どんなに優秀で仕事ができる人でも、体調やその時々の状況に左右されてミスしてしまうことがあります。ミスが増えると、落ち込んでしまい、思うように仕事が進まないこともあるかもしれません。仕事でミスを減らすにはどうすれば良いのでしょうか？
今回の記事では、ミスしやすい人の特徴を紹介し、それに繋がる対策や対処方法についても解説していきます。
また、上記のヒューマンエラー対策としては、社内FAQツールや社内での問い合わせ対応の効率化でミスの削減を実現できるチャットボットの導入をご検討ください。
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仕事でミスしてしまう人の特徴
はじめに、仕事でミスしてしまう人の特徴について紹介します。
- こだわりすぎてしまう
- 上司や顧客との認識にずれがある
- 優先順位が曖昧
- 思い込みで行動してしまう
- 積極性に欠ける
- 語尾が曖昧
- 反省しない
紹介するのは以上の7つです。詳しく見ていきましょう。
こだわりすぎてしまう
細かい部分までこだわり、作業を進める事は大切なことです。しかし、細かいところだけにこだわりすぎてしまうと本来の目的から逸れ、多くの時間を消費してしまいます。そして、納期間際に急いで作業を進めることになり、ミスに繋がる恐れもあるでしょう。
大抵の仕事には納期や締め切りがあります。仕事を依頼した上司や社内の人にも、「いつまでに完了してほしい」という希望があるはずです。
仕事内容と納期を1つのセットと考えて仕事を進めると、細かいところにこだわりすぎてしまうことを回避できます。
上司や顧客との認識にずれがある
上司や顧客との認識にズレがあるまま仕事を進めてしまうと、その作業が完了したあとに、指示通りに作業ができていないことが判明し、結果的にミスとなってしまいます。
この問題を防ぐためには、指示をもらった時点で双方の認識にずれが生じていないか確認することが重要です。ポイントは、内容を繰り返すように言葉で確認しながら明確にしていくことです。
例えば「明日までにお願い」と言われたときは、「承知しました。明日までですね。明日のお昼12時までの提出でよいでしょうか？」というように、この場合における曖昧な時間の部分を確認します。
万が一「12時では遅いよ。朝一番にほしい」となれば、このときに1つのミスを回避したことになります。このように指示をもらった際、作業を開始する前に曖昧な部分を明確にすることで、上司や顧客との認識のずれを回避してミスをなくせるでしょう。
優先順位が曖昧
優先順位が立てられず、そのときの場当たりで行動してしまうと、誤って優先順位の高い仕事を後回しにしてしまい、ミスに繋がることがあります。
指示された仕事をそのままこなすだけではなく、納期や締め切りを意識して仕事を進めると、優先順位を見失わずに、納期が過ぎることもありません。
複数の人から異なる仕事を指示される立場にある場合、どの仕事を優先したらよいのか迷ってしまうこともあるでしょう。そのときには、仕事を受けた時点で、「Aさんの指示で〇〇の作業をしておりますので、その後になっても良いでしょうか？」と、自分の作業の状況を伝えながら確認してみることがおすすめです。
思い込みで行動してしまう
思い込みで仕事を進めてしまうこともミスが増える原因となります。自分が判断を任されている立場でない場合は、自分への指示や作業について、上司やプロジェクトリーダーに細かく確認する必要があります。
「この作業はこの前の作業と同じなので、同じように進めればいい」など、指示されていない作業を自分の思い込みで進めてしまいミスに繋がるケースも考えられるでしょう。
思い込みを回避するためには、自分がどの程度の判断を託されているのか明確に理解して仕事を進めていくことが大切です。
積極性に欠ける
仕事に対する積極性のなさがミスに繋がることもあります。指示された内容に対してメモを取る、疑問点を質問するなど、積極的な姿勢で望むようにしましょう。
特に、メモを取ることはとても重要です。なぜなら、口頭で1度だけ説明されたことを100％正確に覚えられる人はいないからです。
メモを取れば、そのメモを見ながら仕事を進めて、疑問点が出てきたらその場で質問もできます。メモを取らずに仕事を進めることは曖昧なままに仕事を進めることになり、ミスをする可能性も大きくなるでしょう。
