社内の情報共有で業務効率を高める方法|ナレッジ共有最適化の方法、活用できるツールも解説

基礎知識
監修者
蒔田 豊

株式会社サンソウシステムズ取締役・サービス事業本部長

インフラ・ネットワーク・WEB開発を経験し、コンサルティングとして様々な顧客のIT課題解決に貢献。その後チャットボットソリューションのサービス事業を立ち上げDX推進に従事。趣味は滝巡り。

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業務をスムーズに進行させるうえで、社内での情報共有は欠かせません。しかし、目の前の仕事に追われ情報整備ができていない企業も少なくありません。

そこで今回の記事では、社内で情報共有が重要な理由、上手く行かない原因、共有化して業務効率を高めるポイント、おすすめのツール、事例を解説します。

この記事を読むと、情報共有のために何が必要か具体的に理解できるようになるので、ぜひ参考にしてください。

社内で情報共有が重要な理由

まず、社内で情報共有を進めるべき理由を解説します。

業務を効率化できる

必要な情報が社内で共有されていれば、業務を効率化できます。特にこれまでの日本企業では、対面式のミーティングが1日のうちに何度も行われる傾向にありました。もちろんミーティングの時間は重要ですが、情報を共有する仕組みづくりをすることでミーティングの回数を少なくできるでしょう。

また、成功事例、データ、プレゼン資料、契約書など過去に作成した資料を共有すると、ゼロから作成する手間が省けるだけでなく、ブラッシュアップが可能です。パターン化できるものはテンプレートにして保存することで、タスクにかかる時間を削減できるのもポイント。

さらに、日々のタスクが自動記録されるような情報共有ツールを使うと、日報や報告書の作成などが簡単になります。業務効率化が実現すると、コア業務にかける時間が多くなるため生産性の向上も期待できるでしょう。

意思決定が早くなる

社内で重要な情報を共有するスピードが加速すると同時に、意志決定までの時間も短縮されます。担当者から上司、経営層、トップと書類を回してハンコをもらい、決定が下されるのを待つ必要がなくなります。データでリアルタイムに共有でき、ネットワーク上で承認が得られれば、瞬時に行動に移すことができるでしょう。

意思決定後は、社員に情報共有すれば同じ方向を見ながら業務を進められるようになります。その結果、ロスタイムが減少し業績アップが狙えるのです。

チームの生産性が高まる

社内の情報共有が進むと、チームの生産性が高まります。例えば、営業チームで長年の担当者のみ保有しているクライアント情報や、アプローチ法、マーケティングのノウハウを若手にも共有すれば、売上拡大が期待できるでしょう。個人が情報を独占するのではなく、再現できる形で共有すると、誰もが同様の結果を出せるようになります。

チーム力の底上げにつながるので、情報共有は必須だと言えるのです。

部門間や社員同士で連携が取りやすくなる

企業の仕事は単独で完結することは少なく、いくつもの部門に渡って実践されることがあります。しかし、チーム間で情報共有の仕方や共有することに対する姿勢が違えば、コミュニケーションが難しくなるでしょう。

そこで同じツールを使うなどして情報共有の方法を統一すると、部門間や社員同士で連携が取りやすくなります。伝達漏れやミスが減り、スムーズに業務に集中することが可能です。

社内の情報共有が上手く行かない原因

社内の情報共有が上手く進まない原因について解説します。

情報共有のルールが決まっていない

どうやって情報共有するか、組織として統一したルールがない、という状況では社内での情報共有は進みません。特定の個人間ではメール、上司とは電話やミーティングなどバラバラになってしまっている場合、情報が点在してしまいます。すると、貴重な情報が蓄積されず、業務が非効率になってしまうでしょう。

会社として情報を一元化し、階層化や閲覧権限の基準も合わせて情報共有の方法とルールを決め、周知することが大切です。ここがぶれると従業員は慣れたやり方を取ってしまうので、徹底して行いましょう。

個人プレイヤーが多い

個人プレイヤーが多い風土の会社では、情報共有が進まないことがあります。競争意識が強かったり、協力体制が築けていなかったりすると、ほかの人に自分の勝ちパターンやノウハウを共有したくなくなるからです。

