現場帳票とは？いまさら聞けない製造業界での基礎知識を徹底解説

製造業に勤めて、帳票の記入や管理を任せられたことはありませんか？企業運営の中で重要な内容とはいえ、なじみのない専門知識が多く頭を抱えている人も多いのではないでしょうか？

今回は2022年の法律改正で注目を浴びた現場帳票の基礎知識について徹底解説いたします。

弊社、株式会社サンソウシステムズでは、製造業の現場帳票を電子化する「i-Reporter」を販売しております。「i-Reporter」は導入社数No.1（富士キメラ総研 2023年8月8日発刊）、国内トップシェアを誇る現場帳票システムです。

導入することで、紙の現場帳票の「記入・報告・管理」全てのペーパーレス化を実現。様々な業務の効率化やDX化につなげられます。また、弊社株式会社サンソウシステムズでは、要件定義から設計・導入、その後の運用管理まで、お客様に寄り添った伴走支援が可能です。

ぜひ、ご一緒に現場の業務課題を整理していきましょう。サービス資料を用意しましたので、併せてこの機会にこちらから無料でダウンロードしてみてください。

導入実績3,500社以上

現場帳票についての基礎知識

そもそも帳票をしっかりと理解している人は多いのでしょうか？

帳票には、事務帳票と現場帳票の2種類があります。今回は帳票の基礎知識に触れながら、特に「現場帳票」について段階的に具体的に解説します。電子帳票の導入を検討している方は帳票そのものについての理解を深めた上で、電子帳票の導入を検討すると良いでしょう。

帳票とは？

帳票とは、企業の経営状態を把握するために、取引や会計に関わる記録を残すための書類です。企業や個人事業主に関わらず、企業経営を把握する上で欠かすことのできない書類のため、非常に重要な書類と言えるでしょう。また、製造業において、製造プロセスや製品の取引に関する書類も帳票の部類として管理されています。帳票には下記の3つの機能があります。

• 証跡管理に必要な記録を残す
• 人に情報を伝達する
• 適切な経営判断の材料

帳票をわかりやすく記録・保管することで、お金と仕事の流れを可視化できます。そのため、収集したデータを活用して会社の方向性や、業務改善が期待できるようになるでしょう。

事務帳票と現場帳票の違い

現場帳票を理解する上で、事務帳票と現場帳票との違いを理解しておきましょう。まず事務帳票とは、お金の流れを記録するために使用し、会社経営に発生する取引や会計のすべてが記録される書類です。

次に現場帳票とは、作業現場の業務の生産性向上を目指して使用する書類です。製造現場の作業場で利用する帳票のことで、工数や現場で起きたトラブルの情報共有に役立ちます。

どちらも重要な帳票ですが、製造業の現場で特に重要視されるのが「現場帳票」です。

現場帳票の種類

現場帳票の目的は、現場の作業工数をこまめに把握することです。製造業で使われる現場帳票の代表例は下記が挙げられます。

上記の書類への記入や保管・管理には相当な人的コストと労力がかかっていることは間違いありません。

法律で電子化が定められているとはいえ、管理を担当しているスタッフへの負担やコストを考えると電子化はメリットが大きいのではないでしょうか？

現場帳票を作成するときに気を付けるポイント

現場帳票は毎日記入事項が多い書類です。そのため現場の担当者への負担を軽減するために注意するポイントを紹介します。

使いやすいデザインの帳票を選ぶ

帳票は、「操作性」と「見やすさ」を重視して作成をしましょう。ただ帳簿を作成し保管するだけではなく、あとから過去のデータを参照する業務が発生することもあります。そのため、誰が見ても理解ができるように、視覚的に伝わるデザインを心がけると良いでしょう。

また、実際に使用する現場担当の意見も取り入れておくと、現場の負担軽減につながります。

帳票利用や管理のルールを決める

帳票を作成する際の、利用方法や管理方法のルールをあらかじめ決めて、現場に周知しておきましょう。そうすることで、複数人で帳票を使用する際に、個々のやり方で作業をおこなってしまい、管理の複雑化を避けられます。

