- 業務の引継ぎは何から始めたら良いのかわからない
- 業務引継ぎの時間を充分に確保できない
業務の引継ぎが必要になった際、上記のようなお悩みに直面している人も多いのではないでしょうか。
そのようなお悩みをお持ちの方にはツールの導入をおすすめします。ツールを活用することで効率的に抜け・漏れなく進めることが可能です。
本記事では業務引継ぎに活用できるツールを7製品を紹介します。スムーズな業務引継ぎのポイントも解説するので、ぜひ参考にしてください。
また、業務の引き継ぎにはチャットボットの活用が意外にも効果的です。弊社サンソウシステムズが提供している「さっとFAQ」は月額1万円から導入できるチャットボットになります。
Excelから会話データが作成でき、シナリオ作成やアンケート機能がノーコードで実装可能です。ポータルサイトと組み合わせて活用することで、新しいメンバーの方のオンボーディングに有効活用していただけます。
今なら30日間の無料トライアルもご用意しておりますので、「まずは使って試してみたい」という方はこの機会にお申し込みください。
業務の引継ぎにおすすめのツール7選
業務引継ぎの際には、口頭で説明したりメモを渡したりするだけでは、情報の抜け・漏れが発生しやすくなります。その結果、業務がうまく引き継げずにトラブルを引き起こしかねません。
スムーズな業務引継ぎを実現するためには、情報の蓄積や共有ができるツールを活用しましょう。そこで業務引継ぎにおすすめの7製品を、具体的な活用例とともに紹介します。
さっとFAQ｜疑問を自分で解決できるチャットボット
「さっとFAQ」は、チャット上のやり取りを自動化できるチャットボットです。表示される選択肢に沿って回答を進めていくことで、必要な情報にたどり着くことができます。
業務で引き継ぎたい内容を設定しておくと、後任者が自分で回答までたどり着けるため、コミュニケーションコストが削減できます。
たとえば「資料が保存されているフォルダを知りたい」という質問に対し「提案書はフォルダA、顧客リストはフォルダB、……」という回答を設定しておくと、後任者は都度自分で疑問を解決できるため効率的に業務を進められるでしょう。
月額1万円というコストパフォーマンスの高さ。また、30日間の無料トライアルもあり、「まずは使って試してみたい」という方はぜひこの機会に導入をご検討ください。
kintone｜情報を一元管理できるプラットフォーム
「kintone（キントーン）」は、必要な業務アプリを追加して自社にとって最適な業務ツールにできるプラットフォームです。
100以上のサンプルアプリが用意されており、その中から必要なアプリを選ぶとすぐに使い始められます。また自社のExcelやCSVファイルを読み込んで新しいアプリを作成できます。
顧客リスト、案件管理、タスク管理、FAQなどさまざまなアプリが搭載されているので、必要な情報を蓄積しておけばスムーズに業務の引継ぎが可能です。
Sales Cloud｜営業情報やノウハウを蓄積できるSFA
営業の業務引継ぎでは、営業に関する様々な情報を蓄積できるSFA（営業支援システム）が便利です。Salesforceが提供する「Sales Cloud（セールスクラウド）」は、世界的にトップシェアを誇るSFAです。
顧客情報や商談情報などの情報管理のほか、売上予測やワークフローの自動化といった機能も搭載されています。
スマホやタブレットなどモバイルデバイスにも対応しているので、前任者が登録した情報を外出先でもすぐに確認できます。
welog｜引継ぎ書やマニュアルの作成・共有ツール
「welog（ウィーログ）」は無料で利用できる情報共有ツールです。有料プランも300円から利用できるため、予算が限られている組織でも安心して導入できるでしょう。
welog上でノートというドキュメントを作成し、業務内容を共有できます。ノートにはテキストだけでなく画像や動画、PDFなども添付できるため、業務引継ぎのための引き継ぎ書やマニュアルなども作成可能です。
編集内容はリアルタイムで自動保存され、スピーディな業務引継ぎを実現します。
Teachme Biz｜マニュアルの作成・共有ツール
業務引継ぎの際、時間がかかる作業がマニュアルの作成です。またすでにマニュアルが存在していても、どこに保管しているのかわからなくなり業務に支障が出ることもあります。
そこで活用したいツールが、マニュアルの作成と共有ができる「Teachme Biz（ティーチミービズ）」です。
画像や動画、テキストを業務のステップに沿って設定していくだけで、簡単にマニュアルを作成できます。作成したマニュアルはタスク形式で従業員に配信されるので、閲覧や実行の管理がしやすい点も特徴です。
Stock｜社内情報を手軽に蓄積できるビジネスツール
「Stock（ストック）」は、情報の一元管理に特化したツールです。
ファイルや画像を添付できるノートを作成するだけなので、マニュアルやノウハウなどを気軽に蓄積できます。またノートに紐づいたタスク管理やメッセージのやり取りも可能です。
インターネットに接続されていないオフライン環境でもノートやタスクを使用できるため、屋外での作業や外出先でも手軽に情報を確認できます。
Drop Box｜資料やファイルを保存・共有できるクラウドストレージ
クラウドストレージサービスの「Drop Box（ドロップボックス）」は、業務引継ぎに役立つ資料やファイルを保存しておくことができます。Drop Box上のファイルはアカウントを持っていない人でも閲覧可能です。
