すべての社員が問題なく業務をおこなうためには、マニュアルの作成が必須です。
しかし以下のような課題に悩まされている組織も少なくありません。
- 「マニュアルの作成では、どのようなコツを意識したら良いの？」
- 「せっかくマニュアルを作成するのなら、しっかりと活用してほしい」
そこで本記事では、マニュアル作成に悩みを抱えている人に向けて、マニュアル作成のコツをお伝えします。効率的なマニュアル作成のための手順や、おすすめの専用ツールも紹介しているので、ぜひご参考ください。
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マニュアルを作成するメリット
業務に関する適切なマニュアルを作成することで、多くのメリットが期待できます。
マニュアルを作成するメリットを5つ解説します。
業務を効率化する
マニュアルには業務の最適な進め方や注意点が網羅されています。そのためマニュアル通りに業務を進めることで、業務の効率化に繋がります。
マニュアルがなければムダやムラが発生している業務に気づくことができず、非効率になりがちです。例えば、業務プロセスの工程Aと工程Bにおいて二重作業というムダが発生していても、お互いの業務内容が見えないためそのまま進めてしまいます。
しかしマニュアル作成時に現状の業務を洗い出してみると、このような業務のムダやムラを発見でき、その点について改善した方法をマニュアル化できます。そのため業務を最適化でき、効率的に業務を進められるようになるでしょう。
業務の品質を均一化する
マニュアルを作成することで、業務品質を均一化して一定の成果を得られるようになります。
マニュアルがない場合、業務の進め方が一人ひとり異なるため、作業品質にもバラつきが生じます。また個人によってスキルや経験が異なり、成果にも大きな差が生まれてしまうでしょう。
一方、マニュアルには業務の最適な進め方が記載されています。よってマニュアルに沿えば、誰がおこなっても同じ品質を担保できるようになるのです。
業務の属人化を防ぐ
マニュアルに業務内容だけでなくノウハウやナレッジも蓄積することで、業務の属人化を防ぐ効果もあります。
スキルや経験のある特定の担当者しかできない業務があると、その担当者が不在の際に業務の遅延が発生します。また、担当者が異動や退職をした際、その業務を代わりにおこなえる人がいないため大きな損害となる可能性もあるでしょう。
この問題に備え、あらゆる業務に関するマニュアルを作成しておくことで、スキルや経験に左右されず、誰でも業務をおこなえる仕組みを構築できます。
特定の従業員に業務量が偏ることもなくなり、負担も大きく減るでしょう。
コミュニケーションコストを削減する
マニュアルを作成しておくと業務に関する不明点を自分で解決できるため、コミュニケーションコストの削減にも繋がります。
マニュアルがない場合、業務上の不明点があった際には、担当部署や先輩社員などに確認しなければいけません。聞かれた側はその都度業務をストップして対応しなければならず、業務効率も低下します。また多くの人から何度も質問をされると、精神的な負担にもなりかねません。
しかしマニュアルに業務に関する様々な情報を蓄積しておけば、業務上の不明点があってもマニュアルを確認することで解決できるようになります。コミュニケーションにかかっていた労力や時間を削減でき、社内の生産性向上も期待できるでしょう。
社員教育のリソースを削減する
マニュアルには業務に関するノウハウや注意点が網羅されているため、マニュアルを読み込むことで業務に関しての理解度が深まります。よって社員教育にかかる時間や手間を削減でき、効率的に教育できるのです。
マニュアルがない環境では、業務に関する1から10までをすべてレクチャーしなければいけません。そのため新入社員が独り立ちできるまでに多大なリソースがかかります。
しかしマニュアルを作成しておけば、業務についての基本的な知識を得ることが可能です。そして実技やロールプレイングなど、より実践的な社員教育にリソースを割くことができます。
【マニュアル作成のコツ1】事前準備編
