無料で使えるグループウェア｜使う際の注意点やメリットも解説

近年、働き方改革やテレワークの普及に伴い、企業内での情報共有やコミュニケーションのために、グループウェアが取り入れられるようになってきています。

チャットや掲示板のほか、スケジュールやタスク管理、ワークフローなどさまざまな機能を有するグループウェアですが「導入にはコストがかかるから……」と敬遠している担当者もいるのではないでしょうか。

本記事では、無料で使えるグループウェアを紹介しています。完全に無料で使えるサービスのほか、条件付きであれば無料で使えるサービスも取り上げていますので、導入を検討する際の参考にしてみてください。

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グループウェアとは

グループウェアとは、組織内での情報共有やコミュニケーションを円滑化し、業務効率の向上を推進するITツールです。スケジュール管理やファイル共有、チャットなど、業務をおこなう上で必要な機能を豊富に備えており、管理画面からすぐにアクセスできます。

さまざまな業務を一つのツールで完結できるため、日々の業務をスムーズに進められるでしょう。

グループウェアには、自社サーバーにソフトウェアをインストールする「オンプレミス型」とインターネット上のサーバーを利用する「クラウド型」の2種類があります。中には、自社の業務に合わせて独自の機能を作成できるツールもあります。

自社の利用目的に合わせて適切なグループウェアを導入すれば、高い効果が見込めるでしょう。

グループウェアを使うメリット

グループウェアを利用すれば、社内の情報をリアルタイムに共有できたり、社外からも情報にアクセスできるようになったりといったメリットがあります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

リアルタイムに情報共有ができる

グループウェアを利用することで、社内のやりとりを一元化できます。つまり、リアルタイムで情報共有が可能です。

これまでは、口頭やメール、内線電話などを使用した情報共有が通常でした。グループウェアを利用すれば、わざわざ本人を探さなくても画面上でやりとりができます。迅速な情報共有が可能になるため、業務効率化につながるだけではなく、単純な伝達ミスを防止できるでしょう。

例えば上司に質問したい場合、相手がどのような状況かわからず電話を躊躇してしまい、疑問解決までに時間がかかることも少なくありません。しかしグループウェアを使えば、相手の状況を画面上で把握できるため、すぐに電話したり、メッセージやメールを入れておいたりできます。すぐに疑問が解決できなくても、返信を待っている間に他の業務を進められ、生産性を高められるでしょう。

一つのツールで業務が完結する

グループウェアを利用すれば、業務ごとに異なるツールを使う必要がなくなり、一つのツールで業務が完結できる点もメリットです。

チャットツールやファイルストレージなど、業務ごとに異なるツールを使っていると、情報が分散され、何かあった際の原因究明に時間がかかることも少なくありません。

グループウェアにはメールやスケジュール、タスク管理など、業務に必要な機能が豊富に搭載されています。中には外部ツールとの連携機能があるグループウェアもあり、すでにツールを導入している場合でも一つのツールで日々の業務を完結できます。

ツールを一つに集約しておけば、情報を探す手間の削減が可能です。

社外からも情報にアクセスできる

グループウェアは、近年特に普及が進んでいるテレワークとも好相性です。直接会う機会が減り、コミュニケーションが希薄になりがちな環境下でも、スムーズにコミュニケーションが取れます。

勤務地やタイムゾーンが異なる場合でも、グループウェアがあれば組織全体のコミュニケーションが活性化するでしょう。

また、WordやExcelで情報を管理していると、外出先からは情報を閲覧できないこともあります。その場合、マルチデバイス対応のグループウェアを導入していれば、場所を気にすることなくグループウェアを利用可能です。移動中などを有効活用して業務を進められるため、時間の短縮につながります。

無料のグループウェアを比較する際のポイント

数ある無料グループウェアの中から、自社に適したものを選ぶためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。

導入目的・用途に適した機能

最も重要なポイントは、グループウェアの機能が、導入目的・用途に合っているかどうかです。機能に過不足があると、新たにツールを導入したり、十分に使いきれなかったりと、期待している効果が見込めない場合があります。

