業務をスムーズに進行させる上で、社内での情報共有は欠かせません。
しかし、「目の前の仕事に追われて情報整備ができていない」「必要な情報を見つけるのにいつも時間がかかっている」という企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回の記事では、社内で情報共有が重要な理由、うまくいかない原因、共有化して業務効率を高めるポイント、おすすめのツールや事例を解説します。
この記事を読むと、情報共有のために何が必要か具体的に理解できるようになります。ぜひ最後までご覧ください。
社内で情報共有が重要な理由
社内や組織において、どうして情報共有は必要なのでしょうか。
メンバーに情報を伝えることでスムーズに業務が進むだけではなく、顧客満足度の向上や意思決定のスピードを早めることも期待できます。
ここでは、社内で情報共有を進めるべき理由について解説します。
業務を効率化できる
必要な情報が社内で共有されていれば、業務を効率化できます。
「〇〇に必要なデータがどこにあるのかわからない」といった経験をしたことのある人も多いのではないでしょうか。情報共有の仕組みが整っていないと、どこにどんな情報があるのかを即時に見つけられず、本来必要のない労力と時間がかかってしまいます。
情報を整理・共有する仕組みづくりをすることで、情報をすぐにキャッチアップできるようになるため、業務の効率化が見込めます。
また、成功事例、データ、プレゼン資料、契約書など過去に作成した資料を共有すれば、ゼロから作成する手間が省けるだけでなく、さらなるブラッシュアップが可能です。パターン化できるものはテンプレートにして保存することで、タスクにかかる時間を削減できる点もポイントと言えるでしょう。情報共有をするだけで業務が平準化できます。
さらに、日々のタスクが自動記録されるような情報共有ツールを使うと、日報や報告書の作成などが簡単になります。業務効率化が実現すると、コア業務に割ける時間が多くなるため、生産性の向上も期待できるでしょう。
意思決定が速くなる
情報共有ができていると、社内で重要な意志決定をする際の判断スピードを短縮できます。
例えば、新規顧客からの問い合わせ内容を社内で共有できていれば、カスタマーサポートが問い合わせ背景を再度ヒアリングする必要がなくなったり、営業がそれを基に最適な提案ができたりします。
また担当者から上司、経営層、トップと書類を回してハンコをもらい、決定が下されるプロセスを待つ必要もなくなります。情報やデータをリアルタイムに共有し、ネットワーク上で承認が得られれば、瞬時に行動に移すことができるでしょう。
意思決定後は、社員に適宜情報共有をおこなうことで、同じ方向を見ながら業務を進められるようになります。その結果、ロスタイムが減少し、業績アップが狙えるのです。
企業の信頼が落ちてしまうことを防ぐ
情報共有ができていると、顧客の信用を損ねる事態を回避できます。
情報共有が十分にされていないと、、問い合わせがあった時に必要な情報を瞬時に見つけられず、迅速な対応ができません。時間がかかることによって、顧客は企業に対し不信感を持ってしまいます。
また情報が部署間で共有されていないと、A部署で発生したトラブルが解決していないのにB部署が接触してしまうということも起こりえます。顧客からすれば、トラブル対応中なのにアプローチしてくる会社と感じ、より企業に対するネガティブな印象が募ってしまいます。
チームや部署を超え、社内全体で情報をしっかり共有をすることによって、他部署が事例を知らずに同じ轍を踏んでしまう事態を防げるでしょう。顧客にストレスを抱かせず、速やかな対応をするためにも情報の共有は大切です。
顧客満足度の向上を目指せる
情報共有がしっかりできていれば、社内の知識が均一になり、認識も統一されます。
例えば、顧客からのクレーム内容や問い合わせ内容などを共有しておくことで、課題に対するアプローチを社内で統一できるでしょう。顧客から都度詳しくヒアリングする必要もなくなるため顧客満足度も必然と向上します。
また、お客様の声をデータとして保存しておけば、その情報を経営に活かすこともでき、さらなるサービス向上も目指せます。
チームの生産性が高まる
情報共有は、ノウハウの属人化をなくし、チームの生産性を高めることも期待できます。
例えば、営業チームで長年の担当者のみが保有しているクライアント情報や、アプローチ法、マーケティングのノウハウを若手にも共有すれば、売上拡大が期待できるでしょう。個人が情報を独占するのではなく、再現できる形で共有すると、誰もが同様の結果を出せるようになります。
チーム力の底上げにつながるので、情報共有は必須だと言えるのです。
