ビジネスの世界は日々進化し、革新的なテクノロジーが導入されています。
時代についていくためにもChatGPTの取り入れを考えている方も多いのではないしょうか。ChatGPTは、ビジネスプロセスの効率化やコミュニケーションの強化に役立ちます。
この記事では、ChatGPTの基本的な使い方とおすすめの活用法について詳しく解説します。ぜひこの記事を参考にして、ChatGPTを導入してみてください。
また、ChatGPTの詳しい活用法について解説した資料を、以下からダウンロードできます。興味のある方はぜひご覧ください。
サンソウシステムズではChatGPTの導入・開発支援を行っております。
ChatGPTの基礎をわかりやすく解説。また、 ビジネスシーンでの活用方法や事例などを紹介しております。
ChatGPTを活用した業務効率化を検討されている担当者の方はぜひ無料ダウンロードしてください。
ChatGPTとは？
ChatGPTは、OpenAIによって開発された先進的な言語処理AI技術です。この技術は、自然言語処理（NLP）の最前線に立っており、テキストベースのコミュニケーションを向上させられます。
ChatGPTはビジネスの多くの側面で利用でき、その効果は極めて大きいです。
ChatGPTの基本的な特徴とおすすめ機能
ChatGPTは、非常に高い自然言語理解（NLU）能力と自然言語生成（NLG）能力を持ち合わせています。
特に、以下の機能がおすすめです。
・文脈の理解
ChatGPTは与えられた文脈を理解し、関連する応答や情報を提供できます。
・テキスト生成
豊かな言語表現とクリエイティブなテキスト生成能力により、質の高いコンテンツ作成が可能です。
・多言語対応
ChatGPTは複数の言語を即座に理解し対応できるため、国際ビジネスにおいても有効です。
これらの特徴により、ビジネスプロセスの効率化や質の向上が期待できます。
ChatGPTについて、より詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください。
ビジネス分野での対話型AIのメリット
対話型AIは、ビジネス分野における多くのメリットを持ち、企業の競争力を高める重要な要素です。
・効率向上
対話型AIは、日常のルーチンタスクを効率的に自動化します。
例えば、カスタマーサポートにおいてよくある質問への回答を自動化するなどです。回答の自動化により、サポーターは複雑で専門知識を要する問題に焦点を合わせられ、全体の業務効率が向上します。
・コスト削減
対話型AIは24時間365日稼働しており、質問に対してマニュアルに記載のある内容を答えるなどの簡単な業務を置き換えられるため、企業は人件費の削減ができるでしょう。特に、ChatGPTは初期投資や維持費が比較的低く、導入のハードルも低いため中小企業でも容易に導入が可能です。
・顧客満足度向上
対話型AIは、迅速かつ正確な応答を提供することで、顧客満足度を向上させます。
ChatGPTは自然な対話が可能です。顧客に人間と同じような対話体験を提供し、顧客は企業とのコミュニケーションがスムーズにおこなわれることを感じ、信頼感が生まれるでしょう。
対話型AIの技術は進化を続けています。ChatGPTは、その例の1つでもあり、その進歩はビジネスのさまざまな側面で多大な貢献をしています。
OpenAIのアカウントの作成方法
ChatGPTを利用するためには、まずOpenAIのアカウント作成が必要です。登録方法を見ていきましょう。
必要な情報と登録手順
はじめに、名前、メールアドレス、そしてパスワードを入力します。この情報は、アカウントのセキュリティと識別のために重要です。
次に、OpenAIの利用規約とプライバシーポリシーを確認し、同意をします。これらの文書は、サービスの使用方法と個人のデータがどのように取り扱われるのかを理解するために重要です。
メールアドレスに送信された確認メールのリンクをクリックし、アカウントを認証してください。
アカウントの認証後、APIキーを生成します。APIキーは、ChatGPTとの通信に必要であり、アプリケーションやサービスとChatGPTを連携させるためのものです。