そのため、自社の導入目的達成に必要な機能が揃い、なるべくシンプルなグループウェアを選ぶようにしましょう。

例えば、以下のような導入目的が挙げられます。

​操作性

操作が複雑だと導入してもうまく活用されず、かえって生産性が低下する恐れがあります。わかりやすいアイコンの配置やレイアウト、スムーズな動作など、使いやすさを必ず確認しましょう。

また、PCやシステムが不慣れな人でも即日使い始められるような、簡単なグループウェアを選ぶことも大切です。特に無料プランでは、サポート体制が充実していない場合もあり、十分なサポートを受けられないことで生産性の低下を引き起こす可能性があります。

営業など、外出が多い部署に導入する場合は、スマートフォンやタブレットでの使いやすさも重要な要素です。

他ツールとの連携可否

既にツールを使用していたり、これから導入を検討していたりする場合は、他ツールとの連携可否を確認する必要があります。導入しているツールの使用頻度が高い場合は、スムーズな連携ができないと業務効率を下げる可能性があります。

他ツールとの連携可否を確認せず、連携できないツールを導入した場合も、効率を下げてしまうため注意が必要です。
またツールによって、無料版では連携ができない場合もあります。連携可否の確認に加えて、追加費用の有無も確認しましょう。

セキュリティ

グループウェアを利用する際に、社内の機密情報を扱う場合がほとんどであるため、セキュリティの高さが重要です。社内の情報が一つに集約され、多くの社員がアクセスできることから、誤操作による情報漏洩などのリスクが潜んでいます。トラブルを防げるようセキュリティの高いグループウェアを選びましょう。

例えば、情報セキュリティの国際規格であるISO27001（ISMS）などの認証を取得しているグループウェアを選ぶことがおすすめです。また、ナショナルクライアントへの導入実績も、セキュリティの高さを測る一つの指標になります。

ノウハウやデータを共有できる反面、情報漏洩のリスクが高まるため、セキュリティについて十分に考慮しましょう。

【完全無料】無料で使えるグループウェア

完全無料で利用できるグループウェアを紹介します。機能や期間の制限なく永続的に無料で使えるため、利用しやすいのが特徴です。

GroupSession

日本トータルシステム株式会社が提供する「GroupSession」は、完全無料・ユーザー数無制限でスタートできるグループウェアです。

スケジュールや掲示板機能はもちろんのこと、施設予約、在席管理、稟議など、無料ながら多彩な機能が揃っています。無料版のオンラインデモもあり、気軽に試せるのも嬉しいポイントです。

プランは3つありますが、完全無料で使えるプランは主に300人未満の企業で利用できます。「費用はかけられないけれど、機能には妥協できない」といった企業におすすめのサービスです。

導入前に相談もできるので、気になる方は利用してみても良いかもしれません。

R-GROUP

Rグループ株式会社が提供する「R-GROUP」は、パソコン・スマートフォンのどちらでも利用できるクラウド型のグループウェアです。

すべての機能を完全無料で利用でき、基本的な機能のほかに名刺管理やシフト管理などの便利な機能も搭載しています。クラウド型なのでインストールは不要、ネット環境さえあればどこからでも利用できます。

また、シンプルなUIで使いやすい点も高ポイントです。完全無料ながら機能は幅広く、コストパフォーマンスが非常に高いと言えるでしょう。

さらに、世界デビューも果たしており、20ヵ国語に対応している点も特徴です。日本国内だけでも2,000社以上の導入実績があります。

GRIDY

ブルーテック株式会社が提供する「GRIDY」は、ネット環境があれば誰でもすぐに利用開始できる、SaaS型のグループウェアです。特別なサーバーや設備などは一切必要なく、登録から導入までわずか5分で完了します。

グループウェアを導入する目的は企業によりさまざまですが、根幹には業務の効率化・情報共有・スケジュール管理のどれかが関わっていることがほとんどです。GRIDYはそれらの機能はもちろんのこと、ファイル共有やグループ作成の機能も無料で備わっています。

