バックオフィスのDXについて、その必要性やメリットをご存じでしょうか。バックオフィスのDXを推進させるためには、具体的な方法やポイントを知っておくことが重要です。
そこでこの記事では、バックオフィスのDXについて詳しく説明しています。バックオフィスDXを進める上でのポイントやメリットについても触れているので、ぜひ最後までご覧ください。
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バックオフィス業務のDXとは
バックオフィス業務とは、経理や人事、総務や法務などの顧客と直接やり取りをおこなわない業務を指します。DXとは、「デジタルトランスフォーメーション」を略した言葉で、デジタル技術を用いて既存の仕組みの変革をおこなうことを意味します。
そしてバックオフィス業務のDXとは、デジタル技術を用いて既存のバックオフィス業務を変革し、企業の競争力を向上させることを示す言葉です。
具体的には、ツールを導入したりRPAシステムなどを導入したりすることで業務の効率化を図ることが多いです。また、契約書関連の業務や、登記、署名業務においてペーパーレス化が進められることもあります。
ツールを導入して終わりにするのではなく、その後どのように組織や企業の変革に繋げ、競争力を高められるかがバックオフィス業務のDXを進めていく上で重要です。
バックオフィス業務にDXが必要な理由
もともとバックオフィス業務は紙で管理しているものが多く、オンライン化しずらい傾向がありました。しかし近年、多くの企業で在宅勤務やテレワークが導入されたことによって、バックオフィス業務へのDXの必要性が高まっています。
ここでは、バックオフィス業務にDXが必要とされる理由を紹介します。
会社経営において重要な業務であるため
経理や人事、総務や法務などのバックオフィス業務は、企業の経営や営業活動の土台となる重要な業務です。直接売上をあげることはありませんが、企業の信頼を維持する責任のある部署であり、企業を支える業務をおこなっています。また、フロントオフィス業務を円滑に進めるためには、バックオフィス業務の支援が欠かせません。
バックオフィス業務では、数字の桁がひとつ間違っているだけでも大きなトラブルになります。また、確認を怠ったがためにミスが発生すれば、企業全体へ悪影響が出ることもあります。人的ミスを防ぎ、安定した業務をおこなっていくためにも、ツールやシステムを導入して安定した業務品質を保つことが重要と言えます。
企業の土台を安定させることで、営業や製造部門などの他の業務もうまく進められることが多いため、バックオフィス業務のDX化を進めることが大切です。
「2025年の崖」に対応するため
「2025年の崖」は、2018年に経済産業省が発表した「DXレポート」内で登場したワードです。
レポートには、企業がDXの推進を進めなければ、人材不足などが原因による業務効率の悪化は避けられず、2025年以降最大で12兆円の経済損失が生じる可能性があるという内容が記載されています。また業務自体の見直しをおこないながら、いかにDXを推進させていくかが課題であるとの記載もあります。
この「2025年の崖」に対応するため、バックオフィス業務においてもDXを進めることは急務です。バックオフィス業務には専門的な業務が求められるがゆえに、担当者が縦割り構造になりがちです。改めて業務プロセスを整理し、属人化を防ぎ、適切なシステムやツールを取り入れDXを進める必要があると言えます。
効率性が求められるため
バックオフィス業務が会社の土台となる重要な業務であることは間違いありません。しかし、人口減少による労働力不足が原因でなかなか人材を確保できないことはもちろん、バックオフィス業務が直接的に利益を生み出さないという理由で多くのリソースを割けないという現実もあります。そのため、バックオフィス業務は今後さらに効率性が求められるのです。
バックオフィス業務が効率化することで、受注から納品までのスピードが上がったり、手入力がなくなりミスが減ったりするというメリットがあります。また、DX推進の一環で顧客情報の管理を一元化できれば、バックオフィスからフロントオフィスまで情報の共有が容易になるでしょう。
少ないリソースで業務品質を担保し、業務スピードを加速させるためには、バックオフィス業務のDX化による変革が必須です。
多様な働き方に対応するため
近年の働き方の変化により、多くの企業でテレワークが導入されたことから、バックオフィス業務でも多様な働き方に対応する必要性があります。
バックオフィス業務はこれまで、紙ベースでの業務がメインであることが多く、出社する必要がありました。しかし、DX化を進めペーパーレス化していくことで、多様な働き方を実現できます。これにより、優秀な人材が集まりやすくなるというメリットもあります。また、働きやすさに魅力を感じた社員の流出の抑制も期待できるでしょう。
