業務改善に効果がある、社内DX。社内で推進したいけれど、どのように進めればよいのかわからないという方がいるでしょう。
そこで、本記事では社内DXの推進を成功させるコツを紹介します。後半では社内DXの推進におすすめのツールも紹介するため、社内の業務改善をおこないたい方はぜひ参考にしてください。
社内DXとは
社内DXのDXは「Digital Transformation」の略語であり、デジタルツールを活用して社内の業務プロセスを改革することです。
「Transformation」は「X-formation」と表記される場合があることから、頭文字を取ってDXと呼ばれています。
社内DXの目的はITシステムの導入ではなく、ITシステムを活用することによる業務の効率化です。
なお、DXは企業全体を改革して、競争優位性を確立することを目的としています。一方、社内DXは部門ごとに取り組む改革であり、DXと社内DXは似ているようで別物です。
社内DXを推進する重要性
社内DXを推進することが重要な理由には、以下のようなものがあります。
- 働き方改革が推進されているから
- BCP対策になるから
- 2025年の崖問題を回避できるから
働き方改革が推進されているから
人口減少や労働力不足の解消を目的に、日本政府は働き方改革を推進しています。それに伴い、多くの企業でも長時間労働の解消などの取り組みが実施されています。
労働人口が減少している現在、労働環境を改善して生産性を向上させることが重要であり、その手段の一つが社内DXなのです。
社内DXによって柔軟な働き方が実現すれば、業務効率化によって人手不足を解消できるだけではなく、様々な事情で自宅勤務をしたい人など、推進前では働けなかった人材が就労できるようになります。
BCP対策になるから
社内DXを推進する重要性の一つに、BCP対策になるというものが挙げられます。BCP対策とは、災害など非常事態が発生した際に事業資産の被害を最小限に抑えて、事業を継続・復旧するための方法などを決めておく計画のことです。
社内DXの推進によってテレワークが導入されれば、多くのデータをクラウド上に保存できるようになります。遠隔でも業務を共有できるなどデジタル化を進められるため、災害発生時のリスクヘッジになり、BCP対策になるのです。
2025年の崖問題を回避できるから
2025年の崖とは、既存のITシステムのサポートが2025年あたりで終了することによって、世界の経済競争から日本が遅れを取ってしまう恐れのことです。年間で最大12兆円もの損失が予想されています。
既存のITシステムが使いやすいからと運用し続けていると、サポートが切れた際に事業に大きな悪影響を及ぼす可能性があるでしょう。しかし、社内DXを推進して新しいITシステムを導入することで、2025年の崖問題の解消を目指せます。
社内DXの推進が失敗する理由
社内DXを推進しても必ず成功するとは限りません。成功率を高めるためにも、よくある失敗例について理解しておきましょう。
社内DXの推進が失敗する理由には、以下のようなものがあります。
- 社内DXへの理解度が低いから
- DX人材が不足しているから
社内DXへの理解度が低いから
経営者や従業員の社内DXに関する理解度が低い場合、社内DXの推進は失敗します。社内DXはITシステムを活用しておこなうものであるものの、ITシステムを導入すれば成功するというものではありません。
ITシステムには様々な種類があり、自社の抱える課題に応じたITシステムを選ぶ必要があります。どれも同じものだといい加減にITシステムを選んだ場合、自社の課題を解決できず、導入効果は得られないのです。
DX人材が不足しているから
社内DXが失敗する理由の一つは、DX人材の不足です。DX人材とは、DXを推進するために必要なスキルを保有する人材のことであり、IT部門や現場でシステムの設計や運用をおこないます。
社内DXの推進には、DX人材は欠かせません。2019年に経済産業省が発表した「IT人材需給に関する調査」によると、今後はIT人材不足は加速すると考えられており、2030年にはIT人材が約79万人も不足するとのことです。
これより今後は、企業間でのDX人材の奪い合いが激しくなると予想されます。
社内DXの推進を成功させるコツ
社内DXの推進を成功させるコツには、以下のようなものがあります。
- 社内DXの共通認識を持つ
- DX人材を確保する
社内DXの共通認識を持つ
社内DX推進の成功には、社内で社内DXに関する共通認識を持つ必要があります。共通認識を持つために、社内DXを推進するメリットや実現したいビジョンなどを発信しましょう。
ただし、ただメリットを伝えるだけでは、既存のシステムを使いやすいと感じている従業員の共感を得られない場合があります。既存のシステムを運用し続けるリスクも併せて説明することで、社内DXの必要性を理解してもらいましょう。