もしストレージの容量や機能に不安がある場合は、ビジネスに必要なアプリケーションが一通り揃った「Knowledge Suite サービス」の利用もおすすめです。

e-Broad Office

イーブロードコミュニケーションズ株式会社が提供する「e-Broad Office」は、伝言メモやスケジュール、ToDoリストなどを無料で利用できるグループウェアです。

期間やユーザー数に制限はなく、完全無料で利用できます。ファイル便も50MBまで対応できるため、ファイルのやりとりが多い企業にもおすすめです。シンプルな画面で使いやすいのも魅力の一つ。「ITツールは苦手」という担当者でも問題なく使えるでしょう。

注意点としては、基本的にどのグループウェアにも搭載されていることが多いチャット機能がない点、モバイル対応の機能が限られている点が挙げられます。

サークルスクエア

株式会社シティーズが提供する「サークルスクエア」は、多彩な機能が魅力的で、スポーツチームや音楽団体、PTAや町内会などのグループで利用されているグループウェアです。

コミュニティの運営を想定して開発されたグループウェアのため、出欠確認やアルバム共有、名簿、インフォメーションなど、カジュアルな機能が豊富に搭載されています。

チャットや掲示板はもちろんのこと、ブログやつぶやきなどの機能もあり、SNSのように使える点も魅力の一つです。ビジネス上では欲しい機能がない可能性があるものの、カジュアルにグループウェアを使いたい企業に最適なサービスであると言えるでしょう。

SOGo

アリントが提供する「SOGo」は、完全無料で利用できるグループウェアです。メールやカレンダー、リソース予約など、基本的な機能を利用できます。

Webブラウザやモバイル端末、Microsoft Outlookなど、さまざまな端末やツールからアクセス可能です。iPhoneやAndroid端末などのメールや連絡先、イベント・タスクを同期できるため、連絡先やスケジュールを登録する手間を省けるでしょう。モバイル端末でのスケジュール管理に慣れている方も安心です。

また導入にも時間がかからず、すぐに利用できます。Microsoft Active Directoryなどのディレクトリサービスを再利用できるため、データを以降する手間の省略が可能です。

試しにグループウェアを導入したい企業におすすめです。

Agorakit

「Agorakit」は、基本的な機能を無料で利用できるグループウェアです。作成できるグループを作成すると、チャットやスケジュール、ドキュメント共有などの機能を利用でき、プロジェクトを効率的に進められます。

作成できるグループは無制限であるため、一つのグループを会社全体で運用する、部署やプロジェクトごとにグループを作成するなど、さまざまな方法で利用できます。

管理画面はシンプルで見やすく、直感的な操作が可能です。ITツールに不慣れな社員でも無理なく使用できるでしょう。

インストールやメンテナンス、バックアップなどをすべて自分で実施すれば、無料で利用可能です。通常プランやサポートプランでは、30日間無料トライアルも実施しているため、本導入前に使用感を確認して、他社製品と比較すると良いでしょう。

無料トライアルがあるグループウェア

グループウェアの中には、無料トライアルを実施しているものもいくつか存在します。無料トライアルでは、実際の使用感や効果の有無を確かめられるため、ぜひ活用しましょう。

desknet’s NEO

株式会社ネオジャパンが提供する「desknet’s NEO」は、現場の声を優先して「使いやすさ」を重視したグループウェアです。25年間以上、多種多様な業種からのフィードバックを受け、研究と改善を続けた操作画面は、ITツールが苦手な社員でも使えるでしょう。

また、多彩な機能も魅力の一つです。スケジュール管理や設備予約などによる業務効率化はもちろん、社内申請や届出もペーパーレスでおこなえます。加えて、ノーコード業務アプリ制作ツール「アップスイート」と組み合わせることにより、表計算ソフトで作られた管理台帳や営業日報など、紙・メール・Excel主体でおこなわれている業務をシステム化できます。

使いやすさや多彩な機能から、さまざまな業種にもフィットできるツールと言えるでしょう。30日間無料トライアルを実施しているため、効果や使用感を確かめたい方はぜひ利用してみてください。

