「日々の業務に追われて、気づけばいつも残業している……」「もっと効率的に仕事を進めて、プライベートの時間も大切にしたい」
このような悩みを抱える方は少なくありません。現代のビジネス環境では、タスク管理や情報共有、資料作成など多岐にわたる業務を限られた時間でこなす必要があります。
そこで役立つのが「業務効率化アプリ」です。しかし、世の中には無数のアプリが存在し、どれが自分の課題解決に本当に役立つのか見極めるのは難しいでしょう。
本記事では、目的や課題別に厳選したおすすめの業務効率化アプリを紹介します。自分に合った業務効率化アプリを選ぶポイントも解説しているため、業務効率化を目指す方はぜひ参考にしてみてください。
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業務効率化アプリの種類
業務効率化アプリは、解決したい課題に応じてさまざまな種類に分類されます。まずは、どのようなカテゴリのアプリが存在するのかを把握しましょう。自分の業務内容を思い浮かべながら、どの種類のアプリが最も効果的かチェックしてみてください。
タスク管理アプリ
タスク管理アプリは、個人やチームの「やること」を可視化し、抜け漏れを防ぐためのアプリです。
タスクの洗い出し、優先順位付け、進捗状況の共有が主な機能です。日々の細かい業務から、プロジェクト全体の管理まで幅広く活用できます。
プロジェクト管理アプリ
プロジェクト管理アプリは、複数のメンバーが関わる複雑なプロジェクトを円滑に進めるためのアプリです。
タスク管理に加え、ガントチャートによるスケジュール管理や、メンバー間のコミュニケーション機能などを備えています。プロジェクト全体の進捗状況を把握するのに役立ちます。
情報共有（ビジネスチャット）アプリ
情報共有（ビジネスチャット）アプリは、チーム内のコミュニケーションを円滑にし、迅速な情報共有を可能にするアプリです。
リアルタイムでのメッセージ交換はもちろん、ファイル共有やビデオ会議機能も搭載されています。メールよりも手軽でスピーディなやり取りを実現します。
時間管理・スケジュール管理アプリ
時間管理・スケジュール管理アプリは、会議の予定調整や個人のスケジュール管理を効率化するアプリです。
カレンダー機能やリマインダー機能で、重要な予定を忘れるのを防ぎます。チームメンバーとのスケジュール共有も簡単におこなえます。
クラウドストレージアプリ
クラウドストレージアプリは、資料や画像などのファイルをインターネット上で安全に保管・共有するためのアプリです。
場所やデバイス問わずファイルへアクセスでき、共同編集も可能です。ペーパーレス化を推進し、オフィススペースの節約にもつながります。
メモ・ノートアプリ
メモ・ノートアプリは、会議の議事録や、ふと思いついたアイデアを手軽に記録するためのアプリです。
テキストだけでなく、画像やWebページのクリップなども保存できます。情報を一元管理し、必要な時にすぐに見つけ出せることが魅力です。
名刺管理アプリ
名刺管理アプリは、交換した名刺をデータ化し、一元管理するためのアプリです。
スマートフォンのカメラで撮影するだけで、社名や氏名、連絡先などを自動で読み取ってくれます。人脈の管理や営業活動の効率化に貢献します。
問い合わせ自動化アプリ
問い合わせ自動化アプリは、顧客や社内からの定型的な問い合わせに自動で応答するチャットボットなどを指します。
よくある質問（FAQ）を登録しておくことで、担当者の対応工数の大幅な削減が可能です。24時間365日対応が可能となり、顧客満足度の向上にもつながります。また、社内からの問い合わせに迅速に対応できることで、従業員の生産性向上にも貢献します。
業務効率化アプリを使うメリット
業務効率化アプリを導入することは、単に作業が早くなるだけではなく、個人と組織に多くのプラス効果をもたらします。本章では、アプリ活用によって得られる主なメリットを3つご紹介します。
時間の創出と残業時間の削減
アプリによる業務の自動化や効率化は、これまで手作業にかけていた時間の大幅な削減が可能です。例えば、定型的なデータ入力や報告書作成などを自動化すれば、その分の時間を他の業務に充てられます。
結果として、日々の業務を時間内に終えやすくなり、慢性的な残業の削減につながります。
生産性の向上とコア業務への集中
単純作業や雑務から解放されることで、従業員はより創造的で付加価値の高い「コア業務」に集中できるようになります。例えば、営業担当者が顧客情報の入力作業から解放されれば、顧客との対話や提案活動により多くの時間を使えるでしょう。
結果として、個人の生産性が向上し、組織全体の業績アップに貢献します。
