無料・有料マニュアル作成ツールおすすめ10選!選び方や使い方も解説

基礎知識

「マニュアル作成をする際にどういったツールを使ったら良いのだろう?」と悩んでいる方もいらっしゃるのでは?

マニュアルは業務を正確に実施するための基本的な指針となります。とはいえ、マニュアル作成には時間も手間もかかるため、極力効率化して作成していきたいのも本音ですよね。

そういった方のために、マニュアル作成を目的としたツールも世の中にはあります。導入することで、簡単に高度なマニュアルを作成することが可能です。

本記事では、マニュアル作成におすすめの無料・有料ツールについて詳しく解説します。また、マニュアル作成後はFAQチャットボットと組み合わせることで、ナレッジ共有にも繋がります。

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マニュアル作成ツールとは?無料・有料の違い

ツール イメージ

まずはマニュアル作成ツールがどういうものなのか理解しておきましょう。続いて必要とされる理由や、無料・有料製品の違いについて解説します。

マニュアル作成ツールとは

マニュアル作成ツールとは、正確かつ高品質なマニュアルをアウトプットするためのサービス。無料・有料問わず多種類存在し、多くの企業が導入しています。

あらゆる業務を迅速かつ正確に実施するには、その手順を洗い出して明示する必要があります。その上ではマニュアルが役立ちますが、きちんとした手順で作成しなければ誤った内容を掲載してしまい、むしろ業務を妨げることも。

さらにはマニュアル作成の手間がかかって、かえって業務が非効率化するケースもあります。そういった事態を避け、考えうる限り最高効率を達成するための指針を作り出すのがマニュアル作成ツールです。

必要とされる理由は業務の高度化

マニュアル作成ツールが必要とされる最大の理由は業務の高度化が挙げられます。働き方改革やIT化が進められる中、業務効率を高めることがより重要視されました。

働き方改革は、在宅ワークや残業の削減を推進し、限られたリソースで業務を完結することを目指しています。IT化は、業務遂行において新しいIT技術を積極的に導入することで、人の作業を減らし、業務を高速化することを目指します。

現時点でもこれらの環境で課題を感じている担当者も多いでしょう。またIT化により扱うシステムも増え、特に初動においては業務が複雑化しているケースもあります。

その上で最短・最速で業務を完遂するためにはマニュアルが必要不可欠になりつつあります。従来のように経験や直感で押し切れるほど、業務内容は単調ではなくなっています。

そこで複雑な情報でもわかりやすく体系的にまとめられるマニュアル作成ツールが求められるようになりました。マニュアル作成ツールの導入が必須とまでは言えないまでも、少なくとも時代が企業に投げかける課題をクリアする上で重要な役割を果たすものだと考えましょう。

無料・有料サービスの違いは3つ

マニュアル作成ツールには無料・有料それぞれ存在します。双方の違いは大きく分けて3つ挙げられるでしょう。

  • 機能性
  • 操作性
  • 成果物の品質

もっとも大きな違いは機能性。有料ツールの方が細かく調整できる機能を多く揃えています。操作性についても有料ツールのほうが高いと言えるでしょう。無料のものだとそこまで使いやすさに配慮していないケースがあります。

またデザイン性やレイアウト、閲覧したときの見やすさ、つまり成果物の品質も有料ツールの方が高いと理解しておきましょう。

マニュアル作成ツールを利用するメリットは5つ

マニュアル 作成 イメージ

マニュアル作成ツールを利用する場合のメリットとして以下6点が挙げられます。

  • ほとんどの場合、ノースキルでも作成できる
  • マニュアルが一定以上の品質で安定する
  • 作成にかかる費用をおさえられる
  • リアルタイム性高く内容を更新できる
  • ナレッジが蓄積される
  • フォーマットが統一される

それぞれについて詳しく解説しますので参考にしてください。

ほぼノースキルでも作成できる

マニュアル作成ツールの最大の利点は、ほぼノースキルでもマニュアルを作成できることです。

ツール内にはテンプレートが用意されていたり、あらかじめ作成手順が設定されていたり、とにかく簡単にマニュアル作成できるように工夫されています。プログラミングやコーディングなどのスキルはほとんど必要ありません。

