【業界別】作業日報アプリを紹介！選定ポイントや導入手順も解説

作業日報とは、日々の仕事内容や進捗状況を報告する業務記録であり、蓄積された作業日報を円滑に共有できれば、業務効率化につながります。

しかし、作業日報を紙媒体で作成・管理していることで「作成に時間がかかる」「情報共有が上手くできておらず、属人化が起きている」など課題を抱えている企業が多くあります。

そこでおすすめするのが作業日報アプリです。アプリを適切に導入・使用できれば業務を効率化し、生産性の向上が期待できるでしょう。

本記事では、作業日報アプリの概要をはじめ、アプリの選び方、おすすめのアプリを業界別に紹介します。

「i-Reporter」は導入社数No.1（富士キメラ総研 2023年8月8日発刊）、国内トップシェアを誇る現場帳票システムです。

導入することで、紙の現場帳票の「記入・報告・管理」すべてのペーパーレス化を実現し、さまざまな業務の効率化やDX促進につなげることができます。

また、弊社株式会社サンソウシステムズでは、要件定義から設計・導入、その後の運用管理まで、お客様に寄り添った伴走支援が可能です。

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導入実績3,500社以上

作業日報アプリとは

作業日報アプリとは、業務内容や作業時間などを記録する日報をスマートフォンやパソコン上からおこなえるツールを指します。

従来の作業日報は、メールやチャット、紙媒体で記録・管理することが多く、以下のような課題を抱えています。

• 必要な情報がすぐに見つけられない
• 記録者によって記載内容が異なり正確な状況把握ができない
• 情報の共有ができていないことで業務の属人化が起きている

本来、日報の役割はスムーズな情報共有を目的としていますが、正確におこなえていない企業がほとんどなのです。

そのため、作業日報アプリを活用し課題の解決を図るとともに、業務の効率化や生産性の向上を狙うために導入する企業が増えています。

アプリの種類

日報アプリは主に4種類で分類され、種類ごとに特徴が異なります。

作業日報アプリを導入する前には種類ごとの特徴を把握し、自社の課題に対して最適なアプリを選択しましょう。

作業日報アプリのメリット

紙やExcelで作業日報を作成・管理する企業が減少し、アプリを導入する企業がなぜ増えているのかを解説します。

日報を作成する時間の短縮

日報作成は文章を書くだけではありません。製造業や建設業であれば、現場の写真や画像をアップロードする必要があります。
また、作業日報を作成する上でわかりやすく視覚的に伝えるためには、アイコンの使用や文字装飾をする必要もあるでしょう。

作業日報アプリでは、写真や画像のアップロードはもちろん、回答内容が選択式のアプリもあります。
また、作成した日報データを基にマニュアルへ落とし込めれば、作成時間の短縮だけでなく業務品質の向上にもつながります。

業務状況の可視化がスムーズになる

業務状況を全員が把握できていない場合、業務担当者の不在により業務が停止し、会社の売上に影響を及ぼす可能性もあります。

作業日報アプリを使用することで、スマートフォンやパソコンでの閲覧が可能になるだけでなく「誰がいつ見たのか」も把握できるため、業務状況が可視化されます。

結果、業務の属人化防止にもつながるでしょう。

ペーパーレス化によるコスト削減

紙媒体による作業日報の作成は社員が多くなればなるほど紙のコストがかかり、管理するための場所も確保しなければいけません。
また、必要な情報が欲しいときに探す手間など目には見えないコストも発生します。

