マニュアル作成ツールとは、業務の手順や機械やアプリなどの操作方法などを説明するマニュアル作成を行ってくれるツールのことです。
この記事では、マニュアル作成ツールの概要やツールを導入するメリット、おすすめのツールなどについて解説しています。また、ツールを選ぶうえでのポイントやわかりやすいマニュアル作成のコツなどについても取り上げているため、ぜひ参考にしてください。
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マニュアル作成ツールとは
マニュアル作成ツールとは、その名の通り業務手順書や操作手順書、動画マニュアルなど、各種マニュアルを作成する際に使用するツールのことです。
これまで、マニュアルを作成しようとした場合、WordやPowerPointなどを使って作成するのが一般的でした。また、動画マニュアルは機材や編集スキル等が必要なため、作成自体が難しいものでした。さらに、マニュアルの作成自体に時間がかかる、作成者によってマニュアルの品質に違いがあるといった課題もあります。
マニュアル作成ツールは、そういったマニュアル作成の手間や課題を解決し、効率よくマニュアルを作成できる便利なツールです。
マニュアル作成ツールを導入するメリット
マニュアル作成ツールを導入することで得られるメリットはさまざまです。ここでは具体的にどのようなメリットがあるのか解説します。マニュアル作成を検討しており、ツールの導入に興味のある方はぜひ参考にしてください。
作成の手間が省ける
マニュアル作成ツールを活用すれば、作成にかかる時間を短縮できます。これは、ツールの内容に沿って情報を当てはめていけば簡単にマニュアルを作成できるためです。
ツールによってはテンプレートを用意しているケースもあるため、一からマニュアルのフォーマットを考える手間もかかりません。
一定以上の品質のマニュアルを作成できる
ツールにはテンプレートが用意されており、マニュアルのフォーマットを統一できるため、一定以上の品質のマニュアルを作成できます。
作成者によってフォーマットが異なる、質が異なるといった心配がないのはもちろん、自動翻訳機能やAIによる作成など、さらに高品質のマニュアル作成をサポートしてくれる機能がついているものもあります。
情報更新がしやすい
マニュアル作成ツールは、基本的にオンライン上で使用するものであるためマニュアルの更新をしやすい点が特徴です。
マニュアルの情報は定期的に見直し、必要に応じて情報更新をする必要があるため、情報更新のしやすさは非常に重要なポイントです。インターネット環境があれば、社外からでも情報更新ができます。
業務の属人化を回避できる
マニュアル作成ツールで簡単にマニュアルを作成できるようになれば、社内に業務に関連するノウハウを蓄積できるため、属人化回避も期待できます。
特定の人しか知識を持っておらず、その人がいないと業務を回せないといった状態になると、業務がブラックボックス化するだけでなく、担当者への負担も大きくなりかねません。マニュアル作成ツールがあれば、そういった状態を回避できます。
マニュアル作成ツールの主な種類
ここではマニュアル作成ツールの主な種類について解説します。マニュアルの種類によって作成ツールも異なるため、自社に合ったツールはなんなのか、ぜひチェックしてみてください。
業務マニュアル作成
業務マニュアルは、業務全体の流れや進め方など、基本的な知識やルールを記載したマニュアルです。もっともスタンダードなタイプのマニュアルであり、マニュアルというとこれを指すことが多いといえます。
業務マニュアルは、使用頻度も多く、見返す機会もあるため、検索やリンクなどで必要な情報にアクセスできるようにしておくことが大切です。
操作マニュアル作成
操作マニュアルは、その名の通りシステムや機器などの操作方法や手順を説明したマニュアルのことです。実際の操作画面を画像で記載して説明したものが多い点が特徴だといえます。
また、マニュアルによっては操作画面に、動画を合わせてよりわかりやすく説明しているものもあります。
動画マニュアル作成
動画マニュアルは、手順や操作方法などを映像で説明しているマニュアルです。視覚・聴覚を通して情報を伝えられるため、より理解しやすい点が特徴だといえます。
文章では説明しにくいような作業はもちろん、日本語が得意でない外国人従業員に対する説明などにも適しているマニュアルです。
ナレッジ共有
ナレッジ共有は、口頭で伝えられてきたノウハウや技術、さらにはその場限りのメモ書きで済まされていたような情報を社内ナレッジとして蓄積するものです。
他のマニュアルよりもよりライトな感覚でノウハウを集めて一元管理し、活用するイメージとなっています。
おすすめのマニュアル作成ツール：業務マニュアル
