「人手不足で残業ばかり……」「もっと効率的に仕事を進めたいのに時間がない……」そう感じていませんか。
近年、深刻化する労働力不足やDX推進の流れを受け、AIを活用した業務効率化が注目を集めています。AIを導入することで、これまで時間がかかっていた作業を自動化したり、データに基づいた最適な意思決定をおこなったりすることが可能になり、生産性向上やコスト削減を実現できるようになりました。
本記事では、AIで業務効率化する方法をわかりやすく解説します。AIで効率化できる具体的な業務内容や、活用するメリット、導入時の注意点、業界・職種別の成功事例までご紹介します。AI活用を検討している方はぜひ参考にしてください。
AIの活用が注目される理由
本章では、AIの活用が近年急速に注目されている背景を紹介します。
労働力不足の深刻化
日本は少子高齢化に伴い、深刻な労働力不足に直面しています。
帝国データバンクの調査で、「正社員が不足している」と感じている企業の割合は52.6％と明らかになりました。
業種別では、情報サービス業やメンテナンス・警備・検査業は7割近く、運輸・倉庫業、金融業は65％程度が正社員不足であるとわかっています。また、「2024 年問題」に直面した建設業でも、人材不足が加速していると明らかになりました。これらのことから、多くの業界で労働力不足が深刻化していることがわかります。
労働力不足の課題を解決するために、業務の効率化が必要です。特にAIは単純作業の自動化や業務の効率化を実現するため、人手不足を補うツールとして期待されています。
また、AI活用で限られた人員でより多くの業務をこなせるようになり、人材不足による生産性低下を防げるようにもなるでしょう。
参照：株式会社帝国データバンク「人手不足に対する企業の動向調査（2024年10月）」
株式会社帝国データバンク「人手不足倒産の動向調査（2024年）」
DXの推進
DXの推進は、企業の競争力を維持・向上させる上で不可欠となっています。
DXの推進には業務プロセス全体の効率化が求められます。AIによるデータ分析や自動化は既存の業務プロセスを効率化し、新たなビジネスモデルの創出も可能です。
政府がDXを促進する中で、AI導入の取り組みも加速すると考えられています。
技術継承と若手育成の促進
経験豊富な人材の退職や技術の伝承不足は、多くの企業が抱える課題のひとつです。
AIは経験豊富な人材の知識や経験をデジタル化し、若手社員への教育・研修に活用できます。
また、定型的な業務をAIで自動化することで、若手社員は学んだ知識でより高度な業務に取り組めるようになり、スキルアップも促進できます。
結果として、技術の継承と人材育成の両面でAIは役立つと言えるでしょう。
生産性の向上が必要だから
国内外で競争が激化していることから、企業は生産性を向上する必要があります。
AIの活用は業務効率化と生産性向上に大きく貢献します。具体的には、ルーティンワークの自動化で業務を効率化し、従業員は付加価値の高い仕事に取り組めることなどです。
結果として、企業全体の競争力強化が期待できるでしょう。
AIで業務効率化をするメリット
本章では、AIの活用で業務効率化を進めるメリットを解説します。
生産性向上に役立つ
AIは、データ処理や分析などの反復作業を迅速・正確に実施できます。従業員は反復作業に時間を割くことが少なくなり、より付加価値の高い業務や顧客対応に集中できるようになり、生産性を高められます。
生産性が向上すれば、より質の高い多くの製品やサービスを生み出すことができ、結果として経済成長につなげられるでしょう。
従業員満足度が向上する
AIによる業務効率化は、残業時間の削減やストレス軽減につながり、ワークライフバランスを改善できます。従業員の負担軽減は満足度の向上に直結するため、離職率の低下やモチベーション向上にも役立ちます。
また、AIが定型業務を担うことで従業員はよりやりがいのある業務や付加価値の高い業務に集中できるようになり、仕事への満足度も高められるでしょう。
人手不足を解消できる
単純作業や定型業務をAIで自動化することで従業員をより付加価値の高い業務に配置転換でき、人手不足の解消につながります。
また、少ない人材でより多くの業務をこなせるようになり、人手不足による生産性の低下も防ぐことが可能です。
顧客満足度が向上する
AIを活用することで、スムーズな顧客対応やパーソナライズ化を実現できます。
例えば、AIチャットボットによる24時間364日の問い合わせ対応があげられます。「問い合わせたいけど電話がつながらない」「問い合わせ時間外だから問題を解決できない」といった不満が生まれにくくなるでしょう。
ほかにも、顧客データに基づいた最適な商品・サービスの提案など、顧客満足度を高めるための施策を立てやすくなります。
迅速かつ的確な対応は顧客の満足度を高め、リピート率や顧客ロイヤルティの向上につながるため、AIの活用はメリットだと言えるでしょう。
AIで効率化できる業務内容
本章では、実際にどのような業務がAIで効率化できるのか解説します。