Microsoft 365

日本マイクロソフト株式会社が提供する「Microsoft 365」は、小規模事業者から大企業まで幅広い組織に、高いコストパフォーマンスを発揮するグループウェアです。4つのプランを用意しており、それぞれの組織に合ったプランを利用できます。

MicrosoftでおなじみのExcelやWord、PowerPointなどのOffice製品のほかに、Web会議やビジネスチャット、共同作業などの機能も搭載しています。一つのツールでこれらの機能を利用でき、生産性を向上させコスト削減に貢献するでしょう。

また、顧客やビジネスデータを保護するMicrosoftのセキュリティの高さも魅力の一つです。安全性の高さは、顧客との信頼関係を維持することはもちろん、作業への集中力も高める重要な要素と言えます。

すべてのプランで1カ月間無料トライアルを実施しているため、気になる方はぜひ活用してみてください。

mitoco

株式会社テラスカイが提供する「mitoco」は、業種・規模問わずさまざまな企業の課題を解決した実績のあるグループウェアです。

ワークフローやスケジュール管理など10種類の機能によって、業務効率化や情報の一元管理、ペーパーレス化の促進に大きく寄与します。中でも「トーク」「カレンダー」機能は、外部ユーザーとの連携が可能です。取引先やパートナー企業とのやりとりを円滑にし、スムーズな取引ができるでしょう。

また、モバイルアプリの画面が見やすく、外出中でも問題なく活用できます。掲示板での情報共有やカレンダーなど、画面が見やすいツールはログイン率も上がり、情報の把握ミスや伝達ミスも防げるでしょう。

ユーザー5人まで30日間無料トライアルを実施しています。実際に複数人で試したい方はぜひ活用してみてください。

Shachihata Cloud

シヤチハタ株式会社が提供する「Shachihata Cloud」は、導入目的に合わせてプランが選択できるグループウェアです。コミュニケーション・ワークフロー・文書管理・セキュリティの4つのプランがあり、それぞれのカテゴリを強化できる機能を搭載しています。

18種類の機能の中でも、特に「電子印鑑」「電子契約」機能などが特徴で、ペーパーレス化の促進に貢献します。毎日行き交う届出や書類などの紙を減らすだけでなく、印紙税の削減が可能です。

また、大きな会社ほど印鑑の不正や改ざんなどの問題も増えてくるでしょう。電子印鑑を使用することで、不正利用や改ざんの防止にもなります。もちろん、押印する手間も省けるため、業務効率化の役割も果たします。印鑑を押す回数が多い部署などにおすすめです。

15日間無料トライアルでは、有料オプションも含めたすべての機能を利用できます。人数制限もないため、まずは試したい方におすすめです。トライアル期間中のデータは、本契約で引継ぎできます。グループウェア導入に前向きな方は、ぜひ使用感を確かめてみてください。

NI Collabo 360

株式会社NIコンサルティングが提供する「NI Collabo 360」は、機能の充実度の高さが魅力のグループウェアです。スケジュール管理やワークフロー、文書共有管理など、全36種類の機能を搭載しており、生産性の向上やコスト削減に役立ちます。

また、社内はもちろん、社外との連携も可能です。グループ企業や取引先などとの情報共有などに活躍します。

グループウェアは通常、利用する機能数に応じて費用が加算されていきますが、NI Collabo 360は追加料金なく全機能が利用できます。追加で費用がかかる心配がないため、予算管理もしやすいと言えるでしょう。

30日間無料トライアルでは、グループウェア製品に加えて、見積書作成Webシステムや経営支援ツールなど、全5つの製品をお試し利用できるため、ぜひ活用してみてください。

J-MOTTOグループウェア

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供する「J-MOTTOグループウェア」は、累計販売実績520万ユーザーを誇るグループウェア「desknet’s NEO」と同等の機能を低コストで利用できるグループウェアです。ディスク容量をコンパクトにすることで1ユーザーあたり月額165円と、低価格での提供を実現しています。
ポータルやスケジュール、ワークフローなど、26種類の基本的な機能に加え、交通費・経費精算などの拡張機能や外部サービスとの連携も可能です。
約4,000社の導入実績から得たノウハウを活かして、充実したサポートもおこないます。専門知識がない企業でも安心して利用できるでしょう。
無料トライアル期間が3ヵ月と長いのも魅力の一つです。本導入前にじっくりと効果を検証したい企業におすすめのグループウェアと言えます。