DX人材を確保する
社内DXの推進にはDX人材が必要ですが、社内のDX人材のみでは推進に不十分な場合があります。その場合は、自社の従業員からDX人材に向いている人を育成したり、外部からDX人材を確保したりしなければなりません。
自社でDX人材を育成する場合は、まず社内でどのようなスキルを保有する人材がいるのか把握するところから始めましょう。その後、自社の抱える課題を解消するためにはどのようなスキルが必要か判断した上で、そのスキルを習得できる人材を社内の従業員から選びます。
社内DXの推進におすすめのツール8選
社内DXの推進におすすめのツールを8つ厳選してご紹介します。紹介するツールは、以下の通りです。
- BIツール
- SFA
- CRM
- MAツール
- RPAツール
- オンライン会議システム
- チャットツール
- 会計ソフト
BIツール
BIツールとは「Business Intelligence」の頭文字を取ったものであり、企業に蓄積しているデータを集約・分析するツールです。膨大なデータのインプット機能や分析機能・可視化機能などが搭載されています。
Excelなどで手動で計算する必要はなく、膨大なデータであってもすぐに分析結果を確認できるため、正確性やスピード性を高められる点が魅力です。
使用するシーンは経営部門による経営分析に留まらず、営業部門やマーケティング部門・人事部門など幅広い部門で利用できます。
SFA
SFAとは「Slaes Force Automation」の頭文字を取ったものであり、営業活動を支援するツールです。商談から受注までのデータを蓄積・分析する機能などが搭載されています。
営業活動の進捗状況などを可視化できるため、営業マネージャーは営業部門の進捗状況をリアルタイムで把握可能です。情報共有の手間を大幅に削減できる上に、得たデータを活用して適切なフィードバックをおこなえます。
また、営業ノウハウを蓄積できるため、新しい営業マンはSFAを確認することで先輩営業マンのノウハウを習得できる点も魅力です。新しい営業マンを指導する手間や時間を削減して、コア業務に充てられる時間を増やせます。
CRM
CRMとは「Customer Relationship Management」の頭文字を取ったものであり、顧客との良好な関係性を構築するツールです。顧客管理機能の他に、メール配信機能や問い合わせ管理機能・分析機能・フォーム作成機能などが搭載されています。
顧客情報を一元で管理できるため、顧客管理の担当者は誰でも顧客情報を確認可能です。業務の属人化を防止でき、顧客から問い合わせがあった際に担当者が不在の場合でも、他の者でCRMの顧客情報を基に対応できます。
MAツール
MAツールとは「Marketing Automation」の頭文字を取ったものであり、マーケティング活動の一部を自動化できるツールです。リードの管理機能やメール自動配信機能・フォーム作成機能・アクセス解析機能・スコアリング機能などが搭載されています。
見込み客の受注確度を判別でき、受注確度別に最適なアプローチをおこなえるため、顧客獲得が成功しやすい点が魅力です。受注確度の低い見込み客であったとしても、定期的に適切なアプローチをおこなうことで受注確度を高められ、受注確度の高い状態の見込み客にのみ営業マンはアプローチできるようになります。
RPAツール
RPAツールとは「Robotic Process Automation」の頭文字を取ったものであり、ロボットを活用して業務を自動化するツールです。AIのように自立した判断はおこなえないものの、あらかじめ指示した内容を参考にして、ロボットは自動で業務をおこないます。
従業員が手作業でおこなう業務を削減できるため、業務の抜け漏れといった人為的なミスを削減可能です。単純作業はロボットに任せて、従業員は付加価値の高い業務に集中できる点も魅力でしょう。
使用するシーンは、営業部門やマーケティング部門・経理部門など様々です。
オンライン会議システム
オンライン会議システムとは、その名の通り、Web上で会議を開催・参加できるツールです。チャット機能や画面録画機能・画面共有機能などが搭載されています。
インターネットに接続できる環境があれば、どこからでも利用できるため、会議の場所に足を運ぶ時間や費用を削減可能です。参加人数分の会議資料を印刷する手間を削減できたり、対面では参加が難しい人でも参加できたりするというメリットもあります。
チャットツール
チャットツールとは、チャットでリアルタイムにコミュニケーションを取れるツールです。
1対1のコミュニケーションだけではなく、チャットグループ内で同時に複数人とコミュニケーションを取れるため、効率的に情報を共有できます。ファイルの共有も簡単におこなえるため、社内のコミュニケーションが円滑になります。
