業務マニュアル作成をする際、「どういったツールを使ったら良いのだろう？」と悩むケースも多いのではないでしょうか。
マニュアルは、業務を正確に実施するための基本的な指針となります。とはいえ、マニュアルを作成するには時間も手間もかかるため、できるだけ効率化したいのも本音でしょう。
そのようなマニュアルを効率的に作成するために、世の中にはマニュアル作成を目的としたツールがあります。導入すれば、高度なマニュアルを簡単に作成できるようになります。
本記事では、マニュアル作成におすすめの無料・有料ツールについて詳しく解説。また、マニュアル作成後はFAQチャットボットと組み合わせることで、ナレッジ共有にもつながります。
弊社サンソウシステムズが提供するチャットボット「さっとFAQ」は、月額1万円から導入できるため、ランニングコストを抑えられます。
Excelから会話データを作成できるほか、専門的な知識がなくてもノーコードでシナリオ作成やアンケート機能の実装が可能です。
30日間の無料トライアルもご用意していますので、「マニュアルやポータルサイトと一緒にチャットボットを活用してみたい」という方は、ぜひ検討してみてください。
マニュアル作成ツールの概要
まずは、マニュアル作成ツールがどういうものか理解しておきましょう。その他、ツールが必要とされる理由や無料・有料ツールの違いについて解説します。
マニュアル作成ツールとは
マニュアル作成ツールとは、正確かつ高品質なマニュアルを手軽に作成するためのサービスです。無料・有料を問わず多くの種類が存在し、さまざまな企業で導入されています。
あらゆる業務を迅速かつ正確に実施するには、その手順をわかりやすく明示する必要があります。その上でマニュアルが役に立ちますが、きちんとした手順で作成されていなければ、誤った内容を掲載してしまう可能性があり、むしろ業務を妨げることもあり得るのです。
さらには、マニュアルの作成に手間がかかり、かえって業務が非効率化するケースもあります。そのような事態を避け、手早くマニュアルを整備し、業務効率化を目指すのがマニュアル作成ツールです。
必要とされる理由は業務の高度化
マニュアル作成ツールが必要とされる最大の理由として、業務の高度化が挙げられます。働き方改革やIT化が進められる中、業務効率を高めることがより重要視されるようになってきました。
働き方改革は、在宅ワークや残業の削減を推進し、限られたリソースで業務を完結することを目指しています。IT化は、業務遂行において新しいIT技術を積極的に導入することで、人による作業を減らし、業務を高速化することを目指します。
現時点でも、これらの環境下で課題を感じている担当者も多くいるでしょう。IT化により扱うシステムも増え、初動においては特に業務が複雑化しているケースもあります。
その中で最短・最速で業務を完遂するためには、マニュアルが必要不可欠です。従来のように経験や直感で押し切れるほど、業務内容は単調ではなくなっています。
そこで、複雑な情報でもわかりやすく体系的にまとめられるマニュアル作成ツールが求められるようになりました。マニュアル作成ツールの導入は必須ではないものの、少なくとも、時代が企業に投げかける課題をクリアする上で、重要な役割を果たすものだと考えておく必要があります。
無料・有料サービスの違いは3つ
マニュアル作成ツールには無料・有料それぞれ存在します。双方の違いは大きく分けて3つ挙げられます。
- 機能性
- 操作性
- 成果物の品質
もっとも大きな違いは機能性です。有料ツールの方がより細かく調整できる機能を多く揃えています。操作性も、有料ツールのほうが高いと言えるでしょう。無料ツールはそこまで使いやすさに配慮していないケースがあります。
また、デザイン性やレイアウト、見やすさ、成果物の品質なども、有料ツールの方が高いと理解しておいてよいでしょう。
マニュアル作成ツールを利用するメリット
マニュアル作成ツールを利用すれば、スキルのある担当者がいなくても簡単にマニュアルが作成でき、マニュアルの品質も安定します。ツールを使うことで、マニュアル作成に関するあらゆる課題を解決できるのです。
ここでは、マニュアル作成ツールを利用するメリットを詳しくみていきます。
スキルがなくても作成できる
マニュアル作成ツールの最大のメリットは、ほぼノースキルでもマニュアルを作成できることです。
テンプレートが用意されていたり、あらかじめ作成手順が設定されていたり、とにかく簡単にマニュアル作成ができるように工夫されているのがマニュアル作成ツールのポイントです。プログラミングやコーディングなどのスキルはほとんど必要ありません。テンプレートはあらかじめデザインが決まっているため、レイアウトの考案も不要です。
また、マニュアル作成のノウハウがなくても、指示に従うだけで安定した見栄えのマニュアルが完成します。ほぼノースキルでマニュアルを作成できるのは、ツールを使う最大のメリットであると言えるでしょう。
