少子高齢化による人手不足が深刻な昨今において、省力化への取り組みが急務と言えます。省力化に取り組もうとしている企業のなかには、「取り組み方がわからない」「具体的な施策の例はないか」とお悩みの方も多いでしょう。
現在、企業によってさまざまな省力化施策が実施されています。省力化の費用対効果を最大化させるためには、具体的な実践方法や企業事例を把握しておくことが大切です。
本記事では、省力化の具体例と実践方法について詳しく解説します。企業事例や補助金制度についても紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
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省力化とは
省力化は、限られた人員で生産性を最大化するために欠かせない考え方です。省力化の具体的な意味や、よく混合されやすい「省人化」「少人化」との違いについて見ていきましょう。
省力化とは「無駄な工程や手間の削減」
省力化とは、業務プロセスの合理化やITツールの活用によって、作業における手間や労働力を削減することを指します。これは単なる人員削減を目的とするものではなく、従業員の業務負担を軽減し、組織全体の生産性を向上させることを真の目的としています。
具体的な施策としては、既存業務の無駄を削ぎ落とした上で、ツールや機械を導入して自動化を図る手法が一般的です。例えば、チャットボットの導入によるカスタマーサポートの負担軽減や、物流管理システムの活用による入出荷業務の円滑化など、その活用範囲は多岐にわたります。
人手不足が深刻化する昨今の日本において、業務効率化と労働負担の軽減は多くの企業にとって最優先課題です。こうした背景から、持続可能な組織運営を実現するための手段として、省力化を推進する動きが急速に高まっています。
省人化・少人化との違い
無駄な工程や手間を削減する省力化に似た言葉として、省人化と少人化が挙げられます。それぞれの意味は、以下の通りです。
- 省人化：業務に割く人員を削減すること
- 少人化：生産量や稼働状況に応じて必要最小限の人員数になるよう調整すること
省人化は、省力化を通して業務に割く人員数そのものを削減する施策です。業務の削減や自動化を実施した場合は省力化、加えてその業務に割く人員の削減も実施した場合は省人化になります。
一方少人化とは、状況に応じて人員をA工程からB工程へ移すなど、配置を柔軟に見直し、各業務に必要な人員を最小限に抑える運用を指します。全体的な人員の削減ではなく、人員配置の最適化と捉えると良いでしょう。
省力化とそれぞれの違いを正しく理解して、目的に応じた使い分けが大切です。
省力化の具体例
省力化は、業種によって取り組む方法はさまざまで、自社の解決したい課題に合わせて最適な方法を選ぶことが大切です。実際によくおこなわれている省力化の具体例を見ていきましょう。
業務の標準化・マニュアル化
省力化をおこなう最初のステップとして、業務の平準化が挙げられます。業務を平準化するには、マニュアルの作成・整備が必要不可欠です。
業務内容や手順をマニュアル化して明確にすることで、担当者の急な退職や欠勤といった不測の事態にも、特定の人に依存せず誰もが一定の品質で対応できる体制を構築できます。
また、マニュアルのフォーマットを他部署と統一させることで、人事異動時や他部署からの応援対応が発生した際も、抵抗なく引き継ぎ可能です。ただし、マニュアルは定期的に更新・見直し、常に最新の状態にしておく必要があります。
マニュアル化による業務の標準化は、属人化の防止や教育コスト削減を実現できる、比較的取り組みやすい省力化施策の一つです。
アウトソーシング（外部委託）
アウトソーシングとは、業務の一部を外部の企業や個人に委託する経営手段です。自社の専門分野以外の業務を、外部に委託し、本来注力すべき専門性が発揮できる業務に集中します。
具体的な事例としては、コールセンター業務や経理、人事労務などが挙げられます。その分野に特化した専門業者に委託することで、自社でおこなうよりも正確かつ高品質な対応が可能になるだけでなく、納期短縮や業務負担の軽減といった省力化においても非常に有効な手段となります。
