「問い合わせが多くて対応しきれない」「夜間や土日に問い合わせがくると回答が遅くなってしまう」など、採用活動の際に悩んでいるケースも多いのではないでしょうか。
このような課題を解決できるのがチャットボットです。チャットボットを導入することで、採用活動の効率化が期待できます。
今回は、採用活動でチャットボットを導入するメリットや活用方法、おすすめのチャットボットツール、活用事例を紹介します。
また、弊社サンソウシステムズでは月額1万円から導入できる「さっとFAQ」というハイブリット型チャットボットツールを提供しています。
Excelから会話データを作成でき、ノーコードでシナリオ作成やアンケート機能の実装が可能です。利用者向けの専用ダッシュボードもあるため、導入後の分析も簡単にできます。
30日間の無料トライアルもご用意しておりますので、「まずは使って試してみたい」という方はぜひお申し込みをご検討ください。
チャットボットとは
チャットボットとは、チャット上でユーザーと自動で会話をおこなうロボットプログラムです。チャットボットには、「シナリオ型チャットボット」と「AI型チャットボット」の2種類があります。
シナリオ型は、あらかじめ設定した質問に沿ってユーザーが項目を選択していくことで、次の質問や回答が表示される仕組みです。例えば、ECサイトに設置したシナリオ型チャットボットでは「何かお困りのことはありませんか？」という質問の下に「返品について」「送料について」などの項目が表示され、知りたい情報を選択すると回答が得られます。
このように、シナリオ型チャットボットは決められた回答を返すため、必ず正確な回答ができます。一方で、シナリオにない質問には対応できない点はデメリットと言えるでしょう。
AI型チャットボットは、ユーザーから自由形式で寄せられる問い合わせ内容に対して、AIが最適な回答を返す仕組みです。シナリオ型チャットボットよりも複雑な質問にも対応できる点がメリットと言えるでしょう。一方で、回答の精度を高めるためには膨大なデータを学習させる必要があり、運用に手間とコストがかかる点には注意しなければいけません。
採用活動でチャットボットを活用するメリット
さまざまなシーンで活用されているチャットボットですが、最近は採用活動でも取り入れられるようになってきています。採用活動でのチャットボット活用は、以下のようなメリットが期待できます。
問い合わせにリアルタイムで回答できる
チャットボットを活用すれば、求職者の問い合わせにリアルタイムで回答が可能です。
求職者からの問い合わせに対し、採用担当者が手作業で回答する場合、時間がかかってしまうことも珍しくありません。担当者が別の業務などで離席していれば、すぐに回答ができないためです。
求職者は複数社の応募を検討していることがほとんどであるため、回答が遅いと、その間に自社に対する関心が薄れてしまいかねません。別の企業と話が進んでしまって、優秀な人材を逃してしまう恐れがあります。
チャットボットがあれば、求職者からの問い合わせに対して即座に回答できます。すぐに疑問を解決できれば、求職者の関心度を下げることもなく、スムーズに採用活動を進められるでしょう。
24時間365日対応できる
チャットボットは無人で対応できるため、24時間365日稼働できます。
新卒採用の場合、授業が終わってからの時間帯やバイト・サークルなどが終わった夜間などに問い合わせのメールがくるケースも多くあります。中途採用でも、仕事が終わってからの時間帯や、休みの日に問い合わせが多くなる場合もあるでしょう。
スマホやタブレットの普及により、時間や場所を問わず、すぐに問い合わせができるようになった昨今、情報はできるだけスムーズに手に入れたいというニーズも高まっています。
チャットボットを導入すれば、企業の採用担当者が対応できない時間帯や休日などでも問い合わせに対応できる体制が整います。営業時間外の問い合わせにも迅速に回答できることで、求職者との接点を逃さず、自社を理解してもらう機会を提供できるでしょう。
