おすすめのナレッジ共有ツール10選|利用するメリットや選び方を解説

導入
監修者
蒔田 豊

株式会社サンソウシステムズ取締役・サービス事業本部長

インフラ・ネットワーク・WEB開発を経験し、コンサルティングとして様々な顧客のIT課題解決に貢献。その後チャットボットソリューションのサービス事業を立ち上げDX推進に従事。趣味は滝巡り。

蒔田 豊をフォローする

活用することでノウハウなどを共有できるナレッジ共有ツール。気になってはいるものの、さまざまなツールが提供されているため、どれを選べば良いか悩んでいる方も多いでしょう。

そこで、本記事ではおすすめのナレッジ共有ツールを10個紹介します。

また、選び方も解説しているため、ナレッジ共有ツールの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

ナレッジ共有ツールとは

ナレッジ共有ツールとは、ノウハウや社内ナレッジなどを共有できるツールです。一言でナレッジ共有ツールと言っても、ツールの特徴によって大きく4つに分けられます。

  • ナレッジの蓄積と共有に特化しているツール
  • FAQの作成に特化しているツール
  • ヘルプデスクのサポートに特化しているツール
  • 情報検索の効率が高いツール

ちなみに、ノウハウなどを共有する方法として、エクセルを活用する方法も挙げられます。

多くの企業で導入されているツールであるため、わざわざ操作方法を覚える必要がない点が魅力です。しかし、誰でも簡単に情報を書き換えられるといったデメリットもあります。

ナレッジ共有ツールを利用するメリット

この章では、ナレッジ共有ツールを利用するメリットを2つ紹介します。紹介するメリットは、以下の通りです。

  • 業務の属人化を防止できる
  • 業務効率が向上する

これより順番に説明していきます。

業務の属人化を防止できる

ナレッジ共有ツールを活用すると、業務の属人化を防止できます。社内ナレッジなどを簡単に共有できるからです。

特定の人が特定の業務を長年おこなっている場合、業務の属人化が起こっている場合があるでしょう。異動や退職で担当者が変更すれば、引継ぎに膨大な時間がかかったり、最悪の場合は社内からナレッジがなくなったりすることもあります。

しかし、ナレッジ共有ツールを活用すれば、担当者が変更する際もスムーズに引き継ぎ作業をおこなえます。また、新人育成にかかる手間や時間も大幅に削減することが可能です。

業務効率が向上する

ナレッジ共有ツールを導入するメリットには、業務効率が向上するといったものもあります。誰でも必要なタイミングで必要な情報を調べられるからです。

担当者が会議などで一時的に席を外している場合、顧客から担当者に問い合わせがあることもあるでしょう。そんなときにナレッジ共有ツールで必要な情報を調べられれば、担当者以外の人でも対応できるのです。

担当者が席に戻ってきてから折り返すといった対応が不要になり、業務効率は改善します。さらには、顧客を待たせる必要もなく、顧客の満足度も向上するでしょう。

ナレッジ共有ツールの選び方

この章では、ナレッジ共有ツールの選び方を説明します。紹介する選び方は、以下の3つです。

  • 使いやすさから選ぶ
  • 料金から選ぶ
  • セキュリティ対策の充実度から選ぶ

これより順番に説明していきます。

使いやすさから選ぶ

ナレッジ共有ツールを選ぶ際は、使いやすいものを選びましょう。従業員にとって使いやすいものでなければ、大きな導入効果を期待できないからです。

ツールを選ぶ担当者が使いやすそうと判断したものでも、実際に使用する従業員にとっては使いにくいものがあります。

そのため、無料トライアルや無料デモを利用して、購入前に使用予定の従業員に操作性を確認してもらうことがおすすめです。

料金から選ぶ

ナレッジ共有ツールによって、料金形態や価格はさまざまです。また、データ容量や利用人数によって、発生する料金は異なります。

導入後も長期的に使用することを考慮したうえで、自社にふさわしい料金のツールを選びましょう。

ツールの中には、無料版が提供されているものもあります。しかし、機能の多くが制限されていることから、使いにくければ有料版も検討してみてください。

セキュリティ対策の充実度から選ぶ

ナレッジ共有ツールには、社内情報が多く蓄積されます。事業方針など機密性の高い情報も含まれており、万が一社外に情報が流出してしまうと、大きな問題となるでしょう。

そのため、社内でナレッジを共有するためのツールと軽く考えるのではなく、ツールのセキュリティ対策をしっかり確認しておきましょう。

おすすめのナレッジ共有ツール10選

この章では、おすすめのナレッジ共有ツールを10個紹介します。紹介するツールは、以下の通りです。

  • さっとFAQ
  • Knowledge
  • NotePM
  • esa
  • Qiita Team
  • kintone
  • DocBase
  • COCOMITE
  • welog
  • flouu