部門間や社員同士で連携が取りやすくなる
情報共有の方法を統一すると、部門や部署を超えて連携が取りやすくなります。伝達漏れやミスが減り、スムーズに業務に集中できるでしょう。
企業の仕事というものは、単独で完結することは少なく、いくつもの部門と連携しながらおこなわれる業務もあります。情報共有のルールができていなかったり、部署ごとに情報共有への姿勢ややり方が異なっていたりすると、コミュニケーション齟齬による情報の伝達ミスが起こりやすくなると言えるでしょう。
情報共有が適切にできていると社内でのコミュニケーションが活発になり、信頼関係も生まれます。情報共有は情報の伝達ミスをなくし、職場全体の雰囲気を向上させることにも期待できるのです。
引継ぎや研修の期間を短縮できる
情報共有がしっかりできていれば、業務の引継ぎや研修期間を短縮でき、現場で実際に作業をしながら覚える時間に充てることができます。
日頃から情報共有の仕組みがしっかりできていれば、必要な情報が整理されているので引き継がれる側も安心です。業務の内容や進捗が可視化されているので、引き継ぐ側もどこまで伝えたらよいかが明確になります。
万が一トラブルが起こったときの対応や原因の特定もスムーズにできるでしょう。
社内の情報共有がうまくいかない原因
社内に情報共有の重要性が伝わっていなかったり、そもそもルールが整備されていなかったりすると、情報共有はうまくいきません。
ここでは社内の情報共有がうまく進まない原因について解説します。
情報共有のルールが決まっていない
どうやって情報を共有するか、組織として統一したルールがない、という状況では社内での情報共有は進みません。
特定の個人間ではメールでやり取りする、上司とは電話やミーティングでおこなうなど、手法がバラバラになってしまっている場合は、情報が点在してしまいます。すると、貴重な情報が蓄積されず、業務が非効率になってしまうでしょう。
会社として情報を一元化し、階層化や閲覧権限の基準も合わせて情報共有の方法とルールを決め、周知することが大切です。共有方法がぶれていると従業員は個々人で慣れたやり方を取ってしまうので、徹底しておこないましょう。
個人プレイヤーが多い
個人プレイヤーが多い風土の会社では、情報共有が進まないことがあります。競争意識が強かったり、協力体制が築けていなかったりすると、ほかの人に自分の勝ちパターンやノウハウを共有したくないという気持ちが働くからです。
もちろん個人のトッププレイヤーの存在も重要ですが、会社としては組織で競争に勝たなければいけません。そのためには、従業員同士が信頼関係を築きながら情報を相互に共有し、組織力を強化する必要があるでしょう。
そこで、部署を管轄する上司の立場から雰囲気づくりを始めることが大切です。自身が保有しているノウハウ、コツ、スキル、データなどを開示し、オープンなコミュニケーションを取ることで協力体制を構築しましょう。これによって情報が共有できるだけでなく、居心地のいい職場づくりも実現できます。
チャットツールのみを使っている
社内コミュニケーション手段として、SlackやChatwork、LINE Worksなどのチャットツールを利用している企業は多いでしょう。スピード感を持って連絡が取れ、写真やデータも添付できるため、利便性の高いツールです。
しかし、チャットツールは次から次へと会話がフィードに流れていき、重要なメッセージを見落としてしまう可能性があります。ピン留めやタスク管理で特定の情報を目立たせる機能を搭載していることもありますが、それでも情報の蓄積には向いてないでしょう。
新しいメンバーがプロジェクトに加わる場合など、引き継ぎが必要な仕事を想定すると、チャット以外に整理された情報を確認できる場所を設けておくべきです。
コミュニケーションツールと共有・保存ツールは分けて導入し、機能を分けて運用することが大切です。
方法やタイミングがバラバラである
ある情報を伝達するのに、人によって情報共有の方法やタイミングがバラバラであることも、情報共有がうまくいかない原因です。
決まった場所にまとめられていないと、欲しい情報がどこにあるのかを探そうと思っても見つけられないため、情報をしっかりと受け取ることができません。
タイミングも同様です。会議資料を前日までに確認したい人もいれば、会議の数時間前には目を通せば十分と感じている人もいるはずです。資料が当日に渡されれば、前者からすると確認が遅くなってしまって焦る気持ちはもちろん、ストレスも溜まってしまいます。
タイミングや方法を統一することで社員のストレスを軽減し、かつスムーズな情報共有ができるようになります。
情報共有のメリットが社内に浸透していない
情報共有のメリットが社員に伝わっていないと、いくらルールや仕組みを整えても情報共有はうまくいきません。
