誰でも簡単に業務アプリが作成できるkintone。業務改善に取り組む企業の中には、kintoneの導入をすでにしている企業も多いと思います。
さらなる業務改善を目指し、kintoneにチャットボットの埋め込みを、検討している企業の担当者の方もいるのではないでしょうか。その中には、「kintoneにチャットボットを連携するメリットは？」「連携方法は？」と疑問に思う方もいるでしょう。
本記事では、kintoneにチャットボットを埋め込むメリットについて解説します。連携方法やおすすめのチャットボットも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
また、弊社サンソウシステムズでは、kintoneに埋め込みが可能なチャットボット「さっとFAQ」を提供しています。月額1万円から導入でき、プログラミングスキルや専門知識がなくても運用が可能です。kintoneへの埋め込みのサポートもおこなっていますので、kintoneへのチャットボット埋め込みを検討している方は、ぜひご相談ください。
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kintoneとは
株式会社サイボウズが提供するクラウド型の業務改善プラットフォームです。業務アプリの作成やデータ・情報共有だけでなく、コミュニケーションを活性化する社内SNSとしての役割も果たします。
ITに関する知識を必要とせず、ドラッグ＆ドロップの簡単な操作で、思いついた業務改善を実行できます。利用中のExcelをアプリ化するなどもできるため、IT知識のない社員でもアプリの作成や運用が可能です。専門知識なしで手軽に利用できることから、業務の効率化や生産性の向上が見込めます。
また、200種類以上の電子契約サービスや会計システムなどの外部サービスや基幹システムと連携できるのも魅力の一つです。さまざまなサービスと連携できれば、日々の業務をより効率的に実行できるでしょう。
kintoneでできること
kintoneでは、業務アプリの作成以外にも、日報やスケジュール管理、顧客管理など、業務の効率化に役立つさまざまな機能を備えています。
以下では、kintoneでできることについて解説します。kintoneを導入する上で、何ができるかを把握し、費用対効果を高めましょう。
スキル・知識なしでアプリを作成できる
先述した通りkintoneでは、プログラミングのスキルや知識なしでアプリの作成ができるため、ITに疎い社員でもアプリの作成・運用ができます。例えば、以下のようなアプリの作成が可能です。
- 顧客・案件管理アプリ
- 問い合わせ管理アプリ
- タスク管理アプリ
- 勤怠管理アプリ
- 日報報告管理アプリ
- 社内ポータル
これら以外にも、自社の業務に応じて多種多様なアプリの作成が可能です。採用・面接、各種申請、スケジュールなど、会社や各部署に必要な業務アプリを、誰でも簡単に作成できます。
また、kintoneはカスタマイズ性に優れ、必要に応じて他ツールとの連携も可能です。プラグインの追加、またはJavaScriptの利用によって連携ができます。
kintoneで達成したい目的や課題を明確にし、それに必要なアプリの作成や他ツールとの連携をおこないましょう。
データを一元管理できる
kintoneで、顧客や案件、問い合わせなど、各種データを管理するアプリの作成ができます。今まで散らばって管理していたExcelやPowerPoint、csvファイルなども、kintoneで読み込むだけでアプリ化できるため、データや情報を一元管理できます。
膨大なデータをkintone一つにまとめた場合でも、フリーワード検索によって必要なデータの抽出も可能です。データを編集した際は、誰がいつ編集したのか、変更履歴も残るため、変更内容の確認や復元もできます。
各種データをWeb上で管理することは、ペーパーレス化にもつながります。必要書類を印刷したり、関係者に配ったりする必要がなくなるため、業務負担を軽減し、印刷コストの削減も期待できるでしょう。
コミュニケーションの円滑化
kintoneは、社内SNSとしても利用ができます。「スペース」や「スレッド」機能を使えば、必要なデータをチームに共有、掲示板の作成など、スムーズなコミュニケーションが図れます。プロジェクトに必要なデータや情報を共有し、必要に応じてやり取りしてプロジェクトを進めることで、チームの生産性が向上するでしょう。
また、ゲストスペースを設ければ、社外の人とのやり取りやデータ共有が可能です。部署を超えてコミュニケーションをとれるため、メールや電話をしたり、わざわざ他部署に出向いたりする手間がなくなるでしょう。
