業務負担が大きいことや生産性が向上しないことに課題を感じていませんか。
多くの企業が抱えるこれらの課題は、「業務効率化ツール」の導入によって解決できます。しかし、「種類が多すぎてどれを選べば良いのかわからない……」という方も多いでしょう。
本記事では、目的別に最適な業務効率化ツールを厳選してご紹介します。コミュニケーションツールやタスク管理ツール、Web会議ツールなど、さまざまなカテゴリーのツールの特徴を解説します。
ツール選定のポイントや成功事例も紹介するので、自社にぴったりのツールを見つける参考にしてください。
業務効率化ツールとは
業務効率化ツールとは、あらゆる業務プロセスを効率化し、生産性を向上させるためのソフトウェアやシステムです。手作業や紙ベースの作業をデジタル化・自動化することで、時間と労力の削減、情報の一元管理、チーム間の円滑なコミュニケーション、ミスの減少などに役立ちます。
業務効率化ツール活用の目的
業務効率化ツールの導入目的は多岐に渡りますが、大きく分けて3つの目的が挙げられます。
1つ目の目的は、コストの削減です。業務効率化ツールを導入することで人件費や時間外労働費などの削減を目指せます。例えば、自動化ツールによって単純作業を削減したり、情報共有システムの導入によって会議時間や書類作成時間を短縮したりする方法があります。
2つ目の目的は、生産性の向上です。業務効率化ツールを活用して情報共有の円滑化やタスク管理の効率化をおこなうことにより、スムーズな連携を実現し生産性を向上できます。
3つ目の目的は、働き方改革です。ツールを活用して業務効率化を進めることにより、残業時間の削減やリモートワークの推進などが可能になります。従業員のワークライフバランスの改善にも貢献するでしょう。
業務効率化ツール導入のメリット
業務効率化ツール導入のメリットは、時間やコストの削減、生産性の向上、業務負担の軽減、そして顧客満足度の向上などが挙げられます。
業務効率化ツールは業務プロセスの自動化・最適化できるため、時間とコスト（人件費、材料費、印刷費など）が必要な業務を削減できます。業務量が少なくなることは従業員の負担軽減となり、モチベーション向上にもつながるでしょう。
また、業務効率化ツールの活用により、生産性向上と企業収益の増加も期待できます。
業務効率化ツールの種類
業務効率化ツールの代表的なものは以下の通りです。
| ツールカテゴリ | 機能例 |
| チャットボットツール | 社内問い合わせの工数削減 |
| コミュニケーションツール | チャット、メール、ファイル共有 |
| Web会議ツール | オンライン会議、画面共有、チャット |
| タスク・プロジェクト管理ツール | タスク割り当て、進捗状況の確認 |
| ペーパーレス化ツール | 電子署名、書類や契約書の電子化、書類の保管 |
| 名刺管理ツール | 名刺の読み取り、情報入力、検索、整理 |
| 情報・ナレッジ共有ツール | ドキュメント管理・共有、データのバックアップ |
| 業務自動化（RPA）ツール | ロボットによる業務自動化、スクリプト作成、API連携 |
| 営業支援（SFA・CRM）ツール | 顧客管理、商談管理、売上管理 |
| マーケティングツール | データ分析、SEO対策、広告配信、市場・顧客分析 |
| AIツール | 機械学習、自然言語処理、画像認識 |
これらのツールは、単独で利用されることもあれば、複数を連携させて活用されることもあります。自社のニーズに最適なツールを選び、効果的に活用することが重要です。
【目的別】業務効率化ツールまとめ
本記事では、業務効率化に役立つさまざまなツールを目的別に分類し、それぞれの特徴を簡単にまとめました。多様なツールが存在する中で、最適なツール選びに迷う方も多いと思います。このまとめが、皆様のツール選定の一助となれば幸いです。
チャットボットツール
さっとFAQ
さっとFAQは、ハイブリット型のチャットボットです。Excelの専用テンプレートに「質問」と「回答」を貼り付けて登録するだけで会話データを作成できるため、はじめてチャットボットを利用する方でも簡単に導入できるでしょう。
また、導入直後から高い応答率と回答到達率を実現できることや、会話の流れを決めて利用者が本当に必要としている状況を提供できることも特徴的です。
「問い合わせが多く対応に追われている」という課題も、チャットボットによる問い合わせの自動化で業務効率化を促進できるでしょう。
