チャットボットの導入は、すでに多くの企業で浸透してきています。しかし、まだ導入していない企業の担当者の中には、チャット ボットを「問い合わせ対応の自動化ツール」だと思っている方もいるのではないでしょうか。
あまりなじみがないかもしれませんが、チャットボットは営業活動においても活用ができます。
今回は、営業活動におけるチャットボットの活用方法や事例を紹介します。チャットボットをすでに導入している企業も参考になると思いますので、ぜひ最後までお読みください。
また、弊社サンソウシステムズでは月額1万円から利用できる「さっとFAQ」というチャットボットツールを提供しています。Excelから会話データを作成できるため、専門的なプログラミングスキルは必要ありません。誰でも簡単にさっと導入・運用できるところが特徴です。
今なら30日間の無料トライアルも利用可能です。「まずは使って試してみたい」という方はぜひこの機会に導入をご検討ください。
営業にチャットボットを活用するようになった背景
営業活動にチャットボットが必要であることを理解するためにも、そもそもなぜ営業活動にチャットボットが活用されるようになったのか、その背景について説明します。
主な背景としては、営業体制の変化や働き方改革の効果、DXの促進、営業活動の効率化などが挙げられます。それぞれ詳しく見ていきましょう。
営業体制の変化
近年、働き方改革が進む中でリモートワークを採用する企業も増えてきました。会社には出社をせず、基本的に在宅で仕事をしている人も多くなってきています。
このような働き方改革の効果により、今までのように企業への飛び込み営業や会社からのテレアポなど、従来の営業手法ができなくなってきました。商談は対面ではなくオンラインを中心におこなわれるようになっています。
さらにインターネットの普及により、商品やサービスを検討する際はインターネット上で情報を収集し、その情報をもとに精査をした上で問い合わせをするケースも増えてきています。
顧客の獲得が従来の営業手法からWebによるマーケティングにシフトしてきたことにより、リードを増やす施策としてチャットボットが利用されるようになってきたのです。
働き方改革の効果
前述したとおり、働き方改革によって営業活動を隙間時間におこなう人も増えています。リモートワーク導入の影響もあり、どのような企業も今まで以上に効率的に仕事を進める必要がでてきました。
そのような中で営業部門の人たちは、外へ営業に行き、会社に戻ってきてから業務をおこなうといった働き方ができなくなっています。つまり、限られた時間かつ限られた方法で営業目標を達成できる仕組みづくりが必要なのです。
チャットボットは、外出先からでも自宅からでも気軽にアクセスできるのが特徴です。働き方改革の効果もあり、チャットボットの活用は進んできていると言えます。
DXの推進
DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進は、近年、ビジネスパーソンの間でも広く認知されています。
DX（デジタルトランスフォーメーション）のトランスフォーメーションとは、英語で「変化・変形・変容」を表します。つまり、デジタル化によって社会や生活の形・スタイルが変化することが、DXの辞書的な意味です。
経済産業省による定義では、DXは「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」を指します。このDXが導入を促進するデジタル技術の一つに、チャットボットがあるという状況です。
DXの推進はあらゆる企業にとって、市場における競争優位性を高めるための必須テーマとなってきています。もちろんそれは営業部門においても同じことです。
営業活動の効率化
「営業活動中に同じような質問をもらうことが多い」「よく使う営業資料が散財していて、探すのに時間がかかる」と悩んでいる営業担当者は、多いのではないでしょうか。事前にチャットボットのデータに「よくある質問」や「営業資料」を登録しておけば、スムーズな営業活動が可能です。
またオンラインでの営業活動は、対応可能な顧客が増えるほか、必要に応じて顧客の方から問い合わせをしてもらうこともできます。つまり、チャットボットを営業活動に導入すれば、24時間顧客と出会うチャンスを設けられるのです。
チャットボットをうまく活用すれば、機会を逃すことなく、オンライン上で円滑に営業活動を進められるでしょう。
