効果的なチェックリストの作り方とは？運用のコツまで徹底解説

日々の業務では、作業工程や点検に抜けや漏れが発生しないように努めなければなりません。抜けや漏れを防ぐためには、チェックリストを導入し、作業や点検が終わるごとにチェックを入れて管理する方法が最適です。

この記事では、効果的なチェックリストの作り方と運用方法について解説します。まだチェックリストを導入していない会社や現在のチェックリストをより効果的に改良したいと考えている場合には、Excelでの作成方法も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

「i-Reporter」は導入社数No.1（富士キメラ総研 2023年8月8日発刊）、国内トップシェアを誇る現場帳票システムです。導入により、チェックリストなど現場帳票の作成から運用まですべてのペーパーレス化を実現できます。

また、弊社株式会社サンソウシステムズでは、要件定義から設計・導入、その後の運用管理まで、お客様に寄り添った伴走支援が可能です。

ぜひ、ご一緒に現場の業務課題を整理していきましょう。サービス資料を用意しましたので、併せてこの機会にこちらから無料でダウンロードしてみてください。

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1 チェックリストとは
2 チェックリストを作成するメリット
3 チェックリスト作成の手順
4 チェックリスト運用のコツ
5 チェックリストの作成は「i-Reporter」が便利
6 Excelを使ったチェックリストの作り方
- 6.1 チェックリストの作り方
7 チェックリストを活用して業務を効率的におこないましょう

チェックリストとは

チェックリストとは、業務でおこなう作業の手順を細分化し、それぞれの項目に対し左側にチェックボックスを配置したリストです。一つの作業が終わるごとにチェックボックスに印を付けることで、作業の抜けや漏れを防ぐ効果があります。

熟練の職人であっても、複雑な業務になればなるほど、頭の中だけで作業手順を組み立てるのは難易度が高いものです。ましてや、新入社員であればマニュアルを読みながら作業をしても、ミスしてしまう可能性が高いでしょう。チェックリストを活用すると、視覚的に確認しながら一つの作業ができるため、業務の質を安定させる効果があります。

チェックリストを作成するメリット

チェックリストを作成すると、業務の抜けや漏れを防げるだけではなく、工数の把握や引継ぎにも活用できます。ここからは、チェックリストを作成するメリットについて解説します。

抜けや漏れを防げる

チェックリストを作成すると、終わった作業を確認しながら進められるため、抜けや漏れを防げます。さらにチェックリストの項目にミスしやすい項目を記載し注意喚起すると、作業に遅れが出たり怪我をしたりするリスクも防げます。

業務全体の工数を把握できる

チェックリストを作成する際には、作業項目を細かく精査する必要があります。作業項目が可視化されるため、1つの業務や工程にどれぐらいの工数を要するのか把握が可能です。業務をおこなう際の時間が把握でき、スケジュールが立てやすくなるでしょう。

引継ぎをおこないやすい

チェックリストに記入しながら業務を進めていくと、担当者が休みでもどこまで作業が進んでいるのかすぐにわかります。「担当者でないとわからない」といった業務の属人化を防ぎ、担当者が途中で交代する場合の引継ぎにも活用が可能です。

チェックリスト作成の手順

ここからは、実際にチェックリストを作る際の手順について解説します。これから作成する方や見直しをする方はぜひ参考にしてください。

1. チェックリストを作る目的を明確にする

チェックリストを作成する前に、まずは目的を明確にしましょう。誰がどのような業務で使うものなのか、何を改善する目的で作成するのかを明確にします。あらゆる業務に対応できるようなチェックリストを作成すると、数が多すぎて業務によっては不要な項目が出てきます。

チェックしなくても良い項目ができてしまうと、抜けや漏れが発生する可能性が上がります。目的を絞ったチェックリストの作成が重要です。

2. 作業手順を時系列に沿って精査する

目的を明確にした後は、作業手順を時系列に沿って精査します。実際に業務をしている担当者に聞き取りをしながら項目を作ります。まずはチェックリストの形式にこだわらず、重要な項目や注意点、ミスしやすい箇所を洗い出していきましょう。

3. チェックリストを作成する方法を決定する

チェックリストに入れる項目が決定した後は、どのような媒体で作成するかを決定します。チェックリストの媒体として考えられるのは、紙やExcel、Word、帳票管理システムなどです。会社の環境や導入されているデバイスによって決定しますが、使い勝手の良さや運用面のメリットを考えると、帳票管理システムでの作成がおすすめです。

