2022年の「電子帳簿保存法」の改正を機に帳票の電子化が注目されるようになりました。実際に電子化をするように指示があったものの、何からはじめたらいいかわからない方も多いのではないでしょうか。
この記事では、帳票電子化をするメリットと注意点を解説します。帳票電子化を成功させるポイントについても紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
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目次
紙の帳票の問題点
まず、紙の帳票による問題点を紹介します。
紙の帳票から電子化することで、移行作業は大変な部分もありますが、紙の帳票だから生じていた問題点を改善できます。
ぜひ自社が抱えている課題と照らし合わせてみてください。
帳票の保管や管理が難しい
紙の帳票は管理と保管が大変です。保管には、物理的な場所が必要となり、管理はすべて手作業でおこなわれます。
また、増え続ける帳票を人の手でファイリングしていくため、ミスは一定数起きてしまいます。ミスを防ぐためのWチェック担当を配置する対策があります。しかし、問題点はその分人件費が嵩んでしまう点です。
紙の管理は誰でも閲覧できるためセキュリティ面が疎かになりがちです。紛失をしてしまった場合に復元ができない点も紙の帳票の問題点と言えるでしょう。
印刷や送付のコストがかかる
紙の帳票の送付時は郵送やFAXを使用します。郵送であれば、印刷・封入・投函の人的コストと、備品のコストがかかります。1回にかかるコストは小さくても、毎日の作業となれば大きなコストです。
また、一部電子化を進めている企業でも、送付相手によって送付方法を変更することでミスを誘発します。
作成作業においてミスをする可能性が高い
一部の企業では、帳票の作成にパソコンを使用している企業もありますが、紙の帳票を使用している場合はまだ手書きの企業が多いです。
帳票の手書き作成には、時間と人手が必要です。手書きの場合、人的ミスを完全に避けられません。加えて、作成した人によって誤字脱字といった精度の差がでてしまうのも問題点です。
帳票電子化のメリット
次に、帳票電子化のメリットについて解説します。
紙の帳票を電子化することで、一体どのようなメリットがあるのでしょうか。メリットをしっかり理解して、職員に説明できるようにしておきましょう。
モノ、ヒトのコスト削減
紙の帳票の送付時に必要だった印刷代や印紙代、封筒代の備品コストのカットや郵送対応をおこなってきた人員のコストの削減が可能です。
帳票の作成に必要だった人員も減らせるため、大幅に人件費をカットできます。
紙の帳票管理に必要だった保管場所の費用も削減可能です。
セキュリティの強化
電子帳簿でのデータは、適切に暗号化されてアクセス制御が可能です。そのため、情報漏洩のリスクを回避できます。
また、電子帳簿はクラウド上で安全に保管でき、紛失や盗難のリスクを軽減します。クラウドサービスは高度なセキュリティ対策を施しており、データの暗号化、アクセス制御、バックアップなどが可能です。また電子帳簿は、紛失や火災、水害などによる物理的な損傷から守れます。
業務効率向上が可能
紙の帳票では紙を回覧していた承認作業が、電子化すれば承認ボタン1つで対応可能になります。
複数箇所に拠点がある企業でも、リアルタイムで情報共有されているため業務を滞りなく進めることも可能です。
確認したい帳票をすぐに見つけられる
紙の帳票では、ファイリングされた膨大な書類から必要な情報を探さないといけません。電子帳簿は検索性が高く、必要な情報を素早く取得できます。電子データのため、情報をグラフでまとめられるのもメリットの1つです。
帳票電子化で気を付けること
次に帳票電子化をする際に気を付ける点を紹介します。
帳票電子化がもたらすメリットは多くありますが、気を付ける点も存在します。抑えるポイントをしっかり抑えて、電子化に向けて準備を進めましょう。
導入コストがかかる
電子帳票システムの導入には、初期費用がかかります。ハードウェア、ソフトウェア、職員へのトレーニングなどです。備品コストも発生しますが、電子帳票システム浸透のために人件費も発生するため注意しましょう。
発生が予測できるコストを考慮し、電子帳票システムを選ぶことが重要です。
特に人材費はどれくらいの期間で浸透させられるかが要です。導入にかかる期間が長ければ長い程、導入にかかる人件費は増加します。
電子帳票電子ツールの導入を検討している場合は、導入後のフォローが手厚い帳票システムを選ぶと良いでしょう。
複数の保存方法により、非効率になることも
電子帳簿はクラウド、サーバー、ローカルストレージなどで保管が可能です。しかし、適切な方法で保管をおこなわないとデータの整合性やアクセス時に問題が生じます。
企業内で統一した保存ルールを策定し、適切な場所にデータを保管することを徹底しましょう。電子帳簿は、データそのものが破損してしまうと復元が容易ではなくなる場合があるため注意しましょう。
社内の業務フローを見直す必要がある
電子帳簿の導入に伴い、いままでの業務プロセスを再評価して最適なフローの構築が必要です。例えば、承認フローやデータ入力のプロセスが最適化されていないと、帳票を作成する職員が業務をスムーズに進められません。職員のトレーニングとあわせて業務フローを決めることが重要です。
帳票電子化のスムーズな進め方
帳票の電子化は、導入期間をどれだけ短くできるかで発生する導入コストが変動します。どのような事前準備をすれば、スムーズに帳票電子化を進められるか紹介します。
自社の状況と照らし合わせながら、参考にしてください。
電子化する書類の範囲を決める
電子化する書類の範囲を決めるポイントは下記の通りです。
| ポイント | 具体例 |
| 自社のどの帳票を電子化するのか明確する | 作業日報や品質検査書、不具合報告書など |
| 必要な情報項目を洗い出す | 作業内容や日付、数量など |
| 帳票が使用される場面を書き出す | 現場作業、管理者の確認や外部報告など |
洗い出しの内容によって電子帳票システムの選定にも関わってくる大切なポイントです。注意して選定しましょう。
電子化することで影響を受ける業務フローを確認する
帳票を電子化することで、業務にどのような影響がでるかを事前に考慮しましょう。紙の帳票を長年使用していたため、業務フローが不透明になっている箇所があれば、電子化を機にマニュアルが必要です。
良い影響だけでなく、混乱が起きる業務ポイントを事前に洗い出しケーススタディを作成しておくことで、導入後にトラブルが起きたときにもスムーズに対応できます。
事前の準備を入念におこなうことが、帳票電子化の鍵です。さまざまなケースを予測し、対策を用意しておきましょう。
電子帳票ツールで、さらに電子帳票化を簡単に
帳票電子化の方法として、帳票電子化ツールの導入があります。自社だけで電子化を進めるのが不安な方は導入の検討をおすすめします。
とはいえ、帳票電子化ツールにもさまざまな製品があるため、自社に合うツールを選ばなければいけません。機能が多くついているから良いツールというわけではないため、しっかり見極めましょう。
帳票電子化ツールを初めて導入する方、初めて検討する方は事前にオンライン相談可能なツールが良いでしょう。
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