チャットボットとは
チャットボットとは、「チャット（会話）」と「ボット（ロボット）」を組み合わせた言葉で、ユーザーからの質問に対して、自動で会話をするプログラムです。チャットボットには、ユーザーの選択に合わせて会話をおこなうシナリオ型や、人工知能によって回答を生成するAI型など、さまざまな種類があります。
チャットボットの導入により、これまで人間がおこなっていた問い合わせ対応を、自動でおこなうため、コスト削減や業務の効率化、一定の品質保持などのメリットがあります。ユーザーとの接点が増えることからも、顧客満足度の向上による売上アップも期待できるでしょう。
昨今では、人工知能や自然言語処理技術の発展によってチャットボットが浸透しつつあるのが現状です。すでにLINEやFacebookなどでも導入されており、iPhoneのSiriや Googleのアシスタントも広義でチャットボットに分類されます。
kintoneにチャットボットを埋め込むメリット
kintoneにチャットボットを埋め込むことで、kintoneの利便性が向上するなどのメリットが得られます。業務効率をより高めるためにも、チャットボットを埋め込むメリットについて把握しておきましょう。
チャットボット上でkintoneを操作できる
kintoneにチャットボットを埋め込んだ場合、チャットボットの入力フォームからkintoneの情報の検索や入力、登録、更新などの操作がおこなえます。例えば、チャットボットツール上で案件や顧客情報を検索・参照したり、顧客の登録をおこなったりなど、kintoneを開くことなく操作が可能です。
そのため、kintone上での情報の入力や検索に苦手意識がある方でも、設置されているチャットボットに入力することで、入力・検索できます。
チャットボットが入力をサポートしてくれる
情報を登録する際、スムーズに入力できるようチャットボットが情報の入力をサポートしてくれます。kintoneでの情報登録が、難しいと感じる場合などに有効的です。
例えば、チャットボットで、情報登録に関するシナリオを設定しておけば、質問に回答していく形式で必要な情報を入力でき、登録を完了できます。そのため、誰でも簡単に情報を登録でき、業務効率を高められるでしょう。
問い合わせ対応を代行
チャットボットは社内問い合わせ先としても活用できます。その場合、社員からの問い合わせがあった際、人間に代わってチャットボットが回答します。
チャットボットは社内問い合わせに対して、kintoneに蓄積されたデータを基に回答するため、多くの問い合わせに対して適切な回答ができるでしょう。また、チャットボットがAI型であれば、利用する度に学習し、回答精度を高められます。
kintoneとチャットボットの連携方法
kintoneとチャットボットを連携することで、データを共有するだけでなく、kintone上に直接チャットボットを表示させることも可能です。kintone利用中に生じた問題や質問に対してチャットボットでの解決や、チャットボットに質問して情報やデータを抽出など、社内問い合わせ対応の負担軽減や業務の効率化を実現できます。
以下では、kintoneとチャットボットの具体的な連携方法について解説します。
APIによる連携
kintoneとチャットボットは、APIを活用することで連携が可能です。APIは、「Application Programming Interface（アプリケーションプログラミングインターフェース）」の略称で、システムやアプリ間のやり取りをおこなうためのソフトウェアを指します。
kintoneとチャットボットをAPIによって連携させるメリットは、プログラミングの知識や大がかりな開発がなくても簡単に設置できる点です。そのため、開発コストや作業時間を削減でき、導入・連携に対するハードルも下がるでしょう。
連携手順
kintoneとチャットボットの連携は、チャットボットサービスによって異なります。前提としてkintoneアプリの構築が必要です。
一般的には、チャットボットが設置されているサーバーの管理コンソールなどから、新しい接続先として、kintoneを選択します。そして、kintoneにチャットボットで構築したシナリオやQ＆Aを反映させていきます。
kintone上にチャットボットを表示させる場合には、チャットボットから埋め込みタグなどを発行し、kintone上で設定することで表示が可能です。
kintoneに埋め込めるおすすめのチャットボット