マニュアル作成の流れは、大きく以下のプロセスに分けられます。
- 事前準備
- 実践
- 運用
ここでは、マニュアル作成の事前準備についてのコツを紹介します。
スケジュールを立てる
まずはマニュアル作成のスケジュールを立てます。
スケジュールがあいまいだと、他の業務を優先してマニュアル作成を後回しにしたり、途中で放置してしまったりすることがあり、なかなか完成できません。
新卒の新入社員向けのマニュアルであれば、4月に使用するため3月末までに完成させる必要があります。そのため、マニュアル作成に要する工数を逆算してスケジュールを組まなければいけません。
またマニュアル作成に必要な人員の確保も、併せておこないましょう。
対象者を明確にする
次はマニュアルの対象者を明確にします。
例えば、新入社員向けのマニュアルであっても、対象となる社員が自社のインターンシップに参加しているかどうかによって、盛り込むべき内容が違ってくるからです。
マニュアルの方向性や内容を定めるためにも、対象者を明確にしてからマニュアル作成を始めましょう。
対象となる従業員に何を知ってほしいのか明確にする
マニュアルの対象となる従業員に何を知ってほしいのか、何をできるようになってほしいのか、といったマニュアルのテーマも明確にしましょう。
マニュアル作成時には、ついつい内容を盛り込みすぎてしまい過度なボリュームになってしまうことがあります。しかし内容が多すぎると、知りたい情報を見つけるにも時間がかかったり、読み込むのが大変で放置されたりするリスクもあります。
どのようなシーンでマニュアルを利用するのかを想定し、従業員に知ってほしいことを明確にすることで、業務に効果的なマニュアルを作成できるでしょう。
使用するツールを決定する
マニュアル作成に適しているツールは複数あります。その中から、自社で利用しやすいツールを選択しましょう。
ツールを選定する際には、マニュアルを作成するときだけでなく、運用のしやすさも重要です。手軽に共有できるか、知りたい情報をすぐに見つけることができるか、といった視点でも選びましょう。
また業務内容が変更になったり新しいノウハウを追記したりしたい際に、簡単に修正・更新できるツールもおすすめです。
業務の流れや手順を洗い出す
次は、マニュアルに記載する内容を洗い出します。具体的な業務内容を手順に沿って整理すると、業務の進め方が明確になるため読み手側が理解しやすくなります。
また業務が複数の部署や担当者にまたがっている場合には、時系列に沿って業務の流れを整理しましょう。どのタイミングで誰がどの業務をおこなうかが明確になり、作業効率化に繋がります。
業務のポイントやノウハウ・注意点を洗い出す
業務品質の均一化を図るため、業務の手順や内容だけでなく、業務にあたってのポイントやノウハウも記載することがおすすめです。業務上の成功パターンを共有できるため、誰でも一定の成果を出せるようになります。
また業務をおこなう上で注意すべき点も洗い出しましょう。マニュアルを通して事前に注意点を理解していれば、その業務での失敗を削減できます。
【補足】マニュアル作成に活用できるツール
前章でマニュアル作成に適したツールは複数あると述べましたが、具体的には以下のようなツールが挙げられます。この中から、自社で作成・運用がしやすいものを選定しましょう。
Excel・Googleスプレッドシート
ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ツールで、マニュアルを作成できます。
ExcelやGoogleスプレッドシートのメリットは、表やリストを簡単に作成できる点です。またシートを分けると複数の業務に関するマニュアルを作成できるため、1つのファイルで管理が可能です。
Word・Googleドキュメント
マニュアル作成には、WordやGoogleドキュメントなどの文書作成ツールも活用できます。テキストがメインのマニュアルに向いていますが、表作成や画像挿入も可能です。
ただしページ数が多くなりすぎると情報を探し出すことが大変になるため、分かりやすく簡潔に作成する工夫が必要でしょう。
