会社の生産性向上を考えた際に、一つの手段として業務プロセスの改善が挙げられます。
業務プロセス改善とは、特定の業務開始から終了まで、一連の流れを改善する施策です。業務プロセス改善では、一連の業務を見直すことで、より効率的な業務プロセスへと整理が可能です。
とはいえ、「業務プロセスを改善するには何をしたら良いかわからない」という方もいるのではないでしょうか。業務プロセスの改善方法やアイデアを押さえておくことは、会社全体の生産性を高めるためにも重要です。
本記事では、業務プロセスを改善する方法について紹介します。アイデアや成功のポイントについて解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
業務プロセスの基礎知識
業務プロセスとは、特定の業務の始まりから終わりまでの一連の流れを指します。企業においては、多くの場合、複数の業務が連携し合って進行しています。
例えば、商品を販売する企業の場合、まずは製品を「作る」業務をおこなった上で「売る」業務が進められます。商品やサービスを提供し、利益を得るまでの一連の流れは、仕入れ・製造・販売・運送・経理など、すべての業務があるからこそ企業活動が成り立つのです。
業務プロセスを改善する前に、業務プロセスとBPRの違いや主な目的など、基本的な知識を把握しておきましょう。
業務プロセス改善とは
業務プロセス改善とは、既存の業務手順や流れを整理して、業務の効率化やコスト削減などを図る取り組みです。「ムリ・ムダ・ムラ」を削減し、今あるリソースを効率的に活用して、企業活動の生産性を向上させます。
例えば、人材の配置や部門間の業務フローを改善し、最適化します。
業務プロセスは本来、企業の目的を達成するために最も効率的な方法を採用するべきですが、時代の流れと共に変化していく必要があるのです。
業務プロセス改善とBPRの違い
BPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）とは、業務フローや組織構造、情報システムなどを再構築し、業務改革をすることを指します。業務全体のフローを洗い出して改善し、業務の効率化やコスト削減を実現できます。
業務プロセス改善とBPRの大きな違いは、対象となる範囲や規模の大きさです。業務プロセス改善では、仕事を進めやすいよう部分的な改善をおこなう一方で、BPRは社内の業務全体を抜本的に改善します。
業務プロセス改善の主な目的
業務プロセス改善の主な目的は以下の通りです。
- 業務負担の軽減
- コスト削減
- IT化の促進
業務プロセス改善に取り組む企業の多くは、人手不足や業務の属人化などによる労働負担の大きさや、残業が増えることによる企業の利益減少などの悩みを抱えています。
これらの課題に対し、IT化を促進することで、業務負担の軽減とコスト削減を図ります。すべての目的が関連していることから、同時に進めていくことが重要です。
業務プロセス改善を成功できれば、企業の利益改善にもつながります。
業務プロセス改善のメリット
業務プロセスを改善するには、生産性を高める以外にも、多くのメリットがあります。業務プロセス改善の効果を最大化するため、業務プロセス改善のメリットについて見ていきましょう。
業務効率化・生産性向上
業務プロセスを改善することで、業務の効率化が実現できます。業務プロセス改善は、業務の無駄を省き、効率的に業務を進行できるようにすることが目的です。
結果的に生産性を向上できるだけでなく、人件費などのコスト削減にもつながります。
例えば、従来は紙を利用していた情報管理や、やり取りを電子化することで、回覧の省略が可能です。ほかにも、資料ファイルなどのフォーマットや書式を統一することで、過去の保管ファイルを活用して資料をまとめる際に、修正する手間を省けます。
このように、一連の業務から「ムリ・ムダ・ムラ」を取り除くことで、業務を効率化できます。
DXの推進
業務プロセス改善は、DXの推進にもつながります。経済産業省が策定した「デジタルガバナンス・コード2.0」にもあるように、DXの推進は企業における課題の一つです。
DXとはデータやデジタル技術を利用して業務プロセスを改善するだけでなく、製品・サービスなどのビジネスモデル、組織・企業文化などを変革し、競争上の優位性を確立することを指します。
