この記事では、無料で使えるおすすめ社内FAQツール10選と、社内FAQツールを選ぶ際のポイントや注意点などを解説していきます。
この記事は、以下のような方におすすめの記事です。
- 社内FAQとは何なのか
- 無料で使えるおすすめの社内FAQツールが知りたい
- 社内FAQツールを選ぶ際のポイントや注意点を教えてほしい
社内FAQツールを活用すれば、顧客や社員からの問い合わせを減らすことが可能です。つまり、オペレーターやヘルプデスクの業務を効率化できます。
社内FAQツールの導入を検討しているけれど、「予算を割いてまでも社内FAQツールを入れるほどではない」「無料で使える社内FAQツールがあるなら導入したい」と思われている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、無料で使える、無料トライアルがある社内FAQツールをご紹介します。
また、弊社サンソウシステムズでは月額1万円から導入できる「さっとFAQ」というチャットボットツールを提供しています。エクセルから簡単に会話データを作成することが可能、プログラミングスキルも必要ありません。
30日間の無料トライアルもご用意しましたので、「まずは試しに使ってみたい」という方はこの機会に導入をご検討ください。
社内FAQとは
そもそも社内FAQの意味について深く理解できていない方も多いのではないでしょうか。そこでまずはじめに、「社内FAQとはどんなものなのか」理解しておきましょう。
社内FAQとは簡単にいうと「社内でよくある質問」を基に答えをまとめたものです。FAQは、英語のFrequently Asked Questions（フリークエントリー・アスクド・クエスチョンズ）を略した言葉。日本語に直訳すれば、「頻繁に尋ねられる質問」という意味になります。
想定される質問の内容を基に、それに対する回答が簡潔にまとめられています。
例えば、社員ひとり一人が社内に問い合わせる頻度は微々たる程度かもしれません。しかし、たくさんの社員が同じ質問をすれば、総務や経理、人事といった間接部門の負担は多大なものになります。
「同じような質問に何度も答えている」「一日中、社員の質問に答えている」となれば、ストレスが溜まるだけではなく、業務に支障をきたすことも出てくるでしょう。
このようなケースでは、何度も問い合わせのある質問の内容と回答をセットにして公開しておけば、社員がそれを確認して自己解決が可能になります。社員もスピーディーに回答を得られるだけでなく、総務や経理、人事といった間接部門の社員も問い合わせ対応に工数を割く必要がなくなるのです。
社内FAQの種類
社内FAQには、大きく以下の2つの種類があります。
- 社内向けFAQ
- コールセンター向けFAQ
それぞれの社内FAQについて見ていきましょう。
社内向けFAQ
社内向けFAQは、あらかじめ想定された社内における疑問点やトラブルへの対処法が記載されたFAQです。マニュアルのようなスタイルで、テキストや画像などを使用してFAQを作成します。
記載内容は、「社内でよくある質問」や「トラブルが起こった際の対処方法」、「顧客対応・案内」など多岐にわたります。
不明点があった場合に社内向けFAQで対処法を確認する環境を整えておけば、担当者の業務を停止することなく自己解決できるため、社員一人ひとりのストレスや無駄な業務がかなり減少するでしょう。
コールセンター向けFAQ
コールセンター向けFAQは、顧客対応に関する内容がまとめられたFAQです。BtoC、またはBtoB問わず、社外のクライアント向けのFAQとしても活用できます。
顧客対応を重ねて蓄積したデータやノウハウは、FAQとして業務の効率化を図れることはもちろん、顧客管理システム等のデータと連携することで、より高度なデータの獲得にも繋がります。
定量的に顧客満足度を計測できるため、データをもとに顧客のLTV（ライフタイムバリュー）向上のための最適なアプローチが可能です。
無料トライアルで使えるおすすめ社内FAQツール3選
「無料のツールでは物足りない」「有料ツールとの違いも確認したい」といった場合には、無料トライアルサービスを提供しているツールがおすすめです。トライアルで使い勝手を確認できるため、使用感における大きなギャップを防ぐことができます。
無料トライアルで使えるおすすめ社内FAQツールは以下の通りです。
- さっとFAQ
- OKBIZ. for FAQ
- AI-FAQボット
それぞれの詳細を見ていきましょう。
さっとFAQ
