ビジネスチャットは、社内・社外でのコミュニケーションや、情報共有、業務の効率化に役立つITクラウドツールです。
これまで社内外でのコミュニケーションは、対面や電話、メールなどが主流でした。しかし近年では、電話やメールでは補えない、カジュアルなコミュニケーションの促進に有効なツールとして、ビジネスチャットを利用する企業が増えてきています。
とはいえ、ビジネスチャットは「有料利用が必須」だと思われているのではないでしょうか。「無料で使えるビジネスチャットがあったらいいのに……」このようにお考えの方も少なくはないはずです。
この記事では、そのような方に向けて無料で使えるおすすめのビジネスチャット5選と、無料トライアルから試せるおすすめのビジネスチャット7選をご紹介します。
あわせて無料版と有料版との違いやビジネスチャットの選び方や機能面、ビジネスチャットを利用がおすすめなケースなど、ビジネスチャットについて網羅的に解説していきます。
ビジネスチャットの導入を少しでも検討されている方は、ぜひ最後までご覧ください。
ビジネスチャットとは？
ビジネスチャットの概要や必要性を理解することは、今後ビジネスチャットの導入において必要不可欠です。ビジネスチャットの概要や必要性を理解しておくことで、ビジネスチャット導入の要否や最適なビジネスチャットツールを、客観的に判断できます。
ビジネスチャットへの知識が不足しているがゆえに、なんとなくビジネスチャットを導入して失敗した企業も少なくありません。ビジネスチャットの基本的な部分だけでも押さえておけば、事前にビジネスチャット導入の失敗を防止できます。
ビジネスチャットの概要
ビジネスチャットとは、ビジネスシーンでの利用を目的として開発されたコミュニケーションツールです。社内はもちろん、社外とのやり取りにも利用できます。
これまで、対面や電話、メールを主流にコミュニケーションをおこなってきました。ビジネスチャットは、メールよりも手軽にメッセージを送信でき、コミュニケーションを円滑にできることから、導入する企業が増えつつあります。
近年、普及してきたテレワークで欠けがちな「ちょっとした内容を聞く」「答える」といった場面にも有効に活用可能です。現在、LINEを中心とした個人利用向けのチャットサービスが多く存在し、それらを導入している企業も少なくありません。しかしビジネスシーンにおいては、業務に特化したビジネスチャットが適していると言えます。
ビジネスチャットの特徴
ビジネスチャットは、以下のような特徴があります。
- ビジネスシーンの利用に特化した機能が充実
- セキュリティレベルが高く安心して利用できる
- 管理者によるアカウントの管理が可能
- チャットのログ、履歴管理も簡単におこなえる
上記のように、ビジネスチャットの特徴だけを見れば、LINEなどのプライベートチャットと同様と感じられるかもしれません。
しかし、業務効率化やコミュニケーションを円滑にする機能、情報を安全に取り扱い管理するためのセキュリティ機能などがプライベートチャットと比べてはるかに充実しています。
機密な情報を扱うビジネスにおいては、セキュリティの高さが重要です。またそのほかのビジネスツールと連携させられたり、会議機能が充実していたりすると、さらなる業務効率化が目指せます。
ビジネスシーンでチャットを利用する際は、プライベートチャットやSNSではなく、ビジネスチャットが最適でしょう。
ビジネスチャットの必要性
近年、テレワークを導入する企業が増えている中、社員同士のコミュニケーション不足が課題として挙げられています。この問題を解決するためには、適切なITクラウドツールの活用が不可欠です。
中でも、日頃のコミュニケーションを促進する手段として普及しつつあるのがビジネスチャット。
これまでのビジネスシーンにおいては、長らくメールと電話が主な連絡手段でした。しかし、メールではリアルタイムでやり取りできず、一方通行的。
また、「相手がメールを読んだのか」を確認できません。さらに「返信や転送を重ねるほど情報が混乱しやすい」、「複数人でのやり取りに向いていない」といったデメリットも存在します。
一方の電話は、リアルタイム性がある反面、相手の作業を中断させてしまう可能性があります。相手や自身がオフィスを不在にしがちな場合はなかなか連絡がつかず、急ぎの連絡が遅れてしまいがちです。
その点、ビジネスチャットはネット環境さえあればどこででも利用できます。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末でも利用が可能です。