| プラン | 月額料金 |
| エントリー | 10,000円 |
| ベーシック | 30,000円 |
| アドバンス | 50,000円 |
コミュニケーションツール
社内外のコミュニケーションを円滑にするツールを4つご紹介します。
Slack
Slackは、チャット、ファイル共有、ビデオ通話など幅広い機能のあるコミュニケーションツールです。
プロジェクトやタスクごとにチャンネルで情報を一元管理することで、情報共有の漏れやチェック漏れを防止できます。また、GoogleカレンダーやGoogleドライブ、Trelloなど多くのツールとの連携できるため、さらに業務効率化を進められるでしょう。
| プラン | 月額料金 |
| フリー | 0円 |
| プロ | 1,050円/1ユーザー |
| ビジネス | 1,800円/1ユーザー |
| Enterprise Grid | 要お問い合わせ |
Chatwork
Chatworkはチャットやタスク管理、ファイル管理、ビデオ・音声通話など、豊富な機能を備えるコミュニケーションツールです。
シンプルで使いやすいインターフェースが特徴で、はじめてツールを活用する人でも安心です。お役立ち資料やセミナー、コラム、よくある質問などのサポート体制も整っていることもうれしいポイントでしょう。
| プラン | 月額料金 |
| フリー | 0円 |
| ビジネス | 599円/1ユーザー（年間契約の場合） |
| エンタープライズ | 1,200円/1ユーザー（年間契約の場合） |
Microsoft Teams
Microsoft 365はチャットやグループ通話、タスク管理などの機能を持つコミュニケーションツールです。また、オンライン会議やバーチャルイベントも開催できます。
Microsoft 365の特徴はOfficeアプリと統合できることです。ドキュメントの作成や編集、共有をスムーズにおこなえるため、業務効率化につながります。また、セキュリティ対策も高度で、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。
| プラン | 月額料金 |
| フリー | 0円 |
| Essentials | 599円/1ユーザー（年間契約の場合） |
| Business Basic | 899円/1ユーザー（年間契約の場合） |
| Business Standard | 1,874円/1ユーザー（年間契約の場合） |
LINE WORKS
LINE WORKSは、チャットによるリアルタイムな情報共有やグループウェアとしての利用ができるコミュニケーションツールです。ファイルの共有やタスク管理、ビデオ会議などの機能も備えています。
LINE WORKSの特徴は、既存のLINEアカウントと連携できることです。導入による学習コストを削減できます。LINEは使い慣れている従業員が多いため、スムーズに業務に取り組めるでしょう。
| プラン | 月額料金 |
| フリー | 0円 |
| スタンダード | 450円/1ユーザー（年間契約の場合） |
| アドバンスト | 800円/1ユーザー（年間契約の場合） |
Web会議ツール
遠隔地との会議や打ち合わせをスムーズにおこなうためのツールを2つご紹介します。
Zoom
ZoomはPC、スマートフォン、タブレットなどさまざまなデバイスに対応するWeb会議ツールです。Web会議ができることはもちろん、参加者管理機能や録画機能、チャット機能など豊富な機能が備えられています。
高い安定性と使いやすさが特徴的で、ビジネスシーンで多く使用されています。画面共有や録画機能も充実しています。
| プラン | 月額料金 |
| Basic | 0円 |
| Pro | 1,999円/1ユーザー（年間契約の場合） |
| Business | 2,749円/1ユーザー（年間契約の場合） |
Google Meet
Google MeetはGmailアカウントがあればすぐに利用を開始できる手軽さが魅力のWeb会議ツールです。ソフトウェアをインストールする必要がなくブラウザから直接参加できるため、誰でも簡単に利用できます。
Googleドライブとの統合で共有ドキュメントやスプレッドシートをリアルタイムで編集・閲覧できること、Googleカレンダーとの連携で会議スケジュールの作成・管理、参加者への招待が効率的におこなえることが特徴です。また、会議内容の共有や議事録の作成といった会議後の作業も効率化されることも、うれしいポイントです。