HotBiz8

株式会社ASJが提供する「HotBiz8」は、200ユーザーまで定額で利用できる中小企業向けのグループウェアです。月額13,200円で22種類の機能を利用でき、年末調整やタイムカードの管理など、5つのオプション機能も利用可能です。

最大ユーザー数200人で利用した場合の月額費用は、1ユーザーあたり66円と低価格で、高い費用対効果が期待できるでしょう。

HotBiz8ではスマートフォンのホーム画面に追加してPWAアプリ化することで、プッシュ通知が届くように設定できます。HotBiz8を閉じている場合でも通知を受け取れるため、重要な通知を見逃すことなく確認できるでしょう。もちろん受信設定で必要なときだけ通知がくるように設定も可能です。

なるべく費用を抑えたい中小企業におすすめのグループウェアと言えます。

Zimbra Collaboration

Zimbra Japan合同会社が提供する「Zimbra Collaboration」は、オンプレミスとクラウドの両方による提供が可能なグループウェアです。柔軟性と拡張性に優れ、ユーザーが管理しやすい体制を構築できます。

Webブラウザはもちろん、モバイルにも対応しており、メールやスケジュール、ファイル共有などの基本的な機能を利用可能です。また、メールの送受信が暗号化されていたり、認証機能を付けられたりと、セキュリティの高さも魅力の一つです。

無料トライアルは60日間と長く設けられており、じっくり使用感を試せます。Webブラウザにおける操作性の高さによって、業務の生産性を大きく向上できるでしょう。

Zoho Connect

ゾーホージャパン株式会社が提供する「Zoho Connect」は、チームのコミュニケーションを活性化する、いわば企業内のソーシャルネットワーキングサービスです。

新たなプロジェクトへの参画や分析業務など、メンバーによって与えられるタスクはさまざまです。そのようなときに、搭載されている「フィード機能」を活用すれば、チーム内の状況を簡単に把握できるだけではなく、議論やアイデアの共有もスムーズにおこなえます。

チームワークを高められる機能が満載なので、生産性アップにも貢献するでしょう。

すべてのプランで15日間無料トライアルを実施しています。実際に利用して使用感を確かめたい方はぜひお試しください。

【条件付き】無料で使えるグループウェア

条件付きであれば無料で利用できるグループウェアを紹介します。機能やユーザー数などなんらかの制限がありますが、条件を満たせば無料で使える点は魅力です。

自社に合うようであれば、利用を検討してみるのも良いでしょう。

Stock

株式会社Stockが提供する「Stock」は、これ以上ないほどにシンプルで、簡単にチーム情報をストックしていけるグループウェアです。

プランは無料プランを含むビジネスプランと、管理やセキュリティを強化したい企業向けのエンタープライズプランがあります。

無料プランでは人数が無制限で、累計で20ノートまで作成可能です。ストレージが1GBまでといった制限に加え、情報管理機能やセキュリティ機能、カスタマーサポートは搭載されません。

グループウェアを使って情報管理や高度なユーザー管理をおこないたい場合は、無料プランでは物足りなく感じてしまう可能性がある点に注意が必要です。

enclo

メインソリューション株式会社が提供する「enclo」は、クラウドを初めて使う人でも簡単に操作できる、グループ用のクラウドアプリです。

グループに参加することで、ファイル共有やチャット・メモ機能などが使えます。WordやExcelなどのMicrosoftOfficeファイルも、別のアプリを立ち上げることなくenclo内でそのまま閲覧が可能です。ドラッグ＆ドロップの簡単な操作でファイルを管理でき、直感的に操作できる点が魅力と言えるでしょう。

