個人でできる業務効率化の秘訣10選｜無駄を省く習慣を解説

「仕事が終わらない」

「同じことを何度も繰り返すのは無駄」

日々の業務の中で、上記のような悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。

上記のような悩みは、個人における業務効率化を目指すと課題を解決しやすいです。

本記事では、個人で簡単に始められる業務効率化の秘訣を紹介します。また、効率よく業務を進めている方が実践している習慣や、部署別の事例も紹介します。自身の働き方を見直し、より効率的な仕事の進め方を身につけましょう。

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業務効率化とは

業務効率化とは無駄をなくし、より少ない時間と労力で成果を上げることです。日々の業務における非効率な部分を洗い出して、改善しながら生産性を向上させる取り組みを指します。

例えば、以下のようなものが業務効率化の対象です。

業務効率化は企業だけでなく、個人にとっても重要なテーマです。個人が業務効率化を意識すれば、より多くの時間を自分のために使えるようになり、スキルアップや趣味などの自己投資に時間を費やすことも可能です。

さらに、業務効率化は単に作業時間を短縮するだけでなく、従業員のモチベーション向上やより創造的な業務への注力にもつながります。その結果、企業全体の成長を促進する重要な要素となります。

個人が業務効率化をおこなうメリット

個人が業務効率化に取り組むと、仕事の質と量を大きく向上させることができます。ここでは、個人が業務効率化をおこなうことで得られる主なメリットを紹介します。

効率よく業務を進められる

業務効率化を意識すると、効率よく業務を進めらます。時間管理術やタスク管理ツールなどを導入すると、何にどれだけの時間を使っているのかを把握できため、無駄な作業を削減できます。

例えば、会議の時間を短縮できるほか、資料作成のテンプレートを整備すると大幅な時間短縮につながるなど、より短い時間でより多くの成果を上げることが可能です。

自分に合った働き方を実現しやすい

業務効率化を進めると、個人の働きがいや満足度も大きく向上します。業務効率化によって生まれた時間や心の余裕を、スキルアップや趣味、家族との時間などに充てるとワークライフバランスが改善され、より充実した生活を送れます。

また、自分の得意なことや好きなことに集中できる時間を増やせると、仕事へのモチベーションを高められ、より主体的に業務に取り組むことが可能です。

例えば、以下のような働き方を実現できます。

• フレックスタイム制度を活用し、自分のライフスタイルに合わせた勤務時間を選択する
• リモートワークを導入し、通勤時間を削減する
• 時短勤務を選択し、プライベートの時間を確保する

これらの働き方は、業務効率化によって生まれた余裕があってこそ実現可能です。業務効率化は、自分らしい働き方を追求するための第一歩といえるでしょう。

【個人でできる】業務効率化の秘訣10選

ここからは、個人で実践できる業務効率化の秘訣を紹介します。日々の業務に取り入れやすいものから順に実践してみてください。

時間管理で業務効率化を目指す

時間管理は業務効率化の基本です。まずは、自分がどのように時間を使っているのかを把握することから始めましょう。タイムトラッキングツールや手帳を使って記録するのも有効です。

時間の使い方を把握したら、無駄な時間を見つけ出して改善策を考えます。例えば、会議の時間を短縮する、メールのチェック時間を決めるなど具体的な対策を立てることが重要です。

タスク管理によって「見える化」をする

抱えているタスクを「見える化」すると優先順位をつけやすくなり、効率的に業務を進められます。タスク管理ツールや付箋を活用して、タスクを書き出し整理するのがおすすめです。

タスクを細分化し、それぞれのタスクにかかる時間を見積もれば、より現実的な計画を立てられます。

ポモドーロテクニックで集中力をアップする

ポモドーロテクニックを活用して、集中力をアップさせましょう。ポモドーロテクニックとは、25分間の集中作業と5分間の休憩を繰り返す時間管理術です。短い時間で集中して作業することで、集中力を維持できます。