最後に、ChatGPTの利用に関連する料金プランを選択します。有料・無料それぞれのプランを自社のビジネスニーズと予算に応じて選択しましょう。
OpenAIのアカウント作成と初期設定は短時間で完了します。アカウント作成後は、ChatGPTの能力を活用し、ビジネスプロセスの効率を向上させていきましょう。]
Web版におけるChatGPTの使い方
Web版におけるChatGPTの使い方の流れは、
- テキストボックスに質問を入力
- ブラウザの翻訳機能は英語のまま（日本語にしない）
- 質問に対する回答文を生成
- ジャンルの異なる質問をする場合は、New chatをクリック
Web版におけるChatGPTは、画面の下部に「message ChatGPT」と書かれたテキストボックスがあり、テキストボックスに文章を入力すると、ChatGPTが文章を生成してくれます。
このときに注意するべきは、ブラウザの翻訳機能を英語のままにしておくことです。
日本語に変更してしまうことで、文章が生成されない・挙動が不安定になることがあります。
テキストボックスに質問を入力すると、AIが文章を解析し自動で文章にあった答えを生成します。この時に無料版の「ChatGPT3.5」では回答の途中でも文章が終わることがあります。
また、別のジャンルの質問をするときにはそのまま続けて質問をしてもいいですが、後で見返すときに見づらくなります。
その場合は、画面左上の「Newchat」をクリックすると、新しいチャットルームを生成してくれます。
生成したチャットの数が多くなり整理したいときは、ゴミ箱のマークをクリックするかClear conversations（すべてのチャットルームを削除）のボタンで削除が可能です。
アプリ版におけるChatGPTの使い方
アプリ版におけるChatGPTは「Web版」と大きな変化はありません。
アプリストアから公式のChatGPTアプリをダウンロードし、アプリを起動するとログイン画面が表示されます。
ログインを行うことで、アプリ画面下部にテキストボックスが表示されるため、質問を入力しましょう。
また、Web版と違いアプリ版は音声入力機能を使用して、質問が可能です。
あとは、質問を入力しAIが回答をおこないます。
ChatGPTのやり取りを終わらせたいときや新しいチャットルームを生成するときは、Newchatをクリックしましょう。
ビジネスにおけるChatGPTのおすすめの使い方
ChatGPTの力をビジネスに活かす方法は多岐にわたります。
ここでは、主な使い方を中心に、それぞれの方法がどのようにビジネスプロセスを強化し、効率化に貢献するのかを解説します。
カスタマーサポートの強化
ChatGPTは、カスタマーサポートの領域で非常に効果的です。
よくある質問への自動応答や基本的なトラブルシューティングのガイダンスにより、顧客サポートチームの負荷を軽減して顧客満足度の向上を目指します。
これにより、サポートチームは複雑な問題に焦点を合わせ、より効率的に作業が可能です。さらに、24時間いつでもサポートが利用できるため、顧客とサポートチームにメリットが生じます。
コンテンツの生成と補正
コンテンツの作成は、ビジネスにおける重要なタスクのひとつです。
ChatGPTは、ブログ記事やプレスリリースのドラフト作成、そして文書の添削・校正をサポートし、高品質なコンテンツを効率的に生成ができます。
また、ChatGPTはSEOを意識したコンテンツ制作や、特定の商品またはサービスを狙う顧客に適した文体の調整といった点で、マーケティング戦略に貢献します。
データ分析の補助
ChatGPTは、データの解析やインサイトの抽出にも有効です。
テキストデータから価値ある情報を抽出しビジネスの意思決定を支援すると共に、トレンドやパターンを識別し、競争力のあるインサイトを提供してデータ駆動の意思決定を強化します。
アイデアのブレーンストーミング
ChatGPTは、新しいアイデアや解決策のブレインストーミングを促進します。質問応答機能を利用してさまざまなアイデアを探求し、ビジネスのイノベーションの推進が可能です。
ChatGPTの多角的な視点は、チームが新しいアイデアを探求し、柔軟な発想をするのに役立つでしょう。