1グループ5名、5グループまでであれば無料で利用できます。また、無料プランはサポートがメールのみとなるため、注意が必要です。

Lark

Bytedance株式会社が提供する「Lark」は、チームの生産性を高めるための最先端のビジネスツールです。
チャットを起点とし、業務をおこなう上で必要な機能が一通り揃っています。ビデオ会議はライブ字幕と多言語対応の自動翻訳機能が搭載されているほか、ドキュメントをチームで同時に編集できる機能、文字起こし機能などがあり、シームレスなコミュニケーションの実現や議事録作成にかかる時間短縮に役立つでしょう。
ユーザー数20名、ストレージ100GBまでであれば無料で利用できます。また、無料プランでは、カスタマーサポートが専任ではなくオンラインのみでの対応となるため注意しましょう。

LINE WORKS

ワークスモバイルジャパン株式会社が提供する「LINE WORKS」は、LINEと連携ができるグループウェアです。
ビジネス版のトーク機能のほか、掲示板やカレンダー、資料を保存・閲覧できるドライブ、アンケート機能などさまざまな機能が一つのアプリに集結しています。

卸売・小売や理美容、物流・運送、医療・介護などあらゆる業種で現場をサポートしており、導入実績も確かです。導入も定着もしやすい、DXの第一歩としても最適なサービスであると言えるでしょう。

無料プランはユーザー数30名、ストレージ50GBまでの制限があります。また、有料プランと比べると、音声・ビデオ電話の人数や管理者機能などが制限されています。

Chat&Messenger

株式会社Chat&Messengerが提供する「Chat&Messenger」は、ビジネスに有効なあらゆる機能を統合したグループウェアです。

アカウントの登録や難しい設定は不要で利用開始できます。無料プランでは、チャットやWeb会議・ビデオ通話はもちろん、タスク管理などが利用可能です。

また、クラウド版であれば、ドメイン単位でユーザーを認識し、シームレスに連携をおこなえるため、場所や働き方を問わないテレワークにも最適です。クラウド版にも無料プランが用意されていますので、いくつかのツールと比較したい方におすすめと言えます。

iQube

株式会社ガイアックスが提供する「iQube」は、15種類の機能で社内ノウハウの蓄積に特化したクラウド型グループウェアです。必要な情報やノウハウが社内に行き渡り、業務の属人化を解消できます。

例えば社内wiki機能では、共有したい情報の閲覧者を制限して必要な人に届くよう設定したり、最新の情報に書き換えたりできます。作成した文書にコメントもできるため、情報のブラッシュアップが可能です。

またスマートフォン対応していることから、外出先でも最新情報を閲覧できます。出張や外回りが多い部門でも業務を効率的に進められるでしょう。

エントリープランで、最長1カ月間無料で全機能を使用可能です。いくつかのツールを検討している方は、無料プランで効果や操作性を確認しましょう。

【オープンソース】無料で使えるグループウェア

オープンソースの無料で利用できるグループウェアを紹介します。

オープンソース型はプログラムのソースが公開されているため、自由にカスタマイズできる点が魅力です。オープンソースのグループウェアの多くは、その性質上、基本的に無料で利用できます。

SHIRASAGI

株式会社ウェブチップスが提供する「SHIRASAGI」は、全国の自治体や大学、病院など、比較的大規模な組織での運用が進んでいる、中・大規模団体向けのグループウェアです。

他システムとの連携も容易にでき、基本機能のカスタマイズも可能です。

これまで紙をベースにおこなわれてきた稟議書も、ワークフロー機能を使えば劇的に効率化できます。よく使う書式を電子化してフォーマットに入力するだけで申請準備が完了し、申請や承認作業はデバイス上でおこなうことが可能です。

オープンソースのソフトウェアのため、すべての機能を無料で利用できます。必要に応じて有料で追加機能を開発もでき、拡張性に優れている点も魅力です。

FreeGroup

株式会社ネットワーク東海が提供する「FreeGroup」は、PHP/Laravelフレームワークで開発されたオープンソースグループウェアです。

ダウンロードしてサーバーにインストール後、初期設定をおこなうだけで利用開始できます。インストールマニュアルもあるため、少し知識があればすぐに使えるようになるでしょう。

