近年、少子高齢化や労働力の減少に伴い、さまざまな業界で人材不足の解消や生産性向上が求められています。人材不足の解消や生産性の向上に効果的な手段として挙げられるのが「省力化」です。
この記事では、省力化と省人化の違いや省力化に取り組むメリット、省力化の実践方法を紹介します。省力化に取り組む際の注意点についても触れているので、ぜひ最後までご覧ください。
省力化を実現するには、チャットボットの導入も有効です。チャットボットを導入すれば、バックオフィスやカスタマーサポート、営業などさまざまな業務の省力化が可能です。
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省力化と省人化とは？
近年、働き方改革や生産性の向上、業務改善を進めるにあたって、「省力化」「省人化」という言葉を耳にする機会が増えた方もいるでしょう。ここでは、それぞれの意味について詳しく解説します。
省力化とは
省力化とは、人がおこなう作業を見直して効率化を図り、機械やシステムを導入することで作業負担を減らす取り組みです。人員を減らして効率化を進めるのではなく、作業者ができるだけ労力をかけずに最大限の生産性を発揮しようとする考え方です。
例えば、生産ラインでのロボットの活用や、物流センターの自動化された仕分けシステムの導入などが挙げられます。ロボットやシステムの導入により、作業時間を短縮できたり、ミスを減らしたりするなど、省力化を実現できるでしょう。
特に昨今の日本では、労働力不足や賃金高騰が課題として挙げられています。これに対処するには、省力化への取り組みが必要不可欠なのです。
省人化とは
省人化とは、作業を省力化し、人の代わりに機械やロボットに作業を任せることで作業者の人数も減らすことを指します。読み方は「しょうじんか」で、トヨタ生産方式（TPS）に基づく徹底的な無駄排除を目指す概念です。
作業を省力化することで、人がする必要のない仕事を次々と自動化し、重要な仕事に人員を集中できます。単に人員を削減するだけではなく、空いた人材を不足しているポジションにまわしたり、創造的な業務に力を入れたりすることも可能です。
省力化に取り組んだ上で省人化すれば、作業者の負担を軽減できるだけでなく、人件費の削減も可能です。また、ロボットやシステムの導入により、生産性の向上も期待できます。
省力化・省人化と効率化との違い
効率化をおこなう目的は、業務の工程や作業内容を見直し、最短で目的を達成することです。作業や業務を最適化して最大の成果を得るために、さまざまな手法やアプローチを組み合わせて実施されます。
例えば、コスト削減のために無駄な在庫を処分したり、不要な手間や手続きをなくしたりすることが挙げられます。
つまり、効率化をおこなう方法として、省力化・省人化が検討されるのです。効率化の実現に省力化・省人化の手法が取り入れられるため、省力化・省人化は効率化の一部であると言えます。
省力化に取り組むメリット
少子高齢化による労働力不足の解消につながるとして注目されている省力化ですが、取り組むことでどのようなメリットが得られるのでしょうか。
ここでは、省力化に取り組むメリットを詳しく解説します。
生産性向上につながる
人の手でおこなっていた手間のかかる作業や、人の介在を必要としない業務を自動化し省力化すれば、生産性を向上させられます。省力化に取り組むことで作業速度が向上し、生産量の増加にもつながります。
作業を機械に任せれば、人的ミスのリスクも軽減するでしょう。手作業や重労働も減らせるため、作業者のストレスや疲労も軽減できます。
生産性が向上すれば、本来力を注ぎたい業務に人員を集中できます。空いた時間で、事業拡大や新規事業などの工数がかかる仕事に取り組めば、企業全体の生産性向上にもつながるでしょう。
省力化は生産性向上に不可欠な要素であり、組織の成果を向上させるための重要な取り組みだと言えます。
人手不足解消につながる
人がおこなっていた作業を機械の導入により自動化すれば、人が必要な業務自体を減らすことができ、人材不足を解消できます。
今後、少子高齢化や働き方改革による労働時間削減などによって、労働力の不足が懸念されています。しかし、省力化に取り組み、効率的に作業ができる環境や体制を整備できれば、この懸念点は解決できるでしょう。
作業を自動化すれば、人材の有効活用が可能になります。新たな人材を採用する必要もなくなるため、採用にかかる時間やコストも削減可能です。
省力化は人材不足の解消に大きな影響を与え、労働力の効率的な活用と労働環境の改善にも貢献すると言えるでしょう。
サービス品質向上につながる
機械やシステムを取り入れることで、人為的なミスを防ぎ、品質を安定させられます。作業プロセスの効率化により、作業時間の短縮や業務フローのスムーズさも実現できます。また、担当者が急に休んでしまったとしても、システムで業務を回せる環境を構築できていれば業務の滞りを心配する必要もありません。