採用担当者の負担が軽減される
チャットボットの活用により、採用担当者の負担が軽減され、生産性向上につながる効果も期待できます。
採用関連の問い合わせ対応や面接の日程調整など、求職者一人ひとりと電話やメールなどでやり取りしていると、それだけでも膨大な時間と労力がかかります。人事担当者が採用も担当している場合は、社員教育や人材配置など、さらに多くの業務を担っているはずです。採用の時期は他の仕事の時間を確保できなくなり、業務が回らなくなるリスクがあります。
チャットボットを導入して問い合わせ対応や日程調整などを自動化できれば、担当者の問い合わせ対応の工数を削減でき、他の仕事に充てる時間を確保できます。担当者の負担は軽減され、より効率的に業務を遂行できるようになるでしょう。
求職者が気軽に質問できる
チャットボット導入のメリットとして、求職者が気軽に質問できるようになる点も挙げられます。
採用関連で企業に聞きたいことがあっても、電話やメールなどで問い合わせをするのは緊張するという人も少なくありません。また、学業や仕事で日中に問い合わせる時間が取れない求職者もいるでしょう。
求職者が聞きたいことを聞けずに不安を感じたまま選考が進んでしまうと、最悪の場合は内定辞退などの可能性もあり得ます。
チャットボットを利用すれば項目に沿って質問内容を選択するだけなので、求職者は電話やメールよりも気軽に問い合わせできます。求職者は不安を解消した上で、採用活動に臨めるでしょう。
企業と求職者のミスマッチを防げる
チャットボットは気軽に問い合わせができることから、企業と求職者のミスマッチを防ぐことにもつながります。
電話やメール・対面では担当者と一対一でやり取りをするため、ネガティブな質問をしにくいのが現状でしょう。しかし、求職者が一番知りたいのはネガティブな情報だったりするものです。
疑問や不安を曖昧にしたまま採用となると、企業と求職者のミスマッチが起こり、早期退職につながる恐れがあります。
チャットボットを活用すれば、電話やメール・対面では聞きにくいことも匿名で気軽に質問できます。企業側も採用コストを抑えられるため、双方にとってメリットになると言えるでしょう。
回答の品質を一定に保てる
求職者からの問い合わせ対応にチャットボットを利用すれば、回答の品質が保たれます。
人間が対応する電話やメールなどは、勤務年数や経験によって回答に差が出てしまう可能性があるでしょう。回答が人によって異なると、求職者は不安に思い、「本当にこの企業に応募すべきなのか」と改めて考え始めてしまうかもしれません。
データに基づいてその時に最適な回答をしてくれるチャットボットなら、回答の品質は一定に保たれます。求職者も安心できるのはもちろん、企業への印象も良い状態を保てるはずです。
採用活動でのチャットボットの活用方法
チャットボットは、採用活動のあらゆる段階で活用できます。採用活動の中でも特に煩雑になっているフェーズは、企業によっても異なるはずです。
自社の課題と照らし合わせながら、チャットボットの活用を検討してみましょう。ここでは、具体的な活用例を採用活動のステップに分けながら解説します。
採用サイトの一次受付
チャットボットは、採用サイトの応募フォームと同じように利用が可能です。
氏名や連絡先などの必要な情報を項目として採用サイト上のチャットボットに設定しておくことで、求職者はチャットボットから求人情報に直接応募できます。
求職者は決められた項目に沿って情報を入力していくだけなので、手軽に応募できる点がメリットです。企業の営業時間外にも受付ができるため、優秀な人材を取り逃がすこともなくなるでしょう。
受付をした後、そのまま面接日程の設定までチャットボットで対応することも可能です。
面接の日程調整
チャットボットを活用すれば、一次受付後に面接日程まで調整できます。採用担当者が面接可能な日時をあらかじめ設定しておき、求職者がその中から希望する日時を選択する流れです。
電話やメールで面接日程を決めるのは、求職者それぞれの都合と調整しなければならず、時間がかかります。また、担当者がいなければすぐに対応できないこともあり、不便に感じる点が多いと言えるでしょう。