| プラン | 月額料金 |
| フリー | 0円 |
| ベーシック | 250円/1ユーザー（年間契約の場合） |
| プレミアム | 1,300円/1ユーザー（年間契約の場合） |
| AIプレミアム | 2,900円/1ユーザー（年間契約の場合） |
タスク・プロジェクト管理ツール
タスクの進捗管理やプロジェクトの進捗状況を可視化し、効率的な作業を支援するツールを4つご紹介します。
Trello
Trelloは視覚的にタスクを管理できるカンバン式を採用したツールです。ドラッグ＆ドロップでタスクの追加や管理ができるなど、直感的な操作性で、初心者にも使いやすいのが特徴です。
Trelloでは、タスク管理担当者が取り組みやすいようにカードのラベル付けや進捗状況の設定など、チームごとに自由に設定を変更できるため、より効率的に業務を進められます。また、レポート機能でタスクの完了率や作業時間などのデータに基づいた分析をおこなえるため、タスク管理の改善にも役立ちます。
| プラン | 月額料金 |
| フリー | 0円 |
| Standard | 5ドル/1ユーザー（年間契約の場合） |
| Premium | 10ドル/1ユーザー（年間契約の場合） |
| Enterprise | 17.50ドル/1ユーザー（年間契約の場合） |
Backlog
Backlogはシンプルな操作性と親しみやすいUI/UXで、初心者でも使いやすいタスク管理ツールです。プロジェクトのタスクを細分化し、各メンバーへの割り当てや進捗状況の可視化、期限管理、仕様書や設計書、マニュアルなどの資料を常に最新状態に保って共有など、スムーズに業務を進められる機能が備わっています。
また、作業時間も記録されるため、工数管理やコスト管理にも役立てられます。
| プラン | 月額料金 |
| フリー | 0円 |
| スターター | 2,970円 |
| スタンダード | 17,600円 |
| プレミアム | 29,700円 |
| プラチナ | 82,500円 |
Asana
Asanaはチームのタスク管理に特化したツールです。タスクの割り当てや期限設定、進捗状況確認などさまざまな機能がついています。その中でも進捗状況確認機能は、グラフやチャートで状況が表示されるため、プロジェクト全体の進捗状況を容易にチェックできることが特徴です。
複数部門の管理も自動でおこなってくれるため、企業全体で業務効率化を進められるでしょう。
| プラン | 月額料金 |
| Personal | 0円 |
| Starter | 1,200円/1ユーザー（年間契約の場合） |
| Advanced | 2,700円/1ユーザー（年間契約の場合） |
| Enterprise | 要お問い合わせ |
| Enterprise+ | 要お問い合わせ |
Jooto
Jootoはシンプルで使いやすいマインドマップ型のタスク管理ツールです。タスク間の関係性が可視化されているため、チーム全体の管理がしやすいことが特徴です。全体像を把握しながら効率的に作業を進められるでしょう。
また、視覚的にタスクを整理し進捗状況を把握できるため、担当者の業務負担を軽減できることも特徴のひとつです。
| プラン | 月額料金 |
| スタンダード | 417円/1ユーザー（年間契約の場合） |
| ビジネス | 980円/1ユーザー（年間契約の場合） |
| タスクDX | 要お問い合わせ |
ペーパーレス化ツール
紙の書類をデジタル化し、保管・管理を効率化するペーパーレス化ツールを3つご紹介します。
Notion
Notionは、メモ、タスク管理、データベースなどさまざまな機能を備えたオールインワンワークスペースと呼ばれるツールです。従来は紙で保存していた書類をツール上で作成・保存して1つに集約できる上、共同編集が可能なため、担当者同士の紙のやりとりが不要になり業務効率化を進められます。
ほかにも、作業の自動化やコンテンツの生成など、ビジネスシーンで活躍する機能が備わっています。
| プラン | 月額料金 |
| フリー | 0円 |
| プラス | 1,650円/1ユーザー（年間契約の場合） |
| ビジネス | 2,500円/1ユーザー（年間契約の場合） |
| エンタープライズ | 要お問い合わせ |
マネーフォワードクラウド