LINEのように一対一でリアルタイムに連絡し合えることはもちろん、基本的に複数人やグループでのやり取りも想定して作られています。そのため、テレワークとの相性も良好です。
ビジネスチャットは、長文ではなく細かなコミュニケーションが容易にでき、リアルタイムな情報伝達が可能。テレワークや在宅ワークの普及もあり、ここ数年でビジネスチャットを利用する企業が急激に増えてきています。
ビジネスチャットツールの無料と有料の違い
ビジネスチャットの多くは、無料版と有料版が設定されています。無料版と有料版の違いを端的にいうならば、「使える機能の多さ」です。それぞれのツールによって多少異なりますが、制限されている機能は似ています。
ビジネスチャットの無料版と有料版の違いについて、詳しく見ていきましょう。
セキュリティの高さ
ビジネスチャットの無料版と有料版の違いのひとつとして、「セキュリティの高さ」が挙げられます。ビジネスチャットの導入において、セキュリティの高さは最も重視する要素かもしれません。
社内のコミュニケーションとしてビジネスチャットを使用する際は、当然ながら事業や業務に関するさまざまな情報がビジネスチャット内で飛び交うことになります。時には機密情報に関する会話が交わされることもあるかもしれません。
そのため万が一、情報が漏えいしてしまった場合は大きな問題に発展する恐れがあります。
ビジネスチャットツールは、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなどのマルチデバイスに対応しているため、どのような人でもアクセスがしやすいことや、端末の紛失による情報流出の可能性があるというのも不安要素の一つです。
無料のビジネスチャットの中にも、セキュリティが安全なものはもちろん存在します。しかし有料ビジネスチャットに比べると、どうしてもセキュリティレベルが落ちるのが事実です。
有料ビジネスチャットのほうが、通信の暗号化やアクセス制限など、万全に対策されているものが多いと言えるでしょう。
利用人数の制限
ビジネスチャットツールでは、無料版と有料版で利用人数の制限を設けているものがほとんどです。
具体的には、無料版では作成できるグループや利用できる人数に制限がありますが、有料版では制限がない場合がほとんど。
大人数での利用を検討しているならば、有料ツールの方が最適かもしれません。
例えば、ビジネスチャットツールのひとつに「Chatwork」というツールがあります。Chatworkの無料版では、グループチャットの参加人数が制限されており、登録時から累計7個までのグループチャットにしか参加できない仕様になっています。
そのため、グループチャットの参加人数が上限に達すれば、有料版を検討しなければなりません。
ストレージの容量
ストレージの容量とは保存領域のことを意味します。無料版では、ストレージに制限がかかっている場合が多くあります。
例えば、ビジネスチャットを長く使用していると、当然それまでのやり取りがビジネスチャット内に蓄積されていきます。ストレージに制限がかかっていると、過去のやり取りが削除されてしまう可能性があります。
ときには、過去のやり取りを後から見返したいこともあるでしょう。その際に、ストレージの容量に制限がかかっていると、過去のやり取りを見返すことができない事態が発生します。
しかし、有料版では無制限、もしくは追加料金で大容量にできます。無料版だと、ある一定量のメッセージを蓄積すると、過去のメッセージが次々に消されてしまうので、ビジネスチャットを多くのシーンで活用する企業では、有料版を検討すべきでしょう。
ビデオ通話の人数
ビジネスチャットには、基本的な機能としてビデオ通話機能が搭載されているツールが多くあります。画面を通しての通話以外にも、画面で資料を共有しながら通話もできるため、より円滑なコミュニケーションが可能です。
無料のプランでは一対一のみの通話がほとんどですが、有料プランになると複数人でのビデオ通話が可能になります。
テレワークが普及し、対面しなくても商談や会議が可能になった昨今では、ビデオ通話に関する需要が一気に増えてきました。そのため、ビデオ通話の利用に制限があると、度々不便を感じてしまう可能性が十分にあり得ます。
ビジネスチャットを活用するメリット
ビジネスチャットの活用には、コミュニケーションを円滑化や効率化できるメリットがあります。社内のコミュニケーションにおける問題を改善し、日々の業務を効率良く進行させるためにも、どのようなメリットがあるのか詳しくみていきましょう。
効率の良いコミュニケーションができる