さっとFAQは、お問い合わせの対応時間を節約して、業務の効率化を図れるFAQツールです。お申し込みから最短3日でサービス公開が可能です。
また、作業量が膨大であった事前学習も不要で、導入直後も高い回答精度を発揮。基本的にシナリオベースで会話が進むよう実装されており、選ばれた選択肢に沿って適切な回答ができます。
チャット画面は、PC、スマートフォン、タブレットに対応しており、さらに各種ブラウザでも不自由なく利用が可能です。30日間の無料トライアルを提供しています。
OKBIZ. for FAQ
OKBIZ. for FAQは、誰でも簡単にFAQの作成・公開・分析・運用改善ができるFAQツールです。
導入から公開時の支援はもちろん、公開後の活用促進まで、利用レベルに合わせたオンボーディング・活用支援サポートを実施しています。
サポート体制が充実しているため、初めてのFAQ導入でも安心して利用できるでしょう。無料トライアルは14日間の利用が可能です。
AI-FAQボット
AI-FAQボットは、事前学習不要のAI搭載型チャットボットです。質問と回答のデータはExcelで管理できるため、専門知識がなくても簡単に導入・運用がおこなえるツールです。
特許取得の機能で言葉の揺れを自動で学習し、使用する度に回答の精度とスピードがアップします。30日間の無料トライアルを提供しており、AIが搭載された高度なツールの使い勝手を無料で試せます。
無料で使えるおすすめ社内FAQツール7選
次に、無料で使えるおすすめ社内FAQツールを7つご紹介します。以下の7つのツールが無料で使えるおすすめ社内FAQツールです。
- Freshdesk Support Desk
- helpfan
- Tayori
- phpMyFAQ
- Ultimate FAQ
- Question2Answer
- Accordion FAQ
それでは、それぞれのツールの特徴などの詳細を解説していきます。
Freshdesk Support Desk
Freshdesk Support Deskは、カスタマーサポートに必要な機能を包括的に備えた統合型ヘルプデスク管理ツールです。FAQの仕組みは「ナレッジベース」機能の一部として提供されます。
無料プランでは、このナレッジベース機能のほか、顧客からのメールやSNSでの問い合わせをチケットとして管理する機能やチケット処理状況のレポート機能、チームコラボレーション機能なども利用可能です。
有料プランでは、ツール利用者の数に応じた月額課金。無料プランの場合は、ツール利用者数は無制限で利用が可能です。
helpfan
helpfanは、自社のWebサイトと連携する外部ヘルプサイトとしてFAQなどを設置できるFAQツールです。全ての機能を完全無料で利用できるのが大きな特徴。ただしサポートは、メールによる問い合わせのみに対応しています。
ユーザーに優しい検索機能やパスワードによる閲覧制限機能など多様な機能を備えています。さらに、Google Analyticsなど外部のアクセスツールとの連携も可能です。PCだけでなくスマホやタブレットなマルチデバイスでの最適化表示（レスポンシブ表示）にも対応しています。
また、投稿したFAQデータをテキストデータ（CSV形式）としてダウンロードする仕組みも用意されており、他のツールへのデータ移行もコピー＆ペーストで簡単に実現できるでしょう。
Tayori
Tayoriは、株式会社PR TIMESが運営するFAQツールです。
FAQツールのほか、メールフォームやチャットフォーム、アンケートの作成機能などを一元化して管理することで、顧客とのあらゆる接点を円滑化することができます。
カスタマーサポートに必要な機能を網羅していながらも無料で始めることができるため、人気の高いFAQツールです。「コストはおさえつつも顧客対応の質を上げたい」という企業にとっては特におすすめのFAQツールでしょう。
phpMyFAQ
phpMyFAQは、PHP言語で作成されたオープンソースのFAQツールです。MySQLやMariaDB、PostgreSQLなど様々なデータベースシステムと連携して動作できます。
作成できるFAQの数やカテゴリー、ユーザー数などに制限は一切ありません。また、40を超える言語に対応している点も大きな特徴です。
物理サーバーだけでなく、Dockerを使ったクラウド上の仮想サーバーへのインストールも可能です。
Ultimate FAQ
