マニュアル作成ツールは、マニュアルを作成する際に作成を手助けしてくれる便利なツールです。業務マニュアル、新人教育などの教材を作成する際に役立ちます。
マニュアル作成ツールを使用せずにマニュアルを作成すると膨大な時間と人員が必要となったり、作成者により異なる仕上がりになったりしてしまう恐れがあります。
このようなときに、マニュアル作成ツールを使用すれば、効率的に、時間を短縮してマニュアルを作れるのです。
今回の記事では、マニュアル作成ツールの導入を検討する企業の担当者向けに、おすすめツールの紹介や選び方、マニュアル作成ツールを使用するメリット、作成の手順などについて詳しく紹介していきます。
さっとFAQでは、チャットボットを低価格で提供しています。FAQを作成すれば、マニュアルの一部として活用することもできますので、ご興味のある方はぜひお問合せください。
マニュアル作成ツールとは？
マニュアル作成ツールとは、マニュアルの作成を手助けするためのソフトです。社内の作業手順書や引き継ぎ書、新人教育の教材など、簡単に高品質のマニュアルを作成できます。
マニュアルの作成は、ツールを使用せずともWordやPowerPointなどのOfficeソフトで作成できます。しかし、その場合、膨大な時間がかかる点や、作成者によってクオリティーが異なるという問題が発生する恐れもあるでしょう。マニュアル作成ツールを使用することで大幅に時間が短縮されて、誰が作成しても、ある程度高い同じクオリティーのマニュアルが完成します。
なぜ近年、マニュアル作成ツールは注目されるのか
近年、働き方改革や人材の流動化、終身雇用制度の崩壊で、業務引き継ぎの効率化や見える化が必要となりました。担当者が長年変わらない、従来の終身雇用制度では、引き継ぎ業務の頻度はそこまで多くなく、問題視されていなかったと言えます。
しかし、一人の人が何度か転職することが当たり前となり、誰が見てもわかる業務マニュアルが必要となりました。
そこで昨今は、マニュアル作成ツールが注目されています。一度マニュアルを作成してしまえば、その後は作業担当者が普段の業務をこなしながらこまめに業務マニュアルを編集・更新していくことで、整備も可能です。そして、作業者が変わっても同じ生産性やクオリティーで業務を進められるようになり、退職の際の引継ぎ業務だけでなく、新人教育などもスムーズに進められます。
マニュアル作成ツールを使用するメリット
次に、マニュアル作成ツールを使用するメリットについて考えてみます。
- 社内での情報共有が簡単になる
- 誰でもわかりやすいマニュアルを作成できる
- マニュアル作成コストの削減
- マニュアル作成の手間が省ける
紹介するメリットは以上の4つです。1つずつ詳しく見ていきましょう。
社内での情報共有が簡単になる
社内で使用する業務マニュアルは、作成するだけで終わりではなく、日々改善しながら運用していく必要があります。マニュアル作成ツールで作られたマニュアルは、社内で簡単に共有できるため、更新した情報をすぐに全員が見られます。
もし仮に、マニュアル作成ツールを使用せずに手動で作成されたマニュアルを活用する場合、改善するたびに、従業員が個々でマニュアルを編集して更新することとなるでしょう。これは業務の負担になってしまったり、全員がうまく更新できなくなり、結果として業務にばらつきが生じてしまう可能性があります。
しかし、マニュアル作成ツールを使用すれば、クラウドに保存されたマニュアルへアクセスするだけで、誰でも最新のマニュアルを閲覧できます。
今までは口頭やメモで伝達していたような些細な内容も、マニュアル内に記載することで、社内ナレッジを蓄積しながら可視化でき、社内の大きな財産を作っていく役割も果たします。
誰でもわかりやすいマニュアルが作成できる
マニュアル作成ツールを使用することで、誰にでもわかりやすいマニュアルに仕上げられます。
手動でマニュアルを作成すると、作成者によってクオリティーが偏ってしまう可能性があるでしょう。しかし、マニュアル作成ツールのテンプレートなどを利用すれば、クオリティーのばらつきをおさえられる点がメリットです。
マニュアル作成ツールは、動画・画像を使用したマニュアルも簡単に作成できる他、翻訳機能が搭載されているものを選べば、外国語字幕を付けたり、異なる言語に音声変換されたマニュアルも簡単に作成できます。
多国籍の従業員が在籍する場合、引き継ぎ作業や新人教育は通常よりも時間を要してしまうことが考えられます。教える側が正しく業務を教え、教えてもらう側も真面目に取り組んでいたとしても、言語の壁によりうまく情報が共有されずに、教育や業務が滞ってしまうこともあるでしょう。