マニュアルが一定以上の品質で安定する
ツールの導入により、マニュアルが一定以上の品質で安定するのもメリットです。誰がいつ執筆しても、ほぼ同じ水準で仕上げられます。
マニュアルは作成する担当者次第で、内容や品質が一定せず、書き方や表現、フォーマットなどが一致しないこともしばしばあります。そのような状態では、使用する従業員が混乱してしまい、業務効率化を達成するのも難しくなるでしょう。
せっかくマニュアルを作成しても、利用者にとってわかりにくければ意味がありません。マニュアル作成ツールがあれば、このような問題を避け、マニュアルを一定以上の品質で保てます。
作成にかかる費用を抑えられる
マニュアル作成にかかる費用を抑えられるのもメリットの一つです。本来、マニュアルを作るには大きなコストがかかります。作業工程を洗い出したり、体系的にまとめたり、内容をチェックしたりするには、相当な費用がかかるはずです。
しかし、マニュアル作成ツールには執筆をサポート・効率化する機能が搭載されており、これらにかかるコストを圧縮できます。具体的には、目次を自動的に出力したり、一括で複数ページを編集したりすることが可能です。
マニュアル作成ツールを利用すれば、作成にかかる業務が効率化され、さらには費用も安く抑えられます。その分の浮いた人的リソースを、コア業務やより生産性の高い業務に回せるようになるでしょう。
リアルタイムに内容を更新できる
リアルタイムに内容を更新できるのもメリットの一つです。マニュアル作成ツールでは、マニュアルをクラウド上で一元管理するため、一度出力したものに対して、いつでも自由に書き換えを実施できます。
作業内容が変化したケースでも、保存されたファイルを更新し、常に最新の状態で保つことが可能です。既存のマニュアルに上書きされるため、改定後のマニュアルを共有する手間もなく、誤って古い情報が公開され続ける心配もありません。
リアルタイムに内容を更新して簡単に共有できる点は、マニュアル作成ツールの大きなポイントだと言えるでしょう。
ナレッジが蓄積される
マニュアル作成ツールがあれば、これまでのナレッジを蓄積することも可能です。
クラウド上で今までの作業内容や勘所をまとめたり、新しい気づきを追記したりできます。これを長い期間続けていけば、業務上で必要なナレッジをどんどんストックしていけるのです。
ナレッジは、ツールがなければ蓄積されなかったり、あるいは上司から部下への伝聞に依存したりと、とにかく稚拙な問題が起こりがちなのが現状です。
そのようなとき、マニュアル作成ツールを使えば、重要なポイントを記録しすぐに全体へ共有できます。指示書を作るだけではなく、ナレッジベースとしての側面があることも理解しておくとよいでしょう。
フォーマットが統一される
マニュアルのフォーマットが統一される点も大きなメリットです。当然ながら、マニュアルは作成した担当者や部署によって、細かいレイアウトやアウトラインに差異が出ます。同一人物が執筆していたとしても、フォーマットを貫き通せず、微妙な違いが生まれる可能性もあるでしょう。
多少デザインが異なる程度であれば問題ありません。しかし、表記の揺れや物事の見方に違いがあると、現場で大きな混乱が生まれるおそれがあります。
マニュアル作成ツールを利用すれば、フォーマットがツールごとで統一されるため、利用者を困惑させるケースは少なくなります。また、デザインや視認性に優れている点もメリットです。
マニュアル作成ツールは開発によって常にブラッシュされており、利用者からしても見やすく整えられています。
無料で利用できるマニュアル作成ツール
有料ばかりだと誤解されがちなマニュアル作成ツールですが、実は無料で利用できるものも多々あります。無料ツールも多くの企業で利用されており、すぐに利用開始できるものが多いため、優先して導入を検討したいところです。
無料で利用できるマニュアル作成ツールについて詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。
Googleドキュメント・スプレッドシート
Googleドキュメントやスプレッドシートは、マニュアル作成ツールとして活用できる無料のサービスです。Microsoft Officeで言えば、GoogleドキュメントはWord、スプレッドシートはExcelに相当します。
これらの特徴は、権限さえ与えれば誰でも・どこからでも編集できる点です。執筆・リストアップ・フィルタなどの機能が多彩で、編集履歴やコメントも残せるため、共同作業に活用できます。
本来はマニュアル作成ツールではありませんが、簡易的なものであればこの2つでも十分マニュアルを作成できるでしょう。