営業部門でチャットボットを活用するメリット
営業活動を効率的にするなら、チャットボットの活用は欠かせません。営業部門でチャットボットを利用するメリットは多々ありますが、ここでは代表的なメリットをご紹介します。
機会損失を防止できる
従来の営業方法では、営業担当者の稼働できる時間が限られています。メルマガやDMなど、直接ユーザーと接触しない営業を駆使しても、すべてのユーザーに対して十分な営業をかけるのは困難です。
また、ユーザーが問い合わせをしたいタイミングと営業担当者の稼働時間が合わず、営業機会の損失が発生していました。
チャットボットはシナリオさえ設定しておけば、自動で受け答えができるので、ユーザーの好きなタイミングで問い合わせが可能です。24時間365日稼働ができるため、これまで失っていた営業機会も逃しません。
いつでも問い合わせに対応できるので、顧客満足度の向上や顧客離れの防止にもつながるでしょう。
顧客を待たさずに対応できる
営業活動では、迅速かつ正確な対応が求められます。しかし、どの業界も人手不足が問題となっており、ユーザーの問い合わせに迅速に対応するのは困難です。
チャットボットはシナリオさえ設定しておけば、迅速かつ正確な対応ができます。人の手を介さず自動で回答ができるので、人手不足の現場にもおすすめです。
また、従来の営業活動では、平日日中など対応可能な時間帯に制限がありました。一方チャットボットは、24時間365日対応ができます。
ユーザーが問い合わせたいタイミングで問い合わせが可能なため、ユーザーのニーズにいつでも応えられます。
データを営業に活かせる
チャットボットは、ユーザーとのやり取りの中で膨大な情報を蓄積できます。蓄積された問い合わせ履歴を分析すれば、悩みや課題などの潜在的なユーザーのニーズに気付けるでしょう。
例えば商品を購入したユーザーと購入しなかったユーザーに分けて、それぞれの特徴を分析した場合、購入者がよく使うワードや購入までの行動傾向がわかります。実際にどのような人が購入したのかがデータでわかるので、営業の勝ちパターンにつながる提案の仕方や営業の進め方の戦略を立てられます。
ユーザーの行動を分析するには、大量のデータが必要です。チャットボットなら自動でデータの蓄積ができます。分析用のダッシュボードが充実しているツールを選べば、分析にかかる手間も軽減できるでしょう。
教育に活用できる
チャットボットはユーザー向けだけでなく、社内の教育用としても活用が可能です。企業の人材育成の現場では、知識や経験のある社員が情報提供やトレーニングをおこなう場面が多くあります。しかし教育には多くの時間や手間が必要でした。
チャットボットを活用すれば、社員はチャットボットに質問するだけで必要な情報を引き出せます。そのため、社内で蓄積した営業のノウハウをチャットボットに設定しておけば、経験の浅い社員にもベテランの営業担当が持つ知識の共有が可能です。社員が自発的に学習できるようにすることで、人材育成の手間も減らせます。
またツールによっては、テキストデータだけでなく、画像や動画などの共有も可能です。テキストでは説明が難しい高度な知識や技術は、画像や動画で説明をすれば理解しやすくなるでしょう。
営業部門でのチャットボット活用方法
続いて、営業部門でのチャットボット活用方法を紹介します。
主な活用方法としては、見込み客の獲得や顧客への情報提供、予約・会員登録支援、データ分析などが挙げられます。それぞれ詳しく見ていきましょう。
見込み客の獲得
チャットボットを使えば、24時間365日対応できるほか、日本だけではなく世界まで対応できるようになるため、従来の営業活動で取りこぼしていた見込み客の増加が期待できます。
チャットボットを自社のWebサイトやイベントページに設置していれば、顧客からの問い合わせに自動で受け答えをし、商談前に接点を作ることが可能です。さらに、チャットボットを通じて連絡先などの顧客情報を獲得できれば、事前に電話やメールなどを使って顧客に情報提供をおこない、商談で効率的に集客するチャンスを生み出せます。
このように、チャットボットを活用すれば、自動的に見込み客を獲得できる仕組みの構築ができるのです。
顧客に合わせた情報提供
チャットボットの仕組みを活用して、蓄積された会話の履歴と顧客データを分析しチャットボットの内容を調整していくことで、顧客に合わせた情報提供ができます。企業側から情報提供をおこなえば、顧客自ら収集できなかった新しい情報を把握でき、商品やサービスの購入を検討するのに利用できます。
