業務を効率化できるとして、近年導入する企業が増えつつあるグループウェア。
グループウェアの導入を検討している企業の担当者の中には、「グループウェアとは何？」「何に活用できてどのような効果がある？」と疑問に思う方もいるのではないでしょうか。
グループウェアは、スケジュールやプロジェクト管理、ビジネスチャットなど、多彩な機能を持ち合わせたアプリケーションソフトです。グループウェアを導入するメリットや選ぶ際のポイントを理解することで、その効果を最大化できます。
本記事では、グループウェアとは何かについて詳しく解説します。導入のメリット・デメリットや選ぶ際のポイント、ChatGPTとの連携についても詳しく解説していますので、導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
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グループウェアとは
グループウェアとは、スケジュールやタスク管理など、さまざまな機能を複合的に利用できるアプリケーションソフトです。コミュニケーションの円滑化や共同作業を活性化させることで、業務の効率化を実現できます。
例えば、複数人でプロジェクトを遂行する場合、人数が多くなるほど全員とのコミュニケーションが難しくなるため、グループウェアがあると便利です。
グループウェアには、多彩な機能が搭載されており、その種類は製品によって異なります。例えば、以下のような機能が代表的です。
- ファイル共有：ドキュメントや画像などを共有できる機能
- ワークフロー：社内申請や稟議をおこなう機能
- 設備予約：会議室など、社内設備の予約をおこなう機能
- スケジュール管理：個人やチームのスケジュールを管理する機能
- チャット、掲示板：チャットや掲示板を通してコミュニケーションを取る機能
- プロジェクト管理：プロジェクトの進捗やタスクを確認でき、管理しやすくする機能
類似するツールとして社内SNSが挙げられますが、これはチャットやメールなどのコミュニケーションに特化したツールです。社内SNSの機能に加え、業務を効率化する機能が備わっているのがグループウェアであるため、社内SNSが進化したツールとも言えるでしょう。
グループウェアの種類
グループウェアは、オンプレミス型とクラウド型の大きく2種類に分けられます。コスト面や機能性、安全性などが大きく異なるため、導入を検討する上でも、それぞれの特徴についてよく理解しておきましょう。
オンプレミス型
オンプレミス型とは、自社のサーバーにソフトウェアをインストールする方式のグループウェアです。自社で導入したサーバーにデータを保有できるため、セキュリティレベルが高く、情報漏洩のリスクが低いのが大きな特徴です。
また、目的に応じてカスタマイズでき、既存のシステムと連携しやすいのもメリットと言えるでしょう。
しかし、グループウェアを導入する環境の構築から運用まで、すべて自社でおこなう必要があります。そのため導入コストが高く、運用管理の負担も大きくなる点に注意が必要です。特にシステムの構築には、専門的な知識を持った担当者が必要なため、人材を確保しておく必要があります。
操作性や安全性を重視する企業や、金銭的にも余裕がある企業におすすめのグループウェアです。
クラウド型
クラウド型とは、インターネット上のサーバーで提供されているソフトウェアをインストールする方式のグループウェアです。環境を構築する必要がないため、導入期間が短く、コストも低いのが大きなメリットです。また、インターネットさえつながれば、場所や時間問わず利用できるため、リモートワークや出張中でも役立ちます。
一方、機能のカスタマイズには制限がある場合が多く、使いやすさについてはオンプレミス型に比べて見劣りするでしょう。
また、クラウド型のグループウェアは、比較的セキュリティレベルの高いものが多いですが、オンプレミス型と比べると安全性は低いと言えます。コストをなるべく抑えながら、業務効率化を図りたい中小企業などにおすすめのグループウェアです。
グループウェア導入のメリット
グループウェアを導入することで、コミュニケーションの活性化や業務効率化など、多くのメリットをもたらします。導入後の効果を最大化するためにも、どのようなメリットがあるのか見ていきましょう。
コミュニケーションの活性化
グループウェアには、チャットや掲示板など、社内のメンバーとコミュニケーションが取れる機能が備わっています。今まで電話やFAXなどでおこなっていた会話を、チャットで気軽にやり取りできるため、コミュニケーションを活性化できるでしょう。また、オンライン会議ができるグループウェアもあるため、リモートワークでの複数人との会議も可能です。
これらの機能を活用して、社内のコミュニケーションが活性化することで、生産性の向上が期待できるでしょう。
情報共有を促進
グループウェアの機能を活用すれば、業務やタスクの進捗や更新された情報、必要な知識などをリアルタイムでグループのメンバーに情報共有できます。
例えば、今までメールで伝えていた連絡事項などを、掲示板や回覧板を利用して一斉に伝達が可能です。
