経理部門は社内からの問い合わせ件数が多いのが特徴です。そのため経理担当者は問い合わせ対応に時間を取られてしまい、生産性が低下してしまう懸念もあります。
そこでおすすめなのがチャットボットを活用した社内問い合わせ対応です。経理関連の問い合わせにチャットボットが自動で対応することで、経理担当者の負担を軽減して生産性を向上させられます。
本記事では、経理部門でチャットボットを導入するメリットをふまえ、おすすめのツールを5製品紹介します。
また、弊社サンソウシステムズが運営するチャットボット「さっとFAQ」ではエクセルから会話データを簡単に作成することができます。月額1万円からご利用が可能、30日間の無料トライアルもありますので、ぜひこの機会にご検討ください。
経理への社内問い合わせが多いことによる弊害
経理部門は、社員の給与や保険などの管理、取引先への支払いや取引先からの振り込みの管理など、お金に関わるさまざまな業務を担っています。それゆえ社内からの問い合わせも多い部門でもあります。
しかしながら社内からの問い合わせが多すぎると、以下のような弊害を招く恐れがあります。
経理担当者の負担が増える
経理担当者は問い合わせに一件ずつ対応しなければいけないため、問い合わせ件数が増えるほど経理担当者の負担も増加してしまいます。
マニュアルなどを用意していても「自分で調べるよりも経理担当者に聞くほうが早い」という理由から、経理部門へ直接問い合わせをする社員も少なくありません。そのため経理担当者は「せっかくマニュアルを用意しているのに…」とストレスを抱えてしまい、精神的な負担につながる可能性もあります。
本来やるべき経理業務に充てる時間が減る
経理部門への問い合わせ件数が多すぎると、問い合わせ対応の工数が増えてしまって、本来やらなければいけない経理業務を行う時間を確保できなくなります。
特に月末は経理の繁忙期ですが、その期間は社内からの問い合わせ件数も増加する傾向です。問い合わせの件数が多いほど対応に時間がかかり、月次決算や取引先への支払いなどが遅れてしまうリスクがあります。
社員がすぐに回答を得られずに申請に時間がかかる
経理部門への問い合わせ件数が増えると、一人ひとりへの回答に時間がかかるため、問い合わせをした社員がすぐに回答を得られません。
たとえば経費精算の申請方法を質問しても、回答を得られるのに日数がかかってしまうと、すぐに申請できないため申請完了まで時間がかかってしまいます。一人でも申請が遅れてしまうと他の業務にも支障が出てしまうこともあり、全体の経理業務の遅れを招いてしまう可能性もあります。
経理の問い合わせ対応はチャットボットがおすすめ
経理部門への問い合わせ件数が多い理由として「マニュアルを調べるのが面倒だから」というものが挙げられます。何ページもあるマニュアルのなかから自分が探している情報を見つけるのは時間がかかるため、経理担当者へ直接質問をする社員が多く見られます。
そこでチャットボットの導入により、社員が知りたい質問を入力するだけで回答を得られる仕組みを作ることができます。チャットボット導入により、以下の効果やメリットが期待できます。
経理担当者の負担が削減される
経理部門への問い合わせ内容は、ある程度、定型化したものが多い傾向です。そのため、考えられる問い合わせ内容をチャットボットに落とし込んでおけば、社員はチャットボットから回答を得られるため、経理担当者へ直接問い合わせる回数が減少します。
経理担当者は問い合わせ対応の工数が削減され、本来やるべき業務に充てる時間を確保できるでしょう。
社員はすぐに回答を得られる
チャットボットは問い合わせ内容を入力したり設問に沿って項目を選んだりするだけで、簡単に回答までたどり着けます。社員はリアルタイムで知りたい情報を得られるため、すぐに申請や手続きを実行できます。社員の申請がスムーズになれば、経理部門の業務の効率化にもつながるでしょう。
経理関係の申請や手続きのミスが減る
問い合わせ対応が属人化していると、経理担当者によって回答内容にバラつきが出てしまい、間違った情報を回答してしまうケースもありえます。そうなると社員の申請や手続きにミスが生じてしまい、思わぬトラブルを招く恐れもあるでしょう。
しかしチャットボットに正確な回答を蓄積しておけば、社員は正しい情報を基に申請や手続きを行えます。ミスも削減され、トラブルのリスクを回避できます。
チャットボットツールを選ぶポイント
チャットボットツールはさまざまな種類があり、自社に最適なツール選びが難しいと感じている人も多いことでしょう。そこでチャットボットツールを選ぶポイントについて解説します。
シナリオ型かAI型か
チャットボットは大きく分けて「シナリオ型」と「AI型」があります。
シナリオ型チャットボットとは、あらかじめ設定したシナリオ通りに次の項目が表示され、ユーザーが項目を選択していくと回答を得られる仕組みです。問い合わせ内容が定型化している場合に適しています。一問一答形式での会話も可能なので、簡単に回答を得られる点がメリットです。