またマニュアル作成のノウハウがなくても指示に従うだけで安定したアウトプットが可能。ほぼノースキルでマニュアルを作成できるのはツールを使う最大のメリットです。

マニュアルが一定以上の品質で安定する

マニュアル作成ツールがあれば、一定以上の品質で安定するのもメリット。誰がいつ執筆しても、ほぼ同じ水準でアウトプットできます。

マニュアル作成は担当者次第で内容や品質が一定せず、また書き方や表現、フォーマットなどが一致しないこともしばしば。これでは利用する従業員が混乱したり、ベストな業務効率化が達成できなかったりします。

しかしマニュアル作成ツールがあれば同様の問題を避けることが可能です。

作成にかかる費用をおさえられる

マニュアル作成にかかる費用をおさえられるのもメリット。本来マニュアルを作るには、大きなコストがかかります。作業工程を洗い出したり、体系的にまとめたり、内容をチェックしたりするには相当な費用がかかるはずです。

しかしマニュアル作成ツールには執筆をサポート・効率化する機能が搭載されており、コストを圧縮できます。たとえば目次を自動的に出力したり、一括で複数ページを編集したりすることが可能です。

マニュアル作成ツールを利用すれば作成が効率化され、さらには費用も安くおさえられるでしょう。

リアルタイムに内容を更新できる

リアルタイムに内容を更新できるのもメリットのひとつです。作成ツールでは一度出力したマニュアルに対して、いつでも自由に書き換えを実施できます。

作業内容が変化したケースでも、保存されたファイルを更新し、常に最新の状態で保つことが可能です。既存のマニュアルに上書きされるため、誤って古い情報が公開され続ける心配もありません。

リアルタイムに内容を更新して簡単に共有できる点は、マニュアル作成ツールの大きなポイントだと言えるでしょう。

ナレッジが蓄積される

マニュアル作成ツールがあれば、これまでのナレッジを蓄積することも可能です。

今までの作業内容や勘所をまとめたり、新しい気づきを追記したりできます。これを長く続けることで、業務上必要なナレッジをストックすることが可能です。

ナレッジはツールがなければ蓄積されなかったり、あるいは上司から部下への伝聞に依存したり、とにかく稚拙な問題が起こりがち。

しかしマニュアル作成ツールを使えば重要なポイントを記録し、全体へ共有できます。指示書を作るだけではなくナレッジベースとしての側面があることも理解しておきましょう。

フォーマットが統一される

フォーマットが統一される点も大きなメリットです。マニュアルは作成した人物や部署によって、当然ながら細かいレイアウトやアウトラインに差異が出ます。同一人物が執筆していたとしてもフォーマットを貫き通せず、微妙な違いが生まれることもあるでしょう。

多少デザインが異なる程度であれば問題ありません。しかし表記の揺れや見方に違いがあると、現場で大きな混乱が生まれることも。

しかしマニュアル作成ツールを利用すればフォーマットがツールごとで統一されるため、使用者を困惑させるケースは少なくなります。デザインや視認性が優れている点もメリットです。マニュアル作成ツールはこのあたりが開発でブラッシュされており、使用者からしても見やすく整えられています。

無料で利用できるマニュアル作成ツール5選

ツール グラフ 作成

有料ばかりだと誤解されがちなマニュアル作成ツールですが、実は無料で利用できるものも多々あります。

特に以下5つは幅広く利用されており、優先して導入を検討したいところです。

  • Googleドキュメント(スプレッドシート)
  • Stock
  • Dropbox Paper
  • Googleドライブ
  • YouTube

それぞれについて詳しく解説しますので、参考にしてください。

Googleドキュメント・スプレッドシート

Googleドキュメント

スプレッドシート

(引用:Google)

Googleドキュメントスプレッドシートはマニュアル作成ツールとして活用できる無料のサービス。Microsoft Officeでいえば、GoogleドキュメントはWord、スプレッドシートのはExcelに相当します。