バックオフィス業務の効率化によって、フロントオフィス業務への支援も充実し、他部署へも良い効果が生まれ、企業全体としても良い影響があります。
どこで仕事をしても従来と同じようなパフォーマンスが出せるようにするためにも、バックオフィス業務のDX化を進めることが必要です。
バックオフィスDXを推進するメリット
バックオフィス業務のDX化を進める必要性について紹介してきましたが、実際にバックオフィスDXを進めるとどのようなメリットがあるのでしょうか。
メリットを理解した上でDX化を進めることで、効果を実感しやすくなるでしょう。ここでは、バックオフィスDXを推進するメリットを紹介します。
業務を効率化できる
バックオフィス業務のDX化を進めていくことで、さまざまな観点から業務効率化を図ることが可能です。
DX化の推進により従来は人の手でおこなわれていた業務も自動化ができるため、手間を省き、効率的に業務を進めることができます。また、ツールを利用して情報共有をおこなえば、共有の手間も省け、スムーズな情報共有が可能です。
さらに、注文の受付などのある程度定型化された業務に対してツールを導入することにより、迅速かつ正確なレスポンスが可能です。問い合わせに対する返信や受付を自動化できれば、業務の時間短縮だけでなく、品質向上にも繋がるでしょう。
バックオフィス業務のDX化を進めることで業務を効率化できるだけでなく、人がおこなう作業負荷を減らしたり、業務品質を向上させたりできるでしょう。
コストを削減できる
バックオフィス業務のDXを実現することで、大幅なコストの削減が可能です。
DX化を進めれば、手作業や紙による業務を減らせるため、人件費や紙・インクなどの経費を削減できます。また、それまで時間がかかっていた業務をツールの活用によって、業務時間を短縮させることも可能です。これにより従業員の残業時間を削減できます。
さらに、DX化を進めることでモビリティが向上し、テレワークやリモートワークが可能となるため交通費を削減できるほか、オフィススペースを縮小させて賃料の削減も可能です。
このようにあらゆるコストを削減し、さらに従業員の負担も減らせ、人的リソースの有効活用ができるでしょう。
業務の属人化を防止できる
バックオフィス業務の中には、複数の部門やシステムをまたぐような複雑な業務も存在しており、業務が属人化してしまうことも珍しくありません。しかし属人化してしまうと、その業務の進捗が他のメンバーでは分からず、仕事の進捗に支障をきたす恐れがあります。また担当者が退職してしまえば、そのノウハウ自体も失ってしまうでしょう。
ツールなどを使用し、業務の属人化を防ぎ、進捗状況を他のメンバーにも見える化しておくことが重要です。また、業務フローなどのマニュアルを作成し、クラウド上で管理する体制を構築するなどして、誰でも業務の進め方が分かるような体制にしておくことも大切です。
DX化を進めて業務の属人化を防止することで、ミスやヒューマンエラーを防ぎ、結果として全社に良い影響をもたらすことができるでしょう。
業務の正確性を担保できる
バックオフィス業務は企業活動を支える重要な業務であり、経営資源を管理していることから、正確な業務の遂行が求められます。しかし、人の手で業務をする以上、ケアレスミスや入力間違いが発生する可能性があることも否定できません。そのためダブルチェック、トリプルチェックを実施している企業も多いでしょう。
正確性が求められる業務に対し、適切なツールを導入できれば、このようなヒューマンエラーを防止できます。また、業務にかかる時間も大幅に短縮させることができるでしょう。
バックオフィス業務のDX化により、業務の正確性が期待できることはもちろん、業務工数も削減できるため、業務全体の生産性の向上も期待できるでしょう。
多様な働き方に対応して人材を確保できる
人材確保は、企業が成長や発展を目指す上で非常に重要な課題です。バックオフィス業務においても、DX化を推進して多様な働き方へ対応することは、人材を確保する上で非常に重要です。企業全体でDX化を進め、多様な働き方ができる環境を整えられていれば、優秀な人材も集まりやすくなるでしょう。
個人に合わせた働き方を実現するために、タイムリーかつ正確に他の社員とコミュニケーションを取る必要があります。チャットツールやWeb会議ツールを導入し運用していくことも、DX化の一環です。
また、リモートワークでオフィスのタイムカードを切れない場合でも、健全な就労環境を整えることが重要です。クラウド上で管理できる勤怠ツールを取り入れることで、スマホから勤怠登録が可能になったり、残業管理をしたりすることもできます。
バックオフィスDXを推進させる方法