チャットボットを活用すれば即時で面接日程の調整ができるため、求職者を待たせることなくスムーズに対応できます。日程調整までが他の企業よりもスムーズだと、イメージアップにもつながるかもしれません。
採用関係の問い合わせ対応
チャットボットは、採用関係の問い合わせ窓口としても活用できます。
採用関係の問い合わせは、フォームやメールを使っておこなわれる場合が多くあります。人間が対応するとなると、場合によっては回答までにどうしてもタイムラグが生じてしまう可能性があるでしょう。
採用関係の問い合わせは「福利厚生はありますか？」「面接で必要な書類は何ですか？」など、定型化した質問が多い傾向があります。そのため、チャットボットにあらかじめ回答を設定しておけば、多くのよくある質問に自動で回答できるようになります。
求職者は知りたい情報をすぐに得られるだけでなく、採用担当者の問い合わせ工数を削減できるため、双方にとってメリットであると言えるでしょう。
採用イベントの受付や問い合わせ対応
会社説明会や会社訪問など多くの求職者が参加する採用関連のイベントでは、採用担当者に膨大な質問が寄せられてしまい、対応しきれない事態になりかねません。また、ネガティブな質問をしたい場合、担当者に直接聞きづらいこともあるでしょう。
イベント会場にチャットボットを設定したデバイスを設置しておけば、参加者が自ら情報を検索できるため、スムーズにイベントを運営できます。
知りたいことをイベントのその場ですぐに解決できれば、企業への理解度も高まり、イベント担当者の負担も軽減されます。
多言語の問い合わせ対応
多言語対応のチャットボットを活用すれば、外国人からの一次受付や求人応募、問い合わせなどにも対応できます。
外国人の採用を検討している場合、社内に外国語を話せる社員が少なければ、スムーズに求職者への対応ができません。その結果、採用活動が思うように進まず、優秀な人材を取り逃がしてしまいかねません。
多言語対応のチャットボットを活用すると、外国人からの問い合わせや応募受付など、自動で対応できます。ただし、込み入った質問には対応できない場合もあるため、その際は有人対応につなぐなど、フォロー体制も整えておく必要があります。
企業情報の案内
チャットボットを使って、企業案内などの情報提供も可能です。
企業情報を案内し、関心のある求職者へ向けて自社をアピールできます。求職者も情報収集として気軽に利用できるため、双方にメリットがあると言えるでしょう。
新卒採用では、特に学生が自社のWebサイトを閲覧するため、学生向けの情報提供をするのも良いかもしれません。新卒用・中途用と情報を分けて提供するのも効果的です。
採用活動でチャットボットを利用する際の注意点
チャットボットを採用活動で利用する際に注意しておきたい点を紹介します。
チャットボットはただ導入すれば良いわけではありません。採用活動に適した内容を組み込んだチャットボットを運用することが大切です。
求職者のニーズを把握する
採用サイトを訪問する求職者は、まず先に自社のWebサイトを見ていることが多くあります。そのため、自社サイトに記載されている一般的な情報はひととおり理解しているはずです。
求職者が知りたいのは、サイト上には書かれていない企業の実態です。チャットボットで問い合わせ対応をおこなう場合は、深い質問にまで対応できるようにしておかねばなりません。
どんな情報も調べれば手に入る現代では、求職者のニーズを把握し、先回りした対応が必要です。知りたい情報にすぐにアクセスできれば、求職者の満足度も上がるでしょう。
さらに、チャットボットはデータを蓄積できます。求職者から寄せられる問い合わせを分析し、回答を更新しながらよりニーズに沿ったチャットボットを運用していくことが大切です。
新卒・中途で内容を変える
新卒採用と中途採用では、それぞれ求職者が持つ疑問や不安が異なります。