マネーフォワードクラウドは、バックオフィス業務の効率化に特化したツールで、請求書や経費、給与計算、勤怠管理、契約書などのペーパーレス化が可能です。
また、自動データ入力や自動仕訳、承認ワークフロー機能により、データ入力や計算の手間を削減し効率的に業務を進められます。自動レポート作成で財務諸表も作成してくれるためも、迅速に業務を遂行できる要素のひとつです。
| プラン | 月額料金 |
| スモールビジネスプラン | 2,980円/1ユーザー（年間契約の場合） |
| ビジネスプラン | 4,980円/1ユーザー（年間契約の場合） |
| マネーフォワードクラウドERP | 要お問い合わせ |
オフィスステーション
オフィスステーションは、人事・労務クラウドソフトです。労務、年末調整、給与明細、有休管理、勤怠、ウェルビーイングの製品から必要な機能を選択し、自社に合ったサービスを利用できます。
手続きに必要な書類や従業員情報をペーパーレスで回収することで、業務効率化が可能です。
| 製品 | 月額料金 |
| 労務 | 440円/1ユーザー |
| 年末調整 | 46円/1ユーザー |
| 給与明細 | 33円～/1ユーザー |
| 有休管理 | 110円～/1ユーザー |
| 勤怠 | 330円/1ユーザー |
| ウェルビーイング | 550円/1ユーザー |
名刺管理ツール
名刺のスキャンや分類などで管理を効率化する名刺管理ツールを3つご紹介します。
Sansan
Sansanは、名刺や企業情報、営業履歴を一元管理・共有ができる営業DXサービスです。AI技術とオペレーターの手入力で名刺情報をチェックすることで、読み取り精度は99.9％と高い数値を誇っています。社内にあるすべての名刺を全社で共有できるため、人脈やつながりを営業活動に活用できます。
名刺を専用のスキャナーやスマートフォンアプリでスキャンできる手軽さが特徴的です。
| プラン | 月額料金 |
| Lite | 要お問い合わせ |
| Standard | 要お問い合わせ |
| Enterprise | 要お問い合わせ |
Wantedly People
Wantedly Peopleは、ビジネスSNS・Wantedlyと連携した名刺管理ツールです。名刺をアプリで撮影するだけで、氏名、所属、連絡先などの情報を自動でテキスト化してくれます。また、Wantedlyとの連携により、その人物が所属する企業の情報も自動で付加されることが特徴です。
1度の撮影で10枚まで読み取り可能なため、名刺登録の時間を削減できることも業務効率化に役立つ理由のひとつです。
| プラン | 月額料金 |
| 基本 | 無料 |
| 追加機能 | 要お問い合わせ |
| People Premium | 600円 |
※基本料金は無料、必要に応じて追加機能の利用が可能
SKYPCE
SKYPCEは名刺のデータ化、管理、そして顧客との関係構築をサポートしてくれる営業名刺管理ツールです。スキャナーや複合機、スマートフォンでスキャンすれば複数枚の名刺を登録できます。また、紙の名刺がない場合もスマホ同士を近づけるだけで名刺データの転送が可能です。
名刺の管理だけでなく、適切なタイミングでフォローアップメールを送信したり、重要なイベントを通知したりする機能、商談履歴の記録・管理機能など、営業活動のサポートもおこなってくれます。
| ライセンス | 月額料金 |
| 枚数ライセンス | 要お問い合わせ |
| スタートパック | 要お問い合わせ |
| 追加費用 | 要お問い合わせ |
※枚数ライセンス・スタートパックの2種類のライセンスから料金体系の選択が可能
情報・ナレッジ共有ツール
社内情報を効率的に共有・蓄積し、ナレッジマネジメントを支援するツールを4つご紹介します。
NotePM
NotePMは、プロジェクトに関わる情報を一元管理できるツールです。テンプレートでマニュアルが作成できるため、人によって完成度が異なったり、更新が難しかったりする課題を解決できます。
情報やナレッジの共有だけでなく、チャットや掲示板などのコミュニケーション機能やタスク管理、リスク管理などの機能も備わっています。
| プラン | 月額料金 |
| プラン8 | 4,800円 |
| プラン15 | 9,000円 |
| プラン25 | 15,000円 |
| プラン50 | 30,000円 |
| プラン100 | 60,000円 |
