「業務に追われて残業ばかり……」「もっと効率的に仕事を進めたいのに、どうすれば良いかわからない……」そんな悩みを抱えていませんか。
現代のビジネス環境は常に変化しており、企業が競争力を維持・向上させるためには、業務効率化が不可欠です。業務効率化は、単に作業時間を短縮するだけでなく、生産性向上、コスト削減、従業員満足度向上など、さまざまなメリットをもたらします。
本記事では、業務効率化の意味や重要性から、具体的なメリット、効率化のためのステップ、そしておすすめのツールや成功事例まで、徹底的に解説します。業務効率化を実現し、企業の成長につなげるためにぜひ参考にしてください。
業務効率化とは
本章では、業務効率化の意味や重要視されている理由を解説します。
業務効率化の意味
業務効率化とは、企業や組織が抱える業務における「ムリ」「ムダ」「ムラ」を排除し、時間、費用、人材などより少ない資源で、生産性、利益、顧客満足度などより多くの成果を上げるための取り組みです。
具体的には、業務プロセス、作業手順、資源配分などを分析・改善することで、生産性の向上やコストの削減、企業全体の競争力の強化を目指します。
業務効率化が重要視される理由
現代のビジネス環境は、グローバル化、デジタル化、市場の競争激化など変化を続けています。このような状況下において企業が生き残るためには、迅速な意思決定や柔軟な対応、高い生産性が求められます。
業務効率化は、これらに応えるための重要な戦略であり、以下の理由から重要視されています。
項目 | 重要視される理由 |
| 競争優位性の確保 | 効率的な業務運営によってコスト削減や生産性向上の実現で、 競合他社との差別化、市場における競争優位性の確保が可能だから |
| 利益拡大 | 生産性向上による売上増加やコスト削減による経費抑制で、企業利益の拡大につながるから |
| 変化への迅速な対応 | 効率的な業務体制で市場の変化や顧客ニーズへの迅速な対応を可能にし、 ビジネスチャンスの最大化に貢献するから |
| 従業員の働き方改革 | 残業削減や業務負担軽減の実現と従業員のワークライフバランスの改善が促進でき、 働きがいのある職場環境を構築できるから |
業務効率化は、単なるコスト削減策ではなく、企業の持続的な成長と発展のための基盤構築に不可欠な要素です。そのため、多くの企業が積極的に取り組んでいます。
業務効率化のメリット
業務効率化は、単なる作業時間の短縮にとどまりません。本章では、業務効率化によって得られるメリットを7つ解説します。
生産性が向上し利益が拡大する
業務効率化では無駄な作業を削減し、業務プロセスを最適化できます。そのため、同じ時間内に多くの成果を生み出すことによって生産性が向上します。
生産性の向上は、売上増加や利益拡大にも直結し企業の競争力の強化が可能です。例えば、製造業では生産ラインの自動化、IT企業では開発プロセスの改善などによって、生産性の向上や利益の拡大につながります。
コスト削減につながる
業務効率化は、人件費、材料費、設備投資費など、さまざまなコスト削減につながります。無駄な作業や時間、資源の消費を減らすことでコストを抑え、利益率の向上を実現できます。
例えば、材料費の削減では、在庫管理システムの導入による在庫過多の解消や、発注システムの最適化による無駄な発注の減少などがあげられます。また、ITツールの導入による業務の自動化やワークフローの見直し、一部の業務の外部委託をおこなえば、人件費削減に役立ちます。
コスト削減につながることはもちろん、従業員の業務負担の軽減にもつながるでしょう。
従業員満足度・モチベーションが高まる
業務効率化によって従業員の負担が軽減され、残業時間が減少します。ワークライフバランスが改善されるため、従業員の満足度やモチベーションが向上する効果が期待できます。
例えば、煩雑なデータ入力作業を自動化することで、従業員はより付加価値の高い業務に集中できるようになり、残業時間の削減につながります。また、業務プロセスを効率化することで、全体的な作業時間の短縮もできるでしょう。