タイマーを使って時間を管理し、作業時間と休憩時間を意識的に区切ることがポイントです。25分間の作業時間中は他のことに気を取られないように、集中できる環境を作ってみましょう。

緊急度と重要度マトリクスを活用する

タスクを「緊急度」と「重要度」の2つの軸で分類し、優先順位をつけることも大切です。重要かつ緊急なタスクから順に取り組み、重要だが緊急ではないタスクは計画的に実行します。

緊急だが重要でないタスクはできる限り人に任せるか、後回しにすることを検討しましょう。重要でなく緊急でもないタスクは、思い切って削除することも有効です。

隙間時間を活用してタスクリストを作成する

移動時間や待ち時間などの隙間時間を活用して、タスクリストを作成しましょう。タスクリストを作成すると次に何をすべきかが明確になり、スムーズに業務に取りかかれます。

スマートフォンやメモ帳を活用して、いつでもタスクリストを確認できるようにしておくと便利です。

SMARTの法則を活用する

個人の業務効率化には、SMARTの法則の活用がおすすめです。SMARTの法則とは、目標設定を効果的におこなうためのフレームワークです。

Specific（具体性）、Measurable（測定可能性）、Achievable（達成可能性）、Relevant（関連性）、Time-bound（時間制約）の頭文字を取ったもので、SMARTの法則に基づいて目標を設定すると目標達成の可能性を高められます。

具体的な行動計画を立てる

目標を達成するためには、具体的な行動計画を立てることが重要です。いつ、何を、どのようにおこなうかを明確にすれば、行動に移しやすくなるからです。行動計画はタスクリストに落とし込み、進捗状況を定期的に確認しましょう。

進捗状況を可視化する

タスクの進捗状況を可視化することで、モチベーションを維持しやすいです。進捗状況をグラフやチャートで表示する、タスク管理ツールで進捗率を確認するといった方法がおすすめです。進捗状況を定期的に確認し、計画通りに進んでいるかを確認しましょう。

定期的な見直しで目標をアップデートする

業務効率化の取り組みは、一度始めたら終わりではありません。定期的に見直しをおこない、目標をアップデートしていくことが重要です。

目標の達成状況や業務の進捗状況などを分析し、改善点を見つけ出しましょう。改善点が見つかったらすぐに改善策を実行し、効果を検証することが大切です。

成功体験を積み重ねる

小さな成功体験を積み重ねると、モチベーションを維持しやすいです。目標を細分化し、達成しやすい小さな目標を設定しましょう。目標を達成したら自分にご褒美を与えるなどのご褒美を設けると、達成感を味わえます。

【仕事が早い方の思考術】無駄をなくす7つの習慣

仕事が早く成果を上げている方は単にスキルが高いだけでなく、独自の思考術と習慣を持っています。これらの習慣を身につけると無駄を省きながら、効率的に業務を進めることが可能です。

ここでは、仕事が早い方が実践している習慣を紹介します。

迷わないための判断基準を持つ

仕事が早い方は、日々の業務において迅速な判断を下しています。迅速な判断を下すためには、自分自身の判断基準を明確にしておくことが重要です。

例えば「顧客にとって最も価値のあることは何か」「このタスクの優先順位はどれくらいか」といった基準を持つと迷う時間を減らしながら、スムーズに業務を進められます。

70%でGOサインを出す

完璧主義は、時に業務の遅延を招きます。仕事が早い方は完璧を求めすぎず、ある程度の完成度でGOサインを出すことを意識しています。70%程度の完成度で一旦区切り、フィードバックを得ながら改善していけば手戻りを減らし、効率的に業務を進めることができるからです。

もちろん、品質を軽視するわけではありません。重要なのは初期段階で時間をかけすぎず、迅速にPDCAサイクルを回すことです。

必要な情報を見極める

情報過多な現代において、必要な情報を見極める力は非常に重要です。仕事が早い方は目的を明確にし、必要な情報に絞って収集・分析をおこないます。その結果、不要な情報に時間を費やすことなく、効率的に業務を進められます。