また、ファイル共有機能を活用すれば、今まで印刷してまとめていた資料を電子データとして保存・共有できます。情報共有が円滑になり、情報やナレッジが広く行き渡ることで、業務効率の改善や売上の向上に寄与するでしょう。
リモートワークがしやすい環境作り
先述したチャットや掲示板、回覧板などの機能は、リモートワークをしやすい環境整備に役立ちます。
リモートワークはオフィスでする仕事と違い、会話が疎遠になりがちです。そのため、よりコミュニケーションやプロジェクトの進捗状況の確認などが重要になります。グループウェアを導入することで、コミュニケーションや情報共有を活性化でき、リモートワークでも問題なく業務を遂行できるでしょう。
また、クラウド型のグループウェアは、スマートフォンやタブレットから操作ができるソフトもあります。パソコンが手元にない場合や移動中でも、手軽に意思の疎通や管理業務がおこなえるでしょう。
作業の効率化
仕事を進める上で必要な作業がグループウェア一つで円滑に実行できます。例えば、プロジェクトの進捗やスケジュールの確認、タスクの振り分け、情報共有など、効率よくおこなえるでしょう。
これまで直接手渡しが必要だった稟議や申請、メールや口頭で伝える必要があった報告業務などの手間を省けるため、重要なタスクにリソースを集中できます。
またグループウェアでは、個人の業務量を可視化できることから、感覚的におこなっていたタスクの分配などを適切におこなえるのもメリットです。特に管理職は、タスクが特定の人に偏っていないか確認できるため、過労の防止にも役立つでしょう。
ペーパーレス化
社内申請や稟議などをグループウェア上でおこなえるため、わざわざ印刷する必要がなく、ペーパーレス化につながります。そのため、紙を印刷・処分する手間が省けるのはもちろん、紙の購入費用も不要です。
また、企業として環境問題に取り組んでいることで、企業のイメージアップが期待できます。その結果、従業員の意識も高まり、従業員満足度や士気の向上が見込めます。
コスト削減
先述した通り、グループウェアの機能を活用することで、幅広い業務を効率化できます。作業を効率化できれば、その分人件費の削減が可能です。
また、ペーパーレス化によって印刷にかかる紙やインクのコストも削減できます。グループウェアを導入して削減したコストは、売上アップのための施策や課題解決などに充てられるでしょう。
グループウェア導入のデメリット
メリットが大きいグループウェアですが、その一方でいくつかの注意点があります。導入してから問題を引き起こさないためにも、あらかじめ把握しておきましょう。
導入コストがかかる
グループウェアを導入するには、基本的にコストがかかります。グループウェア導入に発生する主な費用は、以下の通りです。
- 初期費用（オンプレミス型の場合）
- 月額費用（有料プランの場合）
- サーバー費用（オンプレミス型の場合）
- 機能の追加費用
- 別システムと連携する際のサポート費用
特にオンプレミス型のグループウェアは、自社サーバーを用意して環境を構築する必要があるため、多額のコストが必要になるケースも少なくありません。もちろん、無料で導入できるグループウェアもいくつか存在しますが、機能を追加したり、利用人数を増やしたりする際に料金が発生する可能性があります。
そのため、なぜ導入するのかを明確にし、プラン内容と照らし合わせて、十分に検討することが大切です。
導入しても定着しない可能性がある
グループウェアの導入効果を最大化するには、社内に定着させ、適切に利用する必要があります。しかし、年齢層が比較的高い社員やITに不慣れな社員には、なかなか利用されないケースも少なくありません。今までの仕事のやり方に強いこだわりを持っており、グループウェア導入に不満を感じる方もいるでしょう。
そのため、グループウェアを活用するメリットを説明したり、使い方をまとめたマニュアルを作成したり、研修会を開催したりなど、サポートする体制の構築が必要です。
はじめからすべての機能を使うのではなく、まずはチャットやスケジュールなどの基本的な機能から使い始めるようにしましょう。
情報漏洩のリスクがある
グループウェアのほとんどは、比較的セキュリティレベルが高く、情報漏洩のリスクは少ないでしょう。とはいえ、情報漏洩のリスクがゼロではないため、もしものことを考えてあらかじめ対策することが大切です。
グループウェアで情報漏洩する際の主な原因には、誤操作や端末の置き忘れなどのヒューマンエラーや不正アクセス、ウィルスの侵入などが挙げられます。
上記による情報漏洩を防ぐためにも、アクセス制限や暗号化機能があるグループウェアを選ぶと良いでしょう。また、情報漏洩対策ソフトと組み合わせることでよりセキュリティを強化できるため、資金に余裕がある場合は、活用することをおすすめします。
コミュニケーションが取りづらい場合もある
グループウェアで、新たにチャットや掲示板を作成する際、管理者の許可が求められる場合があります。そのため、ほかの部署や役職とのコミュニケーションをおこなう場合には不便に感じることも少なくありません。
例えば稟議では、内容によってほかの部署とコミュニケーションを取り、事前に根回しすることもあるでしょう。そのため、その都度チャットや掲示板を作成してコミュニケーションを取ることは効率的とは言えません。
