活用することでノウハウなどを共有できるナレッジ共有ツール。気になってはいるものの、さまざまなツールが提供されているため、どれを選べば良いか悩んでいる方も多いでしょう。
そこで、本記事ではおすすめのナレッジ共有ツールを10個を紹介します。
選び方も解説しているため、ナレッジ共有ツールの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
また近年では、ナレッジ共有が強く求められる時代になりました。自社でもナレッジを効果的に、もれなく共有するため、体制を築き上げることが重要です。ツールの紹介とともに、ナレッジ共有がこれほどに求められる理由と、自社で効果的に実施する方法についても解説します。
弊社サンソウシステムズでは月額1万円からスタートできる「さっとFAQ」というチャットボットツールを提供しています。エクセルから会話データを簡単に作成可能、ナレッジ共有やヘルプデスクの効率化の実績もあります。
30日間の無料トライアルもご用意しましたので、「まずは使ってみたい」という方はこの機会にチェックしてみてください。
ナレッジ共有ツールとは
ナレッジ共有ツールとは、ノウハウや社内ナレッジなどを共有できるツールです。一言でナレッジ共有ツールと言っても、ツールの特徴によって大きく4つに分けられます。
- ナレッジの蓄積と共有に特化しているツール
- FAQの作成に特化しているツール
- ヘルプデスクのサポートに特化しているツール
- 情報検索の効率が高いツール
ちなみに、ノウハウなどを共有する方法として、エクセルを活用する方法も挙げられます。
多くの企業で使用されているツールであるため、わざわざ操作方法を覚える必要がない点が魅力です。しかし、誰でも簡単に情報を書き換えられるといったデメリットもあります。
トラブルなく、かつ誰でも利用しやすいナレッジ共有を目指すのであれば、専門性の高いナレッジ共有ツールを利用することがおすすめです。
ナレッジ共有ツールを利用するメリット
この章では、ナレッジ共有ツールを利用するメリットを2つ紹介します。紹介するメリットは、以下の通りです。
- 業務の属人化を防止できる
- 業務効率が向上する
- デジタル化を進められる
これより順番に説明していきます。
業務の属人化を防止できる
ナレッジ共有ツールを活用すると、業務の属人化を防止できます。社内ナレッジなどを簡単に共有できるからです。
特定の人が特定の業務を長年おこなっている場合、その人しか業務のことをわからないといった”業務の属人化”が起こっている場合があるでしょう。異動や退職で担当者が変更すれば、引継ぎに膨大な時間がかかります。
最悪の場合は社内からナレッジがなくなることもあります。これは会社の利益を大幅に損なう可能性があり、なんとしても回避したいところです。
そこで、ナレッジ共有ツールを活用すれば、担当者が変更する際もスムーズに引き継ぎ作業をおこなえます。また、新人育成にかかる手間や時間も大幅に削減することが可能です。
業務効率が向上する
ナレッジ共有ツールを導入することにより、誰でも必要なタイミングで必要な情報を調べられるようになるため、一人ひとりの業務効率化アップします。
担当者が会議などで一時的に席を外している場合、顧客から担当者に問い合わせがあることもあるでしょう。そんなときにナレッジ共有ツールで必要な情報を調べられれば、担当者以外の人でも対応できるのです。
担当者が席に戻ってきてから折り返すといった対応が不要になり、業務効率は改善します。さらには、顧客を待たせる必要もなく、顧客の満足度も向上するでしょう。
デジタル化を進められる
ナレッジ共有についてデジタル化を進められるのも大きなポイント。従来、ナレッジ共有は紙ベースでおこなわれるものであり、まだその習慣を引きずっているケースが多々あります。
しかしナレッジ共有ツールがあれば、デジタルにナレッジを保存することが可能です。また同時編集できたり、新着情報が各社員の端末に通知されたり、今までできなかったことができるようになります。
さらにはChatWorkやLINE、Slackなど既存ツールと連携することも可能です。場所やタイミングにとらわれることなく、より合理的なナレッジ管理が実現できます。
ナレッジ共有ツールの選び方
この章では、ナレッジ共有ツールの選び方を説明します。紹介する選び方は、以下の3つです。
- ツールのタイプや使い方で選ぶ
- 使いやすさから選ぶ
- 料金から選ぶ
- セキュリティ対策の充実度から選ぶ
これより順番に説明していきます。
ツールのタイプや使い方で選ぶ
ナレッジ共有ツールには3つのタイプがあるので、より自社の要件や環境にフィットするものを選びましょう。
- WEB上にナレッジを蓄積できるオンラインストレージ（クラウド）
- 社内FAQとして活用できるチャットボット
- 自社だけの「Wikipedia」を作成できる社内Wiki
オンラインストレージはナレッジ共有の基本系。もっとも使いやすく、シンプルな点が特徴です。
