「業務が忙しくて残業ばかり……」「もっと効率的に仕事を進めたいけど、何から始めたら良いのかわからない……」そう感じていませんか。
多くの企業が、限られたリソースで最大限の成果を出すために、業務効率化に取り組んでいます。しかし、具体的な方法がわからなかったり、自社に合ったやり方がわからなかったりする方も多いです。
本記事では、業種別に具体的な業務効率化事例を紹介し、すぐに実践できるアイデアや成功のためのポイントを解説します。
営業、マーケティング、経理・財務、人事・総務、製造・開発、IT部門など、幅広い職種の事例を紹介しているので、自社に合った事例を参考に業務効率化を進めましょう。
業務効率化に役立つアイデア
本章では、幅広い業種で活用できる業務効率化アイデアを10個、紹介します。
業務内容をフロー化する
まずは、各業務のプロセスを可視化しましょう。業務フローチャートを作成することで、業務の流れ、必要な時間、担当者、関連部署などを明確に把握できます。
具体的には、書類の二重チェックや承認プロセスなどに無駄な工程がないか、特定の従業員に業務が集中している部分がないかなどが把握できるでしょう。
不必要な工程や課題の原因を特定しやすくなれば、改善策を検討しやすくなります。
業務の優先順位をつける
業務の優先順位付けは、複数のタスクを抱える際に効率的な作業を実現する重要な要素です。優先順位をつけることで、重要なタスクに集中できたり、遅延を防ぎチームや個人の生産性向上につなげたりすることができます。
進捗管理や期限管理ができるタスク管理ツールを活用したりして、業務の優先順位をつけるようにしましょう。
不要な業務をなくす
業務フローチャートを作成し、優先順位をつけることで、不要な業務が見えてきます。本当に必要な業務なのか、効率化できる方法はないかなどを検討し、不要な業務は削減しましょう。
例えば、手作業のデータ入力業務があったとします。自動入力ツールの導入やシステム化を進めることにより、不要な業務を削減できます。また、時間がかかっている会議がある場合は目的を明確化したり、参加者を選定したりして業務効率を高められるでしょう。
時間とリソースを節約して、業務効率化を進めましょう。
マニュアルを作成する
業務手順を明確に記述したマニュアルを作成することで、誰でも同じレベルで作業をおこなうことができ、作業のバラつきが解消され、品質が均一化します。これまで特定の担当者しかできなかった業務も、マニュアル化によって誰でも実行できるようになり、属人化も防げるでしょう。
また、新入社員教育でマニュアルを活用することで、研修の効率化が図れます。より早く業務を習得し、実践的なスキルを身につけられるため、新入社員にとってもメリットがあるでしょう。マニュアルはいつでも参照できるため、疑問点をすぐに解決し、スムーズな学習を支援します。さらに、マニュアルに沿って研修を実施することで、教育の質の均一化も可能です。
加えて、引き継ぎの際も詳細な手順が記述されたマニュアルがあれば、業務を迅速に引き継ぐことができます。業務の滞りを最小限に抑え、企業全体の生産性を維持できるでしょう。
日々の情報共有を徹底する
スムーズな情報共有は、業務効率化や生産性向上に不可欠な要素です。上手く情報共有ができないと、ミスやトラブル発生のリスクを高め、生産性や顧客満足度の低下といった問題につながる可能性があります。そのため、必要な情報を適切なタイミングで、確実に共有する仕組みの構築が重要です。
情報共有を円滑に進めるために、スムーズにコミュニケーションが取れるチャットツールや、情報の整理・分類ができるクラウドサービスが役立ちます。また、定期的な会議を実施することも大切です。
また、単にツールを使うだけでなく、上司や管理職が率先して情報共有をおこなったり、状況を尋ねたりして、情報共有しやすい雰囲気をつくることも有効でしょう。
自動化する
RPA（Robotic Process Automation）をはじめとするさまざまなツールを活用することで、手作業でおこなっていた多くの業務を自動化し、業務時間の短縮とコスト削減を実現できます。人為的ミスも減少するため、業務の精度向上にもつながります。
