採用活動で以下のような課題を感じている採用担当者も多いのではないでしょうか。
「問い合わせが多くて対応しきれない」
「面接の日程調整に時間がかかる」
「夜間や土日に問い合わせがくると回答が遅くなってしまう」
このような課題を解決できるのがチャットボットです。チャットボットを導入することで、採用活動が効率化します。
本記事では採用活動でチャットボットを導入するメリットや活用方法をふまえ、おすすめのチャットボットツールを5製品紹介します。
チャットボットとは
そもそもチャットボットとは、チャット上でユーザーと自動でやり取りをするロボットプログラムです。
チャットボットは「シナリオ型チャットボット」と「AI型チャットボット」の2種類があります。
シナリオ型は、あらかじめ設定した質問に沿ってユーザーが項目を選択していくことで、次の質問や回答が表示される仕組みです。たとえばECサイトのシナリオ型チャットボットでは「何かお困りのことはありませんか？」という質問の下に「返品について」「送料について」などの項目が表示されており、知りたい情報を選択すると回答が得られます。
このようにシナリオ型チャットボットは、決められた回答を返すため必ず正確な回答ができる一方、シナリオにない質問には対応できない点がデメリットと言えます。
もう一つのAI型チャットボットは、ユーザーからの任意の問い合わせ内容に対して、AIが最適な回答を返す仕組みです。シナリオ型チャットボットよりも複雑な質問にも対応できる点がメリットです。しかし回答の精度を高めるためには膨大なデータを学習させる必要があり、運用に手間とコストがかかる点には注意しなければいけません。
採用活動でチャットボットを活用するメリット
チャットボットは多様なシーンで活用されていますが、企業の採用活動でも取り入れられている事例が増えています。採用活動でのチャットボット活用は、以下のメリットが期待できます。
問い合わせにリアルタイムで回答できる
チャットボットにより、求職者の問い合わせにリアルタイムで回答できるようになります。
求職者からの問い合わせが来てから、企業の採用担当者がそれを確認して回答をする場合、時間がかかってしまうことも珍しくありません。そのうちに求職者の自社に対する関心が薄れてしまい、別の企業と話が進んでしまう可能性もあります。
しかしチャットボットがあれば、求職者からの問い合わせがきたらすぐに回答できます。そのため求職者の関心度を下げることもなく、スムーズに採用活動を進められるでしょう。
24時間365日対応できる
チャットボットは無人で対応できるため、24時間365日稼働できます。
たとえば新卒採用であれば、授業が終わってからの時間帯やバイトやサークルなどが終わった夜間などに問い合わせのメールが送信されるケースも多いです。また中途採用でも、求職者の仕事が終わってからの時間帯や、仕事が休みの日に問い合わせが多くなる傾向があります。
そこでチャットボットを導入することで、企業の採用担当者が対応できない時間帯や休日などでも問い合わせに対応できる体制が構築できます。
採用担当者の負担が軽減される
チャットボットの活用により、採用担当者の負担が軽減されて生産性向上につながる効果も期待できます。
採用関連の問い合わせ対応や面接の日程調整などを、求職者一人ひとりと電話やメールなどでやり取りしていると、それだけでも膨大な時間がかかります。それでは採用担当者がほかの仕事の時間を確保できなくなり、業務が回らなくなるリスクもあるでしょう。
そこでチャットボットを導入して問い合わせ対応や日程調整などを自動化できれば、採用担当者の問い合わせ対応の工数を削減でき、ほかの仕事の時間を充分に確保できます。
求職者が気軽に質問できる
チャットボット導入のメリットとして、求職者が気軽に質問できるようになる点も挙げられます。
採用関連で聞きたいことがあっても、電話やメールなどで問い合わせをするのは緊張するという人も少なくありません。求職者が聞きたいことを聞けずに不安を感じたまま選考が進んでしまうと、最悪の場合は内定辞退などの可能性もありえます。
一方、チャットボットであれば項目に沿って質問内容を選択するだけなので、求職者は電話やメールよりも気軽に利用できます。
採用活動でのチャットボットの活用方法
チャットボットは採用活動において、以下のシーンにて活用できます。
採用サイトの一次受付
チャットボットを採用サイトの応募フォームと同じように活用可能です。
氏名や連絡先などの必要な情報を採用サイト上のチャットボットに設定しておくことで、求職者はチャットボットから求人情報に応募することができます。
求職者は決められた項目に沿って情報を入力していくだけなので、手軽に応募できるというメリットがあります。
面接の日程調整
チャットボットを活用すると、面接の日程調整も可能です。採用担当者が面接可能な日時を設定しておき、求職者がその中から希望する日時を選択する流れです。
