業務の効率化のためには、人的配置や業務プロセスの見直しが効果的ですが、ツールの導入も有効な手段です。しかし業務効率化につながるツールは膨大な数があり、どのツールが良いのか悩んでしまう人も少なくありません。
そこで本記事では、業務効率化ツールの導入メリットや選定ポイントをふまえ、目的別の業務効率化ツールを20製品紹介します。自社の課題や目的に合わせて最適なツールを選んでください。
業務効率化ツールを導入するメリット
業務効率化を実現するツールを導入することで、以下のようなメリットが期待できます。
人材不足を解消できる
業務効率化ツールで日々の業務を自動化することで、人材不足の解消につながります。
少子高齢化の影響で人材不足に陥っている日本では、少ない人員でいかに生産性を向上させるかがポイントになっています。そこで業務効率化ツールで、人間の代わりに業務を行ったり顧客対応をしたりできれば、人材不足でも業務を円滑に進めることができるでしょう。
コストを抑えて運用できる
諸経費がかさんでしまい利益率が低下している企業にとって、業務効率化ツールの導入によりコスト削減の効果が期待できます。業務効率化ツールをうまく活用できれば、印刷費や保管費、交通費や人件費などを削減できます。
削減できた分のコストを人材教育や設備投資に充てることもできるでしょう。
多様な働き方に対応できる
業務効率化ツールのメリットとして、多様な働き方に対応できる点も挙げられます。
情報の共有・連携ができるツールの活用により、オフィスにいなくても社内コミュニケーションが可能になり、リモートワークや副業などが可能になります。育児や介護で出社が難しい人材や地方在住者も採用できるのです。
業務内容の蓄積・可視化ができる
ツールを使えば、業務履歴の蓄積や進捗の可視化が可能です。
業務管理が各社員に任せられていると、業務内容や進捗がブラックボックス化してしまい、思わぬトラブルに発展するリスクもあります。一方で業務効率化ツールにより、スケジュールや業務履歴を蓄積したり、プロジェクトの進捗状況を可視化したりできれば、業務管理の属人化を防げます。
生産性を向上させられる
ツール活用で業務効率化が進めば、生産性を向上させられる効果もあります。
ツールを導入して業務を標準化してムダ・ムラを省いたり、リモートワークで優秀な人材を雇用したりできます。より専門性が高く優先的にするべき業務に専念できるようになり、生産性向上につながるでしょう。
また、ツール導入により働く環境が整えられ、社員のモチベーションが向上してパフォーマンスが高まる可能性もあります。
業務効率化ツールを選ぶポイント
業務効率化ツールはさまざまな種類があるため、どのように選べば良いのか悩んでいる人も多いことでしょう。そこで選定ポイントを4つ紹介するので、選定の際には参考にしてください。
自社の課題にマッチしているか
自社の課題に最適なツールを選ばなければ、最大限の効果は得られません。そのため社員が一丸となり、自社の課題やボトルネックについて明確にする機会を設けましょう。
たとえば「なかなか営業成績が向上しない」という課題があるとします。この場合に根本的な問題となっているのは、部門間の情報共有なのか、営業力の不足なのか、という点を明らかにしなければいけません。
この根本的な問題に対し、最適なツールを選ぶ必要があります。
使いやすいか
長く使い続けて成果につなげるためには、使いやすさは重視すべきポイントです。せっかく業務効率化のためにツールを導入しても、使いにくいものであれば逆効果になってしまいます。
操作性や見やすさ、マルチデバイスでの利用可否を重点的に確認しましょう。導入前にトライアルで使い方を確かめてみるのも一つの手です。
サポートを受けられるか
ベンダーの導入後サポートを受けられるかどうかも選定ポイントです。
導入後、「なかなか社員が使ってくれない」「使い方がわかりにくい機能がある」などの問題に当たることも珍しくありません。そのときにベンダーによるサポートを受けられれば、導入後もスムーズに運用を定着できます。
他ツールと連携できるか
外部の他のツールを連携できれば、さらに効率化が実現します。
たとえばマーケティング部門が使うMAと、営業部門が使うSFAを連携できれば、マーケティング・セールスプロセスの情報共有がスムーズになり成果が高まります。
他ツールと連携可能な業務効率化ツールを選ぶようにしましょう。
業務効率化に役立つツール20選を紹介
業務効率化ツールのメリットや選定ポイントを理解したところで、業務効率化につながる具体的なツールを紹介します。
業務効率化ツールはさまざまな種類があるため、大まかなカテゴリーに分類したうえで具体的なツールを紹介するので、自社の課題にマッチするツールを探してみてください。
チャットボット
チャットボットは、WEBサイトやLINEなどでユーザーからの問い合わせに自動でチャット対応するツールです。
ユーザーからのよくある質問に自動で受け答えできるため、対応工数の削減につながります。また24時間365日の対応が可能なので、顧客満足度向上にも貢献するでしょう。
使い方次第で問い合わせ対応だけでなく、予約受付システムや社内ヘルプデスクとしても活用できます。
さっとFAQ
「さっとFAQ」は、シナリオ機能を搭載したチャットボットツールです。ユーザーが項目を選択していくことで必要とする回答にたどりつける仕組みです。