語尾が曖昧
「本日中には終わると思います。」
「本日中には・・・」
など、推測的な言い方や語尾をぼかした言い方をしてしまうと、相手に正確な意図が伝わらずに伝達ミスを招いてしまいます。
語尾が曖昧になってしまうのは、自分の役割や指示された内容が把握できておらず、自分の仕事に自信がないからかもしれません。
さらに、上記のような話し方は良い印象を持たれず、仕事上でも信頼してもらえない可能性があります。自分の仕事内容が理解できているか再確認するとともに、語尾の「です・ます」をはっきりと発言するように心がけてみましょう。
反省しない
ミスをした後、落ち込んで考えすぎてしまうのは良いことではありませんが、「次回は気をつけよう」だけで終わらせてしまうと、また同じミスをしてしまう可能性があります。
- 今回のミスは何が原因だったのか
- どうすればミスを防げたのか
- 今後、どのように対策すればいいのか
同じミスを繰り返さないためには、起きてしまったミスについて具体的に考え、次回に活かすようにしましょう。
ミスをしやすい状況
どんなに優秀な人でもその時の状況によりミスが多くなってしまうことがあります。では、どのようにな状況下でミスが多くなってしまうのでしょうか？この項では、具体的な状況を紹介します。
- ストレスや疲労が蓄積されている
- 体調不良である
- 複数の仕事を同時進行している
- 休憩をとっていない
以上の4つです。詳しく見ていきましょう。
ストレスや疲労が蓄積されている
ミスが起きやすい大きな原因として、過度なストレスや疲労が蓄積している場合が考えられます。それが慢性的であると気づかずに仕事をしていることもあるでしょう。
ストレスや疲労で、寝不足などになっている場合、普段ではミスをしないような場面でミスをしてしまうことがあります。いつもと違うようなミスが続いてしまっているのなら、注意が必要といえるでしょう。
体調不良である
風邪や発熱、頭痛・腹痛など、体調不良のときは、仕事でのミスが起こりやすくなります。体調不良の場合は、誰であっても集中して仕事をすることが難しくなります。
その場合には、無理して仕事をせず、早退・欠席をさせてもらうことが先決です。薬を服用したり、病院へ行ったりして、回復してから出社するようにしましょう。
体調不良は仕方のないことではありますが、周りの人に迷惑を掛けてしまうことも事実です。早退や欠席で仕事が滞り、他の人に迷惑を掛けてしまう場合には、できる限りその人たちに謝罪をし、円滑な人間関係を保つよう意識しましょう。
複数の仕事を同時進行している
複数の仕事を担当して同時進行している場合には、意識がそれぞれの方向に行ってしまい、注意散漫が原因でミスする恐れがあります。
特に、違う顧客の仕事や異なる分野の仕事を同時進行している際に、その可能性も高まるでしょう。
マルチタスクは得意な人とそうでない人の差が激しい傾向があります。自分が苦手だなと感じる際には、無理に仕事を受けたりせず、正直にこれ以上は請け負えない旨を相談しましょう。
すでに請け負ってしまっている場合には、優先順位を付けて一つずつ取り組んでいきましょう。
休憩をとっていない
長い時間休憩をとっていない場合は、集中力が切れてしまいミスに繋がります。
一般的に、大人が集中できる平均時間は50分と言われ、その中でも15分ごとに集中できる波があるとも言われています。
そのため、こまめに休憩を取り、リフレッシュできるようなサイクルを心がけましょう。短時間集中を意識して、休憩することで結果的に効率よく、ミスの少ない仕事ができるでしょう。
仕事のミスを減らすための対策
次に、仕事でのミスを減らすための具体的な方法を考えていきます。
- ツールを使う
- 積極的にメモを取る
- 報連相（ホウレンソウ）を徹底する
- 確認作業を徹底する
- 仕事の優先順位を明確にする
- 作業環境の整理整頓をおこなう
- 短期集中型にする
- 作業分配を検討する
- 自分が起こしがちなミスを把握する
- 適度なコミュニケーションを取る
今回紹介する対策は以下の10個です。詳しく見ていきましょう。
ツールを使う
人為的なミスを減らすには、ツールを活用することが有効です。チェックリストやTodoリストを活用して、その日の業務を管理したり、社内のコミュニケーションツールとしてチャットツールを活用したりしている企業もあります。