すべてのチャットボットツールがkintoneと連携できるわけではなく、ツールによって異なります。そのため、kintoneとチャットボットを連携させて利便性を高めたい場合は、チャットボットのkintoneとの連携可否についての確認が必要です。
ここでは、kintoneとの連携におすすめのチャットボットについて紹介します。
さっとFAQ
さっとFAQは、Excelで簡単にシナリオを作成できるハイブリッド型チャットボットです。ノーコードで導入から運用までできるため、プログラミングのスキルや知識がなくても問題なく利用できます。
月額1万円からと、コストパフォーマンスにも優れており、試しに小さく始めてみたい場合でも安心して利用できます。言い回しや言葉のゆらぎにも強く、柔軟に応答できる点も魅力の一つです。
さっとFAQは、以下のようにkintoneへ埋め込みが可能です。kintoneアプリ上にさっとFAQを表示させ、社員からの問い合わせ対応や情報入力ができます。
また、弊社サンソウシステムズでは、kintoneへさっとFAQを埋め込むサポートもおこなっています。kintoneにチャットボットを埋め込みたいものの、埋め込み方法や運用で不安のある方は、ぜひご相談ください。
Chat Plus
チャットプラス株式会社が提供するChat Plusは、コストパフォーマンスに優れたチャットボットです。IT業界やECサイト、小売業など、業界問わずさまざまなシーンで利用できます。
操作が簡単なシナリオ設計やテキスト入力による質問への自動回答など、機能性にも優れており、業務効率化に加えて売上の向上にも貢献できるでしょう。また、外部サービスやAPI連携も可能です。すでに利用しているサービスやkintoneと連携することで、より生産性を高められます、
コストパフォーマンスの高さから、手軽に始めてみたい方におすすめのチャットボットです。
RICOH Chatbot Service
株式会社リコーが提供するRICOH Chatbot Serviceは、AIを活用したチャットボットです。Excelに入力するだけでシナリオが作成できるため、初心者におすすめのチャットボットと言えます。
シナリオは、ある程度すでに設定されているため、導入から運用開始までの期間が短く済むのもメリットです。また、有人対応や多言語対応などの機能も完備されており、より多くの問い合わせにチャットボットが対応できます。
費用が月額18,000円からで、会社の規模や目的に応じてプランを選ぶと良いでしょう。
Chakitto
JBCC株式会社が提供するChakittoは、kintoneの操作性や利便性を高めるためのチャットボットです。集約されたデータの中から欲しいデータやファイルが見つからない場合に、チャットボットで検索することで見つけられます。
案件アプリごとに抽出したり、該当するデータをすべてのアプリから丸ごとAIが抽出したりと、必要に応じてデータを検索できます。必要データを探すのに使用していた時間を削減できるため、より効率的にkintoneを利用できるでしょう。
LITONE
株式会社GlobalBが提供するLITONEは、ワークスモバイルジャパン株式会社が提供するビジネスチャットLINE WORKSとkintoneをかけ合わせたチャットボットです。
普段の業務報告などの登録作業をテキスト入力・音声入力でおこなえるため、時間を短縮できます。また、シナリオは自由に無制限で、プログラミングのスキルがなくても簡単に作成できる点も魅力の一つです。
普段見慣れたLINEと画面操作が似ているため、利便性や操作性にも優れていると言えます。導入から運用までを最短10日間で開始でき、トータルサポートもおこなっていることから、初心者でも安心できるチャットボットです。
kintoneとチャットボットを連携させて業務をより効率化しよう
kintoneをチャットボットに埋め込むと、チャット入力で必要なデータを抽出できたり、社内問い合わせ対応を代行したりと、操作性や利便性を高められます。その結果、業務の効率化や生産性の向上が見込めるため、kintoneを利用している企業は、チャットボットの埋め込みがおすすめです。
本記事で紹介した、メリットを参考に、それぞれに適切なチャットボットを選び、費用対効果を高めましょう。
kintoneにチャットボットの埋め込みを検討している方には、月額1万円から利用できる「さっとFAQ」がおすすめです。ノーコードで誰でも簡単に会話データを作成でき、問い合わせ対応をサポートします。コスト削減や生産性の向上に大きく貢献できるでしょう。
また、30日間の無料トライアルの実施に加えて、kintoneへの連携サポートも実施しているので、埋め込みを検討中の方はぜひお問い合わせください。