紙媒体による作業日報をアプリに変換できれば、紙代はもちろん、印刷代、保管場所、廃棄費用などさまざまなコスト削減が可能です。

作業日報アプリを選ぶ際のポイント

作業日報アプリを選ぶ際は口コミや評判ではなく、以下の基準で選びましょう。

操作しやすいか

作業日報アプリは、多機能であれば良いというわけではありません。
あくまでも業務の効率化が目的であるため、シンプルで見やすく、操作しやすいかを基準に選びましょう。

操作のしやすさに関しては、現場で使用する社員にも実際に使用してもらい決めてもらうことが重要です。

必要な機能が備わっているか

日報アプリは、自社が解決したい課題に対して必要な機能が搭載されているのかの確認が必要です。

例えば自社の日報に関する課題を「作成時間の短縮」とします。
この場合、作成時間の短縮に強みのある機能（日報作成のテンプレート・選択式の回答など）を搭載しているアプリを選択する必要があります。

他にも、アプリを選ぶ際に最低限必要な機能として「日報作成テンプレート・保存フォルダ・検索機能・メッセージ機能」があると良いでしょう。

サポート体制が充実しているか

アプリは、導入当初からすぐに使いこなせるわけではありません。定着までに一定の時間がかかるため、その期間は生産性を低下させてしまう恐れもあります。

しかし、サポート体制が充実していれば慣れるまでの期間を短縮させられます。
故障やトラブルによる対処もサポート体制があれば安心して利用できるでしょう。

運用しやすい価格か

アプリを選択する際、「高価格であるから良いアプリ」というわけではありません。

もちろん、価格に比例して機能は豊富かもしれませんが、使用しなければ意味がありません。
そのため、長期的に運用しても問題ない価格であるかを確認して導入しましょう。

業界別のおすすめ作業日報アプリ

作業日報アプリは多種多様であり、使いやすさや搭載されている機能は異なります。そのため、業界に最適な日報アプリを選びましょう。

建設業におすすめアプリ

まずは建設業におすすめの日報アプリを紹介します。

houren.so

引用：houren.so

現場の効率が考慮された日報アプリで、写真を活用し現場の状況を最小限の手間で共有できます。また、誰が読んだのかを管理できる既読機能や過去に作成した日報を見返せるカレンダー機能も搭載されています。

写真に含まれる位置情報を使用すれば自動的に仕分けされるため、どの現場の写真かを入力する手間も必要ありません。

gamba!

引用：gamba!

建設業だけでなくあらゆる職種に対応する日報アプリです。
写真や動画を無制限に貼り付けることができ、社内報・目標管理・チャットなど、豊富な機能を搭載しているため「gamba!」だけであらゆる情報共有が可能になります。

初心者でもすぐに使用できる簡単操作に加えて、24時間体制の窓口などサポートも充実しています。

日報365

引用：日報365

「日報365」は作業員や車両・資材などをアプリ上で簡単に手配でき、情報を一元管理できます。
シンプルな操作性に加えて、パソコンやタブレット、スマートフォンなどからインターネットにアクセスするだけで利用できるので、サーバー構築などの初期導入費用は不要です。

写真やPDF、Excel、Wordなどのデータを現場ごとに共有できるので、ペーパーレスを実現できます。

製造業におすすめアプリ

ここからは製造業におすすめのアプリを紹介します。

i-Reporter

「i-Reporter」は株式会社シムトップスが提供する国内シェアNo.1の現場帳票システムです。

今まで使い慣れた現場ノウハウの詰まった紙帳票のレイアウトをそのまま電子帳票に置き換えることができ、現場作業者が負荷なく、間違いなく、簡単に入力できます。

Excel、CSV、PDFファイルへの出力、既存システムとの連携が容易に可能であり、報告書の作成、各種クラウドとのAPI連携、基幹システムとの連携が効率化します。

カミナシ

引用：KAMINASHI

30業種以上で導入されている「カミナシ」は、初心者でも簡単に使いこなせるよう画像・動画・テキストでやり方を指示してくれます。

また、日報や帳票記録でよくある記載漏れ・ミスを自動で検知するため記入ミスを起こすことはありません。
現場で入力したデータや日報は報告書に自動変換され、すぐに共有も可能です。

XC-Gate

引用：XC-Gate

株式会社テクノツリーが提供する「XC-Gate」は製造業を中心にさまざまな業界で導入されており、文字・数値入力・プルダウン・写真撮影・過去データの参照などを電子帳票に付加可能です。

