従業員によってスキルや経験に差があるため、業務の品質にもバラつきが生じやすくなります。業務品質を一定に保つためには、業務標準化が必要です。
業務標準化とは、誰もが同じ手順で業務を行って同じ成果を得られるよう、業務内容の標準を定めることです。
そこで本記事では業務標準化について詳しく解説します。実行するメリットや具体的な進め方、さらに業務標準化に役立つツールも紹介しているので、業務標準化を検討している人はぜひご参考ください。
業務標準化とは
業務標準化とは、同じ業務を誰が行っても同じ成果になるよう、業務内容やフローの標準を定める取組みです。
- 特定の人にしかできない業務がある
- 従業員ごとにスキルの差がある
- 個人個人で業務のやり方が違う
上記のように業務が属人化している場合、特定の従業員に業務負荷が偏ったり、成果にバラつきが生じたりすることがあります。しかしそれでは健全とは言えません。
そこで業務標準化を行い、全員が同じ手順で業務を進めて同じ成果を得られるようにする仕組みが求められるのです。
業務標準化を行うメリット
業務標準化に取り組むことで、企業は以下のように様々なメリットが期待できます。
業務が効率化し生産性向上が見込める
業務標準化により、効率的に仕事が回るようになり企業全体の生産性向上に繋がります。
業務が標準化されていない場合、従業員一人ひとりによって業務のやり方が異なります。人によっては、業務のやり方にムダやムリが生じてしまって非効率なやり方をしている場合もあるでしょう。
そこでムダやムリを省いた業務の進め方を標準化することで、全員が効率的に業務を進められるようにします。
結果として企業全体で業務が円滑に進み、生産性の向上に繋がるでしょう。
業務の品質が均一化する
従業員によってスキルや経験年数が異なると、当然ながら品質にも差が生じます。しかし業務標準化により、品質のバラつきを抑えることができるでしょう。
たとえば経理業務で計算ミスが多すぎると企業の現状を正確に分析できないため、経営戦略を誤る場合もあります。また顧客に納品した製品の一つひとつにバラつきがあると、顧客の信頼を失いかねません。
そのため業務標準化により誰もが同じ手順で業務を行えるようにすることで、スキルや経験年数が違っても一定の品質を保てます。
異動や退職などに対応しやすい
業務標準化は、従業員の急な異動や退職などがあっても対応しやすいというメリットもあります。
業務が属人化している場合、異動や退職で急に担当者がいなくなると他の人では作業できません。そのため業務に遅延が発生したり、対応漏れが生じたりする可能性があります。
しかし業務標準化ができていると、担当者の急な異動や退職があってもすぐに他の従業員が対応できます。担当者が代わっても一定の品質を確保できるため、企業の生産性を低下させずに仕事を回せるでしょう。
業務の進捗を管理しやすい
業務標準化は管理者にとってもメリットがあります。
業務が属人化している状態では情報共有がうまくいかずに、どこまで業務が進んでいるか把握できません。
特に、締め切りのあるプロジェクトではスケジュール管理が重要になりますが、誰がどこまで進めているかが把握できずに納品に間に合わない場合もあるでしょう。
一方、業務標準化をすると一つひとつの業務の工数がある程度把握できるため、全体のスケジュール管理がしやすくなります。
従業員の負担が減る
特定の従業員にしかできない業務があると、その人に業務負荷が集中しがちです。そのことで、他の業務に充てる時間を確保できなかったり、精神的なストレスになったりする可能性もあるでしょう。
しかし業務標準化をすると誰でも同じ業務ができるようになるため、特定の従業員への業務負担が削減されます。
今までは一人の担当者が行っていた業務を全員で分担できるようになると、業務のスピードが向上して生産性向上にも繋がるでしょう。
業務標準化の進め方
次は、業務標準化を実行するための進め方について解説します。
現状の業務内容をフローに沿って洗い出す
まずは、現状の業務内容の洗い出しから始めます。このとき、現状の業務フローに沿って進めていくと、どういった業務をどのように進めているかを把握しやすくなります。
また、以下のポイントも意識すると、より詳しく現状を把握できます。
- それぞれの業務にはどのくらいの時間がかかっているか
- 特定の担当者がいないと進められない業務はないか
- 人によって進め方が違う業務がないか
これらのポイントにも着目し、なるべく関係している従業員全員にヒアリングをして現状を洗い出しましょう。
標準化する業務を選定する
現状が把握できたら、標準化すべき業務を選定します。
一気にすべての業務を標準化すると、現場が追い付かない可能性があります。そこで優先順位をつけて、優先度の高い業務から取り組むと良いでしょう。
