社内にマニュアルがある企業は多いですが、フォーマットや保存方法が統一されている企業はそう多くありません。担当者の中には、情報をスムーズに検索できず、非効率だと悩んでいる方は多いのではないでしょうか？
そのような企業におすすめなのが、社内Wikiの活用です。社内Wikiを導入して、社内で蓄積した情報を一元管理すれば、スムーズに情報を探せるようになります。本記事では社内Wikiを選定する際のポイントや、おすすめのツールを紹介しますので、最後までご覧ください。
また、弊社サンソウシステムズでは月額1万円から利用できる「さっとFAQ」というチャットボットツールを提供しています。Excelから会話データを作成できるため、専門的なプログラミングスキルは必要ありません。誰でも簡単にさっと導入・運用できるところが特徴です。
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社内Wikiツール選定のポイント
社内Wikiに使えるツールは多いですが、選定方法を誤ると想定より効果が得られません。ここでは、社内Wikiツール選定のポイントを紹介します。
機能が自社にあっているか
社内Wikiツールを選定する際、最も重要なポイントは、そのツールが自社のニーズに適しているかどうかです。企業ごとに業務内容や情報の管理方法は異なり、それぞれに適した機能が求められます。
例えばプロジェクト管理を重視する企業では、タスク管理や進捗管理の機能が充実しているツールが望ましいでしょう。一方、技術情報の蓄積やナレッジシェアを重視する企業では、検索機能やタグ付け機能の強化が重要です。
具体的な業務フローや日常的な業務の中でどのような機能が求められるのかを明確にし、それに基づいたツールの選定が成功の鍵です。
直感的に使えるか
社内Wikiツールは、多くの従業員が日常的に使用します。そのため、直感的に操作できるかどうかは非常に重要な要素です。
操作が複雑で使いにくいツールは、導入後の定着率が低くなりがちです。ユーザーインターフェースがシンプルでわかりやすく、初めて使う人でも迷わずに使いこなせるような設計が求められます。
また、ヘルプ機能やチュートリアル動画が充実していると、導入時の教育コストを抑えられます。実際にデモ版を試用し、社員からのフィードバックを収集することで、より使いやすいツールを選定できるでしょう。
セキュリティは万全か
企業の重要な情報を扱う社内Wikiツールにおいて、セキュリティ対策は欠かせません。情報漏洩や不正アクセスを防ぐために、信頼性の高いセキュリティ機能を備えたツールの選定が重要です。
具体的には、データ暗号化や二段階認証、アクセス権限の細かい設定可能なツールが望ましいでしょう。また、定期的なセキュリティアップデートや脆弱性対応が迅速におこなわれるかどうかの確認も必要です。
特にクラウド型のWikiツールを選ぶ場合は、提供企業のセキュリティポリシーや実績も重要な判断材料となります。
カスタマイズ性は充実しているか
社内Wikiツールは、自社の業務プロセスや文化に合った形でカスタマイズできることが望ましいです。テンプレートのカスタマイズやプラグインの追加など、柔軟な設定が可能なツールを選ぶと、運用面での利便性が高まります。
例えば、決まった部署だけが使えるページの作成や、特定のプロジェクトに必要な情報を集約するページの作成が可能です。さらに、UIやレイアウトの変更が容易であれば、利用者の満足度を高められます。
企業の成長や変化に応じて、柔軟に対応できるカスタマイズ性の高いツールを選定しましょう。
他のツールとスムーズに連携可能か
現代の企業では、一般的には複数のツールを併用して業務をおこないます。そのため、社内Wikiツールが他のツールとスムーズに連携できるかどうかも重要な選定基準です。
例えば、プロジェクト管理ツールやチャットツール、ファイル共有ツールと連携できると、情報の一元管理が可能となり、業務効率が向上します。APIを利用して他のシステムと連携できるか、既存のツールとの互換性があるかなどを確認することが大切です。
これにより、異なるプラットフォーム間での情報共有がスムーズにおこなえます。
社内Wikiにおすすめのツール
社内Wikiを社員に利用してもらうためには、どれだけ手軽に使えるかが重要な鍵です。ここでは、特におすすめのツールを紹介します。
| ツール名 | 価格（有料版） | 特徴 |
| さっとFAQ | 10,000円 | チャットボットツール。会話内容はExcelから作成できるため、操作が簡単 |
| Notion | 10ドル（月払い） | 多機能クラウドツール。カスタマイズ性に富んでいて、自由に社内Wikiの作成が可能 |
| Qast | 720円／1ユーザー | ナレッジ管理ツール。テンプレートがあり、Q&Aの蓄積に特化したツール |
| Scrapbox | 1,100円／1ユーザー | ノートツール。単語のリンクを通じて自動でページがつながり合うため、分類や整理が不要 |
| NotePM | 4,800円 | ナレッジマネジメントツール。ファイルの中身も全文検索できるため。欲しい情報がすぐに見つかる |