しかし、アウトソーシングには留意すべき点もあります。業務を外部に依存しすぎると、社内に実務ノウハウが蓄積されず、将来的に内製化を検討する際、自社で業務を完結できなくなるリスクがあります。また、外部との接点が増えることによる情報漏洩のリスクや、委託先による品質のばらつきにも注意が必要です。
アウトソーシングを導入する際は、信頼できる委託先選びと密なコミュニケーションが重要です。
業務手順や人員配置の変更
コストをなるべく抑えて省力化する方法として、業務手順・人員配置の変更が挙げられます。業務手順や人員配置を変更することで業務におけるムリ・ムダの削減が可能です。
例えば、業務手順を見直し、作業の重複や無駄な確認作業を削減すれば、少人数で同じ業務を遂行できます。また、時間帯や業務量の変動に合わせて人員配置を柔軟に変更すれば、繁忙期への戦力集中と、閑散期における過剰な人員配置の防止を両立できます。
省力化を実現させるには、既存の業務手順や人員配置を定期的に見直す必要があります。常に最適な状態を維持できれば、追加コストをかけずに省力化を実現できるでしょう。
ITツールの導入
ITツールの導入による業務の自動化やデータの可視化は、省力化の実現に大きく役立ちます。ITツールには、チャットボットやクラウド会計ソフト、勤怠管理ツールなど、さまざまなものがあります。
例えば、カスタマーサポートにチャットボットを導入すれば、頻出する質問への回答を完全に自動化できます。また、クラウド会計ソフトを活用することで、領収書や請求書の一元管理・共有が可能となり、手入力による記帳作業の大幅な省力化が実現します。
ITツールの導入は、単純作業の自動化や普段の業務スピードを向上でき、会社全体の生産性を高められるでしょう。
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機械・設備の導入
新たな機械や設備の導入は、業務負担を大きく軽減させられる省力化手段の一つです。
例えば製造業において、これまで手作業でおこなっていた業務を自動化できる設備を導入すれば、負担を大きく軽減できるだけでなく、一定品質でより多くの製品を製造できます。人手不足の解消も期待できるため、高い費用対効果が見込まれるでしょう。
一方で機械や設備の導入には、初期費用とメンテナンス費用が発生します。導入を成功させるためにも、導入前に費用対効果を算出し、十分に検討することが大切です。
業務量や作業頻度に応じて、部分的な機械化や段階的な導入を実施すれば、無理なく省力化を進められます。
省力化の実践方法
省力化でより大きな効果を得るためには、闇雲に進めるのではなく、正しい手順で進めることが大切です。省力化の実践方法について詳しく見ていきましょう。
業務の可視化
省力化を効果的に進めるには、まずは現状の業務や業務手順を可視化します。「いつ・だれが・なにを・どれくらいの時間」やっているか、詳細まで書き出すことが重要です。
業務内容を可視化することで、負担が集中している時間帯やポジションや属人化している業務、非効率な手順などを見つけられます。
可視化の目的は、単に業務を書き出すのではなく、削減できる工程と本来注力すべき業務の切り分けです。経験や感情に頼らない事実ベースのデータは、改善の優先順位など省力化を進めるための重要な判断基準になります。
業務を可視化して共有すれば、現場全体で共通の課題として理解できるため、一体感をもって効果的に省力化に取り組めます。
課題の洗い出しと目標設定
可視化した業務の中から、負担の大きい業務や重複している業務など、「ムリ・ムダ」を洗い出します。業務プロセスの改善や自動化によって業務効率を最大化できるかどうかを基準に課題を見つけましょう。
例えば、紙とシステムへの二重入力や部門ごとの独自管理、複数業務の兼務などさまざまな課題があります。その中からより重要な課題に絞り、それに対する目標設定をします。