| プラン200 | 120,000円 |
PKSHA AI ヘルプデスク
PKSHA AI ヘルプデスクは、生成AIを活用して問い合わせ・ナレッジ管理の業務効率化ができるツールです。過去の問い合わせ履歴や既存のドキュメントを元に、AIが自動的にナレッジベースを構築・更新する仕組みで、従業員が簡単にナレッジにアクセスできるようになります。
また、社内から担当部署へ問い合わせがあったときもAIが問い合わせ内容を理解し、適切な回答を自動的に生成してくれます。
※料金は要お問い合わせ
ナレカン
ナレカンは、100名～数万名の企業向けのナレッジ管理ツールで、社内文書、マニュアル、プレゼンテーション資料などを一元的に管理・共有できます。
ナレカンの特徴はAI自然言語検索ができることです。自社のすべてのナレッジを横断して最適な回答を生成してくれるため、必要な情報を簡単に知ることができます。参考元のナレッジも明示してくれるため、安心して活用できるでしょう。
| プラン | 料金 |
| ビジネス | 要お問い合わせ |
| エンタープライズ | 要お問い合わせ |
| プレミアム | 要お問い合わせ |
業務自動化（RPA）ツール
反復的な作業を自動化し、人的リソースの削減と業務効率の向上を実現するRPAツールを3つご紹介します。
WinActor
WinActorはIT知識が少なくても直感的に開発・改修ができるRPAツールです。WinActorの機能には、NTTの特許技術が使用されていることが特徴です。
わからないことがあっても全国にある販売代理店の方がサポートしてくれるため、はじめてのRPAツール導入でも安心できます。
| ライセンス | 料金 |
| ノードロック | フル機能版：1,098,680円 実行版：300,080円 |
| フローティングライセンス | フル機能版：オープン価格 実行版：オープン価格 管理実行版：オープン価格 |
BizRobo!
BizRobo!は、直感的な操作性と稼働の安定性が特徴のRPAツールです。プログラミングの知識がなくても視覚的にロボットを作成できるため、初心者でもすぐに使いこなせる設計になっています。
また、BizRobo!の活用によって、現場で10年間ロボットが止まらない実績があるほどの安定性が特徴のひとつ。RPA運用のストレスを抑えられるでしょう。
| プラン | 初期費用 | 年間料金 |
| Basic | 50万円 | 720万円 |
| DX Cloud | 20万円 | 240万円～ |
| mini | なし | 90万円 |
アシロボ
アシロボは、導入コストを抑え、手軽に業務自動化を始められるRPAツールです。パソコン2台分の契約を月額5万円からスタートできる上、導入サポートやバージョンアップ、更新料、新機能開発に料金がかかりません。低コストでRPAツールを導入したい方にぴったりです。
また、簡単な操作で直感的に操作できるため、スムーズに業務効率化を進めたい初心者の方にも向いているツールです。
| 初期費用 | 20万円 |
| 月額料金 | 5万円/1契約パソコン2台 |
営業支援（SFA・CRM）ツール
営業活動の効率化を支援するツールを3つご紹介します。
楽楽販売
楽楽販売は、見積もり管理・受注管理・請求管理・発注管理など販売管理で利用できるツールです。
楽楽販売の特徴はカスタマイズ性が高いことです。自社の業務フローに合ったシステムを簡単な操作で作成できます。また、既存のシステムとの連携もスムーズで、業務効率化に向けたワークフローの作成もすばやくおこなえます。
| 初期費用 | 15万円 |
| 月額料金 | 7万円～ |
Zoho CRM
Zoho CRMは、分析ツールが充実している営業支援ツールです。見込み客、既存顧客、商談などCRMに登録されたデータによって商談報告書や営業報告書などを自動作成してくれるため、担当者の業務負担を軽減し業務効率化を推進できます。
また、営業活動や売り上げなどのデータや営業プロセスのパターンや傾向を分析する機能も備わっています。分析結果を基に、改善策や新たな施策を立てたい方にぴったりです。
| プラン | 月額料金 |
| スタンダード | 1,680円/1ユーザー |
| プロフェッショナル | 2,760円/1ユーザー |
| エンタープライズ | 4,800円～/1ユーザー |
| アルティメット | 6,240円～/1ユーザー |
JUST.SFA.
