「ChatGPTを社内に導入し活用したいが、どのように進めたら良いかわからない」
「ChatGPTを社内利用すれば業務効率化につながると聞いたが、具体的にどのようなメリットがあるのだろう？」
企業のシステムを担当する方の中には、上記のような悩みや疑問を持つ方もいるでしょう。ChatGPTを社内に導入すれば、さまざまな業務をスリム化でき、社員の負担軽減にもつながります。
本記事では、ChatGPTを社内利用するメリットや注意点、実際にChatGPTを導入した企業事例を紹介しています。また、ChatGPTの具体的な活用方法についても触れているので、ぜひ最後までご覧ください。
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ChatGPTを社内利用すれば業務効率化が可能
近年、AI技術の進化により、多くの企業が業務効率化のためにさまざまなツールを導入しています。ChatGPTもその1つで、企業内で発生する文書作成業務や社内問い合わせ業務を効率化できるツールです。
ChatGPTには自然言語処理技術が用いられており、人間の言葉を理解し、素早い返答が可能です。まるで人間が書いたかのような自然な文章で返答してくれるため、社員も違和感を抱かず気軽に利用できます。
また、ChatGPTにはユーザーのニーズに合わせてカスタマイズできる機能もあり、既存システムや業務フローへの統合も簡単に実現できるでしょう。
本章では、より詳しいChatGPTの基本的な解説と、チャットボットとの違いについて解説します。
ChatGPTとは
ChatGPTとは、アメリカの企業のOpenAIが開発したAIチャットボットです。「自然言語処理」と呼ばれる高度なAI技術が使用されており、人間らしい流暢な会話を実現しています。そのため、文章の作成や翻訳、要約など、幅広い作業の実施が可能です。
また、ChatGPTを使用するユーザーはテキスト形式でAIとコミュニケーションができ、直感的なやり取りができるのも大きな特徴です。2022年11月のリリース以来、ChatGPTは急速にユーザー数を拡大しており、テキスト生成AIサービスとして注目を集めています。
ChatGPTとチャットボットの違い
ChatGPTとチャットボットには、さまざまな違いがあります。
1つ目として挙げられるのは、回答の生成方法の違いです。ChatGPTは、大量のテキストデータから学習した内容を基に回答を生成します。一方チャットボットの場合、事前に設定された文章を基に回答するため、未知の質問への対応はできません。
2つ目として、回答の一貫性と信頼性が挙げられます。ChatGPTの返答は常に一貫しているわけではなく、同じ質問に対して異なる表現やアプローチで答える場合があります。チャットボットの場合、事前に設定された回答を提供するため一貫性があり、回答内容は正確です。
3つ目として、得意分野の違いです。ChatGPTはさまざまな観点から回答を提供してくれるため、アイデア出しや会話、思考整理などに役立ちます。チャットボットは、事前に登録された情報を基に回答を提供するシステムであり、問い合わせ対応に向いています。
ChatGPTを社内利用するメリット
ここでは、ChatGPTを社内で利用するとどのようなメリットが得られるかを紹介します。
ChatGPTの導入を迷っている方は、ぜひ参考にしてみてください。
業務品質の向上
ChatGPTの社内利用により、業務品質を向上させられます。ChatGPTは多様な業界や分野にわたる広範な知識を持っているため、自分たちの業界に限らず、ほかの分野の知識や視点の取り入れが可能です。
例えば、自社製品のマーケティング戦略を考える際に、他業界で成功しているマーケティング手法やアプローチを参考にしたいと思ったとします。ChatGPTに相談すれば、異業界の成功事例やユニークな戦略についての知識を得られ、これを基にブレインストーミングを実施することで新たなアイデアにつながる可能性があります。
自分たちの知識や経験だけではない、新しい視点からの情報を取り入れられるようになり、業務品質の向上が期待できるでしょう。
24時間対応可能