現状、開発者は社長一人とのことですが、社員と経営者両方の目線から使いやすさを追求して開発されています。

シンプルで使いやすい画面設計も魅力です。今後もさまざまな機能を実装していく予定があるため、動向を追っていきたいグループウェアの一つと言えます。

OSSカレンダー

シンキングリード株式会社が提供する「OSSカレンダー」は、企業で使うことを想定して作られた、カレンダーアプリをメインとしたオープンソースのグループウェアです。

チームメンバーのスケジュールを可視化し、メンバーのアサインを素早くおこなえます。オープンソースならではの自由度の高さで、自社で構築して使いたい企業におすすめです。

Googleカレンダーもありますが、個人のものと連携させてしまうと情報管理の面で不安もあるでしょう。とはいえ、カレンダーアプリを開発するとなると、開発費用がかかってしまいます。

OSSカレンダーは自由にカスタマイズでき、他サービスやアプリとの連携も可能なため、自社のニーズに合わせて自由に構築できる点が魅力です。

無料のグループウェアを使う際の注意点

グループウェアを無料で利用する場合は、有料の場合と違って注意すべき点があります。費用面だけでグループウェアを導入すると、結果的に費用が発生したり、期待していた効果が得られなかったりする可能性があります。

無料のグループウェアを使う際の注意点について見ていきましょう。

機能や容量に制限がある場合がある

無料のグループウェアは、機能が制限されていたり、ストレージの容量が少なかったりする場合があります。利用人数や自社が必要とする機能によっては、無料のグループウェアでは不便に感じることもあるでしょう。

そのため機能や容量に過不足がないか、事前の確認が大切です。

また、対応デバイスについても注意が必要です。無料グループウェアの場合はスマートフォン非対応である場合もあるため、事前に確認しておきましょう。

サポート体制が十分ではない場合がある

有料のものと比べ、無料のグループウェアでは十分なサポートが受けられない場合があります。もちろん、無料のグループウェアでもサポートを利用できるサービスもありますが、対応が制限されているケースがほとんどです。

とはいえ、基本的にはヘルプページやマニュアルが用意されているため、基本的な使い方やよくある質問など、ある程度の疑問は解決できるでしょう。 それでも、ITツールに慣れていない社員が利用する場合は、導入に時間がかかってしまったり、導入後の運用がうまくいかなかったりすることも考えられます。

初めてのグループウェア導入で不安要素がある場合や、情報漏洩などの緊急時の対応に不安がある場合は、サポート体制が充実した有料版のグループウェアを検討しましょう。

セキュリティ面が不安な可能性がある

無料のグループウェアは、ログイン時の認証程度しかセキュリティ対策がなされていない場合が多く、セキュリティ面での不安が残ります。

不正アクセスや情報漏洩のリスクは避けるべきですが、無料のグループウェアは簡易的なセキュリティ機能しか実装されていないことがほとんどです。

そのため機密情報を扱う場合、無料のグループウェアは避けた方が良いと言えます。特に顧客情報を取り扱う場合などは、有料版のグループウェアがおすすめです。

無料グループウェアは制限が多いため有料版も検討

無料のグループウェアには、豊富な機能を利用できるツールも存在しますが、人数やセキュリティ、サポートなどで制約が多いため、不便に感じることも少なくありません。企業がグループウェアを導入するなら、有料版がおすすめです。

有料版でも、低い価格設定のツールや利用人数に応じて一人当たりの料金が安くなる定額制のツールもあります。
もちろん、試験的な導入なら無料プランでも問題ないでしょう。無料プランやトライアルを活用すれば、無料と有料どちらが良いか判断できます。

中長期的な自社の計画も視野に入れ、無料・有料に限らず適切なツールの導入が重要です。

グループウェアを有効活用するならチャットボットの導入がおすすめ

グループウェアの導入を検討している、またはすでに導入済みでさらに活用したいと考えている方には、チャットボットの導入がおすすめです。

企業内で複数のツールを導入している場合、情報が散在し、見落としてしまうことも考えられるでしょう。チャットボットの中にはグループウェアと連携できるものもあるため、うまく利用すれば、グループウェアをより有効に活用できます。