既存の業務プロセスや企業文化などを維持したままのDXでは、変革に限界があるため、まずは、業務プロセスの見直しが必要です。例えば、「業務を効率化してコア業務へリソースを集中させる」目的で、ツールを導入したとしても、そもそもの業務プロセスに課題や改善点があれば、根本的な解決ができません。このように、システムやツールの導入以前に、業務プロセスを改善することが、DXの推進につながるのです。
リスクマネジメント
特定の業務プロセスが属人化している場合、業務フローやオペレーションが不透明になることも少なくありません。そのため、担当者以外の人員が業務に従事した際、作業効率が低下して、業務の進行を妨げる可能性があります。
また、担当者の異動や退職時の引継ぎに時間がかかってしまうリスクもあります。
業務プロセスを改善してマニュアル化するなど、誰でも効率的に運用できる仕組みを構築し、属人化リスクを対策することが大切です。
業務プロセス改善の手順
業務プロセスはむやみに手を付けず、十分な計画策定が大切です。失敗を防止するためにも業務プロセス改善の手順を詳しく解説します。
業務を可視化する
業務プロセスとフローを、図などを用いて可視化し、現状を把握します。現状の可視化は課題を洗い出しやすくするため、具体的な手順や担当者、作業パターンなどより詳細に書き出しましょう。
業務を可視化する際は、担当者へのヒアリングも重要です。課題に感じている点や課題の改善案などをヒアリングすれば、現場にしか分からない気付きが把握できます。
またヒアリングは、直接業務にかかわりがないスタッフによる実施が理想的です。
課題を整理する
既存の業務プロセスとフローを可視化できたら、非効率なフローやバラつきが生じているボトルネックを把握できます。それらの課題を洗い出して分類し、優先順位をつけることが重要です。
例えば、以下のような課題があります。
- 製造工程において、品質チェックを手作業でおこなっているため時間がかかり、業務が滞っている
- 経理・総務部において、紙の書類が多く、必要な書類を見つけるのに時間がかかっている
課題を洗い出す際は、その原因も同時に書き出します。課題の解決方法は原因によって異なるので、効果的に改善できるよう、より詳細に書き出すことが大切です。
実行計画を策定する
課題が洗い出せたら、目標や改善方針、実行計画を策定します。まずは「いつまでにどの状態にする」と期限と目標を設定します。
目標ができたら、実行計画として優先度の高い課題の解決策とスケジュールを決めましょう。実行計画を立てる際は、5W1Hが大切です。「いつ（when）」「誰が（who）」「何を（what）」「どこで（where）」「何のため（why）」「どうやって（how）」おこなうのかのほかにも、事前に必要な準備なども明確にしておきます。
それぞれの業務プロセスは互いに関係し合っているため、改善策を実行した際に、他の業務に悪影響がないか注意が必要です。ほかの業務がかえって煩雑になり、全体的な生産性が低下する場合があります。
またスケジュールを組む際は、効果が出やすそうな対策から取り組むことがおすすめです。多くの対策は、実行してから効果が出るまで一定の期間が必要です。効果が目に見えてわからないと、モチベーションが続かずに継続できなくなる可能性があります。
これらを踏まえて改善策を決定し、スケジュールに落とし込みましょう。
計画を実行する
策定した計画を実行します。効果の出やすい施策から実行していき、成功体験を積み重ねることが大切です。計画が継続して実行できるよう、進捗管理も欠かさずおこないます。
また、実行した施策の効果測定ができる環境整備も重要です。評価シートの準備やKPI（重要評価指標）の設定などをおこない、課題に対する施策のフィードバックができるよう環境を構築しておきます。
振り返りをおこなう
業務プロセスの改善は、一度実施したら終わりではなく、PDCAサイクルを意識して、定期的な見直しが必要です。新しい業務プロセスが定着しているか、成果が上がっているかを確認します。
効果が測定できたら、その評価を踏まえて次のアクションを考えます。再度実行計画を立て、改善を継続することが大切です。
また、業務プロセス改善を担う人材育成も並行して進めると、長期的に継続して改善できる組織体制が構築できます。
業務プロセス改善に使えるフレームワーク
効果的に業務プロセス改善を進めるにはフレームワークの活用が有効です。はじめての業務プロセス改善では、何から手をつけたら良いかわからない場合も少なくありません。
最短で業務プロセス改善を実行できるよう、業務プロセス改善におすすめのフレームワークを紹介します。