教育とトレーニング
ChatGPTは、企業内の教育やトレーニングプログラムの作成をサポートします。教育やトレーニングプログラムの作成や質問応答セッションの実施により、効果的な学習環境づくりが可能です。
また、ChatGPTは継続的な学習を促進するため、従業員が新しいスキルを獲得する可能性が増えていきます。よって、今後のビジネス目標達成の確率をあげられるでしょう。
ビジネス文書の作成・編集
ChatGPTはビジネス文書の作成と編集に有効です。
高い言語能力を活かし、文法の確認や表現の提案、プロフェッショナルな文書作成の補助が可能です。さらに、特定の業界用語やフレーズを理解し、適切なコンテキストで使用する能力も持っています。
具体的には以下のようなものに活用がおすすめです。
・文章の添削・校正
スペルチェックや文法チェックの基本的な機能に加え、より効果的な表現や言い回しの提案をおこない、文書の品質を向上させます。
・ビジネスメールやプレゼンテーションのテンプレート作成
効率的なコミュニケーションのためには、適切なテンプレートが不可欠です。
ビジネスメールやプレゼンテーションのテンプレート、特定の顧客や目的に対応するカスタムテンプレートなどを作成してみましょう。
・BtoB商品のプレゼンテーションの作成サポート
適切な情報とクリアなメッセージが求められる中、ChatGPTは市場の要求や目標オーディエンスのニーズを理解し、効果的なプレゼンテーションの作成をサポートします。
ビジネストレーニングや教育のサポート
ユーザーの要求に応じて迅速なサービスを提供するためにも、ChatGPTを活用し、従業員の学習とスキルを向上させましょう。
・研修・トレーニングの立案
ChatGPTは、企業の特定のニーズに合わせた研修やトレーニングのカリキュラムの作成が可能です。これにより、従業員は必要な知識とスキルを効果的に習得できるでしょう。
・質問応答
詳細な条件を設定することで、実践に近い質問応答セッションが実施できます。
従業員は現場で直面する可能性のある問題を、より効果的に解決します。これにより的確な対応ができ、顧客の満足度も向上するでしょう。
・言語学習のサポート
ChatGPTは、言語学習プロセスを支援し、多様な言語のコミュニケーション能力を向上させます。グローバルなビジネス環境でのコミュニケーションが向上し、市場の拡大に挑戦できるでしょう。
プログラミングコードの出力・改善
ChatGPTは実装したい処理の流れや使用する言語を作成することで、プログラミングコードの出力・改善をおこなえます。
プログラミングコードは複雑な羅列でできており、エラーが起きた場合には専門的な知識を持っていても修正や改善のハードルはかなり高く時間を取られます。
しかし、ChatGPTを使用することで問題が起きている場所や修正コードを提示してくれるため、出力・改善にリソースをかけず実行できるでしょう。
表計算ソフトにおける関数の作成
ChatGPTは、Excelなどの表計算ソフトの関数も作成可能です。
Excelなどの関数は数が多く、すべてを覚えて使いこなすにはかなりの時間がかかるでしょう。
しかし、ChatGPTを使用することで表や関数・マクロなどを自動生成が可能になります。
表計算ソフトを使用している企業も多いことから、多くの企業がChatGPTを使用してさまざまな作業の効率化をおこなっています。
ChatGPTをビジネスで最大限に活用するためのポイント
ChatGPTをビジネスで利用する際、質問の仕方は特に重要です。質問の仕方によっては、より精確かつ有用な情報を提供してくれます。
ビジネスのコンテキストでは、目的に合った回答を得るために明確かつ具体的な質問をするよう意識していきましょう。
内容を明確にして質問する
ChatGPTに効果的な質問をするためには、以下のポイントを押さえることが重要です。
・明確さ
質問は明確かつ具体的さが重要です。あいまいな質問は期待外れの回答を生む可能性があるでしょう。
・完全性
必要な情報をすべて提供することがポイントです。重要な情報が欠落していると、回答が不完全になります。
・簡潔さ
質問は簡潔かつ直接的であることが望ましいです。長く複雑な質問は理解が難しく、回答に正確さがなくなります。