具体的には、データ入力、データ抽出、帳票作成、メール送信といった反復的な作業が自動化の対象です。しかし、すべての業務を自動化できるわけではありません。自動化に適した業務を見極めることが重要です。判断基準としては、以下の点が挙げられます。
- 同じ作業を何度も繰り返す業務
- 明確なルールに基づいておこなわれる作業
- 構造化されたデータを使用する業務
- 作業量が多い
自社の状況に合わせて、自動化を進めるかどうか検討しましょう。
AI・オンラインツールを導入する
AIやオンラインツールは、業務効率化に大きく役立つ存在です。業務を効率化するだけでなく、質の高い業務の遂行や新たなビジネスチャンスの創出にも役立つ可能性があります。
例えば、チャットボットは顧客からの問い合わせに24時間365日対応できるため、従業員の負担軽減や人手不足の解消や顧客満足度向上につながります。また、AI搭載のデータ分析ツールを利用すれば、多くの時間や労力が必要だった市場調査や顧客分析も短時間で精度の高い結果を得ることが可能です。
自社に合ったツールを活用すれば、業務効率化を促進できます。
アウトソーシングを活用する
社内リソースが不足している場合や、専門的な知識・スキルが必要な業務は、外部委託することで効率的に業務を進めることが可能です。
例えば、システム開発、デザイン制作、データ分析など、社内に専門部署がない、あるいは専門家が不足している業務があげられます。これにより、社内の人材をコア業務に集中させられ、業務効率化や生産性向上、コスト削減につながります。
アウトソーシングを活用する際は、実績や評価などを基に信頼できる業者かどうかチェックすることが大切です。特に、機密情報を取り扱う業務を委託する場合は、委託先のセキュリティ体制についても確認しておきましょう。
一方で、外部委託にはメリットだけでなく、リスクも伴います。委託先選びを誤ると、納期遅延、品質低下、コスト増加といった問題が発生する可能性があります。
データを一元管理する
複数のシステムやツールで分散管理されているデータは検索や分析に多くの時間を要するため、スムーズに業務を遂行できません。データのフォーマットが統一されていない場合は、さらに時間を浪費することになります。
データを一元的に管理することで、データ検索や分析にかかる時間を大幅に削減し、必要な情報を迅速に取得できます。
データの一元管理とは、複数のシステムやツールに散在するデータを一つのプラットフォームに集約し、統合的に管理する仕組みのことです。
例えば、特定の顧客に関する情報を検索する場合、複数のシステムを個別に確認する必要がなくなり、一元管理されたデータベースからすぐに必要な情報を得られます。
適切な人事配置による業務効率化と能力開発
従業員のスキルや経験を考慮した適切な人事配置は、業務を効率化するための大切な要素です。
従業員のスキルや経験、強みと弱みを把握し、一人ひとりの能力を最大限に活かすことで業務効率化を実現できます。
例えば、高いコミュニケーション能力と問題解決能力を持つ従業員は、顧客対応やチームリーダーとしての役割に適任でしょう。一方、緻密な作業を得意とする従業員は、データ分析や設計といった専門性の高い業務に配置することで、その能力を最大限に発揮できます。
定期的な人事評価や面談、スキルチェックテストなどを活用して、企業全体の成長へとつなげていきましょう。
営業の業務効率化における事例
事例1：お問い合わせの約2割をチャットボットが自動対応
株式会社テンダは、製品・サービス数の増加により、ユーザーからの問い合わせに対応する人手不足が課題でした。既存のヘルプデスクは平日の日中のみの対応だったため、夜間や休日のお問い合わせへの対応が遅れることも問題に感じていたそうです。
そこでハイブリット型のチャットボット「さっとFAQ」を導入したところ、導入6カ月後には、お問い合わせの約2割を「さっとFAQ」が対応するなどの効果がありました。Excelで作成したQ&Aトークをアップロードするだけで簡単にシステムを構築できるツールであるため、短期間で効果を得ています。
チャットボットを活用することで問い合わせ対応以外の業務に集中できるようになり、部署内の生産性向上につながっていると言えます。
参照：株式会社サンソウシステムズ「導入後半年で2割のお問い合わせを削減」