バックオフィスDXに取り組みたいが、どのように進めていけば良いのか分からないという企業も多いでしょう。また、どのような施策があるのかを知った上で進めたいという場合もあるかもしれません。
ここでは、バックオフィスDXを推進させる具体的な方法を紹介します。
ペーパーレスに取り組む
バックオフィス業務は、紙で情報を管理しているケースが非常に多いため、まずはペーパーレス化に取り組むのが良いでしょう。
紙面の情報をデジタル化することで、資料が破損したり、抜け落ちたりするリスクがありません。バックアップをとることもできるため、データを失う心配も不要です。
また紙での管理は物理的なスペースを必要としますが、デジタル化してしまえばそれも必要なくなり、省スペースで効率的な作業をおこなうことができます。さらに紙や印刷自体が不要になるため、これらにかかるコストの削減も可能です。
紙での管理が多いバックオフィス業務においてペーパーレス化に取り組むことは、非常に多くの利点があると言えます。
情報のクラウド化をおこなう
クラウドサービスを利用すれば、業務に必要な情報をクラウド上に保存することができ、必要なときに必要なデータをどこからでも見られるようになります。紙で情報を管理するよりも、欲しい情報を探す時間を短縮でき、工数の削減にも繋がるでしょう。
情報をデジタル化してクラウド上で保管すれば、どこにいても情報へアクセスできる環境を作れます。クラウドに保存されたデータはスマートフォンやタブレット、PCなど、インターネットに接続されたさまざまなデバイスからアクセスできるため、テレワークなどの多様な働き方への対応が可能です。
また、クラウドに保存されたデータは複数の人が同時に閲覧や編集ができるため、グループでのプロジェクトやタスクの管理にも便利です。
RPAを活用し業務の自動化を図る
RPAとは、Robotic Process Automationの略で、ロボットを利用して業務を自動化できるテクノロジーのことを指します。バックオフィス業務の中には、繰り返し作業が必要な業務も多いため、RPAを活用しこのような作業を自動化させることで、大幅なコストや工数の削減を実現できます。
RPAを活用していく中で、さらに効率化できる部分が見えてくることがあります。また、不要なステップやタスクを削減し、効率的な業務プロセスの構築ができるでしょう。システムに作業を任せることで、人的ミスを減らし、業務品質の向上も期待できます。
ただし、RPAを導入するには、導入費用や運用費用がかかるため、ビジネス規模や予算を考慮した上で検討する必要があるでしょう。
最適なツールを導入する
バックオフィス業務の中には、人の手でおこなっているルーティン作業や、紙で情報を共有しているケースが多いでしょう。業務を効率化できるツールを導入することで、ルーティン作業を自動化できたり、データの共有が簡単になったりします。
バックオフィス業務のツールはさまざまな用途や目的のものが存在します。自社の課題や問題に合わせ、その分野に特化したサービスを軸に、どのツールを導入するかの検討が必要です。
また、バックオフィス業務は中断が難しいため、既存のシステムや管理方法からのデータ移行が簡単なものや、移行をサポートしてくれるサービスを選ぶようにしましょう。
最適なツールの導入により、業務を効率化させて生産性を向上させることが可能です。工数の削減によって大幅なコストカットも期待できるでしょう。
コミュニケーションツールを活用する
コミュニケーションツールとは、複数の人がインターネット上で情報をやり取りできるツールです。チャット機能だけでなく、ビデオ会議機能が備わっているものもあります。バックオフィス業務に限らず、企業全体でDX化を進めて行く上で、コミュニケーションツールの活用は重要です。
コミュニケーションツールを導入することで、社員の交流が活発になったり、さまざまな情報の共有がスムーズになったりするというメリットがあります。タスクやプロジェクトの進捗状況を把握しやすく、スムーズに進められるでしょう。
コミュニケーションツールの使用により、社員同士が離れていても密にコミュニケーションをとれるようになるため、社員のモチベーションを向上させることも期待できます。
バックオフィスDXを成功させるポイント
バックオフィスDXには、さまざまな方法やアイデアがありますが、自社の状況や課題に合っていないものを取り入れてしまうと、期待している結果が出ないこともあるでしょう。DX化による効果を発揮させるためにも、自社の状況に合わせたDXの施策を実施していくことが重要です。
ここでは、バックオフィスDXを成功させるためのポイントを紹介します。
業務の課題を洗い出す
バックオフィスDXを進めていくためにはまず、現状の業務の課題を洗い出し、明確にする作業が必要です。課題が明確になっていることで、解決策を見つけやすくなったり、課題解決のタスクを効率的に遂行できたりします。
