報告書の電子化を進めたいと思っていても、「どこから手をつければ良いか分からない」「導入したとしても社内に浸透するか不安」という声も多いでしょう。
実は、報告書を電子化することで、業務効率化やコスト削減など多くのメリットが得られます。その一方で、成功するためにはいくつかのポイントを押さえておくことが重要です。
この記事では、報告書を電子化により得られる具体的なメリットと、電子化を成功させるための秘訣について詳しく解説します。
「i-Reporter」は導入社数No.1（富士キメラ総研 2023年8月8日発刊）、国内トップシェアを誇る現場帳票システムです。
導入することで、紙の現場帳票の「記入・報告・管理」すべてのペーパーレス化を実現。さまざまな業務の効率化やDXにつなげられます。
また、弊社株式会社サンソウシステムズでは、要件定義から設計・導入、その後の運用管理まで、お客様に寄り添った伴走支援が可能です。
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目次
報告書の電子化とは？
報告書の電子化が広まった背景
テクノロジーの進化や働き方の変化が目まぐるしく進んでいる現代社会。企業が成長するためには、その変化に素早く、柔軟に対応することがとても重要です。
そんな現代に急速に広まっているのがデジタルトランスフォーメーション、いわゆるDXです。近年のテレワークの普及やデジタル化を後押しするさまざまな法改正によってもDXが推進されており、あらゆる業界で業務のデジタル化が進んでいます。
その中でも、報告書の電子化は特に重要な取り組みであり、従来の紙ベースの報告書をデジタルデータに置き換えることで、さまざまなメリットが得られるのです。
なぜ報告書の電子化するべきなのか
報告書を電子化すべき理由は、従来の紙ベースの報告書で抱えていたさまざまな問題を解決できる点にあります。
まず、紙の書類を大量に保管するには広大なスペースが必要です。さらに、その膨大な量の紙の報告書から、必要な書類を見つけるために多くの時間がかかっているのではないでしょうか。
一方で、電子化された報告書は、ペーパーレス化によって保管スペースの確保が不要となります。さらに、データ整理機能を活用することで目的の書類を迅速かつ効率的に検索・取得が可能です。
これにより、大幅な作業時間の短縮や作業効率の向上が期待できます。この点だけでも得られるメリットは非常に大きく、報告書を電子化することは企業にとって見逃せない要素といえるでしょう。
報告書を電子化するメリット
では、企業にとって見逃せない要素とは、具体的にどのようなメリットなのでしょうか。ここでは、その報告書を電子化するメリットについて紹介します。
作業時間を短縮
報告書を電子化することで、これまで手作業に頼っていた報告書の作成や管理が格段に効率化されます。
例えば、テンプレートの自動入力の機能を活用することで、紙の報告書でおこなっていた転記や修正作業が大幅に改善され、無駄な時間を削減できます。
業務の流れを効率化
報告書を電子化することで、どこにいても簡単にデータにアクセスできるようになります。これにより、オフィスにいなくても報告書を確認・共有できるため、リモートワークや出張時にも柔軟に対応が可能です。
従来の紙ベースでは、必要な書類を物理的に保管場所から取り出す必要がありました。一方で、電子化された報告書はクラウド上で管理され、瞬時にアクセスできるため、業務の流れが大幅に効率化されます。
ペーパーレスによるコスト削減
もう一つの大きなメリットは、コスト削減です。紙や印刷、さらには保管場所にかかる費用も、電子化によって削減できます。このため、物理的な書類の山に悩まされることがなくなり、デジタルデータとして安全に保存できるため、保管スペースの有効活用も期待できます。
報告書の電子化で失敗しないコツ
報告書を電子化することで多くのメリットが得られることを紹介しましたが、実際には報告書の電子化が社内に浸透し、効果的に従業員が使いこなさなければ、最大限のメリットは得られません。ここでは、報告書の電子化を成功させるために、失敗しないための重要なコツを紹介します。
導入目的を明らかにする
報告書の電子化を成功させるためには、まず導入の目的を明確にすることが重要です。
例えば、業務の効率化やコスト削減、データ管理の改善など、具体的な目標を設定することで、必要な機能やツールが選びやすくなります。導入目的が明確であれば、余分な機能を省き、コストを抑えた導入が可能です。