事例2：アウトソーシングの活用で営業活動の幅を拡大
ファイブエージャパン株式会社は、市場調査や遠方へのアポイント獲得に時間と手間がかかっていたことを課題に感じていました。
これらの課題を解決するため、営業のアウトソーシングのサービスを活用しました。一つひとつ調査していた競合他社の動向をツールで簡単に閲覧できたり、営業活動をおこなえる案件を見つけやすくなったりなど、業務を効率的に進められています。
また、新規業種・エリア開拓においても、時間のかかっていた調査業務を効率化することで営業活動に集中できるようになり、効率的な市場調査が可能となり、営業活動の幅を広げられています。
参照：ディップ株式会社「同業他社の出稿調査や、新規業種・新規エリアの案件獲得など、営業効率を上げるための市場調査に活用。」
事例3：チャットツールの導入で情報管理の負担が大きく軽減
株式会社ハピネスは、営業先との商談内容をLINEを用いて共有していましたが、必要な情報にすぐにアクセスできないことが課題でした。
そこで、チームの情報管理を容易におこなえるチャットツールを導入しました。導入後は新規問い合わせ、営業打ち合わせ記録、顧客クレーム、社内日報など、重要な情報を一元的に管理できるようになり、情報管理の負担が大きく軽減され、業務効率が向上したそうです。
営業打ち合わせ記録に関しては、過去の商談記録へ簡単にアクセスできることにより、効果的な営業戦略の立案が可能になっています。
参照：株式会社Stock「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」
事例4：簡単なWebサイト構築・メール配信で商談獲得
建築金物の製造販売をおこなう株式会社シブタニは、新製品のリリースなどの情報発信や顧客へのアプローチに課題を感じていました。
PowerPointやGoogleドキュメントの資料をWebサイトに変換できる営業支援ツールを導入したところ、簡単なカスタマイズでWebサイトの作成が可能になり、1回あたりの作業時間が軽減し、業務効率を向上できています。
また、今まで1人でやっていた作業を別部署と共有・分業できるようになったことも、業務効率化の要因のひとつです。資料の作成・Webサイトへの変換の作業を分担したことで、顧客へのアプローチメール配信回数も増加。結果として商談獲得につながっています。
参照：クラウドサーカス株式会社「導入3カ月で14個ものLPを制作！パワポで作った提案書もLPに。部署間のノウハウ共有・分業によって作業効率化に成功｜株式会社シブタニ様」
事例5：営業活動とメール対応の分業化で対応品質の向上に
サイボウズ株式会社では、営業担当者が大規模代理店からの問い合わせメールにすべて対応していました。見積もり依頼、案件同行依頼、CC共有など多岐に渡り、営業活動とメール対応の両立は大きな負担で対応漏れのリスクが高まっていました。
そこで、メール管理ツールを導入し、営業担当4名と共有アドレス、計5つのアドレスのメールを一元管理。アシスタントがすべてのメールをチェックし、即時対応可能なものは返信、営業担当が必要なメールは担当者を設定することで、タスクの分散とダブルチェックができるようになりました。
効率化により、メール対応にかかる時間を削減し、営業活動に集中できる時間が増えました。また、ダブルチェック体制の構築により、対応漏れや二重返信を防止し、対応品質の向上にもつながっています。
チーム全体の生産性向上につながっている点が大きな成功要因と言えるでしょう。
事例6：インサイドセールス支援で新規営業のターゲット調査がスムーズに
オンラインコミュニティ構築支援サービスを提供しているコミューン株式会社では、新規開拓営業のターゲット調査が属人的で非効率的な状況でした。また、社内のインサイドセールス担当者1人が1週間で20社リストアップするのが限界で、効率的な見込み客発掘に大きな課題を感じていたそうです。
インサイドセールスを支援するツールを導入したところ、データに基づいてニーズのある企業をリスト化することで、1週間あたりのリストアップ数が20社から40社に増えています。また、ニーズの高まりを検知し、最適なタイミングでアプローチできるデータを取得できることもメリットだそうです。