まずは、自分の業務でミスを減らすために、どのようなツールが自分に合っているのか検討してみましょう。
積極的にメモを取る
メモを取ることは、新社会人の方や仕事に慣れていない間、ほとんどの人が実施していることです。しかし、仕事に慣れてくるとついついメモを取ることを忘れてしまったり、おろそかにしてしまったりします。
仕事に慣れてくるとケアレスミスが起きやすくなります。慣れてきたときにこそ、積極的にメモを取る姿勢を忘れないようにしましょう。
ポイントは、スマートフォンではなく、メモ帳にメモを取ることです。実際に書いてメモをした方が記憶に定着しやすいためです。
すべてをメモするのは難しいため、要点だけをメモするよう心がけます。日付と時間、指示された人などを記しておくことで、後から見返したときに作業を進めやすくなります。
報連相（ホウレンソウ）を徹底する
仕事を進めるにあたり、報告・連絡・相談を徹底しましょう。
ミスしてしまったときはもちろん、問題が発生して作業が滞っているときや、指示された作業が完了したときなど、自分の置かれている状況を細かく報告することが重要です。
そうすることで、指示する立場の上司やプロジェクトリーダーからも仕事を任せてもらいやすくなるでしょう。
確認作業の方法を徹底する
仕事中のミスは、多くの場合、確認不足が原因で起こります。忘れずに確認作業をしていても、方法が曖昧であれば確認していないのと同様です。
そのため、確認作業を意味のあるものにすることでミスが少なくなります。仕事内容を理解した上で、自分を過信しすぎずに確認作業をすることが大切です。
可能であれば、自分以外の人に協力してもらい完了させる方法を検討してみましょう。他の人に確認してもらうことを習慣化したり、作業者とは別に確認するための担当者をつけたりすることでミスが少なくなります。
仕事の優先順位を明確にする
特に、複数の仕事を同時に進めている場合には、優先順位の有無が重要になります。
前述のとおり、納期を重視して優先順位をつける方法の他にも、時間帯や仕事の難易度・種別により優先順位を付けていく方法が挙げられます。具体的には、以下の例が挙げられます。
- 他の人が待っている仕事を優先的に終わらせる
- 正確さを求められる作業は集中力がある午前中に終わらせる
会社の状況を加味して、自分に合う優先順位の付け方を考えてみましょう。
作業環境の整理整頓をおこなう
作業環境の整理整頓は、デスク周りやパソコンのフォルダなどが挙げられます。
デスク周りは、仕事中の多くの時間の中で視界に入る部分であるため、集中力アップやミスを防ぐための重要なポイントになります。
特に、企業では大量の書類を扱うことが多く、これらの整理が行き届かない場合もあります。できるものからペーパレス化するだけでも大きく改善されるでしょう。
また、パソコンのデスクトップもフォルダ分けして整理整頓することで、仕事の効率化に繋がり、結果としてミスを軽減することとなります。
ほかにも、机や椅子を自分に合っているものにすることが可能なら検討してみるのもおすすめです。ストレスを軽減し、モチベーションアップにつながるでしょう。
短期集中型にする
長時間の集中を避け、適度な休憩を入れることで、ミスを減らせます。仕事中は意識的に適度な休息を入れて、脳を休ませるようにしましょう。
ポモドーロ・テクニックと呼ばれる、25分間集中して作業を進めて、5分間の休憩を繰り返す方法もおすすめです。短時間集中して大切な仕事や正確さを求められる作業もミスを少なくできるでしょう。
出典：ポモドーロ・テクニック｜ウィキペディア（Wikipedia）
作業分配を検討する
1人で多くの仕事を受け持っている場合、ミスする可能性が高くなります。自分がどのくらいの範囲で仕事を受けられるのか把握しながら仕事をする必要があります。
ミスを減らすためには、同じ仕事を複数人で担当し、ミスを見つけやすくする方法も有効なので、ぜひ検討してみましょう。
自分が起こしがちなミスを把握
自分が起こしがちなミスを自分自身で把握することでミスを減らすことができます。
「誤字脱字が多い」「忘れ物が多い」など、自分の起こしがちなミスを書き出して可視化すると、自分自身で理解できるため、これらのミスを減らせるでしょう。