残業時間の減少はプライベートな時間、家族との時間、趣味や自己研鑽に充てる時間の増加につながります。仕事と私生活の調和が取れることで仕事への意欲や責任感も高まり、より高いパフォーマンスの発揮が期待できます。
単なる従業員の満足度向上にとどまらず、企業の持続的な成長に不可欠な要素と言えるでしょう。
離職率が低下する
過剰な業務負担や非効率な作業は、従業員のストレスや不満につながり、離職率が向上する恐れがあります。優秀な人材の流出は企業の競争力低下に影響を与え、新規採用や教育にかかるコストの増加、業務の停滞といった問題を引き起こすことも避けられません。
業務効率化によって働きやすい環境を実現することで、業務に集中できる時間と余裕が生まれ、仕事に対する満足度を高められます。結果として離職率を低下できるでしょう。離職率が低下し、定着率が向上することは企業にとって大きなメリットだと言えます。
優秀な人材の確保につながる
優秀な人材の確保には、高い給与や充実した福利厚生だけでなく、業務効率化による働きやすい環境が不可欠です。働きやすい環境は従業員のワークライフバランスを実現し、企業の魅力向上につながります。
例えば、ITツール導入や効率的なワークフロー構築による業務効率化です。生産性向上と長時間労働の削減を実現できれば、優秀な人材の定着率向上にも貢献するでしょう。
優秀な人材の確保は企業成長につながる重要な要素であるため、大きなメリットだと言えます。
顧客満足度が向上する
業務効率化で顧客一人ひとりのニーズに合わせたきめ細やかな対応、迅速な対応が可能になることで、顧客満足度が向上するメリットがあります。
例えば、業務プロセスの最適化やITツールの活用、顧客のデータ分析などの取り組みがあげられます。業務効率化を進めて顧客ロイヤルティを高められれば、企業全体の成長につながるでしょう。
リスク管理の強化による事業の安定化
業務効率化はリスク管理の強化にもつながります。
例えば、業務プロセスの標準化・可視化により、法令遵守の徹底がしやすくなり、コンプライアンス違反のリスクを低減できます。また、システム化や自動化することで、人為的ミスによるリスクの軽減も可能です。
適切な対策を講じることで、事業の安定化にもつながるでしょう。
業務効率化のメリットを得るためのステップ
本章では、業務効率化のメリットを最大限に引き出すための5つのステップを解説します。
業務の全体像を理解する
それぞれの部署や個人がどのような業務をおこない、それらがどのように連携しているのかを自社の業務全体を明確に把握しましょう。
現状の業務フローを可視化するためには、フローチャートの作成や従業員へのヒアリングが有効です。フローチャート作成の際には、各タスクの担当者、処理時間、関連する部署などを明確に記載することで、全体像を把握しやすくなります。
従業員へヒアリングをする際には「この業務で苦労している点はありますか？」「この業務を効率化するために必要なものは何ですか？」といった質問を通して、現場のリアルな声を集めるようにしましょう。フローチャートだけでは把握できない非効率な業務プロセスなどを発見して、業務の全体像を深く理解できるフローチャートを作成します。
課題を洗い出す
業務の全体像を把握したら、次に課題を洗い出します。現状の業務フローの中で、非効率な部分、無駄な作業、課題の原因となっている箇所などを具体的に特定します。
例えば「会議時間が長すぎる」「資料作成に時間がかかりすぎる」「情報共有がスムーズでない」など、具体的な問題点をリストアップしましょう。この際、作業時間、コスト、エラー率など定量的なデータを収集することで、より客観的な分析が可能です。
より客観的な分析をおこなうことで、具体的な改善策が検討できます。課題を洗い出したら、Excelシートやプロジェクト管理ツールなどを活用し、データを記録・管理しましょう。
業務の優先順位を決める
すべての課題を同時に解決することは難しいです。そのため、どの課題を解決していくか、優先順位付けが重要です。優先順位を決める際には「なんとなく重要そう」という感覚ではなく、客観的な指標を用いましょう。
一般的に、課題の優先順位は、影響度と実現可能性の2軸を用いて考えます。影響度は、課題が解決されない場合に及ぼす影響の大きさを表し、実現可能性は、課題を解決するための難易度や必要な資源を考慮した実現の容易さを表す軸です。