動画・画像を使用したり、翻訳ツールで字幕を取り入れたりして業務マニュアルを作成すれば、この問題をある程度解決できます。これらを手動でやろうとすると膨大な編集時間がかかりますが、マニュアル作成ツールを使用するれば、このようなマニュアルも簡単に作成できる便利さがあります。
マニュアル作成コストの削減
マニュアル作成ツールは、初期費用や月額の利用料がかかります。しかし、マニュアル作成のための時間や人員を大幅に少なくできるため、結果として人件費の削減に繋がると言えるでしょう。
さらに、高品質の業務マニュアルを作成することにより、新人教育の際も、短期間で必要なスキルを習得でき、教育時間を少なくできます。空いた分の時間や人材は、他の作業に当てられるため、会社全体の生産性を向上させることにも繋がります。
マニュアル作成の手間が省ける
何もないところからマニュアルを作成すると、順序やレイアウトがわかりにくいものになってしまうことがあります。また、担当者のスキルによってクオリティーも変わってしまったり、これらを確認する作業も発生するでしょう。
マニュアル作成ツールは、テンプレートなどである程度のレイアウトが体系化されています。そのため、一番時間のかかるレイアウトを考える工程が短縮されます。テンプレートに則って、動画や画像、説明文などのテキストを入れるだけでわかりやすいマニュアルが作成できます。
おすすめのマニュアル作成ツール20選
次に、おすすめのマニュアル作成ツールを紹介します。マニュアル作成ツールは、多くの種類があります。今回は20個を紹介するため、いくつかの特徴に分けて紹介します。
- 動画に特化したマニュアル作成ツール
- サポートの手厚いツール
- マニュアル以外にも様々なサービスのあるツール
- 規模の大きい企業におすすめのツール
- 費用を抑えて使用できるツール
- 無料のマニュアル作成ツール
詳しく見ていきましょう。
動画に特化したマニュアル作成ツール
マニュアルに手動で動画を挿入しようとすると、画像のトリミング作業やサイズ調整に加え、ファイルの保存操作も必要となり、保存枚数も膨大になります。しかし、動画に特化したマニュアル作成ツールは、これらを自動で実行してくれる上、手軽にサイズ調整もできるため、担当者の業務負担を大きく軽減します。
- テキストで説明するのが難しい
- 画像編集の複雑な作業や細かい作業が発生する
- 多言語のマニュアルが必要
このような場合には、動画の挿入を検討してみることをおすすめします。
tebiki（テビキ）
tebikiは、現場の教育における課題を解決する現場向けのマニュアル作成ツールです。スマートフォンで誰でも簡単に動画マニュアルを作成できます。
字幕や翻訳も自動生成してくれるため、多国籍な企業でも言葉の壁をなくして、新人教育が可能です。技術の継承が必要であったり、工程数の多い製造業などの業種におすすめと言えるでしょう。
導入後も、しっかり使いこなせるようにコツやノウハウをしっかりサポートしてもらえます。
- 費用は企業規模や利用頻度により異なるため問い合わせが必要
- 無料トライアルあり
VideoStep（ビデオステップ）
Video Stepは、動画でマニュアルを作成して、クラウドに蓄積できるサービスです。作成したマニュアルはURLとQRコードで簡単に共有できます。
外国語での共有も可能で12ヶ国の字幕を自動で作成し、AIによる音声の吹き込みも可能です。新人研修、引き継ぎ、技術継承などのマニュアルにおすすめです。
●料金プラン
※初期費用は全プラン共に問い合わせが必要。
- スタートプラン：月額50,000円
- スタンダードプラン：月額80,000円
- ビジネスプラン：月額150,000円
●無料トライアル：2週間
Teachme Biz（ティーチミー・ビズ）
Teachme Bizは、画像や動画をメインにマニュアルを作成できます。作成したマニュアルはクラウドに保存されるため、パソコンだけでなくその他のデバイスからでも作成や編集が簡単にできます。
作成したマニュアルにQRコードを付けて他の従業員への引き継いだり共有したりすることも可能です。
管理画面のアクセスログで、作成したマニュアルがどれくらい使われているかや、検索において従業員がどの単語をよく使用しているのかを検証できます。
●料金プラン
※初期費用は全プラン共に問い合わせが必要。
- エンタープライズプラン：月額300,000円