JUST.SFA.は、自社オリジナルのSFAをノーコードで作成できるツールです。システムの導入目的を迅速に実現できるよう、直感的なインターフェースで、誰でも簡単にカスタマイズできる仕組みになっています。
また、自社に必要な機能からスモールスタートが可能なため、状況に応じてシステムを更新・改修できることもポイントです。顧客管理や商談管理、営業活動レポートなど豊富な機能で営業スタイルに関わらず使用できます。
※料金は要お問い合わせ
マーケティングツール
マーケティング活動の効率化を支援するツールを3つご紹介します。
HubSpot
HubSpotは、マーケティング、営業、カスタマーサービス向けのAIカスタマープラットフォームです。顧客管理に関わるすべての業務を1つのプラットフォームでおこなうことで、顧客の全体像をつかみ、マーケティングに活用できます。
HubSpotには複数のソフトウェアがあるため、自社の状況に合わせて最適なプラットフォームを選択できることが特徴です。効果的なマーケティング戦略を実行できるでしょう。
| プラン | 月額料金 |
| Professional | 96,000円 |
| Enterprise | 432,000円 |
Adobe Marketo Engage
Adobe Marketo Engageは、マーケティングオートメーションプラットフォームです。AIを活用して顧客や見込み客に合ったメッセージを作成したり、コンバージョン率の高いコンテンツを予測したりできます。
施策の実行後は、予算や収益、コンバージョンなどのインサイトのダッシュボードで効果をわかりやすく表示してくれるため、課題が発見しやすいことが特徴です。より良いマーケティング戦略の立案に役立つでしょう。
| プラン | 月額料金 |
| Growth | 要お問い合わせ |
| Select | 要お問い合わせ |
| Prime | 要お問い合わせ |
| Ultimate | 要お問い合わせ |
Account Engagement
Account Engagementは、BtoB向けのマーケティングオートメーションです。顧客データを1つのプラットフォームに集約し、AIを活用してマーケティング戦略を立て、顧客エンゲージメントの強化を目指せます。
例えば、主要な取引先内で商品やサービスを最も購入する可能性が高い担当者を割り出したり、どのようなキャンペーンがマーケティング戦略の効果を得られるか予測したりして、マーケティングの効果を高められます。また、顧客のWebサイト閲覧状況、メール開封率、資料ダウンロード状況などを分析しエンゲージメントレベルを可視化することでも、マーケティングの効果や顧客エンゲージメントの強化を期待できるでしょう。
| プラン | 月額料金 |
| Personalization | 1,080,000円～（年間契約の場合） |
| Engagement | 150,000円～（年間契約の場合） |
| Marketing | 12,960,000円～（年間契約の場合） |
| Intelligence | 360,000円～（年間契約の場合） |
| Loyalty Management | 2,400,000円～（年間契約の場合） |
AIツール
人工知能（AI）を活用した業務効率化ツールをご紹介します。
ChatGPT
ChatGPTは、対話型のAIサービスです。
FAQへの回答、問い合わせ対応の自動化などの顧客サポート、記事や広告などのコンテンツ作成、プログラミング言語のコード生成などさまざまな業務に活用できます。
ただし、間違った情報で回答される場合があるため、回答内容は正しい情報なのか確認する必要があります。
| プラン | 月額料金 |
| 無料版 | 0ドル |
| Plus | 20ドル |
| Pro | 200ドル |
| Team | 25ドルまたは30ドル/1ユーザー（年間契約の場合） |
| Enterprise | 要お問い合わせ |
Notion AI
Notion AIは、データ検索やドキュメントの作成、分析などの機能で業務効率を向上できるツールです。例えば、長時間の会議の議事録を要約し重要なポイントを示す機能により、業務時間の短縮に役立ちます。
