定型的な業務を代行してくれる「RPA」。人間がおこなう業務をロボットにお願いすることで、業務の工数や人件費を削減したり、業務を効率化したりできることで知られています。
今回は、RPAとは何なのかについて詳しく解説します。他ツールとの違いや導入するメリット、活用方法まで簡単にわかりやすく解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。
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RPAとは？
RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、簡単にいえば「ロボットで業務を自動化するシステム」のことです。
画面上で仕事の流れを設定することで、ロボットが機械的に業務を遂行してくれます。その性質から、定型的な業務や単純作業との相性が良いとされています。
RPAの特徴
RPAは、普段利用している業務管理ツールへの入力作業やメールの送付、ファイルの保存や格納など、日常的に繰り返しおこなわれる業務を自動化します。
マウス操作やキーボード入力、データの照合などをすばやくおこなうことに加え、24時間365日働きます。さらに、Microsoft OfficeのアプリケーションやWebブラウザなど、広範囲に横断する作業を自動化できる点が大きな特徴です。
このような定型的な業務は、業種や部署にかかわらず企業活動において必ず発生するものです。単純作業はヒューマンエラーが起こりやすい業務でもあるため、RPAのようなロボットを導入することで効率化につなげられる可能性があります。
RPAの種類
RPAツールは大きく分けると、オンプレミスの「デスクトップ型」「サーバー 型」、「クラウド型」の3種類があります。
デスクトップ型は、パソコンにインストールして使用するオンプレミスタイプのツールです。ツールを利用したいパソコンにのみインストールするため、比較的安価で導入しやすい傾向にあります。小さな規模からスモールスタートしたい企業におすすめです。
サーバー型は、パソコンとサーバーにインストールするタイプのツールです。サーバーでツールを管理するため、大きな規模で稼働できます。一方で、導入までに時間がかかるほか、費用も高額になりやすい側面があります。
クラウド型は、提供先のシステムをオンラインで利用するインストール不要のサービスです。導入に工数やコストがかからず、リモートワーク下でも利用できます。比較的安価ですが、人数が増えると費用がかさむため、費用対効果はサーバー型のほうが高くなる場合もあります。
RPAと各ツールの違い
RPAと比較されるツールとして、botやAI、Excelマクロ機能などがあります。それぞれのツールとRPAがどう違うのかを見ていきましょう。
botとの違い
botとは、決まった業務を自動的に繰り返しおこなうプログラムのことです。あらかじめ手順をプログラミングしておくことで自動化するもので、対話形式の「チャットボット」もこれに分類されます。
botとRPAの違いは、自動化する対象です。botは主に会話を、RPAは作業を自動化します。RPAと異なり、botの実行にはプログラマーやエンジニアが必要不可欠です。
AIとの違い
AIとはArtificial Intelligenceの略であり「人工知能」と訳されます。ソフトウェアを使って人間の知能を人工的に再現する技術です。
AIとRPAとの違いは、「自ら判断しておこなうか」「ルールに従っておこなうか」です。AIは人間の思考や知能、行動などを人工的に再現することを目的としていますが、RPAはあらかじめ命令された業務のみをおこないます。
近年では、RPAにAIを組み込むことで、非定型業務を自動化する仕組みの構築ができるようになっています。
Excelマクロ機能（VBA）との違い
Excelマクロ機能（VBA）とは、Microsoft Officeのアプリケーション上で、あらかじめ決められた処理の手順を登録しておくことで、一定の業務を自動化できる機能です。プログラミング言語を使ってマクロを設定する、もしくは「マクロの記録」機能で処理手順を記憶させます。
マクロ機能とRPAの違いは、自動化できる範囲です。マクロ機能はOfficeのソフトウェア上でおこなう業務しか自動化できませんが、RPAはアプリやブラウザなどの境なく、広範囲の操作を自動化できます。
産業用ロボットとの違い
産業ロボットは、企業の生産性を向上させるために業務を効率化するロボットです。業務効率化を目指すという観点では、RPAと同じといえます。
産業ロボットとRPAの違いは、自動化する作業内容です。産業用ロボットはブルーカラー業務の自動化を目的としてつくられたものであり、対してRPAはホワイトカラー業務、主に事務作業などを自動化します。
SaaSとの違い
SaaSとはSoftware as a Serviceの略で、サーバー上のソフトウェアから必要な機能だけを借りて利用するクラウド型ツールです。
SaaSとRPAの違いは、クラウド型かオンプレミス型かという点です。SaaSがクラウドを利用するのに対し、RPAはパソコンにインストールして使います。