ビジネスにおいては、リアルタイムなコミュニケーションが重要です。ビジネスチャットは、コミュニケーションを円滑にし、効率良く業務を遂行することに役立ちます。
例えばメールでは、会話の流れを追うのに、すべてのメールの開封が必要です。顧客など、外部とのメールも混ざるため探しにくく、多くの工数がかかります。しかしビジネスチャットは、メールを一つひとつ開封する必要がないため、開封する手間を大きく省けるでしょう。チャットスペースごとに会話が分けられているため、メールのように埋もれる心配もありません。
また、 部署やチームごとにチャットスペースを作成すれば、関係者に情報共有できます。メールのように、わざわざccやbccを設定する必要がなくなり、すべてのメンバーに情報を共有できるでしょう。
タスクやファイル管理もおこなえる
ビジネスチャットでは、PDFやドキュメント、Excelなど、さまざまな形式のファイルを共有でき、チャットスペースに参加しているメンバー全員に共有できます。
プロジェクトメンバーが追加された際、メールの場合、その都度必要ファイルを送る必要があります。しかしビジネスチャットなら、履歴を遡ることで閲覧可能です。ピン留め機能などを活用することでより早く閲覧でき、工数を削減できるでしょう。
また、ビジネスチャットのタスク管理によって、メンバーの進捗状況も確認できます。わざわざ対面やビデオ会議で進捗確認をする必要がなく、ビジネスチャット上で完結できるため、スケジュールが合わずに先延ばしになることを防げます。
情報共有を迅速におこなえる
ビジネスチャットは、日ごろ利用しているチャットアプリやSNSなどと操作性が似ているため、利用しやすい点も大きな特徴です。手軽にメッセージ送信が可能であることから、連絡をすることに対する精神的なハードルを下げられるため、情報共有を迅速におこなえるでしょう。
緊急の連絡もすぐに送信でき、受信側は通知が届くため、連絡にすぐに気付けるでしょう。
また、メールのように「お疲れ様です。」「お世話になっております。」などの前置きや締めの文章を入力せず、本題に入れることから、入力する手間を大きく削減できます。返信する必要がないメッセージには、スタンプでリアクションすることも可能なため、「承知致しました。」「かしこまりました。」などの返答をする手間も省けるでしょう。
ビジネスチャットを導入する際の注意点
ビジネスチャットを導入する際には、いくつかのポイントに注意が必要です。費用対効果を低下させたり、浸透しなかったりする可能性があるため、注意点をあらかじめ把握しておきましょう。
はじめは試験的に導入する
ビジネスチャットは、導入しても利用されなければ意味がありません。そのため、まずは無料版や無料トライアルを活用して、どのくらい効果があるのか試験的に導入することがおすすめです。
ビジネスチャットの使いやすさや操作性を確認するのはもちろん、社員の利用率、業務効率向上の可否などを実際に導入して調査しましょう。また、導入する機能によってかかるコストも変化します。そのため、試験的に導入して、必要な機能を見極めることも大切です。
試験的に導入せず、はじめから大きなコストをかけて導入すると失敗する可能性も少なくありません。コストも工数も無駄にしてしまうため、まずは、試験的に導入し、ビジネスチャットの要否や最適なツール・機能を見極めましょう。
情報の見逃しが発生する可能性がある
ビジネスチャットでは、過去のメッセージが流れてしまう性質に注意が必要です。ビジネスチャットでのコミュニケーションが活発になると、過去のメッセージを辿り切れず、見落としてしまう可能性があります。すべてを把握したつもりでも、見落としてしまうこともあり、伝達ミスを招いてしまいます。
そのため、ビジネスチャットを選ぶ際に、チャット形式ではなくスレッド形式を選んだり、個別メンションやタスク機能を活用したりするなど、工夫が必要です。
重要な連絡は、別のチャットスペースを設ける、ピン留め・ブックマーク機能を活用するなども効果的です。情報を見落とさないための対策を考え、ルール化して取り入れましょう。
業務の効率が低下する場合がある
ビジネスチャットでの情報共有は、通知の多さが社員の集中力を妨げたり、ストレスになったりして、かえって業務効率を低下させる可能性もあります。
ビジネスチャットでは、メールよりも迅速な返信が求められます。そのため、頻繁に業務を中断して返信しなければならない場合も少なくありません。また、通知が全員に届く設定になっていれば、会話の内容に関係ない場合でも、確認する必要があります。
