データやITツール、デジタル技術などを活用してビジネスモデルを変革する「デジタルトランスフォーメーション（DX）」の取り組みは、さまざまな企業で進んでいます。
企業の中でもDXに積極的に取り組むのが総務部門ですが、そもそも、総務部門のDXはどのように進めていけば良いのでしょうか。
この記事では、総務になぜDX化が必要なのか、総務DXの進め方や取り組み例、注意点を解説します。総務のDX施策を考える際の参考にしていただけたら幸いです。
また、総務の業務効率化やノウハウ共有にはチャットボットの導入もおすすめです。
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DXとは
DXはデジタル・トランスフォーメーション（Digital Transformation）の略語で、ビジネスのプロセスやオペレーションをデジタル技術を活用して改善し、企業の生産性を高め、競争上の優位性を築くことを指します。
具体的にはデータやITツール、loT技術などを活用し、顧客ニーズをより正確に捉え、提供する商品やサービス・ビジネスモデルを改革することで企業の生産性を高める取り組みです。
近年、さまざまな企業がDXに取り組んでおり、多種多様な顧客ニーズに応えたり、コストを大幅に削減したりと、大きく変化しています。
また、DXに取り組むことは、企業だけではなく人々の生活をより良い方向に変化させます。
データやITツールを活用する「デジタル化」は単なる手段の一つです。DXの真の目的は「企業の生産性を高めて競争上の優位性を築くこと」であることを覚えておくと良いでしょう。
総務になぜDXが必要なのか
総務のDX化は、業務の属人化防止や企業のセキュリティ対策、働き方の変化に対応するためにおこなわれるものです。
DX化により、手でおこなう作業や紙ベースの業務から、データベースやクラウドシステムを利用した電子化に移行することで、情報共有やデータ管理がスムーズになり、作業時間の短縮やミスの削減にも繋がります。
ここから、総務にDXが必要な理由を説明します。
業務の属人化をなくすため
DXによって、総務部門の業務の自動化やデータ化、業務効率化を試みることが可能になります。その結果、業務の属人化を防ぐことができると考えられるのです。
総務部門にはさまざまな事務が集中しています。対応範囲が幅広く煩雑なため、業務が属人化し、「担当者しか実務を把握できていない」状態であることも少なくありません。
DXに取り組む前に、まずは総務部門としての業務を棚卸しする必要があるでしょう。その段階を経てDXに取り組み、戦略的な総務へと進化できれば、総務部門は本来の業務に時間と労力を確保できるようになります。
さらに特定の業務を担当者単位ではなく、部門単位でおこなうことで、管理や把握がしやすくなり、結果的に属人化を減らすことにも繋がるのです。
セキュリティ対策のため
近年、テレワークや在宅ワークを導入する企業が大きく増加しました。出社しない働き方から、ITツールやシステムの導入が急務となり、DX化が推進されています。
DX化は企業の体制や仕組みを大きく変えかねないため、推進にはセキュリティを担保しておく必要があります。
総務は、企業や従業員の機密情報を扱うことが多い部門です。そのため万が一、情報漏洩や処理ミスなどが発生すると、大きなトラブルを招く恐れがあります。
テレワークやクラウドサービスの普及によって社内外の境界が曖昧になることから、セキュリティ対策はDX推進を阻む課題の一つでもあります。総務のDX化を進めることは、いずれ必要になるだろうセキュリティ対策への備えにも繋がるのです。
働き方の変化に対応するため
前述のとおり、DX推進の背景にはテレワークの推進など、働き方の変化があります。
昨今の働き方の多様化により、企業はあらゆる部門で業務のデジタル化を図る必要性が生じています。企業の動きを止めることのないよう、特に総務部門は先陣を切ってDXを進めていかなければなりません。
これまでの働き方とは異なる体制が主流となりつつある今、効率的に業務を進めていくためには、企業全体のDX化が必要不可欠です。
しかし、慣れている業務フローが変わってしまうことに抵抗のある従業員もいます。企業として働き方の変化に対応するためには、従業員に働き方の選択肢を豊富に提供する総務部門こそ、率先してDX化を進める必要があるのです。
総務DX化の進め方
社会全体・企業全体で求められているDXは、総務部門や管理部門でも例外なく、積極的な推進を目指していくべきです。では、具体的に総務のDX化はどのように進めていけば良いのでしょうか。
ここからは、総務DX化の進め方を解説します。
既存業務を可視化し見直す
総務のDX化を進めるには、まず部門における既存業務を可視化することが重要です。
総務部門が受け持つ業務は多岐に渡る上、煩雑なものも多くあります。事前準備をせずにDXを進めてしまうと、かえって大変になってしまいかねません。
まずは総務部門のプロセスやオペレーションを分析し、既存業務を洗い出しましょう。業務を可視化した上で、人間が対応しなければいけない業務とツールに任せられる業務を切り分けていきます。
総務部門にはアナログな業務も多く、デジタル化やツールを活用する方が導入コストがかかる業務もあるはずです。既存業務の可視化により、DXを進めていくためのニーズが分かり、ITツールなどのデジタル技術を活用する業務の特定ができるようになります。