また企業には、部署や役職ごとにアクセスを制限する機能も備わっています。企業には、その部署や管理職だけが閲覧できる情報もあるため、グループウェア上ならすべての情報やチャット・掲示板にアクセスできるとは限らないのです。
グループウェアを選ぶ際のポイント
多くのグループウェアがある中から、自社にあったソフトを選ぶにはいくつかのポイントを押さえる必要があります。グループウェア選びで失敗しないためにも、選ぶ際のポイントについて解説します。
導入目的を明確にする
グループウェアを導入するには、まず導入する目的を明確にします。
グループウェアを導入して解決したい課題や達成したい目標を明確にできれば、それを達成するために必要なプランや機能が見えてくるでしょう。目的が明確になっていなければ、思うような効果が出なかったり、思うように利用されなかったりと、失敗する可能性が高まります。
- 「情報や資料の共有をスムーズにしたい」
- 「機能ごとに使い分けているツールを一つにまとめたい」
- 「各個人のスケジュールを把握できるようにしたい」
上記のように、具体的な目的を設定した上で、適切なグループウェアを選びましょう。
自社の環境・業務との適性を判断する
すでに別のツールやシステムを利用している場合、それらとの相性やシステム連携の可否を基準にグループウェアを選びます。既存のシステムと連携ができない場合、かえって効率が悪くなる可能性もあるため、注意が必要です。
また、営業部門などでは、パソコンよりもスマートフォンやタブレットを開く機会が多いでしょう。そのため、モバイル向けアプリがあると、スマートフォンやタブレットでも見やすくて便利です。
既存システムとの相性を確認すると同時に、今後新たなシステムやツールを導入する可能性もふまえて、グループウェアの拡張性についても確認しておくと良いでしょう。
操作性に優れているか
グループウェアをより早く定着させるには、操作性が重要です。
操作画面が見づらく、使いにくいグループウェアは、利用率を下げるだけでなく、コミュニケーションや情報共有の円滑化の妨げにもなります。
ITツールに不慣れな社員でも、直感的に使いやすいグループウェアを選ぶようにしましょう。
プラン変更の可否
ほとんどの場合、機能の追加やプラン変更が可能ですが、なかには利用期間に制限を設けており、すぐにプラン変更できないグループウェアもあります。プラン変更が自由にできないと、社員が増えた際に、すぐに使用できず、非効率的に運用せざるを得ない期間が発生してしまいます。
利用人数を増やしたい場合や使ってみたい機能がある場合に、自由に追加できたり、設定を変更できたりするグループウェアを選ぶと良いでしょう。
十分な費用対効果が見込めるか
先述した通り、グループウェアを導入するには、コストが発生します。グループウェアを選ぶ際は、費用に対してどれくらいの効果が見込めるのかのシミュレーションが大切です。
例えば、「多くの機能があった方が良い」と、機能を盛り込み過ぎてしまうと費用は高くなります。目的達成のために必要のない機能まで盛り込んでしまっては、費用対効果が低く、無駄な出費です。目的達成のために機能を最大限に活かせるグループウェアを選びましょう。
なかには、無料トライアルを設けているグループウェアもあるため、積極的に活用して効果を見てみることをおすすめします。
セキュリティ対策
グループウェアでは、人事や経理、顧客情報など、社外秘の情報を扱うケースがほとんどです。
ほかにも、社員の個人情報なども含まれるため、情報漏洩のリスクが少ないグループウェアを選ぶことが大切です。そのため、「ユーザー認証」「アクセス制限」「暗号化」機能やマルウェア対策など、基本的なセキュリティ対策の有無を確認しましょう。
また、導入後はこれらの機能を適切に利用することも大切です。
代表的なグループウェア
さまざまなグループウェアがある中でも、代表的なグループウェアを紹介します。また、無料で使えるグループウェアについて紹介した記事もあるので、ぜひご覧ください。
desknet’s NEO
desknet’s NEOは、デスクネッツ株式会社が提供する、数名から数万名規模まで、幅広く利用できるグループウェアです。中小企業から大企業、金融機関、自治体など、それぞれのニーズに合わせた導入ができます。
desknet’s NEOの魅力は、ニーズに合わせた2つの導入方法と機能の豊富さです。導入方法には、導入コストと手間を省けるクラウド版と、自社に合わせたシステムを構築できるパッケージ版があります。それぞれの目的や使用用途に合わせて選べるため、より有効的にグループウェアを活用できるでしょう。
また、desknet’s NEOに搭載されている機能は、拡張機能を含め40種類以上です。業務を遂行する上で必要な機能が揃っているため、多種多様な業種で活躍できるでしょう。
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Google Workspace
Google Workspaceは、Googleが提供するGmailやカレンダーなど、各種機能をベースとしたグループウェアです。機能がシンプルで使いやすく、ITや小売り、医療分野など、どのような業種でも幅広く利用できます。