具体的には、以下の4つの象限に分類できます。
影響度 | 実現可能性 | 課題の特性 | 優先順位 |
| 高 | 高 | 影響度も高く、解決も比較的容易 | ①すぐに取り組む |
| 高 | 低 | 解決に時間やリソースが必要 | ②長期的な視点で取り組む |
| 低 | 高 | 比較的容易に解決できるが、影響度が低い | ③時間がある時に取り組む |
| 低 | 低 | 現状では解決を後回しにしても良い | ④現状維持を検討。状況の変化によって検討が必要 |
これらの象限に課題を分類することで、優先順位が明確になり、リソースの配分も効率化できます。さらに、各課題に対する具体的な解決策やスケジュール、担当者を明確化することで、プロジェクトの進捗管理も容易になります。
優先順位を決定した後も、状況の変化に合わせて見直すことが重要です。新たな課題が発生したり、既存の課題の影響度や実現可能性が変わったりする可能性があるため、定期的に見直しをおこない、柔軟に対応していく必要があります。
改善方法を検討し実行する
優先順位の高い課題から具体的な改善方法を検討し、実行に移します。
改善方法はITツールの活用、業務プロセスの改善、人材配置など、さまざまな側面からの検討が必要です。例えば、業務プロセスの改善であれば、無駄な手順を省いたり、作業の順番を見直したりするなどが考えられます。ITツール導入であれば、複数のツールを比較することが大切です。
計画に基づいて改善策を着実に実行していくことが重要です。
定期的な効果検証をする
改善策を実行したら、その効果の定期的な検証が重要です。改善策によって、作業時間、コスト、生産性などがどのように変化したのかを数値で確認し、効果を測定します。
検証結果に基づいて、改善策を見直したり、新たな改善策を検討したりすることで、業務効率化を推進できます。効果検証を継続することで、業務効率化の取り組みが本当に効果を発揮しているかを客観的に判断し、さらなる改善につなげることが可能です。
業務効率化の具体的なアイデア
業務効率化を実現するためには、具体的なアイデアを実行に移すことが重要です。ここでは、すぐにでも取り組めるものからシステム導入が必要なものまで、さまざまなアイデアを紹介します。企業規模や業種、業務内容など自社に合わせて最適なものを選んでください。
業務のフローチャートやマニュアルを作成する
業務プロセスを可視化し、フローチャートやマニュアルを作成することで、業務の標準化、効率化を促進できます。また、誰でも同じ手順で作業を進められるようになり、新入社員の教育にも役立てられます。
業務フローチャートは1日を通しての業務の流れ、業務マニュアルは業務の内容や進め方を説明します。業務内容と全体の流れの両方を把握することで、業務をスムーズに進められるようになるでしょう。
そのため、フローチャートとマニュアルを同時に作成し、フローチャートを確認しながらマニュアルを参照することで、より効率的な業務遂行の促進がおこなえます。
フローチャート・マニュアル作成のポイントは、図表を用いるなど初めての人にもわかりやすいものにすることです。また、タスクを細分化しすぎず、従業員の意見も反映しながら作成することも大切です。
業務を振り分ける
従業員一人ひとりの得意分野やスキルを考慮して業務を適切に振り分けることで、個々の生産性を高め全体的な効率向上につなげられます。
業務を振り分けるためには、スキルシートの作成や面談を通して従業員それぞれのスキルや経験、得意分野を明確に把握することが大切です。一人ひとりの強みを活かせる配置をすれば、業務効率化を図れます。加えて、従業員の希望や適性などをヒアリングして配置することで、責任感・モチベーションの向上も期待できます。
また、業務の難易度や緊急度などを考えることも大切です。緊急性の高い業務は経験豊富で対応能力の高い担当者に割り当てるなど、業務の優先順位を明確にすることにより、企業全体で業務効率を向上できます。また、一つの業務を複数の担当者に分担させることで作業時間を短縮し、より迅速な対応が可能になるでしょう。
