業務効率をアップさせる社内マニュアルの作り方|手順やおすすめの方法を紹介

基礎知識
監修者
蒔田 豊

株式会社サンソウシステムズ取締役・サービス事業本部長

インフラ・ネットワーク・WEB開発を経験し、コンサルティングとして様々な顧客のIT課題解決に貢献。その後チャットボットソリューションのサービス事業を立ち上げDX推進に従事。趣味は滝巡り。

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業務の効率化や標準化に効果がある、社内マニュアル。自社に導入したいものの、どのような手段で作成すればよいのか悩んでいる方もいるでしょう。

そこで、本記事では社内マニュアルの代表的な作り方を3つ紹介します。後半では作成手順も説明しているため、社内マニュアルを導入したい方はぜひ参考にしてください。

社内マニュアルとは

社内マニュアルとは、業務の流れや注意点などをまとめた説明書のことです。作成して終わりではなく、社内で共有することで大きな効果を発揮します。

社内マニュアルを作成すると、一部の社員のみ特定の情報を知っているという属人的な状態を防止できます。誰でも業務やサービスに関する情報を知ることができるため、業務品質を標準化することが可能です。

また、社内マニュアルの作成には、人材を育成する時間を削減できるといったメリットがあります。新入社員は業務の基礎的な部分を社内マニュアルから学べるため、1から10まですべて先輩社員が教える必要がないのです。

社内マニュアルの代表的な作り方

この章では、社内マニュアルの代表的な作り方を紹介します。代表的な作り方は、以下の3つです。

  • エクセルの活用
  • ワードの活用
  • マニュアル作成ツールの活用

エクセルの活用

エクセル(Excel)とは、Microsoft社が提供しているOfficeソフトの一つです。表計算に特化しており、関数を使用することで複雑な計算をおこなえます。

計算や分析という点で優れているエクセルですが、社内マニュアルとしても活用することが可能です。

「見積書の作成」や「納品書の作成」など作業ごとにタブを切り替えて作成すると、それぞれの作業のすべきことや注意点を確認しやすくなります。図形を使用することでよりわかりやすい社内マニュアルになるため、積極的な使用がおすすめです。

メリット

エクセルは多くの企業で導入されているソフトです。すでに導入している場合は、社内マニュアルの作成にあたって、ソフトを導入する手間や費用は発生しません。社員も新たに操作方法を覚える必要はなく、少ない負担で作成することが可能です。

また、簡単に図形や表を挿入できる点も魅力で、「挿入」タブの「図形」から長方形や矢印などさまざまな種類の図形を選べます。適宜図形や表を活用することで、文字だけの場合よりも、一目で情報を把握しやすくなります。

デメリット

エクセルで作成した社内マニュアルの印刷は、ページ数を指定して簡単に印刷できるというものではありません。

エクセルはページの区切りがないため、社内マニュアルを印刷する際に、印刷範囲や余白設定など細かく条件を設定する必要があります。条件設定を誤ってしまうと、文字が小さ過ぎて読めないなんてことも。

また、スマホからはファイルを確認しにくいといったデメリットもあります。スマホはパソコンよりも画面が小さいため、セルに入力している情報が読みにくいのです。セルが小さいことから誤操作してしまい、データが削除されることもありえます。

ワードの活用

ワード(Excel)とは、エクセル同様、Microsoft社が提供しているOfficeソフトの一つです。代表的な文章作成ソフトであり、多くの会社で導入されていることから、一度は使った経験があるという方は多いのではないでしょうか。

報告書や仕様書などさまざまな書類作成で使用されるソフトですが、社内マニュアルも例外ではありません。ここでは、ワードで社内マニュアルを作成するメリット・デメリットを説明します。

メリット

ワードは、目次の挿入や見出しの設定・文字装飾を簡単におこなうことが可能です。長文の社内マニュアルも文字や見出し・文字装飾を活用することで、見やすいものとなります。

また、ページの区切りがあるため、作成している画面の通りに文書を印刷できるといったメリットもあります。プレビューで実際に印刷する前にイメージを確認できるため、「印刷してみるとレイアウトが崩れている」という事態を防止できるのです。

デメリット

表計算をおこなうのに手間がかかる点がデメリットです。

エクセルで表の数値を合計する場合、SUM関数を使うことが一般的です。セルを範囲指定するだけで、短時間で複数のセルの数値の合計を算出できます。

一方、ワードはエクセルのようにドラッグ操作でセルの範囲指定をおこなえません。ワードでセルの合計を計算する場合は、「レイアウト」タブを選択して「計算式」ボタンをクリックした後に、該当のセルを選択するといった多くの手順が発生します。

また、ワードはエクセルに比べて利用できる関数が圧倒的に少なくなっています。ワードで完結させたい場合は手間をかけて計算することもひとつの手ですが、効率を重視するのであれば、エクセルで作成した表をワードに貼り付けることがおすすめです。