ECRSの4原則
ECRS（イクルス）の4原則とは、業務プロセスを改善する基本的な考え方で、以下の4つの視点から見直しをおこないます。
- Eliminate（排除）：なくしても問題ない業務はないか
- Combine（結合）：業務をまとめられないか
- Rearrange（入れ替え）：作業工程を入れ替えて効率化できないか
- Simplify（簡素化）：業務を簡単にできないか
ECRSの4原則に沿って改善を進める場合は、頭文字の順番で実施するのが一般的です。それぞれの視点は、業務自体に目を向けるのではなく、担当者や配置・場所なども対象にします。
多くの場合、何か改善をおこなう際は「〇〇を追加しよう」と足し算思考になりがちですが、ECRSの4原則では、「〇〇を廃止しよう/まとめよう」と引き算思考で改善できます。
ロジックツリー
ロジックツリーとは、一つの事柄に対して、それを構成する問題や原因などの要素を階層構造に分解して整理する手法です。左から右に向かってピラミッドのように展開していき、課題の原因や解決方法などを導き出せます。
ロジックツリーでは原則、最初と最後がイコールになっていなければ成り立ちません。むやみに思いついた言葉を記載するのではなく、常にイコールの関係が成り立つよう注意が必要です。
ロジックツリーは業務プロセス改善に限らず、多くの場面で活用できます。業種問わず幅広いシーンで効果を発揮するため、覚えておいて損はないフレームワークです。
バリューチェーン（価値連鎖）
バリューチェーンとは、商品やサービスが顧客に届くまでの一連の流れを価値の連鎖として捉えたものです。事業活動を俯瞰し、改善点を考えます。
例えば事業活動全体において、どのようなコストがかかり、どのように顧客に届いているのかを把握します。それを踏まえて、どこにどれだけのリソースを投入すれば利益を最大化できるかを把握可能です。
ほかにも自社の強みと弱みの分析にも活用できます。強みを生かしつつ、弱みを理解して業務プロセスの改善をおこないましょう。
KPT
KPTとは「Keep（継続する）」「Problem（問題点）」「Try（挑戦する）」の頭文字をとったフレームワークです。業務プロセスの改善においては以下の手順で進めます。
- 上手くいったこと、続けていきたいこと（Keep）を書き出す
- 現状の問題点（Problem）を書き出す
- 問題点を解決するためのアイデアを洗い出し、次の取り組みを決める
業務プロセス改善においては、施策ごとの振り返りと継続的な改善が大切です。業務プロセス改善にKPTを活用することで、振り返りを習慣化できます。
業務プロセス改善の効率を高める方法
業務プロセスを改善する方法は、さまざまな方法があります。それぞれの企業によって最適な改善方法が異なるため、自社が抱える課題や達成したい目的に合った方法を選ぶことが大切です。
業務プロセス改善の代表的なアイデアを紹介するので、ぜひ参考にしてください。
ペーパーレス化
ペーパーレス化とは、紙の使用を電子化によってなくすことを指します。これまで紙で運用していた書類や資料などを電子化することで、業務の効率化やコスト削減が可能です。
例えば、紙による資料などの情報を電子化すれば、保管場所を確保する必要がなく、検索機能などで簡単に必要な情報を閲覧できます。また、現場帳票や各種申請関連なども、印刷作業をおこなわず、ディスプレイ上で処理できるフローを構築すれば、事務処理の手間を大きく省けます。
結果的に、紙やインク代を削減し、業務を円滑に進められるでしょう。
以下の記事では、現場で利用されている現場帳票を電子化するメリットについて紹介しています。興味がある方は、ぜひ参考にしてください。
https://www.satfaq.jp/dx-column/genbachohyo-denshika/
IoTの導入
IoT（Internet of Things）とは、「モノのインターネット」を意味します。電子機器や産業機械などのモノとインターネットをつなぎ、ネットワークを介して相互に制御する仕組みです。
IoTの導入では、デジタル技術を活用して、業務の一部を自動化することで、生産ラインの故障や異常の検知ができます。生産性を向上できるだけでなく、ミスの防止にもつながるでしょう。
例えば、カメラを設置することで異常や故障を早期に発見し、迅速に対応できます。ほかにも、生産設備の稼働状況をデータ化したものや需要予測から、生産計画の最適化も可能です。