そのほか、チャットボットをキャラクター化することで自社の魅力をアピールすることも可能です。 問い合わせという形でなくても、気軽に商品やサービスのアピールなどに利用できるでしょう。
チャットボットを営業活動に使うなら、有人対応との連携の有無も視野に入れましょう。チャットボットで対応できない問い合わせがきたときは、有人で対応できるように連携をしておけば、より細かな対応が可能です。
予約・会員登録支援
営業活動でチャットボットを使えば、予約や会員登録の支援もできます。
例えば、セミナーの予約をしたいとき、主催者に連絡をするのに抵抗がある人は少なからずいるでしょう。電話での予約や申し込みは、顧客によっては心理的ハードルの高さを感じやすくなってしまいます。
その点チャットボットであれば、会話感覚で予約や会員登録を進められるだけではなく、テキストによるコミュニケーションで履歴が残るため、内容をしっかり理解しながら予約や登録を進められます。顧客の心理的なハードルも下がり、実際の予約にもつながりやすくなるでしょう。
チャットボットの設置によって、Webサイトの中に「予約はこちら」「会員登録はこちら」などとボタンを設けてアプローチできることに加え、チャットボットと会話をしその中で予約や会員登録に誘導することもできるのです。
データ分析
自社のWebサイトやサービスサイトにチャットボットを設置すれば、多くのユーザーがなんらかの情報を打ち込んでくれます。
リードを獲得して商談に持ち込んだとしても、自社の商品やサービスとマッチしない場合、商談の制約率は下がってしまいます。そうなると、いくらリードを獲得してもリソースの無駄遣いとなってしまうでしょう。
そこで活躍するのが、チャットボットのデータ分析です。チャットボットに寄せられた情報を分析すれば、商品やサービスの開発や改良につながるヒントを得られる可能性もあるでしょう。
外国人対応
近年、海外からも気軽に日本のサイトにアクセスができるため、多言語対応のチャットボットが注目されています。オフラインの営業では国内のみに販売していた商品・サービスでも、インターネットを通じて日本国内だけではなく世界にまで広がり、外国人対応が課題となっていました。
Webサイトに外国人対応ができるチャットボットを設置していれば、日本人だけではなく海外の方にも、自社の商品やサービスをアピールしたり購入してもらえたりできます。外国人とのコミュニケーションを通じてニーズを汲み取ることもでき、海外向けの商品やサービスの開発に役立てることも可能です。
また対面での接客では、言葉の壁が課題ですが、外国語に対応したチャットボットならその点も問題ありません。ユーザーが使い慣れた言語でやり取りができるので、ニュアンスの違いなどで生じる勘違いも防げます。
チャットボットで収集したデータを基に、外国人の方が求めているものに合わせたマーケティング施策をおこなうことで、外国人顧客の獲得にもつなげられるでしょう。
営業報告・日報の作成
チャットボットは、簡易的な営業報告や日報にも使用できます。日々の営業日報は企業からしても貴重な資源であり、価値の高いデータです。
しかしそのような営業日報も、日々の業務に追われてしまうと後回しになってしまいがちです。そこで、チャットボットに質問を設定しておき、毎日回答させるような形で日報を管理すれば、報告・管理を自動化できます。
チャットボットで営業報告や日報を作成できれば、スマートフォンからいつでもどこでも簡単に入力が可能です。上司もわざわざ会社でデータを確認したり書類を整理したりする必要もなくなるでしょう。
日報の作成や管理に割いていた時間を他の業務に回せるようになり、時間を有効に使えるでしょう。
チャットボットを営業で活用した事例
ここからは、チャットボットを営業で活用した事例を紹介します。活用イメージがなかなか湧かない人は、事例を参考にイメージしてみてください。
株式会社医療産業研究所｜検討段階の方への効果的なアプローチを実現
株式会社医療産業研究所は、ヘルスケア（保健・医療・福祉）分野に特化した調査事業会社です。2003年よりメンタルヘルス事業を開始し、筑波大学の松崎教授と「ストレスチェックPRAS」を共同開発しています。
メンタルヘルス領域は、医療・心理学が基盤になっていて、専門的かつ法的な言葉が多数使われます。そのため、興味がある方でも敷居が高い分野です。
