リモートワークを導入する企業が増加していますが、その陰では社内コミュニケーションの課題に悩まされている企業も少なくありません。直接対面する機会がないため情報共有がうまくいかず、業務に支障をきたすケースもあります。
そこで円滑にリモートワークを行うため、チャットボットツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。本記事ではリモートワークでのチャットボット導入について解説します。
弊社サンソウシステムズでは月額1万円から利用できる「さっとFAQ」というチャットボットを提供しています。エクセルから会話データを簡単に作成できるため、プログラミングスキルも一切必要ありません。
30日間の無料トライアルもありますので、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。
リモートワークにチャットボットをおすすめする理由
なぜチャットボットを導入すると、リモートワークが効率化するのでしょうか。その理由について、以下で詳しく解説します。
担当者が不在でもお客様対応ができる
チャットボットは自動で問い合わせ対応ができるため、担当者がオフィスにいなくてもお客様からの問い合わせに対応が可能です。
お客様対応では個人情報などの機密情報を扱うため、取り扱いには充分に注意しなければいけません。そのためオフィスへ出社しなければならず、リモートワークができない場合があります。
しかしチャットボットにより問い合わせ対応が自動化すると、担当者が出社する必要がなくなります。担当者がリモートワークに切り替えられることで、ワークライフバランスが充実し、従業員満足度の向上にも繋がるでしょう。
社内問い合わせに対して効率的に対応できる
チャットボットに社内のFAQを蓄積しておくことで、社内問い合わせに対しても効率的な対応ができます。
顔を合わせていればすぐに質問ができますが、リモートワークにより担当者と顔を合わせる機会がないと個人の携帯電話やメールなどで問い合わせをしなければいけません。
担当者はその都度、自分の業務を中断して対応する必要があります。また電話に出られなかったりメールに気づかなかったりすると回答が遅れてしまい、質問をした従業員の業務に支障が出ることもあるでしょう。
そこでチャットボットを導入し、社内からよく寄せられる問い合わせ内容と回答を設定しておくことで、対応を自動化できます。従業員は自分で知りたい情報を得られるため、リモートワークでもスピーディに業務を行えます。
経理や総務、情報システムなどは、社内からの問い合わせが特に多い部署なので、それら部署の問い合わせ内容を設定すると良いでしょう。
申請や承認など社内のワークフローがスムーズになる
リモートワークでの申請や承認などの社内ワークフローに関する課題も、チャットボットにより解消が期待できます。
リモートワークでは管理者が近くにいないため、業務上の申請をしたい場合や承認が欲しい場合にも、電話やメールでのやり取りになってしまいます。直接対面していれば管理者の業務の合間に依頼できますが、リモートワークでは連絡がつきにくく、ワークフローが遅れるケースも珍しくありません。
しかしチャットボットを導入すると、ワークフローがスムーズになります。
申請者はチャットボットで申請項目を入力して送信することで、申請内容が管理者に届けられます。ファイル添付機能を持つチャットボットツールもあるので、申請書や稟議書などを送信することも可能です。
またチャットボットを社内のチャットツールやグループウェアなどと連携しておくと、チャットボットからの申請が管理者にも通知されます。
このようにチャットボットにより、ワークフローの円滑化が期待できるでしょう。
リモートワーク向けのチャットボットを選ぶポイント
チャットボットツールの種類は多岐にわたるため、リモートワークにはどのようなツールが向いているのかわからないという人も多いのではないでしょうか。
そこでリモートワーク向けのチャットボットツールを選ぶ際の5つのポイントを紹介します。
セキュリティは堅牢か
社内業務では機密性の高い情報を扱うことも多々あります。そのためリモートワークで導入するチャットボットツールは、セキュリティ面が堅牢であるかどうかがポイントです。
IPアドレスでのアクセス制限など、セキュリティ対策をしているチャットボットツールを選びましょう。
また導入実績の豊富さや、官公庁や大企業への導入実績などは、そのチャットボットツールの信頼性を判断する基準になります。
簡単に設定できるか
リモートワークにおけるチャットボットは全従業員が利用するため、誰でも簡単に設定できるものをおすすめします。
使い方が複雑なチャットボットツールだと設定に手間がかかりすぎてしまい、運用まで時間がかかります。また社内でなかなか運用が定着せず、せっかく導入したものの無駄になってしまうケースもあるのです。
チャットボットツールを選定する際には、使いやすさを意識しましょう。
分析機能が搭載されているか
分析機能が搭載されているかどうかも、チャットボットツール選定時の重要なポイントになります。
従業員はチャットボットを活用しているのか、どのような質問が多く寄せられているのか、チャットボットの回答で問題を解決できたのか、といった内容の分析が可能です。そして分析結果から、改善策を打ち出すことができます。