チャットボットはナレッジを蓄積するだけではなく、問い合わせに対して速やかに応答できる点がポイント。
社内Wikiは情報量が充実しやすく、大量のナレッジを蓄積することが可能です。
使いやすさから選ぶ
ナレッジ共有ツールを選ぶ際は、使いやすいものを選びましょう。従業員にとって使いやすいものでなければ、利用頻度は下がり、大きな導入効果が期待できないからです。
ツールを選ぶ担当者が使いやすそうと判断したものでも、実際に使用する従業員にとっては使いにくい場合もあります。
そのため、無料トライアルや無料デモを利用して、購入前に使用予定の従業員に操作性を確認してもらうことがおすすめです。
料金から選ぶ
ナレッジ共有ツールによって、料金形態や価格はさまざまです。また、データ容量や利用人数によって、発生する料金は異なります。
導入後も長期的に使用することを考慮した上で、自社にふさわしい料金のツールを選びましょう。
もちろん目下の費用は大切ですが、導入により業務改善に成功でき、人件費などの費用を削減できることも期待できます。目の前の費用ばかりに囚われず、全体的なコストパフォーマンスを重視して、ツール選定をおこないましょう。
セキュリティ対策の充実度から選ぶ
ナレッジ共有ツールには、社内情報が多く蓄積されます。事業方針など機密性の高い情報も含まれており、万が一社外に情報が流出してしまうと、大きな問題となるでしょう。
「社内でナレッジを共有するためのツールだから大丈夫だ」と軽く考えてはいけません。
情報流出は思わぬ経路から起こるものです。よって、ツールのセキュリティ対策をしっかり確認することが重要です。
おすすめのナレッジ共有ツール10選
この章では、おすすめのナレッジ共有ツールを10個紹介します。紹介するツールは、以下の通りです。
- さっとFAQ
- Knowledge
- NotePM
- esa
- Qiita Team
- kintone
- DocBase
- COCOMITE
- welog
- flouu
これより順番に説明していきます。
さっとFAQ
さっとFAQは、株式会社サンソウシステムズが提供しているFAQチャットボット作成ツールで、社内FAQでの導入実績が多数あります。
FAQの会話データをExcelで簡単に作成・編集できるため、難しい操作方法を覚える手間がかかりません。高度なプログラミングやコーディングの知識は不要なため、誰でも管理しやすいツールと言えます。
業務に関するナレッジを質疑応答形式で提供できるため、従業員にとっても使いやすく、手軽に利用しやすいというメリットがあります。ダッシュボードでチャットボットの利用状況を確認できるため、分析データを基に改善していくことも可能です。
月額1万円から利用できるコストパフォーマンス、不正アクセス・不正ログインなどのセキュリティに関する機能を提供しているところも魅了的です。
さらに30日間の無料トライアルが用意されてるため、使い勝手を試してみたい企業にもおすすめです。
Knowledge
Knowledgeは、OSS（オープンソースソフトウェア）の情報共有サービスです。
検索エンジンの検索結果のように、登録している情報が検索条件に近いものから順に表示されます。キーワードだけではなく、情報の登録者やタグなどで絞り込むことも可能です。
また、公開範囲を柔軟に変更できる点も魅力。公開したい人をグループに登録すれば、特定の人のみに情報を公開できます。
セットアップが簡単で、またカスタマイズが必要となるソースコードもすべてGithub上に公開済み。少しプログラミングの知識がある社員がいれば、有効に活用できるでしょう。
NotePM
NotePMは、株式会社プロジェクト・モードが提供するクラウド型のナレッジ共有ツールです。いわゆる社内Wikiとしても知られています。
高機能なエディタとテンプレートが魅力で、フォーマットがバラバラなマニュアルを標準化できます。吹き出しなどの装飾も使用できるため、見やすいマニュアルを作成することが可能です。
クラウド型なので、外出先からもスマホで編集できます。スマホ画面上でのUIも優れており、非常に使いやすい点が特徴です。
また既存のサービスであるSlackやChatWork、LINEと連携することも可能。
NotePMは日本でもっとも評価が高いナレッジ共有ツールのひとつで、5,000社以上の導入実績があります。これだけの実績があるなら、安心して導入できるでしょう。なお、30日間の無料トライアルも用意されています。
esa
esaは、合同会社esaが提供している情報共有サービスです。
豊富な入力補助や同時編集エディタ、リアルタイムプレビューなど、情報の編集に便利な機能が多く搭載されています。情報を公開した後に何度も簡単に更新をかけられるため、ナレッジ共有ツールの利用が初めての人でも使いやすいでしょう。
基本的な利用方法として、
- とにかく不完全でもかまわないからナレッジを共有する
- 全員で少しずつナレッジを成型・修正する