また、ニーズに合わせて生産ラインを柔軟に変更し、少量多品種生産がしやすいメリットもあります。少量多品種生産は、顧客一人に合わせたカスタマイズが必要なことから、製造に時間がかかり、コストも高くなります。しかし、IoTによって業務効率を最適化できていれば、生産効率の悪い少量多品種生産も比較的おこないやすいと言えるでしょう。
AIやRPAの活用
RPAとは、データ入力やリスト作成など、人間がパソコンで操作する作業を自動化できるツールです。RPAを導入することで、より重要な業務に注力できるだけでなく、ヒューマンエラーも防止できます。
前述したペーパーレス化が進めば、RPAの対応範囲が広がるため、より業務をより効率化できるでしょう。
また、RPAとAIを組み合わせることでより、RPAだけではできない、臨機応変な対応が可能です。生成AIの指示を基に、RPAが自動で操作する仕組みを構築できれば、より多くの業務を自動でおこなえます。
BPOの導入
BPO（Business Process Outsourcing）とは、業務の一部を外部に委託することを意味します。BPOを導入することで、採用や教育の手間を省けるだけでなく、中長期で安定した生産体制を構築できます。
例えば、受発注や経理、カスタマーサポートなどのマニュアルによって標準化しやすい業務を委託することで、より効果を発揮するでしょう。
また、IT関連業務やマーケティングなど、専門性の高い業務への導入も、自社でおこなうよりも大きな効果が期待できます。
コンサルティング
業務プロセスを思うように整理できない場合や業務プロセス改善のノウハウがない場合は、コンサルタントに依頼するのも一つの手段です。現状調査・分析、課題の洗い出しをおこない、業務プロセスの改善案を提示してくれます。
施策の実施から効果測定、改善まで対応できるため、大きな効果が期待できます。
コンサルティングを依頼する際は、自社と同業界に精通している会社を選ぶと良いでしょう。それなりにコストがかかるため、改善事例も参考に、慎重に選ぶことが大切です。
業務プロセスの改善を成功させるポイント
業務プロセスの改善を実施すれば、必ずしも成果が出るわけではありません。業務プロセス改善を成功させるには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。
それぞれのポイントについて見ていきましょう。
目的・メリットを明確にする
目的とメリットを明確にしておくことは、業務プロセスの改善効果を最大化させるだけでなく、現場の理解を得る上でも重要です。
目的が明確になっていなければ、やるべきことも明確になりません。
また業務プロセス改善は、組織全体で取り組む必要があります。なかには、変化を嫌う社員もいるため、業務プロセスの改善には、従業員に対してどのようなメリットがあるのかを説明しましょう。
進むべき方向を明確にし、現場の協力を得ることが、成功への近道と言えます。
DXと働き方改革を並行して実施する
ただ業務プロセスを改善するのではなく、DXや働き方改革も視野に入れておくことも大切です。
業務プロセスの改善は、業務フローや人員の配置・割り振りなど、大きく変化します。一時的に残業や勤務日数が減少し、従業員の給料にも影響が出る可能性もあるでしょう。
しかし、中長期的には、働きやすさや休みをとりやすい環境整備ができるため、仕事も人生も充実しやすく、企業にとっても利益率を高められるメリットがあります。これらを視野に入れた業務プロセス改善であることを社内に周知できれば、従業員の賛同を得やすいでしょう。
例えば、以下のような施策があります。
- 業務フローの可視化やマニュアル作成による属人化の解消、休める環境構築
- IoTによる生産業務の自動化
- ペーパーレスによる事務処理の効率化
業務プロセス改善のアイデアを実行して生産性を高めよう
業務プロセスの改善は、業務を効率化して会社全体の生産性を高められる施策です。DXや働き方改革も推進できるメリットがあり、組織全体を大きく変化させる第一歩と言えます。
業務プロセス改善をおこなう際は、目的や課題、自社の状況に応じて適切な方法を選択しましょう。本記事で紹介したアイデアや成功のポイントを参考に、業務プロセスの改善に取り組んでみてください。
業務プロセスの改善を検討中の場合、まずは基盤となるペーパーレス化からはじめることをおすすめします。
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