入力したデータはすべてデータベース化されるため、欲しい情報がすぐに探せ、日報や管理表などの集計・活用もできます。

業界問わずに使用できるおすすめアプリ

作業日報アプリには、業界問わずに使用できるアプリも存在します。

Stock

引用：Stock

「Stock」は社内のあらゆる情報を簡単に管理することができ、情報をストックしていくためのツールです。

「Slack」や「Chatwork」など、さまざまな外部ツールとの連携も容易にでき、現場でありがちなオフライン状態であっても一部機能は使用ができるため、不自由さを感じないアプリです。

LINE WORKS

引用：LINE WORKS

「LINE WORKS」はコミュニケーションアプリ「LINE」のビジネス版で、LINEの操作感をそのままに、必要な機能だけをプラスしたシンプルな操作性であるため、導入後すぐに使いこなすことが可能です。

グループトークのノート機能や掲示板機能を使用することにより、日報の作成・共有を1つの場所で完結できます。

kintone

引用：kintone

「kintone」は、プログラミングの知識なしで業務のシステム化や効率化を実現する、自社オリジナルのアプリが作成可能です。

連携できるサービスは200種類以上、入力項目などのカスタマイズ性が高いため、自社に合わせた日報アプリの作成が実現します。

ナレカン

引用：ナレカン

ナレッジ管理に特化したシンプルなアプリでナレッジが一元化され、超高精度検索が可能になります。

初期導入支援だけでなく、利用中も最大限サポートしてもらえるため、担当者のリソースを割く必要がありません。
簡単に日報作成・管理ができるため、シンプルなアプリを求める人におすすめです。

作業日報アプリの導入手順

作業日報アプリは、手順を踏まえて適切な導入をおこないましょう。

1.日報作業の課題を洗い出す

まずは日報作業の課題を明確にしましょう。

例えば、日報の管理ができていないのであれば「管理に強みのあるアプリ」、欲しい情報をすぐに探せないのであれば「検索に強みのあるアプリ」など、課題に対して強みのあるツールを選ぶ必要があるため、どのような課題があるのか洗い出す必要があります。

2.改善したい課題に対してツールを選定する

改善したい課題を洗い出したら課題に優先順位をつけ、最も解決したい課題に対して適切なツールを選定します。

アプリを選ぶ際は機能が豊富なものではなく、使いやすさや日報の作成や管理を効率化できるモノを選ぶ必要があります。
導入に失敗したくない場合はアプリの無料トライアルなどを事前に試しましょう。

3.現場の体制を整える

アプリを導入して日報業務を効率化するためには、現場の協力が必要不可欠です。
「なぜ導入するのか」「導入により見込める効果」などを周知し協力を仰ぎましょう。

社員全体が協力してくれる意志の基で体制を整えていきます。
アプリの管理者や責任者などを配属し、指揮をとる人間を決めておくことでトラブルなども適切に対処可能です。

4.アプリを導入する

体制が整ったら、実際にアプリを導入していきます。
初めは使い慣れないために、日報の作成や管理に時間がかかる可能性がありますが、焦らず長期的に定着させていきましょう。

導入したアプリに定着サポートや伴走支援がある場合は、積極的な活用が重要です。

5.効果測定と改善を定期的におこなう

アプリは導入して終わりではありません。定期的に日報業務が効率化されているのか、どれくらい効果が出ているのかを確認しましょう。

また、現場に負担がかかっていないか、アプリを導入したことで変化があるのかなど直接現場の声を聞くことも重要です。

おすすめの作業日報アプリにおけるまとめ

作業日報アプリは日報の作成時間を短縮するだけでなく、業務状況の把握や情報の一元管理の実現も可能です。

ただし、アプリを導入するだけでは効果が薄く現場の混乱を招きます。本記事で紹介した導入手順を参考にし、自社の目的に最適なアプリを選びましょう。

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