PowerPoint・Googleスライド
PowerPointやGoogleスライドなどのプレゼンテーション資料の作成ツールは、レイアウトの自由度が高い点が特徴です。
アニメーションを活用すると文章を強調でき、マニュアルユーザーが重要な点を直感的に把握できます。
マニュアル作成ツール
マニュアル作成に特化したクラウドツールの活用も一案です。
マニュアル作成ツールは、テキストや画像などを挿入して簡単にマニュアルを作成できるツールです。またクラウド上にマニュアルが保存されるため、共有が手軽な点もメリットと言えるでしょう。
チャットボット
社内FAQとして利用できるチャットボットは、マニュアルの代わりに活用することも可能です。
ユーザーが確認したいマニュアルに関するテキストを打ち込むと、文章やファイル、URLなどでマニュアルを自動提示できます。
また設定次第では、ユーザーが「業務Aのやり方を知りたい」と打ち込むと、該当する業務の内容やノウハウを自動で返答できます。
【マニュアル作成のコツ2】実践編
マニュアル作成の事前準備が整ったら、いよいよ実践に入ります。実践時に意識すべきコツを下記にまとめました。
業務の流れに沿って構成を作る
マニュアルの作成にあたり、まずは構成の作成が重要です。マニュアルの構成を作っておくと、全体の流れが明確になったり、内容の漏れ・抜けを防いだりする効果があります。
構成は、マニュアルの骨組みとなります。骨組みがしっかりと設計されていれば内容も充実するので、質の高いマニュアルを作成できるでしょう。
一目でわかる見出しを作る
構成を作成する際には、見出しを作成しましょう。マニュアルの内容が多くなるほど、すぐに情報を探し出せるように見出しの存在が重要になります。
たとえば大見出しとして「業務Aの手順」とし、中見出しとして「工程1：○○をする」「工程2：△△をする」「業務Aのワンポイント」などと、見出しを使い分けると情報を整理できます。
わかりやすい文章で執筆する
マニュアルでは文章で説明する部分も少なくありません。文章の部分は、読み手がすべてを理解できるようわかりやすい文章で執筆しましょう。
文章が長すぎたり、難易度の高い専門用語が使われていたりすると、ユーザーは要点を理解しにくいためマニュアルを活用できません。
マニュアル作成時には、実際の利用シーンも想定してわかりやすい文章を意識しましょう。
図や写真・動画などを盛り込む
文章だけではわかりにくい業務の場合は、図・写真・動画など視覚的に理解しやすいコンテンツを盛り込むこともポイントです。
例えば料理のレシピにおいて、文章で「にんじんに斜めに切り込みを入れる」と書かれているだけではどのように切るのかわかりません。実際に切っている手元の写真や動画があれば、より理解度が深まります。
業務のマニュアルも同様で、文章で伝えることが難しい業務では図・写真・動画などを活用しましょう。
表やリストを使って理解しやすくする
情報を整理するために、表やリストの使用も効果的です。情報が羅列している文章は、要点がつかみにくくなります。
要点や強調したい部分、情報をまとめたい部分などは表やリストを使ってわかりやすく表現しましょう。
情報を検索しやすくする
実際の利用シーンを想定し、読み手がすぐに情報を取り出せるように検索のしやすさも頭に入れておきましょう。
検索機能の設置や、ファイル内のリンク整備をしておくと、検索のしやすさが向上するでしょう。
マニュアル作成ツールには、もともと検索機能が実装されている場合があります。またチャットボットを使えば、探したい情報を入力するだけで自動で回答を得られます。
これらの理由から、検索のしやすさを重視するならば、マニュアル作成ツールもしくはチャットボットがおすすめです。
【マニュアル作成のコツ3】運用編
マニュアルは作成して終わりではありません。実際に運用して活用し、業務効率化や社員教育に繋げてこそ意味があります。
そこで、マニュアル作成後の運用のコツについても紹介します。
ユーザーにフィードバックをもらう
マニュアルの内容をブラッシュアップするために、実際に利用しているユーザーにフィードバックをもらいましょう。