- ベーシックプラン：月額100,000円
- スタータープラン：月額50,000円
●無料トライアル：14日間
COCOMITE（ココミテ）
COCOMITEは、画像や動画など様々な方法で自社に合うマニュアルの作成が可能です。
基本設定を決めてナビゲーション通りに編集していくだけで画像や動画、PDFの他、Word、Excel、PowerPointなどのOfficeソフトを入れ込んだ様々なタイプのマニュアルを作成できます。
作成したマニュアルは5段階に分けられるフォルダに格納され、アクセス権限も設定でき、作成者以外でも簡単に更新ができます。
●料金プラン
料金プランは閲覧者数や編集者数とデータ使用数により異なり、月払いと年払いで選択できます。
初期登録料：一律65,000円
- エントリープラン：月額22,000円／年額220,000円
- スタンダードプラン：月額60,000円／年額600,000円
- エンタープライズプラン：月額220,000円／年額2,200,000円
●無料トライアル：30日間
ビジュアモールムービーライブラリ
ビジュアモール ムービーライブラリは、ソフトバンク社が提供している法人向けの動画サービスです。マニュアル作成専用のツールではありませんが、動画の投稿や編集、共有に特化しているため、マニュアル作成ツールとしても十分に活用できます。
動画の作成でスピーディーな情報伝達と、意思疎通を図り、生産向上のための手助けとなるでしょう。大規模で高画質な動画配信やライブ配信できるサービスもあり、海外にも配信可能です。
●料金プラン
初期登録料：一律30,000円
- 基本パッケージmini：月額40,000円
- 基本パッケージ：月額100,000円
- 基本パッケージZ：月額350,000円
●無料トライアル：最大2ヶ月間
サポートが手厚いツール
この項では、マニュアルの作成や導入の際に手厚くサポートしてくれるツールを紹介します。初めてマニュアルを作成する際や、明確な担当者が不在の場合などにおすすめです。
toaster team（トースターチーム）
toaster teamの特徴はステップごとにマニュアルを作成できるところです。閲覧の際にも、社内外で共有でき、検索ツールで見たいところだけをすぐに見ることができます。
マニュアルの編集は複数人での同時編集が可能で、パソコンやスマートフォンでも可能です。社内マニュアルを最適化するためのFAQツールやタスク機能も搭載されています。
支援プログラムも充実しており、「導入支援プランPRO」や「定着支援プランPRO」など、社内でマニュアルを導入して活用するための支援があります。
●料金プラン
初期登録料：一律100,000円円
- ライトプラン：月額35,000円
- スタンダードプラン：月額60,000円
- ビジネスプラン：月額120,000円
●無料トライアル：14日間
Dojo（ドージョー）
Dojoは、マニュアルやコンテンツを自動で生成してくれる画期的なツールです。アプリケーションを操作するだけで自動的に画面をチャプターし、マニュアル作成の工程数を96％も削減します。
「Dojo」、「Dojoナビ」、「Dojoウェブマニュアル」の3種類があるので、自社がどのようなマニュアルを作成したいのかに合わせて製品を決定しましょう。
マニュアルだけでなく、エビデンスの取得やeラーニングも簡単に作成できます。無料相談や、マニュアル作成の代行サービスもあり、忙しくてマニュアルを作る時間がない方にもおすすめです。
●料金プラン
初期登録料・月額利用料は要問い合わせ
●無料トライアル：有り
KnowledgeSh@re（ナレッジシェア）
KnowledgeSh@erは、プロが考えた人材育成ツールを搭載しています。豊富な支援サービスの下、本格的なマニュアルが作成できるよう整えられている点が特徴的です。
新たにマニュアルを作成できるだけでなく、これまでに作成した既存のマニュアルを活用して作成できるサービスもあります。古いマニュアルがあり、時間や人手がなくなかなか更新が進められていない場合にもおすすめです。
●料金プラン
初期費用：110,000円
月額費用：110,000円
●無料トライアル：60日間
マニュアル以外にも様々なサービスがあるツール
次は、マニュアル作成以外にも様々なサービスが付随しているツールを紹介します。主に作成したマニュアルを社内ナレッジとして共有したり、FAQを作成したりできるツールがあります。
NotePM（ノートピーエム）