Ultimate FAQは、WordPress用のFAQシステム構築用プラグインとして、常に上位の人気を誇るプラグインです。WordPressの管理画面から検索してボタンを押すだけで簡単に導入できます。
導入後、FAQを分類するためのカテゴリーを作成し、カテゴリーごとに質問項目と回答を登録。
登録したFAQは固定ページで公開できるほか、ショートコードを使うことで記事中など任意の箇所に表示させることも可能です。
Question2Answer
Question2Answerは、PHP言語で作成され、MySQLデータベースと連携して動作するFAQツールです。40以上の言語、2万4500を超えるサイトで利用されている実績があり、非常に信頼性の高いFAQツールと言えます。
自社のWebサイトのデザインに合わせてCSSテーマを簡単にカスタマイズ可能。FAQは4階層までのカテゴリーを設定でき、タグ付けや投票、コメントなどの機能も備えています。
Accordion FAQ
Accordion FAQは、前述したUltimate FAQと同様に大きな人気を誇るFAQツール構築用のWordPressのプラグインです。その名の通り、アコーディオン形状にデザインされたFAQを作成できます。
特に、カテゴリー内のFAQの項目数が多い場合に重宝します。PCやスマホ、タブレットなど使用デバイスに合わせて表示を最適化するレスポンシブデザインにも対応。
固定ページへのFAQ掲出のほか、ショートコードを使って任意の場所にFAQコンテンツを表示することも可能です。
無料で使える社内FAQの導入で得られる4つのメリット
続いては、無料で使える社内FAQの導入で得られる4つのメリットについて解説していきます。無料で使える社内FAQの導入で得られるメリットとしては以下が挙げられます。
- 情報へのアクセス性の向上に繋がる
- 社員のスキル向上と教育コストの削減に繋がる
- 顧客満足度の向上に繋がる
- 担当者の負担が軽減される
それぞれのメリットを具体的に見ていきましょう。
また社内FAQのメリットについては、以下の記事でも詳しく解説しているため、あわせてご参考ください。
関連記事：社内FAQとは？導入するメリットや作り方3ステップ・事例も紹介
情報へのアクセス性の向上に繋がる
社内FAQを導入すると、何かに困ったときや知りたいことがあるときに迅速に対応・解決できるというメリットがあります。
例えば、社内FAQツールには検索機能が搭載されているため、疑問点に関連するキーワードを入力するだけで、求めている回答へ簡単にたどり着けます。
他部署や担当者に頼らず、即時に問題を解決でき、業務負担の偏りが改善されるでしょう。また、顧客からの問い合わせの際に活用すれば、返答時間が短縮され、結果として顧客満足度の向上が見込めます。
社員のスキル向上と教育コストの削減に繋がる
社内FAQを導入すると、業務に精通した社員の経験や知識が蓄積されます。そのため、同じ業務をおこなう社員のスキル向上と教育コストの削減が期待できるでしょう。
社内FAQを参考にしながら業務を進めると、社員は参考にした分の知識が身に付きます。さらに、業務のマニュアルを社内FAQ形式であらかじめ蓄積しておくことで、新入社員や中途社員による質問・教育の手間も省けます。
ただし、社内FAQの利用が活発でなければ、ノウハウの蓄積の効果は得られません。積極的な社内FAQ利用のために、操作が作成者や利用者のストレスにならないよう、シンプルで見やすい社内FAQツールを導入しましょう。
顧客満足度の向上に繋がる
近年「コールセンターに電話をかけるよりもネットで自分の疑問を解決したい」というユーザーが激増しています。社内FAQツールを導入すれば、サイト内で疑問の答えを自身で即座に見つけ出すことができるため、結果的に顧客満足度が向上するのです。
社内FAQにより、ユーザーが疑問や問題を自己解決ができるようになることで、回答を待つストレスがなくなります。また、質の高い回答を正確に得られることで、顧客満足度の向上にも期待できます。
担当者の負担が軽減される
社内FAQの導入により、問題の自己解決が促されるため、問い合わせ件数自体が減り、担当者の負担が軽減されます。社内FAQがない場合、疑問点が発生する度に各部門の担当者が回答しなければならず非効率的です。
特にイレギュラーな業務は歴の長い社員に負担が集まる傾向にあるため、本来の業務に大きな支障が出てしまいます。
しかし、社内FAQを導入することで業務負担を減らせれば、社員のパフォーマンスやクオリティを下げずに生産性を向上できるでしょう。