アイデアはあるものの、社内のスタッフは多くの業務をこなしているため、新しいコンテンツを開発する余裕はありません。ストレスチェックをする会社の従業員に、気軽に使える楽しいコンテンツを見てもらいたいと考えていたところ、さっとFAQに出会いました。
担当者2名が業務の隙間時間を使って準備し、2週間足らずで本番の公開に成功しています。さっとFAQの導入で、カウンセリングの検討段階の方へアプローチできるようになり、カウンセリング利用を迷っている肩の背中を押す存在としても機能しています。
参照：わずか2週間で2つのチャットボットを公開 メンタルヘルス事業でDXを実現
エイネット株式会社｜見込み客の獲得数アップ
Web会議システムの開発と販売をおこなっているエイネット株式会社は、国内ベンダーならではの安心かつ柔軟に対応できるサービスで一目置かれています。
同社ではマーケティングの一環として、リードの獲得に力を入れています。これまでも広告の出稿やサイトへの掲載などさまざまな施策をおこなってきましたが、獲得できるリードの数は多いものの、アポ率や受注率にはつながっていなかったそうです。
そこで、自社サイトからのリードを増やすためにチャットボットの導入を検討しました。いくつかのツールを比較した結果、一つのチャットボットの導入を決めたそうです 。
同社はチャットボットを複数のサイトに設置し、それぞれのサービスについていくつかの選択肢を設けることで、どの分岐からでもリードの情報を獲得できるようシナリオを作りました。その結果、自社サイトからのリードの約3割がチャットボット経由となり、リード自体の総数も10〜20%増加しました。
チャット経由のリードはアポ率や受注率も高いとのことで、導入の効果を実感しているそうです。
参照：チャットでリード獲得数10〜20%アップを実現！Salesforceと連携し営業活動も効率化！！
株式会社パイプドビッツ｜お問い合わせの60%以上を案件として獲得
株式会社パイプドビッツは、データベースをもとにしたWeb上の制作ツールを提供しています。顧客との接触ポイントを増やすために、チャットボットを導入しました。
これまで顧客との接触ポイントは問い合わせフォームと電話のみだったとのことです。それに比べチャットは、「問い合わせをするまでもないけれど、少し話を聞いてみたい」といったニーズに対して有効だと考えたそうです。
チャットボットの運用を開始してから1か月ほどで、チャットから良い案件につながりました。さらに、問い合わせのうち62%が案件として進んだそうです。
また、チャットは会話形式でコミュニケーションができるため、気軽なやり取りをするうちに深い話に進むこともあると言います。
参照：BtoBのインサイドセールスにチャットを活用 お問い合わせの60％以上を案件に変える
今回紹介した3社以外にも、さっとFAQには多数の導入事例があります。さらに導入事例を知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
営業部門での活用におすすめのチャットボット
ここでは、営業部門で活用するのにおすすめのチャットボットを紹介します。営業活動にチャットボットを使いたい場合は、欲しい機能が搭載されているかどうかをチェックすることが大切です。
さっとFAQ
株式会社サンソウシステムズが提供するさっとFAQは、問い合わせの工程を簡易化することで、資料請求などのCVにつなげるお手伝いをします。
問い合わせページまでは行くものの、そこから実際に問い合わせにつながっていないケースは多く見られます。チャットボットを活用して問い合わせを簡易化すれば、顧客の心理的ハードルが下がり、CVの増加に貢献することが可能です。
チャットの会話内容はExcelから簡単に作成でき、専門的なプログラミングスキルは必要ありません。月額1万円から利用できるコストパフォーマンスの良さも魅力です。
30日間の無料トライアルも準備していますので、導入前にじっくり使い心地を確認できます。
Cognigy（コグニジー）
TDSE株式会社が提供するCognigyは、高機能のAIチャットボットを設計・開発するプラットフォームです。
あらゆるシーンで人とサービスをつなぐキーポイントとなり、カスタマーサービスの向上や顧客満足度アップに貢献します。営業はもちろん、観光や不動産、飲食などさまざまなシーンでの活用を想定して作られています。