Googleドキュメント・スプレッドシートの特徴は権限さえ与えれば誰でも、どこからでも編集できること。また編集履歴やコメントも残せるため便利です。執筆・リストアップ・フィルタなどの機能が多彩。

本来マニュアル作成ツールではありませんが、簡易的なものであればこのふたつでも十分作成は可能です。

スプレッドシートはチェックリスト作成などにも向いています。またExcelと多くの機能が共通しており、関数やグラフ化など、マニュアル以上に充実した機能を持つページを作成することが可能です。

Googleドキュメントとスプレッドシートをうまく使い分け、適切なマニュアルを作成しましょう。

Stock(ストック)

istock

(引用:Stock)

Stockは無料でも利用できるナレッジ蓄積・マニュアル作成ツール。「これ以上なくシンプル」が特徴で、保存したファイル一覧と、その閲覧画面だけでほとんど成り立っています。

マニュアルを作成して保存しておけば、誰でも簡単に参照できます。また編集・執筆についてはWordやWordPressに近く、誰でも簡単に活用することが可能です。

レイアウトや操作性も高水準。誰でも簡単に視認しやすく、そして業務でも活かしやすいマニュアルを作成することが可能です。

Dropbox Paper(ドロップボックスペーパー)

dropbocpaper

(引用:Dropbox Paper)

DropboxPaperは、クラウド型のドキュメント編集システム。チームごとでテキストを共有したり、あるいはタスク管理することが可能です。

DropboxPaperの場合は、マークダウン方式という効率的な入力方法が採用され、直感的かつ正確にマニュアルを記述できます。

またそれをテキスト共有という形でシェアすれば、必要なチームにマニュアルを提供することが可能です。

Googleドライブ

Googleドライブ

Googleドライブは、Googleドキュメントやスプレッドシート、その他外部ファイルを保存し、指定したメンバーで共有できるサービスです。

Googleフォームやスライドなどもここから直接作成することが可能。これらでより高度なマニュアルを作成し、そのままGoogleドライブで共有すれば効率的にマニュアル管理を進められます。

Googleドライブを利用する利点のひとつとして、過去に利用経験のあるユーザーが多いこと。要するにGoogle Chromeを使っていた人であれば、Googleドライブについてもよくわかっていることでしょう。

過去の利用経験があれば、Googleドライブによるマニュアル作成・運用にはスムーズに移行できるはずです。

YouTube

YouTube

(引用:YouTube)

YouTubeをマニュアル作成ツールとして活躍しているケースもあります。具体的には以下の手順で、無料のツールとして活用することが可能です。

  1. 作業内容を撮影する
  2. 撮影内容にテロップなどの編集を施して動画データにする
  3. メンバー限定のチャンネルにアップロードする
  4. 利用者にチャンネル登録させて閲覧させる

YouTubeにアップした動画は、必ずしも全世界に公開されるわけではなく、指定するメンバーがだけが閲覧できるようにカスタマイズできます。

この特性を利用して、文章だけではなく動画を利用した、よりわかりやすいマニュアル(チャンネル)として活用することが可能です。

動画撮影・編集スキルは必要ですが、それさえあればYouTubeは無料のマニュアル作成ツールとして活用できます。

有料マニュアル作成ツール5選

選択

有料マニュアル作成ツールであれば、以下5種類がおすすめです。

  • Teachme Biz
  • はたらきかたマニュアル
  • COCOMITE
  • NotePM
  • ClipLine

それぞれについて詳しく解説しますので、参考にしてください。

Teachme Biz

techno biz

(引用:Teachme Biz)

Teachrme Bizは、日本でもっとも広く利用されている有料マニュアル作成ツール。

とにかく高度なマニュアルを簡単に作成できる点がポイントです。Teachme Bizには、動画から画像をカットして掲載できる「スナップショット」や、資料を取り込んでマニュアル化する機能など、便利なシステムが搭載されています。