なお、情報収集の際には以下の点を意識しましょう。

アジェンダとゴールを明確にする

会議や打ち合わせの前に、アジェンダとゴールを明確にすることは時間を有効活用するために不可欠です。アジェンダによって議論の方向性を定めてゴールを共有すれば、参加者全員が同じ目標に向かって効率的に議論を進められます。

アジェンダ作成のポイントは以下の通りです。

• 議題を具体的に記載する
• 各議題の所要時間を記載する
• 事前に参加者に共有する

外部委託を検討する

自分自身ですべてをこなそうとせず、外部委託を積極的に検討することも業務効率化の重要な要素です。得意なことや重要なことに集中し、それ以外の業務は外部に委託することで時間と労力を有効活用できます。

外部委託を検討する際には、以下の点を考慮しましょう。

• 委託する業務の内容
• 外部委託先の選定
• 費用対効果

デジタルツールを使いこなす

チャットツールやタスク管理ツール、クラウドストレージなど、デジタルツールを使いこなすことは業務効率化に大きく貢献します。ツールを活用すればコミュニケーションの円滑化やタスク管理の効率化、情報共有の迅速化を実現できます。

以下は、業務効率化に役立つデジタルツールの例です。

集中できる環境を作る

集中力を高めるためには、集中できる環境を作ることが重要です。また、時間帯によって集中しやすい作業とそうでない作業があるため、自分の集中力が高まる時間帯を把握して、その時間に重要なタスクに取り組むようにしましょう。

集中できる環境を作るための具体的な方法としては、以下のようなものがあります。

• ノイズキャンセリングイヤホンの使用
• デスク周りの整理整頓
• 集中を妨げるものの排除 （スマートフォンの電源を切るなど）

【部署別】業務効率化アイデア集

業務効率化に関する課題は部署ごとに異なるため、それぞれの部署に合わせたアプローチが重要です。ここでは、部署別の業務効率化アイデアを紹介します。

【営業部】顧客管理システム（CRM）で情報共有＆営業効率UP

営業部では、顧客情報の一元管理と共有が不可欠です。顧客管理システム（CRM）を導入して顧客情報を一元的に管理すると、営業担当者間でスムーズな情報共有を実現できます。これにより、以下のような効果が期待できます。

【マーケティング部】MAツールでリード育成を自動化

マーケティング部では、見込み顧客（リード）の獲得から育成までさまざまな業務をおこないます。MA（マーケティングオートメーション）ツールを導入すればリードの行動履歴に基づいて最適な情報を提供し、購買意欲を高められます。

【経理部】RPAでルーチンワークを自動化

経理部では伝票処理や請求書発行、経費精算など、定型的なルーチンワークが多く存在します。RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入すれば、これらの作業を自動化でき、業務効率の大幅な向上が見込めます。

【システム部】ヘルプデスクの問い合わせ削減

ヘルプデスクには、社内外からのさまざまな問い合わせが寄せられます。FAQ（よくある質問）サイトを充実させると問い合わせ件数を削減し、担当者の負担を軽減できます。FAQサイトには、以下のような情報を掲載するのが効果的です。

• 製品やサービスに関する基本的な情報
• トラブルシューティング
• 利用方法
• 料金

また、チャットボットを導入すれば24時間365日自動で問い合わせに対応できます。チャットボットはFAQサイトと連携させると、より高度な質問にも対応することが可能です。

なお、ヘルプデスクの問い合わせを減らす方法については、以下の記事で詳しく解説しています。ご検討中の方は、併せてご確認ください。

ヘルプデスクの問い合わせを減らすことで業務効率化を図る6つの方法

個人における業務効率化のコツを押さえよう

個人における業務効率化が実現すると企業全体の生産性向上が見込めるほか、柔軟な働き方が実現します。すると個人の満足度も向上しやすくなり、より充実した日々を過ごせるでしょう。今回紹介した業務効率化のコツを押さえて、効率よく業務を進めてください。

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