新規開拓営業や市場開拓が必要な企業にとって、業務効率化が図れるツールは効果的だと言えます。
参照：株式会社Sales Marker「新規開拓営業が2倍の効率、確度の高い部署直通の連絡先もわかりアプローチ幅が拡大」
事例7：顧客対応の効率化で約500万円のコストカット
花キューピット株式会社は、繁忙期と閑散期の顧客問い合わせ数の差が大きい状況でした。特に最繁忙期の問い合わせに対応しきれない状況で、顧客満足度の低下が懸念されていました。人員配置や自社内での業務効率化対応では限界があったそうです。
これらの課題解決のため、ハイブリット型のチャットボット「さっとFAQ」を導入しました。既存のQ＆Aデータを活用することで、低コストかつ短期間（2週間弱）で導入完了。導入後、チャット回数が10万回超えを記録し、仮にオペレーター対応した場合のコストと比較すると、約500万円のコストカットとなりました。
顧客対応の効率化だけでなく、顧客は疑問をすぐに解決できるようになり、満足度の大幅な向上につながりました。また、繁忙期の問い合わせ対応もスムーズになり、顧客離れを最小限に抑えられています。
「さっとFAQ」の導入によって、顧客対応の効率化、コスト削減、顧客満足度向上という、多角的な効果を得られています。チャットボットの活用は、カスタマーサポートの業務効率化に欠かせないと言えるでしょう。
参照：株式会社サンソウシステムズ「「お花を贈りたい」という思いに寄り添って お客様の手間をチャットボットで軽減」
事例8：製造日報の電子化で作業時間を170時間減らすことに成功
積水成型工業株式会社・兵庫滝野工場では、製造日報の作成・管理に月間300時間を費やすなど、業務効率が悪いことが課題でした。また、手書き日報は転記ミスや読みにくさがあること、紙媒体の保管・検索が難しいこと、日報作成のための残業が発生することも課題のひとつでした。
製造日報の記入、集計、転送、管理をおこなえるツールを導入することで、製造日報の電子化を実現しました。その結果、製造日報の作成・管理時間は月間170時間の削減、転記ミスはゼロになるなどの効果を得ています。製造日報の電子化を進
めたことで、改善コンテストで銀賞を受賞。業務効率化だけでなく、情報精度の向上により工場全体の情報品質を高められています。
参照：株式会社シムトップス「i-Reporterを使って製造日報を電子化事例」
事例9：AIによる営業活動最適化で成約率向上を実現
日本生命保険相互会社では、約4,000万件の顧客データを用いて、成約率向上につながる要因を分析しました。
ビッグデータから相関性の高い要因を自動的に発見することで、既存データに加え、訪問時期や経過年月といった新たな分析軸も用いられ、従来の方法では見つけられない成約率向上に影響する要因を発見できました。
自社に合ったAIツールの活用は、効果的に営業活動を進めることに役立つことがわかります。
マーケティングの業務効率化における事例
本章では、マーケティングの業務効率化についての事例をご紹介します。
事例1：MAツール導入で月2～3件のコンバージョンを増加
アーティサン株式会社ではインバウンド営業を主体としていましたが、問い合わせ件数が少なく案件を安定して獲得することに課題を抱えていました。また、自社でコンテンツを作成していましたが、マーケティング知識を持つ人材がいないため、コンバージョンにつなげることもできていませんでした。
そこで、課題を解決するためにMAツール（マーケティングオートメーションツール）を導入。フォームを活用したホワイトペーパー施策やメール配信、ホームページの導線設計の見直しなどを使用した結果、ブログへの資料ダウンロードボタンの追加だけで、月2～3件のコンバージョンを増加させました。
この事例からマーケティング知識が少ない企業でも、適切なMAツールを活用することで効果的なマーケティング戦略を実行できるとわかります。
参照：クラウドサーカス株式会社「MA導入で問い合わせ数が2倍に。受注率も9％から30％に上昇｜アーティサン株式会社」
事例2：コンテンツマーケティングでサイトへのアクセス数・CV数を大幅増加