| flouu | 660円／1ユーザー | クラウド情報共有ツール。文書を見ながらチャットができるなど、リアルタイムの情報共有が効率的にできる |
さっとFAQ
株式会社サンソウシステムズが提供するさっとFAQは、短文の会話形式で問い合わせができます。会話をするように疑問を送るだけで回答を得られるので、回答を検索する手間がいりません。
また、チャットボットは24時間365日の稼働が可能なので、疑問を感じたらすぐに利用ができる点も魅力です。チャットの会話内容はExcelから簡単に作成でき、専門的なプログラミングスキルは必要ありません。
月額1万円から利用でき、コストパフォーマンスの良さも特長です。30日間の無料トライアルも準備していますので、導入前にじっくり使い心地を確認できます。
Notion
Notionとは、メモやタスク管理、ドキュメント管理、データベースなど、仕事で使うさまざまなツールをひとつにまとめた「オールインワンワークスペース」です。Notionはカスタマイズ性に富んでおり、自由度の高さが特長です。
Notionには「Wiki」機能があります。Wiki機能でできることは、下記の通りです。
- ページの有効期限を設定する
- ページオーナーを設定する
NotionのWiki機能では、7日間〜無制限まで有効期限が設定できます。そのため、定期的に見直しが必要な情報の管理におすすめです。期限が切れると、オーナーまで通知が届くようになっているため、定期的な見直しに役立つでしょう。
Notionについてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事も合わせてご覧ください。
Qast
Qastとは、属人化する情報やノウハウを社内に蓄積できるナレッジマネジメントツールです。業務上のQ&Aを蓄積し、メモをチームに共有できるため、業務の効率化を実現できます。
テンプレートを使用すれば、項目に記入していくだけで投稿の作成ができるので、誰でも簡単に社内Wikiの投稿が可能です。また、検索の際には添付ファイル内の文字を読み取りできたり、Q&Aを解決・未解決でソートできたりするため、効率的に検索できます。
Qastについて詳しく知りたい方は、下記の記事もあわせてご覧ください。
Scrapbox
Scrapboxは、メモの保存・整理がオンライン上にてできるツールです。ページは単語のリンクを通じて自動でつながり合うため、面倒な分類や整理が必要ありません。
また、画像や動画、地図などが簡単に添付できるため、テキストの文章だけでは理解しにくい概念も簡単に説明が可能です。ページを階層化はできませんが、同時編集が可能なので、複数人で効率的に管理したい企業におすすめです。
NotePM
NotePMは、ナレッジやノウハウを一元管理できるツールです。社内Wikiだけでなく、マニュアルの作成やノウハウ共有、取引先の情報共有などにも役立ちます。
社員や部署が個々で管理しているナレッジやノウハウは、フォーマットがバラバラというケースも少なくありません。NotePMには高機能なエディタとテンプレートがあるので、フォーマットを標準化できて、マニュアル作成の時間の大幅な削減が可能です。
「人気ページのランキング」や「ナレッジ共有の貢献度が高い社員を集計」など、定量的に分析が可能なので、活用状況の確認が手軽にできます。
flouu
flouuは社内に散在した情報・文書の集約で業務効率化を実現するクラウド型の情報共有ツールです。日々の情報共有やナレッジ共有の非効率を、「作業の効率化」「コミュニケーションの効率化」「ナレッジ活用の効率化」の観点から改善します。
リアルタイムでの同時編集や共有が可能なだけでなく、組織外にも簡単に共有できるゲスト共有機能も備えています。AIを搭載しているので、関連するドキュメントの自動提案も受けられ、情報の内容を深く理解するのにも役立つでしょう。
社内Wiki導入のメリット
社内Wikiの導入は、企業にとってさまざまなメリットがあります。ここでは社内Wiki導入のメリットをご紹介します。
社内Wikiに関して詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
社内のナレッジやノウハウを蓄積できる
社内Wikiの導入によって、企業内のナレッジやノウハウを効率的に蓄積できるようになります。従業員が日々の業務で得た知見やスキルの共有により、情報の一元管理が可能です。
例えば、技術的なトラブルシューティング方法や特定の業務プロセスの最適化手法など、各社員が持つ暗黙知を明文化することで、全社員がその恩恵を受けられます。このように、社内Wikiは組織全体の知識資産を増やし、新しい社員や他部署のメンバーも過去の成功事例や失敗事例から学べるため、企業の競争力が向上するでしょう。
いつでも知りたい情報を検索できる
社内Wikiを導入することで、社員は必要な情報をいつでも簡単に検索できるようになります。従来のように、情報を求めて同僚に問い合わせたり、ファイルサーバー内を手探りで探したりする手間の削減が可能です。
検索機能が充実している社内Wikiであれば、キーワードを入力するだけで関連情報が一覧で表示され、迅速に目的の情報にアクセスできるようになります。