ChatGPTは人間が操作しなくても自動で対応できるため、夜間や休日でも質問対応が可能です。これにより、社員が常に対応しなければならないという時間的制約から解放され、企業は24時間体制でサービスやサポートを提供できます。
例えば、社内FAQとしてChatGPTを利用する場合、社員は深夜や早朝など、どのような時間帯でも必要な情報を入手できます。これは、グローバルに事業を展開している企業にとってタイムゾーンの違いを気にする必要がなくなり、各国の拠点が効率的に連携できる点で非常に有益です。
また、サーバーダウンやネットワーク障害などの緊急時にも、ChatGPTに基本的なトラブルシューティングの手順やガイドラインを尋ねられます。これにより、社員は迅速に問題の特定と解決に取り組むことが可能です。
社員の負担削減
ChatGPTではさまざまな質問に自動で回答できるため、単純かつ反復的なタスクを任せられ、社員の負担軽減につながります。例えば、新入社員への基本的な業務手順の教育やよくある質問の回答にChatGPTの活用が可能です。ChatGPTの活用により、経験豊富な社員が新入社員の教育に使う時間を削減でき、専門的な業務に集中できます。
また、社内で頻発する一般的な質問や問い合わせの一次対応をChatGPTに置き換えれば、人事や管理部門への問い合わせ数が減り、負担の軽減につながります。時間的余裕が生まれることで、社員は重要な業務やクリエイティビティが必要な業務に集中できるようになり、企業全体の生産性が向上するでしょう。
ChatGPTを社内利用する際の注意点
ChatGPTはさまざまなシーンで利用できる便利なツールです。しかし、企業内での利用時には注意すべきポイントがあります。注意点をしっかりと把握した上での導入が重要です。
システム導入コストの発生
「ChatGPT」の社内利用に際し、システム導入に伴う初期コストや月額利用料金が発生します。さらに、社内システムとの連携や、自社に合わせた機能のカスタマイズを考慮すると、開発コストや運用コストも追加で必要となります。
例えば、ChatGPTを社内の既存システムと連携させる場合、APIの利用やシステム開発が必要となり、これには専門的な人材や技術知識が必要です。
また、システムの維持管理やセキュリティ対策にも費用がかかります。必要な費用はプロジェクトの規模やニーズによって大きく変動するため、初期投資だけでなく、長期的なコストも考慮する必要があります。そのため、ChatGPTを社内に導入する際は、初期コストや運用コストをしっかりと把握し、長期的な視点でのシステム導入計画が必要です。
不正確な回答生成リスク
ChatGPTを社内で利用する場合、生成される回答が常に正確とは限らない点に注意が必要です。ChatGPTは大量のデータを基に回答を生成しますが、基となるデータに含まれる誤った情報も学習してしまう可能性があります。
また、質問の文脈を正確に理解できない場合にも、不正確な回答を生成するケースがあります。例えば、特定の業界用語や社内用語に対する理解が不十分な場合、ChatGPTは質問の意図を誤解し、適切でない回答を提供する可能性が高まるでしょう。
さらに、最新の市場動向や法律の変更など、タイムリーな情報については学習できていないため、正しい回答は得られません。不正確な回答によるリスクを最小限に抑えるためにも、ユーザーは情報の正確性を確認する必要があります。
情報漏洩リスク
ChatGPTに入力された情報は、学習データとして利用される可能性があります。学習データとして利用された場合、第三者への回答データとして利用されてしまう恐れもあるため、社内の機密情報や個人情報の入力はしないよう社内周知の徹底が必要です。
また、ChatGPTには、会話履歴と学習を無効化する機能があるため、社内で利用する際は学習されないよう設定した上で使用するとより安心して利用できるでしょう。ただし、学習を無効化する設定をした場合、30日より前の会話履歴は削除され、過去のチャット履歴は確認できなくなります。
「情報漏洩リスク」に対しては、社内でのChatGPT利用ルールを明確にし、社員教育も徹底する必要があります。機密情報の取り扱いには十分注意し、セキュリティポリシーやプライバシーポリシーを確認・遵守して安全にサービスを利用しましょう。