具体的には、以下のような観点が挙げられます。
- 時間外労働が常態化していないか
- 一部の人員に業務不可が偏っていないか
- ヒューマンエラーが起きやすい業務がないか
課題のある業務を発見するためにも、まずは実際に業務をおこなっている社員へヒアリングをし、業務課題を見つけ出すことが重要です。また、業務に関わるチームメンバーでのディスカッションを実施することで、それぞれの視点を取り入れながら話を進められ、課題を明確にできます。
効率化する業務を明確にする
業務の課題を明確にできたら、次にどの業務を効率化するのかを明確にし、優先順位をつけることが重要です。すべての業務を一斉にDX化することは、現場の負担やコストの面でも現実的ではありません。
業務の重要度の高さや発生頻度が高さ、全体から見た業務負担の割合などを確認し、優先順位をつけた上で順番にDX化を推進していくことが大切です。特に、毎日発生する繰り返しの単純作業については早急に対応するべきと言えます。
どの業務にどれだけの負荷がかかっているかを明確にし、負担の大きいものから優先的に効率化を進めていくことで、コスト削減や生産性の向上に繋がります。効率化する業務に優先順位をつけ、より早期の課題解決に努めましょう。
簡単に操作可能な使いやすいツールを選ぶ
ツールを導入する場合は、操作が簡単で使いやすいツールを選ぶことが重要です。操作が難しいツールを選んでしまうと、利用するメンバーが操作をきちんと理解できず、ミスの発生やツールの使用率低下に繋がります。
誰でも操作しやすいツールを導入すれば、スムーズに業務内容を理解しやすく、早急な業務効率化が期待できます。
ツールを導入する際は、トライアルなどを利用し、ツールの操作性を必ず確認しましょう。ツールを導入する目的は、ツールを利用して業務の負担を軽減することです。ツールを導入したことでむしろ混乱や負担の増加を招くことがないよう、現場担当者などと一緒にツール選定をおこないましょう。
「DX推進指標」を活用する
経済産業省が発表した「DX推進指標」を参考に活用するのも良いでしょう。「DX推進指標」とは、企業がデジタル経営改革を推進する上で簡単な自己診断が実施できるツールです。内容は「DX推進のための経営のあり方、仕組みに関する指標」と「DXを実現する上で基盤となるITシステムの構築に関する指標」から構成されており、企業の課題を解決するために必要な事項が選定されています。
「DX推進指標」を各部署に浸透させることで、DXについて部門を横断した共通認識を持つことができます。また、自己診断を通じて、自社が取り組むべき次のアクションの把握も可能です。
「DX推進指標」を活用すれば、自社の現状と課題を把握でき、取り組むべき方向性が明確になります。これにより効率的なDX推進をおこなうことができるでしょう。
コストは長期的な目線で判断する
ツールなどを導入する際のコストは、長く使うことを念頭に、長期的な目線での判断が大切です。ツールは導入して終わりではなく、継続して使用するものです。目先の初期費用や月額料金の低さで判断するのではなく、少々費用が高かったとしても必要な機能が備わっていることや、操作性の良いものを導入しましょう。
また、経費削減策についても同様に、目先のコストを減らすことだけを考えて削減を進めてしまうと、本当は必要なものまでカットしてしまい、長期的に見ると損失を生んでしまう可能性もあります。
コストについては短期的な目線で考えるのではなく、長期的な目線で考え、削減が見込まれるコストとの兼ね合いも考えながら、トータルで試算することが重要です。
自社の課題やリソースに合わせて無理なく進める
バックオフィスDXを進める際は、初めから大規模に実施するのではなく、自社の課題やリソースに合わせて無理なく少しずつ進めていくことが重要です。
DXを進めるためには、組織全体として取り組むことが必要です。しかし、無理にDX化をしようとすると業務をおこなうメンバーに大きな負荷がかかり、現場から不満の声が上がることもあるでしょう。組織全体で円滑にDXを進めていくためにも、現場で働くメンバーの負荷を考慮しながら少しずつ施策を実施していくことが大切です。
また、DXは施策を実施した後で継続することも重要です。一気に複数の施策を実施してしまうと、現場で継続的に対応できるリソースが足りずに施策が失敗に終わるケースもあります。人的リソースについても事前に考慮した上で施策を実施し、継続させることが肝心です。
ポイントを押さえてバックオフィスDXを成功させよう
バックオフィスDXを成功させるためには、さまざまな点に考慮して進めていくことが重要です。ポイントを押さえ、自社の課題に合った施策を実施することで、DXの効果を得られるでしょう。
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