また、タグ付けやカテゴリー分けによって情報の整理が行き届いていれば、特定のプロジェクトやテーマに関連する情報を一目で把握できるでしょう。このように、情報の検索が容易になることで、業務効率の大幅な向上が期待できます。
教育コストが下がる
社内Wikiを活用することで、新入社員や異動した社員に対する教育コストを大幅に削減できます。従来の研修プログラムでは、講師や資料の準備、受講者の時間確保など多大なリソースが必要でした。
そこで、社内Wikiに教育用の資料や過去の研修内容をまとめておけば、いつでもどこでも社員が自主的に学習できる環境ができます。動画やマニュアル、FAQなどを社内Wikiに掲載することで、社員が自分のペースで学べ、教育の効率が向上するでしょう。
結果として教育にかかる時間とコストを削減し、より戦略的な業務へリソースを集中させられます。
業務の効率化が図れる
社内Wikiの導入は、業務の効率化が期待できます。情報が一元管理されると、必要なデータや資料を迅速に取得できるようになり、無駄な時間の削減が可能です。
また、部門間のコミュニケーションが円滑になり、情報の共有やフィードバックがスムーズになります。例えば、プロジェクトの進捗状況や会議の議事録をWikiにまとめると、関係者全員が最新の情報を共有でき、意思決定が迅速になるでしょう。
さらに、過去のプロジェクトの成果や問題点を参照することで、同じミスを繰り返さず、業務の改善点を見つけやすくなります。これにより、組織全体の生産性が向上し、業務の効率化が図れます。
社内Wiki導入を成功させるポイント
社内Wikiは導入したら必ず成功するツールではありません。ここでは、社内Wiki導入の成功ポイントをご紹介します。
誰でも使いやすいツールを選ぶ
社内Wiki導入を成功させるためには、誰でも使いやすいツールの選定が重要です。操作が簡単で直感的に使えるインターフェースを持つツールは、社員がすぐに慣れて活用しやすくなります。
例えば、ドラッグ＆ドロップでコンテンツを追加できる機能や、簡単にページ間をリンクできる機能があると便利です。また、豊富なテンプレートやガイドラインが提供されているツールは、初めてのユーザーでも迷わずに作業を進められるでしょう。
デモ版やトライアル期間を活用し、実際の業務で使用する社員からのフィードバックをもとにツールを選定することで、導入の効果を最大限に引き出せます。
コンテンツを充実させる
社内Wikiを効果的に活用するためには、コンテンツの充実が不可欠です。導入当初から豊富な情報がそろっていると、社員が頻繁にアクセスし、活用する動機付けとなります。
例えば、各部署の業務手順書やFAQ、技術的なドキュメント、過去のプロジェクトの記録など、実務に直結する情報を積極的に掲載しましょう。社内Wikiを通じて、社員が自分の知識や経験を共有する文化の育成も大切です。
初期段階では、キーパーソンとなる社員にコンテンツ作成を依頼し、具体的な事例や成功事例を共有すると、他の社員にも寄稿を促せます。定期的なコンテンツ追加や更新をおこない、常に最新の情報を提供しましょう。
定期的に更新やメンテナンスをする
社内Wikiの効果を持続させるためには、定期的な更新やメンテナンスが欠かせません。古い情報が放置されていると、信頼性が低下し、社員の利用頻度が減少してしまいます。情報の鮮度を保つために、定期的な見直しと更新をおこなう体制を整えましょう。
例えば、各部署にWiki担当者を配置し、月次や四半期ごとに情報を確認・更新するルールを設けると効果的です。また、情報の整理やタグ付けを見直すことで、検索性の向上も期待できます。メンテナンスを怠らず、常に使いやすい状態を維持することで、社内Wikiの価値を高められるでしょう。
社員からフィードバックをもらう
社内Wikiの運用を改善し、より効果的なツールにするためには、社員からのフィードバックが重要です。実際に使用している社員の声を反映することで、現場のニーズに合った改善がおこなえます。
定期的なアンケートやヒアリングを実施し、使い勝手やコンテンツの充実度、改善点について意見を収集しましょう。また、フィードバックをもとに具体的なアクションプランを策定し、迅速な改善によって社員の満足度を高められます。
社員が積極的に意見を述べ、改善に参加できる仕組みがあれば、社内Wikiの導入効果を最大限に引き出せるようになるでしょう。
まとめ：チャットボットを活用して社内Wikiを作成しよう！
社内Wikiは、自社の課題にあったツールの選定が重要です。また、社内Wikiはチャットボットなどのツールを使えば、手軽に利用できて、業務効率化も期待できます。
弊社サンソウシステムズが提供する「さっとFAQ」は、Excelから会話データを作成でき、登録・設定するだけで簡単に導入できるチャットボットです。専門的なプログラミングスキルは必要なく、誰でも簡単にさっと導入・運用できます。
今なら30日間の無料トライアルも利用可能ですので、「一度使って試してみたい」という方は、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。