また、スプレッドシートは、チェックリスト作成などにも向いています。Excelと多くの機能が共通しており、関数やグラフ化など、マニュアル以上に充実した機能を持つページを作成することも可能です。
Googleドキュメントとスプレッドシートをうまく使い分け、適切なマニュアルを作成してみてください。
Stock（ストック）
Stockは、無料でも利用できるナレッジ蓄積・マニュアル作成ツールです。「これ以上なくシンプル」が特徴で、保存したファイル一覧と、その閲覧画面だけでほとんど成り立っています。
マニュアルを作成して保存しておけば、誰でも簡単に参照できます。編集・執筆はWordやWordPressに近く、簡単に書き込むことが可能です。
レイアウトや操作性も高水準で、Slackとの連携やメールの自動転送など、あらゆる作業負担やミスを防止する機能が豊富なのも嬉しいポイント。誰でも簡単に視認しやすく、業務にも活かしやすいマニュアルを作成することができるでしょう。
Dropbox Paper（ドロップボックスペーパー）
Dropbox Paperは、クラウド型のドキュメント編集システムです。Dropboxがあれば利用でき、チームごとでテキストを共有したり、タスクを管理したりできます。
Dropbox Paperの場合は、マークダウン方式という効率的な入力方法が採用され、直感的かつ正確にマニュアルを記述できます。社内Wikiやナレッジベースなどのマニュアル作成が可能で、デジタルコミュニケーションが活発な企業には特におすすめです。
テキスト共有という形でシェアすれば、必要なチームに簡単にマニュアルを共有できます。無料で利用できる反面、画像編集や管理などの機能はありませんが、手軽にマニュアルを作成したい場合は有効なツールです。
Googleドライブ
Googleドライブは、Googleドキュメントやスプレッドシート、その他の外部ファイルを保存し、指定したメンバーで共有できるサービスです。
Googleフォームやスライドなども、ドライブから直接作成できます。これらを使ってより高度なマニュアルを作成し、そのままGoogleドライブで共有すれば、効率的にマニュアル作成・管理を進められるでしょう。
Googleドライブを利用する利点の一つとして、過去に利用経験のあるユーザーが多いことが挙げられます。これまでGoogle Chromeを使っていた人であれば、Googleドライブについてもよく理解しているはずです。
過去の利用経験があれば、Googleドライブによるマニュアル作成・運用にスムーズに移行できるでしょう。
YouTube
YouTubeをマニュアル作成ツールとして活用しているケースもあります。具体的には以下の手順で活用することが可能です。
- 作業内容を撮影する
- 撮影内容にテロップなどの編集を施して動画データにする
- メンバー限定のチャンネルを作成し、動画をアップロードする
- 利用者にチャンネル登録させ、閲覧してもらう
YouTubeにアップした動画は必ずしも全世界に公開されるわけではなく、指定するメンバーだけが閲覧できるようにカスタマイズできます。この特性を利用し、文章だけではなく動画を利用したよりわかりやすいマニュアル（チャンネル）として活用が可能です。
動画撮影や編集のスキルは必要ですが、それさえ会得できていれば、YouTubeを無料のマニュアル作成ツールとして活用できます。
目的別有料のマニュアル作成ツール
ここからは、目的別に有料のおすすめマニュアル作成ツールを紹介します。
マニュアルは作成して終わりではなく、きちんと活用されなければ意味がありません。有料ツールの中には、マニュアル作成にとどまらず、運用管理までできるものもあります。
それでは詳しくみていきましょう。
業務手順書の作成
まずは、業務手順書の作成に適したマニュアル作成ツールです。業務手順書はとにかく手順がわかりやすくなっている必要があります。
Teachme Biz
Teachme Bizは、日本でもっとも広く利用されている有料マニュアル作成ツールです。
とにかく高度なマニュアルを簡単に作成できる点がポイント。Teachme Bizには、動画から画像をカットして掲載できる「スナップショット」や、資料を取り込んでマニュアル化する機能など、便利な機能が搭載されています。
また、撮影した動画をダイレクトに掲載することも可能です。テキストだけではなく、視覚的にも理解できるマニュアルをスムーズに作成できます。
さらに、「ニーズ分析システム」が搭載されている点も魅力です。これは、「マニュアルについて誰がどの程度、閲覧しているか」をグラフで報告するものです。ニーズ分析システムの結果を参照すれば、より閲覧者が求める内容を盛り込めるようになります。
マニュアルは、利用者が使いやすいものであるべきです。Teachme Bizは検索機能が優れており、欲しい情報をすぐに取り出せます。タイトルだけではなくテキスト内も検索できるため、単語ひとつあれば、該当箇所を見つけられる便利な仕組みです。