4. チェック項目を作成する

チェックリスト項目の候補と媒体が決定すれば、次は時系列に並べ、チェックリストの形式に当てはめます。おこなう作業を単純に記載するだけではなく、注意点やミスしやすい箇所も併せて記載しましょう。項目が多い場合には、業務の区切りが良いところで見出しを付けて区分けすると見やすくなります。

5. 実際に運用し改善を図る

チェックリストは作成して終わりではありません。完成したチェックリストを実際に運用した後にも、現場からの意見を取り入れての改善が重要です。常に最新の情報を取り入れ、実用的なチェックリストを運用できれば、ミスや事故が防げます。チェックリストが完成した後も、常に更新できるように情報収集しましょう。

チェックリスト運用のコツ

チェックリストを作成し運用する際、記載する内容や共有方法などいくつかコツがあります。ここからは、チェックリストを運用する上で気を付けたい運用のコツについて解説します。

簡潔でわかりやすい文章にする

チェックリストに載せる文章は、簡潔でわかりやすい文章にするよう心がけましょう。文章が長いと内容を理解するまで時間がかかったり要点がわかりづらくなったりします。長くなりそうな場合には分割して、チェックリストの項目を増やす方法が有効です。

曖昧な記述を避ける

チェックリストの内容が、人によって解釈が変わるような曖昧な記述になっていないかも意識しましょう。「多めに入れる」「少し高めに」などの表現は、人によって認識に差が出てしまうため、どれくらいの量や高さかを具体的な数値で表すとズレが出にくくなります。

また、「気を付けておこなう」のみの記載では何に気を付ければ良いのかわからず、ミスや事故につながる可能性が上がります。「蓋を開けるとき本体を強く押さえると中身が噴き出すため、気を付ける」のように具体的な内容の記載が大切です。

ミスを防ぐ工夫を盛り込む

過去に発生したトラブルや運用開始後に起きた事故がある場合には、防止するための内容をチェックリストにも盛り込み、注意喚起できる仕組みを構築しましょう。危険度合いによっては担当者のみのチェックではなく上長のチェック欄を設け、ダブルチェックできる仕組みを構築するのもおすすめです。

重要な箇所が目立つようにする

チェックリストの文章内で特に重要な箇所には、色を付けたり太字にしたりして目立たせる工夫をしましょう。多くのチェック項目が並んでいる場合、きちんと読んでいるつもりでも読み飛ばしてしまう危険性があります。重要な箇所が目立っていれば見逃す可能性が低くなります。

定期的に見直し・改善をおこなう

チェックリストを有意義なものにするためには、定期的な見直しや改善が必要です。いつか見直ししようと思っていても、日々の業務に追われていると中々作業ができない恐れがあります。四半期ごとに見直すなど具体的に時期を決めて現場からの意見を聞き取り、定期的に見直しや改善をおこないましょう。

共有しやすい管理方法を選ぶ

チェックリストはミスを防止するだけではなく、進捗の管理や引継ぎにも使えます。関係者全員がリアルタイムでチェックリストを確認できる状況にしておくと便利です。どこでもすぐ開いて入力できる専用のITツールを使うと、チェックリストの共有をスムーズにおこなえます。

チェックリストの作成は「i-Reporter」が便利

チェックリストを作成する際には、専用の帳票管理システムを導入すると便利です。弊社が導入を支援している現場帳票システム「i-Reporter」でも簡単にチェックリストを作成・運用ができます。ここからは、「i-Reporter」でできることを紹介します。

場所を問わず確認できる

「i-Reporter」は、iPad・iPhone・Windowsに対応しています。タブレットでもチェックリストの入力や確認ができるため、場所を問わず利用できる点がメリットです。専用のアプリを使用しているため動作も軽く、ネットワーク環境のない場所でも利用できます。

情報の共有がしやすい

「i-Reporter」はリアルタイムで情報が反映されるため、情報の共有がしやすい点も特徴です。権限を付与した社員であれば、同じ帳票をいつでもどこでも確認できます。承認フローの設定もできるため、チェックリストに漏れがないか上長が確認し、承認する作業もスムーズです。帳票が保存されるとメールでお知らせする機能もあります。