限られたメンバーのみが情報共有のメリットを分かっていても不十分です。情報共有のメリットが分かっていないメンバーからみれば、情報共有という行為が義務感に感じることもあります。そうなると積極的な情報共有はおこなわれず、ナレッジもなかなか蓄積されません。
社員全員が情報共有の重要性を理解し、積極的に活用しないと意味がないということも知っておきましょう。情報共有の必要性を社員に周知する努力も欠かせません。
社内での情報共有を効率化する方法
情報共有のルールを決めることで社内の情報共有をスムーズに進めることができます。
その他にも定期的な社内ミーティングで社員同士の関係構築をおこない、共有しやすい雰囲気を作ることも大切です。
ここでは情報共有を効率化する方法について解説します。
定期的に社内ミーティングをおこなう
情報共有を効率化するには、社内ミーティングを定期的におこない、情報を共有しやすい環境を作ることがおすすめです。
ミーティング内で情報共有をおこなうメリットを徹底的に伝え、ミーティング以外でも意欲的に共有するように促すことも大切です。
ミーティングは、人間関係を構築する場としても、非常に重要な役割を担っていると言えるでしょう。普段から定期的にミーティングをおこない、風通しの良い職場環境を整えましょう。
情報共有のルールを決める
情報共有のルール化にあたり、責任者を決めることが大切です。共有化を進めるには、どうやって情報を記録して、どこに保存し、共有するかといった一連の流れを計画し、実行に移す責任者が必要です。責任者が決まったら、各部署にどのような情報が眠っているかをヒアリングすることから始め、ルール化を進めます。
また、共有する方法が決まったら、情報を提供した人を評価するシステム作りも重要です。誰も情報を共有しなければ、ルールも形骸化してしまうからです。共有する情報はできるだけ多くあるべきであり、共有を促すにはインセンティブやモチベーションが必要となる場合もあります。各従業員が積極的に情報共有をしたくなるような評価体制を構築しましょう。
テンプレートなどを用意しておくと、問い合わせのハードルを大きく下げることが期待できます。社員がルールに則って積極的に活用してくれるように工夫をしてみましょう。
情報共有ツールを導入する
社内の情報を共有するためには、ツールの使用が欠かせません。適切なツールを導入することで、効率的に情報の共有化が進みます。
ツールを選定するために、まずどのような課題を解決したいかを特定し、問題が解消できるツールを選びましょう。それに加えて、料金や操作性を確認することも大切です。
情報を共有するためのツールにはいくつかの種類があります。従業員が共有された情報を使いやすいように、マニュアルツールやナレッジ共有ツールなどを利用するのもよいでしょう。属人化していた情報を社員に公開し、従業員が積極的に情報を取りに行く環境が整えられます。
他にも、ITツールに慣れていない人でも操作しやすいツールもあります。最新技術に抵抗感がある場合や、年配のスタッフが多い場合は、気軽に利用でき、情報を見つけやすいFAQシステムやチャットボットシステムもおすすめです。
社内情報を共有化するためのポイント
ただ単にツールを導入するだけでは、情報共有を効率化することはできません。共有された情報を活用しやすいものにするためには共有する情報を整理し、体系的にまとめる作業が必要です。
また、積極的にツールを活用してもらうために、社内に情報共有のメリットを伝え、ツールの利用を促すことも大切です。
ここでは、効率的に情報共有をおこなうためのポイントについて解説します。一つ一つ確認しながら、情報共有の仕組み作りをするときの参考にしてください。
情報共有をする目的を明確化する
まず、情報共有をする目的をしっかり持ちましょう。
「何のために」「どのような情報を共有するのか」「どの範囲で共有するのか」を明確にすることで、どのように情報をまとめるのか、どのようなツールを使うのかが必然と見えてきます。
共有する情報の範囲は、初めは限定的にスタートし、運用に慣れてきたら徐々に広げていくというやり方がおすすめです。理由は、社員側に一気に多くの情報量を渡しても消化しきれない可能性があるからです。また、ボリュームが少ないほうがスムーズに導入が進められるというメリットもあります。
散乱している情報を整理する
次に、共有すべき情報とそうではない情報を切り分けます。どのような情報を共有すべきかを明確に決めておくことで無駄のない情報共有に繋がります。
あれもこれも共有してしまっては、どこにどんな情報があるか見つけづらくなってしまうので、必要最低限に絞ることが重要です。情報過多とならないように必要な情報を見極めましょう。