中途採用の求職者の場合は、前職と比べるために給与や福利厚生などの待遇面の情報を得たいと思っているはずです。具体的な年収の額や平均的な残業時間、福利厚生の詳しい内容など、サイト上には載せられないような質問にもチャットボットで回答できるようにしておく必要があります。
さらに、中途採用の場合は即戦力として働きたいと考えている人も多くいるため、具体的なキャリアプランや実際の業務内容をイメージできるように提示しておくのも一つの手法です。
チャットボットを運用する場合は、新卒採用ページ・中途採用ページそれぞれにチャットボットを設置したり、チャットボットの選択肢で新卒・中途を選択できるようにしたりし て、提示する内容を分けると良いでしょう。
分析をおこない改善を重ねる
チャットボットに寄せられた問い合わせデータを分析し、サイトや自社の採用活動に活かせる部分を積極的に取り入れ、改善を重ねることも大切です。
チャットボットに蓄積されたデータには求職者のニーズが詰まっているため、しっかり把握し、分析することで、求職者が求めている情報を正しく理解できるでしょう。データを基にPDCAサイクルを回し、チャットボットの改善を進めれば、さらなる業務効率化や求職者の満足度向上が期待できます。
求職者のニーズにどれほど応えられているのか、どうすればもっと応えられるようになるのかを常に考え、改善を重ねていくことが重要です。
採用活動におすすめのチャットボットツール
チャットボットツールにはさまざまな種類がありますが、中でも採用活動においておすすめのツールを紹介します。
自社に合ったツールを選択し、採用活動の効率化につなげましょう。
さっとFAQ
さっとFAQは、優れた操作性で初心者でも設定しやすいのが特徴のチャットボットです。
チャットボットの設定は難しいというイメージを持つ人も多いですが、さっとFAQはExcelでデータを登録できるため難しい設定は必要ありません。少し複雑な会話形式はシナリオでの設定も可能なので、さまざまな会話データを設定しておけば採用担当者の負担も大きく軽減されます。
利用頻度が多い質問内容やチャットボットで回答できなかった質問などの分析ができ、FAQやシナリオの内容のブラッシュアップもできます。PDCAを回し、改善しながら運用できるチャットボットとしてもおすすめです。
月額1万円から利用できるほか、30日間の無料トライアル期間も設けられています。
【昭和鉄工株式会社】新卒採用サイトにチャットボットを活用
130年以上の歴史を持つ昭和鉄工株式会社の新卒リクルートサイトでは、チャットボットを導入し学生からの就職活動の疑問に答えました。
社内の若手社員の意見を取り入れながらチャットボットのQ&Aを作成したところ、公開後1か月で1,000件もの質問と回答がチャットボット上でおこなわれたと言います。歴史ある会社でありながら、最新技術を使っているという点を学生にPRでき、会社のイメージアップ効果も生まれました。
また、社員がチャットボットへの関心が高まっていることも効果があった理由の一つです。ツールの理解につながり、新卒採用以外の社内効率化への応用も計画していると言います。
今後は新卒採用サイトだけでなく、営業から設計チームへ技術的な質問を投げかける社内ヘルプデスクとして活用する予定とのことです。
TalkQA for Recruit
TalkQA for Recruitは、採用活動に特化したAI搭載型チャットボットツールです。
会社概要や募集要項などの必要項目に沿って回答を用意するだけでAIが機械学習をし、自動で最適な回答を返します。求職者からの質問履歴はデータとして蓄積されるため、履歴を振り返って新たに質問と回答を設定することで、チャットボットの精度を上げられる点もポイントです。
LINE連携機能を使えば、LINEのトークルーム上でコミュニケーションを取ることも可能です。求職者はいつでもどこからでもLINEを使って問い合わせをできるようになります。LINE経由の問い合わせももちろんデータとして蓄積されるため、同様に分析が可能です。
リクター