そのため、通知の対象や時間帯など、細かい設定をして業務を妨げないよう対策が必要です。
加えて、業務に関係のないコミュニケーションも増える可能性もあります。手軽に情報共有ができる反面、話が脱線しやすいため、集中力の低下につながります。チャットの使い方についてのルールを、整備しておくことが大切です。
無料で使えるおすすめのビジネスチャット5選
ビジネスチャットのなかには、無料で利用できるツールも多く存在します。費用を最小限に抑え、効率化を図りたい企業におすすめです。
| ツール | 特徴 |
|---|---|
| Slack | チャンネルの作成が無制限。複数プロジェクトを管理したい企業におすすめ。 |
| Typetalk | 独自の機能が充実。チームの関係性を強化できるビジネスチャット。 |
| Chatwork | 国内導入率No.1で、安心できるビジネスチャット。 |
| Workplace | 重要な連絡の見落としを軽減できるビジネスチャット。 |
| LINE WORKS | LINEと使用感が類似しているため、ITツールが苦手でも簡単に操作可能。 |
Slack
Slack（スラック）は、世界的な企業ともコラボレーションをおこなう、代表的なビジネスチャットツールです。チャンネルを作成することで、関連するやり取りを一括で管理できる点が大きな特徴です。
一般的なグループチャットにおいては、複数の話題が同時に進むことも多く、それぞれの話の流れを追うのが難しくなるケースもあるでしょう。しかしSlackであれば、チャンネルを作成すると話題ごとに内容を切り分けられるため、話題が乱立してもスムーズに連絡・管理ができます。
複数人で連絡を取りたい方や、複数プロジェクトを進行したい方に向いているビジネスチャットツールです。なお、無料プランでは、メッセージ履歴の閲覧やグループ通話の使用などに制限があります。しかし、無制限にチャンネルを作成できるため、無料でも十分な導入効果が見込めるビジネスチャットと言えます。
Typetalk
Typetalk（タイプトーク）は、「組織に新しいアイデアを生み出す」をコンセプトに、さまざまなチームの会話を実現するビジネスチャットツールです。
Typetalkの独自の「まとめ機能」「ライン返信機能」「いいね機能」などが、チームのコミュニケーションをより楽しく、円滑にします。必要な機能が揃っているだけでなく、チームの働きに対して「いいね」を送れるなどSNS機能もあるため、モチベーション向上にもつながるでしょう。
無料版は最大10ユーザーまで利用可能なので、少人数で利用したい企業におすすめです。
Chatwork
Chatwork（チャットワーク）は、国内利用率No.1を誇るビジネスチャットツールです。大手企業を中心に約42万社（2024年1月時点）が導入しています。利用者も多いため、社外の人とやり取りする場面でも重宝するでしょう。
また、TwitterやGmailなどとの連携も可能です。ほかのアプリの通知をChatWorkにて受け取れるように設定すれば、確認作業が効率化できます。ほかのビジネスツールとも連携して使いたい場合や、社外とのやり取りに活用したい場合におすすめです。
無料版はトークルームの数や追加できる連絡先の数が限られているので、やり取りの量が多い方は有料版に切り替えると良いでしょう。
Workplace
Workplace（ワークプレイス）は、Facebookを運営するMeta社が提供しているビジネスチャットツールです。
Facebookで培った機械学習の技術を活かした、チャット内でより優先度の高い情報を目立つように表示してくれるニュースフィード機能が大きな特徴。情報の取捨選択にかかる手間を省けるため、コミュニケーションの効率化に役立ちます。
通知が多くなることに不安を抱えている方や、メッセージ確認の手間を省きたい方におすすめのツールです。
LINE WORKS
LINE WORKS（ラインワークス）は、LINEと同じ感覚で使用できるビジネスチャットツールです。2024年1月時点で、約43万社が導入しています。
普段の生活からLINEを使用している方であれば、操作方法に困ることなく、導入後すぐに効果を実感しやすいでしょう。また、通常のLINEとは異なり、ビジネスでの利用が多いカレンダーの機能やタスク管理機能が付与されています。
導入後すぐに活用したい方や、普段の生活からLINEを使用している方におすすめです。
なお、無料版は連絡先が30人までであったり、ビデオ通話が4人まで最大60分だったりと制限があります。より大規模に利用したいのであれば、有料プランに切り替えましょう。