QRコードを利用することで、必要なマニュアルを閲覧できるなどの共有システムも充実しています。
利用料金（税込）：【月額】65,780円〜【初期費用】要問い合わせ
はたらきかたマニュアル
はたらきかたマニュアルは、調査・制作・エディター・クラウド4つのセクションからなる有料のマニュアル作成ツールです。自社が執筆するのではなく、はたらきかたマニュアル側に依頼して執筆してもらう仕組みです。
まず「調査」では、所属するプロライターがマニュアルの分析と提案をしてくれます。承認が得られれば、はたらきかたマニュアルの製作陣がマニュアル作成を開始します。紙ベースのものを電子化したり、多言語執筆したりといったサービスも利用可能です。
最終的には、プロのライターが執筆したマニュアルを専用のクラウドで共有できます。
もちろん、自社で作成する場合を想定した専用のエディタも用意されています。直感的なUIと余計な機能がない作りで、誰でも簡単に本格的なマニュアルを作成することが可能です。
利用料金（税込）：【月額】55,000円〜【初期費用】88,000円
COCOMITE
COCOMITEは、コニカミノルタがリリースしているマニュアル作成ツールです。シンプルな仕組みで、フォルダごとに作成したマニュアルを共有できる使いやすさが特徴です。マニュアルの作成画面もシンプルで、ブログを書くくらいの難易度でマニュアルを作れます。
タグ管理システムが搭載されている点もポイントの一つです。タグでマニュアルを分類し、利用者の利便性が高まるように配慮されています。
また、マニュアルがPDFで出力できるのも魅力。いくら電子化が推進されているとはいえ、作業所や工場でパソコンを開くことが難しいケースもあるでしょう。このようなときに、PDFで出力して印刷し、現場へ持っていければ便利です。
他のツールと比較してもかなりオーソドックスで簡素なマニュアル作成ツールですが、その分迷うことなく操作できる点がメリットと言えます。
利用料金（税込）：【月額】31,460円〜【初期費用】71,500円
ナレッジ・ノウハウ共有
次に、ナレッジやノウハウを共有するのに適したマニュアル作成ツールを紹介します。ファイル共有やコメントなどの機能が充実しているツールなら、いつでもどこからでもナレッジやノウハウの共有が可能です。
NotePM
NotePMは、多数の上場企業を含む5,000社以上に導入されているマニュアル作成・社内Wiki構築ツールです。WordPressやWordに近い操作性のマニュアル執筆画面が魅力で、矢印や吹き出し、画像加工機能も搭載されています。
動画共有や変更履歴の追跡も可能です。さらには、ファイル共有やコメントなど、社内Wikiとしての機能も充実しています。これ一つで、マニュアル作成からナレッジ蓄積、会社内での情報共有を簡単に実現できるでしょう。
NotePMは、ビジネスを管理する類のツールとして定番とも言える存在です。マニュアル作成ツールとしてだけではなく、ナレッジ蓄積・情報共有のメインプラットフォームとして導入を検討してもよいでしょう。
利用料金（税込）：【月額】4,800円〜【初期費用】なし
KnowledgeSh@re（ナレッジシェア）
KnowledgeSh@reは、その名の通りナレッジやノウハウをマニュアル化できる、クラウド型のマニュアル作成・共有プラットフォームです。簡単なのに本格的なマニュアルを作成できます。
文字入力の他、動画の追加などが直感的に操作でき、手軽にマニュアルを作れます。クラウド管理なので、リモートワーク下でも離れた場所から共同でマニュアルを作成したり、レビューを依頼したりも可能です。
Wordで作成したデータを取り込むだけなので、すでにあるマニュアルのデータをそのまま活用できるのも魅力。マニュアルにメモや気づきをコメントで残せるため、現場の意見を取り入れたマニュアルに仕上げられます。
製造業や小売業、旅行業、金融業など、さまざまな業種の企業で導入され、現場で活用が進んでいます。
利用料金（税込）：【月額】110,000円〜【初期費用】110,000円
Zendesk for service
Zendesk for serviceは、チームや部門を万全のセキュリティ体制のもとで、簡単に統括できるツールです。
「ヘルプセンター・FAQ構築ソフトウェア」を使用すれば ノウハウを徹底的に管理・活用できます。導入や運用にコーディングは必要ないため、プログラミングスキルがなくても簡単にマニュアルを作成できる環境の構築が可能です。豊富なテンプレートも用意されているので、短期間で業務に使えるマニュアルを簡単に作成できます。
作成したマニュアルはカテゴリーや部門ごとに階層化して配置できるほか、高度の検索機能によって探せるのも魅力です。ビジネスの拡大にあわせて新たなソリューションを実装したり、機能を追加したりもできます。