チャットボットとは

チャットボットとは、社内やユーザーから寄せられる問い合わせに自動で対応してくれるITツールです。チャットボットを利用すれば、営業時間外や繁忙期であっても、寄せられた問い合わせに自動で対応可能です。

例えば、カスタマーサポートとして商品やサービスに関する問い合わせに対応したり、社内ヘルプデスクとしてシステムや規則に関する問い合わせに対応したりなどの活用方法が考えられます。

本当に人間が対応すべき複雑な問い合わせにのみ担当者が対応すればよくなるため、業務負担が軽減されるほか、大量の問い合わせにも対応できます。

チャットボットとは？特徴や導入のメリットやデメリットを紹介

近年多くの企業で導入されているチャットボットはWebサイトなどで問い合わせに自動で回答してくれるシステムです。今回はチャットボットとは何か、チャットボットを導入するメリットやデメリット、選び方などを解説します。

www.satfaq.jp

2025.01.15

チャットボットとグループウェアを組み合わせるメリット

チャットボットツールの中には、グループウェアと組み合わせられるものがあります。例えば、グループウェア上にチャットボットを設置すると、必要とする情報に簡単にアクセスできます。

社内で発生する不明点を誰に聞けば良いか、わからない社員もいるでしょう。特に近年ではテレワークも普及し、口頭で気軽に質問ができなくなっています。

社内で利用しているグループウェアにチャットボットを組み合わせれば、時間をかけて探さずともすぐにマニュアルなど必要な情報にアクセスできるようになるのです。

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チャットボットのメリット・デメリットは？効果的な活用シーンや成功事例も解説

今注目されるチャットボット導入で得られるメリットや効果、デメリットを解説します。導入事例や効果測定方法、成功のためのポイントなども併せて解説しますので「チャットボットを導入したいけど本当に効果があるのか不安」な方はぜひ参考にしてみてください。

www.satfaq.jp

2025.02.26

グループウェアの利用を円滑にするChatGPT

さまざまな企業でChatGPTを導入する動きが強まる中、グループウェアdesknet’s NEOでは、2023年9月にChatGPTによるAIアシスタント機能を追加しました。

グループウェアにChatGPTを導入することで、いつでも必要なときにChatGPTを呼び出して相談ができます。業務中の疑問の解消やアイデア出しとして利用すれば、より円滑に業務を遂行できるでしょう。

とはいえ、ChatGPTではセキュリティ面で課題が残ります。グループウェア内でChatGPTを利用することで、その内容をデータとして学習しないか不安に思う方もいるでしょう。しかしグループウェアでは、ChatGPTのAPIを利用しており、OpenAIはAPIを介した質問を学習データとして活用しないことを保証しています。

そのため、質問や解答内容を学習データとして再利用される心配はありません。ChatGPTの懸念点を払拭しつつ、高い生産性を発揮できることから、今後もより多くのグループウェアで導入が進むのではないかと予想できます。グループウェア導入を検討している方は、ChatGPTを搭載したツールを選んでみてはいかがでしょうか。

株式会社サンソウシステムズでは、グループウェアのChatGPT導入サポートもおこなっています。ビジネスシーンにおける活用事例についての詳細を紹介しておりますので、気になる方はぜひダウンロードしてみてください。

無料のグループウェアは多数！自社に適したものを活用しよう

グループウェアの導入は、社内の情報共有やコミュニケーションが円滑になり、企業全体の業務効率化につながります。

「グループウェアを利用してみたい」と考えたとき、費用面も気になるポイントの一つでしょう。グループウェアには、完全無料・条件付き無料・有料のものがあります。

利用を検討している場合は、まずは無料版を導入して、使用感を確かめると良いでしょう。ただし、完全無料や無料プランのグループウェアは、使える機能に制限があったり、ストレージ容量が十分でなかったりと、後から不便に思ってしまうケースもあるため注意が必要です。

また、グループウェアの代替やグループウェアの利便性を高めるために、チャットボットの導入もおすすめです。

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