具体的な質問例
実際の問題解決において、明確かつ具体的な情報要求は重要です。
例えば、商品Aの売上データに関する分析結果を求める場合、「商品Aの売上データを分析した結果を教えてください。」という質問は、具体的かつ明確で、どのデータを分析し何を知りたいのかがはっきりしています。
一方で、「データ分析について教えてください。」という質問はあいまいで広範であり、何に焦点を当て、何を求めているのかわかりません。
このように、前提や状況が明確で具体的な質問は効果的なコミュニケーションを促進し、期待される結果に導く可能性を高めます。
質問のテンプレートを使って効率を高める
ビジネス関連の質問に対するテンプレートを利用することで、効果的な質問を作成できます。
- 質問の目的や求める情報を明確化
- 質問に必要な情報や条件の提供
- 回答の形式を明示
テンプレートを作成する際は上記のポイントを意識すると、求めるレベルの回答を得られます。テンプレートを作成し社内で共有すれば質問を考えたり、入力したりする時間が減るため、従業員の学習効率も向上するでしょう。
ビジネスにおけるChatGPTの注意点
ChatGPTはビジネスにおける知識をより深めてくれますが、利用には注意が必要です。
重要な意思決定をおこなう前には、ChatGPTの情報の正確さと信頼性を他の信頼できる情報源と照らし合わせ、適切な情報セキュリティ対策を実現しましょう。
情報の不正確さに対する注意
ChatGPTは広範囲のデータから学習していますが、そのデータが常に最新ではありません。
学習データに含まれる情報が正確である保証もないでしょう。特に、法律や規制、業界の標準など変化が激しい領域の情報については、最新かつ正確な情報源の確認が重要です。
ChatGPTからの情報を基に、重要な事業の方針や戦略などの決定をおこなう前には、その情報の正確さと信頼性をほかの信頼できる情報源と照らし合わせましょう。
企業の機密情報の取り扱い
ChatGPT利用時に企業の機密情報保護は重要です。データの匿名化や暗号化をおこない、個人や企業を特定ができる情報の提供を避けましょう。
情報セキュリティポリシーと連携し、ChatGPTの利用ガイドラインを明確にすると情報漏洩リスクを低減できます。また、情報セキュリティの基本原則を守り、ChatGPTを安全に利用するための内部ガイドラインを確立することが重要です。
情報漏洩リスクに対する意識を高め、安全に利用しましょう。
ChatGPTの情報漏洩対策について、より詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください。
ChatGPTについてのスタンスを定める
企業がChatGPTを導入・活用する際の最初のステップは、ChatGPTに対する明示的なスタンスの決定です。例えば、金融機関のように機密性の高い情報を扱う企業では、業務においてChatGPTの利用を禁止することが考えられます。
一方、ChatGPTを正しく活用すれば、業務効率の向上や新しい価値の提供が期待できるため、完全な禁止ではなく利用の範囲や条件の設定も一つの方法です。
結論、企業はChatGPTの導入・利用にあたって明確なスタンスを定め、従業員への適切な教育とガイドラインの提供が重要です。
株式会社サンソウシステムズが提供するChatGPTは、社外秘情報や個人情報の保護に対応しているため、入力情報が学習データとして反映されるのを回避できます。
ChatGPTをビジネスやBtoBに活かすおすすめの方法
ChatGPTは、ビジネスのさまざまな面で活躍する可能性を秘めたツールです。特にBtoBの領域では、効率的なコミュニケーションや高品質なコンテンツ作成が求められます。
ChatGPTを企業内で効果的に活用するためには、まずChatGPTの能力と制限を理解することが基本です。この理解を基に、ChatGPTを企業の既存の業務フローにどのように組み込むかを計画しましょう。
企業内でのChatGPTの取り組みや実践方法
カスタマーサポートの効率向上やコンテンツ作成の高速化など、具体的な目的を設定し、適切なトレーニングを受けたスタッフを特定の部署やプロジェクトチームに配置してください。