またRPAには、さまざまな業務をカバーできる柔軟性があるのに対し、SaaSは特定の業務に特化したツールという違いもあります。
RPAが広まった背景
RPAなどのツールが広まった背景には、労働人口の減少が挙げられます。
日本は少子高齢化により、労働人口の減少が大きな問題となっています。そんな中でも企業が生き残っていくためには、労働力を確保しなければいけません。
そこで注目されたのがRPAやAIです。昨今ではデジタル化が進み、人間の代わりに業務をこなすRPAやAIをはじめとするツールが多数開発されています。労働力といえば私たちのような人間をイメージするかもしれませんが、少子高齢化が進む現代においては、人間の代わりとなるRPAやAIなどの導入も労働力の確保と同じ意味をもつのです。
社会や経済状況が変化する中で、企業の存続のためには人間以外の労働力の確保が急務となり、RPAなどのツールに注目が集まったのです。
RPAツールを導入するメリット
RPAを導入する主な目的としては、生産性や品質の向上、コスト削減、ヒューマンエラーの防止などが挙げられます。それぞれ詳しく見ていきましょう。
生産性・品質が向上する
人間が手作業でこなす業務も、RPAを使えばスピーディに処理できます。単純作業に割いていたリソースが空き、その分コア業務に注力できるようになるでしょう。
人間がおこなう作業はスキルや経験、体調などによって精度が変わる可能性があるのに対し、RPAは決まった業務を機械的にこなすため、高い品質を維持できます。
手順が決まっている業務を自動化することで、労働時間の短縮や企業全体の生産性を向上させることが期待できるのです。
コストを削減できる
定型業務を自動化することで、人的コストを削減できます。リソースが割かれている業務を自動化すれば人手不足が減り、新たな人材の採用や教育にかかるコストの削減が見込めるためです。
定型業務が多い業種ほど、RPAの導入効果は高いでしょう。時期的に定型業務が増える業種や短期でスタッフを雇う企業は、RPAを導入すればコスト削減につながります。
また、RPAは24時間365日稼働し、人間よりも多くの業務をおこなえるため、残業や休日出勤も減らせるでしょう。
ヒューマンエラーを防止できる
RPAはあらかじめ決められたルールに則って業務をおこなうため、ヒューマエラーを防止できます。
人間の集中力には限界があり、長時間労働や単純作業によって入力ミスや計算ミスが発生することはよくあるケースです。一度ミスが起こると、修正したり再発防止策を検討したりなどの業務が増えかねません。
そこでRPAを活用すれば、ヒューマンエラーを未然に防止でき、高い業務品質を維持できます。
RPAをうまく活用するには？
RPAをうまく活用するには、導入前の準備が必要不可欠です。ここでは、RPAを有効活用するために導入前に準備しておくべきことを説明します。
導入前に業務を整理する
RPAを導入する前に、導入する目的を明確にして自動化する業務を洗い出しましょう。「働き方改革を推進したい」「人手不足を解消したい」などの目的を定めた上で、どの業務を自動化するのかを選定していきます。
RPAで自動化できる主な業務は、作業頻度が多い業務、手順が少なく単純作業を繰り返す業務などです。これらの性質を活かせる業務かどうかも含めて整理をおこなうと良いでしょう。
担当者を決める
導入前に、実際にRPAを操作する担当者を決めておくことも大切です。導入を検討する際は、実際に使う担当者を交えた上で、体制をどう整えるか話し合うことが大切です。
一度導入してしまうと、仕様を変更するのはなかなか難しいものです。決定権のある責任者だけで導入の詳細を決めることで、導入後に管理しにくいなど、うまく運用できない可能性があります。
責任者だけでなく実際に操作をする担当者と担当部署を導入段階で決め、詳細を話し合うことで導入後の運用もスムーズに進むでしょう。
不測の事態に備えておく
RPAは業務を自動化してくれる便利なシステムですが、何かをきっかけに、止まってしまったり誤作動を起こしたりする可能性があります。ソフトやサイトに何か変化が生じた際に、突然業務が停止してしまうこともあるのです。
そのような不測の事態に対応できるよう、人材の育成が大切です。もちろん、外部の業者に任せても問題ありませんが、対応までに時間やコストがかかることもあるため、社内で対応できる人材を育てておくと良いでしょう。
RPAはチャットボットと連携して使える
RPAと連携できるツールがさまざまあるなかで、チャットボットと連携させることでより業務を効率化できます。
チャットボットとは、ユーザーからの質問に対してチャット形式でリアルタイムに会話をおこなえるシステムです。チャットボットからの問いかけに対して、回答を直接入力したり選択肢の中から選んだりすることで疑問を解決できます。
RPAとチャットボットを連携すると、チャットボットを通してテキストや声を発信させ、RPAがユーザーからの回答に合わせて業務を自動で進められます。
例えば、ECサイトなどでユーザーがチャットボット上で商品を注文した際に、入力されたデータをRPAで基幹システムに登録することで定型的な業務の効率化を図るなどの活用ができるでしょう。
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