オーマイグラス株式会社は、2012年からオウンドメディア「OMG PRESS」を展開し、コンテンツマーケティングを推進していました。一時は「OMG PRESS」経由で売上の20～30％を獲得するまでに成長しましたが、競合サイトが潜在顧客の獲得をスタートさせたことから検索順位が低下。また、メディア担当者の退職により、過去のノウハウやサイトの現状課題が不明瞭になっていました。
そこでアウトソーシングを活用して、ECサイトの中で上位表示させたいページの評価を改善したり、オウンドメディアで潜在顧客へのアプローチを強化したりなどの施策を実施しました。結果、アクセス数は過去と比較して140％増加、CV数（試着＆購入）も127％増加する結果となっています。
オーマイグラス株式会社ではすでにコンテンツマーケティングをおこなっていましたが、基礎的な施策でした。そこでビジネス視点を持った専門家にサイト改善をしてもらったことにより、課題を解決できています。このことから、アウトソーシングの活用は業務効率化に活かせると言えます。
参照：株式会社ウィルゲート「メガネメーカー【オーマイグラス】様のECサイトとオウンドメディアのコンサル事例」
事例3：分析やフィードバックなどの日々の情報共有でメディア価値を高める
日本電気株式会社はオウンドメディアで会員獲得後、社会価値創造のためのソリューション紹介を開始しました。メディアの立ち上げ当初の「集客の量」から「質」へと目的を変えています。また、ターゲットを「次世代ビジネスリーダー」に絞り込み、日本電気株式会社の事業領域を紹介するメディアにリニューアルしました。
リニューアル後は会員属性を分析し、営業先としてアプローチしたい顧客層との接点を強化しました。また、単なる製品紹介ではなく、社会課題の解決につながる情報を提供したり、イベントを実施したりなどの取り組みもおこなっています。
その結果、分析結果や会員からのフィードバックを社内で共有することで、メディアとしての価値を高められました。
参照：ナイル株式会社「オウンドメディアだからできることを探求する。NEC「wisdom」の未来」
事例4：SNSでの動画配信でによる顧客エンゲージメント向上と売上増加を実現
青山商事株式会社は、X（旧Twitter）、Instagram、Facebook、noteの4つのSNSプラットフォームを運用し、「洋服の青山」という企業イメージではなく、親しみやすい「青山さん」として顧客との距離を縮めることを目指しています。
具体的には、Instagramでのライブ配信やリール投稿です。顧客との双方向コミュニケーションを図り、リアルタイムな情報発信やユーザーの声を直接聞いて商品開発に役立てています。ユーザーの声を活用した商品開発をすることで、顧客満足度の向上と売上増加につなげています。また、動画で洋服の質感やシルエットを伝えることで、オンライン購入の不安解消にも貢献しているそうです。
SNSでの動画投稿を通じて、顧客エンゲージメントの向上、商品開発へのフィードバック、そして最終的には売上増加という成果を上げられると期待できます。オンラインツールの活用はマーケティングの業務効率化にも役立つでしょう。
参照：アライドアーキテクツ株式会社「SNS上のコミュニケーション活性化には動画が効く！青山商事に学ぶ、SNS×動画コンテンツ活用術」
事例5：AIツールの活用で企業に合った広告運用が可能に
株式会社日比谷花壇様では、リスティング広告最適化AIを活用してマーケティングの業務効率を高めています。
戦略を自動化して広告運用をおこなった結果、CPAを目標値内に抑えながら、昨年同月比でCV数を約83%増加させることに成功しました。また、細かなPDCAサイクルを繰り返すことで、多くの顧客へ商品を届けられています。
このことから、AIを活用したマーケティングは、自動化によって広告最適化に必要な業務量を削減できると言えます。業務効率化に大きく役立つでしょう。
参照：株式会社アドフレックス・コミュニケーションズ「【導入事例】株式会社日比谷花壇様、リスティング広告最適化AI「Optmyzr（オプティマイザー）」でCV83%アップ！」
経理・財務の業務効率化における事例
本章では、経理・財務部門の業務効率化における事例をご紹介します。