また一問一答形式の会話も可能。会話データはExcelで登録できるため、ツールの操作に慣れていない人でも安心して使いこなせます。
ChatPlus
シナリオ機能だけでなく、AIによる自動回答機能も搭載されているチャットボットツール「ChatPlus（チャットプラス）」。ユーザーが入力した任意のフリーワードから最適な回答を自動返答するため、柔軟な問い合わせ対応が実現します。
また有人チャットにも対応しており、専門的で複雑な問い合わせにはチャットボットからオペレーターへと切り替えられます。
ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールは、ビジネスシーンでの利用を前提に開発されたチャットツールなので、業務効率化につながる機能が搭載されています。チャット機能だけでなく資料共有やタスク管理、ビデオ会議などの機能があります。
Slack
アメリカで開発された「Slack（スラック）」は、全世界で利用されているビジネスチャットツールです。
個別チャットのほか「チャンネル」と言われるグループチャットができ、チームやプロジェクトごとにチャットができます。業務に関わる報連相を円滑にし、コミュニケーションを促進できるでしょう。
Chatwork
「Chatwork（チャットワーク）」は国産ビジネスチャットで、タスク管理やファイル共有などの機能が充実しています。
パソコンでもスマホでも利用でき、移動中や出先でもすぐにメンバーと連絡を取れます。また社外の人ともチャットができるため、顧客や外注企業などとのコミュニケーションにもおすすめです。
タスク管理（プロジェクト管理）ツール
タスク管理ツールとは、プロジェクト内のタスクを細分化して、誰がいつまでに行うかを定めて進捗を管理するためのツールです。担当者とスケジュールを明確にすることで、期日までのプロジェクトの円滑な遂行を目的としています。
Trello
タスク管理ツールの「Trello（トレロ）」は、カンバン形式でタスクの進捗を管理できるツールです。各タスクをカードにし、それぞれのカードに担当者やスケジュールなどを紐づけ、さらに各タスクカード内でチャットできる機能も搭載されています。
Backlog
「Backlog（バックログ）」は、プロジェクトの進捗をガントチャートで可視化でき、一目で進捗を把握できるツールです。
タスクは親課題と子課題に細分化でき、さらに細かく担当者と期日を設定できるため、タスクの抜け漏れを防げます。
電子契約システム
電子契約システムとは、電子ファイルの契約書上に電子署名や電子押印によって契約を締結するためのツールです。電子契約は紙の契約書と同様の効力がありますが、紙の契約書のように印刷費や保管費などがかからない点がメリットと言えます。
従来の紙の契約書での契約プロセスでは、契約締結まで時間がかかることが多かったですが、電子契約であればスピーディに締結できます。
クラウドサイン
「クラウドサイン」は弁護士の監修に基づいて提供されている電子契約システムです。締結した契約書はクラウド上に保管されるため、保管費がかからないうえに検索する際にも便利です。
クラウドサインは企業だけでなく、官公庁や金融機関も利用しており、セキュリティ面にも定評があります。
GMOサイン
「電子印鑑GMOサイン」は、GMOが提供している電子契約システムです。
実印相当の効力をもつ「当事者型」と契約印相当の効力をもつ「立会人型」を展開しており、統合させたハイブリッド署名機能もあります。さらに手書き署名やマイナンバー実印なども対応しており、より信用性の高い契約を締結できます。
請求書作成システム
請求書や見積書などの書類作成は、意外と時間がかかる業務です。しかし請求書作成システムを使えば、項目に沿って入力するだけで簡単に請求書を作成できます。
ツールによってはPDF形式で出力するだけでなく、印刷・送付を代行してくれるものもあります。
BtoBプラットフォーム請求書
「BtoBプラットフォーム請求書」は、請求書の作成・発行のほか、社内承認フローや振り込み状況の確認までツール上で行えます。
また、外部の会計システムと連携することで請求書データを自動で同期できるため、決算がスムーズになり経理業務を効率化させられます。
Misoca
「Misoca（ミソカ）」はシンプルなインターフェースと、多彩なテンプレートが魅力の請求書作成システムです。
請求状況や入金状況を一目で確認できるダッシュボードで、請求漏れや督促漏れを防ぎます。毎月決まった内容の請求書は、自動的に請求書を作成する機能も搭載されています。
RPA
RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、決められた作業を自動的に行うロボットプログラムのことです。RPAを使うことで毎日行っているルーチンワークを自動化でき、人手不足を解消できます。またロボットが業務を代行するため、人的ミスが起こりにくいメリットもあります。
UiPath
世界的にも多数の導入実績をもつRPA「UiPath（ユーアイパス）」は、自動化のためのロボットプログラムの開発、プログラムの実行、ロボットの管理統制ができます。業界や業務内容に最適なソリューションも提供されているため、自社のニーズに合わせて選択しましょう。
batton