NotePMは、社内マニュアルだけでなく、議事録の作成や文書管理もできるクラウド型のナレッジ共有ツールです。WordやExcelなど様々なファイルで作成したマニュアルをNotePM上にアップロードして管理することで、社内の全員が簡単にマニュアルを閲覧できます。
検索ツールも強力で、ファイルの中の文書まで検索してくれるため、探している情報を簡単に見つけることができます。外部連携機能でSlackなどのチャット機能と連携して通知を流す機能などがあり、幅広い範囲で活用できるツールです。
●料金プラン
初期登録料：0円／月額4,800円～
●無料トライアル：有り
iTutor（アイチューター）
iTutorは、マニュアルの作成時間を大幅に短縮できるマニュアル作成ツールです。
マニュアル化したいアプリケーション上で一連の操作を実施するだけで動画マニュアルが完成します。操作マニュアルを作成したいときにおすすめのツールと言えるでしょう。
マニュアルの他にもRPAのシナリオを作成するときの支援ツールとなったり、問い合わせ対応の際にも活用できたりと、幅広い業務の作業時間を短縮してくれます。
●料金プラン
月額利用料16,5000円〜
●無料トライアル：21日間
i-ShareDX（アイシェアディーエックス）
i-ShareDXは、専門的な知識がなくても直感的な操作でマニュアルを作成できます。
マニュアルだけでなく、業務規約やISO文書などの社内文書の作成や管理もできるため、公的な文書作成を必要とする企業におすすめのツールです。社内で作成した資料はi-shareDXに蓄積させて資産化することも可能です。
導入後はトレーニングを実施してくれる他、データ登録の代行サービスも提供しています。
●料金プラン
初期登録料：なし
月額200,000円
●無料トライアル：要確認
アニー
アニーは、マニュアルとチェックリストの両方の機能を持ったクラウド型業務管理ツールです。
アニーでマニュアルを作成することで、プロセスが標準化されて、誰でも同じように作業を実施することができます。チェックリストを活用することで、引き継ぎの作業を楽にして、ケアレスミスを少なくする効果も期待できるでしょう。
これらを有効的に活用することで、新人教育や業務の引き継ぎ時間を圧倒的に短くすることが可能です。
●料金プラン
初期登録料：0円
月額利用料：25,000円
●無料トライアル：30日間
規模の大きい企業におすすめのツール
次に、規模の大きい企業におすすめのツールを紹介します。規模の大きい企業の場合には、使用できるユーザーの数が多いツールを選んだり、複数人数が編集作業をしても問題のないツールを選んだりすると良いでしょう。
ClipLine（クリップライン）
ClipLineは、多数の店舗を運営していたり、組織の大きい企業におすすめのマニュアル作成のツールです。本社と店舗や、店舗間でのコミュニケーションも気軽にできて、オペレーション改善のヒントにも繋がります。
指示系統から何階層も下へ情報を伝達する場合、情報が伝言ゲームのようになり、正しく伝えられない問題が発生することもしばしばあるでしょう。ClipLineは、管理画面で組織管理を徹底することができるため、この問題を解決しできるツールです。
●料金プラン
初期登録料・月額利用料は要問い合わせ
●無料トライアル：要確認
WikiWorks（ウィキワークス）
WikiWorksでは、高クオリティのマニュアルを短時間で簡単に作成できます。Wordを操作する感覚で、必要な文章を打ち込めば、各種フォーマットへ自動出力してクラウドに蓄積されます。
Web上だけでなく、CD-ROMやUSBでも保存して閲覧できるので離れた場所でも利用できるメリットがあります。
●料金プラン
初期登録料・月額利用料は要問い合わせ（人数による異なる）
●無料トライアル：要確認
Axelute Document Assistant（アクセリュート ドキュメントアシスタント）
Axelute Document Assistantは、富士通が提供するマニュアル作成ツールです。
マニュアル化したい作業のマウス操作やキーボード操作をスクリーンショットで記録し、手間のかかるマニュアル作成を短時間で実施できます。
これまでしていた作業をそのまま記録して、引き継ぎできるため、作業者による手順のばらつきを抑えられます。自治体や官公庁など公的な機関や多くの企業で導入されている安心のサービスです。
●料金プラン
初期登録料：要問い合わせ
利用料金：要問い合わせ
●無料トライアル：要確認
はたらきかたマニュアル