利用料金：要問い合わせ（プランや内容によって変動）
社内教育動画マニュアル
続いて紹介するのは、社内教育動画マニュアルの作成に適したツールです。マニュアルに動画を取り入れることで、テキストだけのマニュアルよりも数倍見やすく、理解しやすくなります。
VideoStep
VideoStepは、動画マニュアルを作成できる珍しいツールです。研修・セミナー用動画などを制作する上ではかなり役立つはずです。
動画マニュアルと言っても操作は簡単で、Microsoft OfficeのPowerPointのような感覚で利用できます。PowerPointの利用経験者は多いため、スムーズに操作できるでしょう。
動画上には図形や文字を簡単に挿入でき、充実度が高く見やすいマニュアルを作成できます。機械翻訳や多言語音声の吹き込みもでき、外国人社員でもマニュアルを問題なく閲覧することが可能です。
動画マニュアルについては、QRコードやURLを利用して簡単に共有できます。
利用料金：要問い合わせ（料金表ダウンロードより資料請求可能）
soeasy buddy
soeasy buddyは、簡単に動画をマニュアル化し、共有できるツールです。
使い方は、スマートフォンで動画を撮影して投稿ボタンを押すだけ。面倒な字幕作成や編集は自動でしてくれます。
誰がどのマニュアルを閲覧したかをデータ化し、各マニュアルの有用性を把握できます。情報や気づきをリアルタイムで共有できる社内SNS機能もあり、関係者とすぐに共有できるのも魅力です。
「おしえあう文化」の育みを目的に、年齢に関係なく誰でも使えることにこだわって作られており、仕事のモチベーションアップにもつながると好評です。
利用料金（税込）：【月額】42,900円〜【初期費用】要問い合わせ
tebiki
tebikiは、現場のノウハウを動画マニュアル化するツールです。教えたいことをスマートフォンで撮影するだけで、字幕を自動で生成してくれます。
現場には、口頭だけで教えるのは難しい業務も多々あることでしょう。そのようなとき、動画マニュアルを作成できれば、効率的にOJTを進められます。
外国人スタッフ向けには、言語を選択するだけで翻訳字幕の作成も可能です。100カ国以上の言語に対応しており、グローバルに展開している企業にも適しています。理解度テストで教育の効果検証ができる点も魅力です。
利用料金：要問い合わせ
有料マニュアル作成ツールを選ぶ上でのポイント
有料マニュアル作成ツールを導入する際は、おおまかな費用や作成するフォーマット・種類などを事前に確認しておくのがおすすめです。その他にも、自社に合った機能の有無や操作性・可読性など、おさえておきたいポイントは多々あります。
ここでは、有料のマニュアル作成ツールを選ぶ上でのポイントを解説します。
おおまかな費用
有料のマニュアル作成ツールを選ぶ際は、まずおおまかな費用の見通しを立てておきましょう。マニュアル作成ツールの料金は月額制が基本で、月額費用はおおよそ30,000円〜100,000円程度です。
ひとまず、この相場内におさまっているものを基本としましょう。もし検討しているツールがここから著しく乖離しているなら、費用か機能のうち、どちらかに問題があるかもしれません。絶対に導入してはいけないわけではありませんが、案内資料や公式サイトを慎重に確認してみてください。
その他、アカウント数やプランによっても多少価格が変動します。事前にシミュレーションをしておけば、あとで予算との矛盾が生まれにくくなるはずです。
作成するフォーマット・種類
次に、有料マニュアル作成ツールごとのフォーマットや種類について確認しましょう。どのようなマニュアルが最終的にアウトプットされるかを知っておくことが重要です。デザインやレイアウト、読みやすさ、ファイル形式などについてあらかじめ確認しておいてください。
また、マニュアル自体がどこにアップロードされるかも重要です。ツールのサーバー内なのか、それともローカルネットワークなのかの違いで、使い勝手が異なります。
その他、PDFなどでもアウトプットできるかどうかもあわせて確認しておくと良いでしょう。
自社にフィットする機能の有無
自社にフィットする機能があるかどうかを確認しておくことも大切です。マニュアル作成ツールに求められる機能は、業種や業界・企業によって異なります。
どのような内容をアウトプットしたいのか、誰が読むことを想定しているのかといった点を照らし合わせながら選定するのがよいでしょう。
ツールによっては、テキストしか打てなかったり、動画が利用できたり、可能な作業範囲はさまざまです。何ができて、自社の需要とどの程度フィットするのかをきちんと確認しておきましょう。
操作性・可読性