情報共有の円滑化とストレス軽減
ビジネスチャットやクラウドストレージを活用することで、チーム内の情報共有がスムーズになります。「あの資料はどこ？」「あの件どうなった？」など確認作業が減り、コミュニケーションロスを防ぎます。
情報が円滑に流れることで、業務の手戻りがなくなり、精神的なストレスの軽減にもつながります。
自分に合った業務効率化アプリの選び方｜6つのポイント
数あるアプリの中から、本当に自分やチームのためになるものを選ぶには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。やみくもに導入するのではなく、以下の6つの視点で慎重に検討しましょう。
1.目的・解決したい課題は何か
最も重要なのは、何のためにアプリを導入するのかという目的の明確化です。
「タスクの抜け漏れをなくしたい」「チーム内の情報共有をスムーズにしたい」など、具体的な課題を洗い出します。課題が明確であればあるほど、必要な機能が定まり、最適なアプリを選びやすくなります。
2.誰が使うか？（個人/チーム）
アプリを自分一人で使うのか、チームや部署全体で使うのかによって、選ぶべきアプリは変わります。
個人で使うなら、シンプルでカスタマイズ性の高いものが適しています。チームで使う場合は、メンバー全員が直感的に使える操作性や、情報共有のしやすさが重要です。
3.どのデバイスで使うか（PC/スマートフォン）
オフィスでの利用がメインか、外出先や移動中にスマートフォンで使うことが多いかなど、利用シーンを想定します。PCとスマートフォン、タブレットなど、複数のデバイスでデータが同期できるアプリは非常に便利です。
特に、外出が多い職種の方は、スマートフォンアプリの操作性を重視して選ぶことがおすすめです。
4.コストはかけられるか（無料/有料）
業務効率化アプリには、無料で使えるものから、高機能な有料プランまでさまざまです。まずは無料プランやトライアル期間を利用して、使用感を試してみるのがおすすめです。
有料プランを検討する際は、投資するコストに見合う効果（費用対効果）が得られるかを慎重に見極めます。
5.既存ツールと連携できるか
すでに社内で利用しているカレンダーやチャットツールなどがある場合、既存ツールと連携できるアプリを選ぶとさらに効率が向上します。
例えば、チャットツールへのタスク通知、カレンダーへの予定自動登録などができれば、作業がシームレスになります。API連携の可否や、連携できるツールの種類を確認しましょう。
6.セキュリティは万全か
ビジネスで利用する以上、セキュリティ対策は絶対に軽視できません。特に、顧客情報や機密情報を扱う場合は、データの暗号化やアクセス制限、二段階認証などの機能が備わっているかを確認します。
信頼できる運営会社が提供しているか、プライバシーポリシーなどもチェックしておくと安心です。
【保存版】業務効率化おすすめアプリ22選｜目的・課題別に徹底比較
本章からは、具体的な業務効率化アプリを目的別に紹介していきます。多くのビジネスパーソンに支持されている定番アプリから、特定の課題解決に特化したアプリまで幅広くピックアップしました。それぞれの特徴を比較し、目的に合ったものを探してみてください。
タスク・プロジェクト管理アプリ
まずはじめに、おすすめタスク・プロジェクト管理アプリをご紹介します。
| アプリ名 | 特徴 | 費用 | こんな人におすすめ |
|---|---|---|---|
| Todoist | シンプルなUIと強力な機能を両立 | ・フリー：0円 ・プロ：488円/月 ・ビジネス：688円/月 |
個人のタスク管理アプリを探している人 |
| Backlog | ・コミュニケーションの円滑化に役立つ ・バグ管理やGit連携など開発者向け機能が豊富 |
・フリー：0円 ・スターター：2,970円/月 ・スタンダード：17,600円/月 ・プレミアム：29,700円/月 ・プラチナ：82,500円/月 |
・ソフトウェア開発チーム ・Web制作会社 |
| Trello | ・カードを動かす直感的なカンバン方式 ・視覚的にタスクの進捗を把握できる |
・Free：0円 ・Standard：5ドル/月 ・Premium：10ドル/月 ・Enterprise：17.50ドル/月 |
・フローが明確な業務 ・小〜中規模プロジェクトでの利用 |
| Asana | プロジェクトの全体像をさまざまなビュー（リスト、ボード、タイムライン）で可視化 | ・Personal：0円 ・Starter：1,200円/月/ユーザー ・Advanced：2,700円/月/ユーザー ・Enterprise：要お問い合わせ |