属人化している業務や品質にバラつきがある業務は、標準化の優先度が高いと判断できます。また二重入力などの無駄な業務や、工数に見合った作業時間が確保されていない無理な業務なども、優先的に標準化して改善すべきです。
業務のやり方やフローを整備する
標準化する業務が決まったら、具体的な業務のやり方やフローを整備します。現状の業務内容の問題点を見極め、どのようなやり方やフローなら誰もが作業しやすいか検討しましょう。
フローチャートで可視化すると、より細かく業務の進め方を整備できます。
マニュアルを作成する
次は一つひとつの業務に関するマニュアルを作成します。
マニュアルは手順がわかりやすいよう、テキストだけでなく画像も使用すると良いでしょう。一連の流れを動画で撮影すると、さらに具体的に業務内容を理解できます。
紙ベースのマニュアルだけでなく、動画やチェックリストなども活用することで、従業員の理解を促せるでしょう。
定期的に見直す
業務フローの整備やマニュアル作成などをして終わりではなく、業務標準化が実現できているか定期的に検証する機会も必要です。
いざ実行してみると、フローに無理があったりマニュアル通りにはいかなかったりする場合もあります。そのまま放置しておくと思わぬトラブルを引き起こす可能性もあるため、定期的に見直すことが重要です。
現場へのヒアリングや成果物のチェックなどで業務標準化の成果を検証し、改善点をブラッシュアップして精度を高めていきましょう。
業務標準化に活用できるツール5選
業務標準化は先述の進め方で実行できますが、より成果を高めるためにはツールの活用も一つの手です。そこで業務標準化に活用できるツールを5製品を紹介します。
さっとFAQ
チャットボット「さっとFAQ」は、社内ヘルプデスクや業務手順の確認などにも活用できます。業務内容や業務手順を設定しておくことで、担当する従業員が自分自身で業務に関する疑問点を解消できるでしょう。
たとえば「工程Aの次は何をするか」という質問に対して、工程A以降の業務内容と手順を設定しておきます。そうすると工程Aを終えた従業員は、さっとFAQにある回答を確認しながら業務を進められるのです。
従業員から寄せられる業務上の質問に対応した回答を設定しておくことで、従業員は自分で必要な情報を得られるため、コミュニケーションコストを抑えることが可能です。
Teachme biz
「Teachme biz（ティーチミービス）」は、業務標準化では必須であるマニュアルを作成できるツールです。
テンプレートに沿って画像とテキストを入れていくだけで、業務の手順をわかりやすくマニュアル化できます。
もちろん動画のマニュアルも作成できます。動画内に字幕や図形なども入れられるので、より視覚的に理解しやすいマニュアルを作成できるでしょう。
作成したマニュアルはツール上で共有でき、タスク形式で配信されます。従業員の閲覧履歴や実行履歴なども把握できるので、一人ひとりに合わせたフォローが可能です。
octpath
「octpath（オクトパス）」は、業務フローを可視化できるプロセスマネジメントツールです。
一連の業務フローをフローチャート形式で設計できるため、業務の属人化を防ぎます。
業務が発生したらそのフローに沿って業務を開始することで、担当者や進捗状況をリアルタイムで管理できます。
期限切れの業務は一覧表示も可能です。業務の遅れや漏れをすぐに把握し、スピーディに対処してトラブルを回避できるでしょう。
Questetra BPM Suite
「Questetra BPM Suite（クエステトラBPMスイート）」は、業務フローを設計できる業務プロセス管理システムです。
管理者は業務フローを設計し、細分化した業務に担当者を割り振ります。一つの作業が終わるごとに各業務に割り振られた担当者へと自動で業務が引き継がれていくため、担当者間での業務の受け渡しが自動化される仕組みです。
管理者は業務の進捗を把握できるため、漏れや遅れが生じていてもすぐに対応できます。
KnowledgeSh@re
「KnowledgeSh@re（ナレッジシェア）」は簡単にマニュアルを作成できるツールです。
作成したマニュアルは、スマートフォンやパソコンなどマルチデバイスに対応しているので、現場でも気軽にマニュアルを確認できます。
またマニュアルを利用した従業員がコメントを入れられる機能も搭載されています。質問や改善コメントなどを入れることができるため、より社内のコミュニケーションを活性化できるでしょう。
業務を標準化して生産性向上！
業務標準化は、業務の属人化や品質のバラつきをなくし、生産性向上に繋がる重要な取組みです。業務フローの整備やマニュアルの作成ができていない組織は、ぜひ取り組んで業務標準化を目指しましょう。
業務標準化を効率的に進めるには、ツールの活用も重要です。今回紹介したツールを参考に、ぜひ業務標準化にお役立てください。