マニュアルを利用している中で、情報の抜け・漏れを発見したり、わかりにくい部分があったりするでしょう。また、そもそもマニュアル内の業務の進め方が適切ではなく、マニュアル通りに進めると逆に非効率になっている場合もあります。
それらの問題をそのままにしておくと、ユーザーがマニュアルを利用しなくなり、運用が失敗しかねません。実際に業務をおこなう従業員からフィードバックをもらうことでマニュアルの改善点を見つけ、マニュアルのブラッシュアップに繋げましょう。
内容を更新して精度を高める
マニュアルの内容を定期的に更新しましょう。従業員からフィードバックをもらったときはもちろんですが、自発的にマニュアル内の情報を見直して内容に間違いがないか確かめる機会を設けましょう。
さらに、より効率的な方法やノウハウを見つけたら、速やかにマニュアルに盛り込みます。そうすることでマニュアルの精度が高まり、さらなる業務品質が向上が見込めます。
また、商品の規格変更や、新しい機器の導入などにより、マニュアルの内容が変わる場合もあります。古い情報のままにしておくと、その内容を参考にして業務をおこなうことでミスやトラブルが発生してしまうかもしれません。
そのため定期的にマニュアルの内容を見直す必要があるのです。
利用者の利用状況を分析する
マニュアルが活用されているかを把握するために、利用状況の分析も欠かせません。
一週間や一カ月といった単位で、どのくらいの頻度でマニュアルが利用されているかを分析し、利用頻度の高い従業員と低い従業員を把握しましょう。利用頻度の分析だけでなく、成果に繋がっているかどうかも分析できるとなお良いです。
例えば「マニュアルの利用頻度が高いユーザーはミスが少ない」といった因果関係が把握できれば、他のユーザーへのマニュアル利用を促すための説得材料となります。
活用を促すためチェックリストの挿入も効果的
全体的にマニュアルの利用状況が思わしくない場合は、チェックリストの挿入も効果的です。
マニュアル内に業務に関するチェックリストを作ることで、マニュアルを見る頻度が高くなり、チェックリスト以外の項目にも目を通すようになるでしょう。
また、ユーザーはリストに沿って業務を進めることで業務の抜け・漏れがなくなり、一定の成果を出せるようになります。業務品質の向上という視点でも、チェックリストの作成は効果的と言えるでしょう。
社内ヘルプデスクツールと内容を連携する
せっかく内容が充実したマニュアルを作成できたのならば、その内容をさらに展開して広げていきましょう。多くの従業員が業務の最適な手順やノウハウを把握できるため、社内全体の生産性向上が期待できます。
例として、社内ヘルプデスクツールとの連携が挙げられます。社内ヘルプデスクとしてチャットボットやFAQツールなどを利用している場合、それらにもマニュアルの内容を設定することで、ユーザーは様々な方法で情報にアクセスできます。
効率的なマニュアル作成のコツはクラウドツールの活用
マニュアルには様々なメリットがあると理解できていても、マニュアル作成には膨大な時間がかかるイメージがあり、なかなか着手できていない人も多いのではないでしょうか。
効率的にマニュアルを作成するためには、マニュアル作成に特化したクラウドツールの活用がおすすめです。マニュアル作成ツールには以下の特徴があります。
簡単にマニュアルを作成・更新できる
専用ツールを使うと、マニュアルの作成や更新が簡単になります。
例えばExcelでマニュアルを作成する場合、フォーマットを作ったり画像をトリミングしたりしなければいけません。また印刷したい場合には、印刷用紙に適切に表示されるよう調整する必要もあり、手間がかかります。
しかし専用ツールを使えば、すぐに作成や印刷が可能です。
作成方法はツールによって様々ですが、決められた項目に沿って文章や画像を入れていけばクオリティの高いマニュアルを作成できるツールもあります。ワンクリックで印刷できるツールもあり、マニュアルの作成が効率化するでしょう。
画像や動画を挿入できる
マニュアル作成ツールを使えば、画像や動画の挿入も簡単です。