ツールに頼る業務を決める
既存業務の棚卸しをおこなったら、実際にツールに頼る業務を絞り込んでいきます。
現在、最も多くリソースを割いている業務や属人性の高い業務などに注目し、ITツールなどの導入で効率化できるであろう業務を選定しましょう。
前述の通り、総務が受け持つ業務には、ツールに頼るよりも手作業でおこなう方が効率が良い、もしくはコストがかからないものもあります。
既存業務で可視化した情報を基に、ツールに任せる・任せない業務を切り分けることは、DXを進める上で非常に重要な工程です。アナログなままの方が良いと判断される業務については、フローや担当者の見直しをおこなうなど、ツール活用以外の方法を検討しましょう。
ツールを活用する
ツールに任せる業務を選定したら、次はいよいよツールを活用しDXを進めます。
DX推進に活用されるツールの例として、請求書のデジタル化ツールや給与計算ソフト、人事管理システムなどが挙げられます。さまざまなツールが存在するため、自社のニーズ・業務に合った適切なツールを選定することが大切です。
しかし、ツールを導入しただけではDXに繋がりません。活用していくには、インフラや人材の整備が必要です。
また、導入後もツールを適切に管理し、常に最新の技術やニーズに対応できるようにしておくことも重要です。そのためには、従業員がツールを適切に使用できるように教育することも必要となるでしょう。
データ化・分析をおこなう
ツールの活用が進み運用できるようになってきたら、さまざまな情報が得られるようになります。得られる情報の例としては、従業員の労働時間やチャットの利用状況、オンライン会議の接続時間などが挙げられます。
これらの情報はただ眺めるだけではなく、分析してそれぞれの情報を掛け合わせながら、業務をより効率化させるための施策を練ることが大切です。
また、ツールの活用が進めば、ツール自体の効果検証もできます。あってもなくても変わらないツールや、反対に自社のニーズに手厚く応えるために必要なツールも分かってくるでしょう。
データ化し分析をおこなうことは、総務のDX化を効率的に進めていく上で大切なことだと言えます。
総務のDX化を進める取り組み例
ここからは、総務がDXに取り組む施策の具体例を紹介します。総務部門の業務は私文書や備品の管理から福利厚生、勤怠・給与関連まで多岐に渡り、企業によっても異なることでしょう。
実際にさまざまな企業でおこなわれている施策をまとめていますので、参考にしてみてください。
ペーパーレス化
まずは、「紙でのやり取りをなくす」ことを目的としたペーパーレス化です。
テレワークの導入時にも生じる課題として、契約書などの文書管理があります。これまで社内で紙で管理していた時は問題なかったものの、テレワーク下では、取引先や上司に文書を郵送する必要が生じるでしょう。
そのような背景から、インターネット上で書類のやり取りや保管ができるよう、電子契約ツールや文書管理システムなどを導入する企業が増えてきています。
さらにペーパーレス化は、書類を社内に保管する必要がなくなるため、保管するためのスペースや管理コストの削減にも繋がるのです。過去の書類をインターネット上ですぐに検索できるため、業務効率化も期待できます。
コミュニケーションツールの導入
かしこまった挨拶や件名が必要ないビジネスチャットのようなコミュニケーションツールを導入するのも効果的です。代表的なビジネスチャットとしては、SlackやChatWork、Teamsなどが挙げられます。
チャットを使って社員同士がやり取りすることで、メールのように読み飛ばして返信をし忘れることも少なく、すぐに対応ができます。
また、ツール内でプロジェクトやタスク管理までできれば、さらに有効活用できるでしょう。総務部門だけでなく全社的なコミュニケーションの活性化に繋がり、部門間の連携が取りやすくなるのも魅力です。
ツールによって使い勝手が異なるため、導入する際は、試しに実際使ってみた上で、自社に合ったものを選ぶことをおすすめします。
勤怠管理・給与計算のシステム化
テレワークの普及に伴って必要となるのが、勤怠管理・給与計算のシステム化です。
クラウドでの勤怠管理システムは、出社することなく、スマートフォンやパソコンでどこからでも打刻できます。有給休暇の取得状況などもオンライン上で簡単に把握できるため、総務の業務短縮はもちろん、社員もいつでもどこからでも確認できる点がメリットです。
また、給与計算システムを勤怠管理システムと連携することで、勤怠管理を基に自動で給与計算をおこなえる他、部門としての業務経験にも繋がります。
勤怠管理システムの多くは給与計算システムとの連携が可能ですが、連携させる場合は対応しているシステムを選ぶ必要があるため、注意が必要です。
押印レス化
総務部門では、社内・社外ともに押印対応をしていることが多くあるでしょう。近年では、押印レスを進める企業も増えてきています。
例えば社内文書への押印であれば、コミュニケーションツールを使って資料を添付し、承認のコメントをもらうことでも対応ができます。社内用の承認システムを導入しなくても、簡易的な承認であればこれで済ませることも可能です。
確実に記録を残しながら承認を実行したい場合は、クラウドサービスの「ワークフロー」機能を使用すると良いでしょう。
また、契約書など社外と取り交わす文書への押印は、電子契約システムが便利です。押印する代わりに電子署名やタイムスタンプを付与することで、真正性を確保しつつオンライン上で契約を締結できます。