ツールを選ぶ際は、操作性や可読性についても注目したいところです。新人・ベテラン社員かどうかに関係なく、問題なく操作できるかが重要です。ツールに不慣れな人でも安定した品質のマニュアルを作成できなければいけません。
利用者から見れば可読性も重要となるでしょう。読みやすい、検索しやすいマニュアルでなければ、実際の業務に活かしづらくなります。
ツールによっては、無料トライアル期間が設けられている場合もあります。本格的に導入する前に操作性・可読性をきちんと確認しておきましょう。
サポート体制の充実度
サポート体制の充実度も重要です。マニュアル作成ツールを導入した後、自社で何かしらの課題や疑問を抱えるケースは多々あります。
そのような場合には、ツールを提供する会社によるサポートが必要です。具体的なサポート内容としては、導入後も操作レクチャーをしてくれる、定期的に疑問を解決できるセミナーを実施しているなどが挙げられます。
しかし、何をどの程度支援するかは、企業によって異なります。電話やメールでのサポートを提供している場合もあれば、導入後はこれと言って特別な手助けは実施していないケースもあるでしょう。
導入時・導入後のサポート体制がどの程度用意されているのか、事前に確認しておくことが大切です。
セキュリティの高さ
マニュアル内には、社内の機密情報を記載しなければいけないケースもあります。ツールを導入する際、セキュリティ面が気になる企業も多いでしょう。
不正アクセスや情報漏洩などに対する体制やサポートを事前に確認し、信頼できるツールを選ぶこともポイントです。無料ツールの場合は、適切なセキュリティ対策がなされていない場合があるため、注意が必要です。
フォルダごとに閲覧や編集権限を付け替えられれば、セキュリティ面でも安心でしょう。また、クラウド型のツールであれば、自然災害などによってデバイスが故障しても問題ありません。
無料・有料ツールによるマニュアル作成の手順
マニュアル作成ツールによるアウトプットの手順は、無料・有料で特に違いはありません。基本的には、マニュアルの範囲や作成のスケジュールを決め、利用者のレベルを割り出し、業務内容を洗い出すことから始まります。
それらの事前準備をおこなった上で、ポイントを精査しながら作成していくことが大切です。実際にマニュアルを作成する手順を見ていきましょう。
マニュアルの範囲を決める
マニュアルを作成することになったら、まずはマニュアルで扱う業務の範囲を決める必要があります。
範囲を決めずに作成を始めてしまうと、内容にブレが生じたり、過不足があったりと、結果としてわかりにくいマニュアルになってしまう可能性があります。範囲を明確にしておくことで、記載内容がすっきりとまとまるでしょう。
利用者が滞りなく業務を遂行できるよう、完成したマニュアルをイメージしながら、記載する範囲のアウトラインをしっかりと作ってみてください。そのためには、「誰に向けたマニュアルなのか」を意識して作ることも大切です。
スケジュールと期限を決定する
次に、マニュアル作成ツールのスケジュールと期限を決定しましょう。
マニュアルを作成する作業には、相当大きなリソースがかかるものです。少々の作業でも情報量はそれなりに多く、内容に問題がないか仮運用するなどのステップも必要となります。
スケジュールと明確な期限が設けられていないと、なかなかスムーズには進みません。具体的なタスクとその締め切りを設けて、確実にマニュアル作成を進行させましょう。
また、そのためには作成人員の確保も必要です。多数の意見を取り入れながら作成を進めることで、より多角的な視点を取り入れられるでしょう。
想定される利用者のレベルを割り出す
続いて、想定される利用者のレベルの割り出しをおこないます。誰が読むのかによって、記載する内容や表現方法が異なるためです。
例えば、新入社員が読むことを想定すれば、作業内容について相当噛み砕いて解説する必要があります。専門用語を使う場合は、注釈を入れるなどして説明する工夫も必要です。
このように、想定される利用者のレベルを割り出して、難解すぎず簡単すぎない、誰にとってもわかりやすいマニュアルを作成する必要があります。誰が・いつ・どのタイミングで利用するかを明確にすると、イメージしやすくなるでしょう。
業務内容を洗い出す
利用者のレベルを割り出したら、次はマニュアルに記入すべき業務内容を洗い出しましょう。
業務内容の洗い出しには、実際に現場へ出て、どのような流れで業務が進められているのかをリサーチするのが有効です。また、担当者にヒアリングし、どのようなフローなのか、勘所はどこなのかを確認するのもよいでしょう。
マニュアル作成ツールがあれば、執筆は容易になります。ただし、本当に重要な業務のカギとなる部分は、人間が見つけるしか方法はありません。業務の本質をうまく捉え、マニュアルに反映しましょう。
ミスが起こりやすいポイントを精査する