ここではおすすめのマニュアル作成ツールを紹介します。まずはその中でも業務マニュアルの作成に適したものを紹介しています。ぜひ参考にしてください。
Teachme Biz
Teachme Bizは、スマートフォンやタブレットで撮影した動画を切り出し、マニュアル化してくれるツールです。切り出しは必要な箇所を動画や静止画でできるため、わかりにくいところは動画を実際に見てもらいながらチェックしてもらえます。
また、テキストや矢印のような記号も素材に対して直接挿入できるため、面倒な編集作業の手間も省けます。さらに、オプションとはなりますが「Teachme AI」を使用すれば、AIがマニュアル原案を作成してくれるため、作成時間の大幅な削減が可能です。
トースターチーム
トースターチームは、2,000社以上の導入実績を持つ、AIによるマニュアル作成ツールです。作成するマニュアルの種別を入力すれば、AIアシスタントがベースとなるマニュアル原案を作成してくれるため、あとは、自社のニーズに合わせて下なんを編集していくだけです。
100以上の言語に対応しており、自動翻訳ができるため、外国人従業員が多い企業にもおすすめです。
COCOMITE
COCOMITEは、作りやすさを重視したマニュアル作成ツールです。用意されたレイアウトに沿って情報を入力するだけで、画像や動画、PDF、Officeソフトなどさまざまなマニュアルの作成ができます。
目次の設定もできるため、ただ情報を羅列するのではなく、わかりやすさを意識したマニュアルを作りたい方にもおすすめです。複数のプランが用意されているため、最初はスモールスタートで、徐々に利用範囲を広げていく使い方もできます。
はたらきかたマニュアル
はたらきかたマニュアルは、マニュアルの電子化や作成をサポートするツールです。マニュアル作成は、ドラッグ&ドロップで作成できるため、初めて操作する人でも比較的簡単に作成できます。
また、企業のニーズに応じた個別対応も行っているため、自社にとって使いやすい環境構築ができるのも特徴です。
おすすめのマニュアル作成ツール：操作マニュアル
続いては、マニュアル作成ツールの中でも、操作マニュアルの作成に向いているものを紹介します。機械やツールなど、業務で操作するものが多い企業の担当者はぜひ参考にしてください。
Dojo
Dojoは、マニュアルの自動作成を得意としているツールです。例えば、操作マニュアルを作成したいアプリを操作するだけで、自動でキャプチャーを保存する機能、キーボードのキーを押すだけで、その操作内容を自動的に作成し説明文を作成してくれる機能などを備えています。
テンプレートも豊富に用意されているため、作成にかかる手間も大幅にカット可能です。さらに、「Dojoナビ」というシステム操作ナビゲーションと連携させることで、リアルタイムで操作手順をナビゲートできます。
iTutor
iTutorは、動画マニュアルやeラーニング教材などの自動作成に対応しているツールです。キャプチャ機能を備えているため、パソコンの操作を行うだけで自動的に動画を取り込み、そのうえでスライド化してくれます。そのため、いちいち自分でキャプチャを用意して、スライドに貼り付けるといった手間が一切かかりません。
また、注釈などは自分で編集できるため、気をつけるべきポイントなどもしっかりとマニュアルに反映できます。これまでに1,800以上の会社で導入されてきた実績もあるなど、安心して導入できるツールです。
Demo Creator
Demo Creatorは、画面録画機能と動画編集機能を備えたツールです。パソコン操作の記録を録画して字幕やテキストをつけられるため、動画マニュアルの作成にも活用可能です。
キャプションや注釈は、ドラッグ&ドロップで簡単に追加できるため、初心者でも操作しやすいといえます。パソコン内部の音声とマイクによる音声、映像はそれぞれ別に編集できるほか、複数のクリップの同時編集にも対応しています。
EZLecture
EZLectureは、マニュアルの自動作成に対応しているツールです。パソコン操作を行うと、操作内容をキャプチャ機能で取り込んでくれるため、簡単に操作マニュアルを作成できます。
また、マニュアルは、WordやExcel、PowerPointなどで出力できるほか、動画ファイル生成にも対応しているなど、ニーズに応じたマニュアル作成が可能です。ライセンス購入のみで使用できるため、ランニングコストがかからないほか、すぐに利用を始められる点も大きな魅力だといえます。
おすすめのマニュアル作成ツール：動画マニュアル
続いては、動画マニュアルの作成におすすめのツールを紹介します。複雑な操作など、視覚と聴覚での確認が望ましい場合などに活用できるツールです。ぜひ参考にしてください。
tebiki
