帳票設計は、業務の効率化やミスの削減に欠かせない重要な作業です。
適切に設計された帳票は、使いやすさやデータの正確性を確保し、コア業務をスムーズにおこなえる効果があります。
しかし、帳票を設計する意図を理解しておらず、何となく設計しているという現場も少なくありません。帳票設計には正しく設計する手順を理解することが必要です。
本記事では、帳票設計の流れをわかりやすく解説し、現場で活用できるおすすめのツールも紹介します。帳票の設計を正しく理解できますので、ぜひ最後までご覧ください。
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目次
帳票設計とは
帳票設計とは、事業活動を記録する帳票の書式やデザインを設計するプロセスです。
帳票には、買掛帳や売掛帳、請求書、領収書、給料明細書など、多種多様な書類が含まれます。
これらの帳票を店舗に合わせて使いやすい形に設計することで、情報の整理が容易になり、管理がスムーズになります。
また、シンプルでわかりやすい帳票を設計すれば、データ入力のミスを防止する効果も期待でき、業務の効率化が期待できるでしょう。
そもそも帳票とは
帳票とは、事業や業務に関する情報を記録・管理するための書類の総称です。「帳簿」と「伝票」を合わせた言葉で、取引や会計、管理などの業務で使用されます。
帳票を使用することで、業務データの記録や報告が正確かつ効率的に行えるため、企業活動において重要な役割を担っています。
帳票の種類
帳票には多くの種類があり、業務内容や目的によって使い分けられます。主な帳票の種類は以下の通りです。
- 請求書: 顧客に対して商品やサービスの代金を請求するための書類。
- 領収書: 代金を受け取ったことを証明する書類。
- 納品書: 商品を納品した際に相手に渡す書類。
- 契約書: 当事者間の契約内容を記録する書類。
- 給与明細書: 従業員に支払う給与の内訳を記載した書類。
- 買掛帳: 仕入に対する未払い金額を管理する帳簿。
- 売掛帳: 売上に対する未収金額を管理する帳簿。
- 仕訳帳: 取引を記録するための帳簿。
- 出納帳: 現金や預金の入出金を管理する帳簿。
- 入出金伝票: 現金や預金の取引を記録する書類。
帳票設計では、これらの帳票を店舗によって使いやすい形に設計します。
帳票設計の課題
帳票設計は業務を効率化する上で重要な役割を担いますが、多くの企業では課題を抱えています。
作業工数がかかる
帳票設計には作業工数がかかるという課題があります。
各部門や業務プロセスに合った帳票を作成する必要があり、レイアウト、項目の配置、データ入力の正確性などの工夫が必須です。また、業務内容や法令変更に伴い、帳票の修正や更新作業も必要となるでしょう。
例えば、給与明細や請求書などの帳票を設計する場合、税金や支払条件などの細かい要素を反映させる必要があります。それに加え、データをどのように表示するか、誤記入や入力ミスを防ぐ設計にすることを考慮すると、必然的に作業工数が増大するのです。
記入の属人化が起きている
帳票設計では、多くの企業が属人化している課題もあります。
帳票の記入が特定の個人に依存している場合、その個人がいないと帳票の処理や運用がスムーズに進まなくなります。
例えば、長年担当している社員だけが帳票の正しい記入方法や管理のノウハウを持っている場合、他の社員が担当する際に誤記入やミスが発生しやすくなります。
結果として、業務の効率低下や記入ミスによるトラブルが生じるでしょう。
帳票設計の流れ
帳票設計は流れを理解して適切におこなう必要があります。手順を間違うと、ミスやトラブルの原因となり無駄な工数が発生してしまうこともあるでしょう。
業務に必要な項目を洗い出す
帳票設計の基本として、社内の基準に沿った運用ルールや業務プロセスを設定し、業務に必要な項目を洗い出します。
必要な情報を整理し、重複や抜けがないように注意しながら内容を調整しましょう。
業務の流れやデータの処理を把握し、どの情報が入力され、どのデータが出力されるか、どの機能が求められるかを明確にすることが大切です。
また、帳票で使う計算式や関数が必要かどうかも検討します。
例えば、日付の自動入力や金額の自動集計が必要な場合は、あらかじめそれに対応する関数や計算式を設定することで、より使いやすい帳票作りが可能です。
出力様式を決定する
次に出力様式を決定していきます。
帳票がどのように配布されるか、電子データとして送るのか、紙に印刷するのかによって、出力の方法を決定します。
電子データとして配布する場合は、スマートフォンやタブレットでも見やすいように、フォントや色の調整も大切です。
紙に印刷する場合は、使用するプリンタやOSの設定を考慮しましょう。出力形式をこの段階でしっかり設計しておけば、後での調整やデータの配置がスムーズに進みます。
帳票の書式を決定する
次に、帳票の書式を設計します。文字の色やフォント、罫線の有無などを調整し、情報がわかりやすく、見やすくなるように工夫します。
また、帳票に記載する項目についても考えなければいけません。
取引の日付、金額、商品名など、帳票の種類に応じて適切な項目を選び、配置を考えましょう。各帳票に合わせて記載項目やその配置を工夫することで、使いやすさが向上します。
帳票元データを設計する