これより順番に説明していきます。

さっとFAQ

公式ホームページでさっとFAQについて詳しく見る

さっとFAQは、株式会社サンソウシステムズが提供しているFAQチャットボット作成ツールで、社内FAQでの導入実績が多数あります。

FAQの会話データをエクセルで簡単に作成・編集できるため、操作方法を覚える手間がかかりません。

また、ダッシュボードでチャットボットの利用状況を確認できるため、データをもとにチャットボットを改善できます。

なお、30日間の無料トライアルが用意されています。

Knowledge

公式ホームページでKnowledgeについて詳しく見る

Knowledgeは、OSS(オープンソースソフトウェア)の情報共有サービスです。

検索エンジンの検索結果のように、登録している情報が検索条件に近いものから順に表示されます。キーワードだけではなく、情報の登録者やタグなどで絞り込むことも可能です。

また、公開範囲を柔軟に変更できる点も魅力です。公開したい人をグループに登録すれば、特定の人のみに情報を公開できます。

NotePM

公式ホームページでNotePMについて詳しく見る

NotePMは、株式会社プロジェクト・モードが提供するクラウド型のナレッジ共有ツールです。

高機能なエディタとテンプレートが魅力で、フォーマットがバラバラなマニュアルを標準化できます。吹き出しなどの装飾も使用できるため、見やすいマニュアルを作成可能です。

なお、30日間の無料トライアルが用意されています。

esa

公式ホームページでesaについて詳しく見る

esaは、合同会社esaが提供している情報共有サービスです。

豊富な入力補助や同時編集エディタ・リアルタイムプレビューなど、情報の編集に便利な機能が多く搭載されています。情報を公開した後に何度も簡単に更新をかけられるため、ナレッジ共有ツールの利用が初めての人でも使いやすいでしょう。

なお、60日間の無料トライアルが用意されています。

Qiita Team

公式ホームページでQiita Teamについて詳しく見る

Qiita Teamは、Qiita株式会社が提供している社内向けナレッジ共有ツールです。

プレーンテキストで書くだけで、簡単に情報を共有できます。日報や議事録はテンプレートで書式を統一することが可能です。

また、コメントやいいね!機能が搭載されており、気軽にコミュニケーションを取れる点も魅力です。

なお、30日間の無料トライアルが用意されています。

kintone

公式ホームページでkintoneについて詳しく見る

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供しているクラウド型情報共有サービスです。

メールや電話・FAQといったさまざまな連絡手段をkintoneで一元化すれば、連絡漏れや伝達ミスを減らせます。

また、エクセルなどで管理している情報をkintoneでアプリ化することで、常に新しい情報を共有することが可能です。

なお、30日間の無料トライアルが用意されています。

DocBase

公式ホームページでDocBaseについて詳しく見る

DocBaseは、株式会社クレイが提供しているナレッジ共有ツールです。

シンプルなエディタであるため、プログラミング経験がない人でも簡単に記事を投稿できます。

また、セキュリティを強固にするパックも利用可能です。高いセキュリティ性が魅力で、情報セキュリティの国際標準規格『ISO 27001』の認証を受けています。

なお、30日間の無料トライアルが用意されています。

COCOMITE

公式ホームページでCOCOMITEについて詳しく見る

COCOMITEは、コニカミノルタ株式会社が提供しているナレッジ共有ツールです。

オンラインで管理するマニュアルを最大5階層までフォルダ分けできるため、情報を探す際に見つけやすくなっています。また、ファイルのリンクを取得できるため、ユーザーに必要な情報を届けることが可能です。

なお、30日間の無料トライアルが用意されています。

welog

公式ホームページでwelogについて詳しく見る

welogは、株式会社トライバルメディアハウスが提供しているナレッジ共有ツールです。

直観的に操作できる画面となっており、システムに苦手意識のある人でも利用できます。

また、ユーザー数とストレージ数に制限があるものの、ノート枚数が無制限で利用できる無料プランも魅力です。

なお、30日間の無料トライアルが用意されています。

flouu

公式ホームページでflouuについて詳しく見る

flouuは、プライズ株式会社が提供しているナレッジ共有ツールです。

さまざまなドキュメントを一元的に管理できるため、情報漏れの可能性が少なくなります。また、ドキュメント単位でリアルタイムでチャットできるため、疑問などがあればすぐに質問することが可能です。

なお、14日間の無料トライアルが用意されています。

まとめ:ナレッジ共有ツールとしてチャットボットもおすすめ

本記事では、ナレッジ共有ツールについて解説しました。活用すれば、属人化の防止や業務の効率化を期待できます。

また、ツールの選び方やおすすめのツールも紹介しました。ぜひ、本記事で紹介したツールの特徴を参考にして、自社にふさわしいナレッジ共有ツールを選んでみてください。

ちなみに、当社サンソウシステムズでは、FAQチャットボット「さっとFAQ」を提供しています。Excelから簡単に会話データを作成できる点が特徴です。

また、お申込みから最短3日で公開可能であるため、チャットボットによるFAQの導入を検討している方は、ぜひ「さっとFAQ」を検討してみてください。

タイトルとURLをコピーしました