また撮影した動画もダイレクトに掲載することが可能です。テキストだけではなく視覚的にも理解できるマニュアルを、スムーズに作成できます。

「ニーズ分析システム」が搭載されている点もポイント。これは「マニュアルについて誰がどの程度、閲覧しているか」をグラフで報告するものです。ニーズ分析システムの結果を参照すれば、より閲覧者が求める内容を盛り込めるようになります。

マニュアルは、閲覧者からしても使いやすいものであるべきです。Tearchmeは検索機能が優れており、欲しい情報をすぐに取り出すことが可能です。タイトルだけではなくテキストも対象に検索できます。とにかく単語ひとつあれば、該当箇所を見つけられる便利な仕組み。

またQRコードを利用することで必要なマニュアルを閲覧できるなどの共有システムも充実しています。

はたらきかたマニュアル

はたらきかたマニュアル

(引用:はらかきかたマニュアル)

はたらきかたマニュアルは、調査・制作・エディター・クラウド4つのセクションからなる有料作成ツールです。自社が執筆するのではなく、「はたらきかたマニュアル側に依頼して執筆してもらう」という仕組みになっています。

まず「調査」では、所属するプロライターがマニュアルの分析と改善案を提案。要するに、「このような形でよいでしょうか?」と確認してくれる仕組みです。

承認が得られれば、はたらきかたマニュアルの製作陣がマニュアル作成を開始。紙ベースのものを電子化したり、多言語執筆したりといったサービスも利用することが可能です。

作成したマニュアルを専用のクラウドで共有。プロのライターが執筆したものを簡単に共有できます。

もちろん自社で作成する場合を想定して専用のエディタも用意されています。直感的なUIと余計な機能がない作りで、誰でも簡単に本格的なマニュアルを作成することが可能です。

【利用料金】:月額55,000円(税込)+初期費用88,000円

COCOMITE

cocomite

(引用:COCOMITE)

COCOMITEはコニカミノルタがリリースしているマニュアル作成ツールです。シンプルな仕組みであり、フォルダごとで作成したマニュアルを共有できる使いやすい設計。マニュアルの作成画面もシンプルであり、ブログを書くくらいの難易度で、マニュアルを作れます。

タグ管理システムが搭載されている点もポイントのひとつ。タグでマニュアルを分類し、閲覧者の利便性が高まるように配慮されています。

マニュアルはPDFで出力することが可能。いくら電子化が推進されているとはいえ、作業所や工場でパソコンを開くことが難しいケースもあります。こういったときはPDFで出力して印刷し、現場へ持っていけば便利でしょう。

他の製品と比較してもかなりオーソドックスで簡素なマニュアル作成ツールですが、そのぶん迷うことなく操作できる点がメリットと言えるでしょう。

【利用料金】:月額22,000円(税込)+初期費用65,000円(税込)

NotePM

(引用:Note PM)

NotePM多数の上場企業を含む5000社以上に導入されているマニュアル作成・社内Wiki構築ツールです。WordPressやWordに近い操作性のマニュアル執筆画面が魅力。矢印や吹き出し、画像加工の機能も搭載されています。

動画共有や変更履歴追跡も可能です。さらにはファイル共有やコメントなど、社内Wikiとしての機能も充実。これ一つでマニュアル作成から、ナレッジ蓄積、会社内での情報共有を簡単に実現できます。

NotePMは、ビジネスを管理する類のツールとして定番とも言える存在です。マニュアル作成ツールだけではなく、ナレッジ蓄積・情報共有のメインプラットフォームとしても導入を検討してもよいでしょう。

利用料金:月額4,800円(税込)〜

VideoStep

videostep

(引用:VideoStep)

VideoStepは動画マニュアルを作成できる珍しいツールです。研修・セミナー用動画などを制作する上ではかなり役立つでしょう。

操作が簡単で、Microsoft OfficeのPowerPointのような感覚で利用できます。PowerPointの利用経験者は多いため、誰でもスムーズに操作できるでしょう。