もちろん個人のトッププレイヤーの存在も重要ですが、会社としては組織で競争に勝たなければいけません。そのために、信頼関係を築きながら情報を相互に共有し、組織力を強化する必要があるでしょう。

そこで、部署を管轄する上司の立場から雰囲気づくりを始めることが大切です。自身が保有しているノウハウ、コツ、スキル、データなどを開示し、オープンなコミュニケーションを取ることで協力体制を構築しましょう。これによって情報が共有できるだけでなく、居心地のいい職場づくりも実現できます。

チャットツールのみを使っている

社内コミュニケーション手段として、SlackやChatwork、LINE Worksなどのチャットツールを利用している企業は多いでしょう。スピード感を持って連絡が取れ、写真やデータも添付できるため、利便性の高いツールです。

しかし、チャットツールは次から次へと会話がフィードに流れていき、重要なメッセージを見落としてしまう可能性があります。ピン留めやタスク管理で特定の情報を目立たせる機能を搭載していることもありますが、それでも情報の蓄積には向いてないでしょう。

新しいメンバーがプロジェクトにジョインしてくるなど、引き継ぎが必要な仕事を想定すると、チャット以外に整理された情報が確認できる場所を設けておくメリットは容易に想像できるのではないでしょうか?

コミュニケーションツールと共有・保存ツールは分けて導入し、どちらも運営することが大切です。

社内情報を共有化するためのポイント

次に、社内情報を共有化するためのポイントを解説します。

 暗黙知を形式知に変える

社内の情報には大きく分けて「暗黙知」と「形式知」の2種類があります。

暗黙知とはまだ言語化されていないノウハウで、熟練の技工士によるスキルや営業担当者の長年の勘などが当てはまります。特定の個人や少数の人しか知らず、一般化されていない情報です。

一方、形式知はマニュアルなどに文書化されている情報のことをいい、テキスト、図表、データなどで記載されています。誰でも理解できるようわかりやすくノウハウがまとめられているのが特徴で、再現しやすい形式となっています。

社内情報の共有を進める上で、暗黙知を形式知に変える作業が重要です。暗黙の了解として一部の従業員に使われているスキルやノウハウを言語化し、ほかの従業員も取得できるよう記載します。そうすることで、社内の貴重な情報を周知させ、生産性や売上の向上が期待できるでしょう。

情報共有のルールを決める

情報共有のルール化にあたり、責任者を決めることが大切です。共有化を進めるには、どうやって情報を記録して、どこに保存・共有するか、一連の流れを計画し、実行に移す責任者が必要です。責任者が決まったら、各部署にどのような情報が眠っているかをヒアリングすることから始め、ルール化を進めます。

また、共有する方法が決まったら、情報を投稿した人を評価するシステム作りも重要です。誰も投稿して共有しなければ、形骸化してしまうからです。共有する情報はできるだけ多くあるべきなので、投稿したくなるような評価体制を構築しましょう。

情報共有ツールを導入する

社内の情報を共有するためには、ツールが欠かせません。適切なツールを導入することで、効率的に情報の共有化が進みます。ツール選定するために、まずどのような課題を解決したいかを特定し、問題が解消できるツールを選びましょう。それに加えて、料金や操作性を確認することも大切です。

特に、幅広い年齢層の従業員が在籍している場合、ITツールに慣れていない人でも操作しやすいツールを選ぶといいでしょう。

次に、おすすめの社内情報ツールを紹介しているので参考にしてください。

おすすめの社内情報共有ツール

おすすめの社内情報共有ツールを4点解説します。

表計算ソフト(エクセルやGoogle スプレッドシート)

まずはエクセルやGoogleスプレッドシートといった表計算ソフトを用いる方法です。どちらも表計算ができ、データ集計する際に便利です。検索やフィルターをかけることもできるので、急に顧客から連絡があっても記録をすぐに呼び出せます。

表計算ソフトには、顧客名、住所、電話番号、問い合わせ日や内容、受注日といった基本的な情報と進捗状況を記録しておきましょう。顧客情報だけでなく、レポートや議事録作成にも活用できます。Googleスプレッドシートは、ウェブ上に保管されているため複数人が同時に編集しても問題ありません。