電子帳簿保存法について

帳票は、一定の期間保管をおこなわないといけない「電子帳簿保存法」という法律があります。それだけでなく、帳票をうまく使いこなせればさまざまな局面で作業効率を大幅に削減できます。そのため帳票を使いこなす方法として注目されているのが、現場帳票の電子化です。

電子帳票を導入する前に、電子帳簿保存法について理解を深めて、どの書類を電子化するのかを決めておくと良いでしょう。

電子帳簿保存法について理解する

いままで、書面での保管が認められていた帳票は、2022年施行の「電子帳簿保存法」により、電子取引における帳票類は、紙での保存が認められなくなりました。現在の保存可能方法は下記の通りです。

電子取引のデータも2022年以前まではプリントアウトした紙で保管が認められていましたが、2022年の改正法で「電子取引におけるデータ保存が義務化されたこと」が世の中に波紋を呼びました。2024年以降からは必ず電子データのまま保存することが義務になっています。

現在でも、電子帳簿等保存やスキャナ保存のデータ化は任意です。ただ、電子取引データのみをデータ管理すると管理方法や管理場所が複数になってしまうことから、一括管理ができるように帳票ツールを取り入れる企業も増えてきています。

現場帳票を電子にするメリット

現場帳票を電子に切り替えていくことが今後主流となる中で、どのようなメリットがあるのでしょうか？次に現場帳票を電子化するメリットを紹介します。

管理や保管が簡単になる

帳票は確定申告書の提出期限から7年間の保管が義務づけられています。紙で保管をおこなうと、膨大な量の紙の管理が必要なため比例して業務量も多くなり大変です。電子帳票を導入することで、同時にペーパーレス化も進み、保管場所の心配や管理にかかる時間を削減できます。

それだけでなく、取引先とのFAXでのやり取りや郵送といった手順を省き、メールのみでさまざまな「承認」や対応ができるため業務効率も良くなるでしょう。

データ保存によって検索がしやすくなる

帳票はただ記録するのではなく、過去のデータを参照したり確認したりするために保管されています。そのような中、7年分の書類から必要な書類を探すには手間がかかります。しかし、データ保存に移行してあれば、文書名や作成日で検索できて、すぐに見つけられるようになるため作業時間の削減が可能です。

「探す」作業を減らせるだけでスタッフにかかる業務負担を大幅に改善できる点もうれしいポイントと言えるでしょう。

帳票の紛失や、セキュリティ面のリスク軽減

紙ベースの管理だと、帳票の確認や移動の際に紛失するリスクが伴います。しかし電子帳票であれば社外に持ち出したり、帳簿の保管場所の移動をしたりしなくなるため、書類の紛失を事前に防止できます。

帳票の閲覧権限を絞ることで情報漏洩リスクの軽減も可能です。とはいえ、電子帳票にもトラブルやエラーが起きることもあるため、導入の際はシステムのセキュリティ面の確認をおすすめします。

帳票を電子にするならi-Reporter

帳票のデジタル化を目指すにあたっての代表的な課題は「導入コスト」や「社内への浸透」です。

いままで紙で帳票に手書きで記入・管理していたルーティンをいきなり変えることに抵抗を覚えるスタッフも一定数います。

スタッフにもわかりやすく、浸透しやすい電子帳票を選んでいくことが重要です。

株式会社サンソウシステムズでは、導入社数No.1（富士キメラ総研 2023年8月8日発刊）の現場帳票システム「i-Reporter」の導入を支援する『ちょこっと相談室』という無料のオンライン相談窓口を設けております。

現場帳票のシステム化を検討する際、「時間がなくて調査ができない」「導入しても運用できるか不安」「他社製品と比較してどうなのか？」といった課題や不安がつきものです。

そのような企業様も安心してください。コンサルティング実績の多い弊社であれば、課題のヒアリングから業務効率化に向けた、目標設定・試験導入、その後の本導入から運用まで伴走支援いたします。

まず、やるべきことを整理するだけでもメリットになります。
お話を伺いたい方は、無料の『ちょこっと相談室』（オンライン）で、お気軽にご相談ください。現状課題のヒアリングから丁寧に対応させていただきます。