・複数のプロジェクトを並行して管理するマネージャー ・大規模チーム |
| Jooto | ・シンプルで直感的な操作性が魅力の国産カンバンツール ・4名まで無料で利用可能 |
・無料：0円/月/ユーザー ・スタンダード：417円/月/ユーザー ・ビジネス：980円/月/ユーザー ・タスクDX：要お問い合わせ |
・ITツールが苦手なメンバーがいるチーム ・小規模なプロジェクト |
Todoist：シンプルさと多機能さを両立した個人タスク管理の決定版
Todoistは、個人のタスク管理に最適なアプリです。シンプルな見た目ながら、タスクの階層化や優先度付け、ラベル機能など、高度な整理も可能です。
繰り返し機能を設定しておけば、定期的に繰り返すタスクを何個も登録する手間が省けます。Googleカレンダーと連携して、タスクをGoogleカレンダーに反映させることも可能です。
Backlog：エンジニアに支持される国産プロジェクト管理ツール
Backlogは、チーム全体の進捗状況を可視化し、コミュニケーションを円滑化をサポートするアプリです。基本機能はテキスト入力で自由に編集できる「Wiki」、課題の検索や仕分けを簡単にし、関連する課題を管理しやすくする「親子課題」、ファイル共有や絵文字を利用したコメント機能などがあります。
また、タスク管理はもちろん、バグ管理システム（BTS）やバージョン管理システム（Git/Subversion）との連携が強みで、ソフトウェア開発の現場で指示されています。開発プロジェクトにおける課題の発生から解決までを、一元的に管理できます。
Trello：カンバン方式でチームのタスクを視覚的に管理
Trelloは、「ボード」「リスト」「カード」を使ってタスクを管理するカンバン方式のツールです。
「未着手」「作業中」「完了」といったリストを作成し、タスクの進捗に合わせてカードをドラッグ＆ドロップで移動させるだけで簡単に管理できます。直感的で容易な操作感で、効率的なタスク管理につながります。
また、チーム全体の作業状況が一目でわかるため、進捗管理の時間短縮にも役立ちます。
Asana：大規模プロジェクトも一元管理できる高機能ツール
Asanaは、複雑で大規模なプロジェクト管理に対応できる高機能ツールです。直感的に操作ができるインターフェースで、IT知識の少ない方でも簡単に活用できます。
タスクは、リスト形式、ボード形式、タイムライン（ガントチャート）形式など、さまざまなビューで表示して管理できます。プロジェクトの依存関係を明確にし、全体の進捗を俯瞰的に把握したいマネージャーに最適です。緊急度の高いタスクが一目で把握できるため、対応漏れが発生するリスクを低減可能なことも、マネージャーに最適なポイントの一つです。
Jooto：シンプルで使いやすい国産カンバンツール
Jootoはカンバン方式を採用した、シンプルさが魅力の国産ツールです。基本操作はドラッグ＆ドロップのみで、ITツールに不慣れな人でも直感的に使えます。
ガントチャート機能も備えており、タスク管理とスケジュール管理を同時に行えるのが特徴です。また、プロジェクト横断管理機能により、プロジェクト全体を一覧にでき、フィルター機能や色付きの表示で管理がしやすいこともポイントとなります。
フリープランなら100MBを4人まで使えるため、無料版で使い心地を確かめてから、有料版に移行するのもおすすめです。
情報共有・ビジネスチャットアプリ
ここからは、おすすめ情報共有・ビジネスチャットアプリをご紹介します。
| アプリ名 | 特徴 | 費用 | こんな人におすすめ |
|---|---|---|---|
| Slack | ・チャンネル毎に会話を整理 ・外部サービス連携が豊富でカスタマイズ性が高い |
・フリー：0円 ・プロ：1,050円/月/ユーザー ・ビジネスプラス：2,160円/月 ・Enterprise+：要お問い合わせ |
・エンジニアやIT企業 ・多くのツールを連携させて使いたいチーム。 |
| Microsoft Teams | ・Word、ExcelなどOffice製品との連携が強力 ・ビデオ会議機能も充実 |
・Essentials：599円/月/ユーザー ・Business Basic：899円/月/ユーザー ・Business Standard：1,874円/月/ユーザー ※大企業プランもあり |
・Office365を導入している企業 ・部署間の連携が多い組織 |
| Chatwork | ・シンプルなUIでITツールが苦手な人でも使いやすい ・タスク管理機能も搭載 |