問い合わせ対応
AIを活用したチャットボットは、社内外からの問い合わせ対応を24時間365日体制で自動化できます。
FAQへの回答や製品・サービスに関する情報の提供などをチャットボットでおこなうことで、顧客満足度の向上や社内の業務効率化、担当者の負担軽減を実現できます。
「サービスの問い合わせが多くて対応に追われている……」「社内からの質問で同じ内容が多く、対応に時間がかかる……」とお悩みの方は、「さっとFAQ」の導入をご検討ください。「さっとFAQ」は月額1万円からはじめられるハイブリット型チャットボットです。
お問い合わせ自動対応はもちろん、FAQの作成により従業員の負担を軽減し、業務効率化を進められます。
資料作成
AIは企画書、報告書、プレゼンテーション資料などさまざまな資料作成に活用できます。
AIには過去の資料やデータを参照し、必要な情報を収集・整理する機能があります。そのため、これまで従業員がおこなっていた資料作成にかかる業務が不要になり、業務時間の大幅な削減が可能です。
また、文章生成機能を活用したりスライド資料を自動生成したりするAIツールも登場しており、さらなる業務効率化が期待できます。
データ分析
AIは売上データ、顧客データ、市場動向データなど大量のデータを迅速かつ正確に分析します。従来人間が行っていた複雑な分析作業を自動化することで、分析にかかる時間を大幅に短縮し業務を効率化できます。
迅速にデータ分析ができることで課題発見や解決策の検討がしやすくなり、より効果的な戦略を立てられるでしょう。
スケジュール管理
AIを活用したスケジュール管理ツールでは、複数人の予定を自動的に調整し、最適な会議時間や打ち合わせ時間を提案します。
メールやチャットでのやり取りによる時間ロスを削減できるため、業務全体の効率化につなげられます。
マーケティング
AIは顧客の属性や行動パターンを分析し、効果的なマーケティング施策の立案をサポートできます。
また、市場動向の予測によって将来的な需要やトレンドを分析できるため、より戦略的なマーケティング戦略の立案にも役立ちます。
採用・人材育成
AIを活用することで、応募書類の選考、面接日程調整、適性検査などの業務を自動化し、採用活動の効率化が目指せます。
また、人材育成支援ツールを活用することで、従業員一人ひとりの強みや弱みを分析し、最適な研修プログラムを提案したり学習進捗状況をモニタリングしたりすることで、より効果的に人材育成を進められます。
採用・人材育成にAIを活用することは組織全体の成長にもつながるでしょう。
検査・検品
AIの画像認識技術によって、製品の検査や検品工程を自動化できます。
従来人手で行っていた検査・検品をAIに置き換えることで業務を効率的に進めることが可能です。微細な傷や欠陥なども見逃さず検出できるため、検査の精度向上にもつながります。
保守・点検
AIを活用した予知保全システムは、製造設備やインフラ設備の異常を事前に検知し、故障によるダウンタイムを最小限に抑えることが期待できます。
異常や劣化状況を予測できれば、業務の滞りを防ぐだけでなく、保守・点検にかかるコストの削減も可能です。
AIで業務効率化をする際の注意点
AIで業務効率化をする際には、いくつか注意すべき点があります。順に解説します。
AIの導入目的を明確にする
AIの導入はビジネス目標達成のための手段のひとつです。目標が曖昧なまま導入を進めると、費用対効果が低くなったり期待した成果が得られなかったりする可能性があります。
そのため、導入前にAIによって解決したい課題や達成したい目標を明確にすることが重要です。例えば、「顧客対応の待ち時間を短縮する」「データ分析の精度を高める」「人手不足を解消する」などの目標があげられます。
具体的な目標を設定することで適切なAIツール選定や効果測定ができ、AI導入による業務効率化を実現しやすくなります。
AIの不得意分野を理解する
AIには得意な分野と不得意な分野があります。大量のデータ分析や定型的な作業には優れていますが、複雑な判断が必要な業務やクリエイティブな業務には向いていません。
そのため、得意分野に当てはまる業務でAIを活用する必要があります。AIに任せる業務と人間が担当する業務を明確に区別することで、より効率的に業務を進められます。
自社に合ったツールを選定する
AIツールにはさまざまな種類と機能があります。そのため、導入目的、自社の規模、業務内容、予算、ITリテラシーなどを考慮し、最適なツールを選ぶ必要があります。
安価なツールが必ずしもコストパフォーマンスが良いとは限りません。導入後の運用コストやメンテナンス費用なども考慮し、長期的な視点でツールを選定することが重要です。
導入後のサポート体制もチェックして、運用しやすいツールかを判断しましょう。
セキュリティ対策を徹底する
AIツールは多くのデータを扱うため、情報漏洩のリスクがあります。そのため、適切なセキュリティ対策が欠かせません。