省力化によって作業者の負担を軽減させることも可能です。作業負担が軽くなれば従業員の集中力が高まり、顧客への丁寧な対応や付加価値のあるサービス提供など、サービス品質の向上につながります。
省力化の実践方法を紹介
ここでは、省力化の実践方法をいくつか紹介します。自身の仕事に取り入れられないか、参考にしてみてください。
業務プロセスを見直して課題を洗い出す
まずは、現状業務の中でおこなっているすべての作業内容と業務フローを洗い出します。問題のある部分や、手間や時間がかかる作業、効率化できそうな部分をピックアップしましょう。作業内容と業務フローを見直すことで、業務上の課題を明確にできます。
次に、洗い出した課題に優先順位を付け、解決策を検討しましょう。例えば、ツールを導入して積極的に自動化したり、効率的な情報共有システムを導入したりすることが挙げられます。反対に、自動化できない作業を見つけ出せば、優先的な人員の配置も可能です。
解決策の実施後に効果を評価して、継続的に改善することで、省力化を成功させられるでしょう。
業務を標準化させる
効率的に業務をおこなうには、作業を標準化させることが重要です。洗い出した作業内容と業務フローを分析し、業務の標準化を図りましょう。
業務が標準化されていない場合、作業速度や品質にばらつきが発生し、生産性の低下にもつながります。業務の標準化により、生産性の向上や品質の安定化、従業員間の連携強化などを実現できます。
業務の標準化は、業務マニュアルの作成やトレーニング資料などの形で文書化されるケースがほとんどです。マニュアル作成により、誰でも同じ手順で作業ができ、スピードや品質の安定につながります。また、文書化された資料が用意されていれば教育もしやすいため、育成コストも削減できるでしょう。
AIやRPAツール、デジタルツールを導入する
自動化できそうな業務を見つけたら、AIやRPAツール、デジタルツールの導入を検討しましょう。
AIツールは、大量のデータを解析し予測や意思決定のサポートが可能です。例えば、顧客の傾向を分析しマーケティング戦略を立てたり、自動応答システムを導入しカスタマーサポートの業務改善に活かしたりできます。
一方RPAツールは、ルーチンなタスクや手作業の自動化が可能です。データ入力やファイルの転送、レポート生成などを自動化すれば、人的エラー防止や作業時間の短縮につながります。また、プロジェクト管理ツールやコミュニケーションツールなどのデジタルツールでは、業務プロセスの可視化やチームのコミュニケーションの円滑化を図ることも可能です。
自社の課題や状況に合わせて適切なツールを導入することが大切です。
チャットボットの導入もおすすめ
省力化を実現する上で、チャットボットの導入もおすすめです。
チャットボットは24時間365日対応が可能であり、同じような質問や一般的な問い合わせに対して迅速かつ正確に応答できます。また、同時に複数のユーザーとのやりとりもできるため、利用者が増えても素早い対応が可能です。
よくある質問や一般的な問い合わせをチャットボットに任せれば、担当者の負担を軽減でき、担当者はより高度な問題解決に集中できます。チャットボットは事前に登録したシナリオに沿って回答するため、回答品質の安定化にもつながります。
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省力化をおこなう際の注意点
企業・個人の双方にメリットのある省力化ですが、注意しなければいけない点もあります。ここでは、省力化をおこなう際の注意点をいくつか紹介します。
導入コストやランニングコストがかかる
AIやRPAツールは導入後も定期的なメンテナンスが必要であり、ランニングコストが発生します。また、運用中に不具合や機械が故障した場合、別途修理費用も必要です。そのため、無計画に取り組みを進めてしまうと、思わぬ出費が発生する上に効果が得られないなど、投資したコストが無駄になってしまいます。
システム導入を検討する際は、継続的にコストがかかることを把握した上で、運用可能かどうかを考えましょう。
専門的な人材を育成する必要がある
AIやRPAなどのシステムを導入する場合、高度な技術とスキルが必要であるため、適切に運用していくためにも専門的な知識や技術を持つ人材が必要です。
将来的にデジタルツールの導入を進めていく場合、デジタル技術やデータ活用に長けているDX人材を確保することが重要です。社内に専門知識を持つ人材がいない場合、知識を持つ人材を新たに採用したり、社内で人材を育成したりする必要があるため、採用や育成のコストがかかります。
DX人材を育成するための投資を検討し、専門的な知識とスキルを持つチームを形成できれば、省力化を実現できるでしょう。
省力化を実践し生産性向上や人材不足の解消につなげよう
省力化は、少子高齢化に伴う労働力不足を解消するための重要な役割を果たします。省力化を検討している方は、ぜひ本記事を参考に、省力化に取り組んでみてはいかがでしょうか。
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