・フリー：0円 ・ビジネス：700円/月/ユーザー ・ビジネス：1,200円/月/ユーザー |
・国内の中小企業 ・幅広い年代のメンバーがいるチーム |
| Stock | 「ノート」に情報をストックし、タスク管理やメッセージ機能も紐づけられる | ▼ビジネスプラン ・フリー：0円 ・ビジネス：2,500円/月～ ▼エンタープライズプラン ・フリー：0円 ・ビジネス：5,000円/月～ |
・チャットで情報が流れるのが嫌な方 ・情報を整理しながら議論したいチーム |
| LINEWORKS | ・LINEと同じ感覚で使えるビジネス版 ・既読機能やスタンプで円滑なコミュニケーションが可能 |
・フリー：0円 ・スタンダード：450円/月/ユーザー ・アドバンスト：800円/月/ユーザー |
現場のスタッフなど、普段ITツールを使わないメンバーとの連携が必要な企業 |
Slack：エンジニアから企画職まで幅広く使われるビジネスチャットの王道
Slackは、世界中の多くの企業で利用されているビジネスチャットツールです。プロジェクトや話題ごとに「チャンネル」を作成して会話を整理できるため、情報が混在しにくいのが特徴です。
チャンネル以外にも、特定のメンバーとやり取りしたいときに使える「グループチャット」、個人チャットができる「ダイレクトチャット」も利用できます。
GoogleDriveやTrelloなど、2,000以上の外部アプリと連携できるため、さらに業務効率化を進められるでしょう。
Microsoft Teams：Officeアプリとの連携でさまざまな作業を一つのプラットフォーム内で完結
Microsoft Teamsは、WordやExcel、PowerPointといったOfficeアプリとのシームレスな連携が強みのアプリです。文書作成やプレゼンテーション、表計算など、業務で必要なさまざまな作業を一つのプラットフォーム内で完結が可能です。チャット上でファイルを共有し、そのまま複数人で共同編集することもできます。
Office365を契約していれば追加料金なしで利用でき、ビデオ会議やファイル共有など、共同作業に必要な機能が揃っていることが特徴です。
Chatwork：国内企業で高いシェアを誇るシンプルでわかりやすいチャット
Chatworkは、国内で広く普及しているビジネスチャットツールです。シンプルな画面構成で、ITツールに慣れていない人でも直感的に操作できます。お役立ち資料やセミナー、コラム、よくある質問などのサポート体制も整っていることも、嬉しいポイントの一つです。
また、チャット内でタスクを作成し、担当者と期限を設定する機能も備わっており、依頼した内容の抜け漏れも防ぎます。
完全無料で利用できるフリープランもあるため、「ビジネスチャットがどのようなものか使ってみたい」といった企業はもちろん、スモールスタートしたい企業にもおすすめです。
Stock：チームの情報を簡単に残せる国産ツール
Stockは、「ノート」機能で情報をストックすることに特化した情報共有ツールです。チャットツールのように情報が流れてしまうことがなく、画像やファイルなどを整理して保管するのに適しています。各ノートに紐づけてタスク管理やメッセージのやり取りができるため、話題が分散しません。スマートフォンやタブレットで撮影した写真なども簡単に共有でき、ダウンロード不要かつブラウザ上でプレビューできるのも魅力です。
データは完全に暗号化され、厳格なセキュリティ環境下で保護されているため、安心できるアプリといえます。
LINEWORKS：LINEの使いやすさをビジネスシーンに
LINEWORKSは、多くの人が使い慣れたLINEのインターフェースを、ビジネス向けに強化したツールです。スタンプを活用したコミュニケーションはもちろんのこと、トークやメール、アドレス帳や掲示板に資料を保存や閲覧ができるDriveなど、業務の効率化に必要な機能が充実しています。また、既読・未読の確認ができるため、重要な連絡が伝わったかを把握できます。
掲示板やカレンダー、アンケートといった機能も搭載されており、社内ポータルのような使い方も可能です。
メモ・ノート管理アプリ
本章では、おすすめメモ・ノート管理アプリをご紹介します。
| アプリ名 | 特徴 | 費用 | こんな人におすすめ |
|---|---|---|---|
| Notion | メモ、ドキュメント、タスク管理、データベースなどあらゆる情報を集約可能 | ・フリー：0円 ・プラス：1,650円/月/ユーザー ・ビジネス：3,150円/月/ユーザー ・エンタープライズ：要お問い合わせ |
・情報を一元管理したい方 ・自分だけのwikiやデータベースを作りたい方 |