備品管理システムの導入
会社の備品管理は、総務部門の大事な仕事の一つです。備品の在庫を適切に管理することで、組織全体の業務がスムーズにおこなえます。
しかし、会社にはさまざまな備品があるため、一切のミスなく管理をおこなうことは容易ではありません。うっかり発注を忘れて大事な備品が足りなくなってしまえば、他部門に迷惑をかけてしまいます。
とはいえ、ミスをなくしたいからといって備品管理にリソースを割くのも現実的ではないでしょう。そんな課題を解消するのが、備品管理システムです。
備品管理システムを導入すれば、在庫がなくなる前にアラートで知らせてくれるため、管理が容易になります。棚卸し時にも役立つシステムであるため、時間的コストの軽減にも繋がるでしょう。
総務のDX化で注意すべきこと
総務のDX化を進めるにあたっては、事前に注意しておきたいことがあります。行き当たりばったりでDXを進めてしまうと、失敗に繋がりかねません。
ここでは、総務のDX化で注意すべきことを紹介します。
DX化の目的・ゴールを決める
総務のDXを進める上で重要なのは、目的とゴールを明確にしておくことです。
目的としては、部門や企業全体の業務効率化、テレワーク環境の整備、データの有効活用などが挙げられるでしょう。目的を明確にしておくことで、施策の方向性をチェックできる他、間違った方向へ進みそうな時に軌道修正ができます。
また、ゴールを設定していれば、道筋を決めるだけ良くなり、目標を達成しやすくなります。
目的やゴールが曖昧なままDXを進めてしまうと、終わりが見えないだけでなく、効果の測定や検証もできず、課題解決に繋がりません。取り組み自体が不明瞭なものとなってしまい、推進がうまくいかない恐れがあるのです。
取り組みの優先順位を決める
既存業務の可視化をおこなう際に、どの取り組みを優先するかを決めることも重要です。優先順位を決めることで、DX化が加速します。
中には、できればデジタル化して人の手を離したいものでも、実は手作業の方が効率が良い業務もあります。優先順位を決める際は、順番の確認だけでなく、「本当にデジタル化する必要がある業務か」の見極めも同時におこないましょう。
DXに取り組むべき業務とそれらの優先順位が決まれば、あとは実践していくだけです。
総務のDX化に役立つツール
最後に、総務のDX化に役立つツールを紹介します。紹介するのはごく一部で、この他にもさまざまなツールがあります。
またどのツールにおいてもさまざまなベンダーから提供されており、機能や料金も異なります。導入を考える際には、自社のニーズや課題に合ったツール選定をおこなうことが大切です。
チャットボット
社内問い合わせへの対応を自動化できるツールがチャットボットです。チャットボットは、総務のDX化を始めるのに適したツールの一つです。
総務部門の業務を洗い出すと、社内からの問い合わせ対応に多大な時間を費やしていることが多くあります。一つひとつの問い合わせに対応する時間は2～3分ほどでも、積み重なると膨大な業務量となってしまいかねません。
総務に寄せられる社内からの問い合わせに効率的に対応するには、チャットボットが有効です。AIが搭載されたチャットボットで問い合わせの多い質問に自動で回答する仕組みを作れば、総務部門の負担を軽減できるでしょう。
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RPA
Robotic Process Automationの略語であるRPAは、人の手でおこなう事務作業を効率化するソフトウェアロボットです。RPAの導入で、今まで人間がおこなっていた作業を、ロボットが自動化してくれます。
例えば、これまでパソコンで定型的におこなっていたプログラムを自動で実行したり、データを自動で移行したりといったことが可能です。
RPAの導入で定型的な作業を効率化できれば、空いた時間をこれまで手をつけられなかった業務に使えます。単純な作業はツールに任せ、人間は考えたり戦略を練ったりする業務に時間を費やせるようになるのです。
事務作業や単純作業も多くある総務部門に、RPAの導入は非常に有効でしょう。
オンライン会議ツール
ZoomやGoogleMeetなどのオンライン会議ツールも、総務のDX化に役立ちます。離れたところでも会議を開催できるため、テレワークを導入している企業ではすでに必須のツールと言えるでしょう。
オンライン会議ツールを導入すれば、会議のために出社する必要がなくなります。移動する時間も省けるため、空いた時間を別の業務に使えるようにもなるでしょう。
また、オンライン会議ツールは採用面接でも役立ちます。どこからでも参加できるため、移動のための時間や手間が省ける他、スケジュール調整が容易になる点がメリットです。
さらに、DX化に積極的に取り組んでいる企業であることを、応募者に印象付けることもできます。
総務のDX化は組織全体の生産性アップに繋がる！早急に対策しよう
総務のDX化について、必要性や進め方、取り組み例などを解説しました。
事前に準備をせずいきなりDXを推進しようとすると、挫けてしまいがちです。まずはDXを進める目的とゴールを明確にし、簡単なことから徐々にデジタル化を進めていきましょう。
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