事例1：クラウド会計ソフトの導入で新規事業に注力できるように
株式会社サードライフはアナログなバックオフィス体制で、請求業務の印刷・郵送、手書きの経費精算書作成など、多くの手間とコストがかかっていました。オンプレミス型の会計ソフトを使用していたため、税理士がオフィスに何度も来社してデータ共有する必要があり、顧問料も負担となっていたそうです。
クラウド会計ソフトを導入したところ、バックオフィス業務は1日で完了する体制が整いました。具体的には、銀行データとの連携による自動化で出金情報の仕訳登録を簡素化したり、請求書・経費精算データも自動連携で転記の手間が削減されたりなど、業務負担は従来の10分の1に軽減されました。また、オンラインでのデータ共有で税理士との連携もスムーズになったそうです。
その結果、業務効率化やコスト削減を実現し、新規事業に注力できるようになっています。
参照：株式会社マネーフォワード「バックオフィス業務を1/10に。税理士とのデータ共有もスムーズ」
事例2：ペーパーレス化で働きやすい環境に
株式会社PFUはペーパーレス化の取り組みを実施しました。文書管理の基本ルール、電子化・廃棄基準のガイドラインを策定し、積極的な電子化と不要な紙文書の徹底廃棄を進めました。また、システム構築・稼働、全社への普及体制づくりも同時におこなっています。
その結果、紙文書を92％削減、ペーパーレス会議実施率80％、書庫スペース860㎡削減という成果を出しました。ワークスタイルが電子文書中心となったことから、紙に溢れていたオフィスからスッキリと快適な、働きやすい環境に変化しています。省スペース化だけでなく、社員の意識と行動変容、自由で創造的なワークスタイルの確立につながったそうです。
働きやすい環境は従業員のモチベーション向上や業務を効率的に進める要因となります。ペーパーレス化は業務効率化に欠かせないものと言えるでしょう。
参照：株式会社PFU「オフィスのペーパーレス化から始まるワークスタイル変革 ～PFUの実践事例紹介～」
事例3：経費精算システムの導入で申請者・経理担当者の業務負担を軽減
株式会社十河サービスでは、交通費精算が紙ベースでおこなわれており、申請者と経理担当者双方に大きな負担がありました。
課題解決のため経費精算システムを導入した結果、スマートフォンからの交通費申請で利便性が向上する効果が得られました。また、経路・金額の自動チェック機能で、経理担当者の業務効率も大幅に向上したそうです。また、領収書のデータ保存で紛失や再発行の手間も解消され、負担軽減につながっています。
申請者と経理担当者ともに業務負担があることは、企業全体の生産性低下につながります。そのため、システムの導入は多くの従業員の業務効率化は企業の成長にとって欠かせないと言えるでしょう。
参照：SBIビジネス・ソリューションズ株式会社「導入事例 株式会社十河サービス様」
人事・総務の業務効率化における事例
本章では、人事・総務部門の業務効率化における事例をご紹介します。
事例1：採用管理システムで情報を一元化し、業務時間を大幅に削減
RSM清和監査法人では、採用人数が倍増する中で、ExcelファイルやWebツール、サーバーなどを使い分けて採用管理をおこなっていました。しかし、従来の採用管理方法では情報の可視化や検索がしづらいこと、セキュリティ対策に課題を感じていました。
そこで、応募書類や評価情報などを一元管理するため、採用管理システムを導入。その結果、採用に関する情報の社内共有や進捗状況の把握がスムーズになりました。選考担当者からの問い合わせが減り、業務時間の大幅な削減につながっています。
また、応募者情報のセキュリティも強化され、安心して業務に取り組めているそうです。
参照：株式会社DONUTS「連携ミスがなくなり、情報共有・進捗状況の把握がスムーズに！ ジョブカンで採用業務効率の向上を実現。」
事例2：eラーニングシステム導入で都合の良い時間にアクセス・勉強ができるように
株式会社Atec Japanでは、技術者の出張が多く、場所や時間にとらわれない学習環境の整備ができていないことに課題を感じていました。従来の集合研修では会場費や講師謝礼などのコストに加え、参加者のスケジュール調整に多くの時間を要する状況でした。また、研修効果の測定も困難に感じていたそうです。