| GoogleKeep | ・付箋のように手軽に使えるメモアプリ ・リマインダーやチェックリスト機能も便利 |
Google Workspaceプラン ・Starter：800円/月/ユーザー ・Standard：1,600円/月/ユーザー ・Plus：2,500円/月/ユーザー ・Enterprise Plus：3,980円/月/ユーザー |
・アイデアを素早くメモしたい方 ・シンプルなToDoリストとして使いたい方 |
| Googleドキュメント | ・クラウド上で文書を作成・編集可能 ・複数人でのリアルタイム共同編集が強み |
Google Workspaceプラン | ・チームで議事録や報告書を作成する機会が多い方 |
Notion：メモ・タスク・データベースを一つに集約できる万能アプリ
Notionは、「オールインワンワークスペース」と呼ばれる多機能アプリです。シンプルなメモ帳として使えるのはもちろん、タスクリスト、プロジェクト管理ボード、社内wiki、顧客データベースまで、あらゆるものを作成できます。一つのインターフェイス内で完結できるため、情報が一か所に集約され、仕事の進行状況を容易に追跡が可能です。
また、自由度が高いため、自分やチームの業務に合わせて最適な形にカスタマイズもできます。
GoogleKeep：思いついたアイデアを付箋のように手軽にメモ
GoogleKeepは、デジタルな付箋のように使えるシンプルなメモアプリです。テキストだけでなく、手書きメモや音声メモ、画像の貼り付けもできます。作成したメモは、GoogleカレンダーやGoogleドキュメントと連携でき、アイデアを素早く形にするのに役立ちます。
さらに、リマインダー機能を使えば、場所や時間を指定してメモの通知も可能です。会議の前に議題を確認するために時間指定でリマインダーを設定するなど、さまざまな使い方ができます。
Googleドキュメント：複数人でリアルタイムに共同編集
Googleドキュメントは、Microsoft Wordのように使えるオンラインの文書作成ツールです。Googleドキュメントの魅力は、複数人が同時に同じファイルを開き、リアルタイムで編集できる共同編集機能があることです。誰がどこを編集しているかがカーソルで表示され、コメント機能で意見交換もできるため、チームでの資料作成が格段にスムーズになります。
クラウドストレージアプリ
本章では、おすすめクラウドストレージアプリをご紹介します。
| アプリ名 | 特徴 | 費用 | こんな人におすすめ |
|---|---|---|---|
| Googleドライブ | ・Googleアカウントがあれば15GBまで無料 ・Googleの各種サービスとの連携がスムーズ |
Google Workspaceプラン ・Starter：800円/月/ユーザー ・Standard：1,600円/月/ユーザー ・Plus：2,500円/月/ユーザー ・Enterprise Plus：3,980円/月/ユーザー |
・Googleのサービスをメインで利用している方 ・無料で大容量を使いたい方 |
| Dropbox | ・ファイルの同期速度と安定性に定評 ・大容量ファイルの共有もスムーズ |
・Basic：0円 ・Plus：1,200円/月/ユーザー ・Standard：1,500円/月/ユーザー ・Professional：2,000円/月/ユーザー ・Advanced：2,400円/月/ユーザー ・Enterprise：要お問い合わせ |
・デザインデータや動画など、大容量ファイルを扱うクリエイターやチーム |
| OneDrive | ・WindowsやOfficeとの親和性が高い ・Office365契約で1TBの大容量 |
・Business Basic：712円/月/ユーザー ・Business Standard：1,536円/月/ユーザー ・Business Premium：2,961円/月/ユーザー |
WindowsPCやOfficeアプリをメインで利用している方 |
Googleドライブ：Googleアカウントがあればすぐに使える定番ストレージ
Googleドライブは、Googleアカウントを持っていれば無料で15GBの容量が提供されるクラウドストレージです。Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドで作成したファイルは容量を消費せずに保存できることが嬉しいポイントです。Gmailとの連携も強力で、受信した添付ファイルをワンクリックでドライブに保存できます。