動画上には図形や文字を簡単に挿入でき、充実して見やすい情報量を担保できます。さらには機械翻訳や多言語音声の吹き込みも可能。外国人社員でもマニュアルを問題なく閲覧することが可能です。

動画マニュアルについてはQRコードやURLを利用して簡単に共有できます。

利用料金:要問い合わせ(料金表ダウンロードより資料請求可能)

有料マニュアル作成ツールを選ぶ上でのポイント

チャート選択

有料マニュアル作成ツールを導入するう上では、以下5つのポイントを確認することがもっとも合理的です。

  • おおまかな費用
  • 作成するフォーマット・種類の確認
  • 自社にフィットする機能の有無
  • 操作性・可読性
  • サポート体制の充実度

まず有料マニュアル作成ツールのおおまかな費用を確認しましょう。そして予算に合った範囲で、高品質かつ自社にフィットするものを選ぶことがおすすめです。

おおまかな費用

有料のマニュアル作成ツールを選ぶときは、まずおおまかな費用について見通しましょう。マニュアル作成ツールの料金は基本的に月額制。費用は大体30,000円から100,000円程度です。

ひとまずこの相場内におさまっているものを基本としましょう。ここから著しく乖離しているなら、費用か機能どちらかに問題があるかもしれません。絶対に導入してはいけないわけではありませんが、慎重にホワイトペーパーや公式サイトを確認しておきましょう。

あとはアカウント数やプランによって、多少価格が変動します。このあたりもシミュレーションしておけば、あとで予算との矛盾が生まれにくくなるはずです。

作成するフォーマット・種類の確認

続いて有料マニュアル作成ツールごとのフォーマットや種類について確認しましょう。どのようなマニュアルが最終的にアウトプットされるかが重要です。デザインやレイアウト、読みやすさ、ファイル形式などについてきちんと確認しましょう。

また、マニュアル自体がどこにアップロードされるかも重要です。ツールのサーバー内なのか、それともローカルネットワークなのか、といった違いで使い勝手が違います。

またPDFなどでもアウトプットできるかどうかも事前に確認しておくとよいでしょう。

自社にフィットする機能の有無

自社にフィットする機能があるかどうかを確認しましょう。マニュアル作成ツールに求められる機能は、業種や業界などで異なるものです。

どのような内容をアウトプットしたいのか、誰が読むことを想定しているのかといった点を照らし合わせながら選定するのがよいでしょう。

ツールによってテキストしか打てなかったり、動画が利用できたり、可能な作業範囲はさまざまです。何ができて、自社の需要とどの程度フィットするのかきちんと確認しておきましょう。

操作性・可読性

操作性や可読性についても注目したいところ。新人・ベテラン社員かどうかに関係なく、問題なく操作できるかどうかです。ツールに不慣れな人でも安定した品質のマニュアル作成できなければいけません。

閲覧者から見れば可読性も重要となるでしょう。読みやすい、検索しやすいマニュアルでなければ、実際の業務に活かしづらくなります。

操作性と可読性がどの程度か、きちんと確認しておきましょう。

サポート体制の充実度

サポート体制の充実度も重要です。マニュアル作成ツールがあっても、自社で何かしらの課題や疑問を抱えるケースは多々あります。

そういった場合にはツールを提供する会社によるサポートが必要です。しかし何をどの程度支援するかは一定ではありません。電話やメールでのサポートを提供している場合もあれば、特別な手助けは実施していないケースも。

どの程度のサポート体制が用意されているのか、事前に確認しておきましょう。

無料・有料ツールによるマニュアル作成の基本的な手順6STEP

step

マニュアル作成ツールによるアウトプットの手順は、無料・有料問わず以下6つのステップが基本となります。

  1. マニュアル作成のスケジュールと期限を決定する
  2. 想定される利用者のレベルを割り出す
  3. 業務内容を洗い出す
  4. ミスが起こりやすいポイントを精査する
  5. 内容を作成する
  6. マニュアルを仮運用してPDCAサイクルを回す