共有すべき情報の例は下記のようなものです。
- スケジュール
- タスク
- 宅配や郵送関係、取引が多い事業者の連絡先
- 顧客情報
- 案件の進捗状況
- トラブルへの対応
また共有すべきではない情報は下記のようなものが挙げられます。
- 社員のプライバシーに関連する情報
- 業務に関係ない第三者の意見や感想
- 機密情報
- 経営に関する重要事項
- すでに共有がなされている事項
暗黙知を形式知に変える
社内情報の共有を進める上で、暗黙知を形式知に変える作業が重要です。社内の情報には大きく分けて「暗黙知」と「形式知」の2種類があります。
暗黙知とはまだ言語化されていないノウハウで、熟練スタッフによるスキルや営業担当者の長年の勘などが当てはまります。特定の個人や少数の人しか知らず、一般化されていない情報です。
一方、形式知はマニュアルなどに文書化されている情報のことをいい、テキスト・図表・データなどで記載されています。誰でも理解できるようわかりやすくノウハウがまとめられている点が特徴で、再現しやすい形式となっています。
暗黙の了解として一部の従業員に使われているスキルやノウハウを言語化し、ほかの従業員も取得できるよう記載します。そうすることで、社内の貴重な情報を周知させ、生産性や売上の向上が期待できるでしょう。
自社にあった共有方法を使う
むやみやたらにツールを導入すれば情報共有が円滑に進むわけではありません。社内やチーム、部署にあった共有方法を選び、情報によって使い分けることが大切です。
情報管理ツールには、チャットでのコミュニケーションやタスクなど短期間で消費される期限の短いフロー情報を得意とするものと、蓄積されたノウハウなど時間が経過しても活きていくストック情報に適したツールがあります。
情報を集約・管理したいと思っている場合でも、どちらの機能がより該当するのかを見極め、目的にあったツールを活用することで情報共有がしやすくなります。
情報共有の重要性やルールを社内に周知する
せっかくルールを作ってもそれが社内に浸透していなければ、余計なチェックの手間などが発生してしまい、結果的に業務の効率化にはつながりません。
せっかくの情報を共有するのであれば、ルールや決まりごとを社内にしっかり周知させ、情報共有を社内の文化として根付かせることが大切です。
共有の際のテンプレートやフォーマットを作っているのであれば、全員に展開することも忘れないように注意しましょう。
おすすめの社内情報共有ツール
社内の情報共有を効率化するにはツールの導入は必要不可欠です。
ナレッジ共有には、WikiツールやFAQシステム、表計算ソフトなどが適しています。蓄積されていく情報をまとめやすく、体系的に整理することが可能です。
また、従業員が情報を素早く見つけやすい仕組みを作るなら、チャットボットなどがおすすめです。ITツールに慣れていない従業員がいても、システムが自動的に返してくれるのでとても便利です。
ここでは、おすすめの社内情報共有ツールを解説します。
チャットボット
チャットボットは、ユーザーとの会話を自動化できるツールです。あらかじめFAQを作成してチャットボットに学習させておくと、ユーザーが投げかけた質問に応じて適切な回答を自動で提示します。
チャットボットは、ECサイトや企業ホームページといった外部の顧客だけでなく、社内ヘルプデスクや総務部の問い合わせ対応にも活用されています。パスワードを紛失した際の対応方法、有給休暇の取り方、交通費の精算方法など、よくある質問を整理してチャットボットに登録すれば、従業員の問い合わせ業務の負担を軽減できるでしょう。
情報共有が簡単になり、問い合わせ担当者はコア業務に集中できるようになるため、現在では多くの企業に広く導入されています。
チャットボットについて詳しく知りたい方は下記記事も参考にしてください。
表計算ソフト（エクセルやGoogle スプレッドシート）
まずはエクセルやGoogleスプレッドシートといった表計算ソフトを用いる方法です。どちらも表計算ができ、データ集計する際に便利です。検索やフィルターをかけることもできるので、急いで情報を探したい場合にもすぐに呼び出せます。
表計算ソフトには、顧客名、住所、電話番号、問い合わせ日や内容、受注日といった基本的な情報と進捗状況を記録しておきましょう。顧客情報だけでなく、レポートや議事録作成にも活用できます。Googleスプレッドシートは、ウェブ上に保管されているため複数人が同時に編集しても問題ありません。
ナレッジ共有に表計算ソフトを導入するメリットは下記記事より詳しく読むことができます。
グループウェア