もしエクセルやワードでも物足りない場合は、多くの関数が用意されている他のソフトの利用が向いています。

マニュアル作成ツールの活用

マニュアル作成ツールとは、マニュアルを効率的に作成できる機能が搭載されているツールです。大きく分けると、以下の2つの種類があります。

  • 動画式
  • 手順式

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、テレワークが増えるなど働き方は大きく変化しています。新しい働き方にスムーズに移行できるように社内マニュアルを作成する企業が増えており、効率的に作成したいということからマニュアル作成ツールは大きな注目を集めています。

メリット

マニュアル作成ツールには多くのテンプレートが用意されています。テンプレートに沿って必要情報を入力するだけで、充実した社内マニュアルが完成するのです。社内マニュアルの作成が初めてでどのようなレイアウトにするか悩むという方におすすめでしょう。

また、スマホやパソコンなどマルチデバイスから利用できる点も魅力です。外出先からスマホでマニュアルを作成・閲覧することが可能で、わざわざパソコンを広げる必要はありません。

デメリット

マニュアル作成ツールの利用には、導入費用や月額費用が発生します。効率的にマニュアルを作成したいけれど、あまり費用をかけたくないという方もいるでしょう。

社内マニュアルは作成して終わりではなく、業務やサービス内容に変更があれば、マニュアル内容を改善しなければなりません。そのため、一週間や一ヵ月でツールの利用は完了するものではなく、長期的な利用を前提として契約する必要があります。

社内マニュアルの作成手順

この章では、社内マニュアルの作成手順を紹介します。作成手順は、以下の通りです。

  1. 作成スケジュールを決定する
  2. 構成を決定する
  3. マニュアルを作成する
  4. 仮運用する

作成スケジュールを決定する

まずは社内マニュアルの作成スケジュールを決定します。社内マニュアルをいつ公開したいのか決定し、公開日から逆算して作成の開始時期の決定とリソースの割り当てをおこないましょう。

業務の難易度が高くなるほど、マニュアルの作成にかかる時間は長くなります。想定していないトラブルが発生する可能性があるため、余裕を持ったスケジュールを組みましょう。

構成を決定する

作成スケジュールを決めたら、次は要素を洗い出して構成を決定しましょう。構成を決めずに思いつく要素を順番に並べてしまうと、一貫性のない内容になってしまったり、一部要素が漏れてしまったりする可能性があるからです。

要素をすべて書き出して、作業の流れ順や種類別に整理します。実際に書き出してみて不要と判断した要素は削除し、必要と思ったものに関しては構成に組み込みます。

マニュアルを作成する

構成が完成したら、次はマニュアルに肉付けをしていきます。要素を並べただけではわかりにくい内容となっているため、具体性のある内容に変更したり、図形を活用して視覚的にわかりやすい内容に改善したりします。

マニュアルの内容を肉付けしていく際、フォーマットが統一されていなければ、作成担当者によって文字のフォントや大きさは異なってしまうでしょう。バラバラのフォーマットは読みにくいうえに、修正の手間も発生するため、あらかじめどのようなフォーマットに統一するか明確にすることがおすすめです。

仮運用する

社内マニュアルが一通り完成したとしても、全社的に一斉に公開するわけではありません。誤った情報を記載していれば、混乱を招いてしまう可能性があるからです。

一部の社員に社内マニュアルを利用してもらい、以下の点についての意見を求めましょう。

  • 内容に齟齬はないか
  • わからない表現はないか
  • マニュアルの使用者が同じ業務をおこなえているか
  • 仮運用の基準をクリアできているか

社内マニュアルの作り方が上手い人はFAQを活用している

基本的な社内マニュアルの作成方法として、エクセルやワード・マニュアル作成ツールを紹介しました。しかし、優れた社内マニュアルによって業務効率を改善している人は、FAQを活用しています。

FAQとは「Frequently Asked Question」を略した言葉であり、頻繁に尋ねられる質問を意味しています。マニュアルは長くて読むのが面倒と感じている社員も、質問を検索するだけのFAQであれば利用のハードルは低く感じるでしょう。

ちなみに、弊社サンソウシステムズでは、FAQチャットボット「さっとFAQ」を提供しています。Excelから簡単に会話データを作成できる点が特徴で、社内FAQツールとしての導入実績が多数あります。

また、お申込みから最短3日で公開可能であるため、チャットボットによるFAQの導入をお考えの方は、ぜひ「さっとFAQ」を検討してみてください。

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まとめ:社内マニュアルの効果を高めるには作り方を検討するところから

本記事では、社内マニュアルの代表的な作り方を3つ紹介しました。それぞれメリット・デメリットが異なるため、それらを理解したうえでどの方法を採用するか検討しましょう。

社内マニュアルを作成する際は、思いつく順に要素を書き出して公開すればよいというわけではありません。効果的な社内マニュアルを作成するのであれば、要素の洗い出しや構成の組み立て・仮運用といったようにきちんと手順を踏みましょう。

ぜひ本記事で紹介した社内マニュアルの作成方法を参考にして、スムーズな業務運営を達成してみてください。

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