この配置により、ChatGPTの活用が最も必要とされる場面で適切にその力を引き出せます。
次に、ChatGPTの導入を検討する際には、必要なセキュリティ対策も重要です。企業の機密情報を保護しながらスタッフに対して適切なトレーニングをすることで、安全な利用ができるでしょう。
さらに、定期的に改善点を見つけてフィードバックを繰り返すことで、システム利用効果の最大化が可能です。
具体的なKPI（キーパフォーマンスインディケーター）を設定し、ChatGPTのパフォーマンスをモニタリングすることで、企業内でのChatGPTの利用効果を明確に把握し、必要に応じて改善活動を向上します。
チーム内でのChatGPTの共有や活用の進め方
基本的な使い方や活用方法をチーム全体で学ぶセッションを開催し、ChatGPTの最適な使い方や情報共有のプロセスを明確にします。
各プロジェクトやタスクでChatGPTを効果的に使うためには、目的に応じたカスタマイズされたトレーニングを提供し、プロジェクトの目的やタスクをチーム全体で共有することが重要です。
さらに、定期的にChatGPTの利用結果を共有し、改善点や新しい活用方法を探るミーティングを設けることで、チーム全体のChatGPT利用スキルと効率のさらなる向上が期待できます。
ChatGPTをより効果的に利用できるおすすめのプラグイン
ChatGPTは単体で使用するのもおすすめですが、プラグインを導入することでより効果的にさまざまな機能を使用できます。
ここではおすすめのプラグインを3つ紹介します。
最新のWeb情報を取得可能にするプラグイン
最新のWeb情報を取得可能にするプラグインとして、WebPilotがおすすめです。
WebPilotの主な機能は2つです。
- Webページの要約
- 特定のWebサイトの検索
Webページの要約は、ユーザーが指定したURLを入力することで文章を要約してくれます。そのため時間をかけずに情報の取得が可能です。
次に、特定のWebサイトの検索ではユーザーが指定したWebサイトを検索し、情報を見つけやすくなるでしょう。
論文の詳細情報や要約を提供するプラグイン
ChatGPTはプラグインを導入することで論文ほどの長さでも文章の要約や詳細情報を抜き取り提示できます。
それが、「ScholarAI」です。
「ScholarAI」は自身が興味のあるテーマやキーワードを検索することで関連した論文を検索が可能です。
また、検索して出てきた論文の要約・著者・引用数など詳細情報の取得ができます。
「ScholarAI」は世界中の学術論文や研究の情報を取得するため、正確な情報の取得が可能になります。
PDFの情報を解析・要約できるプラグイン
PDFの情報を解析・要約できるプラグインは「ChatWithPDF」がおすすめです。
ChatWithPDFはインターネット上のPDFの検索が可能で、これにより自身が知りたい情報をキーワードのみでわかります。
取得したPDFが何個もあれば、PDFの統合を行い情報の解析・要約までをおこなってくれるため、情報を知るために時間がかかることはありません。
ChatGPTのビジネス分野での展望
これからのビジネスシーンにおいても、ChatGPTの影響は大きく拡がっています。特に、企業の効率化と生産性向上、さらにはBtoBコミュニケーションの効率化や新しいビジネスチャンスの創出に期待されるでしょう。
しかし、情報の正確性やセキュリティ面での注意が必要で、これらのリスクを適切に管理し安全に利用することが重要です。
株式会社サンソウシステムズは、ChatGPTについてのご質問やご相談を歓迎しています。ChatGPTの有効な利用方法についての興味や疑問、そのほかのテーマについて何かご不明な点がありましたら、どうぞご遠慮なく株式会社サンソウシステムズまでお寄せください。
また、ChatGPTの活用方法について詳しくまとめた資料を、以下からダウンロードできます。詳しく知りたい方は、ぜひご確認ください。
サンソウシステムズではChatGPTの導入・開発支援を行っております。
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