たとえば利用者数が少ない場合は、チャットボット活用のメリットが社内で共有されていないかもしれません。チャットボットにより従業員にどのようなメリットがあるのかを的確に伝え、利用を促しましょう。
スピーディーに導入できるか
チャットボット導入までのスピードも、意識すべきポイントです。
チャットボットツールを導入しても、従業員が使い慣れるまでにはある程度の時間がかかります。そのため導入するチャットボットツールを決めても、導入までに時間が空いてしまうとその分だけ従業員が使い慣れるまでの時間も後ろ倒しになるのです。
チャットボットツールによって、運用を開始できるまでの期間が異なります。早いものだとその日のうちに始められるツールもありますが、1ヵ月以上かかる場合もあります。
したがって、チャットボットツールの導入までのスピードも事前に確認しておきましょう。
トライアルで使い勝手を試せるか
「せっかくチャットボットを導入してもうまくいかなった」ということがないよう、導入前にトライアルで使い勝手を試しておくと良いでしょう。
ツールにより、機能やデザインは様々です。そのためトライアルで使ってみて、一番しっくりきたツールを選ぶと失敗のリスクを軽減できます。
しかしトライアルサービスがないチャットボットツールもあります。担当者の説明やデモ画面での確認では不安が残る人は、トライアルがあるツールを選びましょう。
リモートワークにおすすめのチャットボット5選
上記ではリモートワーク向けのチャットボットツールの選び方を解説しましたが、具体的にどのようなツールがあるのか気になっている人も多いはずです。そこで、ここからはリモートワークにおすすめのチャットボットツールを5製品紹介します。
さっとFAQ
「さっとFAQ」は、月額1万円から利用できるチャットボットツールです。
Excelで質問・回答を登録するだけで、簡単に設定が完了します。またシナリオ形式の対話も設定できるため、お客様対応や社内対応など様々なシーンで活用できる汎用性が魅力です。
不正なアクセスやログインの防止、脆弱性対策など、セキュリティ対策も充分に行われています。社内の重要な情報をやり取りすることが多く、セキュリティ面を重視したい企業にも、おすすめできるチャットボットツールです。
チャットディーラーAI
「チャットディーラーAI（Chat Dealer AI）」は、AI型の社内向けチャットボットツールです。
社内用テンプレートが400種類以上も搭載されており、自社でFAQを用意していなくてもすぐに運用を開始できます。
また通常のAI型チャットボットは、AIに回答内容を学習させなければいけませんが、チャットディーラーAIに搭載されたAIはすでに学習済みです。そのためAIを学習させる手間がなく、精度の高い回答が実現します。
sinclo
オペレーターによる有人対応にも切り替えが可能なチャットボット「sinclo（シンクロ）」。お客様からの複雑な内容の問い合わせに対応する場合や、社内ワークフローですぐにでも管理者の承認が欲しい場合など、有人での対応が求められる場面で切り替えができるため便利です。
また外部サービスとの連携機能も充実しているので、すでに導入しているツールと連携させることで、さらなる効率化が見込めるでしょう。
FirstContact
「FirstContact（ファーストコンタクト）」は、最短即日から導入ができるAI搭載のチャットボットツールです。
シナリオの作成や更新はExcelで行うため、システムに慣れていない人でも安心して運用できるでしょう。
また導入後のサポート体制も充実しており、専属チームの担当者が運用定着をサポートしてくれます。これまでツールを導入してもなかなか定着しなかった企業には、嬉しいポイントです。
RICOH Chatbot Service
AI型チャットボットツール「RICOH Chatbot Service（リコーチャットボットサービス）」は、Excelで簡単に管理できる点が特徴です。
リコー独自の技術で開発されたAIが搭載されているため、類義語や同義語、表記のゆれなどにも自動で対応し、精度の高い回答を返すことができます。
有人チャットへの切り替え機能もあるので、有人対応が必要な場面でも柔軟に対応できます。
リモートワークでもチャットボットで業務を円滑に
リモートワークではコミュニケーションの課題が生じますが、チャットボットの導入により解決が期待できます。またオフィスにいなくてもお客様対応ができるため、
お客様からのお問い合わせ対応のために出社しなければいけない企業にとってもメリットがあるでしょう。
ただしチャットボットツールの種類は多岐にわたるため、自社に最適なツールを選択することが重要です。本記事の内容を参考にして、ぜひ自社のリモートワーク効率化のためチャットボットツールの導入を検討してみましょう。
また、弊社サンソウシステムズが提供するチャットボット「さっとFAQ」であれば、エクセルから会話データを簡単に作成できるため、プログラミングスキルも一切必要ありません。
30日間の無料トライアルもご用意しましたので、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。