無料で使える社内FAQツールの3つの注意点
最後に、無料で使える社内FAQツールの3つの注意点について見ていきましょう。
- 有料プランへの切り替えを視野に入れておく必要がある
- FAQ検索機能の必要性を理解しておく必要がある
- FAQ以外の機能があるのか把握しておく必要がある
それぞれの注意点について具体的に解説していきます。
有料プランへの切り替えを視野に入れておく必要がある
無料の社内FAQツールには限界があるため、有料プランへの切り替えを視野に入れておく必要があります。
例えば、最初に無料プランで社内FAQの構築を始めたとしましょう。将来的に社内FAQのコンテンツが増加して有料プランに切り替える必要が出てきた場合、「どのような条件で有料プランへの切り替えが必要になるのか」「ユーザー数など利用規模が増えるとどれくらいの料金になるのか」などを事前に把握しておく必要があります。
また、中には作成する社内FAQの数や管理者の数ではなく、利用するユーザー数やアクセス数などの単位で課金される従量課金制の社内FAQツールもあります。この従量課金制の社内FAQの場合、ユーザー数やアクセス数の急増により想定外の費用負担が発生する可能性もあるため、特に注意が必要です。
このような費用負担を回避するとしても、無料ツールやオープンソースのツールを使い続けることが得策とは限りません。社内FAQの規模が大きくなってきているのに無料ツールを制限内で無理に使い続けると、いずれ現場に大きな負荷が生じるでしょう。
また、規模に合わない簡易的な社内FAQツールを動かし続けるために、サーバーの運用コストがいつの間にか膨れ上がることもあり得ます。
単純に月額料金の負担だけでなく、目に見えにくい運用コストについても十分考慮する必要があります。
FAQ検索機能の必要性を理解しておく必要がある
社内FAQツールを活用する中で「FAQ検索機能」の必要性を理解しておく必要があるでしょう。
現在、多くの社内FAQツールが存在しますが、中には質問と回答を見栄え良く表示することを主眼に置いていたり、検索機能がない、あるいは弱い検索機能しか持っていなかったりするツールが多々あります。
その場合、社内FAQコンテンツの数が増えていくにつれ、ユーザーが目的の質問を探し出せなくなるリスクが高まることが予想されます。
社内FAQのコンテンツ数が少なく、将来的にも高度な検索を用意する必要もない、ということであれば、検索機能よりも、見栄えやUI(ユーザーインタフェース)を重視したツールのほうが、ユーザーにとってシンプルで使い勝手の良いFAQになる可能性があります。
FAQ以外の機能があるのか把握しておく必要がある
社内FAQツールは使用する際は、「FAQ以外の機能があるのか」を把握しておく必要があります。
例えば、前述した「さっとFAQ」は、FAQシステムの構築以外にも分析機能やビジネスチャットとの連携といった多様な機能が備わっています。
また、「Tayori」やヘルプデスクツールである「Zendesk」などの社内FAQツールは、FAQシステムの構築以外に、カスタマーサポートやマーケティングに利用できる機能が豊富に用意されています。
FAQシステムの導入に合わせてカスタマーサポートそのものを立ち上げるような場合には、分析機能や問い合わせの管理機能、チャット機能、顧客管理機能なども備えたツールを選ぶことでトータル的なコストを抑えることが可能です。
社内FAQを導入して業務の効率化を図ろう！
今回は、無料で使えるおすすめ社内FAQツール10選と、社内FAQを選ぶポイントや注意点などを解説しました。社内FAQツールを活用すれば、業務の効率化はもちろん、顧客満足度の向上に繋げることも可能です。
現在、無料で使える社内FAQツールも多くありますが、使用にあたり一定の使用量を超えると制限されるといったツールもあり、場合によっては限界を感じる場合もあるでしょう。
また、有料の高性能なFAQツールとなると月額料金が高額であったり、プラスで初期費用がかかったりすることもあるため、本格的なFAQの導入には費用面を考慮する必要があります。
株式会社サンソウシステムズが提供する「さっとFAQ」は、30日間の無料トライアルが設けられており、さらに有料プランも月額1万円というお手頃な価格から導入が可能です。
また、運用の分析をおこなうダッシュボードが用意されており、改善施策を回しやすい設計になっています。
30日間の無料トライアルも提供しておりますため、社内FAQツールを導入したいと考えている方はぜひご検討ください。