ChatGPTを実際に社内で活用している企業の事例を紹介
ここでは、実際にChatGPTを社内導入した企業の事例を紹介します。他社ではどのように使われているかを知ることで、自社での利用におけるヒントも得られるでしょう。
伊藤忠商事株式会社
伊藤忠商事株式会社は、株式会社ブレインパッドと共に生成AIを活用した業務変革と新規ビジネス開発支援の「生成AI研究ラボ」を共同設立しました。
株式会社ブレインパッドは、約200人以上のデータサイエンティストが所属する、データ活用による企業変革のリーディングカンパニーです。日本マイクロソフト株式会社のAIパートナーでもあり、大規模言語モデルをはじめとする生成AIの企業変革を目的とした調査・研究を進めている企業です。
伊藤忠商事は今回の取り組みを通じ、全社員が生成AIを自由に活用できる、以下のような環境整備を進めています。
- 情報漏洩を防ぐためのIT環境の整備
- 正しいデータセットで学習されたAIモデルの利用環境を提供
- 生成AIを活用しやすいインターフェースや社内サポート体制の構築
また、日常業務における生産性向上の検証をおこない、生成AIの実用化を目指しています。
参照：ChatGPT等の生成AIを用いた企業の業務変革や新規ビジネス開発支援を行う「生成AI研究ラボ」の設立について
株式会社ベネッセホールディングス
株式会社ベネッセホールディングスは、日本マイクロソフト株式会社のサービス「Microsoft Azure」上で提供する「Azure OpenAI Service」を活用したAIチャットサービスの運用を開始しました。グループ社員を含めた15,000人向けに提供され、「業務生産性向上」と「新商品サービスの検討」を積極化できる環境を構築する大規模な取り組みです。
株式会社ベネッセホールディングスでは2021年よりDXを推進しており、Digital Innovation Partners（DIP）という組織を設定しています。ChatGPTの利用についても、DIPを中心に活用を検討し、安心・安全な環境でAIチャットサービスを検証できる環境を整備することを目的にMicrosoftAzure上のOpenAIを活用した「Benesse GPT」を開発しました。クローズドな環境で外部に情報が漏洩しない仕様となっており、セキュリティ面への配慮もされています。
参照：社内 AI チャット「Benesse GPT」をグループ社員 1.5 万人に向けに提供開始
ナイル株式会社
ナイル株式会社は、マーケティングDX事業や自動車産業DX事業を手がける企業です。2023年にChatGPTの最新版である「GPT-4」のリリースを受け、「GPT-4」の月額利用料を全額補助する「ChatGPT支援制度」を福利厚生に追加しました。
ナイル株式会社には、戦略的に生成AIを業務に活用し、コスト削減などを通じた利益の最大化を目的とする「GAI Lab」という社内プロジェクトがあります。このプロジェクトでは、事業部メンバーからのヒアリングを基に業務改善を考案し、生成AIの活用により課題解決できるかを検討するなどの取り組みをおこなっています。
また、社内での記事制作コストや工数削減にも取り組み、2か月間で26.9％のコスト削減に成功しました。
参照：社内業務の30％削減を目指す！ナイルの生成AI活用をリードする「GAl Lab」って？
ナイル、「ChatGPT支援制度」を福利厚生に追加。ChatGPTの積極的な活用を推進し、社員のプロンプトエンジニアリングの向上を目指す。
ChatGPTの機能を使用した具体的な活用方法
この章では、ChatGPTの具体的な活用方法を紹介します。自社でどのように利用を進めていくかの参考になれば幸いです。
マニュアル作成
ChatGPTの高い文章作成力と自然言語処理技術を生かし、さまざまなマニュアルの作成が可能です。
例えば、ある製品の設定方法を示したマニュアルを作成したい場合、設定手順や設定項目をChatGPTに入力すれば、与えられた情報を基にマニュアルを作成してくれます。生成された文章を確認し、過不足の有無や、より強調したいポイントがあれば再度その指示をChatGPTに入力することで、修正してくれます。