動画で業務を説明したい場合、動画編集の技術が求められます。しかし専用ツールでは、動画をアップロードして必要な部分に強調や説明文を入れるだけで動画マニュアルを作成できます。
文章だけで伝えることが難しい業務の場合、画像や動画で適切に説明できるマニュアル作成ツールがおすすめです。
マニュアルを共有できる
専用ツールを使うと、簡単にマニュアルを共有できます。
マニュアルを印刷して共有する場合、紛失のリスクがあります。また誰かがマニュアルを利用していると、他の従業員はマニュアルを利用できません。
一方、ExcelやWordなどでマニュアルを作成した場合、スマートフォンで最適に表示されずに内容を確認できない場合もあります。
しかしマニュアル作成ツールを使うとツール内にマニュアルを保存できるため、共有設定をするだけで簡単に共有できます。ユーザーによって権限を変更できるため、アルバイトやパートは「閲覧のみ」にするなどの設定も可能です。
利用状況を可視化できる
マニュアル作成ツールには、ユーザー別の利用状況の分析機能が搭載されているものもあります。
ツールを使っていない場合、利用状況を分析するために従業員にヒアリングしなければいけません。本当はあまり利用していないのに「頻繁に使っている」と回答する従業員がいる可能性もあるでしょう。
しかしツールを使えばアクセスした履歴が蓄積されるため、従業員ごとの利用状況の分析が効率化します。
ツールによってはマニュアルの最後にテストを設定できるものもあり、ユーザーの理解度を把握できます。理解度に応じて追加フォローもできるので、一人ひとりのスキルアップにも繋がるでしょう。
その他の便利な機能を利用できる
マニュアル作成ツールには、マニュアルの作成・共有・分析の他にも便利な機能が搭載されています。
ツールにより機能は異なりますが、一例として以下のような機能があります。
- PDF出力や印刷
- モバイルアプリ
- マニュアルの検索
- マニュアルへのコメント
- 多言語への変換
これらの機能を活用すると、マニュアルの利用をさらに促進できるでしょう。
マニュアル作成ツール10選
マニュアル作成ツールには様々な製品があります。
そこで、おすすめのツールを10選紹介します。特徴や機能などを紹介するので、マニュアル作成ツール選びの参考にしてください。
Teachme Biz
（引用：Teachme Biz公式サイト）
「Teachme Biz」は、シンプルな使いやすさが特徴のマニュアル作成ツールです。
作業手順に沿ったテンプレートに情報を入れていくだけで、わかりやすいマニュアルを簡単に作成できます。動画の中からマニュアルに使いたいシーンだけを画像や動画で取り出すこともできるため、一連の業務内容を動画で撮影すれば必要な部分だけを使えます。
マニュアルはタスクとしての配信も可能で、ユーザーごとの閲覧状況や実施状況をチェックすることが可能です。
COCOMITE
（引用：COCOMITE公式サイト）
簡単にマニュアルを作成したい人には、項目に沿って情報を入力していくだけの「COCOMITE」が向いています。
画像や動画だけでなく、PDFやExcelなどのファイルも追加できるので、多用途なマニュアルを作成できます。COCOMITE上で画像編集ができるため、スキルがなくてもわかりやすいマニュアルを作成できるでしょう。
作成・共有以外の機能も充実しており、今後も様々な機能をリリース予定とのことなので、多機能ながら簡単に使えるツールを探している人におすすめです。
tebiki
（引用：tebiki公式サイト）
動画でのマニュアル作成に特化した「tebiki」は、スマホで業務を撮影するだけで、視覚的に理解できる動画マニュアルを作成可能です。
動画に強調や図形などを挿入できるだけでなく、音声認識システムが字幕を自動生成します。また100カ国以上の言語に自動翻訳するため、今までは工数がかかっていた外国人スタッフへの業務説明も、大幅な工数削減が見込めるでしょう。
導入計画の策定や運用支援など、継続的に手厚くサポートしてくれる点も嬉しいポイントです。
KnowledgeSh@re