マニュアル作成ツールでアウトプットする前に、ミスが起こりやすいポイントを精査しておきましょう。マニュアルで重要なことは、それを読むことで誰もがミスを起こさず、正常に業務を完了できるということです。
ミスが起こりやすいポイントは事前に確認し、マニュアル内で注意喚起をするよう心がけましょう。担当者にヒアリングをおこなったり、過去のヒヤリハット報告書を参照したり、ミスしやすい箇所を探すためにできることは多くあります。
ポイントとなる部分は、内容を作成する際に画像や動画を効果的に挿入するなどし、視覚的にわかりやすくしておくことも大切です。
構成・目次を作成する
次は、いよいよマニュアルの構成・目次の作成です。本文を書く前に骨組みを作り、土台を固めていくことで、マニュアルの全体像をつかみやすくなります。
構成や目次をあらかじめ決めることなく作成を始めてしまうと、どこに何が書かれているか分からず、冗長なマニュアルになってしまいかねません。まずはマニュアルに盛り込むべき内容をリストアップし、構成や目次を作成し骨組みを作りましょう。
作成者だけで作るのではなく、できれば部門外のメンバーに見せて意見を求めることも重要です。そうすることで、主観的にならずに充実した内容のマニュアルが作れます。
内容を作成する
ここまでの下準備があって、ようやくマニュアル作成ツールによる執筆へと移ります。実際に作成するステップでは、以下のような点に注意してください。
- 利用者のレベルに合わせた文章を書く
- 画像やイラスト・動画を用いて理解度を高める
- カテゴリ・ジャンル分けをして情報を整理する
- 文字装飾などを活用して、重要なポイントを視覚的に知らせる
- ただ手順を書くだけではなく、効率や正確性を高める上で重要な勘所についても触れる
- フォーマットや書式・レイアウトを統一し、気が散らないようにする
これらのポイントを十分に押さえられるよう、マニュアル作成ツールがアシストしてくれます。搭載されている機能を有効活用し、高品質なマニュアルに仕上げましょう。
マニュアルを仮運用してPDCAサイクルを回す
マニュアルが完成したら、一度仮運用を実施しましょう。まだこの段階では、マニュアルが実際の使用に耐えうるか定かではありません。そのまま本格的に利用を開始すると、想定していなかったトラブルを引き起こすこともあります。
まずは新しいマニュアルに則って、作業しても支障がない範囲で仮運用してみると良いでしょう。実際に指示内容に従ってシミュレーションするなどのステップを踏むのもおすすめです。
作成したマニュアルの本運用は、慎重に開始しましょう。しかし、いくら慎重に運用を開始しても、実際に使用している中で「この記述は直したほうがよい」などと気づく場面もあるはずです。
修正した方が良い部分が出てくれば都度修正し、PDCAサイクルを回してブラッシュアップするように心がけましょう。修正が容易にできる点、修正したマニュアルを再共有する必要がない点は、マニュアル作成ツールのメリットです。
マニュアル作成のコツ
マニュアルを作成する際には、注意しておきたいコツがあります。わかりやすいマニュアルは、闇雲ではうまく作れません。
実際に活用されるマニュアルを作るためにも、以下のコツをおさえておきましょう。
5W1Hを意識して作る
まずは、5W1Hを意識することが大切です。マニュアルは、誰が・いつ・どこで・何を・なぜ・どのようにしておこなう業務かを意識して作成しましょう。
マニュアルを読むのは、基本的にその業務について慣れていない、もしくは初めておこなう人です。
マニュアルには、「いつやるのか」「なぜやるのか」といった記載が抜けていることが多々あります。手順の目的まで書かれていれば、疑問を持つことなくマニュアル通りに業務を進められるでしょう。
作成する際は、利用者の気持ちになることが重要です。どのような情報をどのようなタイミングで説明すれば良いか、利用者をイメージして考えてみてください。そのイメージこそが、わかりやすいマニュアル作りの第一歩となります。
専門用語・業界用語を使わない
マニュアルは、誰が読んでも同じように業務を遂行できる状態になっていることが重要です。そのためには、誰が読んでも理解できるように作らなければいけません。
業務に慣れてくると、専門用語を日常的に使ってしまうこともあるでしょう。しかし、マニュアルの中では、専門用語や難しい表現はできるだけ使わないようにすることが基本です。どうしても専門用語を使わなければいけない場合は、注釈として用語の解説を入れるなどの工夫をしてみてください。
マニュアル作成の手順で、利用者のレベルを割り出すステップがありました。マニュアル内で使用する表現や用語についても、利用者のレベルに合わせたものを使用する必要があるのです。
フローチャートを使ってわかりやすくする
わかりやすいマニュアルを作成するには、フローチャートを取り入れることも欠かせません。