はたらきかたマニュアルは、社内で利用するマニュアルを電子コンテンツに改良して作成・運用できるサービスです。紙ベースのマニュアルは、社内での統一が大きな手間となり、業務を妨げます。
はたらきかたマニュアルのエディター上で情報を整理してリライトすれば、大量の紙媒体のマニュアルを電子化できます。マニュアルがない場合にも、専門のライターが担当となり、一からマニュアルを作成してくれます。
●料金プラン
初期登録料：一律80,000円
- スタンダード：月額55,000円
- プレミアム：月額110,000円
●無料トライアル：14日間
費用を抑えて使用できるツール
次に、費用を抑えて使用できるマニュアル作成ツールを紹介します。企業の規模が小さい場合や初めて業務マニュアルを作成するので試しに使用してみたいときなどにおすすめです。
ひかりクラウド スマートスタディ(eラーニング)
ひかりクラウドスマートスタディ(eラーニング)は、社内の情報配信や研修の資料を作成に役立つツールです。手持ちの資料をそのままアップロードして社内マニュアルとして活用できます。
対象者に応じた進捗管理や設定もできるため、効率的に研修を進められます。マニュアルの作成に特化しているため、利用料金も手頃におさえられる点もメリットです。
●料金プラン
初期登録料：一律5,500円
月額利用料：198円／1ユーザー
●無料トライアル：2週間
Stock（ストック）
Stockは、チーム内の情報を簡単に残せるツールです。
タスク管理やメッセージ機能もあり、メンバー感でコミュニケーションを取ることもできます。マニュアル以外にも様々な使い方ができ、Stockを軸に多くの業務を進めることができます。
無料プランも用意されていて、試しに使ってみたい場合にもおすすめです。
●料金プラン
初期登録料：なし
- ビジネスプラン：月額1,980円〜
- エンタープライズプラン：月額5,800円〜
●無料トライアル：有り
無料のマニュアル作成ツール
最後に、無料で作成できるマニュアルツールについて紹介します。
ドキュメントの作成や共有は無料のものでもできますが、その分作業が多くなり、時間がかかってしまうデメリットがあります。マニュアルの分量や閲覧する人が少ない場合は、無料のものでも良いかもしれません。
Dropbox Paper
Dropbox Paperは、Dropboxのユーザーであれば無料で使用できます。
タスクの割当てや、議事録、情報の共有などが可能です。ドキュメントでマニュアルを作成すれば、情報を一箇所に集約できるとともに、社内でも共有ができ、他の人が追記するなどの編集ができます。
Googleドキュメント・スプレッドシート
Googleドキュメント・スプレッドシートはGoogleが提供するツールです。ドキュメントはWordのように使用し、スプレッドシートはExcelのように使用できるツールです。
WordやExcelと異なる点は、作成したファイルを指定した人へ共有できる点です。これらのファイルは設定のより、簡単に他の人へ共有できたり、編集することもできます。
クラウド上に補完されているファイルなので、PCやタブレット、スマホなど異なるデバイスからでも閲覧・編集できるというメリットもあります。
マニュアル作成ツールの選び方
次に、マニュアル作成ツールを選び方について紹介します。紹介する項目は以下の6点です。
- 有料ツールを選ぶか無料ツールを選ぶかについての考え方
- 使用用途を明確化する
- マニュアルの出力方法は自社と合っているか
- 操作性と機能は充実しているか
- 自社に合ったテンプレートはあるか
- サポート体制はどうか
有料ツールを選ぶか無料ツールを選ぶかについての考え方
簡単なマニュアルを作成するだけのケースや、閲覧する従業員が少ないケースであるなら無料ツールでも十分な可能性があります。
有料ツールか無料ツールで迷っている場合には、まずは無料ツールを使ってみましょう。使用中に、機能が足りないなと思ったり、不便だと感じたりするようなら有料ツールの無料お試しで試してみることをおすすめします。
使用用途を明確化する
マニュアル作成ツールを選ぶにあたり、どのようなマニュアルを作りたいか明確にすることが重要です。
使用用途や目的を明確にすることで、どのタイプのマニュアル作成ツールが必要かも明確になります。そうすることで、数多いマニュアル作成ツールの中でも自社にとってどのツールが適しているのかわかるようになります。