重要なファイルを保存することに抵抗がある人もいるかもしれませんが、しっかりとセキュリティ面の対策がされています。世界で約6万人ものユーザーに利用されていることが、その信頼性を裏付けているでしょう。
業務引継ぎが必要になるケース
業務の引継ぎが必要になるときは少なくありません。以下のような場合を想定し、事前に対策を講じておきましょう。
新入社員の入社
新入社員が入社したタイミングで、業務の引継ぎが必要になることがあります。
新入社員は自社の業務に関して全く知識がないので、一から教えなければいけません。しかし現場は忙しいため、新入社員の教育には時間や手間をかけられないのが実情です。
そのため業務引継ぎをスムーズにするためのツール活用がポイントになるでしょう。
異動
担当者が別の支社や部署などに異動する場合も、業務の引継ぎが発生します。
企業によって異動の辞令が公表されるタイミングが異なりますが、まれに異動の1週間前に発令されることもあります。急な異動の場合、業務引継ぎに充分な時間をかけられないために中途半端になりがちです。したがって、日ごろから情報の蓄積や共有などができる仕組みを構築することが重要です。
退職
担当者の退職の際にも業務の引継ぎをしなければいけません。
異動の場合は前任者が社内にいるため、何かわからないことがあれば質問できる環境です。しかし退職してしまうと連絡を取ることが難しいので、しっかりと必要事項を引き継いでおかなければトラブルになりかねません。
業務引継ぎがうまくいかない原因
業務引継ぎがうまくいかない場合、以下の原因が考えられます。
情報が属人化している
業務に関わる情報が属人化している場合、スムーズに業務の引継ぎができません。
顧客情報や業務フローなどが共有されていないと、それらの情報を資料にまとめるところから始める必要があります。しかし資料にまとめる作業は思うよりも時間がかかってしまい、結果として業務引継ぎに関する時間を充分に確保できないのです。
ノウハウが蓄積されていない
ノウハウが蓄積されていないことも、スムーズな業務引継ぎを妨げる原因となります。
今までの経験やパターンから、どのように業務を進めると効率的か、どのようなプロセスを踏めば成功しやすいか、といったノウハウがあるはずです。このノウハウを引き継げれば、後任者もスムーズに成果を出すことができます。
しかしノウハウが蓄積されていないと、後任者は手探りで業務を進めることになり、成果が出るまでに時間がかかるでしょう。
社内外の調整ができていない
業務引継ぎがうまくいかない場合、社内外の調整ができていないことも原因です。特に社外の取引先や顧客に担当者が交代することを伝え忘れていると、大きなトラブルに発展することもありえます。
社内の調整ができていると、引継ぎの際にも他のメンバーが協力してくれてスムーズに進みます。また社外とも調整を行うことで、担当者が代わっても安心して取引を続けてもらえるでしょう。
業務をスムーズに引き継ぐポイント
業務引継ぎをスムーズにしたい場合は、以下のポイントを意識しましょう。
ツールを活用する
スムーズな業務引継ぎには、ツール活用が必須です。必要な情報の蓄積や共有ができ、後任者への伝え漏れを防ぎます。
ただし業務引継ぎのために新たなツールを導入すると、使い慣れるまでに時間がかかってしまい、業務引継ぎに支障が出る可能性もあります。そのためあらかじめツールを導入し、日ごろから情報の蓄積・共有の仕組みを構築しておくと良いでしょう。
スケジュール管理をする
「後任者に代わるまで、まだ時間がある」と思っていると、あっという間に時間が過ぎてしまい、引継ぎが不十分になることもあります。
まずは業務引継ぎのスケジュールを組み、スケジュールに沿って引継ぎを進めていきましょう。
思わぬトラブルを想定し、余裕を持ってスケジュールを立てることがおすすめです。
コミュニケーションを取る
必要な情報を抜け・漏れなく伝えるためには、前任者と後任者のコミュニケーションも欠かせません。
資料やマニュアルを共有するだけでなく、実際に作業をしているところを見てもらったり、デモンストレーションを行ったりすることも効果的です。
業務引継ぎの時間は限られているので、期限内にすべての業務を引き継ぐためには伝えるべきことを伝え、質問したいことを気軽に聞ける環境が必要です。ぜひ前任者と後任者が密にコミュニケーションを取って、業務引継ぎを進られる環境を整えましょう。
ツール活用で業務引継ぎをスムーズに
業務引継ぎは通常業務と並行しなければいけないため、なるべく効率的に進めたいものです。また引継ぎ事項の抜けや漏れがあると、後から大きなトラブルに発展する可能性もあります。
そうならないために適切なツールを活用し、スムーズな業務引継ぎを実現しましょう。また引継ぎのスケジュール管理や、後任者とのコミュニケーションも重要です。
記事内でお話した通り、業務の引き継ぎにはチャットボットの活用も有効的です。
あらかじめ質問と答えを用意しておくことで、後任者が都度自分で解決できるので効率化に繋がります。弊社サンソウシステムズが提供するチャットボット「さっとFAQ」はエクセルから簡単に会話データの作成ができます。月額1万円からの利用が可能です。
30日間の無料トライアルもありますので、「ノーリスクでまずは始めてみたい」という方におすすめです。ぜひこの機会にご検討してみてください。