電話やメールで面接日程を決めるのは時間がかかってしまうこともありますが、チャットボットであれば即時対応が可能なので、スムーズに日程調整ができます。
採用関係の問い合わせ対応
チャットボットは採用関係の問い合わせ窓口としても活用できます。
採用関係の問い合わせは「福利厚生はありますか？」「面接で必要な書類は何ですか？」など、定型化した質問が多い傾向です。そのためチャットボットにあらかじめ回答を設定しておくことで、多くの質問に自動で回答できるようになります。
求職者は知りたい情報をすぐに得られるだけでなく、採用担当者の問い合わせ工数を削減できます。
採用イベントの受付や問い合わせ対応
会社説明会や会社訪問など多くの求職者が参加する採用関連のイベントでは、採用担当者に膨大な質問が寄せられてしまい、対応しきれない事態にもなりかねません。
そこでイベント会場にチャットボットを設定したデバイスを設置しておけば、参加者が自ら情報を検索できるためスムーズにイベントを運営できます。
多言語の問い合わせ対応
多言語対応のチャットボットを活用すると、外国人からの求人応募にも対応できます。
外国人の採用を検討している場合、社内に外国語を話せる社員が少ないとスムーズに求職者への対応ができず、採用活動が思うように進みません。
そこで多言語対応のチャットボットを活用すると、外国人からの問い合わせ対応や応募受付などを行うことができます。
採用活動におすすめのチャットボットツール
チャットボットツールにはさまざまな種類がありますが、採用活動においておすすめのツールを5製品紹介します。自社に合ったツールを選択し、効率化につなげましょう。
さっとFAQ
「さっとFAQ」は、優れた操作性でチャットボット初心者でも設定しやすいのが特徴のツールです。
チャットボットの設定は難しそうなイメージを持つ人も多いですが、さっとFAQはExcelでデータを登録できるため難しい設定は必要ありません。少し複雑な会話形式はシナリオでの設定も可能なので、さまざまな会話データを設定しておけば採用担当者の負担が大きく軽減します。
また、利用頻度が多い質問内容やチャットボットで回答できなかった質問なども分析でき、FAQやシナリオの内容のブラッシュアップが可能です。
FAQチャットボット「さっとFAQ」
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TalkQA for Recruit
「TalkQA for Recruit」は採用活動に特化したAI搭載型チャットボットツールです。
会社概要や募集要項などの必要項目に沿って回答を用意するだけでAIが機械学習をし、自動で最適な回答を返します。また求職者からの質問履歴はデータとして蓄積されるため、履歴を振り返って新たに質問と回答を設定することでチャットボットの精度を上げられます。
またLINE連携機能を使えば、LINEのトークルーム上でコミュニケーションを取ることも可能です。
リクター
「リクター」はチャットボットとして採用サイトに設定するだけでなく、SMSやメールなどで求職者に自動で連絡ができるチャットボットツールです。
24時間365日、複数の求人媒体から応募してきた求職者の情報を自動で収集し、応募から10分以内にSMSとメールで面接案内を自動送付します。面接の日程調整や前日のリマインドもリクターが行うため、採用担当者の負担が大きく軽減するでしょう。
リクルートエディア
「リクルートエディア」（Recruit Edia）は、採用活動を効率化するためのAI型チャットボットツールです。求職者が親近感をもてるチャットキャラクターが標準搭載されている点が特徴です。
チャットでのやり取りの履歴はデータとして蓄積され、どのような質問内容が多いのか分析できます。
またチャットはLINEでも利用できるため、求職者はより気軽に問い合わせができるでしょう。
RICOH Chatbot Service
「RICOH Chatbot Service」は簡単に使い始められるAI型チャットボットツールです。
業種別のテンプレートがあるため、自分で原稿を考える必要なく運用を始められます。またExcelで質問と回答を登録できるので、ツールの扱いに慣れていない人でも安心して利用できるでしょう。
RICOH Chatbot Service 公式サイトはこちら
採用活動にチャットボットを導入しよう
採用関連の問い合わせ対応や応募受付、面接の日時調整などは意外と手間のかかる業務です。しかしチャットボットを導入することでこれらの対応が自動化されるので、担当者の負担が軽減され業務効率化につながります。また求職者はすぐに回答を得ることができるメリットもあります。
採用活動に課題を感じている人は、ぜひチャットボットを導入して効率化を図りましょう。
「さっとFAQ」は採用関連の問い合わせに自動で対応できるチャットボットツールです。質問と回答はExcelで登録可能なので、面倒な設定の必要なくすぐに運用を開始できます。採用関連のチャットボットツールをご検討の場合、ぜひ「さっとFAQ」をご利用ください。