「総務での仕事が多く、毎日時間に追われている……」と感じていませんか。 増え続ける業務に、限られた人員で対応するのは大変です。
この記事では、総務業務効率化の必要性やメリットをはじめ、具体的な方法、おすすめのツールまで分かりやすく解説します。成功事例もご紹介しますので、参考にしてください。
総務が抱える課題
総務部門は、企業活動の円滑な運営を支える重要な役割を担っていますが、多くの課題を抱えています。具体的にどのような課題があるのか解説します。
業務範囲が広く負担がかかっている
総務の業務範囲は人事、経理、庶務、法務、施設管理など、多岐にわたります。幅広い業務をすべて取り組むには膨大な時間と労力が必要となるため、担当者の負担は大きくなりがちです。
また、それぞれの業務にかかる時間や必要な知識・スキルが異なることも負担が多い理由のひとつです。
例えば、採用活動や人事評価をおこなう人事関連業務は時間のかかる作業が多く、請求書処理や経費精算をする経理関連業務は正確性が求められます。契約書管理などをおこなう庶務関連業務は専門知識が必要です。
さらに、急な対応が必要な案件が発生した場合、従来の業務に支障をきたす可能性もあります。業務範囲が広い総務にとって、業務効率化は欠かせないと言えます。
属人化しやすい
総務業務の中には、特定の担当者しか手順やノウハウを知らないものが多く存在します。そのため、担当者が不在になった場合、業務遂行が難しくなる点が課題です。また、業務改善や効率化を妨げる大きな要因にもなるでしょう。
属人化を防ぐためには、業務マニュアルの作成や標準化、ITツールの導入などによって業務効率化を進める必要があります。
人手が不足している
多くの企業の問題となっているのは、総務部門の人員不足です。株式会社月刊総務の調査では、6割以上の企業の総務部門の人材が不足していることが明らかになっています。
人手不足は業務の遅れやミスの増加、残業や休日出勤の増加などにつながるため、担当者の負担が大きくなるだけでなく、企業の生産性を下げる原因にもなります。
人手不足を解消するため、業務プロセスを見直しながら業務効率化を進める必要があるでしょう。
参照：株式会社月刊総務「総務は「自身の成功」よりも「組織として成果を出すこと」を重視。役職がない人ほど「会社からのキャリア成長のサポート不足」を感じる傾向」
総務の業務効率化のメリット
総務部門で業務効率化を進めるメリットを3つご紹介します。
生産性が向上する
総務の業務効率化は業務時間の短縮・ミスの防止・担当者の負担軽減につながります。加えて、情報共有がスムーズにできることで迅速かつ的確な判断が可能になるため、結果として生産性が高まるメリットがあります。
具体的には、デジタルツールの導入によるペーパーレス化や、業務プロセス見直しによる標準化などです。また、情報共有システムを活用することも、迅速かつ的確な判断が可能になり生産性が高まる要因のひとつです。
生産性の向上は業績向上に直結するため、企業にとって大きなメリットだと言えます。
コスト削減につながる
業務効率化によって、人件費や時間、間接的なコストを削減するメリットがあります。
具体的な方法として、業務の自動化やアウトソーシングの活用があげられます。これらの活用で業務を効率化して人員削減や配置転換ができれば、人件費を削減できるでしょう。また、業務効率化でスムーズに仕事が進むことで、時間の削減にもつながります。
さらに、ペーパーレス化で印刷や郵送のコストを減らしたり、ITツールを使ってシステム維持費を最適化したりすることで、間接コストも削減できます。
コスト削減は、企業の収益性を高めさらなる成長へとつながる重要な要素です。
モチベーションが向上する
業務効率化は残業時間の削減、仕事の負担軽減につながるため、モチベーションを高めるメリットがあります。
例えば、業務の自動化や効率化により、一人ひとりの負担が軽減され、より生産的に仕事を進めることができるようになるでしょう。本来の業務に集中できる環境は仕事への満足感が高まるため、モチベーションの向上が期待できます。
さらに、効率化によって生まれた時間をより重要な業務やキャリアアップに充てることで、仕事のやりがいを感じやすくなります。
業務効率化は従業員の満足度や意欲を高め、定着率向上にもつながります。モチベーションの高い従業員は企業の成長に欠かせない存在であるため、業務効率化を進めるメリットだと言えるでしょう。