（引用：KnowledgeSh@re公式サイト）
「KnowledgeSh@re」は、動画埋め込みにも対応しているマニュアル作成ツールです。文章だけでなく動画でも説明できるため、ユーザーの理解度を深めることができます。
マニュアルに関する質問や改善コメントも残せるため、より現場の実務に沿ったマニュアルを作成できるでしょう。
マニュアルの作成・運用のコンサルティングや、既存マニュアルの移行、マニュアル作成の代行などのサービスも充実しています。
iTutor
（引用：iTutor公式サイト）
「iTutor」はパソコン上の操作をマニュアル化したい場合に向いているマニュアル作成ツールです。
iTutorを起動し、マニュアルにしたい業務をパソコンで実際に操作すると、各操作がスライドごとに自動で作成されます。また操作内容は吹き出しとなって自動生成され、内容を修正することも可能です。
スライドではなく動画として作成することもできるため、用途に応じた使い分けもできます。
UMU
（引用：UMU公式サイト）
ラーニングプラットフォーム「UMU」は、テキスト・画像・動画・音声・ファイルなどを使用して教育コンテンツを作成できるツールです。自主的に学習できるよう、課題やテストの作成もできます。
ユーザーのロールプレイングへのフィードバックや、トレーニング後のフォローアップなどをしてくれるAIも搭載されています。
ユーザーの学びをサポートし、マニュアルの内容をしっかりと身につけられるツールです。
Dojo
（引用：Dojo公式サイト）
「Dojo」は、マニュアル化したいパソコン業務を実際に操作するだけで、自動でキャプチャーを取得してマニュアルを作成できるツールです。
キャプチャーを取得する際には、マウスをクリックしたりキーを押したりするなどの操作を説明文としても自動生成します。さらに紙や動画のマニュアル作成にも対応しているため、自社の目的に合わせた使い分けが可能です。
toaster team
（引用：toaster team公式サイト）
「toaster team」は文章や動画のマニュアル作成のほか、用語集や社内Wikiの機能も搭載されています。
作成したマニュアルは自動で翻訳したり、タスクとして配信したりできるため、さらなるマニュアル活用を促せるでしょう。
Webメディアのニュースや記事を保存できるWebクリッピング機能もあり、業界や競合他社の最新情報を社内で共有できます。
Stock
（引用：Stock公式サイト）
情報の蓄積・共有ツール「Stock」は、マニュアル作成の専用ツールではありませんが、使い方次第でマニュアルと同じように利用できます。
「ノート」というメモにテキストや画像などで情報を入力するだけで、ノートが蓄積されていくツールです。業務に関するノウハウやナレッジ、注意点などをノートとして蓄積すれば、マニュアルとして活用できるでしょう。
ノートはフォルダごとに管理できるため「ノウハウ」「業務Aの手順」などとフォルダを分けておくと、より便利に利用できます。
Clipline
（引用：Clipline公式サイト）
「Clipline」は、「クリップ」と言われる短尺動画を用いて社員教育ができるツールです。
ユーザーに課題を出すこともできるため、動画クリップの内容を理解しているか、実際の業務に活かせているか、といった状況を把握できます。
課題として提出されたユーザーの動画にはコメントやフィードバックを送ることができ、マネジメントが効率化するでしょう。
まとめ
マニュアルを作成することで、業務効率化や業務品質の均一化といった効果が期待できます。
しかし、やみくもにマニュアルを作成しても思ったような効果は得られません。マニュアルを活用して成果に繋げるためには、念入りな事前準備とポイントを抑えたマニュアル作成、そして運用体制の構築が必要です。
本記事で紹介したコツを参考に、ぜひマニュアル作成に取り組んでみてください。
マニュアル作成の際には、ユーザーが簡単に情報を見つけられるチャットボットもおすすめです。
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