eラーニングシステムを導入した結果、どの部署の従業員も各自の都合に合わせて学習できるようになり、研修効率が大幅に向上しました。また、修了証明書の発行により従業員の意識向上にもつながっています。
参照：株式会社デジタル・ナレッジ「ASPサービスによる小規模eラーニング事例！社員1人1人にフィットする小回りの利くeラーニング」
事例3：勤怠管理システムで業務時間を約700分削減
株式会社green-glassでは、勤怠管理業務にシステム、タイムカード、Excelなど複数のツールを使用しており、業務が煩雑化していました。特に、複数拠点での管理や年次有給休暇の管理、勤務表の作成などに時間や手間がかかっている状況でした。
勤怠管理システム導入後、従業員と管理者による勤務表チェック作業の分担により、労務担当者の給与計算業務時間を約700分削減することに成功しています。また、年次有給休暇数をシステムで自動計算することで、Excelでの手動管理が不要になったことも、業務効率化できた要因のひとつです。
さらに、紙の管理が少なくなったことで情報漏洩リスクを軽減し、保管の手間や担当者の心理的負担も減らせたそうです。
参照：株式会社ラクス「勤務表の締め作業を700分削減！システムの中で特に役立った機能とは」
製造・開発の業務効率化における事例
本章では、製造・開発部門の業務効率化における事例をご紹介します。
事例1：生産管理システムで発注漏れや納期遅れが減少
株式会社ナベヤは、長年手計算による生産管理に課題を抱えていました。手作業による生産計画では発注漏れが発生し、納期遅れや在庫管理の非効率化につながっていたそうです。
そこで生産管理システムを導入したところ、無駄な生産が削減され、発注漏れが解消されました。工程ごとの納期チェックにより納期遅れが減少したり、属人化されていた仕事の標準化ができたりなどの効果も得られています。
また、基準在庫の設定によって販売機会損失を減少させられたことも、うれしい効果のひとつだったそうです。
参照：株式会社 ティーピクス研究所「ユーザー訪問(ナベヤ様)」
事例2：RPA化で残業削減や業務効率化を実現
日本インシュレーション株式会社では、他社に遅れを取らないようにDXの活用を推進していました。その中で導入したのが、DXが遅れていた部署でも活用できるあるRPAです。
工場での出荷量記録、情報管理部のサーバ管理など、幅広い部署で約30体のロボットが稼働し、残業削減や業務効率化を実現しました。
また、社員のITリテラシーを向上できたため、今後もさらにRPAを活用する範囲を広げ、業務効率化を目指していくそうです。
参照：オープン株式会社「社内公募でRPAチームを発足。 現場の担当者がロボットを開発し、幅広い部署で導入が進む」
事例3：アナログ管理を削減し、年間休日が増加と売り上げ向上を実現
延行機工株式会社では、手書きの作業日報による原価管理やアナログな情報管理に課題を抱えていました。特に、部品点数が多く作業工程も複雑なため正確な原価を把握できず、利益の出る仕事とそうでない仕事の区別がついていないことが課題だったそうです。また、アナログな情報管理でデータ検索や集計に多くの時間が必要で、業務効率の悪化も課題となっていました。
そこで、使いやすい町工場専用の生産管理ソフトを導入。原価管理表の作成、利益の見える化が可能になり、赤字案件の削減に成功しました。また、情報検索の時間が減り、業務効率化も進んでいます。
さらに、年間カレンダーの作成ができるようになり、年間休日が増加するなど従業員の働き方も変化しているそうです。
参照：日本ツクリダス株式会社「延行機工株式会社様 「生産管理を徹底したら、休みを増やしたのに売上が上がった。」」
IT部門の業務効率化における事例
本章では、IT部門の業務効率化における事例をご紹介します。
事例1：チャットボットの導入半年で問い合わせの2割を削減
株式会社テンダは、製品・サービスの増加に伴い、ヘルプデスクへの問い合わせ対応に人手が足りていない状況でした。受付時間も平日の日中のみで、夜間や休日の問い合わせには対応できないことも課題に感じていたそうです。