【無料トライアルあり】おすすめのビジネスチャット7選
前述した通り、ビジネスチャットを導入する際は、まずは試験的に導入することが大切です。ここでは、無料トライアルで試せるおすすめのビジネスチャットを7つ紹介します。
| ツール | 特徴 | 無料トライアル期間 |
|---|---|---|
| Google Chat | Googleツールを利用している企業におすすめ。 | 14日間 |
| ChatLuck | 安全性の高さを求める大企業におすすめ。 | クラウド版：30日間 パッケージ版：60日間 |
| チャネルトーク | Web接客や顧客対応に特化したビジネスチャット。 | 無料プランあり |
| elgana | 操作性や画面の見やすさに優れ、ITが苦手な社員が多い企業におすすめ。 | フリープランあり：ログエクスサポート6ヶ月間 |
| WowTalk | 管理機能によるセキュリティの高さが魅力。安否確認や既読確認など他機能も充実。 | 14日間 |
| kintone | 自社に最適な業務アプリを簡単に作成可能。業務効率を重視したい企業におすすめ。 | 30日間 |
| クロジカ | スケジュール管理に特化したビジネスチャット。 | 14日間 |
Google Chat
Google Chat（グーグルチャット）は、bot（ボット）機能が便利なビジネスチャットツールです。
bot機能を追加すると、タスク管理などがチャットでメッセージをするだけで簡単にできます。画面を切り替える手間を省けるのが大きな魅力です。
また、GmailやGoogleドキュメントなどGoogleが提供しているサービスとの連携が簡単におこなえるため、ひとつのGoogleアカウントにてシームレスに作業ができます。
Googleアカウントの保有者は多いため、社外とのやり取りでもスムーズに進むでしょう。
ChatLuck
ChatLuck（チャットラック）は、大手企業向けのビジネスチャットツールです。自社サーバーにて運用できるオンプレミス型の取り扱いもあります。
オンプレミス型は導入の手間とコストがかかりますが、その反面、安全性には非常に優れており、ハッキングリスクが低い点が特徴です。セキュリティが万全なので、社外とのやり取りにも重宝するでしょう。
また、ユーザーへのサポートも充実しており、電話やWeb・メールでの問い合わせが可能です。
チャネルトーク
チャネルトークは、Web接客に強みがあるビジネスチャットツールで、自社のサイトやSNSを訪れた顧客に対してアプローチができます。
また、bot機能を活用すれば接客を自動化し、顧客対応に割く時間を削減できるでしょう。顧客管理も簡易的で見やすい画面になっています。通話内容は録音されるだけでなく、AIによる文字起こし機能でチャットのように閲覧可能です。
接客ツールとしての側面が強いので、社外とのやり取りに向いているでしょう。
elgana
elgana（エルガナ）は、直感的に利用できるビジネスチャットツールです。
使用画面はシンプルなデザインで、使用マニュアルを確認しなくても、画面を見ただけで多くの方が操作できるほどユーザーファーストで作られています。ピン留めやクリップ機能はもちろん、既読者確認機能も搭載されているため、誰が読んだか一目で確認できます。
また、基本的な機能は無料プランにて利用できる点も魅力の一つです。メンバー数に上限がなく、Web会議や一部API連携も可能です。規模の小さな企業であれば、無料プランのみでも十分に有効活用できるでしょう。
WowTalk
WowTalk（ワウトーク）は、LINE同様に既読機能があるチャットツールです。
既読者数だけでなく、誰が既読しているかも確認できます。そのため、コミュニケーションへの参加状況がひと目で把握できるでしょう。既読していないメンバーには、個別連絡への切り替えをするなど、情報を行き届かせる対応がしやすい点も魅力です。
また、安否確認機能があるため台風や地震などの有事の際でも、コミュニケーションがとりやすい環境を整えられます。このような機能から組織内での利用に長けているため、社内での利用がおすすめです。
kintone
kintone（キントーン）は、カスタマイズ性の高いビジネスチャットツールです。ツール内に複数のアプリを入れることで、さまざまな作業がkintoneでおこなえます。
例えば、日報の提出・交通費の申請・採用管理などがkintone内でおこなえます。アプリでカスタマイズすることで、その組織に合わせた業務の効率化が図れるでしょう。