メールやチャット、ビデオ会議によるコミュニケーションはもちろん、スケジュール共有やドキュメントによる文書作成、スプレッドシートの表計算など、グループウェアの基礎的な機能の利用が可能です。
また、大手企業が運営していることもありセキュリティレベルの高さも魅力です。安全性の高さや使いやすさを求める企業におすすめのグループウェアと言えるでしょう。
Microsoft 365
Microsoft 365は、日本マイクロソフト株式会社が提供する、Office製品をベースとしたグループウェアです。Wordによる文書作成やExcelによるデータ管理、チャットやファイル共有など、基本的な機能が充実しています
Microsoft 365では、企業の規模に応じていくつかのプランを用意しており、最適なプランを選択できるでしょう。小規模から利用できる一般法人向けプランや大企業向けのプランだけでなく、教育期間にのみ対応したプランもあります。
セキュリティレベルも高く、安全にグループウェアを利用したい企業におすすめです。1か月間無料トライアルも実施しているため、試しに利用してみたい方は、ぜひ活用ください。
サイボウズGaroon
出典：サイボウズGaroon
サイボウズGaroonは、サイボウズ株式会社が提供する、使いやすさが魅力のグループウェアです。幅広い年代でも使いやすいよう設計されており、ITリテラシーの低い社員でも問題なく使えるため、教育コストの削減にも役立ちます。
また、専門知識なしでもシステム管理ができるため、一般社員だけでなく、管理者の負担も軽減できます。もちろん、使いやすさだけでなく、機能も豊富です。機能は20種類以上を搭載しており、スケジュールやワークフロー、掲示板などの基本機能から、多言語対応など幅広い機能を備えています。
他システムとの連携も可能であるため、すでにシステムやツールを利用している場合にもおすすめです。他サービスと連携できれば、活用の幅をより広げられるでしょう。
チャットボットはグループウェアの活用を促進する
チャットボットはグループウェアの活用を促進できます。
チャットボットのサポートにより、グループウェアの使い方や情報の整理ができるため、利用しやすくなります。
例えば、「グループウェアの使い方や知りたい情報について同僚に何度も尋ねると迷惑をかけてしまう」と考えて遠慮する方もいるでしょう。
結果的にグループウェアにおけるコミュニケーションが少なくなるケースにつながります。チャットボットを通じて、使い方などを知れれば、上記の問題を解決できます。
さっとFAQは、株式会社サンソウシステムズが提供するチャットボットです。チャットボットをグループウェアに設置することで、マニュアルや資料などの必要な情報に簡単にアクセスできます。
特に入社したての時期は、社内のルールや仕事の進め方など、わからないことが多いでしょう。そのようなときにグループウェアがチャットボットに設置されていれば、本来電話や口頭で聞く必要があった情報を、すぐに入手できます。
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ChatGPTと連携が可能なグループウェアも
グループウェアの中には、ChatGPTとの連携が可能なグループウェアも存在します。株式会社デスクネッツは、ChatGPTを標準搭載した「desknet’s NEO V8.0」を2023年9月28に提供を開始しました。
グループウェアとChatGPTを連携するメリットは、グループウェア上で、手軽にChatGPTに知りたい情報を質問できる点です。ユーザーは仕事をしている中で、わからないことや調べたいことなどが出てきた際に、グループウェア上にあるChatGPTのマークをタッチするだけで気軽にChatGPTを呼び出せます。
企画のアイデア出しにも役立つため、業務をより効率的におこなえるでしょう。
株式会社サンソウシステムズでは、グループウェアへのChatGPTの導入サポートもおこなっています。ビジネスシーンにおける詳しい活用事例も紹介しておりますので、気になる方は、ぜひ以下からダウンロードしてみてください。
グループウェアでチームの生産性を向上させよう
グループウェアを導入することで、コミュニケーションの円滑化や業務の効率化、コスト削減など多くのメリットをもたらします。その一方では、いくつかのデメリットもあり、それぞれをふまえて自社に最適なグループウェアを選ぶことが大切です。
何よりまずは、導入後に利用してもらうことが重要です。利用率をあげるには、操作性に優れており、どのような年代にとっても使いやすいグループウェアを選ぶようにしましょう。
また、グループウェア上にチャットボットを設置することで、使いやすさを高めることも可能です。簡単かつ円滑に知りたい情報にアクセスできるため、グループウェア導入を検討している方は、チャットボットの導入も同時に検討してみてください。
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今なら30日間無料トライアルもおこなっているため、試しに使ってみたい方は、ぜひ活用してみて下さい。