この課題解決のため、ハイブリット型のチャットボット「さっとFAQ」を導入しました。操作性が直感的で、シナリオ機能により複雑な質問にも対応できる点が導入の決め手でした。
導入の結果、6カ月で問い合わせの約2割を「さっとFAQ」が対応できるようになっています。ヘルプデスク業務全体の4割に相当する効果を得ています。
今後もFAQの数を増やし、人手不足の解消だけでなく質の高い顧客対応ができる体制構築が目標だそうです。
参照：株式会社サンソウシステムズ「導入後半年で2割のお問い合わせを削減」
事例2：生成AI導入で労働時間を18.6万時間削減
パナソニック コネクト株式会社は、2023年2月から全社員約12,400人にChatGPTベースのAIアシスタントサービスを展開しました。1年間の運用結果、業務生産性向上、社員のAIスキル向上、シャドーAI利用リスク軽減という目標を達成し、労働時間を18.6万時間削減しています。
その後、自社特化AIの試験運用も開始し、品質管理の課題解決に役立てています。また、属人化している情報共有や事例検索の課題も解決し、早い段階での問題特定や手戻り時間の削減にもつなげているそうです。
今後も生成AIを活用して、ベテラン社員の知識やスキルの継承や情報検索にかかる時間の削減などを目指しています。
参照：パナソニック コネクト株式会社「パナソニック コネクト 生成AI導入1年の実績と今後の活用構想」
事例3：IT資産運用管理システムでセキュリティリスクの軽減と調査時間の軽減を実現
AGS株式会社は、情報漏洩リスクへの対応強化を目的として、IT資産運用管理システムを導入しました。
その結果、パッチ適用漏れチェックに活用することで、セキュリティリスクの軽減や管理者権限付与に伴うソフトウェア使用管理の強化につながっています。
また、サーバー通信ログで発見した不審点の調査で早期対策が可能になったり、簡単なPC操作ログへのアクセスで調査にかかる時間と手間が大幅に削減したりなどの効果も得られています。
参照：Sky株式会社「運用を続けることで社内のIT利用傾向を把握 操作ログ・通信ログの分析で不審点を早期発見」
業務効率化を進める上での注意点
業務効率化は生産性向上やコスト削減につながるメリットがありますが、非効率になったり従業員のモチベーション低下を招いたりする可能性もあります。
業務効率化を進める際の注意点を解説します。
従業員の意見を反映する
従業員の意見を反映せずに効率化を進めると、スムーズに効率化を進められない可能性があります。
そのため、従業員と十分にコミュニケーションを取り、業務の現状や課題、改善案などを共有しましょう。現場の意見を取り入れた施策の実施で、より効果的な効率化を実現できます。
また、従業員の負担が増加しないように、業務プロセスを見直し、本当に必要な業務なのか、不要な業務はないかを検討することも大切です。業務の最適化と従業員のワークライフバランスの両立を目指しましょう。
自社に合ったシステムを導入する
従業員のスキルや業務内容に合っていないツールを導入すると、使いこなせず業務に影響を及ぼすことがあります。
ツール導入前に、従業員のスキルレベルや業務内容、課題をしっかりチェックし、適切なツールを選びましょう。導入後も従業員への十分な研修やサポート体制を整えることが重要です。
中長期的な視点を持つ
業務効率化を進めるときは、短期的な目標と長期的な目標の両方を設定し、バランスの良い効率化を進めることが大切です。長期的な視点を持つことで、常に自社に合った業務効率化の施策を実施できます。
また、業務環境が変化した際は、業務プロセスや施策を見直すようにしましょう。
成功事例を参考に業務効率化を実現しよう
本記事では、さまざまな業種の業務効率化のアイデアと具体的な事例を紹介してきました。これらの事例は、あくまで成功の一例です。自社の状況や課題に合わせて最適な方法を選択し、段階的に改善を進めていくことが重要です。
社内外のお問い合わせ対応の課題を解決したい際におすすめなのが、ハイブリット型のチャットボット「さっとFAQ」です。お問い合わせ自動対応化やFAQ集の作成により、従業員の負担を軽減し、業務効率化を進められます。
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