使いやすさを重視する
ツールを選ぶ際には、コストだけでなく使いやすさを重視しましょう。
導入後に社内での使用が浸透しない場合、その原因の多くは「使いにくさ」にあります。現場の声を反映し、従業員が実際に使いやすいツールを選ぶことが重要です。使い方が難しい場合のサポート体制も事前に確認しておくと安心です。
まずは少人数で利用してみる
導入初期は、プロジェクトメンバーや特定の部門で少人数から始めるのがおすすめです。
小規模な導入を経て、問題点を洗い出し、その後、社内全体にシステムを広げていく準備を整えることが成功への近道となります。
各ツールとの比較ポイント
報告書を電子化する際には、どのツールが自社に最適かを判断することが大切です。
各ツールの使い勝手や導入のしやすさには違いがあるため、比較しながら最適なものを選びましょう。以下に、いくつかの代表的なツールの特徴を紹介します。
スキャナーでのスキャン:
既存の複合機で書類をスキャンし、簡単にデジタル化する方法です。
操作がシンプルで、外部委託の必要がなく、低コストで導入が可能。紙の量が少ない企業に適していますが、スキャンした画像ファイルは法的効力が低い場合があるため注意が必要です。
電子化代行サービス:
社内で書類の処理が難しい場合や、膨大な書類を抱えている企業にとって、電子化代行サービスは非常に便利な選択肢です。
書類の枚数や保管箱の単位でコストが発生しますが、自社でおこなうよりも手間が省け、時間も大幅に短縮できます。特に、書類が多い企業では整理と電子化を一括して任せられるため、作業効率が大幅に改善されるでしょう。
ITツール:
これから電子化を進める企業にとって、ITツールの導入はおすすめです。
ITツールを活用することで、報告書の作成や管理が効率的におこなえます。さまざまな業務システムやクラウドサービスと連携できるツールもあるため自社に合ったツール選びが大切です。
報告書の電子化なら「i-Reporter」
報告書を電子化するなら、便利で使いやすい「i-Reporter」がおすすめです。操作が簡単で、多様なニーズに応えるITツールとして、日々の業務をスムーズに進められます。次に、その主な機能や利点を詳しく見ていきましょう。
「i-Reporter」の主な機能と利点
自動化機能による効率化
「i-Reporter」では、シンプルな操作で報告書が作成できます。例えば、決まったフォーマットにシステムが自動的にデータを反映し、短時間で報告書が完成します。
従来のように手動で1つひとつデータを集計する時間や誤りを修正する時間が大幅に短縮されるため、業務の効率改善が可能です。
セキュリティとデータ保護の強化
「i-Reporter」では、セキュリティ対策としてユーザー管理、承認管理、パスワード管理などが導入されており、データの安全性を確保しています。さらに、iPad個体認証管理にも対応しており、情報漏洩を防止する機能も整備されています。
多機能対応
OCR機能を使ってスキャンデータをテキスト化でき、編集も可能です。さらに録音、バーコード読取、PLC情報、生体認証、計測器との連携など、紙では実現できなかった多種多様な入力機能を用意されています。
また、クラウドとの連携により、どこからでもデータの共有やアクセスができるため、チームでの効率的な業務をサポートします。
実際に使ってみるまでは、どのツールでも自社に合ったツールなのか、効果が得られるか不安に感じる方も多いかもしれません。そんな不安を解消するためには、まず実際に体験してみるのが一番です。
「i-Reporter」では、今なら2か月間の無料トライアルを実施中です。
その使いやすさをじっくりお試しいただけます。ぜひこの機会に、報告書の電子化を体験してみてください。
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導入事例から学ぶ報告書電子化の成功ポイント
次に、実際に報告書の電子化を成功させた企業の事例を紹介します。
それぞれの事例から学べる成功のポイントを通じて、どのように導入を進めれば効果的なのかを見ていきましょう。ここで紹介する共通点を押さえて、導入する際の参考にしてください。
成功事例の紹介
株式会社マスヤ
株式会社マスヤはおにぎりせんべいを中心とする米菓の製造販売をしている企業です。