- 記事そのものをカテゴリに振り分けてナレッジとして格納する
というステップを想定しています。つまりナレッジを出し惜しむことなく、運用しながら育てていくことを前提としたツールと言えます。。
60日間と長めの無料トライアルが用意されており、じっくり使い勝手を試せる点もメリットの一つです。
Qiita Team
Qiita Teamは、Qiita株式会社が提供している社内向けナレッジ共有ツールです。
プレーンテキストで書くだけで、簡単に情報を共有できます。日報や議事録はテンプレートで書式を統一することが可能です。
また、コメントやいいね！機能が搭載されており、気軽にコミュニケーションを取れる点も魅力です。
基本的にシンプルな作りであり、ナレッジを簡単に追記・参照できます。特に記事が新着順で最新情報として通知され、それがSNSのタイムラインのように見やすくなっています。
その他、共有リンク作成やスライド作成ツールなども搭載。幅広い運用方法が想定できるツールです。なお、30日間の無料トライアルが用意されています。
kintone
kintoneは、サイボウズ株式会社が提供しているクラウド型情報共有サービスです。
メールや電話・FAQといったさまざまな連絡手段をkintoneで一元化すれば、連絡漏れや伝達ミスを減らせます。また、エクセルなどで管理している情報をkintoneでアプリ化することで、常に新しい情報を共有できます。
ワークフロー機能やログ管理ができる点もポイント。仕事の流れを見える化し、さらにはログを追いかけることが可能です。
ナレッジ共有だけではなく、業務そのものを進める上でも役立つ機能がそろっています。ビジネスにおいて核となる役割を果たし、ナレッジの整理を含め業務を合理化できるようになるでしょう。なお、30日間の無料トライアルが用意されています。
DocBase
DocBaseは、株式会社クレイが提供しているナレッジ共有ツールです。シンプルなエディタであるため、プログラミング経験がない人でも簡単に記事を投稿できます。
クラウド型であり、同時編集ができる点もポイント。またリアルタイムプレビュー機能が搭載されており、仕上がりをチェックしながら入力できます。
Markdown基本にも対応。よりスピーディーに見やすく整理されたナレッジを記録することが可能です。
また、セキュリティを強固にするパックも利用できます。高いセキュリティ性が魅力で、情報セキュリティの国際標準規格『ISO 27001』の認証を受けている安心のサービスです。
なお、30日間の無料トライアルが用意されています。
COCOMITE
COCOMITEは、コニカミノルタ株式会社が提供しているナレッジ共有ツールです。用意されているテンプレートが充実しており、指示に従って入力するだけで分かりやすいマニュアルを作成することが可能です。
オンラインで管理するマニュアルを最大5階層までフォルダ分けできるため、情報を探す際に見つけやすくなっています。また、ファイルのリンクを取得できるため、それぞれに必要な情報を直接届けることが可能です。
画像編集やPDF出力、表作成（Excelから出力）などの機能がそろっている点もポイント。スピーディーかつ見やすくナレッジを共有できるようになるはずです。なお、30日間の無料トライアルが用意されています。
welog
welogは、株式会社トライバルメディアハウスが提供しているナレッジ共有ツールです。直観的に操作できる画面で、システムに苦手意識のある人でも簡単に利用できます。
また、ユーザー数とストレージ数に制限があるものの、ノート枚数が無制限で利用できる無料プランも魅力です。
閲覧制限の設定や編集履歴の参照など、基本的な機能も搭載。また組織外への共有や、ChatWorkやSlackなどのサービスと連携することも可能です。なお、30日間の無料トライアルが用意されています。
flouu
flouuは、プライズ株式会社が提供しているナレッジ共有ツールです。さまざまなドキュメントを一元的に管理できるため、情報漏れの可能性が少なくなります。また、ドキュメントごとにリアルタイムでチャットできるため、疑問などがあればすぐに質問することが可能です。
テンプレート機能や同時編集、外部機能連携も充実。さらにディレクトリやラベル管理などで、ナレッジの管理をしやすくサポートしてくれる点も便利です。なお、14日間の無料トライアルが用意されています。
ナレッジ共有やそのツールが強く求められる理由
近年では「いかにしてナレッジを蓄積して、さらに共有するか」が重要視されるようになりました。数限りないほどナレッジ共有ツールがリリースされている点からも、多くの企業が重視していることがうかがえます。
ナレッジ蓄積・共有が強く求められる要因として以下が挙げられるでしょう。
- 効率的な業務が求められるようになった
- フレキシブルな勤務スタイルが広がった
- サービス・製品開発へのヒントが得られる
大きく分けて上記3点が挙げられます。それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。