総務の業務効率化をする方法
総務部門の業務効率化をする具体的な4つの方法を解説します。
業務内容を可視化する
まず重要なのは、現状の業務内容を可視化することです。漠然とした業務内容では、効率化すべきポイントを見つけることができません。
そのため、すべての業務を洗い出し、それぞれの作業時間、担当者、頻度などを記録しましょう。Excelシートや専用の業務管理ツールなどを活用すると効果的です。可視化することで、非効率の原因となっている業務や、自動化できる業務などが明確になります。
マニュアルを作成する
業務内容を可視化したら、次にマニュアルを作成します。マニュアル化することで、業務の属人化を防ぎ、誰でも同じ品質で業務を遂行できるようになります。
また、新人教育にも役立ち、教育コストの削減にもつながります。マニュアル作成のポイントは、図解やイラストなどを活用し、分かりやすく、誰でも理解できる内容にすることです。
加えて、専門用語を避け、分かりやすい言葉を使用したり、図解やイラストを積極的に活用したりすることも重要です。順番通りに実行できるように各ステップを明確に説明することもマニュアル作成の重要なポイントです。
デジタルツールを活用し、必要に応じて簡単に更新できるようにして、最新の状態を保てるようにしましょう。
アウトソーシングを活用する
総務業務の一部または全部を外部の専門業者に委託するアウトソーシングは、業務効率化に非常に有効です。
専門知識やスキルを必要とする業務や、時間・人員が不足している業務をアウトソーシングすることで、自社社員は本来業務に集中できるようになります。
ただし、アウトソーシングは慎重に業者を選ぶことが重要です。契約内容についても、事前にしっかりと確認しておきましょう。
ITツールを導入する
さまざまなITツールを活用することで、総務業務の効率化を図ることができます。
具体的には、コミュニケーションツール、タスク管理ツール、ワークフローシステム、ファイル共有システム、経費精算システム、勤怠管理システム、RPAツール、チャットボットなどがあげられます。それぞれのツールが持つ機能を理解し、自社のニーズに合ったツールを選択することが重要です。
ツール導入にあたっては、従業員のITリテラシーや、導入後のサポート体制なども考慮する必要があります。導入前に十分な検証を行い、スムーズな運用を実現しましょう。
総務の業務効率化おすすめツール
本章では、総務部門におすすめしたい業務効率化ツールをご紹介します。
コミュニケーションツール
従業員間のコミュニケーションは、業務効率化に欠かせません。十分なコミュニケーションが取れないと部署内外への情報共有が遅れ、業務効率が低下したり、ミス発生のリスクが増加したりします。特に、複数の拠点を持つ企業やリモートワーク導入企業では、従業員間のコミュニケーション不足による孤立感を覚えることもあるでしょう。
コミュニケーションツールでは、チャット、ファイル共有、ビデオ通話などの機能を通じて、従業員間のリアルタイムなコミュニケーション促進が可能です。これによって迅速な情報共有・連携強化ができるようになり、業務効率の向上や生産性の向上につながります。
また、場所や時間にとらわれずコミュニケーションが取れるため、テレワークでも円滑に業務を進められるようになります。
ツールを選ぶ際には、操作性や連携可能なツールの豊富さ、セキュリティレベル、料金体系などを総合的に検討する必要があります。
タスク管理ツール
業務の進捗状況が可視化されない状態では、管理が非効率になり、タスクの共有や分担が円滑に進みません。
タスク管理ツールは、業務の進捗状況を可視化することで管理を効率化する役割を持ちます。タスクの共有や分担がスムーズになり、社内の連携が強化されます。また、担当者の休暇時や異動時でも、業務の遅れが発生しづらいでしょう。
ツールを選ぶ際には、操作性や連携可能なツールの豊富さ、機能の内容をチェックすることが大切です。
ワークフローツール
ワークフローツールを使用しない場合、承認プロセス、申請処理、データ管理などが非効率となり、業務の標準化や迅速化が難しくなります。人的ミスが増加し、コンプライアンス遵守も難しくなる可能性が避けられません。
ワークフローツールの業務プロセスの可視化と自動化サポート機能を活用することで業務を効率化し、標準化・迅速化を実現できます。人的ミスやコンプライアンス遵守の課題も解決できるでしょう。