また、検索項目でのフィルタリング、PDFや画像ファイルの中身の文字認識などによって、適合するファイルを探し出す検索精度の高さも特徴の一つです。
Dropbox：ファイルの同期速度と安定性に定評あり
Dropboxは、ファイルの同期速度と信頼性の高さが特徴のアプリです。PCに専用フォルダを作成し、フォルダに格納したファイルが自動でクラウドに同期されるなど、直感的な操作感も特徴です。また、一度共有リンクを作成すれば、相手がDropboxアカウントを持っていなくてもファイルを共有できます。
さらに、1アカウントあたり2TBのファイルを保存・同期できる実用性の高さも嬉しいポイントです。
OneDrive：Windows・Officeユーザーにおすすめ
OneDriveは、Microsoftが提供するクラウドストレージで、WindowsOSやOfficeアプリと統合性が高いアプリです。エクスプローラーから直接OneDrive上のファイルにアクセスでき、ローカルファイルと同じ感覚で操作できます。Office365のサブスクリプションに含まれるプランでは、1人あたり1TBという大容量を利用できるのが魅力です。
ただし、法人専用のアカウントは無料プランはないため、機能面やコスト面が自社に合うか導入前に検討しましょう。
時間管理・スケジュール管理アプリ
本章では、おすすめ時間管理・スケジュール管理アプリをご紹介します。
| アプリ名 | 特徴 | 費用 | こんな人におすすめ |
|---|---|---|---|
| Googleカレンダー | ・PC、スマートフォン、タブレットで同期可能 ・複数カレンダーの重ね合わせ表示が便利 |
Google Workspaceプラン ・Starter：800円/月/ユーザー ・Standard：1,600円/月/ユーザー ・Plus：2,500円/月/ユーザー ・Enterprise Plus：3,980円/月/ユーザー |
・Googleアカウントを持っている方 ・チームの予定を共有したい方 |
| TimeTree | ・仕事仲間のほか、家族などとカレンダーを共有可能 ・チャット機能で予定の相談も可能 |
・フリー：0円 ・プレミアム：300円/月/ユーザー |
仕事とプライベートの予定を一つのアプリで管理・共有したい方 |
Googleカレンダー：ビジネス・プライベート問わず使えるスケジュールのスタンダード
Googleカレンダーは、世界中で広く使われているスケジュール管理ツールの一つです。
個人の予定管理はもちろん、他のユーザーを招待して会議のスケジューリング、チームの共有カレンダーの作成ができます。GoogleMeetとの連携で、予定作成と同時にビデオ会議のURLを自動で発行することも可能です。
TimeTree：プライベートと仕事の予定をまとめて管理・共有
TimeTreeは、カレンダーの共有に特化したアプリです。仕事のチーム用、家族用、友人用など目的別に複数の共有カレンダーを作成できます。
各予定にはコメントや写真を投稿できるチャットスペースがあり、「会議はいつにするか」といったコミュニケーションもアプリ内で完結します。
名刺管理アプリ
本章では、おすすめ名刺管理アプリをご紹介します。
| アプリ名 | 特徴 | 費用 | こんな人におすすめ |
|---|---|---|---|
| Sansan | 名刺データ化の精度が非常に高い | 要お問い合わせ | 組織全体で人脈を資産として活用したい法人 |
| SKYPCE | ・名刺管理に加え、SFA（営業支援）機能も搭載 ・営業活動全体を効率化。 |
要お問い合わせ | 名刺情報を営業案件の管理に直接活かしたい営業担当者・チーム |
Sansan：法人向け名刺管理サービスの決定版
Sansanは、法人向け名刺管理市場で圧倒的なシェアを誇るサービスです。専用のスキャナーやスマートフォンアプリで取り込んだ名刺は、AI技術とオペレーターの手入力で名刺情報をチェックするため、データ化の精度が非常に高いのが特徴です。
社内にあるすべての名刺を全社で共有できるため、人脈やつながりを営業活動に活用できます。
SKYPCE：名刺管理から営業支援までをワンストップで
SKYPCEは、名刺管理をベースとして、営業活動の効率化を支援するSFA（営業支援）ツールです。取り込んだ名刺情報に、商談履歴や案件の進捗状況を紐づけて管理できます。顧客への一斉メール配信や活動リポートの自動作成機能もあり、営業プロセス全体の生産性を向上させます。
紙の名刺がない場合もスマートフォン同士を近づけるだけで名刺データの転送が可能なことも、特徴の一つです。
問い合わせ自動化アプリ
本章では、問い合わせ自動化アプリをご紹介します。