効率的な業務が求められるようになった
まず効率的な業務が求められるようになったことが、理由として挙げられています。
近年では働き方改革やIT技術の革新により、企業は「短い時間で大きな成果を出す」ことが求められるようになりました。
その上で、ナレッジが蓄積され共有されることが重要なのは言うまでもありません。ツールによってナレッジが共有されれば、人材育成もより効率的になり、生産性の向上に繋がります。
また「人が教えないとナレッジが共有できない」という状況も避けられます。ツールを利用しながら、ある程度のレベルまでスキルや知識を持てるよう社員一人ひとりを促せるため、業務品質の均一化も目指せるでしょう。
フレキシブルな勤務スタイルが広がった
フレキシブルな勤務スタイルが広がったのも一因です。近年ではリモートワークや在宅勤務が当たり前になりました。その状況下においてナレッジをオンラインで共有することは必須と言えるでしょう。ツールがあれば、離れた場所にいる社員にもナレッジを共有することが可能です。
離れた場所にいる限り、気軽には質問できないという課題がありますが、ナレッジ共有ツールがあれば、困ったときの基本的な指針・マニュアルとしても利用できます。
サービス・製品開発へのヒントが得られる
サービス・製品開発へのヒントが得られる点もポイントです。
ナレッジ共有ツールではあるものの、「サービス・製品について、このように改善すべきでは？」という提案がなされる場面も多々あります。
つまり各社員から多角的に、サービスと製品に対する見立てが得られます。これらを総合すれば、より顧客に好まれる商品を作り出すヒントが得られるかもしれません。
ナレッジ共有ツールを適切に運営するポイント
ナレッジ共有ツールを導入してから重要なことは、とにかく適切に運営することです。つまり「導入して満足する」のではなく、会社に実利がもたらされるように工夫する必要があります。
そのポイントとして以下4点が挙げられるでしょう。
- 担当者・チームを決める
- なぜ実施するのか周知する
- ナレッジ共有ツールを導入して使用方法を教育する
- ナレッジをマニュアル化する
それぞれについて詳しく解説するので、参考にしてください。
担当者・チームを決める
ナレッジ共有ツールを運用する場合は、担当者とチームを決めましょう。運用自体がそれなりにリソースのかかるものであり、誰かが主業務と並行してできることではないからです。
最低でも責任を持って管理する担当者を一人アサインしましょう。そしてその人物を中心に、ナレッジ共有・参照が活発におこなわれるように運用していくことが基本です。
なぜ実施するのか周知する
社員に対しては、なぜナレッジ共有を実施することが重要か周知しましょう。
ツールがあっても、ナレッジを共有・参照される機会がなければ何の意味もありません。
「我が社にとってなぜナレッジ共有が重要なのか」をしっかりと伝えましょう。そして実際に共有・参照することでどのようなメリットがあるのか理解してもらうことも大切です。
ナレッジ共有に対する熱意を示し、納得させ、社員が協力するように働きかけましょう。
ナレッジ共有ツールを導入して使用方法を教育する
ナレッジ共有ツールを導入したら、その使用方法について教育しましょう。
ツールはどれも使いやすく工夫されていますが、それでもPCやシステムが苦手な社員にはとっつきづらい部分も。
誰でも問題なく利用できるように、ナレッジ共有ツールの使い方について学べる機会を用意しましょう。利用方法のマニュアルを作成してもよいかもしれません。
ナレッジをマニュアル化する
ナレッジが蓄積されたら、できるだけマニュアル化するようにしましょう。
ナレッジ共有ツールで蓄積された情報は、とにかく参照されなければ何の意味もありません。整理・カテゴライズした上で「マニュアル」として共有するようにしましょう。
ほとんどのツールでは、ナレッジをタグ付けしたり、画像を添付して細く説明したりすることが可能です。このような機能を利用して、誰が見ても分かりやすく、すぐに閲覧できるマニュアルとしてアウトプットすることが大切です。
うまく情報整理し、必要なナレッジがすぐに取り出せるように工夫しましょう。
まとめ：ナレッジ共有ツールとしてチャットボットもおすすめ
本記事では、ナレッジ共有ツールについて解説しました。うまく活用すれば、属人化の防止や業務の効率化が期待できます。
また、ツールの選び方やおすすめのツールも紹介しました。ぜひ、本記事で紹介したツールの特徴を参考にして、自社にふさわしいナレッジ共有ツールを選んでみてください。
弊社サンソウシステムズでは、FAQチャットボット「さっとFAQ」を提供しています。Excelから簡単に会話データを作成できる点が特徴です。
また、お申込みから最短3日で公開可能。30日間の無料トライアルもご用意しておりますので、「試しに使ってみたい」という方にはぜひこの機会に導入をご検討ください。