グループウェア

グループウェアは、組織内の情報共有を促進するためのソフトウェアです。グループウェアを導入すると、同じネットワークに接続されたコンピュータやデバイス同士で、情報交換が行えます。

個人のパソコンに入ったデータに別の人がアクセスできたり、ファイル送信、データ分析、スケジュール管理などが容易になったりします。社内報や最新情報もグループウェア上で共有できるため、リモートワークで働いていても会社の情報をキャッチアップしながら業務に取りかかれるでしょう。

チャットボット

チャットボットは、ユーザーとの会話を自動化できるツールです。あらかじめFAQを作成しチャットボットに学習させておくと、ユーザーが投げかけた質問に応じて適切な回答を自動で示します。

チャットボットは、ECサイトや企業ホームページといった外部の顧客だけでなく、社内ヘルプデスクや総務部の問い合わせ対応にも活用されています。パスワードを紛失した際の対応方法、有給休暇の取り方、交通費の精算方法など、よくある質問を整理してチャットボットに記憶させれば、従業員の問い合わせ業務の負担を軽減できるでしょう。

情報共有が簡単になり、問い合わせ担当者はコア業務に集中できるようになるため、現在では多くの企業に広く導入されています。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールとは、ビジネスチャット、オンライン会議、社内SNSなどを指します。社内でのコミュニケーションを促進し、情報共有が簡単になるツールです。

例えば、ビジネスチャットを使うとこれまでのメールや電話対応よりも、スピード感を持って業務にあたることができます。さらに、オンライン会議ツールでは、リモートワークや海外勤務をしている社内従業員とミーティングを開くことも可能です。社内SNSでは、会社内で起こった重要な情報をリアルタイムで共有可能です。

コミュニケーションツールにはさまざまな種類があるので、社内ニーズに合わせて何を選ぶか検討する必要があるでしょう。

社内での情報共有を効率化した事例をご紹介

社内で情報共有の効率化に成功した事例を3件紹介します。

東横イン

東横インでは、業務効率化と可視化を目指して車内ポータルサイトを導入しました。この結果、2017年当時で世界約270店舗をつないだコミュニケーションを実現しています。

それまでは毎月700件近くをファックスで運用していました。そこでポータルサイトに置き換え、業務の電子化に成功。そして、トレーニングマニュアルもアップロードすることで、研修を効率的に行えるようになりました。

シチズン時計株式会社

シチズン時計では、メールでのやり取りを社内SNSといった情報共有ツールに導入し、社員1人がメールを1日に読む量と時間を軽減させました。その結果、ものづくりにあてる時間が増え、業務効率化が図れたといいます。

もともとシチズン時計ではメールでのやり取りがメインで、過去にメールで共有された情報を探すのに、時間がかかっていました。しかし現在では、社内SNSに投稿された情報検索が容易になり、タスク管理することでスムーズに共有できるようになっています。

東京地下鉄株式会社(東京メトロ)

東京メトロでは、事務の仕事や路線管理の業務などで、リアルタイムで情報共有ができる仕組みづくりが課題でした。そこでチャットもできるオンライン会議ツールを導入し、電話やメールなしでコミュニケーションができるツールの活用を始めました。

その結果、複数ある拠点間で迅速なやり取りや効率化が実現し、状況に応じた利便性の高いコミュニケーションができるようになっています。

 

事例について詳しく知りたい方は、下記の記事も参考にしてください。

関連記事:社内の情報共有における効果的な成功事例

社内で情報共有を促進し、企業力を伸ばそう

社内で情報共有できる環境を整備すると、コミュニケーションが活発になるだけでなく、必要な情報やデータにすぐアクセスできるようになります。それは業務効率化を促し、企業として生産性や売上が向上していくでしょう。

社内情報ツールとして、会話を自動化できるチャットボットの導入をご検討されているなら、ぜひさっとFAQにご相談ください。さっとFAQは、月額1万円から利用できるチャットボットで、エクセルからFAQデータを取り込むことができます。

社内の情報共有の活発化や、問い合わせ対応の削減にお役立ていただけます。

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