| アプリ名 | 特徴 | 費用 | こんな人におすすめ |
|---|---|---|---|
| さっとFAQ | ・ExcelでFAQを作成・更新できる手軽さが魅力 ・月額1万円からの低コスト |
・エントリー：10,000円 ・ベーシック：30,000円 ・アドバンス：50,000円 |
・低コスト・短期間でチャットボットを導入したい企業 ・IT担当者がいない部署 |
| ZenDesk | チャットやメール、電話など複数チャネルからの問い合わせを一元管理 | ・Support Team：19ドル ・Suite Team：55ドル ・Suite Professional：115ドル ・Suite Enterprise：169ドル ※カスタマーサービスプランの場合 |
・多くのチャネルで顧客対応をするサポートチーム ・顧客満足度を向上させたい企業 |
さっとFAQ：Excelで簡単作成！低コストで始めるチャットボット
さっとFAQは、専門知識がなくても手軽に導入できるハイブリッド型FAQチャットボットです。特徴は、使い慣れたExcelの専用テンプレートに「質問」と「回答」を貼り付けて登録するだけでFAQデータを作成・更新できる点です。月額1万円からという低価格ながら、シナリオ設定や有人チャット連携など、ビジネスに必要な機能を十分に備えています。
また、導入直後から高い応答率と回答到達率を実現できることや、会話の流れを決めて利用者が本当に必要としている状況を提供できることも特徴的です。
「問い合わせが多く対応に追われている」という課題も、チャットボットによる問い合わせの自動化で業務効率化を促進できるでしょう。
ZenDesk：問い合わせを一元管理するカスタマーサービスの決定版
ZenDeskは、世界20万社以上で導入されている問い合わせ対応の80%以上を自動化できるAIチャットボットです。メールやチャット、電話、ソーシャルメディアなど、あらゆるチャネルからの問い合わせを一元管理することで、担当者は一つの画面で対応状況を把握し、迅速かつ的確な対応をおこなえます。
世界20万社以上が導入している実績を持っていることから、安心して導入できるAIチャットボットをお探しの方にもおすすめです。
【最新】AI・RPA・ノーコード活用で業務をさらに効率化するアプリ
近年、これまで人間がおこなっていた定型的な作業を自動化できる技術として、AI（人工知能）やRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）、ノーコードが注目されています。本章では、最新技術を活用した注目のアプリをご紹介します。
MicrosoftCopilot：Officeアプリに統合されたAIアシスタント
MicrosoftCopilotは、Word、Excel、PowerPoint、Teamsといった日常的に使うOfficeアプリに搭載された生成AIアシスタントです。
例えば、「〇〇に関するプレゼン資料を10ページで作成して」と指示するだけで、構成からデザインまでを自動で生成します。メールの返信文案作成や、Excelのデータ分析、Teamsの会議要約など、あらゆる場面で業務効率化をサポートしてくれます。
GoogleGemini：リサーチに最適な対話型AI
GoogleGeminiは、Googleが開発した高性能な対話型AIです。最新のWeb情報に基づいて回答を生成するため、情報収集やリサーチの時間を大幅に短縮できます。
文章の作成や要約、翻訳はもちろん、アイデアの壁打ち相手としても非常に優秀で、創造的な仕事の質を高めてくれます。
UiPath：世界中で利用されるRPAのリーディングカンパニー
UiPathは、PC上でおこなう定型的な繰り返し作業を自動化するRPAツールです。
例えば、「Excelファイルを開き、特定のデータを基幹システムに転記し、報告メールを送信する」などの一連の作業をソフトウェアロボットが代行します。プログラミング知識がなくても、直感的な操作でロボットを開発できるのが特徴です。
kintone：プログラミング不要で自分だけの業務アプリを作成
kintoneは、プログラミングの知識がなくても、ドラッグ＆ドロップの簡単な操作で業務に必要なアプリを自作できるノーコード開発プラットフォームです。
顧客管理や案件管理、日報、問い合わせ管理など、部署ごとに散在しがちなExcelファイルを一元管理できるデータベースアプリに置き換えられます。現場の担当者が自ら業務改善を進められるのが魅力です。
問い合わせ対応の自動化ならFAQチャットボット「さっとFAQ」