目標設定は、達成度を測定できる内容にすることが大切です。「半年後に問い合わせ対応時間を30%削減」「3カ月後に月間残業時間を50時間削減」など、なるべく数値化して設定します。
解決策の立案・実行
設定した目標を達成するための解決策を立案します。
解決策は、以下の要素を明確にします。
- スケジュール
- 担当者
- 対象範囲
- 運用ルール
- 周知方法
- 効果測定指標（KPI）
ただし、解決策が必ずしも現場に合うとは限らないため、注意が必要です。本導入の前に、小規模な試験導入やテスト運用を実施して、大きな問題点やエラーがないか確認しましょう。
効果測定と継続的な改善
施策は実行して終わりではありません。実行した結果、当初の目標にどの程度近づけたのかを把握するため、定期的な効果測定が必要不可欠です。
効果測定においては、まず必要なデータを収集し、あらかじめ設定したKPIや数値目標と照らし合わせて客観的な分析をおこないます。例えば、問い合わせ対応の効率化を目的とする場合、導入前後で平均対応時間の変化を比較し、定量的な効果を検証します。もし目標に届いていないのであれば、その原因を早期に究明し、運用方法の見直しや新たな施策の検討といった次の一手を打たなければなりません。
省力化を一時的な取り組みで終わらせず、真の成功に導くためには、こうした継続的なPDCAサイクルを組織内に定着させ、改善を習慣化することが極めて重要です。
省力化に成功した企業事例
省力化を成功させた企業の事例を紹介します。
自社の現状と照らし合わせ、どのような省力化に取り組むべきか検討する際の参考にしてください。
よくある質問を省力化して重要な業務に注力
宇津救命丸株式会社は、子どもの夜泣きやかんむしの薬である「宇津救命丸」をはじめとする医薬品を開発・販売しています。同社では、毎月50件以上寄せられる似たような質問への対応に課題を抱いていました。
そこでチャットボットが有効なのではと思い立ち、「さっとFAQ」を導入します。同社のメインキャラクターである「メイちゃん」と会話しているような設計で運用をスタートし、導入後は、電話での問い合わせを平均して約2割減少させることに成功しました。
その結果、「飲み合わせ」などのより繊細な対応が必要な問い合わせに注力できるようになったと言います。
システムの導入によって問い合わせ業務を省力化し、顧客満足度の向上に寄与した事例です。
参考「江戸時代から続く秘薬はチャットボットでさらなる飛躍へ｜さっとFAQ」
ヘルプデスクの問い合わせ対応を半年で2割削減
2,600社以上の導入実績のあるマニュアル自動作成ソフト「Dojo」をはじめとするさまざまな製品を提供している株式会社テンダでは、製品やサービスの導入数増加に伴う問い合わせの増加に課題を抱いていました。問い合わせ対応への人手不足はもちろん、問い合わせが平日の日中のみに限られることに対しても解決策を探していました。
そこで、優れた操作性で簡単に作成できるチャットボットである「さっとFAQ」を導入します。導入後6カ月で、平均して4割の問い合わせをチャットボットが対応していることがわかりました。
問い合わせ全体の2割に相当し、大きな効果を得られたと言います。今後は、新しいFAQの増加や既存FAQのさらなるブラッシュアップに取り組む方向です。
参考：「導入後半年で2割のお問い合わせを削減｜さっとFAQ」
チャットボットで繁忙期の問い合わせを削減し500万円のコストメリット
フラワーギフトの受注事業を展開する花キューピット株式会社では、人材採用難を背景に、最繁忙期における問い合わせ対応のひっ迫が大きな課題となっていました。従来の人員配置の最適化や業務効率化だけでは限界に達していたため、顧客が自ら疑問を解決できるツールとして、チャットボット「さっとFAQ」を導入しました。
導入決定からわずか2週間弱で公開に漕ぎ着け、運用開始から約半年でチャット利用回数は10万回を突破しています。一つの問い合わせ対応に要する時間を1分と仮定すると、約500万円相当のコストメリットを創出した計算になります。
初期費用や公開までの準備期間を考慮しても、極めて低コストかつスピーディーな導入であり、大きな費用対効果（ROI）を得ることに成功しました。