動画を多く載せたいのであれば、動画に特化したマニュアル作成ツールを選んだ方が作業効率も良いでしょう。テキストでまとめたいのであれば、動画の機能が搭載されている必要はないため、シンプルな機能性のツールを選べばよいということになります。
求めている機能に見合ったツールを選ぶことで、コストの削減や適正化にも繋がりますで。
マニュアルの出力方法は自社と合っているか
マニュアル作成ツールの選び方において忘れがちなことが、出力方法についてです。企業で業務マニュアルを活用する際には、出力した上で閲覧したいこともあるでしょう。
出力形式には、ExcelやPowerPoint、Wordのほか、PDFやJPEGなど様々なタイプがあります。今の段階でどの出力形式か決めかねてしまう場合には、なるべく多くの拡張子やファイルで出力できるタイプのツールを選んでおくことをおすすめします。
操作のしやすさはどうか
実際に操作する担当者が、操作しやすいかどうかを確認してから契約することが望ましいでしょう。どんなに優れたマニュアル作成ツールでも、操作がわかりづらかったり複雑である場合、作成に時間がかかってしまったり、後回しになってしまったりすることも考えられます。
操作性を確認したい場合には、各マニュアル作成ツールが提供している無料お試し期間を利用してみることがおすすめです。
機能は充実しているか
マニュアル作成ツールにはそれぞれのツールにより様々な機能が搭載されています。
- 動画の編集機能
- 音声自動認識
- 翻訳、字幕生成機能
- PDFリーダーなど
- 検索機能
- QRコード
- ナビゲーション
これらの機能は、どれもマニュアルの作成から、編集・運営する際にも役立つものです。その中でも自社でマニュアルを作成するためにどのような機能が必要なのか見極めながらツールを選ぶようにしましょう。
自社に合ったテンプレートはあるか
マニュアル作成ツールには多くの場合、あらかじめ用意されたテンプレートがあります。これらのテンプレートは、マニュアルの種類や業種、使用場面を想定して考案されています。
その中に自社が作成しようとしているマニュアルのテンプレートがあるかどうかを確認してみましょう。ある程度見合ったテンプレートがあれば、テンプレートの中に動画や画像、説明文を挿入するだけで簡単にマニュアルを作成できます。
サポート体制はどうか
選んだツールのサポート体制はどのようになっているかという点でも確認しておきましょう。全くサポートがない場合には、大きな問題が発生したときに問い合わせができないため、あまりおすすめできません。
まずは、自社にどの程度のサポートが必要なのか考えてみましょう。具体的なサポート体制には以下のようなものがあります。
- 導入前後のレクチャーやサポート
- 導入中の電話やメールでの問い合わせ
- マニュアル作成に関する無料のセミナー
- マニュアル作成の代行
サポートの度合いやそれに伴う価格はツールによって異なります。同じマニュアル作成ツールでもプランが異なればサポート内容が異なることも考えられます。自社の予算を加味しながら検討することが必要です。
マニュアル作成の手順
次に、マニュアルを作成する際の手順を見ていきましょう。
- 作成の担当者を決める
- マニュアル作成の範囲とポイントを決める
- 現状のオペレーションを調査する
- 構成と目次を決める
- 作成の担当箇所を決める
- 運用して改善する
作成の担当者を決める
まずは、作成の担当者を決定します。
別の仕事の合間にマニュアル作成をしても有効なものはできあがりません。専任の担当者やチームを作ることをおすすめします。チームで作成する際には、個人がどの部分を担当するのかも合わせて決定しましょう。
マニュアルは通常、時系列に沿って作成します。そして、読み終えたときに作業が完了しているような構成がおすすめです。そうすることで、マニュアルを見た人が情報を探し出しやすくなり、見たい情報が見つからないストレスをも軽減できます。
マニュアル作成の範囲とポイントを決める
次に、現在ある業務の中で、どの範囲のマニュアルを作成するのか決めていきます。範囲を決めずに作成に入ると内容がぶれてしまい、わかりづらいマニュアルになってしまう可能性も。作成作業に入る前に、記載する範囲を明確に決定することで、要点を押さえたマニュアルを作成できます。
「誰が」、「どの業務中の」、「どのタイミングで」必要なのか意識して決めていくとわかりやすいものに仕上がるでしょう。
現状のオペレーションを調査する
現状のオペレーションでは、何がわかりにくいとされているのか、ミスが多く起こっている所はどの作業なのか、また、その原因な何なのかを考えてみると、どの部分のマニュアルが必要なのかわかりやすくなります。