タスク管理・進捗管理を徹底する
タスクの付与、進捗管理、完了確認といった一連の流れを徹底することで、作業の遅延、重複、抜け漏れを防ぎ、無駄な作業を削減できます。
タスク管理ツールを活用すれば、リアルタイムの進捗状況の可視化、情報共有の円滑化、タスクの割り振りや期限設定、優先順位の整理などが容易になり、管理しやすくなります。さらに、リマインダー機能による締め切り管理で、抜け漏れリスクも軽減できます。結果として業務効率化が実現でき、生産性を高められます。
会議を効率化する
会議が適切に管理されない場合、多くの時間とコストが必要になります。効率的な会議を実現するためには、目的の明確化、参加者の選定、アジェンダの事前配布、時間厳守、議事録の作成・配布が重要です。
目的が明確であれば、必要な情報を持つ人、意思決定に関わる人を中心とした必要な参加者も自然と絞り込まれ、会議の時間を短縮できます。また、アジェンダの事前配布で準備時間を確保できれば、会議での議論をスムーズに進められるでしょう。参加者から事前に質問や意見を収集することで、会議時間をさらに短縮することが期待できます。
さらに、会議形式（オンライン会議など）の見直しも有効です。これらの点を意識することで、時間とコストの削減、生産性向上につながります。
ほかにも、各議題に割り当てられた時間を超過しないよう、タイマーを使用するなど担当者が時間管理をおこなうことでも会議を効率化できるでしょう。これらの点を意識することで、時間とコストの削減、生産性向上につながります。
従業員同士のコミュニケーションを改善する
円滑なコミュニケーションは、業務効率化に不可欠です。情報共有ツールなどを活用し、迅速かつ正確な情報伝達を実現することで、ミスを減らし作業時間を短縮できます。
また、リアルタイムでのコミュニケーションも必要です。定期的なチームミーティングで進捗状況を共有することで、課題や解決策を見つけ、生産性を高めて業務に取り組めます。
ランチミーティングや懇親会などのイベントも、チームワークの向上にもつながります。信頼関係が構築できれば普段は言いづらい意見を出しやすくなり、業務をスムーズに進めることにも役立つでしょう。また、より創造的なアイデアが生まれる可能性も高まります。
適切な人材配置をする
それぞれの従業員のスキルや適性、経験を考慮した人材配置は、業務効率・生産性の向上に役立ちます。
例えば、高い分析力と問題解決能力を持つ従業員には複雑な課題に取り組む役割を、コミュニケーション能力と協調性が高い従業員には、チームリーダーや顧客対応といった役割を割り当てることが考えられます。自分の能力を活かして仕事に取り組むことができる環境は、業務を効率的に進められることに加え、従業員のモチベーション向上にも期待できるでしょう。
各部署・プロジェクトの業務内容と必要とされるスキルや、将来的なキャリアプランなどを明確にすることで、どの従業員がどの役割に最も適しているかを判断しやすくなります。従業員の成長を促す機会と捉え、適切なサポートをおこないましょう。
スキルアップの研修を実施する
従業員のスキルアップを図ることで、業務の質と効率性を向上させることができます。
研修例として、以下のようなものがあげられます。
- 職種別スキルアップ研修：
- 営業職：顧客対応スキル、セールス手法、交渉術
- 事務職：文書作成スキル、データ入力、会計ソフト操作
- 技術職：専門知識のアップデート、新技術習得、機器操作
- 共通スキル研修：
- コミュニケーションスキル：効果的な話し方、傾聴力、チームワーク
- 問題解決能力：論理的思考、分析力、創造力
- ITスキル：PC操作、各種ソフトウェア活用、セキュリティ対策
- マネジメントスキル：リーダーシップ、部下指導、モチベーション向上
- その他：
- 安全衛生に関する研修
- 法令遵守に関する研修
- ビジネスマナー研修
定期的な研修やトレーニングを実施することで、従業員のモチベーション向上、離職率低下にもつながります。
職場環境を改善する
快適な職場環境は、従業員の生産性向上に大きく影響します。適切な照明、温度、騒音レベルなどを維持し、働きやすい環境を整えることで、従業員の集中力と効率性を高めることができます。