また、些細な疑問でも即座に解決できる環境が整ったことで、お客様を待たせることなく、顧客満足度の向上にも大きく寄与しています。
参考：「「お花を贈りたい」という思いに寄り添ってお客様の手間をチャットボットで軽減｜さっとFAQ」
クラウド契約ソフトの導入で契約事務にかかる時間を月47.7時間削減
キューサイ株式会社は、青汁やヘルスケア、スキンケア事業を展開しています。従業員500名規模の会社でありながら、わずか2名体制の契約業務がひっ迫していました。
そこで同社は、電子契約サービスであるマネーフォワードクラウド契約を導入。契約書や発注書、解約に関する書面など、幅広い用途で活用し、導入前は62.7時間かかっていた契約事務が、導入後は15時間にまで短縮できました。
また、これまでは1週間かかるケースもあった押印フローも、平均1.5日、最短30分で完結できるようになったと言います。
システム導入によって業務の逼迫を解消し、会社全体の生産性も向上した事例です。
参考：「月62.7時間から15時間へ！2名体制でひっ迫していた契約業務の～｜Money Forwardクラウド」
システム導入で2〜3時間かかっていた間接業務をほぼ削減
熱可塑性・熱硬化性の2種類のプラスチック製造を手掛ける株式会社髙梨製作所では、他社との差別化を図るため、2012年に「IT・IoT特化型企業」を目指すことを決意しました。同社は「限られた人的資源のなかで、いかに付加価値を最大化するか」という観点から、多角的な省力化施策を展開しています。
- OCR（紙からデジタルへの変換）の導入
- RPA（間接業務の自動化）の導入
- 生産管理システムの導入
- 生産設備の自動化
これらの施策により、1日2〜3時間かけていた間接業務の削減や不良品発生率・納期遵守率の改善など、業務負担の軽減だけでなく、幅広い面で改善を実現しました。導入の際は、経営層だけの判断でなく、現場の意見を拾いながら導入を進めたことが成功のポイントです。
省力化を通じて組織全体の付加価値を劇的に向上させた、製造業におけるDXのモデルケースといえるでしょう。
参考：「『中小製造業における省力化事例集』を作成～｜経済産業省東北経済産業局」
ロボットの導入により運搬作業を省力化
ある製造現場では、重量のある原料袋や原料箱をパレットから製造ラインへ投入する工程が、作業者の身体に大きな負担を与えていることが長年の課題でした。この負荷を解消するため、最小限の力で重量物を運搬できる「アーム式バランサ」を導入しました。
導入にあたっては、可動域が広く1台で2つのラインをカバーできる製品を選定し、その結果、現在は力を使うことなくスムーズな原料移動が可能となりました。
特筆すべきは、従業員全員が操作レクチャーを受けたことで、特定の男性作業員に頼っていた「属人化」が解消された点です。力作業の壁がなくなったことで、現在は女性や高齢の従業員も含め、誰もが安全かつ効率的に作業をおこなえる環境が整っています。
参考：「誰でも原料投入が可能に！重量物運搬を省力化する～｜素食品工場物流ナビ」
省力化のメリット
省力化にはさまざまなメリットがあり、会社全体の生産性向上につながります。費用対効果を最大化させるためにも、省力化のメリットについて押さえておきましょう。
業務の効率化
省力化を通じて業務プロセスの合理化や自動化を図ることは、業務効率を飛躍的に向上させます。
具体的には、既存の業務フローを再設計し、無駄な工程を削ぎ落とすことで、同一の業務量に対する処理時間を大幅に短縮できます。さらに、ITツールや設備の導入によってこれまで人間が行っていた手作業を自動化できれば、人為的なミスを抑えつつ、業務効率を劇的に改善することが可能です。
このように、省力化は「限られたリソースで、従来と同等、あるいはそれ以上の成果を生み出す環境」の構築に大きく寄与します。業務効率の向上によって生まれた時間の余力は、より戦略的で付加価値の高い業務への注力を可能にし、企業競争力の強化へとつながっていくでしょう。
人手不足や属人化の解消