ユーザーはマニュアルの作成に必要なキーワードを入力するだけで整った文章を作成でき、文書作成スキルがなくても質の高いマニュアルの作成が可能です。
リファレンスチェック
ChatGPTは膨大な量のテキストデータを学習しており、多様な情報の提供が可能です。そのため、短い時間で効率的にリファレンスチェックを実施できます。
例えば、新しい企業との取引を検討している場合、その企業の信用情報や過去の取引実績、業界での評判などを確認する必要があります。その際、ChatGPTを活用すれば、短時間で必要なリファレンスデータを収集でき、判断材料としての利用が可能です。
このように、ChatGPTをリファレンスチェックに活用することで、作業のスピードアップと正確性の向上が期待できます。信頼性の高い情報を素早く入手できるため、ビジネスリスクを最小限に抑えられるでしょう。
社内データの検索
ChatGPTは、社内データの検索にも活用できます。ただし、ChatGPTに最初から社内データが蓄積されているわけではないため、プラグインの開発やChatGPTアプリケーションの導入が必要です。
ChatGPTにさまざまな社内データを蓄積することで、そのデータを基にした社員への回答が可能です。
例えば、ある社員が過去のプロジェクトデータを参照したい場合、通常であればそのプロジェクトに関連するフォルダを探したり、検索したりする必要があります。しかしChatGPTにデータが蓄積されていれば、「過去の〇〇プロジェクトに関するデータが見たい」といったような指示でも、関連するデータを提出してくれます。
社内データ検索にChatGPTを活用すれば、検索作業がスムーズになり、大幅な時間短縮と作業効率アップが期待できるでしょう。
社内FAQや質問対応などの社内ヘルプデスク
ChatGPTは、社内FAQや質問対応、社内ヘルプデスクとしての活用もできます。
例えば、社員が経費申請の方法について知りたい場合、従来であれば社内ページを検索して調べたり、経理担当者へ確認したりという手順をたどるでしょう。しかし、これでは探しているページが見つかるまでに多くの時間がかかる場合や、経理担当者からの回答を待つ時間が発生します。
ChatGPTに社内でよくある質問などの情報を学習させておけば、「経費申請の方法を教えて」と入力するだけで、申請手続きの方法や必要な書類などの情報をすぐに得られます。
また、経理担当者は質問に回答するための時間を削減でき、より重要な業務への集中が可能です。その結果、社内全体のモチベーションアップにもつながるでしょう。
社内FAQの利用にはチャットボットもおすすめ
ChatGPTには高度なAI技術が使用されており、文書作成をはじめとしたさまざまな活用が期待できます。しかし、社内FAQとしての利用を考えている場合は、チャットボットの利用もおすすめです。
ChatGPTを社内FAQとして活用しようとする場合、プラグインの開発や情報の学習などが必要なため、さまざまなコストが発生します。しかしチャットボットの場合、開発コストはかかりません。
また、チャットボットは事前に準備した質問と回答を登録するだけで、すぐに運用を開始できます。さらに、チャットボットの設定や回答内容の更新は簡単に実施でき、プログラミングなどの知識がない人でも手軽に操作できます。
このように、社内FAQの運用においては、簡単かつ素早い設定が可能なチャットボットの利用が効率的と言えるでしょう。
まとめ：ChatGPTを社内で活用し業務効率化を図ろう
本記事では、ChatGPTの社内利用におけるメリットや注意点、活用方法などを紹介しました。ChatGPTを社内で活用するには、情報漏洩に対する対策や、専門の知識を持つ人材の確保など、さまざまなリソースが必要です。しかし、社内活用に成功すれば、大幅な業務コストの削減や、社員の生産性向上につなげられます。
下記資料では、ChatGPTの具体的な活用例について詳しく解説しています。興味をお持ちの方は、ぜひダウンロードしてみてください。
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