グループウェアは、組織内の情報共有を促進するためのソフトウェアです。グループウェアを導入すると、同じネットワークに接続されたコンピュータやデバイス同士で、情報交換がおこなえます。
メールやチャットなどのコミュニケーションが円滑になるのはもちろん、個人のパソコンに入ったデータに別の人がアクセスできたり、ファイル送信、データ分析、スケジュール管理などが容易になったりします。
社内報や最新情報もグループウェア上で共有できるため、リモートワークで働いていても、会社の情報をタイムリーにキャッチアップしながら業務に取りかかれるでしょう。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールとは、ビジネスチャット、オンライン会議、社内SNSなどを指します。社内でのコミュニケーションを促進し、情報共有が簡単になるツールです。
例えばビジネスチャットを使うと、これまでのメールや電話対応よりも、スピード感を持って業務にあたることができます。さらに、オンライン会議ツールでは、リモートワークや海外勤務をしている社内従業員とミーティングを開くことも可能です。社内SNSでは、会社内で起こった重要な情報をリアルタイムで共有可能です。
コミュニケーションツールにはさまざまな種類があるので、社内ニーズに合わせて何を選ぶか検討する必要があるでしょう。
社内での情報共有を効率化した事例をご紹介
この章では、社内の情報共有の効率化や仕組み作りに成功した事例を紹介します。
似たような課題を抱えていた企業や、同じ業種・職種の企業の事例を参考に、自社ではどのように情報共有を実施できるか検討してみましょう。
東横イン
東横インでは、従来毎月700件近くの情報を伝達するのに、ファックスを利用していました。
しかし紙媒体ゆえに書類を捨ててしまい、必要となった時に振り返ることができないトラブルがあったり、どこに重要な情報があるのか見つけられなかったといった課題がありました。
そこで、情報共有による業務効率化とナレッジの可視化を目指して、社内にポータルサイトを導入しました。これまでの情報伝達をすべてポータルサイトに置き換え、業務の電子化に成功します。
この結果、2017年当時で世界約270店舗をつないだコミュニケーションを実現しています。トレーニングマニュアルもアップロードすることで、研修を効率的におこなえるようになりました。
シチズン時計株式会社
シチズン時計では、メールでのやり取りを社内SNSといった情報共有ツールに代替することで、社員1人がメールを1日に読む量と時間を軽減させました。その結果、ものづくりに充てる時間が増え、業務効率化が図れたといいます。
もともとシチズン時計ではメールでのやり取りがメインで、過去にメールで共有された情報を探すのに、時間がかかっていました。しかし現在では、社内SNSに投稿された情報の検索が容易になり、タスク管理することでスムーズに共有できるようになっています。
東京地下鉄株式会社（東京メトロ）
東京メトロでは、事務の仕事や路線管理の業務などで、アナログな情報共有をおこなっていました。ホワイトボードに紙を貼り付けて情報共有をしたり、拠点同士の連絡は主に電話を活用したりしていました。
そのため、情報共有の効率が悪く、リアルタイムで情報共有ができる仕組み作りが急務でした。
そこでチャットもできるオンライン会議ツールを導入し、電話やメールを使わなくてもコミュニケーションができる環境の整備を始めました。全体に対して一斉アナウンスができたり、ファイル共有などもできたりするツールです。
その結果、複数ある拠点間で迅速なやり取りが実現し、状況に応じた利便性の高いコミュニケーションができるようになっています。
東京メトロの事例について詳しく知りたい方は、下記の記事も参考にしてください。
社内で情報共有を促進して企業力を伸ばそう
今回の記事では、社内で情報共有が重要な理由、うまくいかない原因、共有化して業務効率を高めるポイント、おすすめのツールや事例を解説しました。
社内で情報共有できる環境を整備すると、コミュニケーションが活発になるだけでなく、必要な情報やデータにすぐアクセスできるようになります。それは業務効率化を促し、企業として生産性や売上が向上していくでしょう。
社内情報ツールとして、会話を自動化できるチャットボットの導入をご検討されているなら、月額1万円から導入できる「さっとFAQ」をご検討ください。
月額1万円から利用できるチャットボットで、Excelからノーコードで会話データやアンケート機能の実装が可能です。社内の情報共有の活発化や、問い合わせ対応の削減にお役立ていただけます。
30日間の無料トライアルもご用意したので、「まずは使って試してみたい」という方はぜひこの機会にお申し込みください。