「batton（バトン）」は、搭載されたAIにより精度の高い業務代行が可能なRPAツールです。
RPAは難しそうなイメージがありますが、battonは担当者が導入から運用定着まで手厚くサポートしてくれるので安心。さまざまな業務を自動化できるため、多岐にわたり活用できます。
名刺管理システム
展示会やセミナーなど、名刺交換をする機会は非常に多いですが、せっかく名刺を手に入れても活用できなければ意味がありません。
名刺管理システムを使えば、社内に散在している名刺情報を一元管理でき、マーケティングや営業などで活用できます。クラウド上の名刺情報を保管できるため、必要な情報の検索もスムーズです。
Sansan
「Sansan（サンサン）」は専用のスキャナーまたはスマホカメラでの撮影により、名刺の内容をデータ化できる名刺管理システムです。
名刺交換した相手の人事異動情報や共通人脈なども自動で通知されるため、営業チャンスを逃すことなくアプローチできます。
CAMCARD
「CAMCARD（キャムカード）」はスマホカメラで名刺を撮影するだけで自動でデータ化され、登録された名刺情報を社内で共有できます。タスクや商談履歴などを名刺情報に紐づけて管理することもでき、簡易的なSFAとしての利用も可能です。
MA
MA（マーケティングオートメーション）は、マーケティング活動に関連するさまざまな業務を自動化・効率化するツールです。メルマガ配信やSNS管理、LP作成やWEB閲覧履歴確認などの機能があり、リードジェネレーション（獲得）とリードナーチャリング（育成）が効率化します。
Marketo
「Marketo（マルケト）」は世界的な導入実績があるMAツールで、さまざまなチャネルでのユーザー行動を分析してOne to Oneのコミュニケーションを図れます。
またAIが搭載されており、サイト訪問者ごとに最適なコンテンツを自動提示したり、確度の高いリードを自動抽出したりする機能もあります。
Satori
海外製のMAが多いなか「Satori（サトリ）」は国産MAとして高い利用率を誇っています。
LP制作、ポップアップ表示、メール配信などの機能でリードにアプローチできます。また高度な分析機能を使えば、各施策の効果を検証してさらに精度を高めることも可能です。
CRM・SFA
CRM（顧客関係管理システム）やSFA（営業支援システム）は、商談履歴や購買履歴などを顧客情報に紐づけて管理できるツールです。CRMとSFAは同義で扱われることが多いですが、実際にはCRMのほうが顧客との関係構築に重点を置いており、SFAは営業活動に特化したツールと言えます。
そのためリピーター獲得やLTV最大化を目的とする場合はCRM、営業力を向上させたい場合はSFAを選ぶと良いでしょう。
Sales Cloud
「Sales Cloud（セールスクラウド）」は、セールスフォース社が提供するSFAです。顧客情報や案件の一元管理、売上の予実管理、営業プロセスの自動化などをツール上で行えるため、営業活動が効率化します。
世界的に利用率NO.1のSFAなので、その実績やベネフィットは折り紙つきと言えるでしょう。
eセールスマネージャー
「eセールスマネージャー」は案件管理や商談管理などの営業支援機能だけでなく、マーケティング機能やチャット機能なども搭載されている総合的なCRM/SFAです。
さまざまなツールを導入したり連携したりするのは手間がかかりますが、eセールスマネージャーにはビジネスで必要な機能が多数搭載されているため、一つのツールだけであらゆる業務範囲をカバーできます。
ファイル共有ツール
仕事をしているとファイルが膨大になり、どこに何を保管しているのかわからなくなります。そこでファイル共有ツールを使えば、ファイルを整理して保管できます。またクラウド上にファイルを保管できるため、パソコン本体の容量を圧迫しません。
他のメンバーとも共有でき、提案書やマニュアルなど、使う頻度の高いファイルを保管しておけば効率的です。
Dropbox
「Dropbox（ドロップボックス）」は、クラウドへファイルを保管できるストレージサービスです。ファイルの保存や共有だけでなく、共同編集や電子署名の機能も搭載されています。
ビジネス用プランと個人用プランがあるので、用途に合わせて選んでください。
Googleドライブ
「Googleドライブ」はGoogleアカウントを保有することで利用できるファイル共有ツールです。
GoogleドライブにはWordやExcelなどMicrosoft製のファイルも保管できますが、スプレッドシートやドキュメントなどのGoogle製ファイルを使えば、共同編集も可能なのでさらに利便性が向上するでしょう。
ツールを活用して社内業務を効率化！
ツールの活用により業務を自動化したりコミュニケーションを促進したりでき、生産性が向上します。
ただし業務効率化につながるツールはさまざまな種類があり、どれも特徴や目的が異なります。自社の課題に最適なツールを選択することで、最大の効果が期待できるでしょう。
「さっとFAQ」はユーザーからの問い合わせ対応を自動化し、顧客満足度向上やコンバージョン率アップに貢献できるチャットボットツールです。設定も簡単で低コストで導入できるため、手軽に運用できるのがメリットです。
また社内ヘルプデスクやマニュアルの代用としてもおすすめなので、さまざまな用途で活用して業務を効率化しましょう。