また、コミュニケーションの活性化で良好な人間関係を築ける環境、ワークライフバランスを取りやすい職場であることも、働きやすい環境の要素のひとつです。
ストレス少なく業務に取り組める働きやすい環境を整備して、業務効率化を目指しましょう。
自動化する
RPA（Robotic Process Automation）などのツールを活用する自動化は、業務効率化に役立ちます。
データ入力、帳票作成などの反復的な作業、定型的な作業を自動化することで、人為的なミスを削減し、作業時間を大幅に短縮できます。また、従業員の負担軽減にもつながるでしょう。
自動化は業務効率化だけでなく、業務プロセス全体を見直す機会にもなります。自動化によって浮いた時間を異なる業務に充てることで、企業全体の生産性を高めることも期待できます。
アウトソーシングを活用する
社内リソースが不足している業務や、専門知識が必要な業務を外部に委託することで、業務効率化を実現できます。
例えば、社内の人材が不足している状況下でも、アウトソーシングすることで必要なスキルを持つ人材を確保でき、業務の遅延や品質低下が防げます。
また、専門性の高いスキルや知識、高度な技術を必要とする業務を外部委託すれば、より少ない時間・費用で質の高いサービスを提供できる可能性があります。
ただし、外部委託をおこなう際には、適切な業者選びが重要です。業者の実績、信頼性、価格などを慎重に比較検討し、自社のニーズに最適な業者を選択しましょう。
ツールを導入する
プロジェクト管理ツール、コミュニケーションツール、ファイル共有ツールなど、業務効率化を支援するツールの導入も、業務効率化に役立ちます。
ツールの選定にあたっては、導入コスト、操作性、セキュリティ、自社のニーズに合っているかなどを考慮する必要があります。
業務効率化を実現するおすすめのツールと選定ポイント
本章では、業務効率化に役立つツールと、選定における重要なポイントを解説します。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの計画、実行、監視、そして完了までの全工程を効率的に管理できます。
代表的なツールとしては、Asana、Trello、Jiraなどがあげられます。ツールによって、タスクの割り当て、リアルタイムの進捗状況の確認、コミュニケーションの円滑化など、多種多様な機能が利用できます。
コミュニケーションツール
チャットツール、ビデオ会議システム、ファイル共有機能などを統合したコミュニケーションツールは、情報共有の迅速化、意思決定のスピード向上に貢献します。Slack、Microsoft Teams、Google Workspaceなどが代表的な例です。
特にリモートワークを導入している場合は、スムーズにコミュニケーションを取って業務を進めるために欠かせないものと言えます。
ファイル共有ツール
ファイル共有ツールは、チームメンバー間でのファイルの共有・管理を効率的におこなえます。
代表的なツールとして、Dropbox、Google Drive、Boxなどがあげられます。クラウド上にファイルを保存することで、場所を選ばずにアクセスし、共同作業ができます。
RPAツール
RPA（Robotic Process Automation）ツールは、コンピュータ上で人間がおこなう反復的な作業を自動化します。
データ入力、ファイルの整理、システム間のデータ連携など、定型的な業務を自動化することで、大幅な時間短縮と人為的ミスの削減が期待できます。UiPath、Automation Anywhere、Blue Prismなどが代表的なRPAツールです。
チャットボット
チャットボットは、顧客対応や社内問い合わせ対応を自動化し、従業員の負担を軽減できるツールです。簡単な質問への回答や、FAQへの誘導など、24時間365日の対応が可能になることで、顧客満足度向上にもつながります。
サンソウシステムズが提供する「さっとFAQ」は、顧客や社内からの問い合わせに自動対応するFAQチャットボットです。