省力化によって手間を削減し自動化できれば、人手不足や属人化の解消が可能です。効率よく業務を遂行できる環境は、より少ない人数で多くの業務を処理できます。
例えば、業務の徹底したマニュアル化は、その代表的な一歩です。「マニュアルさえあれば誰でも同じ品質で業務を完遂できる環境」を構築できれば、特定の担当者に依存するリスクを排除し、組織全体の柔軟性を高められます。これにより、特定の個人に負荷が集中する属人化を防ぐとともに、急な欠員にも対応できる強い組織へと進化できます。
少子高齢化が進む昨今の日本において、多くの企業で人手不足に陥っている現状があります。今後の競争を生き抜くためには、省力化が大きな鍵を握るといっても過言ではありません。
品質の向上と維持
省力化に取り組むにあたり、ITツールやシステムを導入して業務を自動化することで、人による品質のバラつきを改善できます。そのため、品質を一定基準まで向上させ、維持させることが可能です。
また従業員の業務負担も改善することから、より付加価値の高い業務へリソースを集中させることができます。重要度の高い業務に十分な時間を確保できることから、総合的に品質水準の底上げにもつながるでしょう。
省力化の注意点
省力化には多くのメリットがある一方で、デメリットもあります。省力化の失敗を防止するために、省力化の注意点についてあらかじめ把握しておきましょう。
コストがかかる
省力化では、施策によってコストがかかります。例えば、ITツールやシステムの導入によって業務を自動化する場合、導入費用やランニングコストが発生します。
また、業務の可視化や課題の洗い出しをおこなう過程でも、時間や人員などのリソースが必要不可欠です。
ほかにも、従業員への研修や教育、定着させるための内部施策など、細かいコストも発生します。そのため短期的に発生するコストだけでなく、中長期的に発生するコストも見据えて、費用対効果を算出することが大切です。
専門的な知識が必要になるケースがある
ITツールやロボットを導入する場合、専門的な知識や技術を持った人材が必要です。十分な準備をおこなわないまま導入を進めると、期待していた効果が得られない可能性があります。
例えば、クラウド会計ソフトを導入する場合、既存の会計システムからのデータ移行や他システムとの連携、勘定科目や補助科目の再構築など、専門的な知識が求められるケースも少なくありません。
適切な人材がいない場合は、採用を進め、社員を教育する必要があるでしょう。そのため、省力化施策を導入する前に、必要なスキルや体制を整理し、計画的に進めることが大切です。
企業の省力化を助ける補助金もある
企業の省力化を後押しする補助金制度「中小企業省力化投資補助金」が受けられるケースがあります（2026年2月時点）。
中小企業省力化投資補助金とは、中小企業や小規模事業者が人手不足の解消や生産性向上を目的に、省力化につながるシステム・設備を導入する際の費用を一部補助する制度です。指定されたカタログに掲載された製品から選んで導入する「カタログ型」と、それぞれの企業の課題や事業内容に応じてシステムや設備を選定する「一般型」の2つの申請方法があります。
それぞれ条件が異なるため、省力化に取り組む際は、自社の施策が該当するかあらかじめ確認が必要です。また、公募期間が定められているため、申請をする際は最新の公募要領を確認しておきましょう。
参考：「中小企業省力化投資補助金｜独立行政法人中小企業基盤整備機構」
省力化を成功させて会社全体の生産性を高めよう
省力化は無駄な業務や労働力を削減し、生産性の向上や人手不足の解消を実現できる施策です。業務プロセスを見直し、合理化・自動化することで、限られたリソースをより重要な業務に集中させる環境を構築できます。
自社の課題を明確にし、適切な省力化施策を計画的に進めましょう。
弊社サンソウシステムズでは、カスタマーサポート業務や社内問い合わせ業務の省力化に最適なチャットボット「さっとFAQ」を提供しています。月額1万円から利用でき、最短即日の導入が可能です。
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