tebikiは、スマートフォンで撮影した動画をマニュアルにできる便利なツールです。音声認識機能もついているため、字幕も自動生成してくれます。
100カ国以上の言語に対応しているため、外国人従業員向けの動画マニュアル作成にも適しています。また、アクセス履歴や習熟度がわかるレポート機能もついているため、実際にマニュアルが役立っているかどうかもわかります。
VideoStep
VideoStepは、誰でも簡単に動画マニュアルを作成できるツールです。スマートフォンやパソコンなどから録画、撮影ができ、PowerPointを扱う感覚で編集も簡単にできるため、ツールの操作に慣れていない人でも無理なくマニュアル作成を行えます。
閲覧履歴や再生時間なども確認できるため、どういった内容が特に視聴されているのかといった点も把握でき、マニュアル作成後の振り返りにも活用可能です。
Dive
Diveは、作成しながら覚える、をコンセプトに掲げる動画マニュアルツールです。コードの知識等がなくてもARによるガイドで動画マニュアルを簡単に作成できます。作成はフォーマットに合わせて情報を入力するだけです。
また、手順別のチェック項目や遠隔地からのハンズフリー通話など、その場にいなくても、作業の結果を把握できます。製造業や物流業での導入実績も豊富で、物の置き場所や導線など、文章だけではわかりにくい内容までしっかりと伝えられる点も魅力的です。
soeasy buddy
soeasy buddyは、動画を撮影するだけで、自動で字幕付きマニュアルを作成できるツールです。画像や音声の添付もできるため、わかりやすいマニュアル作成ができます。
また、社内SNS機能が搭載されており、マニュアル作成だけでなく、業務連絡や日報などの各種情報もリアルタイムに共有可能です。
おすすめのマニュアル作成ツール：ナレッジ共有
続いては、ナレッジ共有におすすめのツールを紹介します。ナレッジは多いものの、一元管理されておらず、有効活用できていないといった方はぜひ参考にしてください。
さっとFAQ
さっとFAQは月額1万円から利用できる FAQチャットボットです。これまでの導入社数は500を超えており、チャットボットの提供数は1,450以上と豊富な実績を誇ります。プログラミングの知識等は不要で、Excelのテンプレートに質問と回答を貼り付けるだけでFAQの作成ができます。
最短3日で公開できるため、スムーズなナレッジ共有を可能にしてくれます。
Qast
Qastは、ナレッジや各種情報を集約・共有し、属人化回避を目指すツールです。業務に関してよくある質問や役立つノウハウなどをツールに投稿することで、誰でも情報にアクセスできるため、ナレッジの共有を可能にしてくれます。
また、検索性にも優れているため、必要な情報にすぐにアクセスできる点も魅力的です。さらに、SlackやTeamsとの連携もできます。
失敗しないマニュアル作成ツール選びのポイント
ここではマニュアル作成ツールを選ぶ際に押さえておきたいポイントを紹介します。ツールはさまざまなものがあるため、自社に合ったものを選ぶためにも、ぜひ参考にしてください。
価格が適切か
マニュアル作成ツールの導入にあたってはコストがかかるため、価格が適切かどうかをチェックしておく必要があります。例えば、導入時には、月額料金に加えて初期費用もかかるため、予算に見合っているかどうか確認してください。また、利用人数に応じてコストが変動する料金プランも多いため、利用者数を明確にしたうえで料金を確認しなければなりません。また、無料トライアル期間を利用して、実際に触ってみるのも大切です。
無料版と有料版の違いとは？
マニュアル作成ツールによっては、無料版と有料版を提供しているケースもありますが、両者の違いは使用できる機能に制限があるかどうかです。例えば、無料版の場合、作成できるマニュアルの数や、挿入できる画像・動画の数が制限されているケースがあります。また、サポートを受けるには有料版に加入しなければならないケースも珍しくありません。そのため、無料版はあくまでもお試しとして活用し、本格的に導入するのであれば、有料版に移行するといった形が理想的です。
自社の課題を解決できる機能があるか
自社の課題解決につながるような機能があるかどうかも重要なポイントです。例えば、いくら優れたマニュアルを作成できても、知識やスキルとして従業員に身についていなければ意味がありません。そのような場合は、マニュアルにテストを実装できる機能があるのが理想的です。また、マニュアルを改善するためには利用状況や閲覧数、検索ワードなどを確認できる機能があるといいでしょう。
更新・修正が簡単にできるか