そして、作成しようとしているマニュアルは誰に向けたものなのか、こういった部分を調査・把握した上で、マニュアルの作成範囲やポイントを洗い出していきましょう。
構成と目次を決める
次に、構成と目次を決めていきましょう。マニュアルの土台と骨組みを決める大切な工程です。構成案や盛り込みたい内容をリストアップします。実際にマニュアルを使用する立場の人を中心に、周囲の人の意見を取り入れながら構成や目次を作成していくと、独りよがりでないマニュアルを作成できるでしょう。
構成や目次と合わせて、テンプレートも決定します。テンプレートを決めて作成することで統一感のあるマニュアルになります。
作成の担当箇所を決める
実際にマニュアル作成ツールを使用して作成に入ります。その際に、作成者がどの部分を担当していくのか詳しく決めておきましょう。
作成の担当箇所は作成者の部署のものや実際に作業するところなど、その作成者にとって親しい部分を割り当てると親身なマニュアル作成が目指せます。
運用して改善する
完成したマニュアルを担当者に渡し、運用と改善に移ります。作業者には、実際にマニュアルを使用して作業してもらいましょう。この時に、感想等を聞きながら必要に応じて加筆や編集などの更新作業をしていきましょう。
マニュアルは、作成しただけで終わりにしてはいけません。定期的に更新や改善をしていくことで、より良いものになります。作成してそのままにするのではなく、こまめに改善してバージョンアップすることで、徐々によいマニュアルが出来上がっていくのです。
マニュアル作成のポイント
次にマニュアルを作成する際のポイントを重点的に見ていきます。
- 5W1Hを元に作成
- 専門用語は避ける
- フローチャートをいれる
- 作成よりも運用を重視する
5W1Hを元に作成
5W1Hは、「Who（誰が）」「When（いつ）」「Where（どこで）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」のことを指します。
マニュアルを読む多くの人は、その作業や業務を初めておこなう人々です。そのような人たちが、ひと目見ただけでわかるように作成するために5W1Hが有効です。5W1Hが1つでも抜けてしまうと読んでいて疑問点の残るマニュアルになってしまいます。
マニュアルは、初めて見た人でもスムーズに作業を進められるように考えながら作成していきましょう。
専門用語は避ける
上述のとおり、マニュアルは初めてその作業をする人が見ることが多いため、専門用語の使用はなるべく避けることをおすすめします。マニュアルを読んでいる途中にわからない単語が出てきてしまうとその時点で作業は止めて、意味を調べなければいけません。
そのため、誰にでもわかりやすい単語を使用しながら作成することを心がけましょう。
専門用語を使わなければならないときには、すぐ近くに注釈としてその説明を入れたり、専門用語を解説する項目を作成したりすることをおすすめします。
フローチャートをいれる
フローチャートとは、説明するべきプロセスを表や図を使いながら解説するものです。マニュアルの中には、文章だけでなくフローチャートを入れることで視覚的に理解しやすくなり、業務の流れを理解しやすくなります。
実際にフローチャートを入れる際には、テキストを少なくしたり、助詞をなくしたりすることによりわかりやすいものになります。
作成よりも運用を重視する
マニュアルを作成しただけで完了ではありません。マニュアル作成はその名の通り、「マニュアルを作る」という作業をメインの仕事と思ってしまいがちです。しかし、その後マニュアルを改善したり、情報を編集しながら運用していくことはさらに重要であると言ってもよいでしょう。
日々の改善を少しずつ蓄積していくことで、マニュアルの品質が上がるだけでなく、社内の大きな財産にもなります。
マニュアル作成ツールは使用目的を明確にして選定するのがポイント
今回の記事ではマニュアル作成ツールについて紹介し、おすすめのマニュアル作成ツールやツールの選び方を細かく解説しました。
マニュアル作成ツールには、様々な種類があります。そのため、自社である程度どのようなタイプのマニュアルを作成するのか考えてからツールを探すことをおすすめします。
さっとFAQでは、チャットボットを低価格で提供しています。FAQを作成すれば、マニュアルの一部として活用することもできますので、ご興味のある方はぜひお問合せください。