ツールを選ぶ際には、カスタマイズ性や導入・運用コスト、そして既存システムとの連携性を考慮することが重要です。
ファイル共有システム
ファイルの検索に時間がかかったり最新情報が得られなかったりする状況は、情報共有の遅延が発生し、業務プロセス全体に悪影響を及ぼします。
ファイルの共有、編集、管理機能のあるファイル共有システムは社内の情報を1カ所に集約できるため、ファイルの最新バージョンや作成者が一目でわかり、迅速な情報共有が実現できます。また、ファイルを整理しやすいことや複数人で同時に作業を進められることもメリットのひとつでしょう。
ツールを選ぶ際には、使いやすさやセキュリティレベル、コストパフォーマンス、オフラインアクセス機能、デバイス間の同期機能などをチェックしましょう。
経費精算システム
経理業務は会計処理、決算業務など多くのタスクを正確かつ効率的に取り組む必要があるため、業務プロセスを改善しなければ効率化が進められません。
経費精算システムは、申請から承認、リポート作成までを自動化できるため、業務効率化、精算処理の迅速化が実現できます。また、不正の防止や監査対応の負担軽減も期待できます。さらに、会計ソフトとの連携すればデータのやり取りがよりスムーズになり、人為的なミスを削減できるでしょう。
導入にあたっては、会計ソフトとの連携機能や導入コスト、機能の豊富さ、大規模組織への対応力などを考慮する必要があります。
勤怠管理システム
勤怠管理業務における課題として、人為的なミスによる計算間違いや、法令違反のリスクなどの発生があげられます
また、給与計算や勤怠管理に多くの時間と労力を費やすことになり、業務効率の低下につながることも多いでしょう。
打刻から給与計算までを自動化する勤怠管理システムを導入することで、人為的ミスの削減や大幅な時間短縮が可能になり、業務効率を向上できます。
導入にあたっては、指紋認証やICカードなどの打刻方法、人事システムとの連携性、セキュリティレベル、導入コストなどを検討する必要があります。
RPAツール
RPAツールとは、ロボットによる業務自動化を実現するツールのことです。RPAツールを使用しない場合、反復的な事務作業に多くの時間と労力を費やし、人為的ミスによる業務エラーのリスクが高まることが挙げられます。
データ入力やレポート作成といった定型的な業務を自動化することで時間と労力を減らし、人為的ミスを削減し正確性の向上が期待できます。さらに、従業員はほかの業務に集中できるようになり、業務の質の向上にもつながるでしょう。
導入前には自動化できる業務範囲の広さや導入・運用コスト、操作性などをチェックする必要があります。
チャットボット
社内外からの問い合わせ対応は多くの時間が必要なため、本来の業務に集中することが難しくなります。人間の場合は24時間365日の対応も難しく、顧客満足度の低下にもつながる可能性があります。
チャットボットを使えば、問い合わせ対応の効率化と24時間365日の対応を実現できます。担当者は問い合わせ対応に時間を割くことなく、より本来の業務に集中できるようになり、業務効率化や生産性向上のほか、顧客満足度向上にもつながるでしょう。
導入する際には、操作性やカスタマイズ性、多言語対応、他サービスとの連携性などを重視しましょう。
さまざまなチャットボットがある中で、特におすすめしたいのが400社以上（2024年4月末日時点）の導入実績のある「さっとFAQ」です。月額1万円からExcelで簡単に会話データを作成できるため、はじめてチャットボットを導入する場合も安心です。
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チャットボットの特徴や導入メリットについては、こちらの記事をご参照ください。
総務の業務効率化4ステップ
総務業務の効率化の進め方について、4つのステップに分けて具体的に解説します。
1.現状分析
まず、現状の業務プロセスを徹底的に分析します。具体的には、すべての業務をリスト化し、各業務に要する時間や頻度を記録する方法があります。また、業務ごとに担当者を明確にすることも重要です。
既存の資料やシステムを活用したり、各担当者へのヒアリングを実施したりして網羅的なリストを作成しましょう。リスト化のポイントは、業務フローの可視化です。時間のかかる業務、ミスが多い業務、属人化している業務など非効率な部分を明確に把握でき、改善すべきポイントを特定しやすくなります。