直感的に操作できるエディタ機能を持ち、短期間で拡張性の高いAIを設計・開発できるのが特徴です。
Cognigyは、英語や中国語などの主要な言語をはじめとして、20か国以上の言語に対応しています。自動翻訳機能によってスムーズな多言語展開ができるので、海外のユーザーを獲得したい企業にも適しているでしょう。
sinclo（シンクロ）
株式会社エフ・コードが提供するsincloは、初心者にもわかりやすいノーコードのチャットボットです。
オートメッセージでサイト訪問者に話しかけ、離脱防止・CVの増加に貢献します。見込み客は一覧で可視化し、インサイドセールス活用で営業効率を向上できるのもポイントです。
ノーコードなので専門知識は必要なく、形式が決まっているためデザイン制作も必要なくすぐに始められます。
その他、無料で利用できるチャットボットについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
営業でチャットボットを効果的に運用するポイント
最後に、営業活動でチャットボットを効果的に運用するポイントを紹介します。チャットボットは導入したからといってすぐに成果が出るわけではありません。せっかく導入するのであれば、ポイントをおさえて費用対効果を最大限に発揮させましょう。
導入目的を明確にする
何よりも大切なのは、チャットボットの導入目的を明確にすることです。チャットボットは製品により、機能・性能・適した用途が大きく異なります。導入の目的が明確でないと、自社の課題に合うツールが選べなかったり、効果的なシナリオや導線を作れなかったりします。
もし商談率を上げるのが目的なら、チャットボットは最初の導入にとどめ、チャットに切り替えてアプローチする導線を作っておく必要があります。
目的に応じて導入方法が変わってくるため、目的はあらかじめ明確にしておきましょう。
データを蓄積して回答精度を高める
チャットボットを効果的に活用するためには、できるだけ多くのデータを蓄積して回答精度を高めることが重要です。
チャットボットに寄せられる情報は顧客のニーズが詰まった貴重なものであり、活用しない手はありません。集めたデータを分析し、回答の精度をブラッシュアップしていくことが大切です。
それにより、チャットボットもどんどん賢く成長していきます。
またデータはテキストだけでなく、画像や動画も活用しましょう。チャットボットを使用する人は「手軽さ」や「わかりやすさ」を求める傾向にあります。そのため短文で理解しやすい回答や、視覚的なわかりやすさを意識してデータの蓄積をおこないましょう。
検証・改善・運用を繰り返す
前述のとおり、チャットボットは導入しただけで成果が出るとは限りません。導入後に検証・改善・運用のサイクルを繰り返しおこなうことで、より効果的なチャットボットへと育ちます。
チャットボット導入後は、定期的に解決できた案件とできなかった案件を抽出し続けましょう。解決できなかった案件に対しては、解決するための改善策を練って実装していくことで、あらゆるシーンに対応できるチャットボットに成長します。
データの検証・改善・運用は手間と時間のかかる作業です。そのためIT知識が乏しい社員や、他の業務を兼務している社員には対応が難しいと感じるでしょう。
IT知識に自信がない場合や、検証や分析に時間が割けない企業は、サポートが充実しているツールを選ぶか、分析ダッシュボードがわかりやすく、簡単に改善ができるツールを選ぶのがおすすめです。
チャットボットを活用して営業活動を効率化しよう
働き方が変化してきている現代、営業活動にもチャットボットは効果的です。オンライン上で完結するため場所を選ばず、リモートワーク下でも活躍します。
リードの獲得や情報提供、営業日報の作成など活用方法もさまざまです。導入の際は自社の目的を明確にした上で、どのチャットボットが良いか比較検討してみてください。
弊社サンソウシステムズが提供する「さっとFAQ」は、Excelから会話データを作成でき、登録・設定するだけで簡単に導入できるチャットボットです。専門的なプログラミングスキルは必要なく、誰でも簡単にさっと導入・運用できます。
今なら30日間の無料トライアルも利用可能ですので、「一度使って試してみたい」という方は、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。