また、チームごとに情報共有スペースが設けられています。そのため、社外の方とやり取りする場合でも情報漏洩を防げるので、社外での利用にもおすすめのビジネスチャットです。
ほかにもkintoneは、チャットボットを埋め込むことで、社内の問い合わせ対応を自動化できます。弊社サンソウシステムズが提供するさっとFAQは、kintoneへの埋め込みが可能です。業務効率を高めるだけでなく、社内の問い合わせも効率化できるため、会社全体の生産性が高められるでしょう。
kintoneとさっとFAQの埋め込みサポートもおこなっていますので、気になる方は、ぜひお問い合わせ下さい。
クロジカ
クロジカは、スケジュールの管理に特化しているビジネスチャットツールです。
取引先とのアポイントを取る際に、URLを送信してクロジカを確認し、都合の良い時間を選んでもらえば、メールや電話でのやり取りを省略でき、業務効率アップに役立ちます。
そのほか、タイムカードや社内ポータルサイトなどの機能もあります。各機能の追加を選べる点も一つの特徴です。機能をカスタマイズできるので無駄なコストを支払う必要もなく、操作画面が複雑になることもありません。
無料・有料に限らず失敗しないビジネスチャットツールの選び方
無料・有料に限らず失敗しないビジネスチャットツールの選び方を解説していきます。ビジネスチャットを社内に導入する場合、工数やコストがかかる可能性があるため、必ず押さえておきましょう。
自社に必要な機能が備わっているか
ビジネスチャットには、さまざまな機能があります。ツールごとに利用できる機能も異なるのが事実です。自社にとって必要な機能を明確にした上で、必要な機能があるツールを選ぶようにしましょう。
自社に必要な機能を明確にせず、ビジネスチャットをなんとなくで選んでしまうと、無駄なコストを支払うことになったり、操作が難しく使いこなせないものを選んでしまったりする可能性があります。
一般的に多機能かつ高機能なツールほど価格が高く、画面やUIが複雑で操作が難しい傾向にあります。ビジネスチャットの主な機能を以下の通りです、ビジネスチャットの導入の検討に役立ててみてください。
- 通知設定：ビジネスチャットの通知の有無が設定可能
- 管理機能：社員のビジネスチャットの利用状況をデータで管理できる
- 既読機能：相手がメッセージを読んだかどうかを確認できる
- 連携機能：他ツールと連携できる（自社が使用するツールと連携できるか確認）
- タスク管理：To Doリストなどのタスクの作成ができる
- ビデオ通話：ツール一つで顔合わせしながら会話ができる
- 検索機能：履歴から知りたい情報が記載されたメッセージを探せる
- スケジュール調整：カレンダーを共有してスケジュールを確認できる
操作がシンプルかつ簡単であるか
ビジネスチャットツールを選ぶ際は、「画面が見やすく操作が簡単であるか」を確認するようにしましょう。理由としては、ビジネスチャットの操作が難しく、社員がツールの使い方に慣れるまでに時間がかかるからです。
また、操作が難しいと社員がツールの使用を避けてしまう可能性もあります。そうなってしまうと、ツールの浸透が思うように進まず導入に失敗したり、業務効率が上がらなかったりしてしまうかもしれません。特にITやデジタル機器への苦手意識が強い社員がいる場合には、注意が必要です。
社内にITやデジタル機器に苦手意識がある社員がいる場合や、導入後すぐに生産性アップなどの効果を得たい場合には、なるべく操作が簡単なツールを選びましょう。
その際には、ITなどに苦手意識のある人にツールを試してもらい、操作がしやすいものを選んでもらうようにすると導入の失敗を減らせます。
コストが機能に対して見合っているか
ビジネスチャットを導入する際は、「コストが機能に対して見合っているか」を確認しましょう。機能面や操作性に満足していても、コストがかかり過ぎてしまうと継続した運用が難しくなってしまうからです。
コストについて検討するときは、以下2点に分けて考えると抜けや漏れがなくなります。
- コストに対するパフォーマンスは高いか
- 自社の予算に見合っているか
ツールの機能や操作性を考慮した上で、コストパフォーマンスが高いかどうかを確認してみましょう。「コストパフォーマンスが低い」と感じるのであれば、ほかのツールで代用できないかを検討すると無駄なコストを払わずに済みます。
また、自社予算に見合っているかも検討してください。いくらコストパフォーマンスが高いツールであっても、予算に見合わなければ継続的な利用ができないからです。
社内・社外のどちらに向いているか