分析するときは、担当者からのフィードバックを集めるなど課題を客観的に洗い出すことも重要です。
これらの分析を通じて、総務部門が抱える課題を明確に把握することが、効率化への第一歩となります。
2.課題の発見
現状分析に基づき、総務業務における具体的な課題を洗い出します。例えば、必要な情報が共有されなかったり共有が遅れたりすることで、業務に支障をきたしているという課題があげられます。
また、業務量に対して人員が不足しており残業や休日出勤が多いことや、紙ベースの業務が多いこと、複数の部署を跨いでの承認プロセスが複雑で時間がかかっていることなども課題としてあげられるでしょう。
課題を具体的に洗い出すことで、効果的な改善策を検討できるようになります。
3.改善策の検討・実行
課題が特定できたら、具体的な改善策を検討し、実行に移します。
具体的な改善策として、業務プロセスの見直しや業務効率化ツールの導入が検討できます。不要な工程を削除したり、タスク管理ツールなどで工程を効率化したりすれば、担当者の負担が軽減できるでしょう。また、経費精算業務や書類作成などの業務をアウトソーシングすることでも、業務効率化の実現が期待できます。
ほかにも、誰でも業務を遂行できるようにマニュアル作成するなど、課題に合わせて改善策の検討・実行しましょう。
改善策を実行する際には、スモールスタートで始め、段階的に改善を進めていくことが重要です。
4.効果測定・改善
改善策の実行後は定期的に効果測定をおこない、必要に応じて改善策を見直します。効果測定には、改善前後の業務時間やコスト、エラー率、従業員の満足度などの指標が活用できます。従業員の満足度はアンケート調査を利用するといいでしょう。
効果測定の結果に基づき、改善策の継続・修正・廃止を判断し、継続的に業務効率化を推進していくことが重要です。PDCAサイクルを回すことで、より効果的な業務改善を実現できます。
総務の業務効率化における注意点
総務部門の業務効率化は企業全体の生産性向上に大きく貢献しますが、取り組みを進める際にはいくつかの注意点があります。具体的に見ていきましょう。
改善ポイントの優先順位をつける
総務業務は多岐にわたるため、すべての課題を同時に解決することは現実的ではありません。まずは、業務効率化によって得られる効果が大きく、かつ比較的容易に改善できるポイントから着手することが重要です。
具体的な改善ポイントとして、定型的な事務作業の自動化や情報共有システムの改善、業務マニュアルの作成、部署間の連携強化、業務プロセスの見直しなどがあげられます。
定型的な事務作業を自動化するためにRPAツールを導入すると、人的リソースの削減につながる一方、導入コストが必要であること、業務マニュアルの作成は属人化の防止、新人教育の効率化に役立つこととは別に整備までには時間と労力が必要となることなど、メリット・デメリットを確認した上で優先順位を決定しましょう。
優先順位をつけることで、短期的な成果と長期的な目標達成の両立を目指せます。
コストが必要になる
業務効率化には、業務効率化ツールの導入費用、アウトソーシング費用、人材育成費用など、さまざまなコストが発生します。
導入前に費用対効果を綿密に検討し、予算を計画することが欠かせません。無料ツールや低コストツールを活用する、段階的な導入を検討するなど、コストを抑える工夫も必要です。
導入ツールがマッチしない場合がある
数多くの業務効率化ツールが存在しますが、自社の業務内容や規模、従業員のITリテラシーに最適なツールを選ぶことが重要です。
導入前に無料トライアルやデモを利用して実際にツールを試し、使いやすさや機能性、自社の課題を解決できるかを確認しましょう。ツール導入後も定期的な見直しを行い、必要に応じてツールを変更・追加することも重要です。
業務効率化までには時間がかかる
業務効率化は、ツール導入やマニュアル作成などを実行するだけで完了するものではありません。
短期的な効果に捉われず長期的な視点で取り組みを進め、継続的な改善を心がけましょう。また、従業員の理解と協力を得ながら進めることで、定着率を高められます。
総務の業務効率化の成功事例
本章では、総務の業務効率化の成功事例をご紹介します。
お問い合わせの半数近くをチャットボットで対応できるように改善
株式会社テンダは、問い合わせ対応に多くの時間と労力を要し、人手が不足していることが課題でした。また、夜間や休日などのお問い合わせにリアルタイムで対応できないことも課題に感じていたそうです。