「問い合わせが多く対応に追われている……」というお悩みも、お問い合わせの自動対応化で解決できることはもちろん、業務効率化や人件費の削減にも役立ちます。
30日間の無料トライアルも実施中のため、チャットボット導入を検討されている方はぜひご検討ください。
ツール選定のポイント
業務効率化ツールを選定する際には、以下の点を考慮することが重要です。
- 効率化したい業務、解決したい課題を達成するための最適なツールを選ぶ
- 従業員が使いやすい直感的な操作性であるか
- データ漏洩のリスクを最小限に抑えられる高いセキュリティ機能を備えているか
- ツールの価格、導入費用、ランニングコストなどを含め、予算内で最適なツールか
- ニーズの変化に対応できる拡張性があるか
- 既存のシステム連携できるかどうか
これらのポイントを踏まえ、自社の状況に最適なツールを選定することで、業務効率化を促進できます。また、すべての業務を一気に自動化しようとせず、まずは小さな範囲から導入し、効果を検証しながら段階的に展開していくことがおすすめです。
業務効率化を進める際の注意点
本章では、業務効率化を進める際の注意点を3つご紹介します。
初期投資が必要になる
業務効率化を推進するためには、多くの場合、初期投資が必要です。具体的には、新しいツールやシステムの導入、従業員の研修、コンサルティング費用などがあげられます。
業務効率化を進める前に必要な費用を正確に見積もり、予算を確保することが不可欠です。費用対効果を綿密に検討し、長期的な視点で投資の回収計画を立てることで、投資リスクを軽減できます。また、ツール導入だけでなく、導入に伴う人件費や研修費なども考慮したコストを見積もることが重要です。
従業員の理解を得なければならない
業務効率化のための新しいツールやシステムの導入は、従業員の業務プロセスや働き方に変化をもたらすため、抵抗感や不安感を抱く従業員もいる可能性があります。
業務効率化を成功させるためには、従業員の理解と協力を得ることが不可欠です。そのため、導入前に十分な説明をおこない、メリットを明確に示してあげましょう。
また、導入後のサポート体制を整え、従業員がスムーズに新しいツールやシステムを利用できるよう配慮することも大切です。研修やサポート体制の充実によって、従業員の不安を解消し、円滑な導入を促進できます。
業務効率化ツールに依存しない
業務効率化ツールは業務の効率化をサポートしてくれますが、ツールに過度に依存することはよくありません。ツールに頼りすぎると従業員のスキル低下や、ツールが故障した場合に業務が滞ってしまう可能性があります。
業務効率化ツール導入にあたっては、ツールの利用方法だけでなく、ツールを使わない場合の業務手順についても理解しておくことが重要です。 また、定期的にツールの見直しをおこない、本当に必要なツールかどうかを評価することで、無駄なコストの発生を防げます。 常に業務プロセス全体を最適化するという視点を持っておきましょう。
【業界別】業務効率化の成功事例
本章では、業務効率化を成功させた企業事例を業界別にご紹介します。
教育・研修サービス業界｜管理部門における問い合わせ対応の効率化
株式会社学研メディカルサポートでは、管理部門の人事、法務、総務、経理など多岐にわたる業務と、それに伴う多くの問い合わせに対応していました。同じ質問が繰り返し発生し、フリーアドレスのため直接的な質問も多く、回答準備や業務中断による集中力低下が課題となっていました。
問い合わせ対応にかかる時間とコスト削減、本来業務への集中を目的として、「さっとFAQ」を導入しました。チャットボットの作成・メンテナンスの容易性と導入後のサポート体制が導入の決め手でした。実際に利用すると、幅広いジャンルを網羅した質の高いQ&Aデータ作成に注力し、Excelデータのアップロードで容易にチャットボットが構築できたそうです。
導入の結果、従業員間でチャットボットの利用が定着し「まずはチャットボットに聞いてから質問しよう」という意識が浸透。担当者の業務効率化が図れたことはもちろん、回答の統一化、マニュアルへの迅速なアクセス、年間80万円以上の費用の大幅削減などの効果が得られました。