帳票に表示するデータの元となるデータベースを設計することは、帳票作成の効率化に重要です。
データベースを設計することで、商品名や顧客情報などの元データを整理し、活用しやすくなります。データを必要なときに簡単に取り出せるようになるため、帳票作成がスムーズに進みます。
例えば、商品の在庫数や顧客の連絡先情報を含むデータベースを設計する際には、必要な情報がすべて含まれているか、データ間に矛盾がないかを確認しましょう。
帳票を実際に使用して改善を繰り返す
帳票設計が完了したら、実際に業務で使用し使いづらくないか、業務の効率化が実現できているのかを定期的に検証していきます。
課題が見つかれば、都度修正をおこない自社に最適な帳票を設計していきましょう。
帳票を設計する方法とは
帳票を設計する方法はさまざまであり、自社が一番やりやすいと感じた設計方法を選びましょう。
WordやExcelを使用する
帳票はWordやExcelを使用しての設計が可能です。
WordやExcelは使用に慣れている人も、既存のテンプレートを利用することで簡単に帳票を作成できる点が挙げられます。また、無料で使用できるためコストを抑えられることもメリットと言えるでしょう。
一方で、入力はすべて手作業でデータベースとの連携が難しく、複雑な計算や大量のデータ管理には限界があるため、精密な設計や大規模なデータ処理には不向きな場合があります。
帳票設計ツールを使用する
帳票設計ツールとは、帳票の設計や出力作業を効率的におこなうためのソフトウェアです。
ツールにはあらかじめ帳票のテンプレートが用意されており、プログラミングの知識がなくても簡単に帳票を作成できます。そのため、設計作業の工数が減り、業務の効率化が図れるでしょう。
例えば、帳票設計ツールを使えば、マウス操作をするだけでレイアウトを思い通りに作成できます。また、外部システムと連携することで、必要なデータを自動的に反映させることができ、帳票作成が容易にできます
ツールによっては、データの蓄積や分析機能なども備わっているため、自社に適したツールを選びましょう。
外部業者に委託する
帳票設計は自社でのリソースを必要とするため、人手が不足している企業にとっては難しい場合もあるでしょう。その場合、外部業者に委託する方法もあります。
外部業者に委託すれば、専門知識を持つ業者による高品質な帳票の作成が可能です。
一方で、委託にはコストが高くなる可能性や、自社の業務プロセスにおける理解不足から、調整の手間がかかる可能性もあります。
そのため、要望があれば設計前の段階で詳しく説明しておきましょう。
おすすめの帳票設計ツール
帳票設計の際におすすめのツールをご紹介します。
i-Reporter
「i-Reporter」は、株式会社シムトップスが提供する帳票作成ツールです。
使い慣れたExcel帳票をそのままデジタル化できるため、新しい操作説明が不要でスムーズに導入できます。
直感的に操作できるデジタルインプット機能が充実しており、数値入力、カメラ撮影、音声録音など、さまざまなデータタイプに対応しています。
録音、バーコードリーダー、PLC情報、生体認証、計測器との連携により、正確な入力作業が可能です。
導入実績3,500社以上
tebiki現場分析
引用：tebiki現場分析
「tebiki現場分析」は、Tebiki株式会社が提供する帳票作成ツールです。
現場帳票の作成、記録、承認、分析が手軽に可能であり、帳票作成や記録入力がしやすく、紙では難しかった画像の記録や、遠隔地・リアルタイムでの記録確認もできます。
画面の案内に従って設定を進めていくことで、記録時の入力形式や選択肢の登録、正常値の設定も可能であり、複雑な計算式やマクロを組み込む手間もかかりません。
カミナシ
引用：カミナシ
「カミナシ」は、株式会社カミナシが提供する現場帳票システムです。
ITに不慣れでも、温度や湿度の記録、出荷前の点検、ヒヤリハット報告書など、必要なデジタル帳票を最短15分で作成できます。
作業の進行に応じて次の作業指示を表示するシナリオ機能も搭載しており、複雑なルールにも対応可能です。逸脱が発生した場合には、作業者と管理者にアラートを送り、対応内容の記録を促すことで、作業工数を削減します。
ワンタッチでマニュアルやチェックリスト、言語を切り替えられるので、チェックの精度が向上し、スムーズに作業が行えます。また、音声入力、手書きメモ、写真添付など、記録作業をサポートする機能も充実しています。
帳票設計を効率化するならツールの導入がおすすめ
帳票設計は業務の効率化やミスの削減に不可欠なプロセスです。
正しく設計された帳票は使いやすさやデータの正確性を確保し、業務を円滑に進める効果があります。また、帳票設計にリソースをかけたくない場合は、ツールの導入がおすすめです。
本記事を参考に帳票設計ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
株式会社サンソウシステムズでは、導入社数No.1（富士キメラ総研 2023年8月8日発刊）の現場帳票システム「i-Reporter」の導入を支援する『ちょこっと相談室』という無料のオンライン相談窓口を設けております。
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