DXをおこなう足掛かりとして「i-Reporter」を採用し、情報を扱いやすいデジタル情報にすることからスタート。
株式会社マスヤでは、18歳から70歳までの幅広い年齢層や職種に対応するため、タブレット操作の説明会を複数回実施。テスト入力時には立ち合いをおこなうなど丁寧に時間をかけて教育をおこない、徐々にシステムを導入に成功しました。
課題:
- 紙帳票に記載された内容を手入力で転記していたため、非常に多くの工数が必要であり、日当たり2.5人日が転記作業に費やされていました。
- 日当たり100枚、年間で25,000枚以上の印刷物を処理する必要があり、保管場所が圧迫されていました。
改善結果:
- 電子化により転記工数が大幅に改善され、RPAを組み合わせることで日当たり2.5人日の作業がゼロに削減されました。
- 印刷工数が0になり、保管スペースが省スペース化され、現場の有効活用が進みました。
- タブレット内に情報が集約されることで、事務所と現場間の移動が不要となり、検索工数も削減されました。
参考：株式会社マスヤ– 【i-Reporter】食品製造業における日報電子化の事例
積水成型工業株式会社
積水成型工業株式会社は、プラスチック製品を製造販売している企業です。
製造日報の電子化を目的に「i-Reporter」を導入しました。
電子化ツールを選ぶ際、目的を達成するために「タブレット端末で使用できる」「ネットワークがなくても使える」といった具体的な7つの要件を基に、複数のツールを比較しました。
その結果、最も適していた「i-Reporter」の導入を決断しました。
さらに、「i-Reporter」の導入後も現場からの要望には徹底的に応えるという姿勢から従業員からの細かな指摘にも対応しつづけたことでシステムの導入に成功しました。
課題:
- 手作業による日報作成や集計に月間300時間を要し、作業効率が非常に低下していました。
- 手書きによる計算ミスや、データ転記作業に多くの時間と手間がかかっていました。
改善結果:
- 「i-Reporter」の導入により、製造日報の作成・管理時間が130時間に短縮され、170時間の時短を達成しました（約60%の工数削減）。
- 自動集計によって計算ミスが完全にゼロに削減されました。
- データ転記が不要となり、手作業の負担が大幅に軽減されました。
参考：積水成型工業株式会社 – 【i-Reporter】製造日報を電子化事例
2つの成功事例から学ぶ共通するポイント
現場の声を反映する重要性:
報告書の電子化で失敗しないコツでも述べた通り、導入後に社内での使用が浸透しない場合、その原因の多くは「使いにくさ」にあります。
どちらの企業でも、従業員が実際に使いやすいように、現場の声を反映する徹底的な姿勢が成功につながったポイントでしょう。
導入目的の明確化:
導入の目的を明確にすることで、必要な機能が備わっているかを見極められます。さらに無駄な機能を省きコストを抑えた効率的な運用が可能になります。
徹底したトレーニングとサポート体制:
最後のポイントは、導入後のトレーニングやサポートを充実させることです。導入後のトレーニングやサポートを徹底的におこなうことで従業員の「使いにくさ」を軽減し、ツールの効果を最大限に引き出して成功につなげるポイントになるでしょう。
今すぐ始めよう。報告書の電子化で作業を効率化するメリット
今回は報告書の電子化についてご紹介しました。
報告書の電子化を進めたいけれど、実際に自社に合うのかわからないという不安もあるかもしれませんが、導入してみると手作業が減り、業務効率やデータ管理が向上するという長期的なメリットを得られます。
電子化が進むことで、コスト以上の価値がもたらされ、時間の短縮やペーパーレスによるコスト削減も期待できるため、ぜひ前向きに検討してみてください。
株式会社サンソウシステムズでは、導入社数No.1（富士キメラ総研 2023年8月8日発刊）の現場帳票システム「i-Reporter」の導入を支援する『ちょこっと相談室』という無料のオンライン相談窓口を設けております。
現場帳票のシステム化を検討する際、「時間がなくて調査ができない」「導入しても運用できるか不安」「他社製品と比較してどうなのか」といった課題や不安がつきものです。
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