また、チャットツールは一般的なメールに比べて気軽に返事できるため、リアルタイムでコミュニケーションを取ることが可能です。メールよりも短期間での返信を期待できて、すぐに返信がほしいといったシーンにおける利用に向いています。
会計ソフト
会計ソフトとは、日常業務や決算業務などの会計業務を効率的におこなえるツールです。帳簿作成機能や支払い管理機能・予実管理機能・決算書作成機能などが搭載されています。
仕訳入力を自動でおこなえるため、簿記知識がない人でも簡単に帳簿を作成可能です。タイプミスといった人為的なミスも防止でき、業務効率は向上します。
また、経営状況をリアルタイムで把握できるため、経営に関する意思決定を迅速におこなえる点も魅力です。予算管理などに役立つ情報がすぐに手に入ります。
社内DXの成功事例
多くの企業で社内DXが推進されています。自社でどのように社内DXを進めるか決まっていない方は、他社がどのように社内DXを進めているのかを知っておきましょう。
この章では、社内DXの成功事例を紹介します。
ソフトバンク株式会社
ソフトバンク株式会社は、移動通信サービスやインターネット接続サービス・携帯端末などの提供をおこなっている会社です。
コールセンター部門において、警察署からの「携帯電話の落とし物通知依頼書」を転記する拾得連絡業務を手動でおこなっており、メインであるコールセンター業務に集中できないという課題を抱えていました。また、転記作業によって顧客への連絡が遅れるという問題もあり、RPAなどのツールによる社内DXの推進を決意。
その結果、従来はオペレーターが10人でおこなっていた業務を1人で完結させられるようになりました。オペレータの業務負担を大幅に削減できたうえに、コールセンター業務に注力できるようになったのです。
参考：ソフトバンク株式会社
株式会社セブン＆アイ・ホールディングス
株式会社セブン&アイ・ホールディングスは、コンビニエンスストアやスーパー・金融サービスなどの企画・運営・管理をおこなっている会社です。
「DXプラットフォーム」の構築やエンジニアの採用・育成などを目的に、2020年4月に社内DXを推進するグループDX戦略本部を発足しました。また、専門スキルの高い人材を確保するためのエンジニア採用に特化した担当者を設置したり、AIの利活用を推進したりしました。
その結果、経済産業省と東京証券取引所が実施しているデジタルトランスフォーメーション銘柄2021に選ばれています。
サントリー食品インターナショナル株式会社
サントリー食品インターナショナル株式会社は、清涼飲料の製造や販売をおこなっている会社です。
書類を使用していることで場所や時間に社員が縛られている状態を解消することを目的として、社内DXの推進を決意。電子捺印・保管・請求書の3つのデジタル技術を活用して、契約書の作成や稟議・文書管理・支払いのワークフローなどのペーパーレス化に成功しました。
経済産業省と東京証券取引所が実施しているデジタルトランスフォーメーション銘柄2021に選ばれています。
参考：サントリー食品インターナショナル（株）が経済産業省・東京証券取引所が選定する「ＤＸ銘柄２０２１」において、「デジタル×コロナ対策企業」に選定
社内DXの推進にはチャットボットの導入もおすすめ
社内DXの推進におすすめのツールを紹介しましたが、その他にチャットボットの導入もおすすめです。チャットボットとは、「チャット」と「ボット」を組み合わせた造語であり、テキストや音声によって自動で会話するツールを指します。
社内用のチャットボットを設置することで、従業員の疑問をチャットボットが解消するため、有人対応を削減でき、業務を効率化できる点が魅力です。また、従業員であれば簡単にノウハウなどをチャットボットで調べられるため、業務の属人化の防止や業務レベルの標準化が期待できます。
チャットボットの種類は、AI型とシナリオ型の2種類です。AI型はAIが自動で機械学習をおこなうことで多くの質問に回答できる点がメリットで、シナリオ型は低価格で導入できるというメリットがあります。
まとめ：社内DXの推進で働き方を見直そう
働き方改革の推進やBCP対策・2025年の崖問題の回避などの理由から、社内DXは現在大きな注目を集めています。
社内DXはITシステムを活用しておこなうものであるものの、ITシステムを導入すれば必ず成功するものではありません。ITシステムの種類は様々であり、選ぶITシステムによって解決できる課題は異なります。自社の抱える課題解消とは異なるITシステムを導入すれば、社内DXは失敗してしまうでしょう。
そのため、社内DXを推進する際は自社の課題を明確にした上で、課題解消に効果的なITシステムを選ぶ必要があります。
ぜひ本記事で紹介したITシステムや社内DXの推進を成功させるコツを参考にして、社内の働き方を見直しましょう。