ビジネスチャットを導入する際は、「社内・社外のどちらに向いているか」も確認しておきましょう。ビジネスチャットツールには、社内・社外のどちらか一方に特化しているものが多くあるからです。
「自社では社内・社外どちらをメインに使いたいのか」を明確にした上で、適したツールを選ぶようにしましょう。
社内での使用を検討しているなら、チームでのコミュニケーションの取りやすさや気軽さを重要視することがおすすめです。
一方で社外での利用を検討しているのであれば、「ツールのシェア率はどれくらいあるか」「権限の付与ができるか」を確認すると良いでしょう。
マルチデバイスに対応しているか
ビジネスチャットを選ぶ際は、「どのデジタル機器で利用できるのか」を確認しましょう。なぜなら、ビジネスチャットの中には、「パソコンのみ対応可能」や「スマートフォンのみ対応可能」といったように、利用できるデバイスが限定されているビジネスチャットもあるからです。
パソコン・タブレット端末・スマートフォンなど、複数の端末で利用できるビジネスチャットのほうが利便性が高いでしょう。
特に営業職など外出の多い社員の使用を想定している場合には、スマートフォンなどの手軽に確認できるデバイスでの利用が不可欠です。
また、「同一アカウントで同時ログインがどのくらいできるのか」にも着目するとより失敗しないビジネスチャットを選択できます。「自社ではどの端末での利用が多いのか」を事前に明確にして、導入を検討してみましょう。
セキュリティに問題はないか
高いセキュリティが確立されているツールを選ぶようにしましょう。ビジネスチャットでは社外に漏らしたくない情報を扱うことも多くあるからです。
具体的には、通信の暗号化や2段階認証などの対策が挙げられます。そのほか、ツール内のデータをどこに保管しているのか、端末が故障・紛失した際にも情報にアクセスできるかなどについても確認しておくと安心です。
無料トライアルは充実しているか
ビジネスチャットを選ぶ際は、本格的に導入する前に「無料トライアルでお試しできるか」を事前に確認しておきましょう。有料版のビジネスチャットツールでも、多くのビジネスチャットツールでは無料トライアルを実施しています。
無料トライアルで機能や操作性を実際に体験することで、「このビジネスチャットは自社に合っているのか」を確かめてみましょう。
その際に無料トライアルの期間などにも注意が必要です。無料トライアル期間が短かったり、使える機能に制限があったりすると、本当に自社に合っているのかが判断しにくいでしょう。
「無料トライアルの期間でビジネスチャットの導入の検討がしっかりとおこなえるのか」「すべての機能を体験できるのか」など具体的な部分もチェックしてみてください。
無料のビジネスチャットツールの利用がおすすめなケース
最後に、無料のビジネスチャットツールの利用がおすすめなケースを解説していきます。無料のビジネスチャットツールの利用がおすすめなケースは以下の通りです。
- 利用人数が少ない場合
- コストを抑えて利用したい場合
- ビジネスチャットツールを体感してみたい場合
個人または少数でビジネスをされている場合は、有料版のビジネスチャットを利用する必要はないでしょう。無料版でも十分にストレスなく使えるはずです。
また、できるだけコストを抑えたい場合には、無料版のビジネスチャットで問題ありません。その場合は、従来のようにメールを有効活用しましょう。使っているうちに、より利便性高く活用したくなれば、有料切替も可能です。
なお、ビジネスチャットは無料版、または無料トライアルで体験することが可能です。ビジネスチャットに少しでも興味のある方は、ぜひ無料トライアルだけでも体験してみてはいかがしょうか。
まずは無料のビジネスチャットから始めてみよう！
今回は、無料で使えるおすすめのビジネスチャットや、ビジネスチャットの選び方、機能性などを解説しました。
現在、多くのビジネスチャットが存在しており、無料で使えるビジネスチャットから有料で使えるビジネスチャットまでさまざまです。
自社にビジネスチャットを導入する際は、無料版・有料版に限らず、「自社に必要なビジネスチャット」を見極めて導入を検討するようにしましょう。
また、弊社サンソウシステムズが提供する「さっとFAQ」では、LINE WORKSやInCircleなどのビジネスチャット上でも使用することが可能です。LINE WORKS上で、社内向けのFAQを設置するなど、各社員における疑問の自己解決を促せ、業務効率化にも役立ちます。
月額1万円からの低価格で、30日間の無料トライアルもご用意しておりますので、気になる方はぜひお問い合わせください。