ただし、生成される文章は補助的なものとして考え、最終的な確認と修正は担当者自身でおこなうことが大切です。
| プラン | 月額料金 |
| フリー | 0円 |
| プラス | 1,650円/1ユーザー |
| ビジネス | 2,500円/1ユーザー |
| エンタープライズ | 要お問い合わせ |
自社に合った業務効率化ツールの選び方
業務効率化ツールは種類が豊富なため、どれを選べば良いか迷ってしまうこともあるでしょう。本章では、業務効率化ツールの選び方を解説します。
目的別ツール選定ガイド
まずは自社の抱える課題や達成したい目標を明確にします。目的別に最適なツールを選ぶことで、効果的な業務効率化を実現できます。
例えば、コミュニケーションの改善を目的とするなら、SlackやChatworkなどのコミュニケーションツールが有効です。社内外の問い合わせを自動化したい場合はさっとFAQなどのAIツールが必要です。
以下の表は目的別のツール選定ガイドです。ツール選定時に参考にしてください。
| 目的 | おすすめのツール | 具体的な効果 |
| AIによる業務効率化 | さっとFAQ、ChatGPT、Notion AI | 問い合わせ対応の自動化、データ分析、文章作成支援 |
| コミュニケーションの改善 | Slack、Chatwork、Microsoft Teams、LINE WORKS | 情報共有の迅速化、リアルタイムでの連絡、遠隔地との連携強化 |
| Web会議の効率化 | Zoom、Google Meet | 場所を選ばずに会議実施、移動時間削減、会議資料の共有 |
| タスク・プロジェクト管理 | Trello、Backlog、Asana、Jooto | タスクの明確化、進捗管理、チームワークの向上、期限管理 |
| ペーパーレス化 | Notion、マネーフォワードクラウド、オフィスステーション | 書類保管スペース削減、情報検索の容易化、コスト削減、環境保護への貢献 |
| 名刺管理 | Sansan、SKYPCE、Wantedly People | 名刺情報のデジタル化、顧客情報の管理、営業活動の効率化 |
| 情報・ナレッジ共有 | NotePM、PKSHA AI ヘルプデスク、ナレカン | 社内情報の共有、ノウハウの蓄積、知識の活用促進 |
| 業務自動化（RPA） | WinActor、BizRobo!、Automation Anywhere | 反復作業の自動化、人為的ミス削減、生産性向上、コスト削減 |
| 営業支援（SFA/CRM） | 楽々販売、Zoho CRM、JUST.SFA. | 顧客管理、営業活動の効率化、売上向上 |
| マーケティング | HubSpot、SATORI、Adobe Marketo Engage、Account Engagement | 顧客獲得、リードナーチャリング、マーケティング効果測定 |
ツール選定時のポイント
目的を明確にした上で、以下のポイントを考慮してツールを選定することが重要です。
目的・ニーズに合うか
ツールを選ぶ際には、自社の抱える課題やニーズに合致しているかどうかを慎重に検討する必要があります。機能が豊富すぎても、使いこなせなければ意味がありません。本当に必要な機能を備えたツールを選ぶことが重要です。
他システムとの連携ができるか
すでに導入済みのシステムとの連携性を確認しましょう。連携がスムーズにおこなわれないと、かえって業務効率が悪化してしまう可能性があります。API連携やCSVインポート・エクスポート機能など、既存システムとのデータ連携が可能なツールを選ぶことが重要です。
シンプルな操作性か
従業員のスキルレベルやITリテラシーを考慮し、直感的に操作できるシンプルなツールを選びましょう。複雑な操作手順では、導入後も十分に活用できず、業務効率の低下につながる可能性があります。無料トライアルなどを活用して、実際に操作性を確認すると良いでしょう。
サポート体制が整備されているか
導入後のサポート体制も重要な検討事項です。トラブル発生時や操作方法に関する問い合わせに対応できる体制が整っているかを確認しましょう。充実したマニュアルやFAQ、メール・電話サポート、チャットサポートなどが提供されているツールを選ぶことが重要です。
機能に合った適正価格か