参照：株式会社サンソウシステムズ「医療従事者に心とコンテンツの両面で寄り添うために さっとFAQで業務効率を大幅に向上」
人材業界｜コミュニケーションツール導入で工数削減を叶える
株式会社イマジカデジタルスケープでは、求職者からの応募や問い合わせに個人のメールアドレスでの対応していたため、情報共有が上手くできていませんでした。また、担当者不在時の対応が遅れること、Bcc利用によるメール履歴の追跡が難しいことも課題でした。
これらの課題を解決するため、メール共有・管理システムを導入。その結果、1日200件のメールを2名で効率的に処理できるようになりました。拠点が離れていても情報共有がスムーズにでき、部署全体で問い合わせ内容を確認できる体制が構築できたそうです。さらに、顧客ごとの対応履歴を確認できることで、担当者不在時でも迅速な対応が可能となり、顧客満足度の向上につながっています。
参照：株式会社ラクス「株式会社イマジカデジタルスケープ様の導入事例インタビュー」
専門商社｜営業支援システムの導入で進捗管理がスムーズに
東邦インターナショナル株式会社の営業部門では、業務プロセスの属人化が課題に感じていました。
課題解決のため、営業支援システムを導入。その結果、顧客情報の一元管理とリアルタイムの情報共有ができるようになり、商談に必要な情報整理の時間を大幅に短縮できました。顧客への重複提案も解消され、マネージャーは案件進捗をリアルタイムで把握し、的確な指示を出すことが可能になっています。
参照：株式会社ジャストシステム「「存在意義のある商社」を目指して業務改革。営業活動の情報検索と共有のスピードが飛躍的に向上」
製造業｜在庫管理システムの活用で組織全体の効率性向上に
株式会社小島製作所では、見込み生産は担当者の感覚に頼った生産計画のため、在庫の変動を数値的に予測することが困難で、出荷直前に在庫不足に気付くという課題を抱えていました。
そこで在庫予測システムを導入。その結果、2週間先までの日別・商品別の在庫数をリアルタイムで予測できるようになりました。半製品と完成品の在庫状況を明確に把握することで「いつ、どのくらいの量を生産すべきか」という計画が容易になり、在庫不足による生産遅延リスクを大幅に軽減しました。
また、生産計画にかかる工数が削減され、組織全体の効率性向上につながっています。
参照： 株式会社コムデック「kintoneで２週間先まで在庫管理！変動を予測し生産計画の精度を向上させよう｜製造業 株式会社小島製作所さまのアプリ開発事例」
化学メーカー｜マニュアル作成の自動化で業務効率化・人件費の削減を実現
三洋化成工業株式会社では、膨大なマニュアル作成が課題でした。従来のようなスクリーンショットをWordやPower Pointに貼り付け、操作手順やコメントを書き入れて体裁を整えるという手法では、時間と人材が不足し、表現のバラつきも懸念されました。
そこで、マニュアル作成ツールを導入。マニュアル作成の7割を自動化できたことで大幅な工数削減を実現しました。3割の手直し作業は必要なものの、短期間で100以上のマニュアルを完成させています。業務が効率的に進むことにより、人件費の削減にもつながっています。
参照：株式会社テンダ「SAP S/4HANAM®へのリプレースにともなうマニュアル作成のためにDojoを導入。」
業務効率化で企業の成長につなげよう
本記事では、業務効率化の重要性、メリット、業務効率化を進める具体的なステップ、そしておすすめのツールについて解説しました。
業務効率化はコスト削減や時間短縮だけでなく、生産性の向上や企業成長の要因になります。しかし、業務効率化は簡単に達成できるものではありません。適切なツールや手法を導入し、中長期的な目線で取り組むことが大切です。
あらゆるツールの中でも業務効率化に役立つのが、FAQチャットボット「さっとFAQ」です。月額1万円から簡単に会話データを作成できるコストパフォーマンスの高さが魅力のひとつ。400社以上（2024年4月末日時点）が利用し、業務効率化を実現しています。
現在30日間の無料トライアルを実施中です。チャットボットの活用を検討中の方は、ぜひ当社にご相談ください。