一方のAI型チャットボットは、AIが搭載されているツールです。ユーザーの質問内容から最適な回答をAIが返す仕組みで、機械学習をさせるデータが増えるほど回答の精度が向上します。
経理関係の問い合わせ内容が定型化している場合は、シナリオ型チャットボットで充分に対応できます。複雑で専門的な問い合わせ内容が多い場合は、AI型チャットボットだと精度の高い回答ができます。
簡単に操作できるか
長く使い続けるには操作性も重要なポイントです。
使い方がわかりにくいものや複雑なものは、現場が使いこなせずに運用が定着しません。特に社員のITリテラシーにバラつきがある場合は、誰でも使いこなせるようなツールを選ぶ必要があります。
またチャット自体の使いやすさだけでなく、設定方法の簡便さ、分析画面の見やすさなども注目しましょう。
コストは適切か
チャットボットツールを導入すると、初期費用や毎月の利用料金がかかります。ツールによって料金体系が異なるため、事前に初期費用とランニングコストがどのくらいかかるのか試算して予算を確保できるか確認しておかなければ、導入後にコスト面で運用が難しくなるケースもあります。
たとえば利用人数ごとに利用料金がかかるツールであれば、利用するメンバーが多いほどコストも大きくなります。あとから利用人数が増える可能性も考慮して試算しましょう。
経理におすすめのチャットボットツール5選
ここからは、経理部門への問い合わせ対応におすすめのチャットボットツールを5製品紹介します。ここで紹介する内容と、前項で解説したチャットボットツールの選定ポイントをまじえ、自社に最適なツールを選択しましょう。
さっとFAQ
「さっとFAQ」は、使いやすさが特徴のシナリオ型チャットボットツールです。チャット上での会話データはExcelで登録できるため、ツールに使い慣れていない人でも安心して利用できます。
一問一答形式だけでなくシナリオに沿った回答も用意できるため、少し複雑な問い合わせでもチャットボットで解決できます。
さらに分析機能にも優れており、質問回数が多いトピックやチャットボットで回答できなかった質問なども洗い出すことが可能です。分析結果を基にしてチャットボットの回答をブラッシュアップするほかにも、そのトピックについての勉強会を開催するなど活用できます。
月額1万円から利用できるためコストをかけずに導入でき、Excelと連携してQ&Aを編集することが可能なので、チャットボットを始めて使うケースでもスムーズに経理担当者の工数削減が実現できるでしょう。
チャットディーラーAI
「チャットディーラーAI」（Chat Dealer AI）は、社内問い合わせ対応向けのAI型チャットボットツールです。
400種類以上の問い合わせ項目テンプレートが搭載されており、回答を設定するだけですぐに運用を開始できます。
また、AI型チャットボットツールは回答の精度を高めるために膨大なデータを学習させなければいけませんが、チャットディーラーAIはすでに学習済みのAIが搭載されているため、社内で機械学習をさせる必要はありません。また運用が定着するよう手厚いサポートを受けられるので、チャットボットを初めて導入する企業でも安心です。
HiTTO
社内問い合わせ向けAI型チャットボット「HiTTO」は、手間なく運用できるのが特徴です。自動学習型の人事労務AIを搭載。事務領域の質問パターンがあらかじめ設定されており、回答精度が自動で調整される仕組みです。
また専任の担当者がサポートしてくれるので、運用がスムーズにいき、社内で定着するでしょう。「ツールを導入してもなかなか定着しない」と悩んでいる企業におすすめと言えます。
sAI Chat
「sAI Chat」は高性能なAIが搭載されているチャットボットツールで、導入時から95％もの精度を誇る回答を返すことができます。
また入力途中に質問文の候補がサジェスト表示されたり、回答文に画像やPDFファイルなどの挿入をしたりできるなど、豊富な機能が搭載されています。テキストだけではわかりにくい回答は画像や動画で情報を伝えたり、詳しいマニュアルを添付したりできるため、社員の理解度を向上させることが可能です。
サポートチャットボット
「サポートチャットボット」は独自開発したAIを搭載し、精度の高い回答を実現しているチャットボットツールです。有人チャットや外部サービスとの連携も可能なので、幅広い用途で活用できます。
また英語にも対応しており、外国人従業員が不在でも問い合わせ対応が可能です。ほかの言語にも順次対応していく予定とのことなので、外国人を雇用している企業にとっては非常に便利です。
チャットボット導入で経理の負担を軽減！
チャットボットは経理関係の問い合わせ対応を自動化できるため、経理部門の作業効率化につながります。社員もすぐに回答を得られるため申請や手続きがスムーズになり、社内全体の生産性向上も期待できます。
複数あるチャットボットツールのなかから自社に最適なものを選ぶには、まずはシンプルな機能で使いやすいツールから始めると良いでしょう。
「さっとFAQ」は使いやすさが特徴のチャットボットツールなので、初めて導入する人でも安心して利用できます。まずは一度お問い合わせください。30日間の無料トライアルもおすすめです。