ツールの価格も重要な要素です。導入費用、ランニングコスト、ユーザー数あたりの料金などを比較検討し、自社の予算に合ったツールを選びましょう。無料プランやトライアル期間があるツールを利用して、機能と価格のバランスを検討することも有効です。
業務効率化ツール活用の成功事例
本章では、業務効率化ツール活用の成功事例を3つご紹介します。
AIツール：導入後半年で2割のお問い合わせを削減
株式会社テンダは、製品・サービスの導入増加に伴い、増加するユーザーからの問い合わせに対し、ヘルプデスクへの問い合わせ対応が人手不足という課題を抱えていました。また、平日の日中のみの受付時間では夜間や休日のお問い合わせにもリアルタイムで対応できないことも課題のひとつでした。
これらの課題を解決するため、ハイブリット型のチャットボット「さっとFAQ」を導入しました。「さっとFAQ」を選定した理由は、日常業務に追われる中でも簡単にFAQチャットボットを作成できる直感的な操作性と、シナリオ機能による複雑な質問への対応力でした。
導入の結果、開始6カ月で、平均して4割程度の質問（お問い合わせ全体の約2割）が「さっとFAQ」で対応できるようになりました。今後、FAQ数を150件に増やすことで、お問い合わせの半数近くを「さっとFAQ」で完結できる見込みだそうです。
「さっとFAQ」導入により、人手不足による課題を解消し、24時間365日のサポート体制を実現できたと言えます。また、顧客満足度の向上にもつながっているでしょう。
参照：株式会社サンソウシステムズ「導入後半年で2割のお問い合わせを削減」
営業支援ツール：作業時間を約10分の1に削減
株式会社GTCでは、毎月定額で発生する売上件数の増加に伴い、請求書作成や入金処理に膨大な時間を費やしていました。約360件の口座振替先への入金処理は特に負担が大きいこと、共用フォルダにそれぞれのPCからアクセスしての作業は非効率的であることも課題でした。
これらの課題を解決するため、GTC様はラクスの営業支援ツールを導入しました。導入の結果、請求書作成時間が約1時間から5分、入金処理時間が約1時間から3分の短縮に成功したそうです。また、クラウドシステムによる同時作業で情報共有がしやすくなり、業務効率が向上しています。
参照：株式会社ラクス「毎月の売上・請求・入金の管理を効率化！ 作業時間は約10分の1まで削減できた」
プロジェクト管理ツール：チーム全体の業務効率が向上
株式会社Fusicは、営業組織の拡大に伴って従来のExcelを用いた案件管理に限界を感じていました。情報共有や進捗管理がスムーズに進まない上、増加する入力作業への負担が大きな課題となっていました。
営業支援ツールとして導入した結果、リーダーはメンバーの進捗状況を容易に把握できるようになり、フォローアップにかかる時間を約半日分削減できています。また、入力作業にテンプレートを活用することで、業務が円滑に進むようになっています。
参照：株式会社ヌーラボ「BacklogをSFAのように活用して、営業活動の進捗確認をスムーズに！ツール利用浸透の秘訣とは」
最適な業務効率化ツールで生産性向上を目指そう
本記事では、目的別に業務効率化ツールを紹介してきました。それぞれのツールが持つ機能や特徴を理解し、自社の状況に最適なツールを選定することが業務効率化や生産性向上につながります。
業務効率化ツール導入の目的のひとつとして、問い合わせ対応の効率化があげられます。問い合わせ対応に多くの時間を割かれている、オペレーターの負担が大きい、といった悩みを抱えている方は多いでしょう。チャットボットの導入は、そのような課題を解決する有効な手段です。
チャットボットで業務効率化を目指す方におすすめなのが、500社以上（2025年3月末日時点）の導入実績のあるハイブリット型のチャットボット「さっとFAQ」です。
月額1万円からExcelで簡単に会話データを作成し、短期間でお問い合わせの対応時間の節約を実現できます。Webサイトに設置できることはもちろん、LINE WORKSやWowTalkなどのビジネスチャットとも連携できるため、自社に合った方法で導入可能です。
株式会社サンソウシステムズでは、30日間の無料トライアルを実施中です。チャットボットを活用して業務効率化したい方はぜひ一度お問い合わせください。