アクセス制限、データ暗号化、不正アクセス検知システムの導入など、セキュリティ対策を徹底することで、情報漏洩リスクを最小限に抑えられます。また、AIツール自体がサイバー攻撃の標的となる可能性もあるため、常にツールを最新の状態に保つ必要があります。
【業界・職種別】AI業務効率化の成功事例
製造業：AIクラウドの導入で在庫管理の工数を削減
キング醸造株式会社では現場からの出荷予測に基づいて生産計画を立てていましたが、予測のばらつきにより在庫過多や欠品が発生している状況でした。ほかにも、多くの品目と複数の出荷拠点を管理する必要があったため、出荷予測に膨大な人的工数を費やしていることも課題のひとつでした。
そこで導入したのは「ノーコードAIクラウド」です。導入の結果、予測精度が大幅に向上し、在庫過多と欠品が削減されました。適正な在庫状態を維持したことで、効率的に生産を進められているそうです。コスト削減と生産性向上に貢献しています。
参照：AI総合研究所「キング醸造の挑戦：ノーコードAI「UMWELT」で食品ロスと工数を同時削減」
施設運営：工数が多い単純作業・繰り返し作業をAIで効率化
株式会社プラポートは、経営目標を達成するためにAI活用による業務効率化を検討していました。効率化を目指したのは、工数が多い単純作業・繰り返し作業です。
AI導入ロードマップを策定した上で、保有する芝生画像データを用いてAI画像認識技術による芝生の状態識別に関するPoC（概念実証）を実施しました。その結果、人件費削減の可能性が高められているそうです。
参照：経済産業省「中小企業の経営者・担当者のためのAI導入ガイドブック」
営業・マーケティング：AIによるデータ分析・営業方法の提案を実現
リコージャパン株式会社では、事業拡大に伴う商品・サービスの多様化により、営業担当者は幅広い知識と部門・職種との連携が必要となっていました。
課題を解決するため、顧客セグメントごとの販売実績、購買履歴、営業日報、市場トレンド情報などを分析し、ターゲット顧客への最適な商品・サービスをレコメンドするAIを開発しました。
これまで蓄積された顧客情報や取引履歴のデータに基づいてAIに提案してもらうことで、営業担当者はより効果的な提案活動が可能になります。その結果、コストパフォーマンスのバランスを最適化しています。
参照：株式会社リコー「自社開発のAI（人工知能）レコメンド機能を搭載し、社内SFA/CRMシステムを刷新」
人事・総務：採用効率向上と労務管理の自動化
株式会社セプテーニ・ホールディングスでは、従来の採用活動の中で、説明会で学生がしっかり理解してくれているのか、採用サイト上で情報を伝えられているのかがわかっていない状況でした。
課題解決のために導入したのは「さっとFAQ」です。その理由は、自然言語処理で学生との円滑なコミュニケーションが取れること、セプテーニグループの採用サイトデザインに合わせられることでした。また、自社の要望に迅速に対応してくれたことも導入の決め手だったそうです。
導入の結果、本番運用開始から2カ月で3,400コール（注：質問と回答の対が1コール）を超える利用実績を記録しました。チャットボットの回答内容と操作性の良さが利用者の増加につながっています。
参照：株式会社サンソウシステムズ「個性によって会社理解のスタイルは異なる」
コールセンター：電話窓口の利便性向上と顧客満足度向上
ヤマト運輸株式会社では、集荷依頼の受付に電話が多く利用されている一方、繁忙期や夜間帯の電話つながりにくい状況に課題を抱えていました。また、オペレーターの業務負担が増加していることも課題のひとつです。
そこで、電話対応を自動化するボイスボットを導入したところ、「待ち時間がない」「AIオペレータとのやり取りがスムーズ」といったポジティブな声が多数寄せられ、お客様満足度80%以上という高い評価を得ました。
また、オペレーターが有人対応の必要な問い合わせに時間を割けるようになったり、集荷依頼情報が自動でシステムに送信されるようになったりして、オペレーターの作業負担軽減と入力ミスの削減にもつながっています。
参照：LINE WORKS株式会社「「顧客接点のデジタル化が進んでも、電話での問い合わせは０にはならない」 ヤマト運輸が集荷受付にLINE AiCallを導入し、 電話窓口の利便性向上に踏み切った理由」
AI活用で業務効率化・生産性向上を促進しよう
本記事では、AIで効率化できる業務内容や導入のメリット、導入時の注意点などを解説してきました。
AIは業務効率化や生産性向上、コスト削減、顧客満足度向上など企業を成長させるメリットがあるため、導入を考える方も多いでしょう。
AIツールを選定する際は、導入の目的を明確にして最適なツールを選択する必要があります。
「顧客への問い合わせ対応に追われている」「社内からのよくある質問をFAQにまとめたい」というお悩みのある方はハイブリット型のチャットボット「さっとFAQ」の導入がおすすめです。
Excelから簡単に会話データを作成できるため、AIの活用がはじめてな方でも安心してはじめられます。
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