適度なコミュニケーションを取る
同じ部署内の人はもちろん、異なる部署の人々とも、適度にコミュニケーションを取ることも大切です。いつも同じ顔ぶれの中で仕事をしていると慣れが大きくなってしまい、ケアレスミスにつながります。
普段はコミュニケーションを取らない他の部署の人々と意見交換やミーティングをしてみると、自分の部署との違いに気づき、適度な緊張感を持ちながら仕事を進められるため、必然的にミスも少なくなるでしょう。
仕事でミスしてしまったときの対処法
どんなに気をつけて仕事をしていてもミスをしてしまうことがあります。ミスが起きてしまったときにどのように振る舞うかで、社内の信用や評価が変わります。
この項では、仕事でミスしてしまったときの具体的な対処方法について、以下の5つを解説します。
- ミスを隠さずに報告する
- 謝罪する
- 失敗から学ぶ
- 確認の仕組みを見直す
- 今後の対応を検討・報告する
ミスを隠さずに報告する
社内の人に迷惑を掛けてしまうようなミスをしたときには、「どうにかしてミスを回復できないか」という考えから、誤ってミスを隠そうとする方向へ進んでしまうこともあるかもしれません。
しかし、ミスを隠してしまうと自分だけでなく、会社の信用問題に関わる大きな問題に発展する恐れがあります。ミスをした場合には絶対に隠さないようにし、発覚した時点で速やかに報告しましょう。
謝罪する
当然のことながら、ミスをした場合には謝罪が必要です。担当の上司や迷惑を掛けた社内の人へ謝罪しましょう。社外の取引先や顧客へ謝罪が必要な際には、上司に報告して指示をもらうようにします。
謝罪するときには、謝罪の内容と流れを確認したあとに、できる限り対面で直接謝罪します。
謝罪時には、誠意を持ち謝罪することはもちろん、同様のミスを繰り返さないために何をするか、原因や今後の対策も合わせて伝えるようにしましょう。
失敗から学ぶ
仕事上の自分のミスに対しては、自分で考えて対処方法を見つける必要があるでしょう。自ら自分のミスと向き合い考えることで、ミスをしたときの対処方法を身に付けることにもつながります。
ミスをした際に、人任せにせずに自分で考えることで当事者としての責任感を強く持つことにもなるでしょう。そして、ミスを挽回しようとする姿勢が誠意として、上司や周りの人に伝わります。
確認の仕組みを見直す
仕事でのミスを減らすためには、仕事の仕組みを見直してみる方法もあります。
前述した、自分以外の人に確認してもらう方法を仕事の流れとして組み込めば、確認作業が必ず実施されることとなり、ミスを減らす対策になるでしょう。
作業する時間と確認する時間をセットとして認識することで、確認作業の時間を加味したスケジューリングができます。「確認作業を完了するまでが仕事」という意識付けにより、確認作業も集中して実施できるのでミスを少なくできます。
これらの仕組みを習慣化することで、少しずつミスを減らすことに繋がるので、ぜひ検討してみましょう。
今後の対応を検討・報告
同じミスを繰り返さないよう、今後どのような対応で再発防止をするのか考えましょう。
小さなミスでも、自分自身の中で考えて次の業務に活かしましょう。報告の必要な大きなミスをしてしまった場合には、謝罪と共に、誠意を持って上司やプロジェクトリーダーに報告します。
仕事上でのミスを減らすには、意識的な対策や工夫が重要
今回の記事では、仕事でミスをしやすい人の特徴やミスをしやすい状況について着目し、ミスを減らすための具体的な対策や、その後の対処方法について解説しました。
仕事上のミスは誰でもしてしまう恐れがあり、100％防ぐのは難しいでしょう。しかし、自分のミスの傾向を把握して、防ぐように意識すれば、大部分のミスをなくすことができます。
仕事でミスを減らすためのポイントは以下のとおりです。
- 曖昧な言動や優先順位を考えない仕事の進め方は、ミスを招く可能性が大きくなるため、わからないところは進んで質問するなど、積極性のある姿勢で仕事を進める。
- 仕事でミスを減らすためには、自分がどのような場面でミスをしやすいのかを把握し、それに合う対策を施す。
- 仕事でミスをしてしまった場合には、誠意を持って謝罪し、再発防止のために今後の対応策を報告する。
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