フローチャートとは、手順を図解し、矢印で流れを説明したものです。フローチャートを挿入することで、テキストだけの説明よりも視覚的に業務の流れを理解しやすくなります。
わかりやすいマニュアルを作るには、利用者がなるべく短い時間で業務フローを理解できるような仕組みづくりが大切です。フローチャートを挿入する際は、図を時系列に並べ、なるべくテキストを使わず、瞬時に業務の流れを理解できるように作成しましょう。
マニュアルに活用できるその他のツール
マニュアルとして活用できるのは、マニュアル作成ツールだけではありません。例えば、ポータルサイトにチャットボットを設置し、社員からの質問に自動的に回答していく方法もあります。
複雑なツールを導入しても、活用が進まなければ意味がありません。マニュアルに活用できるその他のツールを紹介しますので、参考にしてみてください。
チャットボット
問い合わせに自動で対応してくれる社内向けチャットボットは、マニュアルに活用できるツールの一つです。
例えば、社員が社内手続きで不明点があった場合、チャットボットに質問を投げかけるだけで自己解決できるようになります。あらかじめ設定をする必要はあるものの、社員が自分で疑問を解決できるようになれば、マニュアルと同等の価値提供となるでしょう。
中でもAI搭載型のチャットボットであれば、使うたびに学習していき、回答精度が上がります。チューニングをおこないながら運用していくことで、どんどん有効活用できるツールへと進化していくのです。
株式会社サンソウシステムズでは、「さっとFAQ」というチャットボットを提供しています。問い合わせの工数を減らしてくれるだけではなく、社員が疑問点を自ら解決できるよう促すツールとして有効です。
月額1万円から手軽に始められ、コスト負担が少ない点も魅力です。30日間の無料トライアルも準備していますので、気になった方はぜひ試してみてください。
社内Wiki
社内Wikiとは、社内の情報を蓄積できるオンラインのツールです。Wikipediaの社内版のようなものをイメージしてみればわかりやすいでしょう。この社内Wikiも、方法によってはマニュアルとして活用できます。
一つのツールに社内の情報が蓄積されるため、疑問点は社内Wikiを見れば解決できるようになります。基本的に全社員が書き込み・編集などをおこなえるため、特定の人しか知っている情報がなくなり、業務の属人化を防ぐことにもつながるでしょう。
情報が都度アップデートされていくため、それぞれの業務に対する理解が進み、業務品質のアップにも一役買います。
社内FAQ
社内FAQとは、業務上の質問や疑問に対応するためのツールです。社内の問い合わせを受けるバックオフィス部門の業務効率化のために導入する企業が増えてきています。
よくある質問とその回答をあらかじめ準備し、社員が自ら疑問を解決するように促すことが社内FAQの目的です。ただし、あくまでも質問に対する回答といった形式であるため、マニュアルのように時系列でフロー化できるとは限らないので注意が必要です。
マニュアル作成ツールやチャットボットなどは、一部の人にしか浸透せず、使う人が少なければうまく活用できません。社員全員に存在を認知させることはもちろん、運用方法を明確にし、情報を常に最新の状態に保つ必要があるのはどのツールでも同じです。
マニュアル作成は無料ツールが便利！場合によってはチャットボットも
本記事では、マニュアル作成ツールの概要や利用するメリット、具体的なツールについて解説しました。マニュアル作成ツールがあれば、責任重大で難しいマニュアルの作成を相当に効率化することが可能です。
マニュアル作成ツールには、無料・有料のものが存在します。無料であれば、費用をかけずにマニュアルの作成が可能です。
一方で、有料のツールは一定の導入コスト・ランニングコストが発生するものの、多彩な機能を利用できたり、操作性に優れていたりといったメリットがあります。無料トライアル期間を設けているツールもありますので、「まずはお試しで使ってみたい」という場合は試してみるのも良いでしょう。
本記事の内容を参考に、自社の目的や予算にフィットするマニュアル作成ツールを探してみてください。また、マニュアル作成ツール以外にも、チャットボットや社内Wikiを活用するといった方法もあります。
今や社員が正確に滞りなく業務を遂行するには、ツールの利用が欠かせません。ツールを利用することで業務はより効率的かつ正確になり、組織全体の成長にもつながるはずです。
弊社サンソウシステムズでも、「さっとFAQ」というチャットボットを提供しています。マニュアル作成ツールと組み合わせれば、社員が業務の疑問点を自己解決できるように促せるでしょう。
月額1万円から手軽に始められ、コストパフォーマンスにも優れています。30日間の無料トライアルも準備していますので、気になった方はぜひ試してみてください。