内での情報共有はむずかしくなるものです。そして社内での情報共有が適切でなければ、致命的なトラブルに発展することもあるでしょう。
近年ではメールや電話に代わるさまざまな情報共有ツールが登場しています。社内での情報共有に課題を感じている場合は、情報共有ツールの導入を検討するのがよいでしょう。
さっとFAQは、社内での情報共有にまで配慮したチャットボットツールです。顧客に対して365日24時間体制で自動回答し、顧客対応の窓口を大きく広げます。さらに顧客対応から得られた情報やニーズを収集する機能も有しています。もちろん得られたデータは、社内情報として共有することが可能です。
社内での情報共有や顧客対応に課題を感じている担当者は、ぜひ一度、さっとFAQの導入をご検討ください。