マニュアル作成のスケジュールと期限を決定する

まずマニュアル作成ツールのスケジュールと期限を決定しましょう。

マニュアルを作成する作業は相当大きなリソースがかかるものです。少々の作業でも情報量はそれなりに多く、また内容に問題がないか仮運用するなどのステップも必要です。

スケジュール管理と明確な期限が設けられていないと、なかなかスムーズには進みません。具体的なタスクとその締め切りを設けて、確実にマニュアル作成を進行させましょう。

想定される利用者のレベルを割り出す

続いて想定される利用者のレベルを割り出しましょう。誰が読むのかによって記入する内容や表現方法が異なります。

例えば新入りの従業員が読むことを想定すれば、作業内容について相当噛み砕いて解説することが大切です。専門用語が出てくるようであれば注釈を入れて説明するといった工夫も必要でしょう。

このように想定される利用者のレベルを割り出して難解すぎない、簡単すぎないマニュアルを作成する必要があります。

業務内容を洗い出す

続いてマニュアルに記入すべき業務内容を洗い出しましょう。

実際に現場へ出て、どのような流れで業務が進められているのかリサーチすることが大切です。また担当者にヒアリングして、どのようなフローなのか、勘所はどこなのかを確認するのもよいでしょう。

マニュアル作成ツールがあれば執筆は便利になります。ただし本当に重要な業務のカギとなる部分は、人間が見つけるしかありません。

うまく業務の本質を捉えてマニュアルに反映しましょう。

ミスが起こりやすいポイントを精査する

マニュアル作成ツールでアウトプットする前にミスが起こりやすいポイントを精査しておきましょう。マニュアルで重要なことは、それを読むことで誰しもがミスを起こさず、正常に業務を完了できるということです。

ミスが起こりやすいポイントは事前に確認し、マニュアル内でも注意喚起をするよう心がけましょう。ヒアリングしたり、過去のヒヤリハット報告書を参照したり、できることはあるはずです。

内容を作成する

ここまでの下準備があって、ようやくマニュアル作成ツールによる執筆へと移ります。

実際に作成するステップでは以下の点に注意しましょう。

  • 閲覧者のレベルに合わせた文章を書く
  • 画像やイラスト、動画を用いて理解度を高める
  • カテゴリ・ジャンル分けで情報を整理する
  • 文字装飾などを活用して、重要なポイントを知らせる
  • ただ手順を書くだけではなく、効率や正確性を高める上で重要な勘所についても触れる
  • 書式やレイアウトを統一し、気が散らないようにする

これらのポイントを十分におさえられるよう、ツールがアシストしてくれます。搭載されている機能を活用して、高品質なマニュアルに仕上げましょう。

マニュアルを仮運用してPDCAサイクルを回す

マニュアルが完成したら一度仮運用を実施しましょう。この段階でまだマニュアルが実際の使用に耐えうるか定かではありません。そのまま本格的に利用を開始すると、想定していないトラブルへ発展することもあります。

まずは新しいマニュアルに則って作業しても支障がない範囲で仮運用するとよいでしょう。また実際に指示内容に従ってシミュレーションするなどのステップも踏みたいところ。

作成したマニュアルは慎重に本運用を開始するようにしましょう。といっても、実際に使用している中で「この記述は直したほうがよい」などと気づく場面もあるはずです。

こういった部分が出てくれば都度修正する、つまりPDCAサイクルを回してよりブラッシュアップするように心がけましょう。

まとめ:マニュアル作成では無料ツールが便利

マニュアル

本記事ではマニュアル作成ツールについて解説しました。ツールがあれば、責任重大で難しいマニュアルの執筆を相当に効率化することが可能です。

マニュアル作成ツールには無料・有料のものが存在します。無料であれば費用をかけずに、マニュアルを執筆することが可能です。

一方有料のものではコストが発生するものの、多彩な機能を利用できたり、操作性に優れていたりといったメリットがあります。

ぜひ本記事を参考に自社の目的や予算にフィットするマニュアル作成ツールを選びましょう。これらのツールを利用することで、業務はより効率的かつ正確になるはずです。

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