リクターは、チャットボットとして採用サイトに設置するだけではなく、SMSやメールなどで求職者に自動で連絡ができるチャットボットツールです。
24時間365日、複数の求人媒体から応募してきた求職者の情報を自動で収集し、応募から10分以内にSMSとメールで面接案内を自動送付します。面接の日程調整や前日のリマインドもリクターがおこなうため、採用担当者の負担が大きく軽減されるでしょう。
チャットボットを使って事前に気になる点をチャットで質問することができるため、企業と求職者のミスマッチを防げる点もメリットです。料金プランは月の応募者数によって変動するため、必ず確認しておきましょう。
リクルートエディア
リクルートエディアは、新卒・中途問わず採用活動を効率化するためのAI型チャットボットツールです。求職者が親近感を持てるAIキャラクターが標準搭載されている点が特徴です。
自社のWebサイトにバナーを貼るだけで導入でき、回答に使う文章を用意すれば、すぐに利用開始できます。チャットでのやり取りの履歴はデータとして蓄積され、どのような質問内容が多いのかを分析できます。
AIキャラクターは人間なので、より人に近い感覚で問い合わせができ、求職者もとっつきやすいでしょう。パソコンやスマートフォンはもちろん、LINEでも利用できるため、求職者はより気軽に問い合わせができます。
RICOH Chatbot Service
RICOH Chatbot Serviceは、簡単に使い始められるAI型チャットボットツールです。
業種別のテンプレートがあるため、自分で原稿を考える必要なく、運用を始められます。質問と回答はExcelで登録できるので、ツールの扱いに慣れていない人でも安心して利用できるでしょう。
LINEWORKSやLINEを初め、Teams、kintoneなどのツールとの連携も可能で、さまざまな問い合わせに円滑に対応できる点もメリットです。管理画面も直感的に操作しやすく見やすいため、使い慣れるまでにそれほど時間を要しません。
無料のトライアル期間中にもレクチャーを受けられ、サポート体制も充実しています。
チャットボットを使った採用活動事例
最後にチャットボットを使った採用活動の具体的な事例を紹介します。
活用方法を自社でも取り入れられそうであれば、ぜひ導入を検討してみてください。
応募件数・成約率ともに増加｜株式会社モード・プランニング・ジャパン
株式会社モード・プランニング・ジャパンは、保育や介護・看護業界に特化した人材紹介・ 人材派遣事業を展開する企業です。
自社の求人サイトに加え、あらゆる求人メディアや求人広告を利用しながら集客に取り込んでいました。中でも自社サイトからの応募者の成約率が高いことから、「どうすれば自社サイトの応募を増やすことができるのか」と悩んでいたそうです。
そこで取引先の会社から紹介されたのが、チャットボット型Web接客ツールでした。費用対効果を計測し、見通しが立ったこともあり、導入を決めたそうです。
導入後は応募件数が増えただけではなく、成約率も他の媒体と比べ1.5〜2倍の高い水準を維持していると言います。応募者数も、フォーム経由よりチャット経由の応募者は成約率も高い傾向にあるそうです。
参考：求人情報サイトへのチャット導入で応募数アップ！他媒体と比較し約2倍の成約率に！！
採用活動にチャットボットを導入しよう
問い合わせ対応や応募受付、面接の日時調整など、採用関連業務は意外と手間がかかります。チャットボットを導入すればこれらの対応が自動化されるため、担当者の負担が軽減され業務効率化につなげられるでしょう。
求職者もすぐに回答を得られることから、担当者だけではなく求職者にもメリットがあります。採用活動に課題を感じている企業は、ぜひチャットボットを導入して効率化を図りましょう。
「さっとFAQ」は採用関連の問い合わせに自動で対応できるチャットボットツールです。質問と回答はExcelで登録可能なので、面倒な設定の必要なく、すぐに運用を開始できます。採用関連のチャットボットツールをご検討の場合は、ぜひ無料トライアルをご利用ください。