ビジネス環境は日々変化しており、それに応じて業務内容や作業内容も変わるため、マニュアルの更新や修正を簡単にできるかどうかはチェックしておくべきポイントだといえます。例えば、マニュアルにどこからでもアクセスできれば、更新・修正にも手間がかかりません。また、過去の履歴を確認できれば、どこを修正したのかが一目瞭然となり、変更箇所を把握しやすくなります。
導入後のサポート体制が整っているか
ツールを導入したものの、うまく活用できないと宝の持ち腐れとなってしまうため、導入後のサポート体制の有無もチェックしておくことが大切です。例えば、導入後に不明点やトラブルが発生したときに相談できる窓口があるだけで大きな違いがあります。また、操作方法に関してレクチャーページや動画などを掲載してくれていれば、導入後のトラブルも最小限に抑えられると考えられます。
セキュリティ対策は十分か
マニュアル作成ツールのセキュリティ対策は必ずチェックしてください。これは、マニュアルには企業にとって重要な情報やノウハウが詰まっており、外部への流出はリスクを伴うためです。また、セキュリティが弱いと、マニュアルに不正アクセスし、情報を改竄される可能性も考えられます。このような事態を回避するためにも、閲覧制限や暗号化、ユーザー認証などのセキュリティ対策をチェックしておくべきだといえます。
マニュアル作成ツール導入時の注意点
ここではマニュアル作成ツールを導入する際の注意点を紹介します。実際に導入を検討している方は、注意点も併せて覚えておいてください。
コストがかかる
マニュアル作成ツールの導入にあたっては、コストがかかります。無料版も用意されているケースもありますが、利用できる機能に制限があるため、本格的な導入をするのであればコストの発生は避けられません。また、導入後も、月額料金を支払う必要があるため、予算を確保できるかどうかを確認してください。
慣れるまでに時間がかかる
新しいツールを導入する場合、従業員が扱いに慣れるまで時間がかかる可能性があります。操作性が悪いと、最悪の場合導入したもののほとんど使われないままとなってしまう恐れもあるため、導入前の段階で、無料版を使って操作性の良し悪しをチェックしておくことをおすすめします。
見やすくて分かりやすいマニュアル作成のコツ
最後にわかりやすいマニュアル作成のコツを紹介します。ツールを使用するとはいっても、わかりやすいマニュアルにするためには、作成者がポイントを押さえておかなければなりません。これからマニュアルを作成予定の方はぜひ参考にしてください。
マニュアルの目的を明確にする
マニュアル作成の目的を明確にすることで、内容がブレてしまう心配がなくなります。何を理解してもらうためのマニュアルなのか、誰を対象にしたマニュアルなのかによって内容は異なります。例えば、操作方法を初心者に理解してもらうのであれば、手順を1つずつ理解してもらえるように画像や動画などを使って示すべきです。
構成は論理的にする
マニュアルの構成は論理的にしてください。章やセクションごとに内容をまとめたうえで見出しを活用することで、階層的に情報を提示でき、章ごとのつながりや論理性が明確にできます。そうすることで読者は全体の流れを理解しやすくなります。
具体例を入れる
マニュアル作成においては、できるだけ具体例を入れることを意識してください。具体例を入れることで、読者が実際にどういう場面のことを説明しているのか、理解しやすくなるためです。文字だけだとどうしても抽象的になってしまいがちであるため、具体例とともに画像も併せて掲載するのが理想的です。
定期的にマニュアルを更新する
マニュアルは1度作成して終わりではなく、定期的に更新する必要があります。業界や業種によっては作業内容が変わるケースが少なくありません。そのため、定期的に更新し、常に最新の情報を提供できるようにしておくことが大切です。
専門用語は控える
マニュアルの想定読者にもよりますが、基本的には専門用語の使用は避け、誰が読んでも理解できて同じ作業ができるようにしておくことが大切です。専門用語はできるだけわかりやすい言葉に置き換え、どうしても使用しなければならない場合は、注釈などでそれが何を意味するのか解説を加えてください。
自社に最適なマニュアル作成ツールで業務効率化を実現
今回は、マニュアル作成ツールの概要や導入するメリット、マニュアルの種類別のおすすめツールなどについて解説しました。
マニュアル作成ツールは、その名の通りマニュアル作成を行なってくれるツールのことです。業務マニュアルや操作マニュアル、動画マニュアル、ナレッジ共有など、さまざまなタイプのマニュアル作成を可能にしてくれます。
マニュアル作成ツールを選ぶうえでは、コストや操作性の良し悪し、サポート体制の充実具合などをチェックし、自社のニーズに合ったものを選ぶようにしてください。
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