そこで、簡単にFAQチャットボットを作成できる「さっとFAQ」を導入。その結果、ユーザーからのお問い合わせ全体の約2割をチャットボットで対応できるようになり、担当者の負担軽減を実現しています。今後は既存のFAQのブラッシュアップをおこない、お問い合わせの半数近くをチャットボットで対応できるように改善していくそうです。
「さっとFAQ」はExcelで作成したQ&Aをアップロードするだけで会話データを作成できます。トライアル版で試してみると、簡単に仕組みを理解できるようになったそうです。
現在30日間の無料トライアルも実施中のため、ぜひ一度ご検討ください。
複雑な業務のデジタル化で工数・コストを削減
スポーツブランドであるヨネックス株式会社では、組織の拡大によって管理部門の複雑なワークフローが課題となっていました。従来の汎用ワークフローシステムでは対応しきれない複雑さがあり、多くの手作業に頼らざるを得ない状況だったそうです。特に社長室の業務において、複雑な承認ルートによる稟議書・報告書の処理に多くの時間を費やすことに悩んでいました。
そこでヨネックス株式会社は、全社的な業務効率化を目的に業務効率化ツールを導入。結果、業務工数を3割以上削減、数百万円のコスト削減に成功しました。
紙媒体中心の業務など、複雑な業務のデジタル化は業務効率化に大きく役立つと言えます。
参照：株式会社ドリーム・アーツ「導入事例・活用事例 複雑なワークフローを、現場主導のデジタライゼーションによって工数3割削減」
情報共有ツールの活用で議事録とタスク管理が簡単に
きずな綜合会計事務所の業務課題は、クライアントとの打ち合わせ議事録とチームのタスクを簡単に管理できないことです。議事録はWordファイルで管理していたため、検索や確認に時間がかかり、情報へのアクセスが難しい状況でした。また、タスク管理にはチャットツールやExcelを使用していましたが、操作性が悪く、複数人での編集も困難だったそうです。
そこで、フォルダ階層形式による情報共有やスムーズに検索できる機能のある情報共有ツールを導入。必要な情報へ素早くアクセスできるようになり、情報確認漏れが減少しました。また、議事録へのタスクを紐づけることで、タスクの抜け漏れも防げたそうです。
加えて、従業員全員が簡単に利用できる操作性だったことで、業務全体の効率が向上する効果を得ています。
参照：株式会社Stock「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、 すべてStock（ストック）上で完結しています」
データベースツールの導入で顧客へのアプローチが効率的に
株式会社白崎コーポレーションは直接訪問を中心に営業活動をしていましたが、アポイントを獲得できる顧客数や効率的に情報伝達することに課題を感じていました。また、営業機会の損失や、潜在顧客との継続的なつながり作りも課題のひとつでした。
そこで、BtoBデータベースツールを導入。導入後、販促支援サイトの閲覧数とCV数が増加し、売り上げを伸ばすことができました。特に、顧客育成という同社の課題解決に大きく貢献しています。また、顧客リストの作成やメルマガ配信をおこなうことで、潜在顧客との継続的なつながり構築にも成功しました。
このように営業活動の手法が変わったことで、地域を問わず効率的に顧客にアプローチできるようになっています。
参照：株式会社イプロス「営業のスタートラインが変わる。一度つないだお客様との縁を大事に育てられる。 イプロスは様々な面から営業活動をアシストしてくれています。」
まとめ｜総務の業務効率化で、企業の成長を支えよう
本記事では、総務部門の業務効率化の重要性から、具体的な方法、おすすめツール、成功事例まで網羅的に解説しました。総務業務は企業運営の基盤を支える重要な役割を担っているため、総務業務効率化は企業全体の生産性向上、コスト削減、そして従業員のモチベーション向上につながります。
ただし、業務効率化は自社の課題に合わせて計画的に取り組む必要があります。
「社内外のお問い合わせ対応に追われている……」「ユーザーサポートを自動化したい」という課題を抱えている方は、FAQやチャットボットの導入がおすすめです。
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