社内ヘルプデスクや顧客からの問い合わせ対応の業務効率化を目指すなら、ハイブリッド型のチャットボット「さっとFAQ」の導入がおすすめです。「さっとFAQ」は、その名の通り「さっと」導入でき、月額1万円からの低価格で組織の業務効率化や生産性の向上を実現できます。
「さっとFAQ」が選ばれる3つの理由
さっとFAQが選ばれる理由は、導入の手軽さ、圧倒的なコストパフォーマンス、そして充実した機能とサポート体制の3つです。3つが組み合わさることで、IT担当者がいない部署でも、安心して導入・運用を進められます。
1.普段使っているExcelでFAQを簡単作成・更新
1つ目の特徴は、プログラミングやAIに関する専門知識が一切不要な導入・運用の手軽さです。
Excelの専用テンプレートに「質問」と「回答」を貼り付けて登録するだけでFAQデータが完成します。情報の追加や修正もExcelファイルを更新するだけなので、誰でも簡単にメンテナンスが可能です。
2.月額1万円からの低コストで始められる
2つ目の特徴は、月額1万円からという業界トップクラスの低価格であることです。
これまで予算の都合で導入を見送っていた中小企業や、特定の部署だけでスモールスタートしたい大企業でも、気軽に導入を検討できます。
3.導入から運用まで専任担当者による手厚いサポート
ツールの導入で不安なのが、「使いこなせるか」「困ったときに相談できるか」という点です。
さっとFAQでは、申し込みから導入、そして運用開始後まで、専任の担当者が一貫して手厚くサポートします。効果的なFAQの作り方や、より活用度を高めるためのアドバイスなど、豊富な知見に基づいた担当者がサポートするため、初めてチャットボットを導入する企業でも安心です。
業務効率化アプリ導入で失敗しないための5つの注意点
最後に、アプリ導入で失敗しないための5つの注意点を解説します。注意点を事前に理解し、導入を成功に導きましょう。
セキュリティリスクを軽視しない
クラウドサービスを利用する上で、情報漏洩のリスクは避けられません。特に、顧客情報や個人情報、企業の機密情報を扱うアプリを選ぶ際は、提供元のセキュリティ対策を十分に確認する必要があります。
データの暗号化やIPアドレス制限、二段階認証などの機能が備わっているか、信頼できる第三者機関の認証を取得しているかなどをチェックしましょう。
導入・運用にかかるトータルコストを把握する
月額料金が安くても、初期費用やオプション機能、サポート費用などが別途発生し、結果的に高額になるケースがあります。また、アプリを運用するための人件費（担当者の作業時間）も見えないコストとして考慮する必要があります。
導入前に、利用したい機能やサポート範囲を含めたトータルコストを算出し、費用対効果を冷静に評価することが重要です。
従業員へのトレーニングと定着化の工夫をおこなう
どれほど優れたアプリも、従業員に使ってもらえなければ意味がありません。導入時には、操作方法に関する十分なトレーニングや、わかりやすいマニュアルの提供が必要です。
また、なぜこのアプリを導入するのかという目的やメリットを丁寧に説明し、従業員の理解と協力を得ることが定着化のポイントです。
既存の業務プロセスを見直す機会と捉える
非効率な業務プロセスをそのまま新しいアプリに置き換えるだけでは、長期的な業務効率化は実現しません。アプリ導入は、仕事のやり方そのものを見直す機会と捉えます。
例えば、「この報告書は本当に必要か」「この承認フローはもっと簡略化できないか」といった視点で業務を棚卸しすることで、アプリの効果を最大限に引き出せます。
導入後の効果測定と改善を継続する
アプリを導入して終わりではありません。「導入によって、本当に残業時間は削減されたか」「問い合わせ件数はどのくらい減ったか」など、事前に設定した目標（KPI）に対して、定期的に効果を測定することが重要です。
従業員から利用状況に関するフィードバックを集め、設定の見直しや、より良い活用方法を模索など、継続的な改善活動が成功につながります。
まとめ：まずは無料アプリから試して、理想の働き方を手に入れよう
業務効率化アプリを導入するときのポイントは、いきなり完璧を目指すのではなく、まずは気軽に試してみることです。今回紹介したアプリの多くは、無料プランやトライアル期間が用意されています。まずは個人で使ってみる、あるいはチーム内で試験的に導入してみるなど、スモールスタートで効果を実感することから始めてみてください。
チャットボットで業務効率化を目指す方におすすめなのが、500社以上（2025年3月末日時点）の導入実績のあるハイブリッド型のチャットボット「さっとFAQ」です。チャットボットを活用して業務効率化したい方は、30日間の無料トライアルをぜひお試しください。